Beleidsregel 2016 voor de beoordeling van verzoeken van notarissen om een ontheffing van de verplichting om een samenstellingsverklaring te verstrekken bij het indienen van kwartaalcijfers over het derde kwartaal 2016 tot en met het vierde kwartaal 2017 (Beleidsregel ontheffing samenstellingsverklaring 2016)

De voorzitter van het bestuur van het Bureau Financieel Toezicht,

Gelet op artikel 2, lid 5 en 6 van de Regeling op het notarisambt,

Gelet op het goedkeurende besluit van het bestuur van het Bureau Financieel Toezicht van 18 april 2016;

Besluit:

Paragraaf 1. Inleiding

Notarissen zijn op grond van artikel 2, lid 5 van de Regeling op het notarisambt (Rna) verplicht kwartaalcijfers bij het Bureau Financieel Toezicht (BFT) in te dienen. De kwartaalcijfers dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant. Op grond van artikel 2, lid 6 van de Rna kan het BFT ontheffing verlenen van de verplichting om een samenstellingsverklaring te verstrekken bij de kwartaalcijfers.

Paragraaf 2. Voorwaarden ontheffing samenstellingsverklaring

Om in aanmerking te komen voor een ontheffing voor de periode van het derde kwartaal 2016 tot en met het vierde kwartaal 2017, moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:

• 1. Het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2015 en 4e kwartaalcijfers 2015 zoals opgenomen in de verslagstaten is aan elkaar gelijk dan wel het verschil bedraagt maximaal € 10.000. Indien er echter sprake is van een verschil van meer dan € 10.000, dan mag dit verschil niet meer bedragen dan 10% van het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2015. Bovendien moet voor dit verschil bij het verzoek om ontheffing een acceptabele verklaring worden gegeven.

• 2. Bij de jaarrekening over 2015 is een goedkeurende controleverklaring zonder een verplicht toelichtende paragraaf over de continuïteit afgegeven dan wel bij een kleine notarisorganisatie is een goedkeurende beoordelingsverklaring afgegeven zonder een verplicht toelichtende paragraaf over de continuïteit.

• 3. Over 2015 zijn alle in te dienen financiële kantoorgegevens tijdig (al dan niet met uitsteltermijn) ingediend.

• 4. De financiële positie voldoet ten minste aan de onderstaande minimum criteria:

  • a. De liquiditeit dient volgens de jaarcijfers 2015 ten minste 1,15 te zijn;

    Onder de liquiditeitsratio wordt de verhouding verstaan tussen enerzijds het onderhanden werk + de overige vlottende activa + de liquide middelen en anderzijds de kortlopende schulden. De ratio wordt berekend exclusief de vordering/schuldverhouding met de eigenaren van het notariskantoor.

  • b. De solvabiliteit dient volgens de jaarcijfers 2015 ten minste 20% te zijn;

    De solvabiliteitsratio betreft de verhouding tussen enerzijds het eigen vermogen en anderzijds het balanstotaal volgens de verslagstaat.

  • c. Het praktijkinkomen dient volgens de jaarcijfers 2015 ten minste € 60.000 per notaris per jaar te zijn;

    Het praktijkinkomen blijkt uit de verslagstaat.

  • d. De bewaringspositie dient over het gehele jaar 2015 én 2016 (tot het moment van indiening van het ontheffingsverzoek) nihil dan wel positief te zijn.

Paragraaf 3. Aanvraag

Naast de onder paragraaf 2 genoemde voorwaarden geldt als voorwaarde dat een ontheffing voor het derde kwartaal 2016 tot en met het vierde kwartaal 2017 vóór 1 juni 2016 moet worden aangevraagd via het daartoe bestemde ‘formulier Ontheffing samenstellingsverklaring 2016’. Slechts wanneer sprake is van een gebroken boekjaar kan het verzoek ook later worden ingediend, met dien verstande dat de termijn van indiening wordt verlengd met de maanden waarop het boekjaar later eindigt. Indien het boekjaar bijvoorbeeld eindigt op 30 april 2016, houdt dit in dat het verzoek moet worden ingediend vóór 1 oktober 2016.

Het aanvraagformulier wordt ter beschikking gesteld via de website van het BFT. Het verzoek om ontheffing dient via het e-mailadres ontheffing2016@bureauft.nl dan wel via het postadres van het BFT te worden ingediend. Er kan alléén een ontheffing worden aangevraagd voor de gehele periode van het derde kwartaal 2016 tot en met het vierde kwartaal 2017.

Paragraaf 4. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de datum van publicatie.

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel ontheffing samenstellingsverklaring 2016.

Deze beleidsregel zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Utrecht, 19 april 2016

Bureau Financieel Toezicht, de voorzitter van het bestuur, A. Hammerstein

ALGEMENE TOELICHTING

Wettelijk kader

In artikel 24, vierde lid, van de Wet op het notarisambt (hierna: Wna) is bepaald dat de notaris over ieder boekjaar een jaarverslag indient bij het Bureau Financieel Toezicht (hierna: BFT). Artikel 24, vijfde lid, van de Wna bevat de bevoegdheid nadere ministeriele regels te stellen voor de inhoud en wijze van indienen van overige gegevens aan het BFT.

Artikel 110, eerste lid, van de Wna bepaalt dat het BFT verantwoordelijk is voor het toezicht op de naleving door notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen van het bepaalde bij of krachtens de Wna.

In artikel 2, vijfde lid, van de Regeling op het notarisambt (hierna: Rna) is bepaald dat de notaris kwartaalcijfers bij het BFT aanlevert en dat de betreffende gegevens dienen te worden voorzien van een samenstellingsverklaring van een accountant.

Ingevolge artikel 2, zesde lid, Rna kan het BFT ontheffing verlenen van de plicht tot het verstrekken een samenstellingsverklaring bij de kwartaalcijfers.

Beleid ontheffing samenstellingsverklaring

Uit de toelichting bij de wijziging van de Rna (Staatscourant 2014, nr. 33807) blijkt dat het in artikel 2, vijfde lid, van de Rna opgenomen vereiste van het overleggen van kwartaalcijfers voor het BFT noodzakelijk is om te toetsen of de notarisorganisatie voldoet aan de bij wet- en regelgeving gestelde (financiële) eisen. Om de kwaliteit van deze financiële gegevens te verhogen dient een accountant de kwartaalcijfers van een samenstellingsverklaring te voorzien. Door het periodiek, binnen de daarvoor gestelde termijnen, verkrijgen van de juiste financiële gegevens kan het BFT zo efficiënt als mogelijk beoordelen of een actie van het BFT wenselijk is en kunnen de toezichtlasten van het BFT worden verminderd.

Het BFT heeft de mogelijkheid ontheffing te verlenen voor het verstrekken van een samenstellingsverklaring bij kwartaalcijfers. Het BFT meent dat een ontheffing van de verplichting tot het overleggen van een samenstellingsverklaring kan worden verleend indien er sprake is van een kantoor dat niet direct financieel kwetsbaar is, dat in het recente verleden (de met een samenstellingsverklaring beoogde) kwalitatief hoogwaardige kwartaalcijfers heeft ingediend en deze cijfers tijdig heeft ingediend. De in de beleidsregel gestelde voorwaarden voor het verkrijgen van een ontheffing zijn hier een uitwerking van.

Voorwaarden verkrijgen ontheffing

In paragraaf 2, onder voorwaarde 1 is onder meer bepaald dat indien er sprake is van een verschil van meer dan € 10.000, dit verschil niet meer mag bedragen dan 10% van het resultaat voor belasting (plus de managementfee) volgens de jaarcijfers 2015. Het verschil moet bij het verzoek worden verklaard en toegelicht. Indien de verklaring naar het oordeel van het BFT niet acceptabel is, wordt de ontheffing niet verleend. Verklaringen die het BFT acceptabel vindt binnen de hiervoor genoemde marge zijn bijvoorbeeld bijstellingen in de omzet door een wijziging in de bepaling van het onderhanden werk, bijstellingen in de kosten door gewijzigde omvang van de oninbare debiteuren, wijzigingen in toegekende gratificaties, wijzigingen in afschrijvingskosten.

Aanvraag ontheffing

Het formulier voor het aanvragen van een ontheffing kan worden gedownload via de website van het BFT www.bureauft.nl. Zoals uit de voorwaarden blijkt moet de aanvraag voor het derde kwartaal 2016 t/m het vierde kwartaal 2017 voor 1 juni bij het BFT worden ingediend. Doordat de ontheffing in één keer voor meerdere kwartalen kan worden aangevraagd worden de administratieve lasten voor zowel het notariaat als het BFT zo veel mogelijk beperkt. Alleen wanneer sprake is van een gebroken boekjaar kan het verzoek ook na 1 juni 2016 worden ingediend. Wanneer het verzoek om ontheffing te laat wordt ingediend wordt de ontheffing niet verleend. Een inhoudelijke beoordeling van het verzoek vindt dan niet plaats.

Evaluatie

Aan het einde van 2016 zullen de voorwaarden van de ontheffing geëvalueerd worden en in 2017 zal hierover tijdig richting het notariaat worden gecommuniceerd. Naar het zich laat aanzien zal ná 2017 de volgende periode van ontheffing gelijk zijn aan het kalenderjaar, zijnde het eerste kwartaal 2018 tot en met het vierde kwartaal 2018.

Bekendmaking

Deze beleidsregel wordt naast de Staatscourant ook bekendgemaakt via de BFT website en het intranet van de KNB.

Bureau Financieel Toezicht, de voorzitter van het bestuur A. Hammerstein