Besluit tot vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO

De directeur-generaal DUO,

Gelet op:

  • – de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels betreffende vervanging;

  • – artikel 7 van de Archiefwet.

besluit(en):

Artikel 1

  • 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van BSD ‘Mens en Werk’ voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals beschreven in het vastgestelde Handboek digitale vervanging P-documenten DUO;

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in Staatscourant

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit directeur- generaal DUO betreffende vervanging personeelsdocumenten/dossiers (P-documenten) DUO, 2015.

Groningen, 7 april 2015

De directeur-generaal DUO, R.J.A. Kerstens

BIJLAGE

De bijlage bevat een samenvatting van het handboek digitale vervanging P-documenten DUO. Het volledige handboek ligt ter inzage bij DUO, hoofdvestiging Groningen.

Het handboek is 2 maart 2015 definitief vastgesteld, versie 0.5 en bevat 297 pagina’s.

Het handboek bestaat uit acht hoofdstukken en 19 bijlagen:

Inleiding

  • 1. Organisatie

  • 1.1 De organisatie van DUO

  • 1.2 De mandaatregeling.

  • 1.3 Locaties

  • 1.4 De afdeling belast met substitutietaken

  • 1.5 De gedragscode

  • 1.6 Centrale Record Management Applicatie (cRMA)

  • 1.6.1 Structuur cRMA

  • 1.6.2 Beheerpartijen

  • 2. Kaders en richtlijnen vervangingsproces

  • 3. Reikwijdte van het vervangingsproces

  • 3.1 Organisatieonderdelen waarvoor het handboek van toepassing op is

  • 3.2 Beschrijving van de te vervangen documenten

  • 3.3 Documenten waarop het vervangingsproces niet op van toepassing is

  • 4. Taken en verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces

  • 4.1 Beheer van dit handboek

  • 4.2 Inzet van (tijdelijk) personeel

  • 4.3 Aangewezen personeel per (deel)taak

  • 5. Bevoegdheden en autorisaties binnen het vervangingsproces

  • 5.1 Beschikbaarheid van P-documenten gedurende het vervangingsproces

  • 5.2 Autorisatie(s) ontvangst, opslag en beheer van documenten

  • 5.3 Autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en cRMA

  • 5.4 Autorisatie(s) voor het scannen van P-documenten

  • 5.5 Bevoegdheden tot scanwerkplek

  • 5.6 Bevoegdheden tot opslagruimte

  • 5.7 Bevoegdheden tot de afdelingsschijf

  • 6. Inrichting van het vervangingsproces

  • 6.1 Vervangingsproces schematisch

  • 6.2 Vervangingsproces bestaande personeelsdossiers

  • 6.3 Vervangingsproces nieuwe personeelsdocumenten

  • 6.3.1 Ontvangst P-gerelateerde documenten

  • 6.3.2 Beoordeling P-documenten

  • 6.3.3 Prioritering van P-documenten

  • 6.3.4 Voorbewerken van P-documenten

  • 6.3.5 Scannen van P-documenten

  • 6.3.6 Indexeren van P-documenten

  • 6.3.7 Controleren van P-documenten

  • 6.3.8 Verzending van P-documenten

  • 6.3.9 Registratie & berging van P-documenten

  • 6.3.10 Vernietiging van P-documenten

  • 7. Verantwoordelijkheden P-Direkt

  • 7.1 Continuïteit P-Direkt en cRMA

  • 7.2 Continuïteit techniek

  • 7.3 Bescherming persoonsgegevens

  • 8. Begrippenlijst

Bijlagen

Bijlage 1 Ondermandaatregeling DUO

Bijlage 2 Beheerreglement DUO

Bijlage 3 P-structuur centrale Record Management Applicatie (cRMA)

Bijlage 4 Toekennen, wijzigen en verwijderen van autorisatie(s) in SAP, P-Direkt en cRMA

Bijlage 5 Bewerkersovereenkomst Belastingdienst / DUO

Bijlage 6 Procedure verzending P-documenten

Bijlage 7 Procedure scanning digitaal aangeleverde documenten

Bijlage 8a Instructie kwaliteitscontrole

Bijlage 8b Instructie scancontrole

Bijlage 9 Processen en prioritering t.b.v. P-Dossier en Documenten P-Dossier

Bijlage 10 Procedure IKAP documenten en overige declaraties

Bijlage 11 Instructie scannen

Bijlage 12 Hardware en software

Bijlage 13 Instellingen hardware

Bijlage 14 Toevoegen van metadata

Bijlage 15 Procedure doorvoeren correcties op het personeelsdossier.

Bijlage 16 Sleutelprocedure

Bijlage 17 Instructie vernietiging oorspronkelijk aangeleverde documenten

Bijlage 18 Handleiding Scannen en CRMA-HIC

Bijlage 19a Draaiboek 1.0

Bijlage 19b Draaiboek 1.1

In het handboek wordt uitgegaan van de juridische grondslag voor het vervangingsproces: art. 7 Archiefwet 1995 in combinatie met art. 2 en art. 6 Archiefbesluit 1995 en artikel 26b Archiefregeling 2010. Uit deze artikelen kan worden geconcludeerd dat de DUO bevoegd is archiefbescheiden te vervangen door reproducties met het doel de vervangen archiefbescheiden te vernietigen. Daarnaast is van belang dat DUO rekening houdt met haar taak als overheidsorgaan, de verhouding met andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultuur erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen. Tot slot kan worden geconcludeerd dat bij het vervangingsproces rekening moet worden gehouden met de kwaliteit van de reproducties. Die moet dusdanig zijn dat een juiste en volledige weergave van de te vervangen archiefbescheiden gewaarborgd is.

De aspecten, genoemd in art. 26b Archiefregeling, staan allen genoemd in dit handboek:

  • • Reikwijdte van het vervangingsproces;

    De reikwijdte van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 3 van het handboek.

  • • Inrichting van de hardware waarmee wordt vervangen en de gekozen instellingen;

    De hardware die gebruikt wordt en de inrichting hiervan staan beschreven in paragraaf 6.3.5.

    Uitgebreide informatie staat beschreven in de bijlagen 12 en 13.

  • • Software waarmee wordt vervangen, en de gekozen instellingen (indien van toepassing);

    Uitgebreide informatie staat beschreven in bijlage 12 en 13.

  • • Criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;

    De instellingen zijn terug te vinden in bijlage 13, onder het kopje kleur instellingen.

  • • Wijze waarop de reproductie tot stand komt;

    De inrichting van het vervangingsproces staat beschreven in hoofdstuk 6. Specifiek voor het scannen van P-documenten zijn de bijlagen 7 en 11 opgesteld.

  • • Inrichting van (kwaliteit)controles;

    Gedurende het vervangingsproces vinden er meerdere (kwaliteit)controles plaats. Wanneer deze controles plaatsvinden en hoe dit gebeurt staat beschreven in paragraaf 6.3.2 Beoordeling van P-documenten onder het kopje controle op kwaliteit, paragraaf 6.3.5 Scannen van P-documenten onder de kopjes scancontroles en controle scantotalen en paragraaf 6.3.7 Controleren van P-documenten. Daarnaast zijn in bijlagen 8a en 8b een uitgebreide beschrijving m.b.t. de controles terug te vinden.

  • • Het herstellen van eventuele fouten;

    De procedure m.b.t. het corrigeren van fouten in het digitale P-dossier staat in bijlage 15.

  • • Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

    De procedure m.b.t. vernietiging van vervangen archiefbescheiden staat in bijlage 17.

TOELICHTING

In 2011 is DUO (hoofdlocatie Groningen) gestart met het digitaliseren van de personeelsdossiers. Hierbij heeft DUO de bestaande dossiers in 2011 laten digitaliseren door de Belastingdienst. Vervolgens zijn deze gedigitaliseerde bestaande dossiers in de cRMA (centrale Record Management Applicatie) geplaatst. Vanaf 2012 heeft DUO zelf het digitaliseringsproces uitgevoerd.

Met het nemen van een besluit tot vervanging P-documenten en het daadwerkelijk vernietigen van de oorspronkelijke fysieke P-documenten, worden de digitale P-documenten leidend en kan er geen verwarring ontstaan over welk exemplaar het juiste is.

Om te kunnen bepalen of het vervangingsproces voldoende is ingericht, is er een onderzoek uitgevoerd door de tactisch adviseur Archiefmanagement. Hiervoor is het Handboek digitale vervanging P-documenten DUO als uitgangspunt genomen. Bij dit onderzoek is uitgegaan van de vereisten die de Archiefwet-en regelgeving stelt aan digitale vervanging. Daarnaast heeft er een toetsing in de praktijk plaatsgevonden.

De tactisch adviseur archiefmanagement heeft samen met de medewerker personeelsbeheer het proces vanaf aanlevering P-document tot het plaatsen en controleren in het cRMA doorlopen. Daarbij is gekeken of het proces in het Handboek juist is beschreven en als zodanig wordt uitgevoerd. Daar waar nodig is het Handboek vervanging aangepast en/of aangevuld. Het onderzoeksrapport en het handboek zijn door de strategisch beleidsadviseur archiefmanagement gebruikt bij het opstellen van dit vervangingsbesluit.

Beschrijving van de te vervangen documenten

De documenten die het vervangingsproces doorlopen, betreffen alle personele documenten van de medewerkers van DUO die in het digitale P-dossier komen. Een onderscheid wordt gemaakt tussen de volgende personele documenten:

  • • Alle bestaande fysieke documenten, die met terugwerkende kracht, na scanning zijn opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van medewerkers van DUO;

  • • Alle nieuwe fysieke documenten die na scanning bij de ‘vervangings’-locatie (DUO Groningen) worden opgenomen in het gedigitaliseerd personeelsdossier van DUO-medewerkers.

Dit handboek is niet van toepassing op de volgende documenten:

Alle fysieke documenten van nevenlocatie DUO Zoetermeer, die in de periode van 01-06-2010 tot 01-01-2012, onder de substitutieregeling van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vielen. Zie ook Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 7 augustus 2011, nr. FMICT/293261, inzake de routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW), Staatscourant Jaargang 2011, Nr. 15249. Gepubliceerd op 23 augustus 2011.

Naar boven