Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 7 augustus 2011, nr. FMICT/293261, inzake de routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers OCW)

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, in samenhang met artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995;

Overwegende:

  • • dat de vervanging van personeelgerelateerde archiefbescheiden dient te geschieden volgens de specificaties zoals vastgelegd in het Handboek Digitale Vervanging P-documenten;

  • • dat de in het bovengenoemde handboek omschreven personeelsgerelateerde archiefbescheiden, als bestanddeel van het cultureel erfgoed, niet van waarde worden geacht omdat sprake is van vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden;

  • • dat met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek rekening moet worden gehouden;

Besluit:

  • 1. Het Handboek Digitale Vervanging P-documenten, zoals dat als bijlage bij dit besluit is opgenomen, bij dezen vast te stellen;

  • 2. Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van op termijn te vernietigen personeelgerelateerde archiefbescheiden, op de wijze zoals omschreven in het in het vorige lid bedoeld handboek.

Dit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

J.M. van Bijsterveldt-Vliegenthart.

Handboek Digitale Vervanging P-documenten

Inleiding

Een van de randvoorwaarden voor vervanging van P-gerelateerde archiefbescheiden is dat een en ander wordt uitgewerkt in een Handboek Digitale Vervanging. Het handboek bestaat uit een organiek, specifiek en generiek deel. Dit document is de uitwerking hiervan i.c. het handboek digitale vervanging P-documenten OCW.

Dit handboek is van toepassing op alle onderdelen van het ministerie van OCW, met uitzondering van DUO Groningen en heeft betrekking op de volgende documenten:

  • − alle fysieke documenten die al zijn opgenomen in een gedigitaliseerd persoonsdossier van medewerkers van het ministerie van OCW;

  • − alle fysieke documenten die na scanning worden opgenomen in een gedigitaliseerd persoonsdossier van medewerkers van het ministerie van OCW.

Dit handboek is niet van toepassing op:

  • − alle fysieke documenten die vallen onder processen waarvoor de scanning centraal door DGOBR/P-Direkt uitgevoerd (gaat) worden;

  • − alle fysieke documenten die al zijn opgenomen in een gedigitaliseerd persoonsdossier van politieke en ambtelijke topfunctionarissen van het ministerie van OCW;

  • − alle fysieke documenten die na scanning worden opgenomen in een gedigitaliseerd persoonsdossier van politieke en ambtelijke topfunctionarissen van het ministerie van OCW;

Het kan voorkomen dat een persoonsdossier van een medewerker van het ministerie van OCW op bepaalde gronden wordt aangemerkt als zijnde een bijzonder dossier. In dat geval verandert de status van het persoonsdossier van een op termijn te vernietigen dossier in een te bewaren dossier. De criteria op grond waarvan dit geschiedt, zijn opgenomen in Handeling 27 van het BSD ‘Mens en Werk’. De Secretaris-generaal van het ministerie van OCW bepaalt jaarlijks aan de hand van deze criteria welke persoonsdossiers de status ‘bijzonder dossier’ krijgen. Aangezien op grond van het vervangingsbesluit vernietiging van de fysieke documenten heeft plaatsgevonden wordt het digitale bijzondere persoonsdossier bewaard. Het vastgestelde BSD Mens en Werk is als bijlage 1 bij dit handboek gevoegd.

1. Organiek

Bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zijn twee organisatieonderdelen belast met de uitvoering van de personeelsadministratie, te weten de directie P&O en DUO-Groningen. Dit zijn tevens de organisatieonderdelen waar de persoonsdossiers worden beheerd. Binnen de directie P&O vindt het scannen van de personeel gerelateerde documenten plaats bij het onderdeel HR-ondersteuning. DUO-Groningen start binnenkort met het digitaliseren van de personeelsdossiers en het inbrengen van die gedigitaliseerde gegevens in het CRMA van P-Direkt.

1.1 De organisatie van OCW

In het organisatie- en mandaatbesluit OCW is de organisatie van het ministerie beschreven. Voor een up to date weergave van de organisatie, het organisatie- en mandaatbesluit en het organigram wordt verwezen naar het intranet/internet van OCW.

1.2 De mandaatregeling

De mandaten voor het afdoen en ondertekenen van personele besluiten zijn eveneens geregeld in het organisatie- en mandaatbesluit van OCW Voor het volledige organisatie- en mandaatbesluit en eventuele aanvullingen daarop wordt verwezen naar het intranet van OCW.

1.3 De locaties

Archiefstukken die worden gemaakt of ontvangen vinden hun oorsprong niet altijd op dezelfde locatie als waar de vervanging plaatsvindt. Dit houdt in dat er een archiefstukkenstroom van onderscheiden locaties naar de substitutielocatie plaatsvindt. Er is een aantal relevante (dis)locaties te benoemen die niet in hetzelfde pand als dat van het bestuursdepartement is gehuisvest. Deze onderdelen zijn:

  • − Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), gevestigd te Zoetermeer

  • − Nationaal Archief (NA), gevestigd te Den Haag

  • − Inspectie van het Onderwijs (IvhO), gevestigd te De Meern

  • − Erfgoed Inspectie (EGI), gevestigd te Den Haag

  • − Instituut Collectie Nederland (ICN), gevestigd te Amsterdam/Rijswijk

  • − Rijksdienst Cultureel Erfgoed (RCE), gevestigd te Amersfoort

  • − AWT, gevestigd te Den Haag

  • − Raad voor Cultuur (RvC), gevestigd te Den Haag

  • − Commissie voor Examens (CvE), gevestigd te Utrecht

  • − Onderwijsraad (OWR), gevestigd te Den Haag

Daarnaast worden er natuurlijk ook binnen het bestuursdepartement P-documenten verzonden.

De procedures met betrekking tot de verzending van P-documenten zijn als bijlage 2 bij dit handboek gevoegd.

1.4 De beheerorganisatie belast met substitutietaken (scannen)

P&O/HR-ondersteuning is, belast met het realiseren van de informatiehuishouding op personeelsgebied.

De opdracht van HR-ondersteuning is:

  • − Het scannen van de inkomende, en indien noodzakelijk de interne en uitgaande, P-gerelateerde documentstroom;

  • − De zorg voor inkomende documentstroom;

  • − Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende P-gerelateerde documentstroom aan gebruikers;

  • − De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire P-informatie.

1.5 De gedragscode

Iedere medewerker heeft sinds de invoering van P-Direkt rechtstreeks toegang tot zijn/haar dossier via het portaal van P-Direkt. Daarnaast zijn er een paar groepen en functionarissen die uit hoofde van hun functie ook toegang hebben tot bepaalde dossiers. Dit zijn bijvoorbeeld de direct leidinggevende van betrokkene en algemene groepen zoals de AD, Re-integratieadviseur, P-adviseur en Juridische Zaken. Deze laatste groepen hebben alleen toegang tot de voor hen relevante categorieën binnen een dossier.

Het recht van de betrokkene op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming staat beschreven in het Beheerreglement digitale persoonsdossiers OCW 2009 en is als bijlage 3 bij dit handboek gevoegd.

2. Specifiek

In dit hoofdstuk wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven met betrekking tot de wijze waarop binnen HR-Ondersteuning wordt omgegaan met de digitale vervanging van personeelsdossiers.

2.1 De locatie

Ontvangst te scannen documenten afkomstig van andere locaties

P-gerelateerde documenten afkomstig van de buiten het bestuursdepartement gehuisveste locaties waarvoor centraal de P-administratie wordt gevoerd, worden ontvangen bij de centrale postkamer van VROM/OCW. Van daaruit worden deze documenten gedistribueerd naar HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers. Deze controleert het aantal te scannen stukken en voert vervolgens de scanwerkzaamheden uit. Na scanning worden de documenten gecheckt om na indexeren en controle, in het cRMA te worden opgenomen.

Ontvangst te scannen documenten afkomstig van interne locaties

P-gerelateerde documenten afkomstig van binnen het bestuursdepartement gehuisveste locaties worden bij de servicebalie afgegeven. De servicebalie zorgt er voor dat deze enveloppen worden bezorgd bij de HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers. Deze controleert het aantal te scannen stukken en voert vervolgens de scanwerkzaamheden uit. Na scanning worden de documenten gecheckt om na indexeren en controle, in het cRMA te worden opgenomen.

De locatie waar de dossiers bewaard worden voor en na het scannen met sleutelplan

In principe worden de binnenkomende stukken nog dezelfde dag door HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers gescand. Afhankelijk van de tijd van aanbieding heeft HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers slechts 1 dag nodig om alle stukken in te scannen. Uitzondering op deze regel vormen grote batches te scannen documenten. Na scanning worden de stukken minstens 1 nacht bij HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers bewaard in verband met het dagelijks overzetten van de gescande stukken naar de cRMA bij P-Direkt (elke nacht). De stukken worden in een afgesloten kast opgeborgen. De kamer van de HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers is bij afwezigheid van medewerkers afgesloten met een speciale sleutel. Deze sleutel wordt elke ochtend opgehaald in de sleutelkast beneden in de hal en elke avond weer in de sleutelkast gehangen. Toegang tot de sleutelkast is slechts mogelijk indien iemand daarvoor geautoriseerd is. Autorisatie voor de kamer van HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers vindt plaats via de teamleider HR-ondersteuning en de Beveiligingsbeambte. Het sleutelplan is als bijlage 4 bij dit handboek gevoegd.

Autorisatiematrix ontvangst en opslag van documenten

De postkamer van VROM/OCW ontvangt de documenten afkomstig van de dislocaties. De dislocaties dienen P-vertrouwelijke stukken altijd aangetekend te verzenden aan de postkamer met duidelijke vermelding van ‘Personeelsvertrouwelijk’ en daarachter tussen haakjes het aantal stukken. De postkamer stuurt alle ontvangen enveloppen met het opschrift ‘Personeelsvertrouwelijk’ ongeopend door naar de HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers. De medewerkers HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers zijn allen geautoriseerd voor de ontvangst en scanning en opslag van de documenten. De Teamleider HR-ondersteuning is in speciale gevallen ook gemachtigd om documenten in ontvangst te nemen.

Inrichting van de scanomgeving

HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers is gehuisvest op de 4e etage, kamer 04.060 en verzorgt alle scanwerkzaamheden t.b.v. de P-gerelateerde documenten. Specifiek voor het scannen van P-gerelateerde documenten wordt gebruik gemaakt van scanners van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Beide scanners zijn ingesteld op 300 dpi. Een uitgebreide technische beschrijving van de scanners en de software is als bijlage 5 bij dit handboek gevoegd.

Toegang tot scanomgeving en beschikbaarheid van de documenten

De scanomgeving is toegankelijk voor de volgende categorie medewerkers:

  • − HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers;

  • − HR-ondersteuners;

  • − Management HR-ondersteuning.

De fysieke P-gerelateerde documenten zijn beschikbaar voor:

  • − HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers;

  • − HR-ondersteuners;

  • − Management HR-ondersteuning.

  • − Beheermedewerkers van WPI, dan wel via een contract ingehuurde derden (medewerkers ICT-provider).

Toegang tot de scanomgeving inclusief autorisaties

De Scanomgeving is toegankelijk voor:

  • − HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers;

  • − Medewerkers HR-ondersteuning;

  • − Beheermedewerkers van WPI en de medewerkers van de ICT-provider;

  • − P&O medewerkers i.v.m. eventuele vervanging van personeel.

Aan HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers zijn gebruikerautorisaties toegekend en aan de beheermedewerkers WPI en aan de medewerkers van de ICT-provider zijn autorisaties op beheerniveau toegekend.

Beheer, inclusief verhelpen van storingen of het vervangen van hard- en software

Het volledige beheer van de scanners en werkstations, inclusief het verhelpen van storingen en/of de vervanging van hard- en software is ondergebracht bij WPI. Storingen worden gemeld aan de helpdesk, tst. 4040. Vervanging van hard- en software wordt via WPI aangevraagd. Bij de vervanging van hard- en software wordt rekening gehouden met het feit dat de hard dan wel software minimaal dient te voldoen aan de specificaties op basis waarvan het vervangingsbesluit is genomen. Bij wijziging in de hard- dan wel software zal eveneens bijlage 5 (technische beschrijving van de scanners en de software) worden aangepast.

2.2 Personeel

Aanwijzing van personeel belast met de ontvangst, bewaring, scanning, toezicht en nazorg van de documenten

Voor de ontvangst van (ingekomen) documenten zijn aangewezen:

  • − Medewerkers postkamer, deze zorgen ervoor dat de (ingekomen) documenten ongeopend worden afgeleverd bij de HR-ondersteuners gehuisvest op de 4e etage;

  • − Medewerkers servicebalie voor de interne poststromen, deze zorgen ervoor dat de (interne) documenten ongeopend worden afgeleverd bij de HR-ondersteuners gehuisvest op de 4e etage;

  • − HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers;

  • − HR-ondersteuners.

  • − Voor scanning van documenten zijn aangewezen:

  • − HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers;

  • − HR-ondersteuners.

Voor bewaring en nazorg van documenten zijn aangewezen:

  • − HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers;

  • − HR-ondersteuners.

Voor toezicht zijn aangewezen:

  • – Voor de Postkamer, Teamleider Services;

  • – Voor de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers en de HR-ondersteuners, Teamleider HR-ondersteuning.

Vervanging van personeel en de inzet van tijdelijk personeel

Alle HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers worden ingezet voor het scannen van personeel gerelateerde documenten. Mocht er vervanging van personeel nodig zijn dan zullen hiervoor HR-ondersteuners van P&O worden ingezet.

VOG-toets en de geheimhoudingsverklaring

Van de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers, de HR-ondersteuners en de betrokken managers zijn de VOG en geheimhoudingsverklaringen opgenomen in de personeelsdossiers.

Planning van de werkzaamheden en de registratie daarvan op de gepleegde handelingen - workflow bijhouden bij HR-ondersteuning

Voor de planning van de werkzaamheden en de registratie daarvan op de gepleegde handelingen wordt verwezen naar de ‘gebruikersinstructies’. In het beheerdocument P-dossiers wordt gesproken over een procedure voor het aangeven van wijzigingen/fouten en het herstel hiervan door de HR-ondersteuning. Het format voor de doorgevoerde wijzigingen is als bijlage 6 bij dit handboek gevoegd.

2.3 De scan- en controlehandelingen

Nadat door de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers de te scannen documenten zijn voorbereid worden deze gescand. In principe worden de documenten nog dezelfde dag door de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers gescand en gecontroleerd.

Grote batches die niet in een dag verwerkt kunnen worden, worden als volgt behandeld:

  • − de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers scannen de documenten en controleren de gemaakte scans;

  • − De documenten die nog niet gescand zijn worden in een aparte map (nog te scannen documenten) opgeborgen in de kluis;

  • − De volgende werkdag wordt deze map door de HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers uit de kluis gehaald;

  • − De HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers scannen de documenten en controleren de gemaakte scans;

  • − Deze activiteiten worden herhaald totdat de grote scanbatch is verwerkt.

Alle soorten in te scannen documenten zijn geprioriteerd in prioriteit 1, 2 of 3. Documenten met prioriteit 1 worden binnen 2 werkdagen gescand; documenten met prioriteit 2 binnen 5 werkdagen en documenten met prioriteit 3 binnen een maand. De lijst met documenten, inclusief de toegekende prioriteit is als bijlage 7 bij dit handboek gevoegd.

Controle aantal ontvangen documenten

De HR-ondersteuners/Beheerders P-dossiers controleren of de verzonden hoeveelheid documenten overeenkomt met het aantal aangekomen documenten door te kijken of het aantal genoemde documenten op de envelop overeenkomt met de inhoud van de envelop. Is dat niet het geval, dan neemt HR-ondersteuning/beheer P-dossiers contact op met de betreffende dislocatie dan wel de interne afzender. Het aantal te scannen stukken wordt vermeld in de workflow.

Controle op de aanwezigheid van de documenten in kwaliteit en kwantiteit

HR-ondersteuning/beheer P-dossiers controleert of de documenten voldoen aan de kwaliteitseisen voordat deze worden gescand.

De instructie kwaliteitscontrole is als bijlage 8 bij dit handboek gevoegd.

Controle op de codering van de documenten volgens de P-structuur centrale RMA

In dit document wordt ook de bewaartermijnen van de documenten benoemd. De P-structuur centrale RMA is bijgevoegd als bijlage in het ‘Beheerdocument P-dossiers’ (zie bijlage 3).

Controle op doublures in de aanvoer en aanwezigheid in de al gedigitaliseerde personeelsdossiers

Voor het scanproces zelf is dit niet heel interessant. Achteraf kunnen doublures verwijderd worden door HR-ondersteuning/beheer P-dossiers. Dit is geen proces wat het primaire proces zou moeten ophouden.

Scannen van de documenten

De feitelijke scanwerkzaamheden worden uitgevoerd door HR-ondersteuning/beheer P-dossiers. Specifiek voor het scannen van P-gerelateerde documenten wordt gebruik gemaakt van twee apart opgestelde scanners van het merk Fujitsu, type 5750c met bijbehorende werkstations en server. Als basis is gekozen om in zwart-wit te scannen op 300 dpi. Indien kleur door de scanner gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina in kleur worden gescand op 300 dpi, kleurdiepte 24. De Instructie Scannen is als bijlage 9 bij dit handboek gevoegd. De instellingen scanners is als bijlage 10 bij dit handboek gevoegd

Controle op de juistheid van de gescande documenten

HR-ondersteuning/beheer P-dossiers controleert de juistheid van de gescande documenten en plaatst deze in de juiste categorieën. De procedure met betrekking tot de controle op de juistheid van de scans is als bijlage 11 bij dit handboek gevoegd. Er wordt gehandeld volgens het vier-ogen principe.

Registratie en berging van de gescande documenten

HR-ondersteuning/beheer P-dossiers plaatst de gescande documenten in dagdozen en laat deze afvoeren naar het semi-statisch archief.

Toevoeging van de metadata

HR-ondersteuning/beheer P-dossiers voegt de metadata toe in de HIC-module. De tabel van toe te voegen metadata evenals de controle daarop is als bijlage 12 bij dit handboek gevoegd.

Verzending aan de cRMA

De verzending aan de cRMA is een geautomatiseerd proces dat elke nacht plaatsvindt.

Vernietiging dagdozen.

Er zijn 2 soorten dagdozen. De zogenaamde reguliere dagdozen die een maand na scanning worden vernietigd. De juridische dagdozen worden, na afstemming met juristen van OCW, 1 jaar na scanning vernietigd. De inhoud van de dagdozen bestaat uit vertrouwelijke documenten. Deze worden daarom als vertrouwelijk materiaal ter vernietiging aangeboden.

De instructie vernietiging dagdozen is als bijlage 13 bij dit handboek gevoegd

2.4 Toezicht specifiek

In de het Beheerreglement digitale persoonsdossiers OCW 2009 en in dit handboek is gewaarborgd dat:

  • − De persoonsgegevens worden verwerkt conform de artikelen 6 t/m 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • − Een opdracht is verleend en de geheimhouding is geregeld als bedoeld in artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • − Passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen in overeenstemming met artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

3. Generiek

In dit deel staat beschreven op welke wijze de zorg ten aanzien van de gedigitaliseerde documenten is ingericht nadat de scanning en indexering bij het bestuursdepartement heeft plaatsgevonden. Deze beschrijving richt zich dus op de batenlasten dienst P-Direkt en de zich daarachter bevindende ketenorganisaties. Dit onderdeel geeft aan op welke wijze transport van data, opslag, bewerking en bewaring bij P-Direkt is geregeld gedurende de tijd dat de organisatie de beschikking moet houden over de documenten.

3.1 Continuïteit organisatie

De continuïteit van P-Direkt als organisatie is onder meer vastgelegd in het Convenant Nieuwe aanpak P-Direkt, het eigenaarconvenant en het instellingsbesluit P-Direkt.

3.2 Continuïteit archiefbescheiden

De continuïteit van de door P-Direkt beheerde archiefbescheiden is vastgelegd in de Producten en Dienstengids.

3.3 Continuïteit techniek

De continuïteit van de technische infrastructuur is vastgelegd in het interface beheerdocument. In dit document zijn operationele afspraken m.b.t. de samenwerking tussen P-Direkt en het ministerie van OCW opgenomen.

3.4 Bescherming persoonsgegevens specifiek

In de door OCW met P-Direkt afgesloten Dienstverleningsovereekomst is opgenomen dat door P-Direkt:

  • − de persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de artikelen 6 tot en met 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • − de geheimhouding van gegevens is geregeld als bedoeld in artikel 12 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • − passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen in overeenstemming met artikel 13 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

  • − Voldoende waarborgen worden geboden ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen als bedoeld in artikel 14, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze waarborging wordt ook geboden ten aanzien van een ieder die handelt onder het gezag van de bewerker;

  • − Een overeenkomst of krachtens een andere rechtshandeling een verbintenis bestaat tussen de verantwoordelijke en de bewerker over de uitvoering van verwerkingen die door de bewerker worden gedaan, als bedoeld in artikel 14, tweede lid van de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • − Wordt gehandeld in overeenstemming met artikel 14, vijfde lid van de Wet bescherming persoonsgegevens.

3.5 Bescherming persoonsgegevens generiek

In de dienstverleningsovereenkomst is verder beschreven dat door P-Direkt:

  • − naar artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens gehandeld wordt;

  • − naar artikel 2a van de Archiefwet 1995 gehandeld wordt;

  • − een melding conform artikel 27, eerste lid van de Wet bescherming persoonsgegevens heeft plaatsgevonden;

  • − de gedragscode, bedoeld in artikel 25 van de Wet bescherming persoonsgegevens wordt nageleefd. Met name de wijze waarop onder zijn verantwoording invulling wordt gegeven aan:

    • a. het recht van de betrokkene op informatie naar artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

    • b. het recht van de betrokkene op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming naar artikel 36 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

    • c. de inrichting van de rechtsbescherming naar artikel 45 tot en met 50 van de Wet bescherming persoonsgegevens.

3.6 Behandeling AWR documenten

P-Direkt heeft nog geen voorzieningen getroffen hoe om te gaan met onderstaande punten:

  • − de controle of de verzonden hoeveelheid documenten overeenkomt met het aantal aangekomen documenten;

  • − de controle op de aanwezigheid van de documenten in kwaliteit en kwantiteit;

  • − de codering van de documenten volgens de selectielijst/KPI;

  • − het scannen in minimaal 200 dpi, kleurdiepte 24 van alle originele documenten genoemd in art. 15 t/m 17a van de Wet op de loonbelasting 1964;

  • − de controle op de juistheid van de gescande documenten;

  • − de registratie en berging van de gescande documenten;

  • − de toevoeging van de metadata;

  • − de verzending aan de cRMA;

  • − het gebruik van de HIC-module;

  • − het afsluiten van de handelingen door de bewaring van de gescande documenten in afwachting van het besluit tot vernietiging;

Naar de letter van art. 52, 5e lid van de Algemene wet inzake rijksbelastingen

BIJLAGE 1, BSD MENS EN WERK

Basisselectiedocument P-Dossier is Mens-en-werk 1945–

Zorgdrager(s):

Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Algemene Zaken

Hoge Colleges van Staat

  • o Algemene Rekenkamer

  • o Kabinet der Koningin

  • o Kanselarij der Nederlandse Orden

  • o Nationale ombudsman

  • o Raad van State

Buitenlandse Zaken

Economische Zaken

Financiën

Justitie

Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer

Verkeer en Waterstaat

Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Basisselectiedocument op het deelbeleidsterrein van personeelszaken, t.w. het personeelsdossier.

1 februari 2007

Lijst van afkortingen

ABD

Algemene Bestuursdienst

BSD

Basisselectiedocument

DBZV

Dienst buitenlandse zaken voorzieningenstelsel

IF

Interim functie

IKAP

Individuele keuzemogelijkheden in het arbeidsvoorwaardenpakket

KNHG

Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap

NA

Nationaal Archief

PCDIN

Permanente Commissie documentaire informatieverzorging

PIVOT

Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn

RAI

Rijksarchiefinspectie

RvC

Raad voor Cultuur

Stcrt.

Staatscourant

WAO

Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering

Wbp

Wet bescherming persoonsgegevens

WIA

Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (vervangt per 1/1/2006 de WAO)

Toelichting op begrippen

Actor

Overheidsorgaan of particuliere organisatie of persoon die een rol speelt of werkzaam is op een beleidsterrein. Een actor heeft formele bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op attributie en delegatie. Bij PIVOT is een overheidsactor gelijk aan een overheidsorgaan.

Handeling

Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product, dat de actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Waardering

Vaststellen van de bewaartermijn van een document.

Formeel: activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.

Vakminister

Minister die zich bezig houdt met de vaktechnische, en niet met de politieke aspecten van, in dit geval, het personeeldossier.

Verantwoording

Voor u ligt het Basisselectiedocument ‘P-dossier is mens-en-werk’. Dit basisselectiedocument (kortweg BSD) is tot stand gekomen in het kader van de oprichting van een Rijksbreed Shared Service Center dat voortvloeit uit het kabinetsbesluit van 4 juli 2003. Deze shared service organisatie voor de rijksdienst heeft de naam P-Direkt en zal zich richten op de uitvoering van registratie- en administratieve taken voor personeel en salaris. Eén van de taken is het beheer van het personeelsdossier (kortweg P-dossier). Uitgangspunt voor de dienstverlening van P-Direkt is dat de P-dossiers op een eenduidige, efficiënte en uniforme wijze worden beheerd. De ingewikkelde structuur, de opsplitsing van het beleidsterrein in zes deelbeleidsterreinen, de vele, elkaar overlappende handelingen en het wisselende abstractieniveau van de handelingen van de bestaande P-BSD’s staan dit uitgangspunt in de weg. Daarom is besloten om één, eenvoudiger en eenduidiger rijksbreed BSD te ontwikkelen.

Vanuit de hiervoor beschreven ontwikkeling is voor het opstellen van een uniform rijksbreed BSD de volgende opdracht geformuleerd:

Op 1 januari 2006 dient er een door de minister van OCW en zorgdragers vastgestelde rijksbrede BSD te liggen, waarin het bewaar- en vernietigingsbeleid voor 130.000 personeelsdossier van de ministeries is vastgelegd, zodat een uniform archiveringsbeleid door P-Direkt kan worden uitgevoerd

De zorgdragers zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van het P-dossier en dus ook voor het opstellen van een BSD. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om P-Direkt met de uitvoering te belasten. Het BSD geldt voor alle zorgdragers die gebruik gaan maken van de dienstverlening van P-Direkt. Met andere woorden, P-Direkt heeft het BSD namens de zorgdrager (de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) opgesteld en de ministeries zijn belast met de formele vaststelling van het BSD. Alle actoren zijn vanaf het begin van dit traject in de gelegenheid gesteld betrokken te zijn bij het opstellen van het BSD en de formele vaststelling. De beleidsdeskundigen en archiefdeskundigen op het gebied van het P-dossier van de ministeries waren vertegenwoordigd in aparte werkgroepen waarin dit BSD is besproken.

Het BSD heeft dus betrekking op het beleidsterrein overheidspersoneel, en geldt voor de ministeries die gebruik gaan maken van de dienstverlening van P-Direkt. Dit zijn alle ministeries exclusief het Ministerie van Defensie. Ook vallen alle agentschappen en de zelfstandig bestuursorganen zonder rechtspersoon van deze ministeries onder de werking van dit BSD. Daarnaast zijn de Hoge Colleges van Staat (exclusief de Eerste en Tweede Kamer) als aparte groep aangewezen die vallen onder werking van het BSD. Concreet betekent dit dat alle P-dossiers van de organisaties (zie bijlage 3) die diensten af gaan nemen van P-Direkt onder de werking van het BSD vallen. Het BSD heeft betrekking op de periode vanaf 1945.

Afbakening

De handelingen in dit BSD vervangen die handelingen in onderstaande BSD’s waarvan de neerslag terecht komt in het P-dossier (zie bijlage 1):

Dit betekent dat de overige handelingen (denk hierbij aan beleidshandelingen, wet- en regelgevinghandelingen etc.) van bovenstaande deelbeleidsterrein buiten de scope van dit BSD vallen en dus gehandhaafd worden.

GEHANTEERDE UITGANGSPUNTEN

  • − Voor de uitwerking van dit BSD ligt de focus op het ontwikkelen van een BSD voor het zogenaamde P-dossier. Dat wil zeggen dat:

    • • die P-werkprocessen die geen raakvlak hebben met het P-dossier (denk hierbij aan beleid) buiten de reikwijdte van het project vielen.

    • • er geen RIO ontwikkeld is.

  • − Bij het opstellen van het BSD is er naar gestreefd om handelingen zoveel mogelijk tijdloos te formuleren.

  • − Het opstellen van het BSD vindt plaats op basis van de door P-Direkt ondersteunde klantprocessen en aanpalende werkprocessen waarvan de neerslag in het P-dossier neerkomt. Wet- en regelgeving is hierbij kaderstellend en niet leidend.

  • − Het uniforme Rijksbrede BSD vervangt alle handelingen in de bestaande BSD’s met hetzelfde werkingsgebied.

  • − De processen m.b.t. de dienstverlening van P-Direkt worden vertaald naar generieke handelingen in het BSD. Hierdoor is de koppeling met het P-dossier beter te maken en wordt actualisering van het BSD eenvoudiger.

  • − Voor het opstellen van het BSD zelf (dus niet de inhoud) zijn voornamelijk de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wbp en het Vrijstellingsbesluit Wbp van belang, de overige wetgeving voor dit traject is buiten beschouwing gelaten.

  • − Voor het BSD is het principe gehanteerd van selectie aan de bron. Dit houdt in dat de dossiervorming is gekoppeld aan de handelingen die in een selectielijst zijn genoemd en dat vooraf duidelijk is wat de bewaartermijn van een informatie gegeven is. Deze werkwijze zorgt ervoor dat in een dossiermap alleen documenten met dezelfde bewaartermijn zijn opgenomen. Dat heeft als voordeel dat binnen de dossiermappen geen selectie hoeft plaats te vinden. Vernietigen van documenten kan dan onmiddellijk na het verstrijken van hun bewaartermijn, waardoor selectie achteraf niet meer nodig is.

  • − In het P-dossier bevindt zich de neerslag van de bedrijfsvoeringsprocessen op het gebied van P-werkprocessen. De neerslag van beleidsontwikkeling wordt niet opgeslagen in het P-dossier. De cultuur historische waarde van de documenten in het P-dossier is dan ook beperkt.

Selectiedoelstelling

De doelstelling bij de selectie van overheidsarchieven is dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van het handelen van de rijksoverheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zover deze zijn te reconstrueren uit overheidsarchieven.

Selectiecriteria

Om de selectiedoelstelling te bereiken worden de handelingen in het BSD gewaardeerd aan de onderstaande algemene selectiecriteria. Deze criteria zijn in 1997 door het Convent van Rijksarchivarissen vastgesteld en geaccordeerd door PC DIN en KNHG.

Selectiecriteria voor handelingen die gewaardeerd worden met B(ewaren)

Algemeen selectiecriterium

Toelichting

1. Handelingen die betrekking hebben op voorbereiding en bepaling van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan agendavorming, het analyseren van informatie, het formuleren van adviezen met het oog op toekomstig beleid, het ontwerpen van beleid of het plannen van dat beleid, alsmede het nemen van beslissingen over de inhoud van beleid en terugkoppeling van beleid. Dit omvat het kiezen en specificeren van de doeleinden en de instrumenten.

2. Handelingen die betrekking hebben op evaluatie van beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het beschrijven en beoordelen van de inhoud, het proces of de effecten van beleid. Hieruit worden niet per se consequenties getrokken zoals bij terugkoppeling van beleid.

3. Handelingen die betrekking hebben verantwoording van beleid op hoofdlijnen aan andere actoren

Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

4. Handelingen die betrekking hebben op (her)inrichting van organisaties belast met beleid op hoofdlijnen

Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

5. Handelingen die bepalend zijn voor de wijze waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen plaatsvindt

Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

6. Handelingen die betrekking hebben op beleidsuitvoering op hoofdlijnen en direct zijn gerelateerd aan of direct voortvloeien uit voor het Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten

Bijvoorbeeld in het geval de ministeriele verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.

Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde, als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende personen en/of gebeurtenissen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd.

Voor de bewaring van bepaalde dossiers is een aparte handeling geformuleerd. Deze handeling, nummer 27, betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van het betrokken departement of enig andere gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie en de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard worden. Aan de hand van de bij de handeling beschreven criteria kan worden beoordeeld welke dossiers voor bewaring moeten worden aangewezen.

Verslag vaststellingsprocedure

Op 25 januari 2006 is het ontwerp-BSD door de minister van BZK aan de minister van OCW aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg in de periode 2005-2006 over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 1 februari 2006 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van het Nationaal Archief, evenals in de bibliotheken van de Ministeries, het Ministerie van OCW en de Rijksarchieven in de provincie/regionale historische centra, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant en in het Archievenblad.

Op 15 maart heeft prof. Dr. Albert E. Kersten, samen met anderen, een zienswijze ingediend. Deze zienswijze heeft geleid tot het opnemen van handeling 27 die de bewaring van bepaalde dossiers beschrijft.

Op 14 april 2006 bracht de RvC advies uit [arc-2006.02834/3], hetwelk aanleiding heeft gegeven tot de volgende wijzigingen in de ontwerpselectielijst:

  • – de lijst geldt voor alle archiefbestanden vanaf 1945.

  • – er is een handeling toegevoegd voor de te bewaren dossiers

  • – de waardering van de handeling m.b.t. assesment wordt 3 jaar.

Leeswijzer

(X)

Dit is het volgnummer van de handeling.

Handeling

Dit is een complex van activiteiten die een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid. In de praktijk komt een handeling meestal overeen met een procedure of een werkproces.

Periode

Hier staat het tijdvak vermeld gedurende welke jaren de handeling is verricht. Wanneer er geen eindjaar staat vermeld wordt de handeling nog steeds uitgevoerd.

Toelichting

Dit geeft eventuele bijzonderheden over bovengenoemde weer.

Waardering

Waardering van de handeling in B (bewaren) of V (vernietigen).

Indien vernietigen, dan vermelding van de vernietigingstermijn.

Indien bewaren, dan vermelding van het gehanteerde selectiecriterium.

Eventueel een nadere toelichting op de waardering.

BSD

Een paar opmerkingen vooraf:

  • − Deze handelingen zijn van toepassing op àlle ambtenaren en medewerkers van het Rijk.

  • − De ‘rode draad’ in het verhaal is het onderscheid tussen handelingen die rechtspositionele dan wel geen rechtspositionele gevolgen hebben.

Actoren: Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de vakminister

1. Gerelateerde Processen

Onderstaande deelprocessen worden (nog) niet door P-Direkt beheerd.

(1.)

  

Handeling:

Het in dienst nemen van tijdelijke medewerkers.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om werknemers die niet in ambtelijke dienst worden benoemd, zoals uitzendkrachten, inhuurkrachten, stagiaires etc.

Waardering

V 7 jaar na einde contract

(2.)

  

Handeling:

Het in dienst nemen van zogenaamde ‘lokale medewerkers’.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om medewerkers die door ambassades etc. worden aangenomen en waarvoor door de actor pensioenvoorzieningen worden opgebouwd.

Waardering:

V 75 jaar na geboortedatum

(3.)

  

Handeling:

Het afwijzen van sollicitanten.

Periode:

1945–

Toelichting:

Inclusief sollicitanten die een open sollicitatie hebben gedaan.

Waardering:

V 1 maand na afwijzing

V 1 jaar indien de persoonsgegevens met toestemming van de betrokkene na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard

2. Proces Instroom

(4.)

  

Handeling:

Het aanstellen van nieuwe medewerkers.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op:

− De (open-)sollicitatie zelf;

− Geschiktheidsonderzoeken ( antecedenten-, dienst- en gezondsheidsonderzoek etc.);

− Arbeidsvoorwaardengesprek (notities, diploma’s etc.);

− Aanstelling (brief, beschikking, eed/belofte, geheimhoudingsverklaring etc.);

− Reïntegratie gehandicapten.

Let op: psychologische rapporten en assessment vallen niet onder deze handeling. Zie hiervoor handeling 20.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

3. Proces Doorstroom

3.1 Beheersing personeel en organisatie

(5.)

  

Handeling:

Het registreren of wijzigen van persoons- en aanstellingsgegevens.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op rangverloop, bevordering, veiligheidsonderzoeken, ABD, nevenfuncties, speciale functies (b.v. vertrouwenspersoon) of bevoegdheden (b.v. opsporingsbevoegdheden).

Waardering:

V 7 na administratieve afhandeling van het ontslag

(6.)

  

Handeling:

Het registreren van standplaatsgegevens.

Periode:

1945–

Toelichting:

  

Waardering:

V 75 jaar na geboortedatum

(7.)

  

Handeling:

Het overplaatsen, verplaatsen of herplaatsen van ambtenaren.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op detachering, IF, outplacement en internationale functies.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(8.)

  

Handeling:

Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van verlof.

Periode:

1945–

Toelichting:

Hieronder vallen alle vormen van verlof, zoals verlof, buitengewoon verlof, zwangerschapsverlof, verhuizingsverlof etc.

Waardering:

V 7 jaar na toekenning verlof

(9.)

  

Handeling:

Het vaststellen of wijzigen van individuele werktijdregelingen.

Periode:

1945–

Toelichting:

  

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(10.)

  

Handeling:

Het registreren van individuele arbeids- en rusttijden.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om modaliteiten, prikklokgegevens etc.

Waardering:

V 1 jaar na einde werkingsduur

(11.)

  

Handeling:

Het begeleiden van kortdurend verzuim.

Periode:

1945–

Toelichting:

Onder kort verzuim wordt verstaan: maximaal 6 weken afwezigheid door ziekte.

Waardering:

V 3 jaar na betermelding

(12.)

  

Handeling:

Het begeleiden van langdurend verzuim.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op de Wet Poortwachter, WAO etc., maar ook op het toekennen van voorzieningen en aanpassing van werkzaamheden in verband met ziekte of een handicap.

Waardering:

V 15 jaar na betermelding

(13.)

  

Handeling:

Het registreren van individuele medewerkers die bloot hebben gestaan aan schadelijke stoffen.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken, dan wel registers of bestanden die onder andere betrekking hebben op blootstelling aan asbest en vinylchloridemonomeer.

Waardering:

V 75 jaar na geboortedatum

(14.)

  

Handeling:

Het afsluiten, wijzigen of intrekken van een bruikleenovereenkomst.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op bruikleenovereenkomsten voor ICT-hulpmiddelen, telewerken, auto en mobiele telefoon.

Waardering:

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst.

(15.)

  

Handeling:

Het opleggen aan en naleven door ambtenaren van verplichtingen.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier onder andere om het verplicht dragen van een uniform of het verplicht verhuizen naar de standplaats, of het verplicht melden van bijvoorbeeld giften en vergoedingen.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(16.)

  

Handeling:

Het behandelen van delicate zaken.

Periode:

1945–

Toelichting:

− Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (niet financiële) disciplinaire maatregelen, onderzoek, intimidatie, integriteit, schorsing etc.

− Stukken die betrekking hebben op financiële disciplinaire maatregelen, beslaglegging etc. vallen onder handeling 23.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
3.2 Ontwikkelen personeel

(17.)

  

Handeling:

Het voeren van functioneringsgesprekken.

Periode:

1945–

Toelichting:

  

Waardering:

V 3 jaar na het houden van het functioneringsverslag.

(18.)

  

Handeling:

Het voeren van beoordelingsgesprekken.

Periode:

1945–

Toelichting:

  

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(19.)

  

Handeling:

Het uitvoeren van een psychologisch onderzoek of assessment.

Periode:

1945–

Toelichting:

  

Waardering:

V 3 jaar na onderzoek of assessment

(20.)

  

Handeling:

Het begeleiden van de individuele carrièreontwikkeling.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op cursussen, bij- of herscholing, coaching en loopbaanadviezen.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
3.3 Belonen en vergoeden

(21.)

  

Handeling:

Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van primaire arbeidsvoorwaarden.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op het salarisverloop.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

(22.)

  

Handeling:

Het uitbetalen, inhouden of invorderen van primaire arbeidsvoorwaarden.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op salarisuitbetaling of -inhouding of invordering vanwege een financiële sanctie (b.v. beslaglegging).

Waardering:

V 7 jaar na uitbetaling of invordering

(23.)

  

Handeling:

Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden met rechtspositionele gevolgen.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken (bijvoorbeeld IKAP, bewust belonen) die onder andere betrekking hebben op (doorgaans structurele) tegemoetkomingen in de ziektekosten en kinderopvang.

Waardering:

V 7 na administratieve afhandeling van het ontslag

(24.)

  

Handeling:

Het verlenen, afwijzen, wijzigen of intrekken van secundaire arbeidsvoorwaarden zonder rechtspositionele gevolgen.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op (doorgaans eenmalige) gratificaties, declaraties, toeslagen, DBZV gerelateerde zaken, reiskosten en verhuiskosten.

Waardering:

V 7 jaar na uitbetaling
3.4 Juridisch

(25.)

  

Handeling:

Het beslissen op door ambtenaren ingediende beroepsschriften op een beschikking, en het voeren van verweer in beroepschriftprocedures voor administratiefrechtelijke organen.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die betrekking hebben op alle zaken op het terrein van het personeelszaken.

Waardering:

V7 jaar na administratieve (N.B. dit is dus inclusief juridische afhandeling, i.c. na onherroepelijk worden van de rechterlijke uitspraak) afhandeling van het ontslag. I

N.b. Dit deelproces wordt (nog) niet door P-Direkt beheerd.

4. Proces Uitstroom

(26.)

  

Handeling:

Het beëindigen van de dienstbetrekking.

Periode:

1945–

Toelichting:

Het gaat hier om stukken die onder andere betrekking hebben op zowel vrijwillig en gedwongen ontslag en om (pre)pensioenvoorzieningen.

Waardering:

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

5. Bijzondere dossiers

(27.)

  

Handeling:

Het voor blijvende bewaring bestemmen van personeelsdossiers

Periode:

1945–

Waardering

B 5

Toelichting:

Deze handeling betreft dossiers van ambtenaren die voor het werkterrein van het betrokken departement of enig andere gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, of waarvan de stukken voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie en de organisatie van bijzonder belang wordt geacht en daarom blijvend bewaard worden. Aan de hand van de onderstaande criteria kan worden beoordeeld welke dossiers voor bewaring moeten worden aangewezen.

Om inzicht te verwerven in de aard van de dossiers bij een organisatie verdient het aanbeveling om onderzoek te verrichten naar de wijze waarop in de loop der jaren de personeelsadministratie is gevoerd (bijvoorbeeld centraal of decentraal) en hoe de dossiers in de loop der jaren zijn opgebouwd (tussentijds geschoond, veel kopieën van stukken elders) en wat voor stukken werden toegevoegd. Dit kan verwerkt worden in een archiefbewerkingsplan.

In principe geldt de keuze voor bewaring van een dossier voor elke ambtenaar die valt binnen de criteria, ongeacht diens positie en bezoldiging,

In de praktijk zullen vaker dossiers van ambtenaren in schaal 14 en hoger en/of ambtenaren in Algemene Bestuursdienst, of van ambtenaren in gelijkwaardige functies en/of gelijkwaardige schalen voor de periode vanaf 1945 voor bewaring geselecteerd worden.

Tot 1981 hadden ambtenaren rangen. Tegenwoordig salarisschalen.

Dit waren de ambtelijke rangen. Tussen haakjes staan de huidige salarisschalen.

Adjunct-klerk (1)

Klerk (2)

Klerk A (3)

Hoofdklerk (4)

Adjunct-commies (5)

Adjunct-commies A (6)

Commies (7)

Commies A (8)

Hoofdcommies (9)

Hoofdcommies A (10)

Hoofdcommies B (10A)

Referendaris (11)

Referendaris A (11A)

Referendaris B (12)

Administrateur (13)

Administrateur A (14)

Hoofdadministrateur (15)

Hoofdadministrateur A (16)

Directeur (17)

Hoofddirecteur (18)

Ook dossiers van hierna genoemde ambtenaren kunnen geselecteerd te worden voor bewaring: ambtenaren die betrokken zijn geweest bij een incident waarbij de positie van de minister en/of de naam van het ministerie in geding is geweest (Jamby affaire OCW; kwesties inzake asielzoekers IND; ontslag Doctors van Leeuwen, Schiphol-ramp), ambtenaren klokkenluiders, ambtenaren die in de publiciteit zijn geweest, (voormalige) ambtenaren, die in het kader van een andere functie van zich hebben doen spreken en maatschappelijke aandacht hebben getrokken (bv. politici), ambtenaren waarbij gewetenbezwaren een rol hebben gespeeld bij hun functioneren en/of ontslag en dossiers van functionarissen in de directe omgeving van bewindspersonen: kamerbewaarders, secretarissen en secretaressen en chauffeurs.

Als van een (deel van een) organisatie het taakuitvoeringsarchief verloren is gegaan of ernstige schade heeft opgelopen, kunnen de personeelsdossiers dienen als vervangende kennisbron.

Ook verdient het aanbeveling bij de selectie dossiers die qua inhoud en opbouw afwijken van het gemiddelde personeelsdossiers aandacht te geven. Een gemiddeld personeelsdossiers bevat de alleen de stukken die vallen onder de handelingen van dit BSD. Een afwijkende dikte van een dossier, het aanwezig zijn van persoonlijke brieven, of brieven van derden, kan een aanwijzing zijn om het dossier op de onderstaande criteria te beoordelen.

Criteria betreffende de aard van de gegevens

  • 1. informatie over invloedrijke personen.

  • 2. informatie over opvallende personen.

  • 3. informatie over bijzondere gebeurtenissen.

  • 4. informatie over werkprocessen en uitvoeringsaspecten.

  • 5. informatie over aspecten van de organisatie die om de een of andere reden in het P-dossier terecht is gekomen.

Criteria betreffende de relatieve informatiewaarde

  • 6. mate van uniciteit van informatie.

  • 7. mate van diversiteit en uitgebreidheid van informatie.

Ad 1 en 2 Hierbij gaat het om dossiers van ambtenaren die op zichzelf en niet persé specifiek als ambtenaar invloedrijk en opvallend zijn, maar waarbij de gegevens in het dossier een aanvulling (kunnen) vormen op het algemeen bekende beeld of biografie van de persoon. Het betreft bijvoorbeeld hoge ambtenaren die een overstap hebben gemaakt naar het bedrijfsleven, een internationale organisatie, een non-gouvermentele organisatie (NGO) of andere sectoren binnen de overheid (gemeenten, provincies, ZBO’s)

Ad 3 Hierbij moet worden gedacht aan gegevens over de belangrijke (doorslaggevende) betrokkenheid van een ambtenaar bij een bijzondere gebeurtenis.

Ad 4 Hierbij moet worden gedacht aan gegevens over ontwerp, bijstelling of beëindiging van werkprocessen die een belangrijk deel van het takenpakket van een departement uitmaken en aan uitvoeringsaspecten, zoals bijzondere opdrachten en instructies, of aspecten die binnen de politiek en/of maatschappij tot ophef hebben geleid.

Ad 5 Hierbij kan worden gedacht aan persoonlijk archief, bureauarchief, instructies, etc.

Ad 6 Hierbij gaat het erom of de stukken gezien de aard van personeeldossiers unieke informatie bevatten. Bijvoorbeeld: stukken betreffende de bezoldiging zijn niet uniek, stukken betreffende een afwijkende bezoldiging kunnen dat wel zijn. Of een instructie, die nergens anders te vinden is en uniek is voor die ene ambtenaar, of die periode.

Ad 7 Hierbij gaat het erom of de informatie in het personeeldossiers van meer bronnen afkomstig is. Zijn er ook bijlagen, rapporten, verslagen, correspondentie van andere bronnen dan een personeelsafdeling of de direct leidinggevende.

BIJLAGE 1: IN TE TREKKEN EN TE WIJZIGEN HANDELINGEN

(inclusief concordans)

Bovenstaand BSD vervangt een aantal handelingen uit onderstaande BSD’s:

Daarom kunnen de handelingen genoemd in kolom A worden ingetrokken:

(in kolom B staat/staan het/de handelingnummer(s) dat/die daarvoor in de plaats kom(en)t.)

76.72 is geschrapt, blijft dus gelden

BSD 72

BSD 73

BSD 74

BSD 75

BSD 76

BSD 77

A

B

A

B

A

B

A

B

A

B

A

B

36

26

06

26

31

27

06

26

5

26

8

26
   

32

3, 5, 20

32

27

63

26

56

6

61

11
   

34

5

37

25, 27

69

26

59

26

    
   

37

3, 5

64

25, 27

113

13

123

14

    
   

42

3, 6

65

24

132

8

129

14

    
   

55

3, 6

84

27

142

26

157

6

    
   

64

3, 5

85

27

154

21

160

6

    
   

65

5

90

23

179

26

161

6

    
   

66

6

94

23

205

6

172

11

    
   

67

5

100

18

206

6

        
   

68

5

101

9

207

21

        
   

70

18

102

9

208

21

        
   

77

19

125

23

211

8

        
   

81

20

126

23

213

6

        
   

104

22

135

24

214

21

        
   

105

23

136

23

218

6

        
   

114

22

165

25

219

8

        
   

115

22

169

24, 25

220

21

        
   

116

22

170

24

222

3, 5

        
   

117

25

175

22

            
   

128

25

176

25?

            
   

130

24

177

22

            
   

132

24

179

24

            
   

137

24

180

25

            
   

138

24

190

26

            
   

141

24

214

6, 8

            
   

153

9, 25

                
   

173

24

                
   

174

24

                
   

191

25

                
   

192

25

                
   

196

25

                
   

197

25

                
   

198

25

                
   

199

25

                
   

201

25

                
   

202

25

                
   

212

25

                
   

213

25

                
   

238

25

                
   

248

25

                
   

251

25

                
   

260

25

                
   

261

25

                
   

263

25

                
   

264

25

                
   

270

10

                
   

272

10

                
   

273

10

                
   

275

10

                
   

284

9

                
   

285

9

                
   

286

9

                
   

288

9

                
   

289

9

                
   

296

12, 13

                
   

297

13

                
   

298

13

                
   

299

13

                
   

300

13

                
   

301

13

                
   

308

25

                
   

309

25

                
   

310

13

                
   

321

24

                
   

332

9

                
   

341

8

                
   

342

8

                
   

343

8

                
   

345

8

                
   

346

8

                
   

347

8

                
   

350

27

                
   

353

16

                
   

363

8

                
   

364

16

                
   

365

8

                
   

366

16

                
   

372

6

                
   

375

16

                
   

376

17

                
   

379

17

                
   

380

17

                
   

384

16

                
   

389

17

                
   

390

23

                
   

391

27

                
   

397

27

                
   

404

27

                
   

426

27

                
   

431

27

                
   

445

27

                
   

446

27

                
   

447

27

                
   

450

27

                
   

451

27

                
   

453

27

                
   

454

27

                
   

455

27

                
   

456

27

                
   

465

27

                
   

474

27

                
   

475

27

                
   

476

27

                
   

477

27

                
   

478

27

                
   

481

27

                
   

482

27

                
   

483

27

                
   

484

27

                
   

485

27

                
   

486

27

                
   

514

23/24

                
   

519

6

                
   

522

27

                
   

537

27

                
   

540

27

                
   

541

27

                
   

625

8

                

Onderstaande handeling wordt gewijzigd:

(73.131)

  

Handeling:

Het gezamenlijk met de Minister-president, minister van Algemene Zaken en de minister van Binnenlandse Zaken voordragen van een KB over de toekenning van een toelage aan een ambtenaar of groep ambtenaren op andere gronden dan die vermeld in het BBRA 1984.

Periode:

1984–

Waardering:

B (5)

BIJLAGE 2 : DEELNEMERS WERKGROEP BSD P-DIREKT

Bij het opstellen van dit BSD zijn de volgende personen betrokken geweest:

  • − Flo Binnendijk (Ministerie van Verkeer en Waterstaat)

  • − Hugo Butter (P-Direkt)

  • − Geert Beks (Ministerie van Justitie)

  • − Pieter van Bemmel (P-Direkt)

  • − Han Cuijpers (Ministerie van Defensie)

  • − Christien Dohmen (Ministerie van Economische Zaken)

  • − Ilona Dorrestein (Ministerie van Verkeer en Waterstaat)

  • − Pim Fijnheer (Ministerie van Financiën)

  • − Nico Gietema (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties)

  • − Tineke van Grinsven (Ministerie van Buitenlandse Zaken)

  • − Cora de Gooijer (Ministerie van Economische Zaken)

  • − Niels van Heezik (Ministerie van Economische Zaken)

  • − Wilbert Hoffstadt (Ministerie van Economische Zaken)

  • − Luit Humbert (Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

  • − Michiel de Koning (Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport)

  • − Peter Lamboo (Ministerie van Financiën)

  • − Nienke Meijer (Ministerie van Buitenlandse Zaken)

  • − Margriet van der Sluys (Ministerie van Buitenlandse Zaken)

  • − Petra Schrauwen (Ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap)

  • − Chiel Zonneveld (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid)

  • − Anne Weyers-de Ruiter (P-Direkt/Belastingdienst)

BIJLAGE 3: OVERZICHT ZORGDRAGERS DIE VALLEN ONDER WERKINGSGEBIED BSD MENS-EN-WERK

Ministeries

 

Algemene Zaken (AZ)

  

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

  

Hoge Colleges van Staat

− Algemene Rekenkamer

− Kabinet der Koningin

− Kanselarij der Nederlandse Orden

− Nationale ombudsman

− Raad van State

Buitenlandse Zaken (BZ)

  

Economische Zaken (EZ)

  

Financiën

  

Justitie

  

Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV)

  

Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)

  

Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)

  

Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM)

  

Verkeer en Waterstaat (VenW)

  

Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

  

BIJLAGE 2, PROCEDURE VERZENDING P-DOCUMENTEN

Poststroom van de dislokaties naar het bestuursdepartement

Bij het versturen van post met P-documenten wordt door de verzendende partij (dislocatie) de volgende procedure gehanteerd:

  • – De p-vertrouwelijk stukken worden in een dubbele envelop verpakt;

  • – Er wordt een duidelijke vermelding van ‘Personeelsvertrouwelijk’, gevolgd door het aantal documenten op de enveloppen aangebracht;

  • – De p-vertrouwlijke documenten worden aangetekend aan het bestuursdepartement verzonden.

  • – De adressering luidt als volgt:

    Ministerie van Onderwijs Cultuur & Wetenschap

    t.a.v. HR-Ondersteuning, kamer 04.060

    IPC 5300

    Postbus 16375

    2500 BJ Den Haag

Interne poststroom Bestuursdepartement

Bij het versturen van interne post met P-documenten wordt door de verzendende partij de volgende procedure gehanteerd:

  • – De p-vertrouwelijke stukken worden in een interne envelop verpakt;

  • – De envelop wordt gesloten met een ‘vertrouwelijk sticker’ en door de afzender gedateerd en geparafeerd;

  • – Er wordt een duidelijke vermelding van ‘Personeelsvertrouwelijk’, gevolgd door het aantal documenten op de enveloppen aangebracht;

  • – De enveloppen worden afgegeven bij de Servicebalie op de 2e verdieping;

  • – De servicebalie zorgt er voor dat deze enveloppen worden afgegeven bij HR-Ondersteuning op de 4e verdieping.

BIJLAGE 3, BEHEERSREGELS P-DOCUMENTEN 2009

Beheerreglement digitale Persoonsdossiers OCW

vastgesteld door

datum

paraaf

SECRETARIS-GENERAAL OCW

   

Auteurs: Margreet van der Most-Zeilmaker, Sheela Imambaks, Peter Tichem, Wil Rombout en Miguel López

Versie: 1.0

Datum: 9 december 2009

E-Doc nummer:164448

Inleiding

Op 4 juli 2003 heeft het Kabinet het besluit genomen tot oprichting van een Shared Service Center HRM voor de Personeelsregistratie en Salarisadministratie (P-Direkt). Eén van de diensten van P-Direkt betreft het aanbieden van een centrale record management applicatie (cRMA) voor het beheer van digitale persoonsdossiers. Het ministerie van OCW maakt sedert medio 2007 gebruik van deze dienst.

De digitale persoonsdossiers blijven echter eigendom van het ministerie van OCW en de Minister van OCW blijft als zorgdrager verantwoordelijk voor het beheer. Om aan die verantwoordelijkheid invulling te geven, is voorliggend reglement opgesteld. In dit reglement worden nadere regels gesteld zoals bedoeld in artikel 6, lid 2 van de regeling informatiebeheer OCW en daarnaast bevat het reglement regels en procedures omtrent inzage, toevoegen, verwijderen en vernietigen van documenten in de digitale persoonsdossiers.

Reikwijdte

Voorliggend reglement geldt voor alle onderdelen (directies en diensten) binnen de OCW-organisatie. Het reglement heeft betrekking op het beheer van de gegevens in de digitale persoonsdossiers door de OCW-organisatie. Het reglement heeft dus geen betrekking op het beheer van dergelijke gegevens door P-Direkt (dat vindt plaats aan de hand van regels die zijn vastgelegd in het servicecharter en de DAP) en evenmin op het beheer van de gegevens in papieren persoonsdossiers.

Begripsbepalingen

Medewerker

Een medewerker is degene die is aangesteld bij OCW en op wie de gegevens betrekking hebben. Van elke medewerker is een gedigitaliseerd persoonsdossier aanwezig.

Leidinggevende

Een leidinggevende is een functionaris die in P-Loket bekleed is met beslissingsbevoegdheden. Grondslag hiervoor is de tijdelijke regeling P-bevoegdheden, administratieve organisatie en processen.

Zorgdrager

Een zorgdrager is degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.

Beheerder

Een beheerder is degene die door de verantwoordelijke zorgdrager belast is met het verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van informatie in de persoonsdossiers. De volgende persoon is aangewezen als beheerder:

  • • Directeur Concernondersteuning (CO)

    De secretaris-generaal is in de zin van de WBP te beschouwen als ‘gemandateerde verantwoordelijke’.

  • • Directeur Concernondersteuning (CO)

    De secretaris-generaal is in de zin van de WBP te beschouwen als ‘gemandateerde verantwoordelijke’.

P-Direkt

P-Direkt is een organisatie die op het gebied van personeelsregistratie en salarisadministratie (elektronische) diensten verleent aan ministeries (uitgezonderd Defensie) en andere organisaties binnen de rijksoverheid. Eén van de diensten die P-Direkt levert aan haar afnemers is het beheer en onderhoud van de centrale record management applicatie (hierna: cRMA).

cRMA

De cRMA is de centrale record management applicatie die door P-Direkt aan de ministeries ter beschikking wordt gesteld en die zodanig is ingericht dat digitale personeelsdocumenten:

  • • op veilige wijze opgeslagen kunnen worden.

  • • op efficiënte wijze te raadplegen zijn door hiertoe geautoriseerde gebruikers ter ondersteuning van de uit te voeren processen.

  • • beheerd kunnen worden conform de wet- en regelgeving.

Persoonsdossier

Een persoonsdossier bestaat uit rechtmatig verkregen en opgestelde gegevens van een medewerker, welke in schriftelijke danwel digitale vorm zijn vastgelegd of vanaf de schriftelijke vastlegging zijn gedigitaliseerd. De hoofdregel is dat alleen die gegevens in het persoonsdossier worden opgenomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het persoonsdossier is ingesteld. Gegevens als klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende kunnen in het persoonsdossier worden opgenomen. In principe worden geen medische gegevens in het dossier opgenomen. In het kader van de reïntegratie en verzuimbegeleiding wordt de informatie beperkt tot informatie over de functionele beperkingen van de zieke medewerker en de noodzakelijk aanpassingen op de werkvloer.

Uitgangspunten

  • • In de digitale persoonsdossier zijn alle te bewaren of tijdelijk te bewaren documenten opgenomen, inclusief vertrouwelijke gegevens;

  • • De structuur en rubricering voor de persoonsdossiers is afgeleid van interdepartementale afspraken en opgenomen in het Ordeningsplan P-Structuur RMA: Een Persoonsdossier is ingedeeld in 5 hoofdcategorieën (Werven en Selecteren, Beheersing Personeel en Organisatie, Ontwikkelen Personeel, Belonen en Vergoeden en Beëindigen Dienstbetrekking). De hoofdcategorieën zijn onderverdeeld in categorieën die weer onderverdeeld zijn in subcategorieën (zie ook bijlage 1 bij dit reglement);

  • • Toegang tot het digitale persoonsdossier (autorisatie) is slechts mogelijk voor functionarissen die dat uit hoofde van hun functie cq. rol nodig hebben (‘need to know’);

  • • Autorisaties worden op het niveau van categorie toegekend. Per onderscheiden rol of (groep van) functies is in de autorisatiematrix centrale RMA (bijlage 2) vastgelegd tot welke categorieën van het Persoonsdossier geen toegang is. Toegang geldt voor de resterende categorieën (en de subcategorieën daaronder). In de autorisatiematrix is tevens vastgelegd tot welke organisatieonderdelen iemand is geautoriseerd;

  • • De autorisatieprofielen ‘leidinggevende’en ‘medewerker’ zijn toegankelijk via het P-Loket. Andere autorisatieprofielen zijn toegankelijk rechtreeks via de cRMA;

  • • De digitale persoonsdossiers gelden als gebruiksdossiers. Documenten die ontstaan worden langs elektronische weg of door middel van scannen aan het digitale dossier toegevoegd, na afronding van het desbetreffende werkproces: bij het zgn. ‘deponeren’. Dientengevolge worden de papieren dossiers in principe niet meer ter beschikking gesteld aan daartoe bevoegde OCW-medewerkers (behoudens andersluidend besluit van de desbetreffende beheerder). Wel worden deze papieren dossiers onderhouden, Dit houdt in dat het papieren dossier wordt gecompleteerd met gescande documenten. Na ondertekening van de machtiging tot substitutie door de zorgdrager, zal het onderhoud van de papieren dossiers beëindigd worden.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Minister van OCW

De minister van OCW is als zorgdrager verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens als bedoeld in dit document.

Beheerder

De beheerder draagt zorg voor een juiste en nauwkeurige verwerking van de gegevens en voor technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

De beheerder, of medewerkers Beheer P-dossiers die in opdracht van de beheerder werken, zijn bevoegd om, met inachtneming van de vastgestelde structuur en vernietigingstermijnen (bijlage 1), de digitale persoonsdossiers met gegevens aan te vullen en gegevens uit het digitale persoonsdossier te verwijderen. Deze is voorts bevoegd om bij archieftechnische incidenten (zie bijlage 3) gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

De beheerder is tevens verantwoordelijk voor het functioneel- en autorisatiebeheer met betrekking tot de OCW docbase als onderdeel van het cRMA en het bundelen en verzenden van documenten en bijbehorende metadata naar het cRMA. Hij draagt er zorg voor dat deze documenten en metadata conform de structuur van de cRMA worden aangeboden.

Richtlijnen en eisen ten aanzien van het gebruik van het digitale persoonsdossier

Inzage via autorisatieprofielen

De inzagerechten in de digitale persoonsdossiers zijn vastgelegd in zogenaamde autorisatieprofielen. Bij de totstandkoming is rekening gehouden met de uitgangspunten van hoofdstuk 4 en de structuur en principes van de cRMA en het P-Loket. Daarover het volgende:

  • • Een gebruiker kan worden geautoriseerd voor één of meerdere organisatieonderdelen;

  • • Een gebruiker kan worden geautoriseerd voor één of meerdere autorisatieprofielen;

  • • De organisatieonderdelen kennen een hiërarchie: wie geautoriseerd is voor een bepaald organisatieonderdeel is eveneens geautoriseerd voor alle onderliggende organisatieonderdelen;

  • • Binnen een persoonsdossier van een medewerker wordt een document geplaatst in een subcategorie;

  • • Een document behoort toe aan OCW;

  • • Een plaatsvervanger van een leidinggevende in het P-Loket heeft ook toegang tot de persoonsdossiers van de medewerkers die onder de desbetreffende leidinggevende vallen.

Automatische inzage-bevoegdheid

Medewerkers hebben via P-Loket automatisch inzage in die persoonsdossiers waar zij volgens de autorisatiematrix bevoegdheid toe hebben. Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft iedere medewerker recht op informatie over, inzage in, aanvulling, verbetering, verwijdering en afscherming van zijn persoonsgegevens.

Verkrijgen van aanvullende inzage-bevoegdheid

Iedere medewerker kan uit hoofde van zijn/haar functie een verzoek indienen om inzage-bevoegdheid te krijgen in andere persoonsdossiers dan waartoe hij als leidinggevende of medewerker gerechtigd is. Een dergelijk verzoek vindt plaats via het aanvraagformulier autorisatie cRMA. Het aanvraagformulier dient te worden medegeparafeerd door zijn/haar directeur cq. hoofd van dienst en wordt verstuurd naar directeur CO. Directeur CO beslist over het verzoek en brengt de aanvrager van de beslissing op de hoogte. Zonodig wordt aan de inzage-bevoegdheid een termijn gebonden. Directeur CO ziet erop toe dat uitsluitend aan functionarissen die een specifieke functie cq. rol bekleden die genoemd staat in de autorisatiematrix inzage-bevoegdheid wordt toegekend, en dat deze inzage-bevoegdheid overeenkomt met het bij de desbetreffende functie cq. rol passende autorisatieprofiel (zie de autorisatiematrix in bijlage 2).

Beëindigen van inzage-bevoegdheid

Indien een gebruiker met ontslag gaat of van functie verandert, dan dient door de P-Adviseur direct een verzoek tot intrekken van de inzage-bevoegdheid (autorisatie) te worden ingediend bij Beheer P-dossiers, indien aan deze gebruikerinzage – is toegekend voor andere dossiers dan het zijne.

Periodieke controle op inzage-bevoegdheid

Aan de directeur c.q. hoofd van dienst wordt maandelijks een overzicht verstrekt van beslissingen/mutaties die binnen zijn/haar mandaat tot uitvoering zijn gebracht. Deze controleert of de functionaris nog in dienst is en/of de functionaris nog de functie bekleedt die recht geeft op het desbetreffende autorisatieprofiel.

Wijzigen of uitbreiden autorisatieprofielen

Iedere medewerker kan uit hoofde van zijn/haar functie een verzoek indienen tot wijziging of uitbreiding van de autorisatiematrix en de daarin opgenomen autorisatieprofielen. Dit verzoek dient te worden medegeparafeerd door zijn/haar directeur cq. hoofd van dienst en te worden verstuurd naar de directeur CO. Uit het verzoek dient te blijken welk doel de wijziging of uitbreiding dient en wat het belang van verzoeker daarbij is. De directeur CO beslist over het verzoek en brengt de aanvrager van de beslissing op de hoogte.Zonodig wordt aan de wijziging/uitbreiding van een profiel een termijn gebonden. Periodiek wordt de departementale ondernemingsraad (DOR) geïnformeerd over wijzigingen in de autorisatiematrix.

Reproductie van gegevens

In het kader van bezwaar- en beroepsprocedures zijn de betrokken medewerkers van de directie CO bevoegd reproducties van gegevens uit de persoonsdossiers te maken voor henzelf en ten behoeve van de bij de procedures betrokken personen en instanties. Het is voor het overige niet toegestaan om reproducties te maken van documenten uit het gedigitaliseerde persoonsdossier, behoudens het gestelde in paragraaf 6.9.

Overdracht van gegevens aan andere ministeries

In het geval een medewerker van OCW een functie gaat vervullen bij een ander departement, wordt zijn P-dossier bij OCW afgesloten en zal conform de geldende bewaartermijnen beschikbaar blijven. Het nieuwe departement maakt een nieuw dossier aan.1

In het geval van reorganisaties, waarbij organisatieonderdelen naar een ander departement verhuizen, wordt vanuit P-Direkt gewerkt aan een interdepartementale beleidslijn. Totdat deze beleidslijn bekend is, hanteert OCW de procedure dat in dergelijke gevallen zowel de digitale als de papieren P-dossiers in zijn geheel worden overgedragen aan de nieuwe zorgdrager. OCW behoudt een digitale kopie van het P-dossier als het dossier van een medewerk(st)er uit dienst.

Verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens mogen door de beheerder en/of medewerkers Beheer P-Dossier die in opdracht van de beheerder werken, worden verstrekt aan derden met inachtneming van de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) en de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De belangrijkste grondslagen voor verstrekking aan derden zijn dat de medewerker wiens gegevens het betreft zijn expliciete toestemming heeft verleend voor de verwerking, de verstrekking aan derden noodzakelijk is om een wettelijke plicht na te komen of de verstrekking aan derden noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling, zulks ter beoordeling van en na schriftelijke toestemming van de secretaris-generaal. Verstrekking aan derden is ook mogelijk indien de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van de medewerker (bijvoorbeeld een dringend medische noodzaak) of in het geval dat de gegevens verder worden verwerkt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het Vrijstellingsbesluit WBP (art. 7) geeft de hoofdregels voor het verwerken (inclusief het verstrekken aan derden) van personeelsgegevens.

Bewaartermijnen van gegevens

In het basisselectiedocument (BSD) van 1 februari 2007, ‘P-Dossier is Mens-en-Werk’, is het door de minister van OCW en zorgdragers vastgestelde rijksbrede, bewaar- en vernietigingsbeleid van de ministeries vastgelegd. Deze bewaartermijnen zijn door P-Direkt geïmplementeerd in de cRMA en overgenomen in de P-Structuur (zie bijlage 1). Vernietiging van gegevens vindt plaats nadat de bewaartermijn zoals opgenomen in hetBSD is verstreken door P-Direct. Een persoonsdossier zal in de cRMA blijven bestaan tot het laatst aanwezige document in het betreffende dossier is vernietigd.

Corrigeren van gegevens

Indien een medewerker meent dat de inhoud van zijn of haar persoonsdossier onjuistheden bevat en/of onvolledig is, dient hij/zij dit kenbaar te maken. Een correctie kan betekenen: Het herscannen van een document bij ontbrekende pagina’s of onleesbare tekst, het herschikken van documenten in het dossier, of het verwijderen van documenten uit een dossier (bv. omdat het stukken van een andere persoon betreffen). Voor het doorvoeren van correcties gelden de volgende condities:

  • 1. Wijzigingen die als archieftechnisch zijn aan te merken, kunnen door de medewerker Beheer P-dossiers direct worden doorgevoerd.

  • 2. Wijzigingen die te maken hebben met de inhoud van het dossier (bv. iemand wil een stuk uit zijn of haar dossier verwijderd hebben), dienen door de directeur CO te worden goedgekeurd (dit is een voor bezwaar en beroep vatbaar besluit). Directeur CO. kan desgewenst advies inwinnen bij het hoofd van dienst.

Voor de procedure wordt verwezen naar bijlage 3 bij dit reglement.

Vernietigingstermijn van gegevens

Documenten in het P-dossier worden bewaard conform de bewaartermijnen in het BSD (zie 6.10).

De vernietigingsdatum van een document wordt door de cRMA eveneens bepaald op basis van bewaartermijnen uit de BSD. De wijze van berekening van de vernietigingsdatum kan per categorie verschillen. Vernietigingsdatum kunnen worden berekend op basis van:

  • • de afhandelingsdatum van een bepaalde activiteit (zoals het toekennen van verlof);

  • • datum administratieve afhandeling van het ontslag

  • • geboortedatum.

Een document in het Persoonsdossier van een medewerker wordt gereed gezet voor vernietiging in de maand januari volgend op de waarde van het metagegeven ‘Vernietigingsdatum’.

Een document dat logisch verwijderd is en in subcategorie 9999999 staat, wordt verwijderd op basis van de eerder gecalculeerde vernietigingsdatum.

Een document dat als gevolg van importfouten in het foutengebied van de cRMA (‘Error Cabinet’) staat, wordt conform hetzelfde vernietigingsproces één jaar na de waarde in ‘Date modified’ vernietigd.

Van de te vernietigen documenten wordt, door P-Direkt, drie maanden voorafgaand aan het daadwerkelijk vernietigen een rapportage opgesteld ter controle en verificatie. Deze rapportage wordt opgeleverd aan OCW, dat vervolgens moet besluiten of daadwerkelijke vernietiging mag plaatsvinden. Eventueel niet te vernietigen documenten moeten door OCW worden gemuteerd:

  • • Voor reguliere documenten en voor logisch verwijderde documenten in categorie ‘9999999’ dient de vernietigingsdatum te worden aangepast.

  • • Documenten met invoerfouten dienen uit het Error Cabinet te worden verplaatst naar de correcte locatie binnen het dossier.

BIJLAGE 1 – P-STRUCTUUR CENTRALE RMA –

Niveau 2 Hoofdcat.

Niveau 3

Categorie

Niv. 4 Subcat.

Niv. 4 Omschrijving

Trefwoorden RMA

Verwijderen

Werven en selecteren

Indiensttreding

04. Werven en Selecteren

01. Indiensttreding

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; indiensttreding; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Sollicitatie

werven en selecteren; indiensttreding; sollicitatie; vacature

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Arbeidsvoorwaarden

werven en selecteren; indiensttreding; arbeidsvoorwaarden

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Curriculum

werven en selecteren; indiensttreding; curriculum; cv

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

011

Getuigschriften

werven en selecteren; indiensttreding; getuigschriften

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

012

Diploma

werven en selecteren; indiensttreding; diploma; bul; cijferlijst; opleiding; cursus; training; certificaat; studie; scholing; herscholing; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; getuigschrift studie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

013

Werkgeversverklaring

werven en selecteren; indiensttreding; werkgeversverklaring; verzoek loonopgaaf; loonopgaaf

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

014

Loonbelastingverklaring

werven en selecteren; indiensttreding; loonbelastingverklaring

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Aanstelling

werven en selecteren; indiensttreding; aanstelling; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; gewetensbezwaarden; introductie; uitstel; ontheffing militaire dienst

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

021

Besluit; Koninklijk

werven en selecteren; indiensttreding; besluit; aanstelling bij koninklijk besluit; beschikking; aanstelling; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag.
   

022

Besluit

werven en selecteren; indiensttreding; besluit; beschikking; aanstelling; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

023

Tewerkstelling

werven en selecteren; indiensttreding; tewerkstelling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

030

Eed

werven en selecteren; indiensttreding; eed; belofte

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

031

Geheimhouding

werven en selecteren; indiensttreding; geheimhouding; geheimhoudingsverklaring

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

040

Verhuisplicht

werven en selecteren; indiensttreding; verhuisplicht; verhuiskosten; reiskosten woonwerk

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

050

Identificatie

werven en selecteren; indiensttreding; identificatie; wet identificatieplicht; identificatie legitimatiebewijs; paspoort

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Persoonlijke gegevens

04. Werven en Selecteren

02. Persoonlijke gegevens

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Personalia

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; personalia; Nederlanderschap; titulatuur; naturalisatie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Geboorte

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; geboorte; registratiebewijs geboorte kind; BTZR

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Burgerlijke status

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; burgerlijke status; uittreksel bevolkingsregister; notariële akte; trouwakte; huwelijk; samenlevingsovereenkomst; BTZR

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

009

Overlijden

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; overlijden; uitkering bij overlijden; rouwbrief; rouwkaart; BTZR

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Huisvesting

werven en selecteren; persoonlijke gegevens; huisvesting; adres

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Antecedenten

04. Werven en Selecteren

03. Antecedenten

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; antecedenten; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Compliance

werven en selecteren; antecedenten; compliance aanvraag; compliance uitslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Gedrag

werven en selecteren; antecedenten; gedrag; verklaring van goed gedrag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Veiligheid

werven en selecteren; antecedenten; veiligheid

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

030

Talentest

werven en selecteren; antecedenten; talentest

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

040

Referentie

werven en selecteren; antecedenten; referentie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

050

Vorig salaris

werven en selecteren; antecedenten; vorig salaris; salarisstrook

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Diensttijd onderzoek

04. Werven en Selecteren

04. Diensttijd onderzoek

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; diensttijd onderzoek; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Ambtsjubileum

werven en selecteren; diensttijd onderzoek; ambtsjubileum; jubileum; diensttijdgratificatie; aanstelling; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; gewetensbezwaarden; militaire dienst

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Verificatie dienstverbanden

    

Medisch onderzoek

04. Werven en Selecteren

05. Medisch onderzoek

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; medisch onderzoek; transitiedocumenten

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

001

Onderzoek; geneeskundig

werven en selecteren; medisch onderzoek; geneeskundig onderzoek; gezondheidsverklaring; aanstellingskeuring

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

002

Onderzoek; afkeuring

werven en selecteren; medisch onderzoek; afkeuring

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

010

Onderzoek; doorlichting

werven en selecteren; medisch onderzoek; doorlichting

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

020

Onderzoek; herkeuring

werven en selecteren; medisch onderzoek; herkeuring; periodiek onderzoek

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

030

Onderzoek; bedrijfsgeneeskundig

werven en selecteren; medisch onderzoek; bedrijfsgeneeskundig onderzoek; verslag bedrijfsarts; werkplekonderzoek

V 3 jaar na onderzoek of assessment
   

040

Onderzoek; psychologisch

werven en selecteren; medisch onderzoek; psychologisch onderzoek; verslag psycholoog

V 3 jaar na onderzoek of assessment

Nevenfuncties

04. Werven en Selecteren

06. Nevenfuncties

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; nevenfuncties; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Nevenfuncties

werven en selecteren; nevenfuncties; nevenwerkzaamheden; arbeidscontract; arbeidsovereenkomst; non-activiteitswedde

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Stage

04. Werven en Selecteren

07. Stage

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; stage; transitiedocumenten

V 7 jaar na einde contract
   

001

Stage; aanvraag

werven en selecteren; stage; stageaanvraag

V 7 jaar na einde contract
   

002

Stage; indiensttreding

werven en selecteren; stage; indiensttreding stage

V 7 jaar na einde contract
   

003

Stage; gedrag

werven en selecteren; stage; gedrag; verklaring van goed gedrag

V 7 jaar na einde contract
   

010

Stage; verklaring

werven en selecteren; stage; stageverklaring

V 7 jaar na einde contract
   

020

Stage; overeenkomst

werven en selecteren; stage; stageovereenkomst

V 7 jaar na einde contract
   

030

Stage; identificatie

werven en selecteren; stage; identificatie; wet identificatieplicht

V 7 jaar na einde contract

Vertrouwelijk en delicaat

04. Werven en Selecteren

08.Vertrouwelijk en delicaat

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Wet Samen (vervallen)

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; Wet Samen

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Disciplinair

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; disciplinair; disciplinaire maatregelen; schorsing; berisping

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Delicaat

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; delicaat

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

030

Vertrouwelijk; onderzoek

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; vertrouwelijk onderzoek; bedrijfsmaatschappelijk werk

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

040

Intimidatie

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; intimidatie; ongewenste omgangsvormen; sanctie; schorsing; gedwongen ontslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

050

Integriteit

werven en selecteren; vertrouwelijk en delicaat; integriteit; ongewenste omgangsvormen; sanctie; schorsing; gedwongen ontslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Reïntegratie gehandicapten

04. Werven en Selecteren

09. Reïntegratie gehandicapten

000

Transitiedocumenten

werven en selecteren; reïntegratie gehandicapten; transitiedocumenten

V 15 jaar na betermelding
   

001

Wet WIA

werven en selecteren; reïntegratie gehandicapten; reïntegratie; gehandicapten; wet WIA

(voorheen wet REA)

V 15 jaar na betermelding
   

002

WAO; beschikking

werven en selecteren; reïntegratie gehandicapten; reïntegratie; gehandicapten; WAO; AAW; WAO-beschikking; USZO; UWV; GAK

V 15 jaar na betermelding
   

010

Faciliteiten

werven en selecteren; reïntegratie gehandicapten; reïntegratie; gehandicapten; faciliteiten; vergoedingen

V 15 jaar na betermelding

Beheersing Personeel en organisatie

Rangsverloop/ bevordering

05. Beheersing Personeel en organisatie

01. Rangsverloop/ bevordering

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; rangsverloop; bevordering; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Bevordering

beheersing personeel en organisatie; rangsverloop; bevordering; beschikking; beoordelen

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Nieuw dienstverband

05. Beheersing Personeel en organisatie

02. Nieuw dienstverband

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; nieuw dienstverband; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Dienstverband; nieuw

beheersing personeel en organisatie; nieuw dienstverband; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Verlenging dienstverband

05. Beheersing Personeel en organisatie

03. Verlenging dienstverband

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; verlenging dienstverband; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Dienstverband; verlenging

beheersing personeel en organisatie; verlenging dienstverband;beschikking;arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; vast dienstverband

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Verplaatsing en overplaatsing

05. Beheersing Personeel en organisatie

04. Verplaatsing en overplaatsing

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Overplaatsing

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; overplaatsing; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; verhuiskosten; verhuisplicht

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Detachering

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; detachering; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Herplaatsing

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; herplaatsing; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; verhuiskosten; verhuisplicht; Balans; mobiliteitsbureau

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

004

IF

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; IF; interim functievervulling; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

005

Plaatsing

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; plaatsing; beschikking; arbeidsovereenkomst; arbeidscontract; verhuiskosten; verhuisplicht PAC; plaatsing advies; belangstellingsregistratie; reorganisatie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Functiewaardering

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; functiewaardering

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Persoonlijke begeleiding; afspraak

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; persoonlijke begeleiding; afspraak persoonlijke begeleiding; outplacement; flankerend beleid; counseling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

025

Persoonlijke begeleiding; resultaat

beheersing personeel en organisatie; verplaatsing en overplaatsing; outplacement; flankerend beleid; coaching; begeleidingsplan; persoonlijke begeleiding; resultaat persoonlijke begeleiding; counseling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Arbeidstijd en Verlof

05. Beheersing Personeel en organisatie

05. Arbeidstijd en Verlof

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; transitiedocumenten

V 7 jaar na toekenning verlof
   

001

Zorgverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; zorgverlof; adoptiezorgverlof; pleegzorgverlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

002

Buitengewoon verlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; buitengewoon verlof; werktijd aanpassing; werktijdregeling; dienstrooster militaire dienst; overlijden; trouwakte; huwelijk; rouwkaart; nevenfunctie; terugvordering; herhalingsoefening militaire dienst

V 7 jaar na toekenning verlof
   

003

Calamiteitenverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; calamiteitenverlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

010

Onbetaald verlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; onbetaald verlof; terugvordering

V 7 jaar na toekenning verlof
   

020

Studieverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; studieverlof; ontwikkelen personeel; studie; cursus; training; opleiding; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; cursus; getuigschrift studie

V 7 jaar na toekenning verlof
   

030

Verlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; verlof; compensatie; afkoop; overschot; verlofsparen; FAD

V 7 jaar na toekenning verlof
   

031

Verlof; stuwmeer

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; verlof stuwmeer; afkoop overschot; overhevelen verlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

050

Werktijd

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; werktijd; werktijdregeling; dienstrooster

V 7 jaar na toekenning verlof
   

055

Werktijd; aanpassing

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; werktijd aanpassing; werktijdregeling; dienstrooster; FAD; compensatieverlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

060

Pas

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; pas; pasregeling; werktijd aanpassing; werktijdregeling; dienstrooster

V 7 jaar na toekenning verlof
   

070

Zwangerschapsverklaring

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; zwangerschapsverklaring; zwangerschapsverlof; bevallingsverlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

071

Zwangerschapsverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; zwangerschapsverlof; bevallingsverlof; zwangerschapsverklaring; bevallingsverklaring; ziektewet

V 7 jaar na toekenning verlof
   

075

Ouderschapsverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; ouderschapsverlof; werktijd aanpassing; werktijdregeling; dienstrooster; terugvordering; geboorte-uittreksel

V 7 jaar na toekenning verlof
   

080

Evacuatie; post

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; evacuatie

V 7 jaar na toekenning verlof
   

081

Recuperatieverlof

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; recuperatieverlof

V 7 jaar na toekenning verlof
   

082

Evacuatie; oorlog

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; evacuatie

V 7 jaar na toekenning verlof
   

090

Deeltijdontslag

beheersing personeel en organisatie; arbeidstijd en verlof; prepensionering; leeftijdontslag; deeltijdontslag; FPU

V 7 jaar na toekenning verlof

Bruikleen overeenkomst

05. Beheersing Personeel en organisatie

08. Bruikleen overeenkomst

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; bruikleenovereenkomst; transitiedocumenten

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst
   

001

ICT-hulpmiddelen

beheersing personeel en organisatie; bruikleenovereenkomst; ICT-hulpmiddelen; laptop; PC; computer; mobiele telefoon; PDA; modem

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst
   

010

Telewerken

beheersing personeel en organisatie; bruikleenovereenkomst; telewerken; contract telewerken

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst
   

020

Auto

beheersing personeel en organisatie; bruikleenovereenkomst; auto; dienstauto; lease-auto; bijtelling privé km dienst- lease- auto.

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst
   

050

Bruikleen; overig

beheersing personeel en organisatie; bruikleenovereenkomst; vuurwapen; dienstwapen

V 7 jaar na einde bruikleenovereenkomst

Bezwaar en beroep

05. Beheersing Personeel en organisatie

09. Bezwaar en beroep

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; bezwaar en beroep; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Bezwaar en beroep; indiening

beheersing personeel en organisatie; bezwaar en beroep; indiening; hoorzitting; PAC; functiewaardering; IKAP

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Bezwaar en beroep; beslissing

beheersing personeel en organisatie; bezwaar en beroep; beslissing

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Juridische stukken Bezwaar en beroep

05. Beheersing Personeel en organisatie

10. Juridische stukken Bezwaar en beroep

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; juridische stukken bezwaar en beroep; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Bezwaar en beroep; juridisch

beheersing personeel en organisatie; juridische stukken bezwaar en beroep; hoger beroep; rechterlijk besluit

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Ziekte en Arbo

05. Beheersing Personeel en organisatie

11. Ziekte en Arbo

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; ziekte en ARBO; transitiedocumenten

V 3 jaar na betermelding
   

001

Ziektemelding

beheersing personeel en organisatie; ziekte en ARBO; ziektemelding; ziekteverzuim

bedrijfsongeval; herstelmelding

V 3 jaar na betermelding
   

010

Ziektebrief Arbo

beheersing personeel en organisatie; ziekte en ARBO; ziektebrief ARBO

V 3 jaar na betermelding
   

020

Poortwachter

beheersing personeel en organisatie; ziekte en ARBO; poortwachter; reïntegratieplan; reïntegratie; wachttijd WAO; herstelmelding; UWV/USZO; korten salaris; korten verlof

V 15 jaar na betermelding
   

030

Spreekuur

beheersing personeel en organisatie; ziekte en ARBO; spreekuur; ergonomische faciliteiten;

werkhervattingadvies

V 3 jaar na betermelding
   

050

Arbo onderzoeken

  

V 3 jaar na onderzoek

Opsporing bevoegdheid

05. Beheersing Personeel en organisatie

12. Opsporing bevoegdheid

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; opsporing bevoegdheid; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Opsporing; bevoegdheid

beheersing personeel en organisatie; opsporing bevoegdheid

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Dienstongevallen

05. Beheersing Personeel en organisatie

13. Dienstongevallen

001

Dienstongevallen

  

V 15 jaar na betermelding

Asbest

05. Beheersing Personeel en organisatie

14. Asbest

001

Asbest

  

V 75 na geboortedatum

Plaatsing internationaal

05. Beheersing Personeel en organisatie

50. Plaatsing internationaal

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; plaatsing internationaal;

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Plaatsing; internationaal

beheersing personeel en organisatie; plaatsing internationaal; besluit; beschikking; arbeidscontract; arbeidsovereenkomst; verhuiskosten; verhuisplicht;

internationale huisvesting; huurcontract; terugkeergarantie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Plaatsing; verlenging

beheersing personeel en organisatie; verlenging plaatsing internationaal; besluit; beschikking; arbeidscontract; arbeidsovereenkomst; internationale huisvesting; huurcontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Plaatsing; beëindiging

beheersing personeel en organisatie; beëindiging plaatsing internationaal; besluit; beschikking; internationale huisvesting; huurcontract

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Overleg en advies

05. Beheersing Personeel en organisatie

98. Overleg en advies

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; overleg en advies; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Overleg en advies; documenten

beheersing personeel en organisatie; overleg en advies; documenten; PAC; OR

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Overige niet te plaatsen documenten

05. Beheersing Personeel en organisatie

99. Overige niet te plaatsen documenten

000

Transitiedocumenten

beheersing personeel en organisatie; overige niet te plaatsen documenten; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Niet te plaatsen

beheersing personeel en organisatie; overige niet te plaatsen documenten; niet te plaatsen

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Blijvend te bewaren stukken

Historisch relevante stukken

(deze rubriek blijft in principe leeg)

Rubriek wordt niet vernietigd

Ontwikkelen Personeel

Beoordeling en/ Functioneren

06. Ontwikkelen Personeel

01. Beoordeling en/ Functioneren

000

Transitiedocumenten

ontwikkelen personeel; beoordeling en functioneren; transitiedocumenten

V 3 jaar na het houden van het functioneringsverslag
   

001

Functioneren

ontwikkelen personeel; beoordeling en functioneren; functioneringsverslag; schaalanciënniteit; waarderen en belonen

V 3 jaar na het houden van het functioneringsverslag
   

010

Beoordelen

ontwikkelen personeel; beoordeling en functioneren; beoordelen; rangsverloop; bevordering; beschikking

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Assessment

ontwikkelen personeel; beoordeling en functioneren; assessment; aanvraag assessment; uitslag assessment

V 3 jaar na het assessment

Carrièreplan

06. Ontwikkelen Personeel

02. Carrièreplan

000

Transitiedocumenten

ontwikkelen personeel; carrièreplan; transitiedocumenten; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Werkplan

ontwikkelen personeel; carrièreplan; werkplan; loopbaanontwikkeling; jaarplan; introductie; belangstellingsregistratie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

POP

ontwikkelen personeel; carrièreplan; pop; persoonlijk ontwikkelplan; diploma; bul; cijferlijsten; opleiding; cursus; training; certificaat; studie; scholing; herscholing; studieaanvraag; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; curriculum; cv

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

050

Geschiktheidsadvies

ontwikkelen personeel; carrièreplan; geschiktheidadvies

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

060

Persoonsprofiel

ontwikkelen personeel; carrièreplan; persoonsprofiel

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

070

Visie

ontwikkelen personeel; carrièreplan; visie; visiedocument

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

080

FOF

ontwikkelen personeel; carrièreplan; FOF; afwijkende functiebeschrijving

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Studie

06. Ontwikkelen Personeel

03. Studie

000

Transitiedocumenten

ontwikkelen personeel; studie; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Cursus

ontwikkelen personeel; studie; cursus; training; diploma; bul; certificaat; cijferlijsten; opleiding; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; studieverlof; rijvaardigheid; getuigschrift studie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Herscholing

ontwikkelen personeel; studie; training; herscholing; diploma; bul; cijferlijsten; opleiding; cursus; certificaat; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; studieverlof; getuigschrift studie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

060

Scholing

ontwikkelen personeel; studie; training; scholing; diploma; bul; cijferlijsten; opleiding; cursus; certificaat; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; studieverlof; getuigschrift studie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

065

Terugbetalingsregeling

ontwikkelen personeel; studie; terugbetalingsregeling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

070

Coaching

ontwikkelen personeel; studie; coaching; begeleidingsplan; persoonlijke begeleiding; resultaat persoonlijke begeleiding; loopbaanprogramma; counseling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Belonen en vergoeden

Salarisverloop

07. Belonen en vergoeden

01. Salarisverloop

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; salarisverloop; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Vaststelling salaris

belonen en vergoeden; salarisverloop; vaststelling salaris; wijziging salaris; beoordelen; rangsverloop; bevordering; beschikking non-activiteitswedde; pensioengrondslag; functioneringstoelage; nevenfunctie; WAO; functiewaardering; FAD; compensatieverlof; anciënniteit; periodiek

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Mobiliteitstoeslag

belonen en vergoeden; salarisverloop; mobiliteitstoeslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Overwerktoelage

belonen en vergoeden; salarisverloop; overwerktoelage

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

025

Vergoedingen

BHV/BZB-vergoeding

Wapeninstructeur-vergoeding

IBT vergoeding

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

030

Verlof; uitbetaling

belonen en vergoeden; salarisverloop; verlof; uitbetaling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

040

Verlof; sparen

belonen en vergoeden; salarisverloop; verlof; verlofsparen; IKAP

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

050

Waarnemingstoeslag

belonen en vergoeden; salarisverloop; waarnemingstoeslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

060

Zorgverlof; wijziging salaris

belonen en vergoeden; salarisverloop; zorgverlof; wijziging salaris

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Bereikbaarheid-; beschikbaarheid en onregelmatige diensten

07. Belonen en vergoeden

02. Bereikbaarheid-; beschikbaarheid en onregelmatige diensten

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; bereikbaarheid; beschikbaarheid en onregelmatige diensten; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Diensten

belonen en vergoeden; bereikbaarheid; beschikbaarheid en onregelmatige diensten; beschikking; inconveniëntenregeling; toelage; TOD; toelage onregelmatige diensten

V 7 jaar na uitbetaling

Representatie- en onkosten vergoeding

07. Belonen en vergoeden

03. Representatie- en onkosten vergoeding

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; representatie en onkosten vergoeding; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Representatievergoeding

belonen en vergoeden; representatie en onkosten vergoeding; representatievergoeding

V 7 jaar na uitbetaling
   

002

Onkostenvergoeding

belonen en vergoeden; representatie en onkosten vergoeding; onkostenvergoeding; schadevergoeding; schadeloosstelling bedrijfsongeval; schade; BHV; EHBO; toelage

V 7 jaar na uitbetaling

Arbeidsmarkt toelage/bindingspremie

07. Belonen en vergoeden

04. Arbeidsmarkt toelage/bindingspremie

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; arbeidsmarkttoelage; bindingspremie; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Arbeidsmarkt

belonen en vergoeden; arbeidsmarkttoelage; bindingspremie; artikel 22a BBRA

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Gratificaties/ ambtsjubilea

07. Belonen en vergoeden

05. Gratificaties/ ambtsjubilea

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; gratificaties; ambtsjubileum; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Jubileum 12;5 jaar

belonen en vergoeden; gratificaties; ambtsjubileum; jubileum; diensttijdgratificatie; aanstelling; 12,5 jaar

V 7 jaar na uitbetaling
   

010

Jubileum 25 jaar

belonen en vergoeden; gratificaties; ambtsjubileum; jubileum; diensttijdgratificatie; aanstelling; 25 jaar

V 7 jaar na uitbetaling
   

020

Jubileum 40 jaar

belonen en vergoeden; gratificaties; ambtsjubileum; jubileum; diensttijdgratificatie; aanstelling; 40 jaar

V 7 jaar na uitbetaling
   

030

Bewust belonen

belonen en vergoeden; gratificaties; bewust belonen; beloningsbeslissing; koninklijke onderscheiding

V 7 jaar na uitbetaling
   

050

Proportioneel

belonen en vergoeden; gratificaties; proportioneel; diensttijdgratificatie; aanstelling

V 7 jaar na uitbetaling

Reis- en verblijfkosten; declaraties

07. Belonen en vergoeden

06. Reis- en verblijfkosten; declaraties

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; reis- en verblijfkosten; declaraties; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001.

Dienstreis; binnenland

belonen en vergoeden; reis- en verblijfkosten; declaraties; dienstreis binnenland; dagcomponent

V 7 jaar na uitbetaling
   

002

Declaraties

belonen en vergoeden; reis- en verblijfkosten; declaraties; dienstreis binnenland

V 7 jaar na uitbetaling
   

050

Dienstreis; buitenland

belonen en vergoeden; reis- en verblijfkosten; declaraties; dienstreis buitenland

V 7 jaar na uitbetaling

Verplaatsingskosten

07. Belonen en vergoeden

07. Verplaatsingskosten

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; verplaatsingskosten; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Pension

belonen en vergoeden; verplaatsingskosten; pension; pensionkosten

V 7 jaar na uitbetaling
   

010

Verhuiskosten

belonen en vergoeden; verhuiskosten; verhuisplicht; terugvordering dubbele woonlasten

V 7 jaar na uitbetaling

Beslaglegging

07. Belonen en vergoeden

08. Beslaglegging

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; beslaglegging; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling of invordering
   

001

Loonbeslag

belonen en vergoeden; beslaglegging; loonbeslag; verzoek loonbeslag

V 7 jaar na uitbetaling of invordering

IKAP

07. Belonen en vergoeden

09. IKAP

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; IKAP; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

IKAP aanvraag

belonen en vergoeden; IKAP; IKAP aanvraag; IKAP goedkeuring; werktijd aanpassing; werktijdregeling; dienstrooster; PC privé; verlofsparen

V 7 jaar na uitbetaling

Premiespaarregeling

07. Belonen en vergoeden

10. Premiespaarregeling

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; premiespaarregeling; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Premiespaarregeling

belonen en vergoeden; premiespaarregeling; deblokkering

V 7 jaar na uitbetaling

Spaarloonregeling

07. Belonen en vergoeden

11. Spaarloonregeling

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; spaarloon; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Spaarloon

belonen en vergoeden; spaarloon; spaarloonaanvraag; spaarloondeblokkering; deblokkeringsformulier

V 7 jaar na uitbetaling
   

002

Levensloop

  

V 7 jaar na uitbetaling

Tegemoetkoming ziektekosten

07. Belonen en vergoeden

12. Tegemoetkoming ziektekosten

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; tegemoetkoming ziektekosten; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001.

BTZR aanvraag

belonen en vergoeden; tegemoetkoming ziektekosten; BTZR aanvraag

V 7 jaar na uitbetaling
   

002

BTZR overig

belonen en vergoeden; tegemoetkoming ziektekosten; BTZR overig; artikel 47 ARAR

V 7 jaar na uitbetaling

Kinderopvang

07. Belonen en vergoeden

14. Kinderopvang

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; kinderopvang; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Afschrift kinderopvang

belonen en vergoeden; kinderopvang; zwangerschapsverklaring

V 7 jaar na uitbetaling

Vervoersplan

07. Belonen en vergoeden

15. Vervoersplan

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; vervoersplan; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Openbaar vervoer

belonen en vergoeden; vervoersplan; openbaar vervoer

V 7 jaar na uitbetaling
   

010

Vervoerregeling SG-DG

belonen en vergoeden; vervoersplan; SG-DG

V 7 jaar na uitbetaling
   

050

Woonwerk

belonen en vergoeden; vervoersplan; woonwerk; auto; motor; carpoolregeling

V 7 jaar na uitbetaling
   

060

Fietsvergoeding

belonen en vergoeden; vervoersplan; fietsbonnen; verklaring gebruik fiets

V 7 jaar na uitbetaling

Studieaanvraag

07. Belonen en vergoeden

16. Studieaanvraag

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; studieaanvraag; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Studievergoeding; aanvraag

belonen en vergoeden; studieaanvraag; opleiding; cursus; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; reiskosten; getuigschrift studie; rijvaardigheid; studie; vergoeding

V 7 jaar na uitbetaling
   

002

Studievergoeding; toekenning

belonen en vergoeden; studieaanvraag; opleiding; cursus; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; reiskosten; getuigschrift studie; rijvaardigheid; studie; vergoeding

V 7 jaar na uitbetaling
   

003

Terugbetalingsregeling

  

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Pensioenvoorziening ABP

07. Belonen en vergoeden

17. Pensioenvoorziening ABP

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP diensttijdmededeling ABP; keuze FPU; militaire dienst; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Intreebericht

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP; intreebericht; intreebevestiging; waarde overdracht; FPU; bijverzekeren; aanvraag partnerpensioen

V 7 jaar na uitbetaling
   

010

Uittreebericht

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP; uittreedbericht; uittreedbevestiging

V 7 jaar na uitbetaling
   

020

Hiaatverklaring

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP; hiaatverklaring; pensioengrondslag

V 7 jaar na uitbetaling
   

030

IP-aanvulling

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP; IP-aanvulling; pensioengrondslag

V 7 jaar na uitbetaling
   

040

Loyalis

belonen en vergoeden; pensioenvoorziening ABP; loyalis; ABP extra; FPU extra; pensioengrondslag

V 7 jaar na uitbetaling

Service-inhoudingen

07. Belonen en vergoeden

18. Service-inhoudingen

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; serviceinhoudingen; transitiedocumenten

V 7 jaar na uitbetaling
   

001

Inhoudingen t.bv. derden

belonen en vergoeden; serviceinhoudingen; inhoudingen t.b.v. derden; personeelsvereniging; personeelsfonds; vakbond; fitness

V 7 jaar na uitbetaling

Internationaal; sociale zekerheid

07. Belonen en vergoeden

50. Internationaal; sociale zekerheid

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; sociale zekerheid internationaal; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

WW/WAO

belonen en vergoeden; sociale zekerheid internationaal; WW; WAO; ziekenkosten verzekering

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

AOW/ANW

belonen en vergoeden; sociale zekerheid internationaal; AOW; ANW

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Kinderbijslag

belonen en vergoeden; internationaal; sociale zekerheid internationaal; kinderbijslag

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal; belasting

07. Belonen en vergoeden

51. Internationaal; belasting

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; belasting internationaal; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

30% regeling

belonen en vergoeden; belasting internationaal; 30% regeling; beschikking

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Tax-equalisation

belonen en vergoeden; belasting internationaal; tax-equalisation

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal; huisvesting

07. Belonen en vergoeden

52. Internationaal; huisvesting

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; huisvesting internationaal; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Huurcontract

belonen en vergoeden; huisvesting internationaal; huurcontract; plaatsing internationaal; verlenging plaatsing internationaal; beëindiging plaatsing internationaal; verhuiskosten; verhuisplicht; internationale voorzieningen bij overplaatsing; tijdelijke huisvesting

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

010

Huurgarantie

belonen en vergoeden; huisvesting internationaal; huurgarantie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

020

Huisvesting; kosten

belonen en vergoeden; huisvesting internationaal; huurcontract; plaatsing internationaal; verlenging plaatsing internationaal; beëindiging plaatsing internationaal; verhuiskosten; verhuisplicht; internationale voorzieningen bij overplaatsing; tijdelijke huisvesting; pensionkosten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

030

Hypotheek

belonen en vergoeden; huisvesting internationaal; huurcontract; plaatsing internationaal; verlenging plaatsing internationaal; beëindiging plaatsing internationaal; verhuiskosten; verhuisplicht; internationale voorzieningen bij overplaatsing; tijdelijke huisvesting

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal voorzieningen tijdens plaatsing op een post

07. Belonen en vergoeden

53. Internationaal voorzieningen tijdens plaatsing op een post

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Aanspraken

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; aanspraken

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Koopkrachtgelijkstelling

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; koopkrachtgelijkstelling; KKC-factor; koopkrachtcorrectie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Standplaats

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; standplaats; standplaatsvoorzieningen; buitenlandtoelage; DBZV-specificatie; standplaatstoelage; schoolkosten; twaalfmaandelijks verlof; regeling bij overlijden; dagvergoeding detachering EU, tropentoeslag, Buitenlandtoelage

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

004

Functiegebonden voorziening

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; functiegebonden voorziening; huispersoneel; representatie; VAR

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

005

Gezinsleden

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; gezinsleden; dubbele huishouding

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

006

Waarneming

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal tijdens plaatsing op een post; waarneming; waarnemingstoelage

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal voorzieningen bij overplaatsing

07. Belonen en vergoeden

54. Internationaal voorzieningen bij overplaatsing

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Bijzondere omstandigheden

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; bijzondere omstandigheden

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Overplaatsing; reis

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; overplaatsing; reis; overplaatsingsreis; gezinsleden; huispersoneel

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Overplaatsing; verhuizing

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; verhuizing; internationale huisvesting; huurcontract; verhuiskosten; verhuisplicht; boedel; opslag; transportverzekering

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

004

Huisvesting; tijdelijk

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; tijdelijke huisvesting; internationale huisvesting; huurcontract; verhuiskosten; verhuisplicht

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

005

Overplaatsing; herinrichting

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; tijdelijke huisvesting; internationale huisvesting; huurcontract; verhuiskosten; verhuisplicht; herinrichtingskosten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

006

Begeleiding; bedrijfsgeneeskundig

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; begeleiding; bedrijfsgeneeskundig; immunisatie; buitenlandkeuring

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

007

Cursus; taal

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; studie; training; herscholing; diploma; bul; cijferlijsten; opleiding; cursus; certificaat; studieaanvraag; aanvraag studievergoeding; toekenning studievergoeding; taalcursus; acculturatiecursus; integratiecursus; studieverlof

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

008

Klimaat

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; klimaat; garderobekosten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

009

Afschrijving

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij overplaatsing; afschrijving

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal voorzieningen bij plaatsing in Nederland

07. Belonen en vergoeden

55. Internationaal voorzieningen bij plaatsing in Nederland

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij plaatsing in Nederland; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Woonlasten

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij plaatsing in Nederland; woonlasten; 30% regeling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Woonwerk; Nederland

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij plaatsing in Nederland; woonwerk; woonwerkverkeer

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Onderwijs

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal bij plaatsing in Nederland; onderwijs; onderwijs afhankelijke kinderen

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal plaatsingen van korte duur

07. Belonen en vergoeden

56. Internationaal plaatsingen van korte duur

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal van korte duur; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Korte duur; post

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal van korte duur bij een post

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Korte duur; Nederland

belonen en vergoeden; voorzieningen internationaal van korte duur bij in Nederland

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal; betalingen

07. Belonen en vergoeden

57. Internationaal; betalingen

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoedingen; betalingen internationaal; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Maandspecificatie

belonen en vergoedingen; betalingen internationaal; maandspecificatie; VIPS

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Jaaropgave

belonen en vergoedingen; betalingen internationaal; jaaropgave; VIPS

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Aanloopvoorschot

belonen en vergoedingen; betalingen internationaal; aanloopvoorschot; terugvordering

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

004

Verrekening

belonen en vergoedingen; betalingen internationaal; verrekeningen; terugvorderingen; eindafrekening; factuur; nota; declaratie; kwitantie

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Internationaal; overige onderwerpen internationaal

07. Belonen en vergoeden

58. Internationaal; overige onderwerpen internationaal

000

Transitiedocumenten

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Hardheidsclausule

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; hardheidsclausule

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

002

Schadeloosstelling

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; schadeloosstelling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

003

Controlegegevens

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; controlegegevens

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

004

Bezoekregeling

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; bezoekregeling

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

005

Detachering

belonen en vergoeden; internationaal; overige onderwerpen internationaal; detachering

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Beëindigen dienstbetrekking

Vrijwillig ontslag

08. Beëindigen dienstbetrekking

01. Vrijwillig ontslag

000

Transitiedocumenten

beëindigen dienstbetrekking; vrijwillig ontslag; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Ontslag; vrijwillig

beëindigen dienstbetrekking; vrijwillig ontslag; aanvraag ontslag; eervol ontslag; terugvordering; verlof; bruikleen; restitutie salaris

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

FPU/VUT/Pensionering

08. Beëindigen dienstbetrekking

02. FPU/VUT/Pensionering

000

Transitiedocumenten

beëindigen dienstbetrekking; FPU/VUT/pensionering; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

FPU/VUT/Pensionering

beëindigen dienstbetrekking; FPU/VUT/pensionering; prepensionering; leeftijdontslag; deeltijdontslag; FPU; terugvordering; verlof; bruikleen; restitutie salaris; 55+; betaling Loyalis

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Gedwongen ontslag

08. Beëindigen dienstbetrekking

03. Gedwongen ontslag

000

Transitiedocumenten

beëindiging dienstbetrekking; gedwongen ontslag; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

Ontslag; gedwongen

beëindiging dienstbetrekking; gedwongen ontslag; bezwaar en beroep indiening; bezwaar en beroep beslissing; terugkeergarantie; terugvordering; verlof; teveel betaald salaris; bruikleen; eervol ontslag; restitutie salaris; reorganisatie ontslag; wegens rechtswege; FOA; functie ongeschiktheids advies; stopzetten salaris; WAO

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Werkloosheid Wet

08. Beëindigen dienstbetrekking

04. Werkloosheid Wet

000

Transitiedocumenten

beëindiging dienstbetrekking; werkloosheid wet; transitiedocumenten

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag
   

001

WW

beëindiging dienstbetrekking; werkloosheid wet; WW; wachtgeld

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

Ontslag overlijden

08. Beëindigen dienstbetrekking

05. Ontslag overlijden

001

Ontslag; overlijden

  

V 7 jaar na administratieve afhandeling van het ontslag

BIJLAGE 2 – AUTORISATIE-MATRIX CENTRALE RMA

In deze bijlage treft u de autorisatie-matrix aan voor het gebruik van de centrale RMA.

De autorisatie-matrix is volgens een bepaald patroon opgebouwd. Hieronder volgt een korte uitleg. De standaard lay-out is als volgt:

Toegekende Autorisatie

naam dienstonderdeel:

Raadplegen

    

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Naam van de functie

Beschrijving van de onderdelen uit het Persoonsdossier waartoe geen toegang wordt verschaft in release 2.

Beschrijving van de organisatie-onderdelen waarvan men toegang tot de Persoonsdossiers heeft.

Toegekende Autorisatie Medewerker

naam dienstonderdeel:

Raadplegen

    

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Medewerker

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

05.98 Overleg en Advies

Eigen dossier
   

Toegekende Autorisatie Manager:

naam dienstonderdeel:

Raadplegen

    

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Manager

04.05 Medisch onderzoek

Conform autorisatie in P-Loket

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

07.08 Beslaglegging

Toegekende Autorisatie AD/IC:

Raadplegen

    

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Auditor

04.05 Medisch onderzoek

05.09 Bezwaar en Beroep

Alles

Toegekende Autorisatie DCO:

Raadplegen

    

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Directeur DCO

n.v.t.

alles
 

Unitmanager Uitvoering/plv unitmanager/teamleider P-administratie

n.v.t.

alles
 

Hoofd afdeling P-advies

04.05 Medisch onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

07.08 Beslaglegging

alles
 

P-Adviseur

04.05 Medisch onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

07.08 Beslaglegging

alles

Toegekende Autorisatie DCO:

Raadplegen

    

HR-Ondersteuner Frontoffice

04.05 Medisch onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

07.08 Beslaglegging

alles
 

HR-ondersteuner Backoffice

04.05 Medisch onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

07.08 Beslaglegging

alles
 

Specialist P-administratie en -Beheer

04.05 Medisch onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en Beroep

05.11 Ziekte en Arbo

06.01 Beoordeling en Functioneren

07.08 Beslaglegging

alles
 

Rechtspositieadviseur

04.05 Medisch Onderzoek

05.11 Ziekte en Arbo

alles

Toegekende Autorisatie DCO:

Raadplegen

    

Reïntegratieadviseur

04.03 Antecedenten

alles

04.05 Medisch Onderzoek

04.08 Vertrouwelijk en delicaat

05.09 Bezwaar en beroep

05.10 Juridische stukken Bezwaar en beroep

05.12 Opsporingsbevoegdheid

05.98 Overleg en Advies

06.01 Beoordeling en Functioneren

07.08 Beslaglegging

08.03 Gedwongen ontslag

Toegekende autorisatie Registrator

Invoeren documenten

Invoeren metagegevens incl. substitutiegegevens

Muteren metagegevens excl. substitutiemetagegevens en medewerkercode

Verplaatsen documenten binnen Persoonsdossier

Raadplegen

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Rol

Medewerker Beheer P-dossiers

n.v.t.

alles

Registrator

Toegekende autorisatie Functioneel Beheerder

Conform Registrator

Aanmaken en muteren van dossiers

Muteren metagegevens incl. substitutiemetagegevens en medewerkercode

Verplaatsen documenten naar ander Persoonsdossier binnen ministerie

Verwijderen lege folders en documenten

Logisch verwijderen door te verplaatsen naar ‘9999999’

Logisch verwijderen ongedaan maken door terug te halen uit ‘9999999’

Aanmaken en muteren van (sub)organisatieonderdelen

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Rol

Medewerker Beheer P-dossiers

n.v.t.

alles

Functioneel Beheerder

Toegekende autorisatie Autorisatie Beheerder

Aanmaken gebruikers

Koppelen van gebruikers aan organisatieonderdelen en soorten vertrouwelijkheid

Beheer en onderhoud van autorisaties (kan zelf geen autorisatie-beheerders aanleggen)

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Rol

Applicatiebeheerder

Alle categorieën

(geheel geen toegang)

Alles

Autorisatie-beheerder

Toegekende autorisatie Controleur

Muteren metagegevens

Errorcabinet

Functie

Geen toegang tot

Autorisatieniveau

Rol

Medewerker Beheer P-Dossiers

n.v.t.

Error Cabinet OCW

Controleur

Afgekeurde aanleveringen aan cRMA worden in het Error Cabinet geplaatst.

Door betreffende ministerie aangestelde controleurs corrigeren de betreffende gegevens c.q. voegen deze toe.

BIJLAGE 3 – PROCEDURE DOORVOEREN CORRECTIES OP HET PERSOONSDOSSIER

Aanleiding tot het starten van de procedure (trigger)

Door het gebruik van de persoonsdossiers door medewerkers, managers of specifieke professionals met toegang tot de cRMA, kunnen fouten, opmerkingen of vragen mbt de persoonsdossiers naar voren komen. Fouten, opmerkingen of vragen worden in deze procedure verder aangeduid als Incidenten.

Melding van het Incident

Indien een medewerker of manager, of specifieke professional met toegang tot de cRMA tijdens het raadplegen van een persoonsdossier een incident constateert binnen het betreffende dossier dient dit bij de servicebalie van CO te worden gemeld:

Locatie: Hoftoren 2e etage 2.067

Telefoon: 070-412 4444

E-mail: Dienstpostbus Serviceplein Personele Zaken: serviceplein@minocw.nl

Melder wordt gevraagd om de volgende gegevens:

  • • Volledige naam van de medewerker van het betreffende dossier.

  • • Gaat het om stukken van een ander persoon die in het betreffende dossier zijn beland?

  • • Omschrijving van de fout

  • • Gegevens melder

Servicebalie maakt een eerste inschatting om wat voor incident het gaat (zie categoriën hieronder). Vervolgens wordt de melding ter behandeling overgedragen aan de medewerker Beheer P-dossiers bij P&O.

Afhandeling van het incident door Beheer P-dossiers

Na ontvangst en registratie van het incident wordt bekeken in welke categorie het incident valt:.

Archieftechnische incidenten

Onder archieftechnische incidenten worden incidenten verstaan welke met de inrichting van het dossier te maken hebben. Er kan dan sprake zijn van:

  • • Stukken die in een verkeerd dossier terecht zijn gekomen.

  • • Stukken die in een verkeerde rubriek (digitale tabstrook) terecht zijn gekomen.

  • • Stukken die onvolledig zijn (scanfout).

  • • Stukken die onleesbaar zijn (scanfout).

  • • Stukken die gespiegeld zijn (scanfout).

  • • Stukken die dubbel in een dossier zitten.

Fouten welke van archieftechnische aard zijn, worden direct door de medewerkers Beheer P-dossiers hersteld. Bij de afhandeling van fouten hebben stukken die in het dossier van de verkeerde persoon zitten, voorrang. Indien een incident niet binnen 48 uur kan worden hersteld, dan ontvangt de melder een ontvangstbericht met daarin de verwachte afhandelperiode.

Inhoudelijke incidenten

Incidenten kunnen ook betrekking hebben op de inhoud van dossiers. Hierbij kan sprake zijn van:

  • • Stukken welke naar de mening van aanmelder ten onrechte in het dossier zitten.

  • • Stukken welke naar de mening van aanmelder als vertrouwelijk moeten worden gearchiveerd.

  • • Stukken welke naar de mening van aanmelder ontbreken in het dossier.

Indien een incident inhoudelijk van aard is, wordt de melding ter advisering voorgelegd aan het hoofd van dienst cq. de directeur van de medewerker van het betreffende dossier. Dit advies wordt voorgelegd aan Directeur P&O welke de uiteindelijke beslissing neemt over de afhandeling van het betreffende incident. Betrokkene wordt over deze afhandelingprocedure in kennis gesteld. Middels een brief wordt betrokkene op de hoogte gesteld van de uiteindelijke beslissing welke een (voor bezwaar en beroep vatbaar) besluit is. Het incident wordt gesloten.

Medewerkers Beheer P-dossiers houden een centraal logboek bij van de aanmeldingen en afhandeling van de incidenten om zo de voortgang te bewaken en de afhandelingperiode zo kort mogelijk te houden.

BIJLAGE 4, SLEUTELPLANNEN

Sleutelprocedure HR-ondersteuning/Beheer P-dossiers.

Op kamer 04.060 wordt met vertrouwelijke P stukken omgegaan.

Het is daarom noodzakelijk dat de kamer bij het verlaten afgesloten wordt.

Dit is niet alleen ’s-avonds maar ook op de dag indien geen personen voor een korte of langere duur op de kamer aanwezig zijn.

’s Avonds, bij het beëindigen van de werkzaamheden en het verlaten van de kamer, dient de laatste aanwezige persoon de kasten af te sluiten, de sleutels van de kasten op te bergen in het sleutelkastje in de kamer en de kamer af te sluiten.

De kamersleutel (nr. 45) dient in de beveiligde sleutelkast van de beveiliging te worden opgeborgen (begane grond). Voor de sleutelkast heb je de OCW-toegangspas nodig en bovendien dien je hiervoor geautoriseerd te zijn. Autorisaties voor de sleutelkast gebeurt alleen door de leidinggevende en diens vervanger.

De persoon die de volgende dag als eerste arriveert, haalt de sleutel op uit de beveiligde

sleutelkast.

De sleutel wordt gedurende de dag in het sleutelkastje opgeborgen (op de kamer).

Op genoemde kamer zijn de volgende personen werkzaam:

Dhr. C. Vierling

Mw. S. Imambaks

Bij calamiteiten contact opnemen met de leidinggevende (Concernondersteuning)

Margreet van der Most-Zeilmaker of diens vervanger René Verheijdt.

BIJLAGE 5, TECHNISCHE GEGEVENS SCANNERS EN SOFTWARE

Scanners:

Kodak i620

• Image sensor

: Dual Tricolor Plus CCD

• Interface

: Twain en ISIS

• Ingangstype

: kleur

• Optische resolutie

: 300 dpi

• Output resolutie

:

° 100 t/m 300 dpi (kleur)

  

° 100 t/m 300 dpi (grijswaarden)

  

° 200 t/m 400 dpi (zwart/wit)

  

• Diepte grijsschaal

: 8-bit

• Diepte kleurschaal

: 24-bit

• Documentgrootte

: A8 (min) / A3 (max)

• Opslagcapaciteit

: 500 vel

• Scansnelheid

: 80 pagina’s per minuut tot 320 images per minuut

Fujitsu fi-5750c

• Scannertype

: ADF/Flatbed

• Image sensor

: CCD

• Interface

: SCSI-2

• Ingangstype

: kleur

• Optische resolutie

: 600 dpi

• Diepte grijsschaal

: 10-bit grijswaarden / 8- bit (extern)

• Documentgrootte

: A8 (min) / A3 (max) 200 vel

• Opslagcapaciteit

  

• Scansnelheid

  

• 55 pagina’s p/m A4-staand grijsschaal en 300 dpi

• 55 pagina’s p/m A4-staand kleur en 300 dpi

• 72 pagina’s p/m A4-liggend grijsschaal en 300 dpi

• 72 pagina’s p/m A4-liggend kleur en 300 dpi

• 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand grijsschaal en 300 dpi

• 110 afbeeldingen p/m duplex A4-staand kleur en 300 dpi

De in gebruik zijnde scanners zijn ingesteld op 300dpi.

Scansoftware:

De volgende scansoftware wordt gebruikt:

• Naam

: Kofax Capture

• Versie

: 9.0

• Releasedatum

: 1 Januari 2010

• Leverancier

: KOFAX

• Service Pack

: –

BIJLAGE 6A, FORMAT DOORGEVOERDE WIJZIGINGEN/LOGBOEK ARCHIEFTECHNISCHE FOUTEN

BIJLAGE 6B, FORMAT DOORGEVOERDE WIJZIGINGEN/LOGBOEK INHOUDELIJKE FOUTEN

BIJLAGE 7, PRIORITEITENLIJST

Overzicht Documenten en Prioritering Beheer P-dossiers

Prio 1: spoed ivm doorgaan proces - binnen 2 werkdagen

Prio 2: gemiddelde spoed - binnen 5 werkdagen

Prio 3: geen spoed - 1 maand

Hoofd-proces

Subproces

Aangeleverd door

Wat

Prio

Opmerkingen

1. Verlof

Buitengewoon verlof

HRO+ specialist

Document pensioenpremies en brief

3

Minimale hoeveelheid
 

Ouderschapsverlof

Servicebalie

Evt. Uittreksel GBA of geboortekaartje

3

Gelijk na geboorte nog 2 maanden de tijd?
 

Zwanger-schapsverlof

Servicebalie

Zwangerschaps-verklaring

1

  
 

Registreren bevallings-datum

Servicebalie

Geboortekaartje

1

Relatie met Ouderschapsverlof

2. Decl. Reiskosten

OV-kaart

Vervoerscoördinator

Aanvraagformulier en ontvangstbewijs

3

Piekwerkzaamheden in juni/juli
 

Auto van de Zaak

HRO+

Leasecontract

3

Minimale hoeveelheid

3. Decl. Overige kosten

Declareren overige kosten

HRO Bonnen

Evt. medische verklaring

1

Minimale hoeveelheid

4. Verzuim

Bewaken Wet Poortwachter

Achmea

Werkhervattings-adviezen en evt. meldingsformulier ongeval en verklaring arts

2

1

OI niet digitaal

Minimale hoeveelheid

7. Werving en selectie - Aanstellen

Aanstellen

HRO Frontoffice

Alle stukken indiensttredingsset

1

Gecombineerd met onderstaande
 

Aanstellen

HRO Frontoffice

Kopie uitgaande brief

3

  
   

Servicebalie

Stagiaire ovk en identificatie

1

  

9. Ambtsjubileum

Ambtsjubileum

HRO Backoffice

Kopie uitgaande brief

3

  
 

Arbeidsverleden

Servicebalie

Bewijsstukken arbeidsverleden

2

  

10. Betalen aan derden

Loonbeslag

HRO+ specialist

Loonbeslag en uitgaande brief

1

  

11. Toelagen en inhoudingen

BHV

HRO BHV

Kopie uitgaande brief

3

  

13. Ontslag

Einde dienstverband

HRO Frontoffice

Evt. Verzoek tot ontslag en kopie uitgaande brief

1

  

14. Telewerken

Telewerken

HRO Backoffice

Telewerkcontract

3

Minimale hoeveelheid

16. Verhuiskosten

Aanvragen

HRO Frontoffice

Document met afspraken

2

  

17. Beheren P-gesprekken

Beoordelingsgesprek

HRO Frontoffice

Verslag van gesprek

2

Wel belangrijk
 

Exitgesprek

  

Bij uitdiensttre-ding en ver-plaatsing

2

  

18. Opleidingen

Opleiding registreren

Servicebalie

Certificaten en diploma’s.

3

  
 

Studiefac. Afrekenen

HRO Bonnen

Betaalbewijzen

3

  

22. Bewust belonen

Bewust belonen, incl. Lik-op-stuk

HRO Frontoffice

Gecontroleerde document Bewust belonen overzicht

3

Anonimiseren

23. Treffen orde en disciplinaire maatr.

Alle subprocessen

HRO Frontoffice

Kopie uitgaande brief

1

Minimale hoeveelheid
           

24. Schadevergoeding

Schadevergoeding zonder gerechtelijke uitspraak

HRO Backoffice

Betaalbewijs

3

Minimale hoeveelheid
 

Schadevergoeding met gerechtelijke uitspraak

HRO Bonnen

Bewijslast van gerechtelijke uitspraak

1

Minimale hoeveelheid

26. Regelingen

Spaarloon en Levensloop

Servicebalie

Verklaring/bewijs bank

1

Okt/nov piek

Overige (niet P-Direkt)

          
 

Buitenland-toelagen

IB

Specificatie (loon)kosten

3

  
 

Bezwaar en Beroep

DIV

Corr./processtukken (CAOP, advocaat)

1

Piek bij reorg./taakst.
 

Mutatieformulieren O&M

CO-Adviseur

Wijzigingen arbeidsduur, wijzigen aanstellingsgegevens, Plaatsen in een andere functie, schadevergoeding

1

  
 

P-schouwfor-mulieren

HRO Frontoffice

P-schouwformulier per medewerker

2

Maximale hoeveelheid
 

Vervoersbewijzen

Vervoerscoordinator

Inleverformulieren en ontvangstbrieven

3

Juli/aug. piek
 

Reorganisatiebrieven/ wnw-brieven

HRO Frontoffice/JZ

Kopie uitgaande brief

2

  
 

Vakbonds-contributie

Servicebalie

Brief vakbond

1

  
 

EU-detacheringen

HRO Frontoffice

Overeenkomst

3

  
 

Achmea’s digitaal

    

1

  
 

Achmea’s inspectie (papier)

IvhO

Werkhervattingsadviezen

3

  
 

Loonkosten-specificaties

Backoffice

Specificaties en brief

2

  
 

Functioneringsgesprekverslagen

  

Interdepartemen-tale programma-directie KenI, gepositioneerd bij EZ, met een leidinggevende vanuit EZ

    
 

Verlies vervoersbewijs

  

de processen-verbaal brieven bij verlies van vervoersbewijs

    
 

Ouderschapsverlof

Backoffice

wijziging ingangsdatum ouderschapsverlof - overige bewijsstukken en correspondentie.

    
 

Reiskosten bijzonderheden

Backoffice

Reiskosten opvoeren tijdens gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid

  

WW wordt stopgezet en kan niet opnieuw aangevraagd worden tot dat medew. 100% beter is.

BIJLAGE 8, INSTRUCTIE KWALITEITSCONTROLE

Voordat het scannen plaatsvindt wordt een kwaliteitscontrole uitgevoerd door HR-ondersteuning.

Deze controle beslaat de volgende onderdelen:

  • – leesbaarheid

  • – volledigheid

  • – authenticiteit

  • – kleurstelling

  • – aantal pagina’s

  • – volgorde van de pagina’s

  • – onvolkomenheden, bijvoorbeeld strepen of vouwen

  • – geen lege pagina’s

Vervolgens wordt gecontroleerd leren of de te scannen P-documenten leesbaar zijn en of de batch voorzien is van scanvoorbladen. Voor elk apart stuk moet namelijk een scanvoorblad. Deze specifieke P-scanvoorbladen zijn voorzien van pijlen die de richting aangegeven van hoe de documenten in de invoerla gelegd moeten worden. In een batch te scannen documenten moeten de scanvoorbladen dus allen dezelfde richting uit wijzen.

BIJLAGE 9, INSTRUCTIE SCANNEN DOCUMENTEN

BIJLAGE 10, INSTELLING SCANNERS

Voor het scannen is gekozen om in principe in zwart-wit te scannen op 300 dpi. Indien kleur door de scanners gedetecteerd wordt, zal de betreffende pagina in kleur gescand worden op 300 dpi, resolutie 11,7. Documenten die vallen onder de werking van art. 52 van de AWR worden altijd in kleur gescand op 300 dpi, resolutie 11,7.

Soort

DPI

Kwaliteit

Resolutie Z/W

Resolutie Kleur

Inkomende documenten

300

Kleur, indien gedetecteerd

7,8

11,7

Interne documenten

300

Kleur, indien gedetecteerd

7,8

11,7

Uitgaande documenten

300

Kleur, indien gedetecteerd

7,8

11,7

AWR documenten

300

Kleur, indien gedetecteerd

–

11,7

Documenten bijscannen

300

Kleur, indien gedetecteerd

7,8

11,7

Afbeeldingen

200

  

1,56

–

Afbeeldingen

300

  

–

3,51

QI voor gedrukte teksten in zwart/wit (300×0.039×2)/3= 7,8

Dit is bijna hoge kwaliteit, alles is bijzonder goed leesbaar.

QI voor gedrukte teksten in kleur (300×0.039×2)2= 11,7

Dit is hoge kwaliteit, alles is bijzonder goed leesbaar

QI voor afbeeldingen in kleur (300×0.039×0.3)= 3,51

Dit is een hoge kwaliteit, alle relevante details zijn heel goed zichtbaar.

QI voor afbeeldingen in zwart/wit (200×0.039×0.3)/1,5= 1,56

Dit is een gemiddelde kwaliteit, alle relevante details zijn zichtbaar.

De algemene kwaliteitsinstellingen zijn:

  • − 300 dpi;

  • − JPEG quality - 82 (op schaal van 1 tot 100);

  • − Double sided scanning;

  • − true color;

  • − OCR quality - High.

De Virtual Rescan instellingen zijn:

  • − Clarity (helderheid);

  • − Brightness 50%;

  • − Contrast 50%.

De Noise (ruis) instellingen zijn:

  • – Line filter (negeert dunne lijntjes) - Laag;

  • – Speckle Removal Filter (negeert kleine puntjes) - Zeer laag.

De Skew (uitlijnen) instellingen zijn:

  • – Deskew (rechtzetten) - aan;

  • – Auto Crop (zoekt de grenzen van de pagina en past de scan hierop aan) - aan;

  • – Edge cleanup (haalt eventuele zwarte randen van de scan af) - aan;

  • – Auto orientation (automatische pagina orientatie herkenning) - aan;

  • – Fine Angle Adjustment (een, van te voren in te stellen, automatische afwijking van de scanhoek) - uit.

De Color (kleur) instellingen zijn:

  • – Enable detection (kleurherkenning) - 79 (op schaal van 100);

  • – Detect small color areas (herkenning van kleine vlakken kleur - aan (op 59 op schaal van 100).

De Background (achtergrond)instellingen zijn;

  • – Enable smoothing (sta regulering toe) - aan;

  • – Background color (standaard achtergrondkleur) - Automatisch;

  • – Background Color Sensitivity (gevoeligheid van de achtergrondkleuren) - 59 (op schaal van 100).

De Blank Page (blanco pagina) instellingen zijn:

  • – Enable Deletion (verwijderen toestaan) - aan;

  • – Content Sensitivity (gevoeligheid op aanwezige content) - 55 (op schaal van 100).

BIJLAGE 11, INSTRUCTIE SCANCONTROLE

De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. De voorbeelden van de gescande pagina’s worden in de scanapplicatie zichtbaar aan de linkerkant van het scherm. De controle is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document). Er wordt gecontroleerd of:

  • • alle pagina’s zijn gescand;

  • • geen lege pagina’s zijn gescand;

  • • alle pagina’s recht zijn gescand;

  • • alle pagina’s volledig zijn gescand;

  • • alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen).

Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan kan als volgt worden gehandeld:

  • • Als er lege pagina’s zijn kunnen die verwijderd worden door de betreffende pagina te selecteren en met een rechtermuisklik een menutje naar voren te halen en op Delete Page te klikken.

  • • Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden door de betreffende pagina in de invoerla te leggen en in de scanapplicatie op de juiste plaats in het document op de rechtermuis te klikken en in het menutje op Insert te klikken. De pagina zal dan op de juiste plaats in het document verschijnen.

  • • Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.

Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.

De kwaliteit van de scans wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). De QI wordt uitgewerkt in een formule, die verschillend is voor kleur en voor zwart-wit en of het tekst of afbeeldingen betreft.

Tekst

Voor gedrukte teksten in zwart-wit: QI = (dpi × 0.039 × h)/3

Voor gedrukte teksten in kleur: QI = (dpi × 0,039 × h)/2

De letter ‘h’ staat hierin voor de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm. Deze hoogte is afhankelijk van het lettertype. Bij een standaard lettergrootte (corps) van 12 punten is dit ongeveer 2 mm. De voorgeschreven resultaten worden onderverdeeld in drie groepen:

  • – QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar);

  • – QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar);

  • – QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar).

Afbeeldingen (o.a. tekeningen)

Voor afbeeldingen zwart-wit: QI = (dpi × 0.039 x w)/1,5

Voor afbeeldingen in kleur: QI = (300×0.039 × 0.3)= 3,51

De letter ‘w’ staat hierin voor de waarde in breedte in mm, waarbij het kleinste detail in de scans nog zichtbaar is. De resultaten zijn:

  • – QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar);

  • – QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar);

  • – QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)

BIJLAGE 12, TOEVOEGEN VAN DE METADATA

 

Metagegevens invoeren (indexeren) in de HIC module 3.0

Metagegevens controleren in de HIC module 3.0

De velden met een sterretje ervoor zijn verplichte velden.

Door op tab te klikken ga je van het ene veld in het andere veld

    

I

Metagegevens

Resultaat

    
   

Medewerkerscode (telt 9 cijfers). Als je de medewerkercode hebt, vul deze dan in. klik op tab of een klik met je linkermuis

Geboortenaam

Geboortedatum

Afdelingscode is ingevuld.

    
   

Categoriecode

Vul de categoriecode in.

klik op tab of klik met je linkermuis

De categorienaam is ingevuld

    
   

Documentnaam

Vult het systeem in. (....pdf.)

      
   

Documentnaam

Vul de datum van het document in (zie kalender). Documentdatum is de datum van uitgaande brief. Indien geen uitgaande brief, gebruik de datum van ondertekening document zo niet de scan datum.

Klik

Je gekozen datum is ingevuld.

    
   

Auteur

(De auteur is de persoon die de uitgaande brief heeft gemaakt.

indien geen brief aanwezig dan de afzender van de ingekomen brief zoniet dan de aanvrager).

Klik of tab verder

de ingevoerde naam verschijnt.

    
   

Aangemaakt door

Vul hier je user id in v.b.0201ima

Klik met je rechtermuis

Je user id is ingevuld

    
   

Kenmerk

Vul het registratiekenmerk of ken-merken in wat op de uitgaande brief of brieven staat vermeld nadat je Kenmerk hebt gewist.

Let op: In het invul veld staat Kenmerk,

Indien geen kenmerk, tab gewoon verder.

Klik of tab

Het registratie-kenmerk(en) is/zijn ingevuld

    
         

I

Metagegevens

Resultaat

    
   

Gegevensdrager

Vult het systeem in

      
   

Afhandelingsdatum

Zie kalender, kies de juiste datum. (Bijv, de datum van de brief, maar er zijn veel uitzonderingen. (zie bijlage)

Let op: Afhandelingsdatum is niet verplicht voor alle stukken, maar wij voeren dat wel bij alle stukken in.

De datum is ingevuld

    
   

Controleren in de HIC Module door de controleur

      
   

De Controleur, moet de stukken

Van de indexeur heel correct nakijken, alles wat hij niet goed

Vindt, stuurt hij terug naar de Indexeur met een notitie, waarom hij/zij het niet goedkeurd.

Klik op indexeren.

Het Stuk komt terug in de index.

    
   

De Indexeur wijzigt de metagegevens en stuurt het Retour naar de Controleur

Door te klikken op Controle

Het stuk zit weer in de Controle

    
   

De Controleur keurt de stukken

Goed als de metagegevens goed

Zijn ingevuld, door te klikken op goedkeuren.

De stukken verdwijnen uit

De HIC en zitten dus in de dossiers.

    

BIJLAGE 13, INSTRUCTIE VERNIETIGING DAGDOZEN

Er zijn 2 soorten dagdozen. De zogenaamde reguliere dagdozen en de dagdozen waarin juridische documenten zijn opgeslagen. De gewone dagdozen worden een maand na scanning vernietigd. De juridische dagdozen worden, na afstemming met juristen van OCW, 1 jaar na scanning vernietigd. Valt een scandatum op de dag van vernietiging in het weekend of op een feestdag, dan vindt vernietiging plaats op de eerstvolgende werkdag.

Instructie vernietiging reguliere dagdozen

De vernietiging van reguliere dagdozen bestaat uit onderstaande stappen

  • 1. Selecteer aan de hand van de datum de te vernietigen dagdoos / dagdozen;

  • 2. Verstrek opdracht aan Doc-Direkt om de onderstaande werkzaamheden uit te voeren:

    • 1. Dagdozen uit de stelling halen

    • 2. Inhoud van de dagdozen in de vernietigingscontainer deponeren

    • 3. Container af laten voeren.

Instructie vernietiging juridische dagdozen

De vernietiging van juridische dagdozen bestaat uit onderstaande stappen

  • 1. Selecteer aan de hand van de datum de te vernietigen dagdozen;

  • 2. Stel een notitie ter afstemming voor de juristen op;

  • 3. Leg de notitie voor akkoord voor aan de juristen;

  • 4. Verstrek, na verkregen akkoord, opdracht aan Doc-Direkt om de onderstaande werkzaamheden uit te voeren:

    • 1. Dagdozen uit de stelling halen

    • 2. Inhoud van de dagdozen in de vernietigingscontainer deponeren;

    • 3. Container af laten voeren.

BIJLAGE 14, SUBSTITUTIEPROOF VERKLARING AUDITDIENST OCW

X Noot
1

In de nabije toekomst kan dit veranderen. P-Direkt stelt momenteel in opdracht van de Contracthoudersraad een voorstel op, welke onderdelen van een (digitaal) P-dossier (automatisch) naar een ander ministerie gekopieerd kunnen worden met een daarbij behorende procedure.

Naar boven