Regeling rekening-courant griffierechten 2014

7 januari 2014

De inning van griffierecht is medio 2012 gecentraliseerd en wordt sindsdien uitgevoerd door het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (hierna: LDCR) te Utrecht. Het voornemen om eind 2012 de afzonderlijke (arrondissementaal ingerichte) administraties voor de inning van griffierecht samen te voegen tot één administratie in een nieuw financieel informatiesysteem is voorlopig uitgesteld. Hierdoor is ook de beoogde Landelijke regeling rekening-courant griffierechten (zie de Staatscourant van 8 december 2011, nr. 22131) voorlopig uitgesteld. In afwachting van deze landelijke regeling heeft de Rechtspraak in het huidige boekhoudsysteem een tijdelijke voorziening getroffen. Hierdoor is het mogelijk om één rekening-courant voor meerdere gerechten (arrondissementen) overeen te komen. Als gevolg daarvan vervallen de huidige lokale rekening-courantovereenkomsten en komt daarvoor in de plaats de Regeling rekening-courant griffierechten 2014. Deze (tijdelijke) regeling treedt binnenkort, op een nader te bepalen tijdstip in werking. In afwachting van deze tijdelijke regeling dragen de gerechten per 1 februari 2014 de huidige lokale rekening-courantovereenkomsten met alle rechten en plichten over aan het LDCR te Utrecht.

Voor vragen of aanmelding kunt u terecht bij de Vraagafhandeling van de afdeling Financiën van het LDCR: tel. 088 3611001 (8.30 – 17.00 uur) of financiën.ldcr@rechtspraak.nl

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Griffierecht:

het op grond van de Wet griffierechten burgerlijke zaken, de Algemene wet bestuursrecht, de Beroepswet, de Algemene wet inzake rijksbelastingen en het Besluit tarieven in strafzaken door de griffier geheven recht.

b. Rekening-courant:

de door het LDCR bijgehouden lopende rekening waarop een deelnemer voorschotten stort en het LDCR de door de deelnemer of diens cliënten verschuldigde griffierechten afschrijft. Het LDCR voert de taken met betrekking tot de rekening-courant uit namens de griffier van de gerechten.

c. Deelnemer:

de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die met het LDCR of het gerecht een rekening-courantverhouding voor geheven en te heffen griffierechten is aangegaan.

Artikel 2

• 1. Een verzoek tot het openen, wijzigen of opheffen van een rekening-courant voor in rekening te brengen griffierechten wordt ingediend bij het LDCR.

• 2. Inwilliging van het verzoek geschiedt schriftelijk of per e-mail. Hierbij wordt aangegeven dat op de aldus tot stand gekomen overeenkomst deze regeling van toepassing is en op welke datum de rekening-courantverhouding aanvangt en voor welke gerechten.

• 3. Beëindiging van en mutaties met betrekking tot de rekening-courant worden door de deelnemer binnen twee weken doorgegeven aan het LDCR.

Artikel 3

• 1. Het LDCR stelt gedurende de looptijd van de rekening-courant aan het begin van iedere maand de hoogte van het te betalen voorschot voor die maand vast. De vaststelling vindt plaats op basis van de gerealiseerde omzet van de deelnemer gedurende de afgelopen periode van maximaal twaalf maanden.

• 2. Gelijktijdig met het vaststellen van het voorschot voor de nieuwe maand stelt het LDCR het eindsaldo van de afgelopen maand vast.

Artikel 4

• 1. Na vaststelling van het voorschot stuurt het LDCR aan de deelnemer een overzicht en een factuur.

  • a. Het overzicht vermeldt gespecificeerd alle mutaties van de afgelopen maand: het totaal van de verschuldigde griffierechten, eventuele correcties, de hoogte van het nieuwe voorschot, het eindsaldo en het bedrag van de eindafrekening. Per zaak wordt vermeld de datum van de verschuldigdheid van het griffierecht, het zaaksnummer van het gerecht, de naam van het gerecht, de naam van de cliënt en het zaakskenmerk of de naam van de rechtsbijstandverlener.

  • b. De factuur vermeldt het bedrag van de eindafrekening van de afgelopen maand, het bedrag van het voorschot voor de nieuwe maand en het te betalen saldo van deze twee bedragen.

• 2. Op een bezwaar van de deelnemer betreffende de facturering wordt binnen drie weken inhoudelijk gereageerd. Als het gerecht aanleiding ziet om naar aanleiding van het bezwaar het geheven bedrag aan te passen, wordt dit bij de eerstvolgende factuur of, uiterlijk, bij de facturering over de daarop volgende maand verwerkt. Het bezwaar van de deelnemer heeft geen opschortende werking.

Artikel 5

• 1. Uiterlijk eenentwintig dagen na de factuurdatum dient het verschuldigde bedrag te zijn bijgeschreven op de daartoe aangegeven bankrekening van het LDCR. Volgt uiteindelijk geen betaling dan kan de griffier een dwangbevel uitvaardigen.

• 2. Een overschot aan het einde van de maand wordt overgeboekt naar de nieuwe maand.

• 3. Over de op de rekening-courant uitstaande gelden wordt geen rente vergoed.

Artikel 6

• 1. Het LDCR kan in het geval dat de deelnemer vaker dan één keer een verschuldigd bedrag niet binnen eenentwintig dagen na de facturering heeft betaald, een dwangbevel is uitgevaardigd of gedurende een jaar geen nieuw griffierecht is verschuldigd, de rekening-courantverhouding met de deelnemer beëindigen. Het op dat moment verschuldigde bedrag is direct opeisbaar.

• 2. De rekening-courantverhouding met de deelnemer wordt beëindigd wanneer deze surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard. Het op dat moment verschuldigde bedrag is direct opeisbaar.

Artikel 7

Het door een deelnemer of degenen voor wie hij als procesvertegenwoordiger optreedt, verschuldigde griffierecht wordt beschouwd als, onmiddellijk nadat dit recht verschuldigd is, te zijn betaald.

Artikel 8

Deze regeling treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip en wordt aangehaald als: Regeling rekening-courant griffierechten 2014.

De regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Aldus vastgesteld op 7 januari 2014

TOELICHTING OP DE REGELING REKENING-COURANT GRIFFIERECHTEN 2014

Algemeen

De grondslag voor heffing en inning van griffierecht is in de regel de Wet griffierechten burgerlijke zaken (Wgbz) voor de civiele zaken en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voor de bestuurszaken. De Wgbz en de Awb gaan uit van het principe van betalen van het griffierecht ‘aan de poort’, binnen een termijn van vier weken vanaf de indiening of eerste uitroeping van de zaak of de verzending van de griffierechtnota (en soms zelfs een termijn van twee weken). Dit vereist een snelle verwerking en een goede en snelle communicatie tussen de betreffende partijen als het gaat om heffing, inning, betaling en ontvangst van griffierecht. Een rekening-courantvoorziening maakt dit alles een stuk eenvoudiger.

Een goed functionerende rekening-courantvoorziening heeft als voordeel dat zaken direct in behandeling kunnen worden genomen, doorlooptijden worden verkort en administratieve lasten verminderen voor zowel deelnemers als gerechten.

De Rechtspraak heeft de inning van griffierechten gecentraliseerd en vanaf 2012 wordt de inning uitgevoerd door het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak te Utrecht (LDCR). Dit maakt het mogelijk om de administraties van griffierechtinning bij de gerechten samen te voegen tot een landelijke administratie. Deze samenvoeging was voorzien gelijktijdig met de invoering van een nieuw boekhoudsysteem. In dat boekhoudsysteem zou ook een nieuwe opzet voor de rekening-courant griffierecht (hierna: RC) worden geïntroduceerd. Zo zou de nieuwe RC-voorziening een volledig landelijke werking krijgen, waarmee de deelnemer één RC heeft voor alle gerechten in Nederland en zou een einde komen aan de situatie dat per gerecht (per arrondissementale RC) een eigen beleid gevoerd wordt inzake het beheer van de RC. Ook was voorzien in een enigszins aangepaste berekeningswijze van het voorschot. De invoering van het nieuwe boekhoudsysteem – en daarmee de werking van de nieuwe opzet voor de RC – is echter uitgesteld tot een later moment in 2014.

Landelijke concentratie van de griffierechtinning draagt ook bij aan uniformiteit en dat kan leiden of hebben geleid tot een andere werkwijze bij het LDCR dan de deelnemer gewend was. In overeenstemming hiermee worden de bestaande lokale rekening-courantovereenkomsten per 1 februari 2014 overgedragen aan het LDCR. De hieruit voorvloeiende rechten en verplichtingen ten opzichte van de (voormalig) deelnemer zullen vanaf deze datum gedragen worden door het LDCR. Met vragen kunt u contact opnemen met de Vraagafhandeling van de afdeling Financiën van het LDCR: tel. 088 3611001 (8.30 – 17.00 uur) of financiën.ldcr@rechtspraak.nl

In afwachting van het nieuwe boekhoudsysteem heeft de Rechtspraak het met behulp van het huidige boekhoudsysteem mogelijk gemaakt een rekening-courantvoorziening te ontwikkelen voor meerdere gerechten. Heeft een deelnemer bij meer dan één gerecht (of arrondissement) een RC, dan worden alle griffierechtmutaties met betrekking tot die gerechten waar een RC mee is overeengekomen door middel van één RC in rekening gebracht. De deelnemer ontvangt maandelijks één RC-overzicht en -afrekening (en daarnaast een losse griffierechtnota per zaak voor de gerechten waar geen RC mee is afgesloten). De functionaliteit van het huidige boekhoudsysteem, waaronder de berekeningswijze van het voorschot, zal daarmee niet wijzigen en niet aangepast worden aan de beoogde toekomstige RC-regeling zoals in 2011 gepubliceerd in de Staatscourant.

De datum waarop deze nieuwe RC-voorziening ingaat staat thans nog niet vast, maar de streefdatum is 1 maart 2014.

Afwikkeling bestaande RC, opening nieuwe RC

Alle bestaande RC’en worden daags voor de ingangsdatum van de nieuwe RC-voorziening beëindigd (automatisch) en vervolgens afgerekend. Bij die afwikkeling vindt geen voorschotberekening voor de nieuwe maand plaats. Als het eindsaldo een overschot is dan wordt dat bedrag door het LDCR terugbetaald aan betrokkene. In het andere geval betaalt betrokkene de afrekening aan het LDCR (na ontvangst van de eindafrekening).

Voor iedereen die daags voor de ingangsdatum van de nieuwe RC een RC heeft maakt het LDCR automatisch een nieuwe RC met landelijke werking aan. Deze nieuwe RC is van toepassing op de arrondissementen waar betrokkene op dat moment een RC mee overeengekomen is. De deelnemer die deze RC ook voor andere arrondissementen wil laten functioneren kan dat aanvragen bij (de Vraagafhandeling van) het LDCR.

De deelnemer start de nieuwe RC met een nulsaldo. Hij betaalt geen voorschot voor de eerste maand van deelname. Na afloop van de eerste maand ontvangt de deelnemer een maandoverzicht plus een factuur. Het factuurbedrag bestaat uit een voorschot voor de nieuwe maand, verhoogd met het eindsaldo van de afgesloten maand. Omdat over die eerste maand geen voorschot is betaald zal het eindsaldo en dus ook het te betalen bedrag hoog zijn (ongeveer een dubbele maand). Dit is echter eenmalig want de maanden daarna zullen weer op de gebruikelijke wijze verlopen.

Artikelsgewijs

Artikelen 1 en 2

Personen en instanties die regelmatig griffierecht verschuldigd zijn kunnen het LDCR te Utrecht verzoeken een RC te openen. De belangrijkste doelgroepen zijn professionele rechtshulpverleners en procesvertegenwoordigers.

De Rechtspraak heeft de inning van de griffierechten en het beheer van de RC-voorziening opgedragen aan het LDCR. De directeur van het LDCR is bevoegd in deze om te handelen in naam van (de griffier van) het gerecht. Verzoeken om een RC te openen, wijzigingen of opheffen met betrekking tot een bestaande RC worden dan ook gericht aan en behandeld door het LDCR, bij de Vraagafhandeling van de afdeling Financiën: tel. 088 3611001 (8.30 – 17.00 uur) of financiën.ldcr@rechtspraak.nl. Indien een aanvraag voor deelname aan de RC op een gerecht wordt ontvangen, dan wordt die aanvraag door het gerecht doorgestuurd naar het LDCR.

Nadat het verzoek tot het openen door het LDCR is ontvangen wordt de ontvangst bevestigd bij de aanvrager. Zodra alle informatie verstrekt en voorhanden is en akkoord is bevonden, beslist het LDCR omtrent de aanvraag binnen drie werkdagen. De deelnemer wordt schriftelijk of per e-mailbericht door het LDCR geïnformeerd. De deelnemer wordt geacht kennis te hebben genomen van de voorwaarden en uitgangspunten inzake de RC. Bij een positieve beslissing wordt een RC aangemaakt.

De RC kent twee mogelijkheden: de zogenaamde kantoor-RC en de individuele RC. Een kantoor-RC kan meerdere individuele RC’s bevatten.

Indien men aan een al bestaande kantoor-RC wil deelnemen dan wordt ook daartoe een verzoek bij het LDCR ingediend.

Een acceptatievoorwaarde voor deelname aan de Regeling rekening-courant griffierechten 2014 is dat er sprake moet zijn van een regelmatige verschuldigdheid van griffierecht en dat de deelnemer (een kantoor of een individuele deelnemer) in beginsel ten minste -gemiddeld- vijf griffierechtvorderingen per maand in rekening gebracht moet krijgen.

Een andere voorwaarde is dat de aanvrager staat ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. De aanvrager overlegt daartoe, al dan niet op verzoek, een bewijs van inschrijving. Voor een advocaat geldt de voorwaarde dat hij/zij ingeschreven staat in BAR/LAT.

De RC is van toepassing op alle gerechten (rechtbanken, gerechtshoven en bijzondere colleges van de Rechtspraak en op de Hoge Raad) binnen de arrondissementen waar de RC voor is aangevraagd en overeengekomen. Met arrondissementen worden bedoeld de rechtsgebieden van voor 1 januari 2013 (derhalve van voor de herziening van de gerechtelijke kaart).

De gerechten worden door het LDCR terstond geïnformeerd over de deelname of wijziging.

In de primaire processystemen (bronadministraties) van de Rechtspraak wordt rekening gehouden met deelname.

Op de RC worden alle door de gerechten in rekening gebrachte griffierechtvorderingen bijgehouden alsmede de bijschrijvingen en eventuele correcties. De RC wordt alleen voor de verrekening van griffierechten gebruikt en niet voor andere kosten of verrekeningen.

De gerechten zijn verantwoordelijk voor het tijdig heffen van griffierecht en eventueel corrigeren van geheven griffierecht en, in verband met verantwoording in de financiële administratie en inning, voor het tijdig aanleveren van dergelijke posten aan het LDCR.

Relevante wijzigingen met betrekking tot de RC of de RC-deelnemer, zoals adres- of kantoorwijzigingen, beëindiging enz. worden door de deelnemer binnen twee weken doorgegeven aan het LDCR. Dit geschiedt schriftelijk of per e-mail.

De deelnemer die van kantoor wijzigt is zelf verantwoordelijk voor de interne afwikkeling en onderlinge verrekening van de (kantoor-)RC.

Artikelen 3, 4 en 5

Op basis van de omzet (voortschrijdend gemiddelde) gedurende de afgelopen periode van maximaal twaalf maanden wordt door het LDCR aan het begin van iedere maand een voorschot berekend en in rekening gebracht voor de nieuwe maand. Gelijktijdig wordt het eindsaldo van de afgelopen maand afgerekend. Het voorschot dient ter dekking van de (vermoedelijk) verschuldigde griffierechten in de nieuwe maand. Het eindsaldo dient ter afrekening van de afgelopen maand. Indien het eindsaldo van de afgelopen maand een overschot betreft, dan wordt dat bedrag van het overschot automatisch overgeboekt naar de nieuwe maand.

Voor nieuwe deelnemers waar nog geen sprake is van een historie van de omzet wordt voor de maand waarin de deelname start geen voorschot in rekening gebracht. Deze deelnemer ontvangt aan het begin van de volgende maand de betreffende factuur inclusief overzicht.

De deelnemer ontvangt maandelijks een gespecificeerd RC-overzicht en een factuur. Van het overzicht mag worden verwacht dat het begrijpelijk en overzichtelijk is. Het bevat de individuele boekingen en het te betalen bedrag. Het te betalen bedrag wordt ook wel het gesaldeerde voorschot genoemd en bestaat uit het voorschotbedrag voor de nieuwe maand en het eindsaldo van de afgelopen maand.

Per zaak wordt aangegeven op welke datum het griffierecht was verschuldigd en worden het zaaksnummer van het gerecht, de naam van de betrokken cliënt en – indien van toepassing – het zaakskenmerk van de rechtsbijstandverlener of de naam van de betrokken rechtshulpverlener vermeld. Dit zaakskenmerk van de rechtsbijstandverlener mag niet langer zijn dan 20 posities en bestaat bij voorkeur uit een combinatie van cijfers en letters. Het zelf toegekende zaakskenmerk zal voor de deelnemer de ingang zijn voor de herkenning van de op het RC-overzicht geboekte post.

Uit het RC-overzicht blijkt bovendien welk gerecht het griffierecht geheven heeft.

Indien er sprake is van een kantoor-RC met meerdere deelnemers dan ontvangt het kantoor één (totaal)overzicht met factuur voor alle betreffende deelnemers. Ook dit overzicht vermeldt per zaak de naam van de betrokken rechtshulpverlener of het door de rechtshulpverlener zelf toegekende zaakskenmerk.

Indien een deelnemer melding maakt van een vermeende fout (een administratieve vergissing) in het overzicht of de factuur of daarover vragen heeft wordt hierop binnen drie weken inhoudelijk gereageerd. Een dergelijke melding wordt door de deelnemer ingediend bij (de Vraagafhandeling van) het LDCR. De melding of het bezwaar brengt niet mee dat de werking van de heffing of facturering waartegen bezwaar is gemaakt automatisch is opgeschort. Op het factuurbedrag kunnen geen wijzigingen worden aangebracht.

Als de melding leidt tot een aanpassing van de facturering wordt de correctieboeking op het eerstvolgende en anders daarna volgende RC-overzicht en de daarbij behorende factuur gemeld. Door een snelle correctie wordt zoveel mogelijk voorkomen dat foutieve vorderingen ten onrechte de maandomzet verhogen en daardoor gevolgen hebben voor de voorschotbedragen.

Ook voor vragen over de heffing van griffierecht, over de facturering of betaling wordt contact opgenomen met het LDCR.

Degene die het griffierecht heeft betaald, kan gedurende een maand na die betaling tegen de beslissing van de griffier tot heffing van het griffierecht bij verzoekschrift in verzet komen bij het gerecht waaraan het griffierecht of de voorschotten werden betaald (artikel 29 lid 1 Wgbz).

Te rekenen vanaf de factuur- of notadatum dient het door de deelnemer verschuldigde bedrag (het gesaldeerde voorschot) binnen 21 dagen te zijn bijgeschreven op de aangegeven bankrekening van de Rechtspraak. In de praktijk betekent dit dat het bedrag vóór het einde van de nieuwe maand is bijgeschreven op de bankrekening. De RC is gebaseerd op het principe van voorschotbetaling en daar past een dergelijke (maximale) betalingstermijn bij. Bij niet-betalen of niet tijdig betalen kan de griffier besluiten een dwangbevel uit te vaardigen.

De bankrekening van de Rechtspraak voor de RC-betalingen is: Rekening courant LDCR NL08 RBOS 0569 9912 85

Artikelen 6 en 7

Omdat de RC gebaseerd is op het principe van voorschotbetaling, wordt het van de deelnemer geheven griffierecht als onmiddellijk betaald beschouwd en kunnen de betreffende zaken gelijk in behandeling worden genomen. Voorwaarde is dat de deelnemer zich houdt aan de betalingscondities. Het LDCR houdt dit laatste nauwlettend in de gaten, signaleert problemen en informeert het management, het gerecht en andere betrokkenen daarover. Indien geconstateerd wordt dat de deelnemer niet aan de voorwaarden voldoet dan kan de RC (onmiddellijk) eenzijdig beëindigd worden.

Als betaling van het verschuldigde bedrag twee opeenvolgende maanden uitblijft dan blokkeert het LDCR de RC. Vanaf dat moment worden de verschuldigde griffierechten door middel van een losse nota per zaak in rekening gebracht. Een aanvraag om de RC opnieuw actief te maken wordt door het LDCR pas in behandeling genomen nadat het openstaande bedrag in RC volledig is afgerekend.

Bij de contacten tussen het LDCR en de (voormalige) deelnemer over openstaande bedragen en andere problemen inzake de RC hebben het gerecht, de deken en dergelijke in beginsel geen specifieke rol, tenzij het LDCR daar nadrukkelijk om verzoekt.

Bij beëindiging van de RC wordt het nog openstaande bedrag direct opeisbaar. Indien de voormalige deelnemer dit bedrag niet betaalt, zal invordering worden afgedwongen. Overeenkomstig artikel 30 lid 1 Wgbz vaardigt de griffier een dwangbevel uit. Na uitvoerbaar verklaring door de rechter levert dit een executoriale titel op, die met toepassing van de voorschriften van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, indien tenminste een maand na de betekening is verstreken, kan worden tenuitvoergelegd. Gedurende een maand na de betekening van het dwangbevel kan de schuldenaar bij het betrokken gerecht, rechtdoende in burgerlijke zaken, daartegen bij verzoekschrift in verzet komen.

Ook omdat deelname aan de RC-voorziening gelijk staat aan griffierecht betaald, is het van belang bij de heffing en de inning van het griffierecht dat de gerechten en het LDCR op ieder moment beschikken over actuele en juiste informatie over deelname aan de RC of de beëindiging daarvan.

De RC gaat in op de door het LDCR aangegeven datum. Op die datum beschikken ook alle gerechten over de benodigde informatie. Dit geldt ook voor de beëindiging van de RC. Het LDCR informeert de deelnemer en de gerechten over de datum waarop de RC beëindigd is. De voormalig deelnemer ontvangt het overzicht na afloop van die maand.