Landelijke regeling rekening-courant griffierechten

28 november 2011

De Rechtspraak heeft besloten de inning van griffierechten te centraliseren en deze uit te laten voeren door het Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak (hierna: LDCR). Het gevolg van dit besluit is dat de lokale rekening-courantovereenkomsten met de gerechten komen te vervallen en dat daarvoor deze landelijke rekening-courant overeenkomst in de plaats komt. De invoering zal in de loop van 2012 plaatsvinden.

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Griffierecht:

het op grond van de Wet griffierechten burgerlijke zaken, de Algemene wet bestuursrecht, de Beroepswet, de Algemene wet inzake rijksbelastingen en het Besluit tarieven in strafzaken door de griffier geheven recht.

b. Rekening-courant:

de door het LDCR bijgehouden lopende rekening waarop een deelnemer voorschotten stort en het LDCR de door de deelnemer of diens cliënten verschuldigde griffierechten afschrijft. Het LDCR voert de taken met betrekking tot de rekening-courant uit namens de griffier van de gerechten.

c. Deelnemer:

de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die met het LDCR een rekening-courantverhouding voor geheven en te heffen griffierechten is aangegaan.

Artikel 2

• 1. Een verzoek tot het openen, wijzigen of opheffen van een rekening-courant voor in rekening te brengen griffierechten geschiedt via een internetsite van de Rechtspraak.

• 2. Inwilliging van het verzoek geschiedt schriftelijk of per e-mail. Hierbij wordt aangegeven dat op de aldus tot stand gekomen overeenkomst deze regeling van toepassing is en op welke datum de rekening-courantverhouding aanvangt.

• 3. Mutaties met betrekking tot de rekening-courant worden door de deelnemer binnen twee weken doorgegeven aan het LDCR.

Artikel 3

• 1. Het LDCR stelt gedurende de looptijd van de rekening-courant aan het begin van iedere maand de hoogte van het te betalen voorschot voor die maand vast. De vaststelling vindt plaats op basis van de gerealiseerde omzet van de deelnemer gedurende de afgelopen periode van maximaal twaalf maanden. Na uitsluiting van de maand met de hoogste en de maand met de laagste omzet, wordt van de resterende maanden de gemiddelde omzet berekend. Vervolgens wordt de hoogte van het voorschot bepaald op twee derde deel van dat bedrag.

• 2. Voor een nieuwe rekening-courant wordt de eerste vier maanden een andere methode van voorschotberekening toegepast. Voor de eerste maand wordt geen voorschot in rekening gebracht. Voor de daarop volgende drie maanden wordt als voorschot in rekening gebracht twee derde deel van de omzet van de voorgaande maand. Met ingang van de vijfde maand wordt de in het eerste lid genoemde wijze van berekening toegepast.

Artikel 4

• 1. Na vaststelling van het voorschot stuurt het LDCR aan de deelnemer een overzicht en een factuur.

  • a. Het overzicht vermeldt gespecificeerd alle mutaties van de afgelopen maand: het totaal van de verschuldigde griffierechten, eventuele correcties, de hoogte van het nieuwe voorschot, het eindsaldo en het bedrag van de eindafrekening. Per zaak wordt vermeld de datum van de verschuldigdheid van het griffierecht, het zaaksnummer van het gerecht, de naam van de cliënt en het zaakskenmerk of de naam van de rechtsbijstandverlener.

  • b. De factuur vermeldt het bedrag van de eindafrekening van de afgelopen maand, het bedrag van het voorschot voor de nieuwe maand en het te betalen saldo van deze twee bedragen.

• 2. Op een bezwaar van de deelnemer betreffende de facturering wordt binnen drie weken inhoudelijk gereageerd. Als het gerecht aanleiding ziet om naar aanleiding van het bezwaar het geheven bedrag aan te passen, wordt dit bij de eerstvolgende factuur of, uiterlijk, bij de facturering over de daarop volgende maand verwerkt. Het bezwaar van de deelnemer heeft geen opschortende werking.

Artikel 5

• 1. Uiterlijk eenentwintig dagen na de factuurdatum dient het verschuldigde bedrag te zijn bijgeschreven op de daartoe aangegeven bankrekening van het LDCR. Volgt uiteindelijk geen betaling dan kan de griffier van het gerecht dat het griffierecht heeft geheven een dwangbevel uitvaardigen.

• 2. Als het eindsaldo van een maand hoger is dan het berekende voorschot voor de nieuwe maand, dan wordt het verschil onmiddellijk gerestitueerd.

• 3. Over de op de rekening-courant uitstaande gelden wordt geen rente vergoed.

Artikel 6

• 1. Het LDCR kan in het geval dat de deelnemer vaker dan één keer een verschuldigd bedrag niet binnen eenentwintig dagen na de facturering heeft betaald, een dwangbevel is uitgevaardigd of gedurende een jaar geen nieuw griffierecht is verschuldigd, de rekening-courantverhouding met de deelnemer beëindigen. Het op dat moment verschuldigde bedrag is direct opeisbaar.

• 2. De rekening-courantverhouding met de deelnemer wordt beëindigd wanneer deze surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard. Het op dat moment verschuldigde bedrag is direct opeisbaar.

Artikel 7

Het door een deelnemer of degenen voor wie hij als procesvertegenwoordiger optreedt, verschuldigde griffierecht wordt beschouwd als, onmiddellijk nadat dit recht verschuldigd is, te zijn betaald.

Artikel 8

Deze regeling treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip en wordt aangehaald als: Landelijke regeling rekening-courant griffierechten.

De regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Aldus vastgesteld op 28 november 2011

TOELICHTING

Algemeen

De grondslag voor heffing en inning van griffierecht is in de regel de Wet griffierechten burgerlijke zaken (Wgbz) voor de civiele zaken en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voor de bestuurszaken. Zowel de Wgbz als de Awb gaan uit van het principe van betalen van het griffierecht ‘aan de poort’, binnen een termijn van vier weken vanaf de indiening of eerste uitroeping van de zaak (en soms zelfs een termijn van twee weken). Dit vereist een snelle verwerking en een goede en snelle communicatie tussen de betreffende partijen als het gaat om heffing, inning, betaling en ontvangst van griffierecht. Een rekening-courantvoorziening maakt dit alles een stuk eenvoudiger.

De Rechtspraak heeft besloten de inning van griffierechten te centraliseren en deze vanaf 2012 uit te laten voeren door het Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak (hierna: LDCR). Dit maakt het mogelijk om de administraties van griffierechtinning bij de gerechten samen te voegen tot een landelijke administratie.

Met de invoering van een landelijk uniforme regeling rekening-courant griffierechten komt een einde aan de situatie dat ieder gerecht een eigen beleid voert ten aanzien van het beheer van de rekening-courant griffierechten (hierna: RC). Landelijke concentratie van de administratie van griffierechtinning bij het LDCR draagt eveneens bij aan uniformiteit en daardoor is het ook mogelijk dat de RC-voorziening een landelijke werking krijgt (de deelnemer heeft één RC voor alle gerechten of colleges in Nederland). Met deze landelijk geldende werkwijze wordt beoogd duidelijkheid te scheppen voor de deelnemers en de gerechten (onder gerechten worden in dit verband telkens ook de colleges begrepen) en tot een betere naleving van de voorwaarden te komen.

Een goed functionerende RC-voorziening heeft als voordeel dat zaken direct in behandeling kunnen worden genomen, doorlooptijden worden verkort en administratieve lasten verminderen voor zowel deelnemers als gerechten.

Het doel is dat het aantal deelnemers aan de RC onder met name de advocaten en deurwaarders toeneemt.

De nieuwe RC-voorziening treedt in werking gelijktijdig met de invoering van het boekhoudsysteem Leonardo en van het LDCR.

Artikelsgewijs

Artikelen 1 en 2

Personen en instanties die regelmatig griffierecht verschuldigd zijn kunnen het LDCR verzoeken een RC te openen. De belangrijkste doelgroepen zijn professionele rechtshulpverleners en procesvertegenwoordigers.

De Rechtspraak heeft de inning van de griffierechten en het beheer van de RC-voorziening opgedragen aan het Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak te Utrecht. De directeur van het LDCR is bevoegd in deze om te handelen in naam van (de griffier van) het gerecht of college. Verzoeken om een RC te openen, wijzigingen of opheffen met betrekking tot een bestaande RC worden dan ook gericht aan en behandeld door het LDCR (via de internetsite rekeningcourant.rechtspraak.nl). Indien een aanvraag voor deelname op een gerecht wordt ontvangen, dan wordt die aanvraag door het gerecht doorgestuurd naar het LDCR.

De aanvrager gaat zelf naar voornoemde internetsite waar het verzoek wordt gedaan en waar gegevens moeten worden ingevuld. De aanvrager neemt daarbij kennis van de voorwaarden en uitgangspunten inzake de RC-regeling, met inbegrip van de elektronische aanbieding van de bijbehorende facturen en overzichten (bekend als e-billing).

Nadat het verzoek tot het openen door het LDCR is ontvangen wordt de ontvangst bevestigd bij de aanvrager. Zodra alle informatie verstrekt en voorhanden is en ook de aanmelding voor een digitale verzendmethode (e-billing) is ontvangen en akkoord is bevonden, beslist het LDCR omtrent de aanvraag binnen drie werkdagen. Bij een positieve beslissing wordt een kantoor-RC en minimaal één individuele RC aangemaakt. De deelnemer wordt schriftelijk of per e-mailbericht door het LDCR geïnformeerd.

De gerechten worden door het LDCR terstond geïnformeerd over de deelname of wijziging.

Een acceptatievoorwaarde voor deelname aan de RC-regeling is dat, naast regelmatige verschuldigdheid, er sprake moet zijn van een minimum aantal zaken binnen een bepaalde periode. De Rechtspraak hanteert in beginsel als norm dat een deelnemer (een kantoor of een individuele deelnemer) aan de RC ten minste (gemiddeld) vijf griffierechtvorderingen per maand in rekening gebracht moet krijgen.

Een andere voorwaarde is dat de aanvrager staat ingeschreven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. De aanvrager overlegt daartoe, al dan niet op verzoek, een bewijs van inschrijving. Voor een advocaat geldt de voorwaarde dat hij/zij ingeschreven staat in BAR/LAT.

De aanvrager moet zich eerst volledig hebben aangemeld en geregistreerd op het Rechtspraak-portaal voor e-billing. Deelname aan de RC betekent dat de facturen en overzichten elektronisch worden aangeboden aan de deelnemer (de RC is gekoppeld aan e-billing).

De RC kent twee mogelijkheden: de zogenaamde kantoor-RC en de individuele RC.

Voor elke RC wordt een kantoor-RC aangemaakt. Aan dit kantoornummer wordt minimaal één individueel nummer gekoppeld. Dit individuele nummer is gekoppeld aan een persoon. Een kantoor-RC kan meerdere individuele RC’s bevatten.

In de primaire processystemen van de Rechtspraak worden slechts de individuele RC-nummers opgenomen en gehanteerd en niet de kantoornummers. De kantoornummers zijn alleen van belang voor het financiële systeem, met name voor het opmaken van het RC-maandoverzicht. Per kantoor wordt één maandoverzicht verstrekt.

Belangrijk is dat de primaire processystemen, het financiële systeem en LAT permanent over dezelfde informatie beschikken met betrekking tot deelname aan de RC-voorziening.

Op de RC worden alle door de gerechten in rekening gebrachte griffierechtvorderingen bijgehouden alsmede de bijschrijvingen en eventuele correcties. De RC wordt alleen voor de verrekening van griffierechten gebruikt en niet voor andere kosten of verrekeningen.

De gerechten zijn verantwoordelijk voor het tijdig heffen van griffierecht en eventueel corrigeren van geheven griffierecht en, in verband met verantwoording in de financiële administratie en inning, voor het tijdig aanleveren van dergelijke posten aan het LDCR.

Relevante wijzigingen met betrekking tot de RC of de RC-deelnemer, zoals adres- of kantoorwijzigingen, beëindiging enz. worden door de deelnemer binnen twee weken doorgegeven aan het LDCR. Dit geschiedt schriftelijk of per e-mail (rekeningcourant@rechtspraak.nl).

Indien een deelnemer van kantoor wijzigt, dan neemt deze deelnemer zijn individuele RC-nummer mee naar de nieuwe situatie als dat kantoor ook een RC-verhouding heeft. Heeft de nieuwe situatie geen RC dan wordt het individuele nummer geblokkeerd en ontvangt betrokkene per zaak een afzonderlijke griffierechtnota.

De deelnemer (het kantoor) is zelf verantwoordelijk voor de interne afwikkeling en verrekening van de (kantoor-)RC bij beëindiging, kantoorwijziging en dergelijke.

Indien bijvoorbeeld vanwege de afstand de rechtshulpverlener niet zelf de zaak indient of behandelt bij het gerecht maar hier een collega (niet zijnde een kantoorgenoot) voor inschakelt, dan wordt het griffierecht bij die collega in rekening gebracht (overeenkomstig de heffing in het primaire processysteem van het gerecht). Betrokkenen dienen dit zelf onderling te verrekenen.

Artikelen 3, 4 en 5

Op basis van de omzet (voortschrijdend gemiddelde) gedurende de afgelopen periode van maximaal twaalf maanden wordt door het gerecht in het begin van iedere maand een voorschot in rekening gebracht voor de nieuwe maand. De maand met de hoogste omzet en de maand met de laagste omzet worden niet in de berekening meegenomen. Gelijktijdig wordt het eindsaldo van de afgelopen maand afgerekend. Het voorschot dient ter dekking van de (vermoedelijk) verschuldigde griffierechten in de nieuwe maand. Het eindsaldo dient ter afrekening van de afgelopen maand.

Voor nieuwe deelnemers waar nog geen sprake is van een historie van de omzet geldt voor de eerste vier maanden van deelname een afwijkende methode van berekening van het voorschot. Voor de eerste maand van deelname wordt geen voorschot in rekening gebracht. Voor de tweede, derde en vierde maand wordt steeds een voorschot in rekening gebracht ter grootte van twee derde deel van de feitelijke omzet van de maand ervoor. Met ingang van de vijfde maand eindigt de beginnersregeling en wordt voor iedere maand de in het eerste lid vermelde voorschotberekening toegepast.

De deelnemer ontvangt maandelijks een gespecificeerd RC-overzicht en een factuur. Van het overzicht mag worden verwacht dat het begrijpelijk en overzichtelijk is. Het bevat de individuele boekingen en de onderbouwing van het te betalen bedrag. Het te betalen bedrag wordt ook wel het gesaldeerde voorschot genoemd en bestaat uit het voorschotbedrag voor de nieuwe maand en het eindsaldo van de afgelopen maand.

Per zaak wordt aangegeven op welke datum het griffierecht was verschuldigd en worden het zaaksnummer van het gerecht, de naam van de betrokken cliënt en – indien van toepassing – het zaakskenmerk van de rechtsbijstandverlener of de naam van de betrokken rechtshulpverlener vermeld. Dit zaakskenmerk van de rechtsbijstandverlener mag niet langer zijn dan 20 posities en bestaat bij voorkeur uit een combinatie van cijfers en letters. Het zelf toegekende zaakskenmerk zal voor de deelnemer de ingang zijn voor de herkenning van de op het RC-overzicht geboekte post.

Uit het RC-overzicht blijkt bovendien welk gerecht het griffierecht geheven heeft.

Indien er sprake is van een kantoor-RC met meerdere deelnemers dan ontvangt het kantoor één (totaal)overzicht met factuur voor alle betreffende deelnemers. Ook dit overzicht vermeldt per zaak de naam van de betrokken rechtshulpverlener of het door de rechtshulpverlener zelf toegekende zaakskenmerk.

Indien een deelnemer melding maakt van een vermeende fout (een administratieve vergissing) in het overzicht of de factuur of daarover vragen heeft wordt hierop door het gerecht binnen drie weken inhoudelijk gereageerd. Een dergelijke melding wordt door de deelnemer ingediend bij het LDCR. De melding of het bezwaar heeft geen opschortende werking.

Als de melding leidt tot een aanpassing van de facturering wordt de correctieboeking op het eerstvolgende en anders daarna volgende RC-overzicht en de daarbij behorende factuur gemeld. Door een snelle correctie wordt zoveel mogelijk voorkomen dat foutieve vorderingen ten onrechte de maandomzet verhogen en daardoor gevolgen hebben voor de voorschotbedragen.

Ook voor vragen over de heffing van griffierecht, over de facturering of betaling wordt contact opgenomen met het LDCR.

Degene die het griffierecht heeft betaald, kan gedurende een maand na die betaling tegen de beslissing van de griffier tot heffing van het griffierecht bij verzoekschrift in verzet komen bij het gerecht waaraan het griffierecht of de voorschotten werden betaald (artikel 29 lid 1 Wgbz).

Te rekenen vanaf de factuur- of notadatum dient het door de deelnemer verschuldigde bedrag (het gesaldeerde voorschot) binnen eenentwintig dagen te zijn bijgeschreven op de aangegeven bankrekening van de Rechtspraak. In de praktijk betekent dit dat het bedrag vóór het einde van de nieuwe maand is bijgeschreven op de bankrekening. De RC is gebaseerd op het principe van voorschotbetaling en daar past een dergelijke betalingstermijn bij. Bij niet-betalen of niet tijdig betalen kan de griffier besluiten een dwangbevel uit te vaardigen.

Artikelen 6 en 7

Omdat de RC gebaseerd is op het principe van voorschotbetaling, wordt het van de deelnemer geheven griffierecht als onmiddellijk betaald beschouwd en kunnen de betreffende zaken gelijk in behandeling worden genomen. Voorwaarde is dat de deelnemer zich houdt aan de betalingscondities. Het LDCR houdt dit laatste nauwlettend in de gaten, signaleert problemen en informeert het management, het gerecht en andere betrokkenen daarover. Indien geconstateerd wordt dat de deelnemer niet aan de voorwaarden voldoet dan kan de RC (onmiddellijk) eenzijdig beëindigd worden.

Bij de contacten tussen het LDCR en de (voormalige) deelnemer over openstaande bedragen en andere problemen inzake de RC hebben het gerecht, de deken en dergelijke in beginsel geen specifieke rol, tenzij het LDCR daar nadrukkelijk om verzoekt.

Bij beëindiging van de RC wordt het nog openstaande bedrag direct opeisbaar. Indien de voormalige deelnemer dit bedrag niet betaalt, zal invordering worden afgedwongen. Overeenkomstig artikel 30 lid 1 Wgbz vaardigt de griffier een dwangbevel uit. Na uitvoerbaar verklaring door de rechter levert dit een executoriale titel op, die met toepassing van de voorschriften van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, indien tenminste een maand na de betekening is verstreken, kan worden tenuitvoergelegd. Gedurende een maand na de betekening van het dwangbevel kan de schuldenaar bij het betrokken gerecht, rechtdoende in burgerlijke zaken, daartegen bij verzoekschrift in verzet komen.

Omdat deelname aan de RC-voorziening gelijk staat aan griffierecht betaald, is het ook van belang bij de heffing en de inning van het griffierecht dat de gerechten en het LDCR op ieder moment beschikken over actuele en juiste informatie over deelname aan de RC of de beëindiging daarvan.

De RC gaat in op de door het LDCR aangegeven datum. Op die datum beschikken ook alle gerechten over de benodigde informatie. Dit geldt ook voor de beëindiging van de RC. Het LDCR informeert de deelnemer en de gerechten over de datum waarop de RC beëindigd is. De voormalig deelnemer ontvangt het overzicht na afloop van die maand.