Convenant inzake postcodes

Partijen:

  • 1. de Minister van Infrastructuur en Milieu (IenM), mevrouw M. Schultz van Haegen-Maas Geesteranus, handelend in hoedanigheid van bestuursorgaan en wettelijk vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden;

  • 2. de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Koninklijke PostNL B.V. (PostNL), hiertoe rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw I. van Klinken en de heer E. Verweij.

Overwegende:

  • (a) Partijen hebben jarenlang samengewerkt bij het toekennen van postcodes (door PostNL) aan (door de gemeenten gegenereerde) adresgegevens, op basis van het Kaderconvenant en het Nader Convenant inzake Postcodes.

  • (b) De Staat heeft de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Wet BAG) vastgesteld. De gemeenten brengen, als bronhouders voor de BAG, op basis van de Wet BAG een basisregistratie adressen en een basisregistratie gebouwen tot stand. Op basis van de Wet BAG en het Open databeleid van het Kabinet worden de gegevens uit de BAG aan een ieder zonder beperkende voorwaarden ter beschikking gesteld. Deze basisregistraties zijn beschermd door een databankenrecht van het Kadaster en de gemeenten.

  • (c) PostNL heeft een bestand van aan adressen gerelateerde postcodegegevens opgebouwd, kortweg aangeduid als het Postcodebestand. Dit Postcodebestand wordt gebruikt voor de postbezorging en voor vele andere doeleinden. Op het Postcodebestand berust een databankenrecht van PostNL. De Staat erkent het databankenrecht van PostNL op het Postcodebestand. PostNL erkent dat de Staat haar databankenrecht niet schendt door het opnemen van postcodegegevens in de BAG, en het verstrekken van postcodegegevens vanuit de BAG.

  • (d) Tussen de Staat en PostNL is een geschil ontstaan over de rechtmatigheid van de verstrekking van postcodegegevens vanuit de BAG aan derden (anders dan door middel van het individueel opvraagbaar maken van postcodes op een wijze die niet herhaald en systematisch kan worden toegepast). Dat geschil heeft geleid tot het (formeel) opzeggen van de samenwerking tussen Partijen, en het voeren van een gerechtelijke procedure. Intussen hebben Partijen in de praktijk hun samenwerking voortgezet. De Staat en PostNL hebben hun geschil bijgelegd door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst (de Overeenkomst). In dat verband zijn zij onder meer overeengekomen dat zij hun oorspronkelijke samenwerking in gemoderniseerde vorm zullen voortzetten en moderniseren en dat zij daartoe een nieuw Convenant – het onderhavige Convenant – zullen aangaan. Hierbij worden de volgende uitgangspunten in acht genomen.

  • (e) Partijen achten het wenselijk dat er naar de maatschappij één postcodesysteem gecommuniceerd wordt, waarbij continuïteit en uniformiteit voorop staan. Voor PostNL is de postcode een belangrijk bedrijfsgegeven, dat van belang is voor onder meer de routering, sortering en bezorging van de post. PostNL doet in dat kader aanzienlijke investeringen in de opbouw van het Postcodebestand. Voor de Staat is de postcode, als onderdeel van het adres, een belangrijk maatschappelijk gegeven dat zonder beperkingen voor hergebruik breed beschikbaar gesteld moet worden. Partijen erkennen beide functies van de postcode.

  • (f) Nieuwe adressen en mutaties in bestaande adressen worden vastgesteld door de gemeenten, die daarbij echter geen postcodes toekennen. Adressen worden door gemeenten toegekend aan Adresseerbare Objecten. Voor deze afbakening zijn gemeenten gebonden aan wet- en regelgeving en operationele instructies van IenM en/of van het BAG Bronhouders en AfnemersOverleg (BAG BAO).

  • (g) PostNL kent aan nieuwe en gemuteerde adressen postcodes toe (maar ook aan bijvoorbeeld postbussen).

  • (h) In de praktijk van de toepassing van enerzijds de BAG en anderzijds het postcodesysteem is gebleken dat gemeenten verblijfsobjecten afbakenen die niet over een eigen brievenbus beschikken, welke daardoor niet als postafgiftepunt worden beschouwd en waaraan PostNL als gevolg daarvan geen postcode toekent. Beide Partijen handelen hiermee correct, maar de hierdoor ontstane situatie dat bewoners en belanghebbenden niet over een postcode beschikken wordt als ongewenst beschouwd. Hiervoor is eerder een tijdelijke oplossing afgesproken, welke oplossing Partijen wensen voort te zetten en uit te breiden, zoals hierna beschreven. Beide Partijen zullen zich ervoor inspannen dat die oplossing zo breed mogelijk wordt toegepast. Deze oplossing houdt in dat PostNL de postcode van het postafgiftepunt, waar zij daadwerkelijk post bezorgt, toekent aan de daaraan achterliggende adressen, die geen postafgiftepunt zijn.

  • (i) Partijen hebben de intentie om langdurig, initieel voor een periode van 10 jaar, met elkaar de samenwerking aan te gaan, en deze samenwerking zo probleemloos mogelijk te laten verlopen. Partijen wensen daarom naar de toekomst toe zo min mogelijk onduidelijkheden te laten bestaan over de manier van samenwerking.

Komen hierbij overeen:

  • 1 Tenzij uit de tekst van deze overeenkomst anders blijkt, hebben de volgende begrippen de navolgende betekenis, op grond van de thans geldende wet- en regelgeving:

    1.1 Adres:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan aan een verblijfsobject, een standplaats of een ligplaats toegekende benaming, bestaande uit een combinatie van de naam van een openbare ruimte, een nummeraanduiding en de naam van een woonplaats.

    1.2 Basisregistratie:

    verzameling gegevens waarvan bij wet is bepaald dat deze een basisregistratie vormt.

    1.3 Nummeraanduiding:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig toegekende aanduiding van een verblijfsobject, een standplaats of een ligplaats.

    1.4 Openbare ruimte:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen en van een naam voorziene buitenruimte die binnen één woonplaats is gelegen.

    1.5 Postcode:

    De door PostNL vastgestelde code behorende bij een bepaalde combinatie van een naam van een woonplaats, naam van een openbare ruimte en een huisnummer.

    1.6 Woonplaats:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen en van een naam voorzien gedeelte van het grondgebied van de gemeente.

    1.7 Verblijfsobject:

    kleinste binnen één of meer panden gelegen en voor woon-, bedrijfsmatige, of recreatieve doeleinden geschikte eenheid van gebruik die ontsloten wordt via een eigen afsluitbare toegang vanaf de openbare weg, een erf of een gedeelde verkeersruimte, onderwerp kan zijn van goederenrechtelijke rechtshandelingen en in functioneel opzicht zelfstandig is.

    1.8 Standplaats:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen terrein of gedeelte daarvan dat bestemd is voor het permanent plaatsen van een niet direct en niet duurzaam met de aarde verbonden en voor woon-, bedrijfsmatige, of recreatieve doeleinden geschikte ruimte.

    1.9 Ligplaats:

    door het bevoegde gemeentelijke orgaan als zodanig aangewezen plaats in het water al dan niet aangevuld met een op de oever aanwezig terrein of een gedeelte daarvan, die bestemd is voor het permanent afmeren van een voor woon-, bedrijfsmatige of recreatieve doeleinden geschikt vaartuig.

    1.10 Adresseerbaar Object:

    een verblijfsobject, standplaats of ligplaats.

  • 2. Uitgangspunten en werkwijze toekenning en verstrekking postcodes

    • 2.1 Gezien het belang van de postcode in het maatschappelijk verkeer is het noodzakelijk dat voor alle Adresseerbare Objecten waar natuurlijke of niet-natuurlijke personen kunnen verblijven (wonen / werken / verblijven / gevestigd zijn), en waaraan gemeenten conform de wet/regelgeving van de BAG een adres toekennen, een postcode beschikbaar is en toegekend wordt. Hiermee wordt erkend dat de postcode een dubbele functie in zich heeft: namelijk de functie van postbezorging als de functie voor publieke en private dienstverlening.

    • 2.2 Door de wet- en regelgeving aan elk der Partijen opgedragen taken en verantwoordelijkheden blijven in stand. Dit houdt onder meer dat niet alle Adresseerbare Objecten waaraan een postcode is toegekend een postafgiftepunt zijn. In deze gevallen leidt de toekenning van een postcode niet tot een verplichting daar ook post te bezorgen, voor zover een dergelijke verplichting niet voortvloeit uit de Postwet en/of achterliggende regelgeving.

    • 2.3 PostNL kent aan nieuwe en gemuteerde adressen zoals bedoeld onder 2.1. postcodes toe. De Staat en de gemeenten zullen geen andere postcodes dan de door PostNL toegekende postcodes in de BAG opnemen. Zij zullen zelf geen postcodes aan adressen toekennen.

    • 2.4 PostNL gaat bij de uitgifte van postcodes uit van het woonplaatsbeginsel; de afspraak, zoals bij de introductie van de Postcode in de jaren zeventig door de overheid is bepaald, dat de Postcode zal worden gebaseerd op de indeling van het land naar woonplaatsen, waarbij een woonplaats een uniek gegeven is waaraan een unieke 4-cijferige postcode kan worden toegekend. Hiermee hangt samen dat in bepaalde gevallen bij wijzigingen in de afbakening en/of benaming van woonplaatsen een kostenvergoeding vanwege de gemeente aan PostNL aan de orde kan zijn. De kostenvergoeding zal plaatsvinden conform de uitgangspunten die tevens in het verleden golden en aan Partijen genoegzaam bekend worden verondersteld.

    • 2.5 Omwille van de sortering en bezorging is het noodzakelijk, en om redenen van dienstverlening is het bovendien zeer wenselijk, dat in situaties waarbij meerdere Adresseerbare Objecten gebruik maken van dezelfde brievenbus de volgende werkwijze wordt gevolgd:

      • • de gemeente kent aan deze Adresseerbare Objecten adressen toe welke inhoudelijk identiek zijn ten aanzien van de woonplaatsnaam, de naam van de openbare ruimte en het huisnummer;

      • • de verschillen in de huisnummering zullen uitsluitend vorm worden gegeven in de gegevens ‘huisletter’ en/of de ‘huislettertoevoeging’;

      • • de gemeente informeert PostNL bij de aanvraag van de postcode over dit meervoudig gebruik van een brievenbus;

      • • alleen indien de gemeente deze werkwijze hanteert kan PostNL verzekeren dat aan alle betrokken adressen, voor zover die voldoen aan het gestelde onder 2.1, een postcode zal worden toegekend en dat daar vervolgens post zal worden bezorgd.

      Partijen zullen zich inspannen te bevorderen dat betrokkenen, waaronder gemeenten, deze werkwijze daadwerkelijk toe zullen passen.

    • 2.6 Zolang geen nieuwe afspraken zijn gemaakt met betrekking tot de wijze van aanvragen en toekennen van postcodes spreken Partijen af de huidige werkwijze te handhaven.

  • 3. Modernisering werkwijze

    • 3.1 Partijen starten een project om te onderzoeken hoe op de beste en meest efficiënte wijze kan worden samengewerkt inzake postcodes. Hiervoor wordt een project/operationeel overleg gestart met medewerkers vanuit PostNL, IenM, Kadaster (als uitvoerder van de wettelijke taak), VNG en BAG BAO. Onderdeel hiervan is vaststelling KPI’s/SLA’s (wie doet wat, binnen welke tijdskaders, kwaliteit). Dit zal een andere werkwijze tot gevolg hebben, de huidige werkwijze zal dan vervangen worden door een nieuwe werkwijze, waarbij het uitgangspunt is om zoveel mogelijk in een geautomatiseerd proces de postcodes toe te kennen. Bij dit project zal ook worden bezien, op basis van een inspanningsverplichting, in hoeverre het hiervoor onder 2.4 beschreven woonplaatsbeginsel moet worden gehandhaafd dan wel verlaten en een eventuele kostendoorbelasting als gevolg van het woonplaatsbeginsel wordt voortgezet.

    • 3.2 Zolang de huidige werkwijze niet is vervangen door een nieuwe werkwijze, blijven Partijen uitvoering geven aan de huidige werkwijze.

  • 4. Aansprakelijkheid

    • 4.1 Daar waar in dit Convenant wordt gesproken over verplichtingen van gemeenten, wordt bedoeld dat het Ministerie van IenM zich (onder meer via BAG BAO) ervoor zal inspannen dat deze verplichtingen ook daadwerkelijk door gemeenten zullen worden nagekomen, bijvoorbeeld door het opnemen van richtlijnen en aanpassingen in de handboeken van de BAG.

    • 4.2 Een Partij mag zijn rechten of verplichtingen voortvloeiende uit dit Convenant slechts overdragen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de overige Partijen. Een Partij zal haar toestemming zoals bedoeld in de vorige zin niet op onredelijke gronden onthouden.

    • 4.3 Het is Partijen voor de uitvoering van de samenwerking toegestaan derden in te schakelen. Het door een Partij inschakelen van derden ontheft deze Partij niet van enigerlei verplichting en de betreffende Partij blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor de nakoming van de op hem rustende verplichtingen.

    • 4.4 PostNL is niet aansprakelijk voor verschillen in het Postcodebestand en postcodes die in de BAG staan, behoudens indien deze verschillen zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van PostNL. De Staat en de gemeenten zijn niet aansprakelijk voor verschillen in de BAG en de postcodes in het Postcodebestand van PostNL, behoudens indien deze verschillen zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van de Staat, respectievelijk de gemeenten.

  • 5. Overmacht

    • 5.1 In geval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken Partij van de verplichting, ingevolge dit Convenant, waar de overmachtsituatie betrekking op heeft geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht.

    • 5.2 De Partij die zich op overmacht beroept zal de overige Partijen terstond omtrent de overmacht schriftelijk in kennis stellen onder overlegging van de nodige bewijsstukken en zal tevens, voor zover mogelijk, aangeven hoelang verwacht wordt dat de overmacht zal voortduren.

    • 5.3 De Partij op wie de overmacht betrekking heeft zal zich naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid inspannen om de gehele of gedeeltelijke niet nakoming ongedaan te maken.

  • 6. Duur en opzegging

    • 6.1 Dit Convenant wordt aangegaan voor een periode van 10 jaar. Na afloop van het 8e jaar van de samenwerking zal een gesprek plaatsvinden over de eventuele samenwerking na afloop van het Convenant. Na afloop van het 9e jaar zal een besluit genomen worden over het al dan niet verlengen van de samenwerking na afloop van het Convenant.

    • 6.2 Elk van Partijen heeft voorts de bevoegdheid het Convenant (tussentijds) op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar, indien de Overeenkomst tussentijds wordt opgezegd of ontbonden.

  • 7. Ontbinding

    • 7.1 Partijen hebben het recht dit Convenant te ontbinden door een mededeling bij aangetekende brief aan de overige Partij indien:

      • a. een andere Partij is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting uit dit Convenant, welke tekortkoming van dusdanig ernstige aard is dat van de ontbindende Partij in redelijkheid niet kan worden verlangd dit Convenant voort te zetten;

      • b. een andere Partij is tekortgeschoten in de nakoming van enige verplichting uit dit Convenant en deze, voor zover nakoming niet blijvend of tijdelijk onmogelijk is, na door de ontbindende Partij bij aangetekende brief in gebreke te zijn gesteld de verplichting niet alsnog binnen de in de brief gestelde redelijke termijn is nagekomen.

  • 8. Contactpersonen, overleg, voortgang, afsprakenregister

    • 8.1 Partijen zullen elkaar volledig, juist en tijdig informeren over relevante nieuwe ontwikkelingen indien dat nodig respectievelijk bevorderlijk is in het kader van de samenwerking met betrekking tot dit Convenant.

    • 8.2 Partijen benoemen ieder een contactpersoon en een plaatsvervangend contactpersoon. De contactpersoon zal door de betreffende partij met zodanige (beslissings-)bevoegdheden zijn bekleed, dat hij redelijkerwijs in staat en bevoegd is de normale voor de goede (dagelijkse) voortgang van dit Convenant noodzakelijke beslissingen te nemen en afspraken te maken. Deze afspraken gelden slechts voor zover deze schriftelijk tussen alle contactpersonen zijn overeengekomen en opgenomen in het afsprakenregister zoals bedoeld in het zesde lid. Bij afwezigheid van de contactpersoon heeft de plaatsvervangend contactpersoon (beslissings-) bevoegdheden die gelijk zijn aan de (beslissings-) bevoegdheden van de contactpersoon.

    • 8.3 Tot de bevoegdheden van de contactpersonen behoort in ieder geval niet het maken van afspraken betreffende aanpassingen op, aanvullingen op en/of wijzigingen in (de inhoud) van dit Convenant.

    • 8.4 Partijen zullen op strategisch niveau jaarlijks overleg voeren of zoveel vaker als een der partijen dat wenselijk acht. Overleg op operationeel niveau vindt plaats op de wijze zoals vastgelegd.

    • 8.5 Indien de voortgang van de samenwerking ingevolge dit Convenant vertraging dreigt te ondervinden of heeft ondervonden, zal de betreffende Partij aan wiens zijde deze vertraging heeft plaatsgevonden dan wel dreigt plaats te vinden de overige Partijen hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis stellen, en daarbij aangeven de oorzaak van de vertraging, alsmede de voorgestelde maatregelen om de (dreigende) vertraging te voorkomen of ongedaan te maken.

    • 8.6 Melding van de vertraging ontslaat een Partij niet van verplichtingen ingevolge dit Convenant. Melding van de vertraging impliceert geen aanvaarding van de vertraging door de overige Partijen.

    • 8.7 IenM houdt een door Partijen te raadplegen afsprakenregister bij en is de bewaarder van dit afsprakenregister. In dit afsprakenregister worden alle documenten geregistreerd waarin alle nadere, aanvullende of gewijzigde afspraken overeenkomstig dit artikel tussen Partijen zijn neergelegd inzake dit Convenant.

  • 9. Geschillen

    • 9.1 De in dit Convenant opgenomen afspraken zijn in rechte afdwingbaar.

    • 9.2 Elk geschil tussen Partijen betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van dit Convenant, alsmede elk ander geschil terzake van of in verband met dit Convenant, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal in beginsel door Partijen in onderling overleg worden opgelost.

    • 9.3 Indien een geschil zoals omschreven in het tweede lid niet op de aldaar omschreven wijze resulteert in een minnelijke oplossing, zal het geschil worden beslecht door de rechtbank Den Haag.

    • 9.4 Een geschil is aanwezig indien één der betrokken Partijen zulks schriftelijk stelt onder opgave van de met redenen onderbouwde geschilpunten.

  • 10. Publicatie

    • 10.1 Binnen 30 dagen na ondertekening door beide partijen wordt het Convenant gepubliceerd in de Staatscourant.

  • 11. Overige bepalingen

    • 11.1 Dit Convenant verbindt Partijen eerst nadat de Overeenkomst en het Convenant door alle partijen daarbij zijn ondertekend.

    • 11.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van dit Convenant aan elkaar zullen doen, vinden steeds schriftelijk plaats.

    • 11.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk door Partijen zijn bevestigd en zijn vastgelegd in het in artikel 8.7 bedoelde afsprakenregister.

    • 11.4 De algemene leverings- en inkoopvoorwaarden van Partijen dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn niet van toepassing.

    • 11.5 Indien een of meer bepalingen van dit Convenant nietig zijn of rechtsgeldigheid verliezen, zullen de overige bepalingen van dit Convenant nog van kracht blijven. Partijen zullen over de bepalingen welke nietig zijn of rechtsgeldigheid verliezen, overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen, in dier voege, dat in zijn geheel de strekking van dit Convenant behouden blijft.

    • 11.6 Het nalaten door één van de Partijen om binnen een in dit Convenant genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om nadien alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende Partij(en) uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is/zijn gegaan.

    • 11.7 Dit Convenant wordt beheerst door Nederlands recht.

Aldus overeengekomen te Den Haag, 27 januari 2014

De Staat der Nederlanden, Ministerie van Infrastructuur en Milieu, M. Schultz van Haegen-Maas Geesteranus

Koninklijke PostNL B.V. I. van Klinken E. Verweij

Naar boven