Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 10 december 2013, nr. MBO/575492 tot wijziging van de Subsidieregeling ESF-1 Flevoland voor onderwijsinstellingen 2000–2006 en de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000–2006 in verband met verlenging van de bewaartermijnen betreffende ESF stukken

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 4, eerste lid, van de Wet overige OCenW-subsidies;

Besluit:

ARTIKEL I. WIJZIGING SUBSIDIEREGELING ESF-1 FLEVOLAND VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN 2000–2006

De Subsidieregeling ESF-1 Flevoland voor onderwijsinstellingen 2000–2006 wordt gewijzigd als volgt:

A

Artikel 11, zesde lid, komt te luiden:

• 6. De aanvrager draagt er zorg voor dat alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project bewaard blijven tot het jaar 2017. Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorste, maakt de minister de gevolgen voor de bewaartermijn bekend in de Staatscourant.

B

Artikel 19 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift komt te luiden: Artikel 19. Inwerkingtreding en vervallen regeling.

2. Voor de tekst van het artikel wordt de aanduiding ‘1.’ geplaatst.

3. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 2. Deze regeling vervalt met ingang van 1 januari 2018.

ARTIKEL II. WIJZIGING SUBSIDIEREGELING ESF-3 VOOR ONDERWIJSINSTELLINGEN 2000–2006

De Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000–2006 wordt gewijzigd als volgt:

A

Artikel 11, zevende lid, komt te luiden:

• 7. De aanvrager draagt er zorg voor dat alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project bewaard blijven tot 1 april 2016. Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorste, maakt de minister de gevolgen voor de bewaartermijn bekend in de Staatscourant.

B

Artikel 19 wordt als volgt gewijzigd:

1. Het opschrift komt te luiden: Artikel 19. Inwerkingtreding en vervallen regeling.

2. Er wordt een lid toegevoegd, luidende:

• 3. Deze regeling vervalt met ingang van 1 januari 2018.

ARTIKEL III

De Subsidieregeling VSV en BBL voor onderwijsinstellingen 2006 vervalt met ingang van 1 januari 2018.

ARTIKEL IV

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

TOELICHTING

In verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van de Europese Unie zijn regels gesteld omtrent de bewaarplicht voor stukken betreffende onder meer ESF-1 en ESF-3. Deze bewaarplicht betreft alle administratieve bescheiden die samenhangen met de uitvoering van ESF-regelingen, zowel bij de managementautoriteit, dat is de Provincie Flevoland voor ESF-1 en het Agentschap SZW voor ESF-3, als bij de individuele projectaanvragers.

Uit artikel 38, zesde lid, van de van de verordening (EG) nr. 1260/1999 blijkt dat alle bewijsstukken gedurende drie jaar na betaling door de Commissie van het eindsaldo bewaard moeten blijven. De bescheiden dienen namelijk beschikbaar te blijven voor controles door de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer.

In de Subsidieregelingen ESF-1 en ESF-3 was oorspronkelijk een bewaartermijn opgenomen tot het jaar 2014. Deze termijn blijkt ontoereikend, aangezien het Agentschap SZW, verantwoordelijk voor de uitvoering van ESF-3, de finale afrekening van de Europese Commissie pas dit jaar heeft ontvangen. Ook de Provincie Flevoland, verantwoordelijk voor ESF-1 heeft pas dit jaar de finale afrekening ontvangen. De Provincie Flevoland heeft OCW daarom laten weten dat de bewaartermijn voor de administratie van ESF-1 projecten uit de periode 2000–2006 verlengd dient te worden tot 1 januari 2017.

Het Agentschap SZW heeft OCW laten weten dat de bewaartermijn voor de administratie van de ESF-3 projecten uit de periode 2000–2006 verlengd dient te worden tot 1 april 2016. Om te kunnen blijven voldoen aan het EU-recht heeft de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid daarom bij regeling van 24 juni 2013 de Subsidieregeling ESF-3 gewijzigd (Stcrt. 2013, 17868).

In tegenstelling tot SZW had de Provincie Flevoland voor ESF-1 de bewaarplicht niet in haar subsidieregeling maar in de subsidiebeschikkingen opgenomen. De Provincie Flevoland heeft daarom haar regeling niet aangepast maar de subsidieontvangers, waaronder OCW, aangeschreven met de mededeling dat alle administratieve bescheiden tot 1 januari 2017 bewaard moeten blijven.

De onderhavige regeling strekt ertoe ook de OCW regelgeving in overeenstemming te brengen met het EU-recht.

Het is van belang aan de bewaartermijn van de EU te blijven voldoen. Indien bij een steekproef van de Europese Commissie zou blijken dat een de stukken heeft vernietigd, bestaat het risico voor die instelling dat de subsidie op nihil wordt gesteld en wordt teruggevorderd.

De instellingen zijn inmiddels door middel van een brief op de hoogte gesteld van het gestelde in deze regeling.

In bovengenoemde wijzigingsregeling van SZW is de mogelijkheid opgenomen voor begunstigden van subsidies op grond van de subsidieregeling ESF-3 om in aanmerking te komen voor een tegemoetkoming voor de extra kosten verbonden aan het bewaren van administratieve bescheiden als gevolg van de wijziging. De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft echter besloten om de vergoeding die het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap krijgt van het Ministerie van SZW, niet verder te verdelen onder de aanvragers op grond van de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000–2006. De reden hiervoor is dat de administratieve lasten voor de instellingen voor het aanvragen van de vergoeding naar verwachting niet zullen opwegen tegen de hoogte van het toe te kennen subsidiebedrag.

Artikelsgewijs

Artikel I. Wijziging betreffende ESF-1

Naast de bevoegde managementautoriteit zijn, volgens artikel 11 van de Subsidieregeling ESF-1 Flevoland voor onderwijsinstellingen 2000–2006, ook de aanvragers verplicht hun documenten met betrekking tot subsidie te bewaren. Aangezien deze regeling valt onder het EU-recht dient men deze stukken ook tot 3 jaar na de betaling van het eindsaldo door de Europese Commissie te bewaren. In de Subsidieregeling ESF-1 Flevoland voor onderwijsinstellingen 2000–2006 was een bewaartermijn tot het jaar 2014 opgenomen. Deze termijn blijkt ontoereikend, aangezien de finale afrekening eerst in 2013 heeft plaatsgevonden. De Provincie Flevoland heeft OCW daarom laten weten dat de bewaartermijn voor de administratie van ESF-1 projecten uit de periode 2000–2006 verlengd dient te worden tot 1 januari 2017.

Gezien bovenstaande is het noodzakelijk om in artikel 11, zevende lid, de bewaartermijn te verlengen omdat men anders niet in overeenstemming is met de Verordening. De bewaartermijn loopt tot 1 januari 2017.

Ten slotte is in onderdeel B bepaald dat de regeling vervalt met ingang van 1 januari 2018.

Artikel II. Wijziging betreffende ESF-3

Evenals bij ESF-1 zijn ook de aanvragers van ESF-3 subsidie verplicht hun documenten met betrekking tot subsidie te bewaren. Ook in de Subsidieregeling ESF-3 voor onderwijsinstellingen 2000–2006 was een bewaartermijn tot het jaar 2014 opgenomen. Deze termijn blijkt evenmin toereikend, aangezien de finale afrekening voor ESF-3 heeft plaatsgevonden op 22 maart 2013. SZW heeft daarom zijn subsidieregeling aangepast en de bewaartermijn bepaald op 1 april 2016. Gezien bovenstaande is het noodzakelijk om in artikel 11, zevende lid, de bewaartermijn te verlengen tot 1 april 2016.

Ten slotte is in onderdeel B bepaald dat de regeling vervalt met ingang van 1 januari 2018.

Artikel III. Subsidieregeling VSV en BBL voor onderwijsinstellingen 2006

Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt om een horizonbepaling op te nemen in de Subsidieregeling VSV en BBL voor onderwijsinstellingen 2006 te weten: 1 januari 2018.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker