Regeling van de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 24 juni 2013 tot wijziging van de Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien), ESF EQUAL en de Subsidieregeling ESF-3 in verband met de bewaartermijnen betreffende ESF stukken en tot verstrekking van een tegemoetkoming voor bewaarkosten Subsidieregeling ESF-3

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 3, eerste lid, van de Kaderwet SZW-subsidies;

Besluit:

ARTIKEL I WIJZIGING SUBSIDIEREGELING ESF-3

Artikel 11, zevende lid, van de Subsidieregeling ESF-3 komt te luiden:

• 7. De begunstigde draagt er zorg voor dat alle administratieve bescheiden, welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project, bewaard blijven tot 1 april 2016. Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorst, maakt de minister de gevolgen voor deze bewaartermijn in de Staatscourant bekend.

ARTIKEL II WIJZIGING SUBSIDIEREGELING ESF-EQUAL 2004

Artikel 14, zesde lid, van de Subsidieregeling ESF-EQUAL 2004, zoals dit artikellid luidde tot 1-1-2010, komt te luiden:

• 6. De begunstigde draagt er zorg voor dat alle administratieve bescheiden, welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project, bewaard blijven tot drie jaar nadat de Europese Commissie het programma definitief heeft afgesloten als bedoeld in artikel 38, zesde lid, juncto artikel 32, vierde lid, van de verordening (EG) nr. 1260/1999. Na betaling van het eindsaldo door de Europese Commissie, maakt de minister in de Staatscourant de datum van aanvang van de driejarige bewaartermijn bekend.

  Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorst, maakt de minister de gevolgen voor de bewaartermijn, bedoeld in dit lid, in de Staatscourant bekend.

ARTIKEL III WIJZIGING SUBSIDIEREGELING ESF 2007–2013 (HERZIEN)

De Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien) wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 16, zesde lid komt te luiden:

• 6. De begunstigde bewaart alle administratieve bescheiden die betrekking hebben op het gesubsidieerde project, tot drie jaar nadat de Europese Commissie het programma definitief heeft afgesloten als bedoeld in artikel 89, vijfde lid, van de verordening (EG) nr. 1083/2006. Nadat de Europese Commissie aan de lidstaat heeft gemeld dat het programma is afgesloten, maakt de minister in de Staatscourant de datum van de aanvang van de bewaartermijn van drie jaar bekend.

  Van bewijsstukken wordt het originele stuk, dan wel een voor authentiek gewaarmerkte versie van het originele stuk, bewaard volgens de in Bijlage 3 vastgestelde procedure.

  Indien de Europese Commissie, vanwege een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek de bewaartermijn schorst, maakt de minister de gevolgen voor de bewaartermijn, bedoeld in dit lid, in de Staatscourant bekend.

B

Artikel 24 komt te luiden:

Artikel 24. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 januari 2021, met dien verstande dat de toepassing van artikel 16, zesde lid, tot gevolg kan hebben dat de in dat artikel bedoelde bewaartermijnen gelden tot een tijdstip na 1 januari 2021.

ARTIKEL IV TEGEMOETKOMING

• 1. De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan op aanvraag van de begunstigden van subsidies, op grond van de subsidieregeling ESF-3, een tegemoetkoming verstrekken voor de extra kosten van het bewaren van administratieve bescheiden ten gevolge van de wijziging, bedoeld in artikel I van deze regeling.

• 2. De tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid, wordt voor subsidies voorvloeiend uit de subsidieregeling ESF-3, vastgesteld op basis van het totale subsidiebedrag per begunstigde van de subsidie, dat is opgenomen in de vaststellingsbeschikkingen. Deze vergoeding bedraagt per project een vast bedrag van € 50,–, vermeerderd met een variabel tarief van € 6,– per € 20.000,– aan vastgestelde subsidie, met dien verstande dat het te verstrekken bedrag ten minste € 250,– bedraagt.

• 3. De verstrekking van de tegemoetkoming geschiedt bij directe vaststelling.

• 4. De aanvraag voor de subsidie vindt uitsluitend langs elektronische weg plaats, via het Agentschap van het ministerie van Sociale Zaken. Deze aanvraag geschiedt in de periode van 1 juli 2013, 9.00 uur tot en met 30 september 2013, 17.00 uur.

• 5. Het subsidieplafond voor het verlenen van de in dit artikel bedoelde tegemoetkoming bedraagt, voor het aanvraagtijdvak bedoeld in het vierde lid, € 1.000.000,–. Bij het bereiken van dit subsidieplafond wordt het beschikbare bedrag naar evenredigheid verdeeld onder de aanvragers, die de tegemoetkoming conform het vierde lid hebben aangevraagd.

• 6. De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid kan de tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid, verrekenen met een vordering die de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft op de begunstigde in verband met het verstrekken van subsidies op grond van ESF- subsidieregelingen.

ARTIKEL V INWERKINGTREDING

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2013.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 24 juni 2013

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, J. Klijnsma.

TOELICHTING

Bij verordening 1260/1999 en 1083/2006 van de Raad van de Europese Unie zijn regels gesteld omtrent de bewaarplicht voor stukken betreffende de subsidieregelingen ESF-3, ESF-EQUAL 2004 en ESF 2007–2013 (herzien). Deze bewaarplicht betreft alle administratieve bescheiden die samenhangen met de uitvoering van de ESF- regelingen, zowel bij de managementautoriteit als bij de individuele projectaanvragers.

Artikel 38, zesde lid, van de verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van de Europese Unie van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen (PbEG 1999, L 161) (hierna verordening (EG) nr. 1260/1999) en artikel 90, eerste lid, van de verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad van de Europese Unie van 11 juli 2006 houdende algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds en het Cohesiefonds en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1260/1999, (PbEU 2006, L 210) (hierna verordening (EG) nr. 1083/2006) zijn in dit geval van toepassing.

Uit deze twee bepalingen blijkt dat de bewijsstukken gedurende 3 jaar na finale afsluiting van het operationeel programma moeten worden bewaard. De bescheiden dienen namelijk beschikbaar te blijven voor controles van de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer.

Gebleken is dat de wijze waarop de bewaarplicht is geregeld in de nationale regelgeving niet in overeenstemming is met de desbetreffende bepalingen in de Europese verordeningen. Om deze reden moet de nationale regelgeving op het punt van de bewaarplicht worden aangepast, zodat strijdigheid met EU-recht wordt voorkomen.

Ingevolge de mogelijkheid uit artikel 38, zesde lid, respectievelijk artikel 90, eerste lid, van de genoemde verordeningen, is het mogelijk dat de Europese Commissie de bewaartermijn, die na finale afsluiting ingaat, opschort. Blijkens de genoemde artikelen zijn dit zeer uitzonderlijke gevallen. De genoemde mogelijkheden daartoe behelzen een gerechtelijke vervolging of een met redenen omkleed verzoek van de Commissie. Op het moment dat de bewaartermijn van 3 jaar loopt kan deze dus tijdelijk stilgezet worden, wat gevolgen heeft voor het uiteindelijke moment dat begunstigden niet langer hoeven te bewaren.

Tegemoetkoming

Het is mogelijk dat de voorgestelde verlenging van de bewaartermijnen extra kosten met zich meebrengt voor de projectaanvragers uit de ESF-periode 2000–2006. In verband hiermee is besloten een mogelijkheid te creëren om de individuele projectaanvragers financieel tegemoet te komen. De tegemoetkoming is beperkt tot ontvangers van subsidie op grond van de subsidieregeling ESF-3. Deze kunnen van 1 juli tot en met 30 september 2013 aanspraak maken op een gestandaardiseerde tegemoetkoming. De hoogte van de tegemoetkoming kan wel per aanvrager verschillen, daar zij afhankelijk is gesteld van de hoogte van de einddeclaratie en het aantal projecten. Een aanvraag kan worden ingediend bij het Agentschap SZW. Bij de kleinere Equal-regeling (uit de ESF 2000–2006 periode) is geen sprake van een deelnemersadministratie met een uitgebreid archief. Deze subsidieontvangers komen daarom niet voor een tegemoetkoming in aanmerking.

Ook de subsidieontvangers uit de periode 2007–2013 krijgen te maken met een langere bewaartermijn. Aangezien de bewaartermijn voor deze periode nog niet is begonnen, en er geen onvoorziene kosten hoeven worden gemaakt, komen deze subsidieontvangers niet in aanmerking voor de tegemoetkoming.

Artikelsgewijs

Wijziging betreffende Subsidieregeling ESF-3

Artikel 11, zevende lid

Uit artikel 38, zesde lid, van de verordening (EG) nr. 1260/1999, blijkt dat de verantwoordelijke autoriteiten ervoor moeten zorgen, dat in principe tot drie jaar na betaling van het eindsaldo door de Commissie, alle bewijsstukken die verband houden met de ESF- uitgaven en controles ten behoeve van de Europese Commissie beschikbaar blijven. Naast de managementautoriteiten zijn, volgens artikel 11, Subsidieregeling ESF-3, ook de begunstigden verplicht hun documenten betreffende subsidie te bewaren.

In de Subsidieregeling ESF-3 is in artikel 11, zevende lid, een bewaartermijn opgenomen tot het jaar 2014. Deze termijn blijkt ontoereikend, aangezien de finale afrekening, als bedoeld in artikel 38, zesde lid van de verordening (EG) nr. 1260/1999, heeft plaatsgevonden op 22 maart 2013. Derhalve dient de bewaartermijn van de administratieve bescheiden, als in artikel 11, zevende lid van de Subsidieregeling ESF-3, te lopen tot 1 april 2016.

Wijziging betreffende Subsidieregeling ESF-EQUAL

Artikel 14, zesde lid

Deze subsidieregeling is op grond van artikel 21 eerste lid,vervallen met ingang van 1-1-2010, omdat er geen subsidies meer worden verstrekt op grond van deze regeling. Maar de afrekening van de subsidies is nog niet afgerond. Desalniettemin volgt uit het tweede lid van het genoemde artikel, dat deze regeling voor wat betreft de afwikkeling van de subsidieverstrekking, in haar vorm van voor de vervaldatum, van kracht blijft en dus gewijzigd kan worden.

Uit artikel 38, zesde lid, van de verordening (EG) nr. 1260/1999, blijkt dat de managementautoriteiten en begunstigden ervoor moeten zorgen, dat in principe tot drie jaar na betaling door de Commissie van het eindsaldo, alle bewijsstukken die verband houden met de ESF- uitgaven en controles ten behoeve van de Commissie beschikbaar blijven.

In artikel 14, zesde lid, van de Subsidieregeling ESF- EQUAl, zoals dat artikellid tot 1-1-2010 luidde, is geregeld dat de begunstigde de administratieve bescheiden bewaart tot en met 2013. Naar verwachting vindt de definitieve betaling van het eindsaldo, als bedoeld in artikel 38, zesde lid, van de verordening (EG) nr. 1260/1999, in de loop van 2013 plaats. Dit betekent dat de bewaartermijn in elk geval doorloopt tot in 2016. Aangezien niet precies vaststaat wanneer de betaling van het eindsaldo plaatsvindt, is het noodzakelijk om in artikel 14, zesde lid, van de Subsidieregeling ESF-EQUAL een open termijn op te nemen.

Zodra de finale afsluiting heeft plaatsgevonden wordt de aanvang van de bewaartermijn bekend gemaakt in de Staatscourant.

Wijziging betreffende Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien)

Artikel 16, zesde lid

Uit artikel 90, eerste lid, van de verordening (EG) nr. 1083/2006, blijkt dat de managementautoriteit en begunstigden ervoor moeten zorgen dat alle bewijsstukken betreffende uitgaven en audits, in principe tot drie jaar na afsluiting van het operationeel programma ten behoeve van de Europese- Commissie en Rekenkamer beschikbaar blijven.

In artikel 16, zesde lid, is een termijn gesteld tot wanneer de begunstigde de administratieve bescheiden moet bewaren. Deze termijn loopt af op 31 december 2020. Het is echter onduidelijk wanneer de afsluiting van het operationele programma, als genoemd in artikel 90 van de Verordening, zal plaatsvinden. Derhalve is een open termijn een noodzakelijke oplossing.

Aangezien het ook in dit geval voor partijen onduidelijk is om te bepalen wanneer de bewaartermijn aanvangt doet de Minister daarvan mededeling in de Staatscourant.

Artikel 24

In artikel 24 van de Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien), is geregeld dat deze regeling vervalt met ingang van 1 januari 2021. Aangezien het nog onduidelijk is tot wanneer de managementautoriteit en de begunstigden de administratieve bescheiden moeten bewaren is het niet bekend of op dat tijdstip de bewaartermijn al is verlopen. Daarom is in dit artikel een uitzondering gemaakt voor artikel 16, zesde lid, dat de bewaartermijn regelt.

Tegemoetkoming (artikel IV)

Bij de in Artikel IV genoemde bedragen gaat het om een tegemoetkoming in kosten van de administratieve lasten en eventuele extra bewaarkosten die de aanvrager maakt bij het langer bewaren van de administratieve bescheiden.

In de gegeven periode van 1 juli tot en met 30 september kunnen begunstigden een tegemoetkoming aanvragen bij het Agentschap van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Omwille van efficiency kunnen aanvragers enkel via de elektronische weg een aanvraag indienen. De begunstigden doen dan ook niet voor ieder ESF-3 gesubsidieerd project een aparte aanvraag, maar zij dienen dit in één keer voor alle projecten te doen.

Indien het subsidieplafond, wat gesteld is op € 1.000.000,– is bereikt, wordt het bedrag evenredig verdeeld onder de aanvragers. De beslissing tot het verlenen van de tegemoetkoming geschiedt, conform aanwijzing 17 van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking, binnen 13 weken na afloop van de aanvraagperiode.

Indien de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid nog een vordering heeft open staan op een van de begunstigden, wordt ingevolge artikel 4:93 Awb, de tegemoetkoming daarmee verrekend.

Het bedrag van€ 6,– per € 20.000,– aan vastgestelde subsidie is gebaseerd op een schatting van het aantal te archiveren documenten en het daarmee corresponderende aantal strekkende meters archief. Daarnaast zijn de lasten meegewogen die gemoeid zijn met het informeren en instrueren van de afzonderlijke uitvoerders van projecten. De tegemoetkoming voor deze lasten is op 50 euro per project vastgesteld. Dat betekent dat men voor ieder afzonderlijk project dit gestandaardiseerde bedrag kan ontvangen. De te betalen tegemoetkoming zal de som van de aldus berekende tegemoetkoming per afzonderlijk project zijn.

De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, J. Klijnsma.