De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
Gelet op de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit
1995;
Besluit:
TOELICHTING
1. Inleiding
Deze regeling bevat de volgende wijzigingen van de Archiefregeling:
-
– de dwingende verwijzing naar normen, in het kader van de vereisten van duurzaamheid
en geordende en toegankelijk staat van archiefbescheiden, is omgezet in een niet-dwingende
verwijzing, door het opnemen van een gelijkwaardigheidsbepaling;
-
– in artikel 39, eerste lid, van de Archiefregeling, over klimaatapparatuur, is een
technische verbetering doorgevoerd.
Niet-dwingende verwijzing naar normen in wetgeving is conform de kabinetsreactie ‘Kenbaarheid
van normen en normalisatie’ van 30 juni 2011 (Kamerstukken II 2010/11, 27 406, nr. 193; hierna: de kabinetsreactie).
2. Gebruik van normen in wetgeving; de kabinetsreactie
Wanneer in wetgeving gebruik wordt gemaakt van een norm, gaat die norm deel uitmaken
van het recht dat voor de normadressaat of belanghebbende kenbaar moet zijn. Met het
begrip ‘norm’ wordt gedoeld op de uitkomst van een normalisatieproces, waarbij belanghebbende
partijen op vrijwillige basis, in overleg en op basis van consensus afspraken maken
over wat, in het licht van de stand van de techniek en de best beschikbare kennis,
goede normen zijn om te hanteren bij de productie van bepaalde zaken of het verrichten
van diensten. De kabinetsreactie maakt een onderscheid naar de wijze waarop een norm
in de wetgeving wordt toegepast. Bij dwingende verwijzing naar een norm is er voor
de normadressaat geen keuze om de norm al dan niet toe te passen. De specifieke norm
móet worden geraadpleegd om aan het wettelijke voorschrift te kunnen voldoen. Het
kabinetsbeleid is erop gericht dat het toepassen van normen vrijwillig is. Dit past
bij het systeem van normalisatie als instrument van zelfregulering. Daaruit volgt
dat in wetgeving zoveel mogelijk op niet-dwingende wijze naar normen moet worden verwezen.
Er is een Rijksbreed traject om overbodig geachte dwingende verwijzingen in wetgeving
om te zetten in verwijzingen op basis van bewijsvermoeden. Het streven is dat deze
omzetting op 1 januari 2014 is voltooid.
Een verwijzing op basis van bewijsvermoeden werkt zo dat, indien een normadressaat
de norm volgt, dit het bewijsvermoeden oplevert dat de normadressaat aan de eisen
van de wetgeving voldoet. Bij een verwijzing op basis van bewijsvermoeden blijft er
ruimte voor alternatieve en innovatieve oplossingen. De normadressaat is in dat geval
niet verplicht om een norm toe te passen en kan op een andere, maar gelijkwaardige
wijze aan de wet voldoen.
3. Gebruik van normen in de Archiefregeling; de wijziging
In de Archiefregeling wordt gebruik gemaakt van normen. Deze zijn opgenomen in de
regels voor duurzaamheid van archiefbescheiden (hoofdstuk 2), geordende en toegankelijke
staat van archiefbescheiden (hoofdstuk 3) en in de bepalingen over archiefruimten
en archiefbewaarplaatsen (hoofdstukken 4, 5 en 6). In bijlage 1 van de Archiefregeling
is een beschrijving opgenomen van de normen waarnaar wordt verwezen.
De onderhavige wijzigingsregeling heeft geen betrekking op de normen in de hoofdstukken
4, 5 en 6, omdat verwijzing naar die normen op grond van artikel 27 van de Archiefregeling
al niet-dwingend is. Met de onderhavige wijzigingsregeling is, door de invoeging van
artikel 2a, een gelijkwaardigheidsbepaling opgenomen voor de normen in de hoofdstukken
2 en 3. Deze gelijkwaardigheidsbepaling biedt de ruimte om op een andere wijze dan
via de in de Archiefregeling expliciet opgenomen normen te voldoen aan de vereisten
ter zake van duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden.
De normen waarnaar in de hoofdstukken 2 en 3 wordt verwezen zijn hiermee niet langer
verplicht, maar fungeren als bewijsvermoeden.
4. Gelijkwaardigheid
Bij een beroep op gelijkwaardigheid moet worden getoetst aan het doel van het desbetreffende
wettelijke voorschrift. Er kan op een andere – gelijkwaardige – wijze dan via toepassing
van de norm worden voldaan aan het doelvoorschrift. Dit doel kan worden afgeleid uit
de in de wetgeving zelf opgenomen eisen. In dezen zijn onder meer van belang artikel
3 van de Archiefwet 1995 (de verplichting voor overheidsorganen om de onder hen berustende
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren)
en artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 (de verplichting voor zorgdragers om ten
aanzien van door hen opgemaakte, te bewaren archiefbescheiden zodanige voorzieningen
te treffen dat bij deze bescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige
achteruitgang te constateren zal zijn). De gelijkwaardigheid van de alternatieve oplossing
moet worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door toepassing van een richtlijn als
de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie van 15 juli 2009.
5. Technische verbetering
Van de onderhavige wijziging van de Archiefregeling is gebruik gemaakt om een technische
verbetering door te voeren in artikel 39, eerste lid. In dat artikel was sprake van
klimaatapparatuur ‘in’ een archiefruimte of bewaarplaats. Uit de artikelen 30, zevende
lid, en 36, eerste lid, van de Archiefregeling volgt echter dat plaatsing van dergelijke
apparatuur ‘in’ een archiefruimte of archiefbewaarplaats niet is toegestaan, in verband
met brandgevaar of mogelijke vervuiling. De plaatsbepaling ‘in’ is daarom vervangen
door: ten behoeve van.
6. Inwerkingtreding
Conform het streven van de hierboven aangehaalde kabinetsreactie is de inwerkingtredingsdatum
van de onderhavige wijziging 1 januari 2014.
7. Overgangsrecht
Voor de technische verbetering van artikel 39, eerste lid, van de Archiefregeling
geldt overgangsrecht. Voor klimaatapparatuur die is geplaatst na de inwerkingtreding
van de Archiefregeling maar voorafgaand aan de inwerkingtreding van de onderhavige
wijzigingsregeling, blijft de oude tekst van artikel 39, eerste lid, gelden. Daartoe
is artikel 59 van de Archiefregeling aangepast.
8. Consultatie
De archiefvormers zijn geïnformeerd en geconsulteerd via de aangewezen overlegorganen
en de koepelorganisaties Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten
en Unie van Waterschappen. Ook de vertegenwoordigers van de archiefbeheerders, beroepsorganisaties
zoals de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland en de Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland zijn geïnformeerd en geconsulteerd. Naar aanleiding
van de consultatie is de regeling met de toelichting enigszins aangescherpt en verduidelijkt.
9. Financiële gevolgen
De regeling heeft geen gevolgen voor de rijksbegroting.
10. Uitvoeringsgevolgen
Het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie achten de regeling uitvoerbaar.
11. Administratieve lasten
De regeling heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
M. Bussemaker.