Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 30 oktober 2013, nr. WJZ/525041 (10331), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het niet-dwingend verwijzen naar normen

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

ARTIKEL I

De Archiefregeling wordt als volgt gewijzigd:

A

Na artikel 2 wordt een artikel ingevoegd, luidende:

Artikel 2a. Gelijkwaardigheidsbepaling

Aan een norm als bedoeld in artikel 1, onderdelen f, j, of m, die is opgenomen in een voorschrift voor archiefbescheiden dat is gesteld in de hoofdstukken 2 of 3, behoeft niet te worden voldaan voor zover voor archiefbescheiden anders dan door toepassing van die norm tenminste dezelfde mate van duurzaamheid of geordende en toegankelijke staat wordt bereikt als is beoogd met het voorschrift waarin die norm is opgenomen.

B

In artikel 39, eerste lid, wordt ‘in een archiefruimte’ vervangen door: ten behoeve van een archiefruimte.

C

Artikel 59 wordt als volgt gewijzigd:

Onder vernummering van het tweede lid tot derde lid wordt een lid ingevoegd, luidende:

• 2. Artikel 39, eerste lid, zoals die bepaling luidde voor 1 januari 2014, blijft van toepassing op klimaatapparatuur die is geplaatst in de periode van 1 april 2010 tot en met 31 december 2013.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.

TOELICHTING

1. Inleiding

Deze regeling bevat de volgende wijzigingen van de Archiefregeling:

• de dwingende verwijzing naar normen, in het kader van de vereisten van duurzaamheid en geordende en toegankelijk staat van archiefbescheiden, is omgezet in een niet-dwingende verwijzing, door het opnemen van een gelijkwaardigheidsbepaling;

• in artikel 39, eerste lid, van de Archiefregeling, over klimaatapparatuur, is een technische verbetering doorgevoerd.

Niet-dwingende verwijzing naar normen in wetgeving is conform de kabinetsreactie ‘Kenbaarheid van normen en normalisatie’ van 30 juni 2011 (Kamerstukken II 2010/11, 27 406, nr. 193; hierna: de kabinetsreactie).

2. Gebruik van normen in wetgeving; de kabinetsreactie

Wanneer in wetgeving gebruik wordt gemaakt van een norm, gaat die norm deel uitmaken van het recht dat voor de normadressaat of belanghebbende kenbaar moet zijn. Met het begrip ‘norm’ wordt gedoeld op de uitkomst van een normalisatieproces, waarbij belanghebbende partijen op vrijwillige basis, in overleg en op basis van consensus afspraken maken over wat, in het licht van de stand van de techniek en de best beschikbare kennis, goede normen zijn om te hanteren bij de productie van bepaalde zaken of het verrichten van diensten. De kabinetsreactie maakt een onderscheid naar de wijze waarop een norm in de wetgeving wordt toegepast. Bij dwingende verwijzing naar een norm is er voor de normadressaat geen keuze om de norm al dan niet toe te passen. De specifieke norm móet worden geraadpleegd om aan het wettelijke voorschrift te kunnen voldoen. Het kabinetsbeleid is erop gericht dat het toepassen van normen vrijwillig is. Dit past bij het systeem van normalisatie als instrument van zelfregulering. Daaruit volgt dat in wetgeving zoveel mogelijk op niet-dwingende wijze naar normen moet worden verwezen. Er is een Rijksbreed traject om overbodig geachte dwingende verwijzingen in wetgeving om te zetten in verwijzingen op basis van bewijsvermoeden. Het streven is dat deze omzetting op 1 januari 2014 is voltooid.

Een verwijzing op basis van bewijsvermoeden werkt zo dat, indien een normadressaat de norm volgt, dit het bewijsvermoeden oplevert dat de normadressaat aan de eisen van de wetgeving voldoet. Bij een verwijzing op basis van bewijsvermoeden blijft er ruimte voor alternatieve en innovatieve oplossingen. De normadressaat is in dat geval niet verplicht om een norm toe te passen en kan op een andere, maar gelijkwaardige wijze aan de wet voldoen.

3. Gebruik van normen in de Archiefregeling; de wijziging

In de Archiefregeling wordt gebruik gemaakt van normen. Deze zijn opgenomen in de regels voor duurzaamheid van archiefbescheiden (hoofdstuk 2), geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden (hoofdstuk 3) en in de bepalingen over archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (hoofdstukken 4, 5 en 6). In bijlage 1 van de Archiefregeling is een beschrijving opgenomen van de normen waarnaar wordt verwezen.

De onderhavige wijzigingsregeling heeft geen betrekking op de normen in de hoofdstukken 4, 5 en 6, omdat verwijzing naar die normen op grond van artikel 27 van de Archiefregeling al niet-dwingend is. Met de onderhavige wijzigingsregeling is, door de invoeging van artikel 2a, een gelijkwaardigheidsbepaling opgenomen voor de normen in de hoofdstukken 2 en 3. Deze gelijkwaardigheidsbepaling biedt de ruimte om op een andere wijze dan via de in de Archiefregeling expliciet opgenomen normen te voldoen aan de vereisten ter zake van duurzaamheid en geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De normen waarnaar in de hoofdstukken 2 en 3 wordt verwezen zijn hiermee niet langer verplicht, maar fungeren als bewijsvermoeden.

4. Gelijkwaardigheid

Bij een beroep op gelijkwaardigheid moet worden getoetst aan het doel van het desbetreffende wettelijke voorschrift. Er kan op een andere – gelijkwaardige – wijze dan via toepassing van de norm worden voldaan aan het doelvoorschrift. Dit doel kan worden afgeleid uit de in de wetgeving zelf opgenomen eisen. In dezen zijn onder meer van belang artikel 3 van de Archiefwet 1995 (de verplichting voor overheidsorganen om de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren) en artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 (de verplichting voor zorgdragers om ten aanzien van door hen opgemaakte, te bewaren archiefbescheiden zodanige voorzieningen te treffen dat bij deze bescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn). De gelijkwaardigheid van de alternatieve oplossing moet worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door toepassing van een richtlijn als de Richtlijn metagegevens overheidsinformatie van 15 juli 2009.

5. Technische verbetering

Van de onderhavige wijziging van de Archiefregeling is gebruik gemaakt om een technische verbetering door te voeren in artikel 39, eerste lid. In dat artikel was sprake van klimaatapparatuur ‘in’ een archiefruimte of bewaarplaats. Uit de artikelen 30, zevende lid, en 36, eerste lid, van de Archiefregeling volgt echter dat plaatsing van dergelijke apparatuur ‘in’ een archiefruimte of archiefbewaarplaats niet is toegestaan, in verband met brandgevaar of mogelijke vervuiling. De plaatsbepaling ‘in’ is daarom vervangen door: ten behoeve van.

6. Inwerkingtreding

Conform het streven van de hierboven aangehaalde kabinetsreactie is de inwerkingtredingsdatum van de onderhavige wijziging 1 januari 2014.

7. Overgangsrecht

Voor de technische verbetering van artikel 39, eerste lid, van de Archiefregeling geldt overgangsrecht. Voor klimaatapparatuur die is geplaatst na de inwerkingtreding van de Archiefregeling maar voorafgaand aan de inwerkingtreding van de onderhavige wijzigingsregeling, blijft de oude tekst van artikel 39, eerste lid, gelden. Daartoe is artikel 59 van de Archiefregeling aangepast.

8. Consultatie

De archiefvormers zijn geïnformeerd en geconsulteerd via de aangewezen overlegorganen en de koepelorganisaties Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen. Ook de vertegenwoordigers van de archiefbeheerders, beroepsorganisaties zoals de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland zijn geïnformeerd en geconsulteerd. Naar aanleiding van de consultatie is de regeling met de toelichting enigszins aangescherpt en verduidelijkt.

9. Financiële gevolgen

De regeling heeft geen gevolgen voor de rijksbegroting.

10. Uitvoeringsgevolgen

Het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie achten de regeling uitvoerbaar.

11. Administratieve lasten

De regeling heeft geen gevolgen voor de administratieve lasten.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker.