Beleidsregel van de Minister van Veiligheid en Justitie d.d. 10 mei 2012, nr. 2012-0000041275, DGPolitie/Programma Personeel en Materieel, houdende de te volgen stappen bij de organieke matching bij de politie (beleidsregel Instructie organieke matching)

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikel 6, tweede lid, van het Besluit bezoldiging politie;

Besluit:

Artikel 1

Het proces van organieke matching dat voorafgaat aan de overgang naar een LFNP functie geschiedt op de wijze die is beschreven in de Instructie organieke matching die als bijlage met de daarbij behorende 5 bijlagen bij deze beleidsregel is gevoegd.

Artikel 2

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst en werkt terug tot en met 31 januari 2012.

Artikel 3

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: beleidsregel Instructie organieke matching.

Deze beleidsregel zal met de bijbehorende toelichting en de bijbehorende bijlagen in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten.

BIJLAGE 1

Instructie organieke matching Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie

Vastgesteld in GOP d.d. 05-04-2012

A. Inleiding:

In het Akkoord Arbeidsvoorwaarden sector Politie (2008-2010) is afgesproken dat iedere medewerker per 1 januari 2010 een nieuwe gewaardeerde LFNP functie heeft.

Deze collectieve afspraken houden in dat in alle korpsen (25 korpsen en het KLPD) en de organisaties (VtsPN, Politieacademie en Rijksrecherche) de bestaande korpsfunctiebeschrijvingen of politieorganisatie-functiebeschrijvingen worden omgezet naar LFNP functiebeschrijvingen.

De oplevering van het Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie heeft plaatsgevonden in november 2011. De invoering van het Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie vindt plaats in 2012. De formele invoeringsdatum is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2010.

Om dit landelijk eenduidig te laten verlopen en het effect van harmonisatie te bewerkstelligen wordt de matching gedaan onder regie van een (paritaire) werkgroep van het GOP.

In deze instructie worden de volgende termen gebruikt:

• Korps (artikel 1, onderdeel f, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): een regionaal politiekorps, het Korps landelijke politiediensten, de Voorziening tot samenwerking Politie Nederland (VtsPN), het Landelijk selectie- en opleidingsinstituut politie, het Politie onderwijs en kenniscentrum (LSOP) en de bijzondere ambtenaren van politie (rijksrecherche);

• Functiebeschrijving (artikel 1, onderdeel d, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): een of meer door het bevoegd gezag vastgestelde schriftelijke document(en) waarin ten minste duidelijk herkenbaar de wezenlijke onderdelen van de functie op hoofdlijnen zijn vastgelegd, niet zijnde een LFNP functie;

• Organieke matching (artikel 1, onderdeel l, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): het vergelijken op organisatieniveau van functiebeschrijvingen met een LFNP functie;

• Transponeringstabel (artikel 1, onderdeel p, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): de als bijlage bij de Regeling overgang naar een LFNP-functie gevoegde tabel waarin de vastgestelde resultaten van de matching zijn opgenomen:

• Uitgangspositie (artikel 1, onderdeel r, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): de functie en in samenhang daarmee de functiebeschrijving en de specifieke werkzaamheden, afspraken of bijzondere situaties van een ambtenaar op enig moment vanaf 31 december 2009 tot en met 31 december 2011, zoals vastgelegd in een besluit;

• Match (artikel 1, onderdeel i, van de Regeling overgang naar een LFNP functie): het vastgestelde resultaat voor de meest vergelijkbare functie zoals opgenomen in de transponeringstabel die door de Minister is vastgesteld in overeenstemming met het Georganiseerd Overleg in Politieambtenarenzaken.

B. Opbouw instructie:

De instructie is als volgt opgebouwd:

• De beschrijving van de uitvoering van het proces van organieke matching tot en met vaststelling en publicatie.

• De hulpmiddelen voor matching:

  • Bijlage 1: Oriëntatieformulier functiebeschrijving

  • Bijlage 2: Naslag LFNP vakgebieden

  • Bijlage 3: Een overzicht van essentie en speelveld van LFNP functies per vakgebied

  • Bijlage 4: Functievergelijkingsformulier

  • Bijlage 5: Functieclustergeleideformulier

C. Uitgangspunten Organieke Matching:

De instructie voor de organieke matching is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• 1. De matching valt onder regie en verantwoordelijkheid van de werkgroep matching; de eindverantwoordelijkheid berust bij het GOP.

• 2. De werkgroep matching wordt ondersteund door matchingsteams.

• 3. Matching vindt landelijk plaats waarbij de functiebeschrijvingen, specifieke werkzaamheden, bijzondere situaties en taakaccenten van alle korpsen de basis voor matching vormen.

• 4. Matching vindt plaats conform de werkwijze opgenomen in het Reglement voor de werkgroep matching, bedoeld in artikel 4, zesde lid, van de Regeling overgang naar een LFNP functie en aan de hand van de werkwijze zoals opgenomen in deze instructie.

• 5. De uitkomst van de matching wordt vastgelegd in een transponeringstabel en ter overeenstemming voorgelegd aan het GOP.

De kern van organieke matching:

De opbouw van het LFNP is leidend in de te volgen stappen in de organieke matching.

In de organieke matching worden de basisdocumenten oud vergeleken met de basisdocumenten LFNP, conform de regels zoals vastgelegd in de Regeling overgang naar een LFNP functie en de werkwijze in deze instructie. Het eindresultaat is een organieke match van een functiebeschrijving met een LFNP functie en indien van toepassing werkterreinen, aandachtsgebieden en specifieke functionaliteiten. Dit resultaat wordt vastgelegd in een motivering per match (functievergelijkingsformulier) en een concept-transponeringstabel. Deze concept-transponeringstabel wordt beoordeeld door het GOP en na overeenstemming vastgesteld door de Minister.

D. Het proces:

De basis:

De organisatie voor de matching is opgenomen in het Reglement voor de werkwijze van de werkgroep matching, bedoeld in artikel 4, zesde lid van de Regeling Overgang naar een LFNP functie en dient als zodanig te worden ingericht. Naast de organisatie hierin vermeld levert ook het korps een bijdrage aan onderdelen van het matchingsproces, door het leveren van de informatie ten behoeve van de matching zoals verwoord in stap 1.

Basisdocumenten LFNP (vastgesteld in het GOP) voor matching:

• LFNP functiebeschrijvingen

• LFNP Matrix

• Handleiding Landelijk Functiegebouw Nederlandse Politie en Process-flow

• Overzicht werkterreinen, aandachtsgebieden en specifieke functionaliteiten

Basisdocumenten voor matching oud:

• Korpsspecifieke basisdocumenten (zie stap 1)

• Functiebeschrijvingen

• De in besluiten uitgangspositie opgenomen specifieke werkzaamheden (taakaccenten)

• Voor zover van belang de in de besluiten uitgangsposities opgenomen bijzondere situaties

De werkwijze:

I. Voorbereiden organieke matching:

Stap 1: Verzamelen korpsspecifieke basisdocumenten

Het korps verzamelt:

• de korpsformatieplannen over de periode 31 december 2009 tot en met 31 december 2011;

• de functiebeschrijvingen die van 31 december 2009 tot en met 31 december 2011 binnen het korps aan medewerkers zijn of waren toegewezen;

• de functiebeschrijvingen opgenomen in de korpsformatie die op 31 december 2011 van toepassing is/zijn en niet bezet zijn;

• de functiebeschrijvingen (inclusief de functiebeschrijvingen die ontstaan uit de aanvragen functieonderhoud voortkomend uit het proces van bepaling van de uitgangspositie) die zijn/worden vastgesteld door het bevoegd gezag na 31 maart 2011;

• het door het korps opgestelde overzicht ‘Functies met specifieke werkzaamheden (taakaccenten) aangevuld met “ontbrekende specifieke werkzaamheden/bijzondere situaties”’ uit de aanvullende besluiten uitgangspositie(s)

en levert deze digitaal aan bij het projectbureau.

Daarnaast worden de volgende documenten (voor zover aanwezig) ter beschikking gesteld:

• Organogrammen

• Orgaanbeschrijvingen

• Mandaatregelingen

• Specifieke schriftelijke afspraken over budgetverantwoordelijkheid

• Overige documenten welke een bijdrage kunnen leveren aan de organieke matching

Het projectbureau matching verwerkt de aangeleverde documenten in een centrale matchingsdatabase.

Het projectbureau matching draagt zorg voor toegang tot de centrale matchingsdatabase voor de werkgroepleden, het projectbureau en de administratieve ondersteuning.

Stap 2: Samenstelling clusters van functies (eerste ordening van functies t.b.v. matching)

• De kerngroep ordent de in de centrale matchingsdatabase opgenomen functiebeschrijvingen naar clusters van functies en legt op het functieclustergeleideformulier globaal vast waarom deze clustering tot stand is gekomen.

• De kerngroep draagt deze clusters van functies inclusief de toewijzing aan matchingsteams over aan het projectbureau voor de registratie in de centrale matchingsdatabase.

Stap 3: Vastleggen in centrale matchingsdatabase en verspreiding documenten

• Het projectbureau legt de clusterindeling vast in de centrale matchingsdatabase en stelt de documenten per cluster ter beschikking aan de matchingsteams.

Stap 4: Oriëntatieformulier functiebeschrijving invullen

Het matchingsteam vult per functiebeschrijving, met behulp van de ter beschikking gestelde documenten, het oriëntatieformulier zo volledig mogelijk in.

Resultaat:

Een oriëntatieformulier per functiebeschrijving.

II. Uitvoeren organieke matching:

Stap 5: Vaststellen specifiek LFNP element voor cluster van functiebeschrijvingen

Het matchingsteam stelt vast of er in het cluster van functiebeschrijvingen sprake is van specifieke LFNP elementen die passen binnen een aanwijsbare functie(reeks).

Hulpvragen:

• Leidt de uitkomst van stap 4, direct naar een specifieke reeks in het LFNP dan wel een specifieke LFNP functie?

• Leidt de uitkomst van stap 4 direct naar een werkterrein, aandachtsgebied of specifieke functionaliteit?

Basis materiaal:

• Ingevuld oriëntatieformulier functiebeschrijving.

Zo ja:

Vervolg het proces van matching vanaf stap 9 Uitkomst per functie vastleggen en motiveren op functievergelijkingsformulier (Bijlage 4: functievergelijkingsformulier).

Resultaat:

Een concept-match tussen een functiebeschrijving en een LFNP functiebeschrijving, al dan niet in combinatie met een aan de reeks gekoppeld werkterrein, aandachtsgebied, of specifieke functionaliteit.

Zo nee:

Vervolg het proces van matching vanaf stap 6 ‘Het cluster van functiebeschrijvingen indelen in een LFNP domein’ en herhaal dit tot dat er sprake is van een match.

Stap 6: Het cluster van functiebeschrijvingen indelen in een LFNP domein

Het matchingsteam deelt het cluster van functiebeschrijvingen in, in één van de drie LFNP domeinen: Leiding, Uitvoering of Ondersteuning.

Hulpvragen:

• Gaat het om een leidinggevende, uitvoerende of ondersteunende functie?

• Is er aanvullende informatie te vinden in de (financiële) mandaatregeling van het korps, van belang om te weten voor de matching van de functie?

Basis materiaal:

• Ingevuld oriëntatieformulier functiebeschrijving.

Uitkomst per functie vastleggen en motiveren op functievergelijkingsformulier (Bijlage 4: functie-vergelijkingsformulier)

Resultaat:

Een indeling van een cluster van functiebeschrijvingen in een LFNP domein.

Stap 7: Een cluster van functiebeschrijvingen binnen een LFNP domein indelen in een LFNP vakgebied

Het matchingsteam deelt het cluster van functiebeschrijvingen in, aan de hand van de omschrijving in bijlage 2, in een vakgebied. Als extra ondersteuning wordt hiertoe ook ‘kern’ van de functiebeschrijving vergeleken met de resultaatgebieden van de LFNP vakgebieden.

Hulpvragen:

• Wat is de reden voor het opnemen van de functie in de formatie? (om vast te stellen of het een organieke functie betreft dan wel een samengestelde functie met de daarbij behorende reden)

Basis materiaal:

• Ingevuld oriëntatieformulier functiebeschrijving.

Uitkomst per functie vastleggen en motiveren op functievergelijkingsformulier (Bijlage 4: functievergelijkingsformulier).

Resultaat:

Een indeling van de functiebeschrijvingen in één of meerdere LFNP vakgebied(en).

Stap 8: Iedere functiebeschrijving uit het cluster van functiebeschrijvingen vergelijken met LFNP functiebeschrijvingen binnen een LFNP vakgebied

Het matchingsteam vergelijkt iedere functie uit het cluster van functiebeschrijvingen, op inhoud, met LFNP functiebeschrijvingen uit de functiereeks(en) van het in stap 7 vastgestelde vakgebied.

De keuze voor een LFNP functiebeschrijving wordt in ieder geval mede bepaald aan de hand van de vergelijking van alle functies uit de functiereeks(en) en dit wordt vastgelegd in de motivering van de match op het functievergelijkingsformulier.

Hulpvragen:

Maakt de functie onderdeel uit van een functiereeks?

• Wat is de plaats van de functie in de huidige organisatiestructuur?

• Welke werkzaamheden/taken maken onderdeel uit van de functie?

• Op welke taakaccenten wordt de functie ingezet? (ondermeer te herleiden uit de functiebenaming, functiebeschrijving)

Basis materiaal:

• Ingevuld oriëntatieformulier functiebeschrijving.

Uitkomst per functie vastleggen en motiveren op functievergelijkingsformulier (Bijlage 4: functievergelijkingsformulier)

Resultaat:

Een concept-match tussen een functiebeschrijving en een LFNP functiebeschrijving, al dan niet in combinatie met een aan de reeks gekoppeld werkterrein, aandachtsgebied, of specifieke functionaliteit

OF

Geen match,

voorzien van een motivering door het matchingsteam

Stap 9: Vastlegging van de uitkomst van de matching

De uitkomst van de matching van de functiebeschrijving wordt door het matchingsteam vastgelegd in het reeds aangemaakte functievergelijkingsformulier.

Dit formulier maakt na afronding van de matching integraal deel uit van de concept-transponeringstabel.

Het matchingsteam levert het functievergelijkingsformulier aan bij het projectbureau voor verwerking in de centrale matchingsdatabase.

Resultaat:

Een geregistreerde concept-match

OF

Een geregistreerde concept-geen match,

voorzien van een motivering door het matchingsteam

Stap 10: Vastlegging van de concept-matches van een cluster van functies

Na de individuele vastlegging van de concept-match in een functievergelijkingsformulier wordt door het matchingsteam ook een samenvatting van de uitkomst van alle concept-matches van de functiebeschrijvingen uit het cluster vastgelegd op een functieclustergeleideformulier. Dit functieclustergeleideformulier bevat op hoofdlijnen de uitkomst van de matches t.b.v. de eerste behandeling van de uitkomsten door de kerngroep. Ook dit formulier wordt aangeleverd aan het projectbureau voor verwerking in de centrale matchingsdatabase.

Het projectbureau legt de concept-matches vast in de centrale matchingsdatabase en levert deze door middel van de functieclustergeleideformulier ter toetsing aan bij de kerngroep van de werkgroep matching.

Resultaat:

Door het projectbureau vastgelegde concept-matches in de centrale database en oplevering van het functieclustergeleideformulier aan kerngroep van de werkgroep matching

Stap 11: Toetsing en formalisering van de concept-matches van een cluster van functies

De functieclustergeleideformulieren worden door de kerngroep behandeld en voorzien van een toelichting voorgelegd aan de werkgroep matching of de kerngroep onderneemt die actie die nodig wordt geacht alvorens tot finale toetsing door de werkgroep matching kan worden overgegaan. De kerngroep toetst op:

• de correcte toepassing van de instructie;

• het resultaat van de matching en de motivering van de matching per functie vastgelegd in de formulieren;

• de onderlinge samenhang;

• de consistentie en

• volledigheid.

Nadat de werkgroep matching een oordeel heeft geveld en het resultaat heeft geformaliseerd geeft zij opdracht aan het projectbureau om de matches op te nemen op de concept-transponeringstabel.

Resultaat:

Een door de werkgroep matching geformaliseerde en aan het GOP ter overeenstemming aangeboden concept-transponeringstabel inclusief de functievergelijkingsformulieren.

Stap 12: Overzicht functies met specifieke werkzaamheden (taakaccenten) vergelijken met de concept- transponeringstabel

Het matchingsteam vervolgt het proces met de matching van de specifieke werkzaamheden (taakaccenten), Zij stellen vast of een functiebeschrijving uit het overzicht ‘functies met specifieke werkzaamheden (taakaccenten)’ voorkomt op de concept- transponeringstabel.

Is dit het geval dan wordt beoordeeld of de bij de functiebeschrijving genoemde specifieke werkzaamheden (taakaccent) passen binnen de aan de functiebeschrijving gekoppelde LFNP functie in de eerste geregistreerde concept-match op de concept-transponeringstabel (stap 11) al dan niet met een aan de reeks gekoppeld werkterrein en/of aandachtsgebied.

Is dit niet het geval dan wordt deze combinatie alsnog gematcht volgens de standaard werkwijze vanaf stap 5.

Resultaat:

Een concept-match tussen een functiebeschrijving en een LFNP functiebeschrijving, al dan niet in combinatie met een aan de reeks gekoppeld werkterrein, aandachtsgebied, of specifieke functionaliteit

OF

Geen match,

voorzien van een motivering door het matchingsteam

De uitkomst van de matching van de functiebeschrijving wordt vastgelegd in een nieuw functievergelijkingsformulier.

Stap 13: Vastlegging van de uitkomst van de matching

De uitkomst van de matching wordt door het matchingsteam vastgelegd in het reeds aangemaakte functievergelijkingsformulier.

Dit formulier maakt na afronding van de matching integraal deel uit van de concept- transponeringstabel.

Het matchingsteam levert het functievergelijkingsformulier aan bij het projectbureau voor verwerking in de centrale matchingsdatabase.

Stap 14: Vastlegging van de concept-uitkomst van de matches van een cluster van functies

Zie stap 10.

Resultaat:

Door het projectbureau vastgelegde concept-matches in de centrale matchingsdatabase en oplevering van het functieclustergeleideformulier aan kerngroep van de werkgroep matching

Stap 15: Toetsing en formalisering concept-uitkomst van de matches van een cluster van functies

Zie stap 11.

Resultaat:

Een door de werkgroep matching geformaliseerde en aan het GOP ter overeenstemming aangeboden concept transponeringstabel inclusief de functievergelijkingsformulieren.

Stap 16: Beoordeling concept- transponeringstabel

De voorzitter en de plv. voorzitter ondertekenen de concept-transponeringstabel en leggen deze inclusief eventuele bijzonderheden over de matchingsresultaten en de door hen ondertekende functievergelijkingsformulieren voor aan het GOP ter overeenstemming.

Alle overige functiebescheiden zijn naar behoefte op te vragen bij het projectbureau matching.

Resultaat:

Een door de werkgroep matching ondertekende en aan het GOP ter overeenstemming aangeboden concept-transponeringstabel inclusief de functievergelijkingsformulieren.

Stap 17: Vaststellen transponeringstabel

De transponeringstabel wordt na overeenstemming in het GOP vastgesteld door de minister en gepubliceerd als bijlage bij de Regeling overgang naar een LFNP functie.

Resultaat:

Een door het GOP beoordeelde en door de minister vastgestelde transponeringstabel.

Stap 18: Publicatie van de transponeringstabel

Het projectbureau draagt naast de gebruikelijke procedure voor publicatie zorg voor de bekendmaking van de transponeringstabel op het intranet, inclusief de daarbij behorende vastgestelde functievergelijkingsformulieren. Ook zal de transponeringstabel worden bekend gemaakt op de website http://ikwerkbijdepolitie.politieacademie.politie.nl .

Ook stelt het projectbureau matching op basis van de door de Minister vastgestelde transponeringstabel een transponeringstabel per korps op en stelt deze ter beschikking aan de korpsen voor publicatie op het korpsintranet.

Resultaat:

Een gepubliceerde transponeringstabel als basis voor het vervolgproces ‘de individuele overgang naar een LFNP functie’.

BIJLAGE 2 ORIËNTATIEFORMULIER FUNCTIEBESCHRIJVING

NB: Dit formulier maakt geen onderdeel uit van het matchingsdossier per functiebeschrijving

Oriëntatieformulier functiebeschrijving
Korps/organisatie:
Functiecluster:
Functienaam en functienummer:
Specifieke werkzaamheden (taakaccenten) behorende bij de functie:
Plaats in de organisatie zoals opgenomen in het organogram of de orgaanbeschrijving
Doel/kern van de functie: Beantwoord de vraag: ‘Waarvoor is deze functie op aarde?’
Niveaubepalende elementen (voor zover opgenomen in de functiebeschrijving dan wel overige documenten)
Werk- en denkniveau/opleidingsniveau
Aanvullende informatie: mandaatregeling w.o. budgetmandatering (specifieke verantwoordelijkheden)
Maakt de functie deel uit van een reeks functies	Ja of Nee
Datum:	Opgemaakt door:

BIJLAGE 3 NASLAG LFNP VAKGEBIEDEN

BIJLAGE 4 OVERZICHT VAN ESSENTIE EN SPEELVELD VAN LFNP FUNCTIES PER VAKGEBIED

BIJLAGE 5 FUNCTIEVERGELIJKINGSFORMULIER

BIJLAGE 6 FUNCTIECLUSTERGELEIDEFORMULIER

TOELICHTING

Deze beleidsregel maakt onderdeel uit van een aantal documenten dat noodzakelijk is in het kader van de overgang van politieambtenaren, werkzaam bij de 25 regionale politiekorpsen, het Korps landelijke politiediensten, de Voorziening tot samenwerking Politie Nederland, het Landelijk selectie- en opleidingsinstituut politie en de rijksrecherche, van hun huidige functie naar een nieuwe LFNP functie.

In deze beleidsregel worden de stappen omschreven die bij het matchingsproces gevolgd moeten worden.

De totale uitvoering van de matching is gelegd in handen van de paritair samengestelde werkgroep matching, waarvan de taak is omschreven in de Regeling overgang naar een LFNP functie. In deze regeling is de grondslag opgenomen voor een reglement voor de werkwijze van de werkgroep matching.

Op basis van deze beleidsregel, de Regeling overgang naar een LFNP functie, de Regeling vaststelling LFNP en het reglement werkwijze van de werkgroep matching zal de overgang van politieambtenaren van hun huidige functie naar een LFNP functie plaatsvinden.

De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten.