Regeling houdende wijziging van de Regeling defensiesubsidies in verband met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking

4 oktober 2011

Nr. BS/2011031420

De Minister van Defensie,

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling defensiesubsidies wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 4, onderdeel c, wordt na ‘ingediend’ ingevoegd:, in gevallen waarin de subsidie € 25.000 of meer bedraagt.

B

In artikel 5 wordt ‘twee jaren’ steeds vervangen door: vijf jaren.

C

Na artikel 5 worden vier paragrafen ingevoegd, luidende:

§ 2a. Subsidies tot € 25.000

Artikel 5a

• 1. Het verstrekken van subsidies lager dan € 25.000 vindt plaats in de vorm van een vast bedrag dat wordt bepaald op basis van gegevens die worden ingediend bij de aanvraag.

• 2. Indien een subsidie als bedoeld in het eerste lid wordt verstrekt wordt:

  • a. direct een beschikking tot subsidievaststelling gegeven, of

  • b. een beschikking tot subsidieverlening gegeven, met vermelding van de datum waarop de activiteiten uiterlijk moeten zijn verricht en van de datum waarop de subsidie uiterlijk ambtshalve wordt vastgesteld.

Artikel 5b

Bij het verstrekken van een subsidie als bedoeld in artikel 5a, tweede lid, onder b, wordt aan de subsidie de verplichting voor de subsidieontvanger verbonden om:

• a. onverwijld een schriftelijke melding te doen zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel vóór de in de beschikking vermelde datum waarop deze uiterlijk moeten zijn verricht zullen worden verricht of dat vóór die datum niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan; en

• b. desgevraagd, op door de subsidieverstrekker van tevoren aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Artikel 5c

• 1. Bij het verstrekken van een subsidie lager dan € 25.000 wordt aan de subsidie geen verplichting voor de subsidieontvanger verbonden tot:

  • a. het bijhouden of het overleggen van een administratie van aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onderdeel b, van de Algemene wet bestuursrecht;

  • b. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten als bedoeld in artikel 4:37, eerste lid, onderdeel f, van de Algemene wet bestuursrecht; en

  • c. het overleggen van een door een accountant opgesteld stuk.

• 2. Aan een subsidie lager dan € 25.000 wordt geen verplichting verbonden tot het overleggen van een tussentijds voortgangsverslag.

§ 2b. Subsidies van € 25.000 tot € 125.000

Artikel 5d

• 1. Het verstrekken van subsidies van € 25.000 tot € 125.000 vindt plaats in de vorm van een vast bedrag of een vast bedrag voor een nog te verrichten prestatie-eenheid, dat wordt bepaald op basis van gegevens die worden ingediend bij de aanvraag.

• 2. Ten aanzien van subsidies als bedoeld in het eerste lid zijn de artikelen 5b en 5c, eerste lid, van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat, indien op grond van artikel 5f een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten wordt gevraagd, artikel 5c, eerste lid, onderdeel a, geen toepassing vindt.

• 3. Indien de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt meer dan 12 maanden bedraagt, wordt een tussentijds voortgangsverslag ten hoogste één keer per periode van 12 maanden gevraagd.

Artikel 5f

• 1. Indien bij een subsidieverstrekking tussen € 25.000 en € 125.000 de uitgaven en inkomsten ter zake van de te verrichten activiteiten in verband met de aard van die activiteiten zodanig ongewis zijn dat een realistische begroting niet vereist kan worden, kan worden bepaald dat de subsidieontvanger op basis van een verklaring inzake werkelijke uitgaven en inkomsten mag aantonen dat de activiteiten zijn verricht.

• 2. In de verklaring geeft de subsidieontvanger niet meer aan dan:

  • a. dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht, voorzien van een korte toelichting;

  • b. dat aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan;

  • c. wat het totale bedrag van de gerealiseerde subsidiabele kosten is;

  • d. wat, in voorkomend geval, de stand van de egalisatiereserve is;

  • e. wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten, inclusief bijdragen van derden, is; en

  • f. wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.

§ 2c. Subsidies van € 125.000 of meer

Artikel 5g

• 1. Bij subsidieverstrekking van € 125.000 of meer, wordt aan een subsidie de verplichting voor de subsidieontvanger verbonden om onverwijld een schriftelijke melding te doen zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel vóór de in de beschikking vermelde datum waarop deze uiterlijk moeten zijn verricht zullen worden verricht of dat vóór die datum niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

• 2. Indien de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt meer dan 12 maanden bedraagt, wordt een tussentijds voortgangsverslag ten hoogste één keer per periode van 12 maanden gevraagd.

§ 2d. Toepassing van paragraaf 2a op subsidies van € 25.000 of meer na risicoanalyse

Artikel 5h

Paragraaf 2a kan overeenkomstig worden toegepast op subsidies van € 25.000 of meer indien uit een risicoanalyse blijkt dat daartegen geen bezwaar bestaat.

D

Artikel 6 vervalt.

E

Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt:

1. Het eerste lid komt te luiden:

• 1. Op subsidies die per boekjaar aan rechtspersonen worden verstrekt is afdeling 4.2.8. van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing indien de subsidie € 125.000 of meer per boekjaar bedraagt

• 2. In het tweede lid wordt ‘subsidies als bedoeld in artikel 6 ten bedrage van € 125.000 of meer per boekjaar’ vervangen door: een subsidie als bedoeld in het eerste lid.

F

Artikel 11 vervalt.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2012. Artikel I, onderdeel B, werkt terug tot en met 17 november 2007.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

Den Haag, 4 oktober 2011

De Minister van Defensie,

J.S.J. Hillen.

TOELICHTING

Algemeen

Bij besluit van de Minister-President, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr. 3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking (Stcrt. 20306) zijn de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking vastgesteld.

De Aanwijzingen voor subsidieverstrekking vloeien voort uit het uniforme kader voor een eenvoudiger uitvoering en beheer van subsidies (Kamerstukken II 2008/09, 31 865, nr. 5). Dit subsidiekader uniformeert en vereenvoudigt de regels voor de uitvoering en verantwoording van rijkssubsidies. Het subsidiekader gaat uit van proportionaliteit tussen het subsidiebedrag en de lasten. Het subsidiekader kent drie standaard uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, waarvan de toepassing wordt bepaald door de hoogte van het subsidiebedrag. Hoe lager het subsidiebedrag per ontvanger is, hoe minder of hoe eenvoudiger voorschriften worden gesteld en hoe efficiënter de verantwoording wordt ingericht:

• tot € 25.000 directe vaststelling of desgevraagd verantwoording over de prestatie;

• vanaf € 25.000 tot € 125.000 verantwoording over de prestatie;

• vanaf € 125.000 verantwoording over kosten en prestaties.

Voorts brengt het kader uniformering en vereenvoudiging van begrippen en verplichtingen in het subsidieproces mee ten aanzien van termijnen, voorschotten, rapportages, en voorziet het in rijksbreed beleid, gericht op het voorkomen van misbruik.

De Aanwijzingen voor subsidieverstrekking hebben betrekking op uniformering en vereenvoudiging van het financieel beheer en de uitvoering van subsidieverstrekkingen bij het Rijk. Bestaande wettelijke regelingen, interne voorschriften en beleidsregels moeten uiterlijk per 1 januari 2012 zijn aangepast. Met de onderhavige regeling wordt de Regeling defensiesubsidies met de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking in overeenstemming gebracht.

Artikelsgewijs

Artikel I, onderdeel A

De wijziging van artikel 4, onderdeel c, van de Regeling defensiesubsidies is het gevolg van het laten vervallen van de verplichting om bij subsidies beneden € 25.000 een afzonderlijke vaststellingaanvraag in te dienen. Op grond van het nieuwe artikel 5a van de Regeling defensiesubsidies wordt bij een subsidie van minder dan € 25.000 geen afzonderlijke aanvraag tot vaststelling van die subsidie ingediend en wordt direct een beschikking tot subsidievaststelling gegeven, dan wel een beschikking tot subsidieverlening gegeven, met vermelding van de datum waarop de subsidie uiterlijk ambtshalve wordt vastgesteld.

Artikel I, onderdeel B

Bij besluit van de Minister van Defensie van 10 oktober 2007 is artikel 5 van de Regeling defensiesubsidies gewijzigd (Besluit van de Minister van Defensie van 10 oktober 2007, houdende wijziging van de Regeling defensiesubsidies, Stcrt. 222). Deze wijziging strekte er toe de evaluatietermijn ten aanzien van meerjarige defensiesubsidies te bekorten.

Bij nader inzien is de wijziging onwenselijk gebleken. In artikel 5 van de Regeling defensiesubsidies wordt thans wederom vastgelegd dat bij subsidieverstrekking gedurende meer dan vijf jaren, de desbetreffende subsidie elke vijf jaren aan een evaluatieonderzoek moest worden onderworpen.

Aan de wijziging van artikel 5 is terugwerkende kracht gegeven tot en met 17 november 2007 (de datum van inwerkingtreding van het Besluit van de Minister van Defensie van 10 oktober 2007, houdende wijziging van de Regeling defensiesubsidies, Stcrt. 222).

Artikel I, onderdeel C

Met paragraaf 2a (subsidies tot € 25.000) wordt de Regeling defensiesubsidies aangepast aan hoofdstuk 2 van de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking.

Kenmerkend voor subsidies van minder dan € 25.000 is dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf in beginsel geen verantwoording hoeft af te leggen aan het ministerie van Defensie.

Artikel 5a, tweede lid, onder a, van de Regeling defensiesubsidies maakt het mogelijk dat bij dergelijke subsidies direct een beschikking tot subsidievaststelling wordt gegeven. Bij toepassing van artikel 5a, tweede lid, onder b, van de Regeling defensiesubsidies wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, uiterlijk na verloop van een in de beschikking aan te geven termijn na de datum waarop de activiteiten moeten zijn verricht, ambtshalve vastgesteld. De subsidieontvanger hoeft dus nimmer een aanvraag voor subsidievaststelling te doen.

In artikel 5b, onderdeel a, van de Regeling defensiesubsidies is voorzien in een meldingsplicht van de subsidieontvanger. Deze meldingsplicht heeft betrekking op het geval dat toepassing is gegeven aan artikel 5a, tweede lid, onder b, van de Regeling defensiesubsidies (d.w.z ambtshalve vaststelling van de subsidie op termijn). Zodra het aannemelijk is dat de gesubsidieerde activiteiten niet geheel, niet tijdig of niet volgens alle daaraan verbonden verplichtingen zullen worden verricht, moet de subsidieontvanger dit zo snel mogelijk schriftelijk melden. In dat geval zal de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld of zullen nadere afspraken worden gemaakt over het aanpassen van de verplichtingen, bijvoorbeeld het geven van meer tijd voor de uitvoering van de activiteiten. Bij het niet voldoen aan deze meldingsplicht kan, indien dat achteraf mocht blijken, met toepassing van artikel 4:49 Algemene wet bestuursrecht alsnog de subsidievaststelling worden ingetrokken omdat de ontvanger wist en behoorde te weten dat de vaststelling onjuist was.

Artikel 5c van de Regeling defensiesubsidies noemt een aantal verplichtingen die uit oogpunt van het terugdringen van administratieve lasten niet aan de subsidie mogen worden verbonden.

Paragraaf 2b van de Regeling defensiesubsidies ziet op subsidies van € 25.000 tot € 125.000. Kenmerkend voor deze subsidies is dat een vast bedrag (lump sum) of een vast bedrag per prestatie-eenheid wordt verstrekt. Daarbij moet de subsidieontvanger standaard aantonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn uitgevoerd. De verantwoording geschiedt over de uitgevoerde activiteiten (bijvoorbeeld een congres of onderzoeksrapport) of over een vooraf bepaalde meetbare prestatie-eenheid (bijvoorbeeld het aantal bezoekers). Daarbij zal vooraf in de beschikking tot subsidieverlening moeten zijn aangegeven op welke manieren het aantonen kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij verschillende stukken worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld een publicatie). Op basis van een risicoanalyse kan de subsidieverstrekker (de Minister van Defensie) besluiten om een controle ter plekke uit te voeren. Er wordt geen bijkomende financiële verantwoording en geen door een accountant opgesteld stuk gevraagd. Wanneer niet kan worden aangetoond dat de gesubsidieerde activiteiten voldoende zijn uitgevoerd of dat voldoende aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan, zal de subsidie op een lager bedrag of op nihil worden vastgesteld.

De verplichtingen die ingevolge artikel 5d, tweede lid, van de Regeling defensiesubsidies niet aan een subsidie worden verbonden, komen overeen met de in artikel 5c van die regeling voor subsidies tot € 25.000 uitgesloten verplichtingen. Deze op grond van de Algemene wet bestuursrecht facultatief op te leggen verplichtingen worden, vanwege de relatief hoge kosten daarvan, ook bij subsidies tussen € 25.000 en € 125.000 niet aan de subsidie verbonden. Wel moeten de activiteiten waarvoor subsidie is verleend (dus niet de kosten en opbrengsten) verantwoord worden. Er wordt evenmin een door een accountant opgesteld stuk gevraagd. Artikel 5c, eerste lid, onderdeel a, inzake het verbod om een administratieplicht op te leggen of om overlegging van de administratie te vragen, vindt geen toepassing als er in het kader van de subsidie wordt gevraagd om een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten. Om een dergelijke werkelijke verklaring te kunnen controleren is het noodzakelijk dat kan worden teruggevallen op een administratie. Ten aanzien van niet-ondernemers kan het daarom nodig zijn de bevoegdheid te hebben om een administratieplicht op te leggen.

Indien de periode van uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verstrekt meer dan 12 maanden bedraagt, mag, anders dan bij subsidies lager dan € 25.000 een tussentijds voortgangsverslag worden gevraagd, maar niet vaker dan één keer per periode van 12 maanden.

Het nieuwe artikel 5f van de Regeling defensiesubsidies heeft betrekking op de situatie dat het niet mogelijk is om vooraf de kosten en opbrengsten van de prestatie realistisch te begroten. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij innovatieve activiteiten, als er nog geen standaard voor de daarmee samenhangende kosten en opbrengsten voorhanden is. In dergelijke gevallen is het mogelijk om af te rekenen op basis van een opgave van de totale werkelijke kosten en opbrengsten. De afrekening vindt plaats op basis van een verklaring van de subsidieontvanger over de totaal gerealiseerde kosten en opbrengsten.

Bij toepassing van deze variant komt een afzonderlijke prestatieverantwoording te vervallen; een verklaring zoals omschreven in het tweede lid, volstaat. De opgave van de gerealiseerde kosten en opbrengsten vormt de grondslag voor de berekening van het subsidiebedrag.

Bij subsidies van € 125.000 of meer is paragraaf 2c van de Regeling defensiesubsidies van toepassing. Ingevolge artikel 5g, eerste lid, van de Regeling defensiesubsidies wordt aan een dergelijke subsidie steeds de verplichting verbonden om onverwijld een melding te doen zodra aannemelijk is dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zullen worden verricht of dat niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan. Op grond van het tweede lid van dit artikel wordt een tussentijds voortgangsverslag ten hoogste één keer per periode van 12 maanden gevraagd.

In het nieuwe artikel 5h van de Regeling defensiesubsidies is expliciet verwoord dat onder omstandigheden ook voor hogere subsidies dan die tot € 25.000 het meest eenvoudige arrangement (dat van paragraaf 2a van de regeling) kan worden toegepast. Het zal daarbij gaan om subsidies waarbij, gelet op de geringe risico’s (bij voorbeeld vanwege de bekendheid van of ervaring met de subsidieontvanger in het verleden), volstaan kan worden met een directe vaststelling van de subsidie dan wel met het verlenen, gevolgd door een ambtshalve vaststelling. Aan de toepassing van paragraaf 2a op subsidies van € 25.000 of meer dient een deugdelijke risicoanalyse vooraf te gaan.

Artikel I, onderdelen D en E

In titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is een aantal algemene aspecten van het verstrekken van subsidies geregeld. De regels ten aanzien van subsidies die per boekjaar aan rechtspersonen worden verstrekt zijn vastgelegd in afdeling 4.2.8 van deze titel. De regeling van afdeling 4.2.8 is een facultatieve standaardregeling. Afdeling 4.2.8 is uitsluitend van toepassing indien dat bij wettelijk voorschrift of bij besluit van het bestuursorgaan is bepaald.

Met artikel 6 (oud) van de Regeling defensiesubsidies zijn alle subsidies die door de Minister van Defensie per boekjaar aan rechtspersonen worden verstrekt onder de werking van afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht gebracht. De in afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht opgenomen verantwoordingsverplichtingen stroken echter niet met die in de thans in de Regeling defensiesubsidies ingevoegde paragrafen 2a en 2b. In verband hiermee wordt artikel 6 (oud) van de Regeling defensiesubsidies geschrapt. In artikel 8, eerste lid, (nieuw) van de Regeling defensiesubsidies wordt afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht uitsluitend nog van toepassing verklaard op defensiesubsidies die € 125.000 of meer per boekjaar bedragen.

Artikel I, onderdeel F

Artikel 11 (oud) van de Regeling defensiesubsidies beoogde een handreiking te bieden bij de redactie van subsidiebeschikkingen, waarbij werd uitgegaan van verplichtingen op grond van afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht. De wijziging van de Regeling defensiesubsidies leidt er toe dat afdeling 4.2.8 van de Algemene wet bestuursrecht nog slechts van toepassing is op subsidies die € 125.000 of meer per boekjaar bedragen. De drie verschillende regimes die afhankelijk van het subsidiebedrag voor defensiesubsidies gaan gelden, maken maatwerk bij het vastleggen van verplichtingen in subsidiebeschikkingen noodzakelijk. Om die reden wordt artikel 11 van de Regeling defensiesubsidies geschrapt.

De Minister van Defensie,

J.S.J. Hillen.