Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 10 september 2010, nr. BV/DCA/2010/15373, tot vervanging van archiefbescheiden rond het toezicht op de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en de Arbeidstijdenwet

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Artikel 1

• 1. Over te gaan tot routinematige, digitale vervanging van archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen van de Directie Arbeidsomstandigheden AI die:

  • a. zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en zaken betreffen die nog niet zijn afgedaan; of

  • b. zullen worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met vijf jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.

• 2. De te vervangen archiefbescheiden hebben betrekking op de actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie die op grond van de selectielijsten beleidsterreinen arbeidsomstandigheden en arbeidsverhoudingen voor vernietiging in aanmerking komen. Onder actieve ARBO- en ATW-zaken worden verstaan die zaken waarop de Arbeidsinspectie op eigen initiatief toezicht houdt op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en de Arbeidstijdenwet.

• 3. Voor alle in dat verband te digitaliseren archiefbescheiden zal toepassing worden gegeven aan artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 door gebruikmaking van het handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie en artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995 door gebruikmaking van de selectielijsten beleidsterreinen Arbeidsomstandigheden vanaf 1940 en Arbeidsverhoudingen vanaf 1945.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het handboek vervanging archiefbescheiden van actieve Arbo- en ATW zaken bij de Arbeidsinspectie, dat ter inzage wordt gelegd bij de bibliotheek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en te raadplegen is via de website www.minszw.nl, onderwerp Arbobeleid.

Den Haag, 10 september 2010

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,

H.J.M.I.M. de Rooij.

TOELICHTING

De directie Arbeidsomstandigheden AI is voornemens de documentaire informatievoorziening rond het toezicht op de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en de Arbeidstijdenwet volledig elektronisch te laten plaatsvinden. Daarvoor wordt het systeem I-Net gebruikt. Hierdoor ontstaan twee systemen: op papier en digitaal. In dit besluit wordt voorkomen dat er twee soorten archieven worden aangelegd door de papieren versie te vervangen door een elektronische versie.

In artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 is aangegeven dat de zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het systeem I-Net, conform het handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie. In dit handboek is een beschrijving van de processen en de maatregelen om de kwaliteitsborging te garanderen opgenomen.

De te vervangen archiefbescheiden hebben betrekking op het uitvoeren van handelingen uit de selectielijsten Arbeidsomstandighedenbeleid vanaf 1940 en Arbeidsverhoudingen vanaf 1945.

Ter voorbereiding van de vaststelling van de selectielijsten heeft tijdens het overleg, zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van het Archiefbesluit 1995, een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Tijdens dit overleg, waaraan vertegenwoordigers van het ministerie van SZW, vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en een vertegenwoordiger van het Instituut voor Sociale Geschiedenis deelnemen, is vastgesteld dat de neerslag uit deze handelingen binnen een termijn van 5 jaar of korter voor vernietiging in aanmerking komt.

De selectielijst beleidsterrein Arbeidsomstandigheden is op 4 december 1996 vastgesteld (Stcrt. 1997/22). De laatste wijziging op deze selectielijst is op 28 april 2008 vastgesteld (Stcrt. 2008/105).

De selectielijst beleidsterrein Arbeidsverhoudingen is vastgesteld op 18 februari 2002 (Stcrt. 2002/70 en een rectificatie in Strct. 2003/112).

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

namens deze:

de plaatsvervangend Secretaris-Generaal,

H.J.M.I.M. de Rooij.