33 763 Toekomst van de krijgsmacht

Nr. 119 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 november 2016

Tijdens het algemeen overleg Vastgoed van 3 november jl. heb ik toegezegd nader in te gaan op de argumenten en overwegingen die ten grondslag liggen aan de verhuizing van het Financieel Service Centrum (FSC) van Eygelshoven (gemeente Kerkrade) naar Utrecht. Drie aspecten zijn van belang in dezen: organisatie, inrichting van de bedrijfsvoering en personele inzet.

Organisatie

Geconstateerd is dat er sprake is van pieken en dalen in de werklast van het FABK. Om hierop flexibel te kunnen inspelen, is het noodzakelijk dat medewerkers elkaar kunnen ondersteunen en dat zij uitwisselbaar zijn. Door het werken op twee locaties zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Daarnaast is vastgesteld dat, door de verdere digitalisering van het betaalproces, de toekomstige personele bezetting van het FSC zal dalen naar 50 vte’n (34 burgers en zestien militairen). Dit is een halvering van het aantal functies bij oprichting. Voorts is het duidelijk dat samenvoeging tot synergievoordelen in de betalingsketen leidt doordat werkzaamheden kunnen worden gecombineerd.

Inrichting bedrijfsvoering

Er is sprake van een nauwe verwevenheid tussen de afdelingen van het FABK in Utrecht en Eygelshoven. Gezamenlijk vormen zij de betaalketen. Sinds de oprichting van het FABK zijn er verschillende netwerken gevormd met als doel het ketenproces van «behoeftestellen tot en met betalen» steeds verder te verbeteren. Geconstateerd is dat voor een efficiënte bedrijfsvoering frequent persoonlijk contact, tussen medewerkers van het FSC en de overige afdelingen van het FABK, wenselijk is.

Ook persoonlijk contact tussen de klant en het FABK is gewenst, ondanks de verdergaande digitalisering. Uit een klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat 58 procent van de respondenten veelvuldig contact heeft met het FSC. Het ontbreken van persoonlijk contact wordt door klant én verificateur als een gemis ervaren. Een locatie centraal in het land, op één locatie met klanten zoals het Commando Dienstencentra, het Commando Landstrijdkrachten en de Defensie Materieel Organisatie, bevordert het klantcontact.

De afdeling bedrijfsvoering van het FABK bevindt zich in Utrecht. Deze afdeling zorgt voor de ondersteuning op het gebied van IT, administratieve organisatie, interne controle en procesbeheer. De afstand tussen de locaties bemoeilijkt dit.

Personele inzet

Gebleken is dat het FSC voortdurend te maken heeft met een groot aantal vacatures. Dit komt doordat ervaren verificateurs en militairen vanwege de locatie nauwelijks op vacatures reageren.

Conclusie

De geografische scheiding van de locaties staat een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering in de weg. Derhalve is besloten de mogelijkheden te onderzoeken om de bedrijfsvoering van het FABK te optimaliseren.

In januari 2016 heeft de Secretaris-generaal van Defensie opdracht gegeven om de wenselijkheid van een verhuizing van het FSC van Eygelshoven naar Utrecht te onderzoeken. Er is gekeken naar de te verwachten effecten van de verhuizing. De effecten van de komst van de Amerikaanse krijgsmacht naar Eygelshoven zijn hierbij buiten beschouwing gelaten. Twee scenario’s zijn vervolgens kwalitatief en kwantitatief met elkaar vergeleken, te weten het FSC in Eygelshoven en het FSC, ná verhuizing, in Utrecht.

Kwalitatieve afweging

Voordelen concentratie FABK in Utrecht

De voordelen die samenhangen met het op één locatie concentreren van het volledige proces (van financiële behoeftestelling tot en met betaling en het beheer daarvan) zijn evident. Contacten in het FABK én met klanten worden gemakkelijker. Daarnaast kan het personeel flexibeler worden ingezet waardoor tijdelijke pieken in de belasting kunnen worden opgevangen. Ook het kwalitatief vullen van vooral de militaire functies zal in Utrecht makkelijker zijn. Door samenvoeging van het FABK kunnen de ondersteunende diensten voorts efficiënter worden georganiseerd. Dit alles leidt ertoe dat het FABK beter in staat zal zijn het financieel beheer verder te versterken.

Nadelen concentratie FABK in Utrecht

Naar schatting 20 tot 50 procent van de totale bezetting zou willen meeverhuizen naar Utrecht. Er is echter ook geconstateerd dat het mogelijke nadelige effect hiervan zal worden beperkt door het grote aanbod van personeel in de regio Utrecht. Goed en tijdig vacaturemanagement is daarbij noodzakelijk. Ook een goede planning van de verhuizing is uiteraard nodig om de continuïteit van de dienstverlening zo min mogelijk te verstoren.

Kwantitatieve afweging

De besparingen en uitgaven zijn in kaart gebracht. De verwachting is dat samenvoeging in Utrecht tot een jaarlijkse besparing van ongeveer € 200.000 zal leiden op bijvoorbeeld de kosten van nutsvoorzieningen, dienstreizen en IT-ondersteuning. Ook effecten zoals extra reiskosten voor personeel uit Eygelshoven en de tijdelijke inhuur van personeel en verhuisvergoedingen zijn in dit bedrag verdisconteerd. Met de verhuizing zijn eenmalige kosten van ongeveer € 300.000 gemoeid.

Conclusie

De verhuizing van het FSC van Eygelshoven naar Utrecht zal de effectiviteit en efficiëntie van het FABK, en daarmee het financieel beheer van Defensie, significant versterken. De nadelen van het mogelijke verlies aan kennis en ervaring en de discontinuïteit van de dienstverlening zijn tijdelijk van aard en kunnen worden beheerst.

Op grond hiervan heb ik besloten het FSC naar Utrecht te verhuizen. Hierover heb ik uw Kamer op 23 juni jl. geïnformeerd (Kamerstuk 32 733 nr. 152). Hierbij stond het verder verbeteren en waarborgen van de kwaliteit van het financieel beheer voorop. Werkgever en medezeggenschap spreken nu over de wijze waarop de verhuizing wordt uitgevoerd.

Tot slot

Maandag 7 november jl. heb ik in Kerkrade gesproken met de burgemeester en de gouverneur en de gedeputeerde Economie en Kennisinfrastructuur van de provincie Limburg. Het was een constructief gesprek met wederzijds begrip voor elkaars belangen. Gesproken is over de terugkeer van de Amerikaanse krijgsmacht naar Eygelshoven die de regio ruim 100 nieuwe banen oplevert. Ook de toezegging om met de regio verder te kijken naar nieuwe vormen van samenwerking is aan de orde geweest. In dat kader heb ik een bezoek gebracht aan de Brightlands smart services campus in Heerlen. Defensie blijft uiteraard aanwezig op andere locaties in Limburg. Het gaat hierbij om ongeveer 1.600 vte’n.

Diezelfde dag heb ik ook gesproken met personeelsleden van het FSC. Ik heb hen verzekerd dat zij niet aan hun lot worden overgelaten, ongeacht of zij wel of niet meeverhuizen naar Utrecht. Met de medezeggenschap FABK en de Centrales van Overheidspersoneel werkt Defensie aan een pakket maatregelen en maatwerkoplossingen.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert