29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 264 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 juni 2017

In het kader van de uitvoering van de kabinetsvisie Informatie op Orde uit 2006¹ hebben de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken u in 2009² geïnformeerd over twee maatregelen om in 10 jaar de archiefachterstanden bij de Rijksdienst uit de periode 1976–2005 versneld weg te werken. De eerste maatregel betrof het tussen 2010–2012 opbouwen van één archief(bewerkings)organisatie voor het rijk onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van BZK. Deze organisatie, Doc-Direkt, is in 2011³ opgericht. Enkele ministeries bewerken delen van het archief zelf. Doc-Direkt heeft aanvullend namens mij de taak om overzicht te houden op de totale omvang van de werkvoorraad archieven binnen het Rijk. De tweede maatregel betrof het ontwikkelen van een nieuwe selectieaanpak door het Nationaal Archief vanaf 2010. De Erfgoedinspectie (EGI) kreeg als taak om te inspecteren en toezicht te houden op de organisatie, kwaliteit en voortgang bij het versneld wegwerken van de achterstanden.

In 2012 en 2013 heeft de EGI inspecties uitgevoerd, voornamelijk gericht op de werkzaamheden van Doc-Direkt. De EGI heeft haar bevindingen en aanbevelingen in het rapport «De juiste papieren»⁴ gepresenteerd.

Op 1 maart 2017 heeft de Minister van OCW u mede namens mij het rapport «De juiste papieren 2»⁵ aangeboden, waarbij is toegezegd dat ik u voor het zomerreces een inhoudelijke reactie op de bevindingen en aanbevelingen zou doen toekomen. Hierbij bied ik u de inhoudelijke reactie aan: ik ga eerst in op de hoofdlijnen van de constatering van EGI, daarna geef ik u mijn reactie.

Hoofdlijnen van het verslag van de Erfgoedinspectie

De EGI heeft haar tweede inspectieronde gericht op de uitvoering van de in 2013 voorgenomen verbetermaatregelen door Doc-Direkt en de vraag of die hun beoogde uitwerking hebben gehad. Daarnaast heeft zij de uitvoering van de bewerking door de ministeries en de volledigheid van de moedertabel getoetst.

Op het gebied van de thema’s organisatie en de kwaliteit van bewerking wordt merkbare vooruitgang geconstateerd, deels als resultaat van de in 2013 voorgenomen en inmiddels geïmplementeerde verbetermaatregelen.

Onder het thema voortgang schetst de EGI een minder positief beeld. Vooral de planning om de archiefachterstanden binnen tien jaar weg te werken, wordt problematisch bevonden. Hierover doet de EGI haar voornaamste aanbeveling, gericht aan de ministers van OCW en BZK, om te komen tot «een realistische planning […] waarin rekening wordt gehouden met de kwaliteit van de dossiers en de noodzakelijke zorgvuldigheid van bewerking.»

Om de voortgang verder te bespoedigen beveelt de EGI Doc-Direkt aan de ketenpartners tijdig op de hoogte te brengen van wijzigingen in de planning.

Daarnaast is Doc-Direkt een monitoringsinstrument aan het ontwikkelen om alle ketenpartners zo veel mogelijk inzicht in de voortgang te geven. De EGI beveelt aan deze te delen met het Nationaal Archief en eventueel van de daar aanwezige kennis gebruik te maken.

De EGI constateert ook dat het huidige proces rondom het stellen van openbaarheidbeperkingen momenteel voor meerdere ministeries een obstakel vormt voor de volledige afronding van bewerking, waardoor er vertraging ontstaat. De EGI geeft de aanbeveling aan de Minister van OCW en de Minister van BZK om Doc-Direkt de taak te geven «dossiers die mogelijk in aanmerking komen voor openbaarheidbeperkingen te signaleren en deze informatie door te geven aan de zorgdrager.» Tot slot beveelt de EGI de ministeries aan in het beslisdocument al aan te geven voor welke onderdelen van het archief mogelijke beperkingen op de openbaarheid gesteld gaan worden en dit samen met het Nationaal Archief voor te bereiden.

Reactie op de conclusies en aanbeveling

Allereerst stemt het mij positief dat de EGI merkbare verbeteringen heeft geconstateerd als resultaat van de inspanningen van verschillende ketenpartners. Tegelijkertijd deel ik de in het algemene beeld aangegeven zorg met betrekking tot de voortgang bij het wegwerken van de archiefachterstanden.

De EGI identificeert in haar rapport als belangrijkste oorzaak van de discrepantie tussen de oorspronkelijke planning en de feitelijke voortgang, dat de planning bij aanvang niet 100% realistisch was. Dit onderschrijf ik en zal ik nader toelichten. De oorspronkelijke planning om de archieven binnen tien jaar weg te werken was gebaseerd op een inschatting uit 2009, het ging hierbij om vele honderden kilometers strekkende papieren archieven. In 2012 is deze inschatting nogmaals bezien en naar beneden bijgesteld.

De ingecalculeerde bewerkingssnelheid (het «wegwerken» van de archieven) is echter nooit gerealiseerd. Dit is met name gerelateerd aan de grote complexiteit van de archieven, die gefragmenteerder blijken dan eerder is geschat. Doc-Direkt heeft enige tijd nodig gehad om de formatie en de beoogde taak op elkaar af te stemmen en een meer tijdbesparende manier van waardering van archieven is nooit bewerkstelligd. Ten slotte biedt de inzet van ICT middelen onvoldoende perspectief voor versnelling. De eerder uitgesproken verwachting dat de productiesnelheid van Doc-Direkt zal toenemen, kan daarmee niet worden waargemaakt.

De EGI wijst er terecht op dat eind 2019 de volledige werkvoorraad niet zal zijn weggewerkt. Een nieuwe planning is dus noodzakelijk. Dat begint met een verificatie van de nog resterende hoeveelheid archieven en een realistische inschatting van de snelheid waarmee deze archieven kunnen worden weggewerkt, mede gelet op de complexiteit van het archief.

De komende tijd zullen de details omtrent de afronding van het wegwerken van de archiefachterstanden tot 2005 en de daarvoor benodigde financiering nader worden uitgewerkt. De actuele verwachting is dat na 2019 nog ca. 25 km intensief door Doc-Direkt te bewerken archief zal resteren. De resterende kilometers van andere uitvoerders worden door deze organisaties zelf bewerkt. Voor de archieven van na 2005 maken departementen individuele bewerkingsafspraken met Doc-Direkt. Ik zal, in goed overleg met de betrokken departementen, zorgen dat er voor de meerkosten van het wegwerken van dit restant tijdig voor begroting 2019 een sluitend dekkingsvoorstel ligt.

Ten aanzien van de aanbevelingen aan Doc-Direkt zeg ik toe dat Doc-Direkt wijzigingen in de planning tijdig aan de ketenpartners communiceert, en de ontwikkeling van het monitoringsinstrument zo veel mogelijk samen met het Nationaal Archief en de ministeries ter hand neemt.

Ook worden de obstakels met betrekking tot openbaarheidbeperkingen bij het overbrengen van de archieven naar het Nationaal Archief door Doc-Direkt herkend. De aanbevelingen die de EGI hierin doet kunnen bijdragen aan het tijdig afronden van het overbrengen van archieven. Ik zal de aanbevelingen hierover aan Doc-Direkt en aan de ministeries in overweging nemen.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

---

1 Kamerstuk 29 362, nr. 101.

2 Kamerstuk 29 362, nr. 156.

3 Kamerstuk 32 602, nr. 1.

4 Kamerstuk 29 362, nr. 235.

5 Kamerstuk 29 362, nr. 258.