32 602 Instellen tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt

Nr. 1 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 19 januari 2011.

De wens over het voorgenomen besluit nadere inlichtingen te ontvangen kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te kennen worden gegeven uiterlijk op 1 maart 2011.

De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op 1 maart 2011 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van de in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.

Bij de termijnen is rekening gehouden met de recesperiode van de Tweede Kamer.

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 januari 2011

In overeenstemming met de voorhangprocedure van artikel 10 van de Comptabiliteitswet 2001 informeer ik u over mijn voornemen over te gaan tot het instellen van de baten-lastendienst Doc-Direkt. Indien uw kamer zich niet binnen 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving of binnen 14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen uitspreekt tegen het voorgenomen besluit, dan zal Doc-Direkt op 1 januari 2011 met terugwerkende kracht van start gaan als baten-lastendienst met tijdelijke status.

Het instellen Doc-Direkt

Het oprichten van één archiefbewerkingsorganisatie voor het Rijk vloeit voort uit betreffend kabinetsbesluit van 7 juli 2009¹ om invulling te geven aan het wegwerken van archiefbewerkingsachterstanden en een nieuwe manier van waarderen en selecteren. Met de bundeling van de archiefbewerking voor het Rijk in één organisatie wordt beoogd effectiever en efficiënter te werken aan het bewerken en beheren van de reguliere aanwas van archieven, het wegwerken van de archiefbewerkingsachterstanden van na 1976 en het professionaliseren van digitale archiefbewerking. De nieuwe organisatie Doc-Direkt wordt bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondergebracht vanwege haar verantwoordelijkheid voor rijksbrede bedrijfsvoeringsfuncties en valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De oprichting van Doc-Direkt past ook binnen het strategisch perspectief voor bundeling van rijksbrede en departementsoverstijgende uitvoeringsorganisaties op gebied van de bedrijfsvoering.

In het kader van de kabinetsvisie Informatie op Orde uit 2006² werkten de departementen aan een gezamenlijke aanpak van de archiefachterstanden vanaf 1976. Versterkt door de Vernieuwing Rijksdienst is door de SamenwerkingsProjecten Archieforganisaties Rijksdienst (SPAR) in 2008 een Businesscase uitgewerkt waarin 5 scenario’s werden geschetst, verlopend van steeds verdergaande samenwerking tot centralisatie. Het toenmalige pSG beraad besloot op 3 juli 2008 om het scenario «centralisatie» nader uit te laten werken. Op 7 juli 2009 besloot het kabinet tot de inrichting van één gemeenschappelijke archiefbewerkingsorganisatie voor het Rijk. Onderdelen van de departementale documentaire informatievoorziening eenheden, te weten de eenheden semi-statisch archief en de gehele Centrale Archief Selectiedienst (CAS) zullen per 1-1-2011 hierin opgaan. Ik heb u hierover in 2009 een brief met het onderwerp «Modernisering informatiehuishouding Rijk» van 7 juli 2009 (kenmerk 2009–0000334182) reeds over geïnformeerd.

Vanuit bedrijfsvoeringperspectief is de schaalvergroting door samenvoeging van de diverse departementale archiefbewerking- en beheeractiviteiten effectief en efficiënt. De gemeenschappelijke kennisbasis, de vergelijkbare werkzaamheden en de gedeelde vraagstukken van de mensen die in de wereld van de documentaire informatieverzorging werkzaam zijn, geeft een coherente basis voor centralisatie en standaardisering. Deze binding komt ook tot uiting in de specifieke opleidingseisen, de vergelijkbare bedrijfsmatige productieomgeving en de specifieke wet- en regelgeving die voor elke medewerker van toepassing is. Deze eigenheid leent zich veel minder voor een combinatie met andere soorten bedrijfsvoering.

Doc-Direkt bewerkt en beheert archieven ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt op die manier bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid en zorgt ervoor, samen met haar ketenpartners, dat de rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding op orde is. Alle departementen en Hoge Colleges van Staat zullen gebruik gaan maken van Doc-Direkt.

De instellingsvoorwaarden

Voor het verkrijgen van de tijdelijke status van baten-lastendienst moet Doc-Direkt voldoen aan de instellingsvoorwaarden uit artikel 2 van de Regeling Baten-Lastendiensten 2007 en wel de volgende:

• 1. De kandidaat-dienst geeft vooraf aan hoe hij doelmatiger gaat werken en hoe dat aantoonbaar is;

• 2. Er zijn voldoende doelmatigheidsprikkels ingebouwd in het resultaatgerichte sturingsmodel;

• 3. Er is een kostprijsmodel dat de koppeling legt tussen producten en kosten.

Bovenstaande instellingsvoorwaarden zijn door Financiën getoetst en zij concludeert dat Doc-Direkt op de goede weg is naar een baten-lastendienst met tijdelijke status. Financiën geeft Doc-Direkt i.o. «groen» licht voor de status van baten-lastendienst met tijdelijke status per 1 januari 2011.

In het voorbereidingstraject is door het ministerie van Financiën en mijn ministerie gezamenlijk het startdocument «Baten-lastendienstvorming Doc-Direkt met tijdelijke status» op 3 november 2010 opgesteld en ondertekend. Dit document maakt vooraf helder op welke aspecten Doc-Direkt zal worden getoetst ter voorbereiding op de verkrijging van de definitieve status van baten-lastendienst, uiterlijk per 1 januari 2014. De nadruk zal liggen op het juist hanteren van het sturingsmodel dat het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties hanteert voor haar baten-lastendiensten en op de ontwikkeling van de doelmatigheid. In het onderstaande wordt toegelicht op welke wijze Doc-Direkt zal realiseren dat zij uiterlijk 1 januari 2014 aan de toetspunten zal voldoen.

1. Een aantoonbare verbetering van de doelmatigheid

Een belangrijkste doelstelling van de vorming van een baten-lastendienst is de verbetering van de doelmatigheid. Basisindicatoren daarvoor zijn de kostprijs en kwaliteit van de producten en diensten. Doelmatigheid kan worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijke kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij gelijke kostprijs). Deze kengetallen geven in opeenvolgende jaren inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid. Doc-Direkt heeft een aantal indicatoren ontwikkeld, waaronder de kostprijs en de verwerkte aantallen meters archief, waarmee zij periodiek inzicht geeft in de doelmatigheidsverbetering. Deze doelmatigheid zal met name bereikt worden door de archieforganisaties te centraliseren en onder één regie te brengen, waardoor de coördinatie tussen departementen, de afstemming van werkprocessen en de grip op de gezamenlijke bedrijfsvoeringprocessen verbetert.

In het jaarverslag van mijn ministerie over 2011 zal voor het eerst worden gerapporteerd over de ontwikkeling van de doelmatigheid. Voor de periode 2011 tot en met de eerste helft van 2012 houdt de leiding rekening met de wetmatigheid dat het «zetten» van de organisatie leidt tot éénmalige inefficiencyeffecten en dat de leereffecten van centralisatie en standaardisatie pas na verloop van tijd leidt tot efficiencywinsten.

2. Voldoende doelmatigheidsprikkels in het resultaatgerichte sturingsmodel

De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een baten-lastendienst resultaatgericht is en voldoende doelmatigheidsprikkels bevat. Bij Doc-Direkt wordt dit gerealiseerd door de verschillende belangen die de eigenaar en de opdrachtgevers van Doc-Direkt (als opdrachtgevend bestuur verenigd in de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) hebben. De directeur-generaal Organisatie Bedrijfsvoering Rijk is als eigenaar van Doc-Direkt verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en zal vanuit die verantwoordelijkheid bewaken dat Doc-Direkt tegen kostendekkende tarieven producten en diensten levert. De opdrachtgevers van Doc-Direkt zullen echter streven naar een zo mogelijke hoge kwaliteit tegen zo laag mogelijk tarief. Door deze verschillende belangen wordt Doc-Direkt gedwongen inzichtelijk te maken dat zij zo doelmatig mogelijk opereert. De eigenaar zal ook prestatieafspraken met Doc-Direkt maken over de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. Doc-Direkt zal daarover rapporteren in het kader van de planning- en controlcyclus.

3. Koppeling tussen producten en kosten

Een baten-lastendienst moet door middel van een kostprijsmodel de koppeling leggen tussen producten en kosten. Het kostprijsmodel moet voldoen aan de criteria van transparantie en betrouwbaarheid en moet zodanig zijn ingericht dat een voor- en nacalculatie en verschillenanalyse gemaakt kunnen worden. Doc-Direkt heeft een dergelijk kostprijsmodel opgesteld aan de hand waarvan de kostprijs van haar producten en diensten wordt bepaald. Aan dit kostprijsmodel zijn ook heldere afspraken gekoppeld over de wijze van bekostiging van producten en diensten (op basis van facturatie van werkelijk bewerkte en/of beheerde archieven) en het verrekenen van meer- en minderwerk.

Stand van zaken rond financieel en materieel beheer

Naast de instellingsvoorwaarden moet het departement, waaronder Doc-Direkt valt, een goedkeurende verklaring van de Auditdienst hebben. Deze verklaring is over 2009 aan het ministerie van BZK verstrekt.

Een goed financieel beheer blijft een eis voor elke overheidsorganisatie. Bij de vorming van een baten-lastendienst geldt dit punt nog meer omdat, op aandrang van de Tweede Kamer, het principe van het departementale moratorium geldt. Het moratorium is van toepassing wanneer het financiële beheer (opzet en werking) bij de op te richten baten-lastendienst of bij bestaande baten-lastendiensten bij hetzelfde Ministerie ernstige tekortkomingen vertoont. De toepassing van het moratorium is afhankelijk van de weging bij eventuele aanmerkingen van de departementale auditdienst/RAD inzake het financiële beheer. De consequentie van het instellen van het moratorium is uitstel van de status van baten-lastendienst.

Als Doc-Direkt per 1 januari 2011 de status van baten-lastendienst met tijdelijke status heeft verkregen,zal bij eerste suppletore begroting 2011, overeenkomstig de Rijksbegrotingsvoorschriften (RBV), een aparte paragraaf met de baten-lastenbegroting van Doc-Direkt worden opgenomen. Vervolgens wordt Doc-Direkt opgenomen in het reguliere proces van begroting en verantwoording.

Tot slot

Ik ben ervan overtuigd dat Doc-Direkt op verantwoorde wijze zal functioneren als een naar doelmatigheid en effectiviteit strevende baten-lastendienst en vertrouw er daarom op dat u mijn voornemen tot het instellen van de baten-lastendienst Doc-Direkt met tijdelijke status steunt.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

J. P. H. Donner

---

1 Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr. 156.

2 Kamerstuk TK 2005–2006, 29 362, nr. 101, Kabinetsvisie «Informatie op Orde; Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie», d.d. 29 juni 2006.