Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Provincie Zuid-Holland

Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland,

Gelet op de artikelen 3, 3a, 8, 9 en 10 van het Archiefbesluit 1995;

Gelet op artikel 10 van de Beheerregeling informatiebeheer provincie Zuid-Holland 2024

Besluiten vast te stellen het volgende besluit:

Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Provincie Zuid-Holland

Artikel 1. Organisatie

• 1. Er is een strategisch informatieoverleg (verder genaamd: SIO).

• 2. Het SIO heeft tot taak advies uit te brengen aan gedeputeerde staten en directie over

  • o vervreemding van archiefbescheiden;

  • o vaststellen van uitzonderingen op de bewaartermijn, zoals voorgeschreven in de geldende selectielijst provinciale archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit;

  • o overige waarderingsvraagstukken, waaronder de hotspotmonitor;

  • o vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Artikel 2. Bevoegdheden

Het SIO is bevoegd om gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan het bestuur en de directie over vraagstukken met betrekking tot het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Artikel 3. Samenstelling

In het SIO hebben de volgende functionarissen zitting:

• a. de provinciesecretaris (voorzitter, opdrachtgever belast met duurzaam digitaal informatiebeheer);

• b. de provinciearchivaris;

• c. chief information security officer (CISO);

• d. privacy officer;

• e. op verzoek van één of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp (optioneel);

• f. het SIO kan inhoudelijk deskundigen van alle provinciale werkgebieden uitnodigen bij het overleg (optioneel);

• g. domeindirecteur belast met bedrijfsvoering (optioneel);

• h. concerncontroller (optioneel).

Artikel 4. Vergaderfrequentie en agenda

Het SIO vergadert minimaal tweemaal per jaar, dan wel vaker als gewenst.

Artikel 5. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin dit besluit wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2024.

Artikel 6. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Provincie Zuid-Holland 2024.

Den Haag, 28 mei 2024

Gedeputeerde staten van Zuid-Holland,

drs. M.J.A. van Bijnen MBA, secretaris

drs. J. Smit, voorzitter

Toelichting behorende bij het Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg Provincie Zuid-Holland 2024

Achtergrond

Het Strategisch Informatieoverleg (SIO) is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995. Het SIO moet worden ingesteld door alle overheidsorganen bij het ontwerpen of aanpassen van een selectielijst, maar is daarnaast als standaard overleg te gebruiken voor de bespreking van vraagstukken rond het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Doel

Met het instellen van een SIO binnen ieder overheidsorgaan ontstaat een structureel overleg dat vraagstukken over de informatiehuishouding behandelt en hierover adviezen aan directie en bestuur geeft. In het SIO vindt de belangenafweging in de informatiehuishouding plaats, met name gericht op de verantwoordelijkheden over de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden. De taakvelden van informatiebeheer, informatiemanagement en informatieveiligheid en privacy overlappen elkaar en het risico bestaat dat er binnen de organisatie vanuit verschillende overlegorganen sturing wordt gegeven op dezelfde thema’s. Dat brengt onduidelijkheid en risico’s met zich mee. De vraag daarbij is of deze sturing ook daadwerkelijk op strategisch niveau plaatsvindt of meer op tactisch niveau.

Het SIO kan hierin de oplossing vormen en worden ondersteund door ook een tactisch informatieoverleg (TIO) in te richten. Deze tactische overlegstructuren opereren dan bijvoorbeeld per taakveld.

Verantwoordelijkheden

Het SIO moet op grond van de wet betrokken worden bij:

• 1. het ontwerpen van een selectielijst (art. 3 Archiefbesluit);

• 2. het nemen van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden (art. 7.1 Archiefbesluit);

• 3. het uitvoeren van een hotspotmonitor.

Ad 1. Het ontwerpen van een selectielijst wordt voor alle provincies verzorgd door het IPO. Het ontwikkelen van een decentraal aanvullend waarderings- en selectiebeleid berust bij het SIO.

Ad 3. Hotspots zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, maatschappelijke beroering veroorzaken en/of van bijzondere betekenis zijn voor burgers en in de media veel aandacht hebben getrokken. Een actueel voorbeeld is de coronacrisis. Iedere overheid stelt zijn eigen hotspots vast. Een hotspotmonitor uitvoeren is geen eenmalige actie en kan meerdere jaren duren. Als gevolg van de uitgevoerde monitor kan worden besloten tot het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit en/of het acquireren van particuliere archieven of documenten voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn. De hotspotlijst en andere van de selectielijst afwijkende of nader omschreven criteria en termijnen, worden in het SIO geagendeerd en ter vaststelling aangeboden aan het college.

In de Beheerregeling informatiebeheer provincie Zuid-Holland 2024 is in artikel 10 bepaald dat het SIO de volgende taken en bevoegdheden kent:

Het strategisch informatieoverleg van de provincie Zuid-Holland geeft gedeputeerde staten in ieder geval advies in het geval van een voorgenomen besluit tot:

• 1. het vaststellen van beleid en kaders voor informatie- en databeheer;

• 2. het vaststellen van uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de selectielijst en bij overige waarderingsvraagstukken;

• 3. het vervreemden van archiefbescheiden;

• 4. het uitvoeren van een hotspotmonitor.

Het strategisch informatieoverleg kan de domeindirecteur bedrijfsvoering en vakinhoudelijke professionals uitnodigen bij het overleg.

Vorm en samenstelling

Overheden zijn vrij bij de invulling van de vorm en inhoud van een SIO. Het Archiefbesluit schrijft alleen voor dat bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste de verantwoordelijke voor de informatiehuishouding, de archivaris en een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid moeten deelnemen. Veelal bestaat het SIO uit een vast aantal disciplines, dat naar believen en afhankelijk van de in een overleg te behandelen punten kan worden uitgebreid met andere deskundigen. Veelal zijn vaste deelnemers:

• 1. Secretaris als de door het overheidsorgaan aangewezen verantwoordelijke voor de informatiehuishouding

• 2. Archivaris

• 3. Chief Information Officer (CIO, indien benoemd) of informatiemanager

• 4. Manager documentaire informatievoorziening/informatiebeheer

Instelling

Met het instellen van het SIO wordt met in achtneming van de huidige governance en verantwoordelijkheden, invulling gegeven aan artikel 10 van de Beheerregeling informatiebeheer provincie Zuid-Holland 2024. Het instellen van een SIO is de bevoegdheid van het college van gedeputeerde staten als archiefwettelijk zorgdrager.