/2/png-2/RGB.png)
Provinciaal blad van Zeeland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zeeland | Provinciaal blad 2021, 8229 | delegatie- of mandaatbesluit |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende het Algemeen Mandaat- en machtingenbesluit gedeputeerde staten Zeeland 2021
Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland van 14 september 2021, kenmerk 74814 tot vaststelling van het Algemeen Mandaat - en machtigingen besluit gedeputeerde staten Zeeland 2021.
Gedeputeerde staten van Zeeland,
- •
- •
- •
- •
besluiten vast te stellen het navolgende Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 gedeputeerde staten Zeeland 2021:
Artikel 1 Mandaat en machtiging
- 1.
Gedeputeerde staten verlenen volgens de bij dit besluit behorende bijlage toestemming tot de uitoefening in hun naam van:
- a.
- b.
Alle bevoegdheden in bijlage I aan de directeur Programma's en projecten, voor zover betrekking hebbend op zijn portefeuille, zoals die is vastgelegd in het portefeuilleverdelingsbesluit van de directie als bedoeld in artikel 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021;
- c.
- 2.
- 3.
- 4.
Artikel 2 Ondermandaat en ondermachtiging
- 1.
De algemeen directeur en de directeur Grote projecten kunnen ter uitoefening van het aan hen verleende mandaat en machtiging, als bedoeld in artikel 1, schriftelijk ondermandaat en ondermachtiging verlenen aan de functionarissen als bedoeld in artikel 22 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021.
- 2.
- 3.
Ondermandaat en ondermachtiging aan andere functionarissen dan die genoemd onder het eerste lid, alsmede externen, wordt slechts verleend indien dat voor de uitoefening van de opdracht, als bedoeld in het Sturingsconcept opgavengericht werken Provincie Zeeland, van de betreffende functionaris noodzakelijk is.
- 4.
Bij afwezigheid of ontstentenis van een gemandateerde functionaris vindt waarneming plaats conform hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021. Waarneming als hiervoor bedoeld van de concerncontroller, vindt voor wat betreft de uitoefening van toegekende mandaten plaats door een afdelingsmanager.
Artikel 5 Uitoefening Mandaten
- 1.
De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021 vastgestelde taken, het sturingsconcept opgavegericht werken, het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021en met inachtneming van het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.
- 2.
Artikel 6 Informatie- en rapportage
- 1.
- 2.
De functionarissen aan wie mandaat is verleend brengen periodiek via het directieberaad verslag uit aan Gedeputeerde Staten over de uitoefening van het mandaat. Die rapportage betreft een cijfermatig en inhoudelijk overzicht. Voor de frequentie van de rapportage wordt zo veel mogelijk aansluiting gezocht bij het stramien van rapportage binnen de planning- en controlcyclus.
- 1.
- 2.
Artikel 8 Intrekking oude besluiten
Het Mandaatbesluit gedeputeerde staten van Zeeland 2019 wordt ingetrokken. Alle door de directeur Grote projecten op basis van dat besluit verleende ondermandaten en -machtigingen komen bij intrekking te vervallen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 14 september 2021.
Drs. J.M.M. Polman, voorzitter
A.W. Smit, secretaris
Bijlage I Mandaatregister gedeputeerde staten Zeeland 2021
A.2 Algemene wet bestuursrecht
A.3 Wet openbaarheid van bestuur
A.5 Algemene verordening gegevensbescherming
A.6 Kaderrichtlijn afvalstoffen
B.1. Aanbesteden werken, leveringen en diensten; Inkoopproces
Voorwaarden verbonden aan de mandaten voor uitvoering inkoop en aanbesteding die onder B1 aan functionarissen zijn toegekend die zijn aangewezen als budgethouders op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland:
- I.
- II.
Het mandaat inkoop en aanbesteding van andere budgethouders dan die genoemd onder I kent de volgende beperkingen:
- –
- –
- –
- –
Op basis van deze voorvoorwaarden kan de initiële looptijd** van een contract op basis van dit mandaat maximaal 4 jaar zijn;
* Met de term initiële contractwaarde wordt bedoeld de contractwaarde op basis van de looptijd van het contract zonder verlenging. De contractwaarde voor het bepalen van het aanbestedingsregime kan hoger liggen. Bij die contractwaarde wordt immers de waarde die verbonden is aan de mogelijkheid van verlenging, indien die in het kader van de aanbesteding is voorzien, meegerekend.
** Met de term initiële looptijd wordt gedoeld op de looptijd van het contract exclusief de looptijd van een mogelijkheid tot verlenging.
- III.
- IV.
Alle hiervoor genoemde beperkingen die zijn verbonden aan het budgethoudersmandaat gelden behoudens voorafgaande instemming van GS met afwijking van het mandaat en uiteraard binnen de kaders van de budgethoudersregeling. Het verzoek om instemming dient inhoudelijk bij GS te worden gemotiveerd, bij voorkeur door het voorleggen van een inkoopstartformulier.
C. Bedrijfsvoering en dienstverlening
C.3 Informatie en automatisering
D. Bestuurlijke organisatie en toezicht
D.1 Notificatie Formele stukken
D.2 Financieel Bestuurlijk Toezicht
D.3 Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
E.1. Algemene Subsidieverordening/ Algemeen subsidiebesluit
E.2 Subsidieregeling kwaliteitsimpuls Natuur en Landschap (SKNL)
|
Besluiten tot kavelruil cf. een positief advies van de commissie kavelruilbureau Zeeland op een kavelruilvoorstel, genomen bij gewone meerderheid van stemmen |
||||
|
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen een belastingaanslag / WOZ-beschikking |
||||
|
Het indienen van een bezwaar- en/of beroepschrift tegen de uitslag van een kadastrale meting |
G.2 Vaarwegen (omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.5 Verkeersregels & verkeerstekens
G.6 Onderhoud wegen (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
G.7 Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
|
Het in ontvangst nemen van een melding Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting |
||||
|
Het geven van instructies Uitvoeringsbesluit vrijheid van meningsuiting |
G.8 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht ( Wabo ): De omgevingsvergunning
G.12 Regeling Nadeelcompensatie Verkeers- en Vervoersvoorzieningen en provinciale projecten provincie Zeeland 2010
I.2 Waterbesluit, waterregeling
I.3 Grondwater (Omgevingsverordening Zeeland 2018)
I.4 Waterbeheer en regionale waterkeringen
|
Correspondentie omtrent periodiek overleg en rapportage uitvoering beheerplan, inwinnen informatie waterschap |
||||
|
Correspondentie omtrent voorbereiding peilbesluit of herziening peilbesluit |
I.5 Waterwet – waterveiligheid
|
Correspondentie van procedurele aard over besluit tot uitnodigen waterschapsbestuur voor overleg op grond van artikel 3 en 4 Waterschapswet. |
J.1 Wet Milieubeheer; Algemeen
|
Toezenden verlengingsbesluit geldigheidsduur aan Minister en bestuursorganen en bekendmaken in Staatscourant |
||||
|
Toezending programma aan Minister en bekendmaken in Staatscourant |
J.3 Wet luchtvaart; Regelgeving burgerluchthavens en militaire luchthavens
J.4 Wet milieubeheer; afvalstoffen
K.2 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo)
L.1 Besluit ruimtelijke ordening
|
Voeren van overleg met het bestuursorgaan dat belast is met de voorbereiding van een wijzigings - of uitwerkingsplan |
L.2 Besluit ruimtelijk omgevingsrecht
|
Voeren van overleg met bestuursorgaan dat is belast met de voorbereiding van een omgevingsvergunning |
L.3 Besluit Ruimtelijke ordening (Planschadeverordening)
Toelichting behorende bij het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 GS Zeeland 2021
Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht
Bijna dagelijks moeten er allerlei beslissingen door gedeputeerde staten (hierna te noemen: gs) worden genomen. Het zou niet werkbaar zijn als die beslissingen steeds in de vergadering van gs moeten worden genomen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat gs aan een ander de bevoegdheid toekennen om dit namens hen te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan. Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (lees in casu: gs) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. De functionaris heeft dan 'mandaat' van gs. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit.
Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan “een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling”. Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals het verlenen van een vergunning of het nemen van een besluit op een subsidieaanvraag.
Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.
Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.
Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De functionaris aan wie de machtiging is verleend noem je de 'gemachtigde'.
De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.
Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant of het verrichten van betalingen. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent. Het Algemeen mandaatbesluit gs Zeeland 2021 kent in een aantal gevallen bevoegdheden toe die een volmacht behelzen. De bevoegdheid van de gemandateerde wordt in dat geval niet ontleend aan het mandaatbesluit van GS, maar aan het Algemeen mandaatbesluit van de cdvK die in zijn besluit een volmacht toekent terzake van de betreffende door GS verleende mandaten. Het mandaat besluit is in dat geval de instemming van GS om de betreffende bevoegdheid uit te oefenen.
Het aangaan van een overeenkomst
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de commissaris van de Koning(hierna: cvdK) als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub d). Gs zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. De volmacht van de cvdK is geregeld in het 'Algemeen Mandaatbesluit cvdK Zeeland 2021' met bijbehorend register.
Naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden kan ook sprake zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021en de regeling de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019 (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Toereikende mandaten voor deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021.
Gemandateerde functionarisssen
De ambtelijke organisatiestructuur van de organisatie is beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021. Aan functionarissen die de rol van opgave-, afdelings-, programma-, project- en poulemanager vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in de betreffende opgave of poule, of het betreffende programma of project. Daar waar in het mandatenregister staat dat het mandaat wordt toegekend aan opgave-, afdelings- en programma- en projectmanagers, wordt uitsluitend gedoeld op de functionarissen in de rol genoemd in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021.
Deze functionarissen kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer van de provincie (verder ook te noemen: de budgethoudersregeling). Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget, de budgethoudersregeling en de mandaatregelingen van GS en de cvdK al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van de opgave, het programma of project waarvoor zij op grond van de vigerende Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris van hun ambtelijk opdrachtgever opdracht hebben verkregen. Indien budgethouder geen mandaat heeft voor het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst of het verstrekken van een subsidie (maar wel een beleidsdoelstelling), dan dient die zich te wenden tot de functionaris die het uitvoeringsmandaat op basis de bestuurlijke opdracht (afdelings-, project-, opgaveplan) heeft toegewezen gekregen.
Daar waar in het mandatenregister de hoedanigheid van budgethouder is toegevoegd als vereiste, wordt het mandaat alleen toegekend aan de functionaris die tevens als budgethouder is aangewezen. De programmamanager in de hoedanigheid van budgethouder, is dus niet elke programmamanager, maar alleen de programmamanager die voor budget waar het besluit betrekking op heeft verantwoordelijk is. Daar waar in het mandatenregister een mandaat is toegekend aan een unitmanager een teamcoördinator, wordt het mandaat uitsluitend toegekend aan de unitmanager of teamcoördinator die op basis van de toegewezen opdracht verantwoordelijk is voor de activiteit waarop het mandaat betrekking heeft. Bij afwezigheid kan de unitmanager of teamcoördinator dus niet in de uitoefening van het mandaat worden vervangen door een andere team coördinator, maar conform de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris door de verantwoordelijke manager.
Het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 GS geeft een algemeen kader waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens gs kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlagen wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Te meer ook omdat het merendeel van de bevoegdheden mandaten betreffen, hanteren we als verzamelnaam het begrip ‘mandaat’ maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (b.v. het doen van betalingen) of machtiging (b.v. het voeren van het woord in een juridische procedure; het verstrekken van informatie) betreft.
Op grond van de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2019 (de budgethoudersregeling) kan een budgethouder zijn budget aanwenden om een (beleids)doelstelling te realiseren. In die regeling is meer concreet geregeld wat dat omvat en welke regels gelden voor de registratie van verplichtingen en financiële afwikkeling.
Voor het voeren van een inkoop- en aanbestedingsprocedure hebben gs bepaalde bevoegdheden gemandateerd aan budgethouders. Dat zijn functionarissen die op grond van de Budgethoudersregeling zijn aangewezen en budget voor de realisatie van de aan hen toegewezen opdracht hebben ontvangen. De budgethouder heeft uitsluitend mandaat om conform de door gs vastgestelde regels en procedures in het door GS vastgestelde Inkoop & Aanbestedingsbeleid te handelen. De vervanging van budgethouders wordt geregeld in hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2021 (hierna: budgethoudersregeling).
De bevoegdheid om de provincie privaatrechtelijk te binden is aan strikte regels gebonden.
Op grond van de budgethouders regeling is de budgethouder bevoegd tot het aangaan van verplichtingen voor het lopende begrotingsjaar. Het aangaan van meerjarige verplichtingen en/of verplichtingen die het beschikbare budget in het lopende begrotingsjaar overstijgen dient plaats te vinden met inachtneming van de kaders van de vigerende Financiële verordening provincie Zeeland (art. 2.1.3 lid 10 t/m 12).
Aan het budgethoudersmandaat zijn onder B.1.2 van het mandaatregister de volgende voorwaarden voor uitvoering inkoop en aanbesteding opgenomen:
- I.
- II.
Op basis van deze voorvoorwaarden kan de initiële looptijd** van een contract op basis van dit mandaat maximaal 4 jaar zijn;
- *
Met de term initiële contractwaarde wordt bedoeld de contractwaarde op basis van de looptijd van het contract zonder verlenging. De contractwaarde voor het bepalen van het aanbestedingsregime kan hoger liggen. Bij die contractwaarde wordt immers de waarde die verbonden is aan de mogelijkheid van verlenging, indien die in het kader van de aanbesteding is voorzien, meegerekend.
- **
- *
- III.
- IV.
Alle hiervoor genoemde beperkingen die zijn verbonden aan het budgethoudersmandaat gelden behoudens voorafgaande instemming van GS met afwijking van het mandaat en uiteraard binnen de kaders van de budgethoudersregeling. Het verzoek om instemming dient inhoudelijk bij GS te worden gemotiveerd, bij voorkeur door het voorleggen van een inkoopstartformulier.
De wijze waarop contracten ter zake van inkoop en aanbesteding moeten worden aangegaan is vastgelegd in het vigerende provinciale inkoop- en aanbestedingsbeleid. De budgethouder moet zich er steeds van vergewissen dan hij volgens de regels van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid handelt, dat omvat dat hij zowel in de voorbereidingsfase de financieel adviseur en de inkoopadviseur betrekt, maar ook in andere fases omdat de inkoop- en aanbestedingsregels moeten worden bewaakt. Bijvoorbeeld bij het verstrekken van een opdracht tot meerwerk. Dan moet de budgethouder laten toetsen of er nog conform de aanbestedingsregels wordt gehandeld.
Voor wat betreft andere privaatrechtelijke overeenkomsten dan die voor een werk, een levering of dienst geldt dat die alleen kunnen worden aangegaan door de functionaris die het mandaat daarvoor heeft verkregen in het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 GS Zeeland 2021 en of het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 cvdK Zeeland 2021voor de uitvoering van de betreffende taak. Indien de budgethouder niet tevens over het mandaat beschikt, dan dient de budgethouder zich te wenden tot de eenheid van de provinciale organisatie waar die taak is belegd. Als het bij bijvoorbeeld over een vastgoedovereenkomst zou gaan, dan is de afdeling I&V de afdeling waarbij de budgethouder zich moet voegen. In samenspraak met die afdeling moeten verdere stappen worden ondernomen. In geval er in het geheel geen geheel geen mandaat hebben verleend voor het aangaan van de betreffende privaatrechtelijke overeenkomst, dient het bevoegde bestuursorgaan in te stemmen met het aangaan van de overeenkomst.
De wettelijke grondslag voor het aangaan van overeenkomsten naar privaatrecht is artikel 158, eerste lid sub d Provinciewet. De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt in het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 cvdK Zeeland 2021, onder de daarin opgenomen voorwaarden, toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Dit betreft een volmacht van de cvdK aan een functionaris. Dit laat onverlet dat de bevoegdheid tot ondertekening van overeenkomsten over het gebruik van publiekrechtelijke bevoegdheden aan het bestuursorgaan toekomt. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1. Mandaat en mac h tiging en onder mandaat en -machtiging
- •
Uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). De secretaris/algemeen directeur heeft conform de algemene uitgangspunten ter zake van mandatering zijn bevoegdheden (vangnetfunctie). Om die reden worden aan de secretaris/algemeen directeur alle bevoegdheden uit het in bijlage I op genomen mandaatregister toegekend. Aan de directeur Grote projecten zijn de bevoegdheden toegekend in het mandaatregister die betrekking hebben op zijn portefeuille. Die portefeuilleverdeling is vastgelegd in een besluit van de directie die wordt bekendgemaakt en terug te vinden is op de website van de provincie en het provinciaal blad. Daarnaast worden mandaten verleend aan de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, poulemanager en in sommige gevallen opgave-, programma-en projectmanager (in de hoedanigheid van budgethouder). In een enkel geval worden op verzoek van de verantwoordelijke manager ook bevoegdheden toegekend aan andere dan de hiervoor genoemde functionarissen. Die functionarissen stemmen het gebruik van de aan hun gemandateerde bevoegdheden - vooraf - af met hun manager of directeur.
- •
- •
Het Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 GS Zeeland 2021 heeft geen betrekking op privaatrechtelijke overeenkomsten en rechtshandelingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Ook niet op machtigingen en vertegenwoordigingen met betrekking tot personele aangelegenheden. Die bevoegdheidsregelingen zijn separaat geregeld. Die bevoegdheidsregelingen zijn separaat geregeld in het Volmacht- en machtigingsbesluit personele aangelegenheden commissaris van de Koning Zeeland 2021.
In de Budgethoudersregeling is in hoofdstuk 7 voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden en een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De vervanging van de Concerncontroller is tijdelijk geregeld in artikel 3 van het mandaatbesluit van GS Zeeland 2021.
Naast de wettelijke beperking die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden gebruikt indien het gevallen betreft die routinematig (waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid), administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen waarin het besluit leidt tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is, of indien het nemen van het besluit politiek gevoelige of bestuurlijk gevoelige consequenties zal hebben. Van dit laatste is bijvoorbeeld sprake wanneer redelijkerwijs te verwachten is dat een gedeputeerde door de pers aangesproken kan worden over een genomen beslissing. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de portefeuillehouder(s).
In ieder geval kan een bevoegdheid niet worden gebruikt indien het een besluit betreft dat genomen moet worden nadat in een voorbereidingsprocedure is gebleken dat tegen het ontwerp besluit bedenkingen, zienswijzen of bezwaren zijn ingediend óf waarbij wordt afgeweken van adviezen. Bij twijfel of een te nemen besluit valt onder deze uitzondering dient de gemandateerde te overleggen met de portefeuillehouder(s).
Indien de uitoefening van een bevoegdheid betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij de gemandateerde een direct of indirect persoonlijk/zakelijk belang heeft, wordt de bevoegdheid uitgeoefend op het naastgelegen hogere niveau. De mandaat mag in dat geval dus niet door de betrokken functionaris worden gebruikt.
Artikel 6 . Informatie- en rapportageverplichting
Omdat gs, ook al hebben zij mandaat verleend, verantwoordelijk blijven voor de 'in mandaat' genomen beslissing is het van belang dat zij op de hoogte worden gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming door hen van belang is.
Daarnaast hebben gemandateerden een verplichting de om via het directieberaad periodiek te rapporteren de cvdK over de uitoefening van het mandaat. Die rapportageverplichting is gekoppeld aan de p&c cyclus. Dat biedt flexibiliteit aan de verschillende teams om binnen een op te maken planning van de rapportage aan die verplichting tegemoet te komen.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige Algemeen Mandaatbesluit GS Zeeland 2021 en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing 'in mandaat' heeft genomen. In dit artikel wordt ook aangegeven hoe er moet worden ondertekend bij afwezigheid van de gemandateerde. Die instructie dient strikt te worden opgevolgd.
Kijk in het mandaatregister in de kolom “omschrijving bevoegdheid” en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.
- 1.
- 2.
Kijk in de kolom “namens gs uitgeoefend door”. Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Vaak is dat het nemen van een besluit. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen. Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur of de secretaris/algemeen directeur bevoegd tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).
Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit in hoofdstuk 7 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2021.
* Stel een conceptbesluit/brief op en maak gebruik van het model uit het Zaaksysteem.
* Zorg voor een juiste ondertekening.
* Let op dat poulemanagers HR-managers zijn. De poulemanager tekent dus geen brieven die in het kader van de uitvoering binnen programma’s, opgaven, projecten en afdelingen moeten worden verzonden. Dat doet de programmamanager, de opgavemanager, kortom de manager die verantwoordelijk is voor de inhoud.
Toelichting gebruikte afkortingen afdelingen en verwijzing naar teams
BOS - Afdeling Bestuursondersteuning
POJZ - Afdeling Personeel, Omgeving & Juridische Zaken
I&A - Afdeling Informatie & Automatisering
I&V - Afdeling Infrastructuur & Vastgoed
(Team) inkoop en aanbesteding – onderdeel van POJZ
(Team) Juridische zaken – onderdeel van POJZ
(Team) Subsidies – onderdeel van POJZ
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2021-8229.html