/1/png-2/provincie_zeeland.png)
Provinciaal blad van Zeeland
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zeeland | Provinciaal blad 2019, 1103 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit van de commissaris van de Koning houdende Mandaat- en volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018
Besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland 12 februari 2019, 19003627 tot vaststelling van het Mandaat- en volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018.
De commissaris van de Koning in Zeeland,
- •
- •
- •
- •
- •
- •
besluit vast te stellen het navolgende Mandaat- volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018
- 1.
- 2.
De directeur Programma's en projecten kan ter uitoefening van een op grond van lid 1, onder b, aan hem verleende bevoegdheid schriftelijk ondermandaat verlenen aan een programma- of projectleider van een ambtelijke hoofdopdracht, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een programma of project, dat wordt ingesteld op grond van artikel 2, tweede lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Bij afwezigheid of ontstentenis van een gemandateerde functionaris vindt waarneming plaats conform artikel 17 en of 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2018.
De uitoefening van een bevoegdheid geschiedt slechts in gevallen die routinematig, administratief, procedureel of formeel van aard zijn.
- 1.
De uitoefening van de op basis van dit besluit gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de bij of krachtens de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris Provincie Zeeland 2018 vast gestelde taken en met inachtneming van de het ter zake geldende recht en provinciale beleids- en uitvoeringsregels.
- 2.
De gemandateerde verschaft de commissaris van de Koning tijdig die informatie die redelijkerwijs voor de commissaris van de Koning van belang geacht moet worden.
Het besluit van de commissaris van de Koning van Zeeland d.d. 21 juni 2017, houdende vaststelling van het 'Mandaatbesluit commissaris van de Koning 2017' (Provinciaal Blad nummer 2827 van 2017), en het besluit van de commissaris van de Koning van 21 juni 2017, Provinciaalblad 2017 nummer 2834, houdende de volmacht van de commissaris van de Koning inzake de ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten inzake werk, levering of dienst, worden ingetrokken.
Middelburg, 12 februari 2019
De commissaris van de Koning in de provincie Zeeland,
Drs. J.M.M. Polman
Uitgegeven 15 februari 2019
De secretaris, A.W. Smit
BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE, DE DIRECTEUR PROGRAMMA’S EN PROJECTEN EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS;
BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL ADVIES BESTUUR EN DIRECTIE
|
Ontheffing aan burgemeesters t.b.v. in artikel 15, eerste lid, onder d, Gemeentewet genoemde verboden handelingen. |
BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL KABINET
AFDELING BESTUURSONDERSTEUNING - ONDERDEEL COMMUNICATIE
BEVOEGDHEDEN COMMISSARIS VAN DE KONING VAN ZEELAND
ALLE BEVOEGDHEDEN ZIJN GEMANDATEERD AAN DE SECRETARIS/ALGEMEEN DIRECTEUR, DE DIRECTEUR ORGANISATIE EN DE AFZONDERLIJKE BEVOEGDHEDEN TEVENS AAN DE DAARBIJ GENOEMDE FUNCTIONARIS,
AFDELING INFRASTRUCTUUR EN VASTGOED
|
|||
|
Optreden als rekeninghouder van de door de provincie aangehouden bankrekeningen en creditkaart. |
AFDELING INFORMATIEVOORZIENING EN AUTOMATISERING
|
Bevoegdheid tot het ondertekenen van ICT overeenkomsten om niet, benodigd voor het aansluiten op de landelijke ICT basisvoorzieningen |
Toelichting behorende bij het Mandaat- volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018
Het mandaat- volmachtbesluit van de cvdK bevat de mandaten, volmachten en machtigingen die de cvdK heeft verstrekt. De term mandaat wordt in de praktijk gebruikt om al die bevoegdheden aan te duiden.
Onderscheid mandaat, machtiging en volmacht
Bijna dagelijks worden er allerlei beslissingen door de commissaris van de Koning (hierna te noemen: cvdK) genomen. Het zou niet werkbaar zijn als de cvdK al die beslissingen steeds zelf moet nemen en afdoen. Daarom bestaat al sinds jaar en dag de mogelijkheid dat de CvdK aan een ander de bevoegdheid toekent om dit namens hem te doen. Er is dus sprake van vertegenwoordiging van het bestuursorgaan (lees: de cvdK). Er zijn verschillende vormen van vertegenwoordiging (mandaat, machtiging en volmacht). Hieronder wordt uitleg gegeven over het onderscheid tussen de begrippen mandaat, machtiging en volmacht.
In de Algemene wet bestuursrecht is een algemene regeling opgenomen over mandaat, en wel in afdeling 10.1.1. In artikel 10.1 van deze Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (de cvdK) besluiten te nemen. Met andere woorden: degene aan wie mandaat wordt verleend (= de gemandateerde) krijgt de bevoegdheid om een besluit te nemen dat geldt als een besluit van het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Het door de gemandateerde genomen besluit geldt dan ook als een besluit van het bestuursorgaan en heeft dezelfde juridische gevolgen als een door het bestuursorgaan zelf genomen besluit. Mandaat heeft alleen betrekking op het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet wordt onder besluit verstaan "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling". Het gaat hier om typische overheidsbeslissingen, zoals bijvoorbeeld het verlenen van ontheffing aan een burgemeester op grond van artikel 69 van de Gemeentewet. Het bestuursorgaan dat mandaat heeft verleend (= de mandaatgever) blijft volledig verantwoordelijk voor het besluit dat in mandaat is genomen.
Van machtiging is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Feitelijke handelingen zijn geen privaatrechtelijke handelingen of besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb.
Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie of het voeren van het woord in een juridische procedure. De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb bepaalt dat de bepalingen in de Awb die betrekking hebben op mandaat (afdeling 10.1.1) tevens van toepassing zijn indien het bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Soms wordt het begrip machtiging ook wel gebruikt als verzamelbegrip voor de verschillende vormen van vertegenwoordiging.
Volgens het Burgerlijk wetboek wordt onder volmacht verstaan: de bevoegdheid die een volmachtgever verleent aan een ander, de gevolmachtigde, om in zijn naam rechtshandelingen te verrichten (artikel 3:60 lid 1 Burgerlijk wetboek). Een door de gevolmachtigde "binnen de grenzen van zijn bevoegdheid in naam van de volmachtgever verrichte rechtshandeling treft in haar gevolgen de volmachtgever" (artikel 3:61 lid 1 Burgerlijk wetboek). Volmacht heeft altijd betrekking op privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld het ondertekenen van een overeenkomst of convenant. Evenals bij machtiging geldt dat de mandaatregeling van afdeling 10.1.1 van de Awb van overeenkomstige toepassing is wanneer een bestuursorgaan volmacht verleent.
Het aangaan van een overeenkomst
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij in de regel de provincie partij is. Het gaat daarbij om de provincie als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om gs of de cvdK als bestuursorganen. Omdat de provincie als bestuursorgaan niet bestaat, zijn gs op grond van de Provinciewet bevoegd om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 158, eerste lid sub e). GS zullen dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan. Vervolgens is bepaald dat de cvdK de provincie in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 176 Provinciewet). Dit houdt zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De cvdK is daarom degene die de overeenkomst namens de provincie ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van gs (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de cvdK om de overeenkomst te ondertekenen. Het mandaat van gs is geregeld in het mandaatbesluit gs en de volmacht van de cvdK is te vinden in het onderhavige besluit.
Dit laat onverlet dat naast het contracteren inzake privaatrechtelijke bevoegdheden ook sprake kan zijn van het middels privaatrechtelijke overeenkomst vastleggen van afspraken inzake (het gebruik van) publiekrechtelijke bevoegdheden door het bestuursorgaan. In dat geval komt de bevoegdheid tot ondertekening van de bedoelde overeenkomst toe aan het bestuursorgaan. In de regel is dat het college van gedeputeerde staten. Als men een gedeputeerde wil aanwijzen die de ondertekening op zich neemt gebeurt dat via mandaat.
Relatie met de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland 2017 en het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018
De Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018 is de algemene 'kapstok' waarin het organisatorische uitgangspunt wordt uitgewerkt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden neergelegd. In de regeling wordt in dat verband een link gelegd naar het mandaatbesluit van gedeputeerde staten en de regeling voor budgetbeheer (de budgethoudersregeling). Er is voorzien in een algemene vervangingsregeling voor leidinggevenden. Daarnaast geldt een specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder. De grondslag voor het aanwijzen van budgethouders is de budgethoudersregeling. Toereikende mandaten voor deze functionarissen zijn vervolgens opgenomen in het mandaatbesluit gs. Toekenning van ondertekeningsbevoegheden inzake privaatrechtelijke overeenkomsten m.b.t. levering werk of dienst door afdelingsmanager, unitmanager en/of programma-/projectleider, in de hoedanigheid van budgethouder, is geregeld in het Cvdk-mandaatbesluit en –register.
Ten aanzien van programma- en projectleiders:
Programma- en projectleiders maken deel uit van de ambtelijke organisatiestructuur als beschreven in de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018. Aan functionarissen die de rol van programma- of projectleider vervullen komen specifieke bevoegdheden toe ter uitvoering van hun leidinggevende taken in het betreffende programma of project. Zij kunnen in dat kader tevens worden aangewezen als budgethouder als bedoeld in de Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer. Als budgethouder zijn zij bevoegd binnen de grenzen van het toegewezen budget en deze regeling al datgene te doen en te besluiten ter uitvoering van het programma of project op grond van het betreffende programma- of projectplan.
Uitgangspunten mandaatbesluit cvdK 2018
Voor een adequate functie-uitoefening dienen functionarissen over toereikende mandaten van zowel gs als van de cvdK te beschikken. De mandatering van gs bevoegdheden wordt geregeld in het Mandaatbesluit gedeputeerde staten 2018. De bevoegdheden die de cvdK namens hem laat uitvoeren door genoemde functionarissen wordt geregeld in het onderhavige Mandaat- en volmachtbesluit commissaris van de Koning 2018. In de regel gaat het om het geven van volmacht tot het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten (al dan niet in de hoedanigheid van budgethouder – zie hierna onder Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017).
De bevoegdheid tot ondertekening van privaatrechtelijke overeenkomsten waarbij de provincie Zeeland partij is, is wettelijk toegekend aan de cvdK, die op zijn beurt toestemming heeft gegeven aan één of meerdere provinciale functionaris(sen) om dit namens hem te doen. Dit laatste is mogelijk op grond van artikel 176, tweede lid Provinciewet. Juridisch gezien is dit geen mandatering maar verleent de cvdK volmacht aan een functionaris.
Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling van artikel 17 en 18 van Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit.
Ook in het nieuwe besluit is getracht een algemeen kader aan te geven waarbinnen kan worden beoordeeld of een bevoegdheid namens de cvdK kan worden uitgeoefend. In de bij dit besluit behorende bijlage (register cvdK) wordt concreet aangegeven om welke bevoegdheden het gaat. Of deze besluiten c.q. (rechts)handelingen inderdaad 'in mandaat' kunnen worden afgedaan, kan worden beoordeeld aan de hand van de in artikel 2 genoemde criteria.
Er wordt in het besluit en register geen onderscheid gemaakt tussen mandaten, volmachten en machtigingen, omdat dit voor de werkwijze geen consequenties heeft. Als verzamelnaam hanteren we het begrip 'mandaat' maar wanneer wordt gesproken over mandaat zou het dus best kunnen zijn dat het in feite een volmacht (bijvoorbeeld tot het onderteken van een overeenkomst).
Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer Provincie Zeeland 2017
Om het mandaatbesluit en -register zo volledig mogelijk te maken zijn ook de mandaten voortvloeiend uit de budgethoudersregeling hierin opgenomen. Deze zijn te vinden in Onderdeel I, Algemeen deel, onderdeel ‘Provinciewet/ Regeling aanwijzing budgethouders en budgetbeheer provincie Zeeland’ van het Mandaat- en volmachtbesluit cvdK 2018. Het is vanuit praktisch oogpunt belangrijk dat in één register kenbaar is wie als budgethouder is aangemerkt en bevoegd is om de actie uit te voeren.
In de hoedanigheid van budgethouder kunnen gs beschikken over budgetten voor bepaalde activiteiten en/of projecten. In die hoedanigheid kunnen zij, onder voorwaarden, ingevolge artikel 158, eerste lid sub e Provinciewet besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst. Ingevolge de budgethoudersregeling is separaat mandaat verleend aan ambtelijke functionarissen tot het beschikken over bepaalde budgetten en voorts in het kader daarvan tot het besluiten inzake het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten. De bevoegdheid tot het geven van volmacht door de cvdK aan de budgethouder inzake het ondertekenen van privaatrechtelijke overeenkomsten tot levering, werk of dienst is geregeld in het onderhavige Mandaat- en volmachtbesluit cvdK 2018.
De vervanging van budgethouders is te vinden in artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
2. ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Uitgangspunten mandaat- en volmachtbesluit en –register
- –
uitgangspunt is het toekennen van meervoudig mandaat (=de bevoegdheid komt aan meerdere functionarissen toe). De eerste functionaris is de secretaris/algemeen directeur, de tweede de directeuren (directeur Organisatie en directeur Programma's en Projecten) en de derde de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt: afdelingsmanager, unitmanager, poulemanager en in sommige gevallen programma-/projectleider in de hoedanigheid van budgethouder of een (senior-)beleidsmedewerker. De secretaris/algemeen directeur en beide directeuren fungeren als vangnet.
- –
Verder kan de directeur Programma's en projecten ondermandaat verlenen aan een programma- of projectleider van een ambtelijke hoofdopdracht, en in bijzondere gevallen aan een andere functionaris binnen een programma of project, dat wordt ingesteld op grond van artikel 2, tweede lid van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018.
- –
Voor de onderlinge vervanging van functionarissen wordt verwezen naar de algemene vervangingsregeling van artikel 17, en de specifieke vervangingsregeling voor de budgethouder van artikel 18 van de Regeling ambtelijke organisatie en instructie voor de secretaris 2018, welke van toepassing wordt verklaard op het onderhavige mandaatbesluit cvdK door middel van het daarin opnemen van een gelijkluidende vervangingsregeling.
- –
In dit artikel wordt de begrenzing van het verleende mandaat aangegeven. Het betreft immers een bevoegdheid. Naast de wettelijke begrenzing die artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht aangeeft somt dit artikel criteria op waardoor het voor de gemandateerde mogelijk wordt om te beoordelen of hij een bevoegdheid c.q. beslissing in mandaat kan uitoefenen en/of nemen.
Mandaat kan enkel worden verleend indien het gevallen betreft die routinematig administratief, procedureel of formeel van aard zijn. Onder ‘routinematig’ wordt verstaan die gevallen waarvan onomstotelijk vaststaat dat zij passen binnen het vastgestelde beleid. Bij zaken die het routinematig karakter te boven gaan valt te denken aan gevallen die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen of die leiden tot afwijking of aanvulling van het vastgestelde beleid, en/of er precedentwerking te verwachten is. Bij twijfel overlegt de gemandateerde met de bestuurder.
Artikel 5. Inlichtingen en verantwoording
Omdat de cvdK, ook al heeft deze mandaat- of volmacht verleend, verantwoordelijk blijft voor de 'in mandaat' of 'volmacht' genomen beslissing of handeling is het van belang dat hij op de hoogte wordt gesteld van die beslissingen of handelingen waarvan kennisneming van belang is.
In dit artikel wordt concreet aangeven hoe de ondertekening plaats dient te vinden. In het onderhavige mandaatbesluit en –register wordt er wanneer mandaat aan een ambtelijk functionaris wordt verleend, vanuit gegaan dat die zowel het besluit neemt als ondertekent. Het besluit en register gaan derhalve uit van zgn. 'afdoeningsmandaten'. Kenbaarheid speelt hierbij een rol, dat wil zeggen dat naar buiten toe duidelijk is wie de beslissing of (rechts)handeling 'in mandaat' heeft genomen of verricht.
De algemene mandaten zijn vastgelegd in een register. In bijzondere gevallen kan de cvdK (buiten het register om) besluiten om een mandaat te verlenen. Dit dient dan plaats te vinden in een afzonderlijk besluit.
Zoals hiervoor reeds aangehaald is het uitgangspunt van het mandaatbesluit dat meervoudig mandaat wordt verleend. Dit heeft tot gevolg dat de bevoegdheid aan meerdere functionarissen toekomt. Primair de functionaris in de organisatie die daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk van die bevoegdheid gebruik maakt (dus afdelingsmanager, unitmanager etc.). De twee directeuren, voor zover het bevoegdheden betreft die tot hun taakveld behoren, en de secretaris/algemeen directeur geven in tweede instantie uitvoering aan de mandaten. Zij kunnen altijd als vangnet dienen. Let op: Enkele mandaten zijn uitsluitend aan de directeur Organisatie toegekend.
Tot slot een praktisch 'stappenplan':
Kijk in het mandaatregister onder de kolom "omschrijving bevoegdheid" en kijk of het besluit of de (rechts)handeling die je wilt (laten) nemen of verrichten of wordt genoemd.
De bevoegdheid wordt niet genoemd. Dit betekent dat je je tot de cvdK dient te richten om toestemming tot het namens hem mogen uitoefenen van de bevoegdheid. Het mandaat-besluit en -register is dan niet meer van toepassing.
De bevoegdheid wordt wel genoemd. Ga dan naar stap 2.
Kijk in de kolom "namens de cvdK uitgeoefend door". Hier staan de functionaris(sen) genoemd die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Deze functionarissen mogen tevens ondertekenen.
Naast de daarin genoemde functionaris(sen) is altijd de betreffende directeur en de secretaris/algemeen directeur bevoegd, tenzij het een uitzondering betreft. (zie hiervoor onder: ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, Artikel 1. Verlenen mandaat).
Bij ontstentenis of afwezigheid van de desbetreffende functionaris: raadpleeg de vervangingsregeling uit artikel 2.
* Stel een conceptdocument/brief op en maak gebruik van het model uit het iWRITER.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/prb-2019-1103.html