Op grond van artikel 5 van het instellingsbesluit dient het algemeen bestuur een reglement van orde vast te stellen voor de vergaderingen van de commissie. Het reglement van orde heeft als doel de vergaderingen van de commissie op ordentelijke wijze te laten verlopen. Uit oogpunt van uniformiteit is er voor gekozen om het reglement van orde grotendeels, voor zover dat mogelijk is, overeen te laten komen met het reglement van orde van het dagelijks bestuur.
Artikelsgewijze toelichting
Voor zover nodig wordt hieronder voor een aantal artikelen een nadere toelichting gegeven.
Op grond van artikel 6, eerste lid van het instellingsbesluit en artikel 23 van de regeling is de secretaris van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur tevens de secretaris van de commissie. Artikel 3 bepaalt dat de secretaris aanwezig is bij de vergaderingen van de commissie en aan de beraadslagingen mag deel nemen. De secretaris is echter geen lid van de commissie en neemt dus geen deel aan de besluitvorming binnen de commissie ten aanzien van adviezen of andere voorstellen.
Artikel 5 extra vergadering
Artikel 5 is een verdere uitwerking van mogelijkheid om op grond van artikel 5, tweede lid van het instellingsbesluit een extra vergadering te belegen buiten het vaste vergaderschema.
In het eerste lid van artikel 5 van het instellingsbesluit is bepaald dat de commissie tenminste twee keer per jaar vergadert. Dit om te waarborgen dat de commissie in ieder geval adviseert omtrent de beheer- en ontwikkelingsplannen binnen het werkgebied van de commissie. Daarnaast kunnen op grond van artikel 5, tweede lid van het instellingsbesluit het bestuur van de regeling, de voorzitter van de commissie en tenminste twee leden van de commissie aangeven dat een extra vergadering dient te worden belegd indien dit noodzakelijk is. Naar mag worden aangenomen, zal jaarlijks een vergaderschema worden vastgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de noodzakelijke advisering ten behoeve van het bestuur van de regeling.
Artikel 6 Verhindering vergadering
Dit artikel is van belang om in een vroeg stadium te kunnen constateren dat een quorum voor de vergadering wellicht niet gehaald kan worden en alvast voorbereidingen kunnen worden getroffen voor het beleggen van een eventuele nieuwe vergadering.
Artikel 7 Openbare vergadering
De vergaderingen van de commissie vinden in principe plaats in het openbaar. Wel kan de commissie besluiten dat een (gedeelte van) een vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt.
Artikel 8 Agenda en oproeping
De in artikel 10 van de regeling genoemde stukken betreffen stukken omtrent waarvan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of de commissie zelf geheimhouding heeft opgelegd. De leden van de commissie zijn op grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen gehouden om ten aanzien van dit soort stukken geheimhouding te betrachten. Overigens geldt deze geheimhoudingsplicht ook voor anderen die kennis hebben genomen van stukken waarop geheimhouding rust.
Het opleggen van geheimhouding zal naar verwachting niet vaak plaatsvinden door de commissie zelf. In het merendeel van de gevallen zal het dagelijks bestuur de geheimhouding opleggen. Op grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering met quorum, de geheimhouding te bekrachtigen anders komt deze te vervallen.
Op grond van artikel 8, vijfde lid kan de commissie besluiten om onderwerpen van de agenda af te voeren of toe te voegen. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid, met name voor zover dit betreft het afvoeren van onderwerpen, moet wel rekening worden gehouden met artikel 3, derde lid van het instellingsbesluit. In laatstgenoemd artikel is bepaald dat de commissie geacht wordt positief geadviseerd te hebben indien zij niet binnen de door het algemeen bestuur of dagelijks bestuur gestelde termijn heeft geadviseerd.
Artikel 11 Opening van de vergadering
In artikel 11, eerste lid is bepaald dat de voorzitter pas de vergadering kan openen indien voldoende quorum aanwezig is. Gelet op de bezetting van de commissie zal dit het geval zijn indien zes van de tien leden aanwezig zijn.
Artikel 12 Adviezen en overige besluiten
Gelet op de adviserende bevoegdheid van de commissie is de belangrijkste taak van de commissie te besluiten tot het uitbrengen van adviezen aan het algemeen bestuur of dagelijks bestuur. Naast adviezen kan de commissie ook andere besluiten nemen, zoals ingevolge artikel 7 het besluit om een openbare vergadering te houden. Alhoewel de regeling of de Wet gemeenschappelijke regelingen niets bepaald omtrent de inhoud van de adviezen, mag er van worden uitgegaan dat de commissie haar adviezen voldoende motiveert. Met name zal dit laatste van belang zijn ten aanzien van negatieve adviezen of adviezen waarbij de commissie adviseert voorstellen te wijzigen.