2018D42511 INBRENG VERSLAG VAN EEN SCHRIFTELIJK OVERLEG

De vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media de volgende vragen ter beantwoording voorgelegd over de brief van de Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media van 11 juni 2018 inzake het aanpassen van de Archiefwet en een reactie op de motie van het lid Segers c.s. over uitvoering van de aanbevelingen van het rapport van de Erfgoedinspectie over de zaak Cees H.¹ (Kamerstuk 29 362, nr. 272).

De voorzitter van de commissie, Tellegen

De adjunct-griffier van de commissie, Arends

Inhoud		blz.
I	Vragen en opmerkingen uit de fracties	2
II	Reactie Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media	5

I Vragen en opmerkingen uit de fracties

De leden van de CDA-fractie hebben met belangstelling kennisgenomen van de brief waarin het kabinet voorstelt de Archiefwet 1995 te moderniseren. Deze leden onderschrijven het belang en de urgentie ervan, dat digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar wordt bewaard. Deze leden onderkennen het risico van data- en daarmee geheugenverlies van de overheid. Deze leden onderschrijven het standpunt van het kabinet, dat betrouwbaarheid en openbaarheid van informatie een belangrijk fundament vormen van onze rechtstaat.

De Minister beschrijft tal van stappen in de modernisering van het informatiebeheer van de overheid, waarbij het accent lag op aanpassingen en ondersteuning in de uitvoeringspraktijk, onder andere het archiefinnovatieprogramma Archief2020². De voornoemde leden vragen of de Minister niet alleen kan schetsen welke activiteiten zijn ontplooid, maar ook welke problemen aan het licht zijn gekomen.

De Minister schetst de zogenoemde hotspot-analyse, waarmee gebeurtenissen met bijzondere maatschappelijke effecten door archiefvormers in kaart worden gebracht³. Deze leden menen dat de ramp met de MH17 een te gemakkelijk voorbeeld is, omdat daarvan onmiddellijk duidelijk is dát het een hotspot zou worden. Deze leden vragen wat de archiefvormer te doen staat als een dossier pas jaren later escaleert.

De Minister stelt, dat duidelijkheid over de normen die we hanteren voor e-depots een impuls kan betekenen voor overheden en de markt om dergelijke voorzieningen verder te ontwikkelen en te implementeren⁴. De leden constateren, dat er in den lande veel initiatieven zijn ten aanzien van e-depotvoorzieningen en dat er flink wordt geëxperimenteerd. Zij vragen of de Minister de mening deelt, dat het aan te bevelen zou zijn, dat er een certificering komt voor dit soort voorzieningen, om een wildgroei van systemen te voorkomen. Voor de leden spreekt het vanzelf, dat de Nederlandse overheid niet de enige is die normen tracht te formuleren voor het opslaan van digitale informatie. Zij vragen of de Minister nader kan uitwerken, welke lessen kunnen worden getrokken uit ervaringen in het buitenland.

De Minister stelt, dat in de praktijk van papieren archieven circa 5 à 10 procent van blijvende waarde is om te worden overgebracht. Bij overbrenging van digitale archieven kan het percentage hoger liggen⁵. De leden vragen, aan welk percentage gedacht moet worden en vragen voorts, of het percentage een criterium is of een uitkomst.

De Minister stelt het vraagstuk van keten- en netwerkarchivering aan de orde⁶. Deze leden vrezen, dat zo de oplossing van dit vraagstuk al wordt gevonden, de overheid opnieuw achter de feiten aanloopt door de ontwikkeling van nog nieuwere systemen en programmatuur. Deelt de Minister de mening, dat meer standaardisatie mogelijk een oplossing is: standaarden voor formaten, standaarden voor systemen, standaarden voor e-depotvoorzieningen?

De Minister stelt, dat het voor onbepaalde tijd beheren en toegankelijk houden van informatie voor archiefvormers zelf doorgaans geen kerntaak is.⁷ De leden menen dat dit niet juist is. Overeenkomstig de Archiefwet zijn decentrale overheden toch zorgdrager voor hun archief en dat blijven zij toch ook na overbrenging, zo vragen deze leden.

Als bezwaar tegen de verkorting van de overbrengingstermijn voert de Minister aan, dat de archiefachterstanden bij de rijksdienst uit de periode 1976–2005 nog niet zijn ingelopen. De Minister verwacht dat er na 2019 nog circa 25 km intensief te bewerken archief zal resteren. Zij vragen op welke termijn de Minister verwacht dat de resterende achterstand zal zijn ingelopen. Deelt de Minister de mening van de leden van deze fractie, dat aanpak van de digitale archivering niet moet wachten op de afronding van de inhaalslag met betrekking tot de papieren archiefbestanddelen? Deze leden vragen wat er gaat gebeuren met de digitale informatie die de overheid nu al minstens vijftien jaar op steeds grotere schaal produceert. Hiervoor geldt in ieder geval niet dat bij het ontstaan al rekening is gehouden met digitale archivering, wat volgens de Minister essentieel is zowel voor verantwoorde archivering als voor het voorkomen van extra kosten. Deelt de Minister de mening van deze leden, dat dit feit deze periode extra kwetsbaar maakt voor verlies van kennis en informatie én voor extra kosten.

Uit rapporten van de Erfgoedinspectie blijkt, dat archiefvormers vaak nog onvoldoende overzicht hebben over alle gegevens die er in hun verschillende systemen en toepassingen in omloop zijn⁸. Op welke wijze bevordert het kabinet, dat dit overzicht bij archiefvormers groeit, zo vragen de voornoemde leden.

De Minister geeft aan, dat een aandachtspunt is dat in de uitvoeringspraktijk een combinatie lijkt te ontstaan van archivering die is gebonden aan het werkproces (dossiers) en archivering per informatievorm (bijvoorbeeld documenten, databestanden, websites, e-mail). Hiermee wordt beoogd om meer grip te krijgen op de toenemende diversiteit aan digitale verschijningsvormen en dragers van informatie, wat de reconstrueerbaarheid van het overheidshandelen op zowel korte als lange termijn ten goede komt⁹. Deelt de Minister de mening, dat het niet alleen gaat om reconstructie van het handelen maar ook om de reconstructie van de beleidsvorming, zo vragen deze leden.

De leden vragen, hoe de voorliggende brief zich verhoudt tot het initiatiefvoorstel Wet open overheid (Woo)¹⁰, dat bij de Eerste Kamer in behandeling is. Deze leden vragen wat de stand van zaken is in het gesprek van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met de initiatiefnemers van de Woo.

Mede in verband met de Woo benadrukken deze leden, dat het digitaal beschikbaar zijn en het transparant zijn van informatie twee verschillende zaken zijn. De Minister gebruikt deze termen door elkaar, alsof het hetzelfde is. Naarmate de informatieberg exponentieel groeit, wordt naar de mening van deze leden het werken aan échte transparantie (context, duiding) steeds belangrijker. Zij vragen de Minister daarop alsnog in te gaan. Deze leden vragen de Minister in dit verband aandacht te besteden aan het programma Transparante en Open Provincie van Zuid-Holland¹¹. Heeft de Minister vergelijkbare voornemens als het gaat om het beleid van de rijksoverheid, zo vragen deze leden.

De leden hebben met belangstelling kennisgenomen van het voornemen van de Minister om de overbrengingstermijn terug te brengen naar tien jaar, maar zijn van mening dat dit wel met de nodige zorg en waarborgen moet worden geregeld. In dit verband vragen deze leden aandacht voor de beheerskosten. Bij de verkorting van de overbrengingstermijn bespaart de zorgdrager – de overbrengende partij – op beheerskosten, maar wentelt die beheerskosten af op de archiefdiensten – de ontvangende partij. Zij vragen of de Minister de mening deelt, dat daarover deugdelijke afspraken moeten worden gemaakt, niet alleen door het Rijk, maar ook door de decentrale overheden.

De leden onderkennen, dat het overbrengen van archieven in goede, geordende en toegankelijke staat een vereiste is bij de verkorting van de overbrengingstermijn. Bij analoge archieven komt het nog te vaak voor, dat er gebrekkige inventarissen worden meegeleverd. Bij digital born archieven is het eveneens van groot belang, dat ook voldaan wordt aan dit vereiste van goede, geordende en toegankelijke staat, wat onder meer betekent overbrenging met de juiste metadata. Zij vragen of de Minister onderkent dat dit vereiste zowel voor analoge als voor digitale archieven geldt.

De Minister stelt, dat Nederland zich met een overbrengingstermijn van tien jaar bevindt in een kleine groep van andere landen waar dit wettelijk is verankerd. Kan de Minister schetsen, wat de ervaringen van deze landen zijn met de korte overbrengingstermijn voor digitale archieven, zo vragen deze leden. Welke overgangsmaatregelen hebben deze landen genomen bij het invoeren van een korte overbrengingstermijn?

In dit verband vragen deze ook naar de invloed van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in relatie tot de Archiefwet en de Wet open overheid. Onderkent de Minister, dat het van kracht worden van de AVG de archiefdiensten voor grote problemen stelt? Wanneer de archiefdiensten geconfronteerd worden met de overbrenging van nog jongere archieven en deze moeten gaan screenen op de aanwezigheid van bijzondere persoonsgegevens, dan zal dat doorgaans leiden tot een grote verzwaring van de werkzaamheden van die diensten.

De leden van de fracties van D66 en GroenLinks constateren dat de Minister schrijft dat de archiefachterstanden uit de periode 1976–2005 per 31 december 2019 hadden moeten zijn weggewerkt, maar dat er dan nog circa 25 km intensief te bewerken fysiek archief zal resteren. Zij vragen waardoor deze vertraging is ontstaan? Rond welke jaartallen ligt het zwaartepunt van deze achterstand? Wat is de omvang van de achterstand voor het digitale deel van het archief over deze jaren, zo vragen deze leden.

De aan het woord zijnde leden lazen ook dat er nog zo weinig digitale dossiers zijn overgebracht dat de inhaaleffecten daarvoor niet te berekenen zijn: er is simpelweg te weinig praktijkvorming en onvoldoende overzicht over welke gegevens waar berusten. Zij vragen of de Minister in dat kader kan aangeven hoe digitale gegevens van 1998 en eerder nu overgebracht worden en duurzaam toegankelijk gemaakt/gehouden worden. Hoe verhoudt deze hoeveelheid data zich tot de op dit moment jaarlijks ontstane hoeveelheden gegevens? Tevens vragen zij waarin de huidige «praktijk» precies tekort schiet om grootschaliger overbrenging te doen. Welke kosten zijn «uitgespaard» door niet tijdig te investeren in archiveringssystemen? Hoeveel meerkosten ontstaan er door nu met terugwerkende kracht gegevens te moeten hervinden, zo vragen de voornoemde leden.

Vindt de Minister het met de leden van deze fracties onbegrijpelijk dat er, gegeven de opmerking dat er onvoldoende overzicht is over alle gegevens die er in verschillende systemen en toepassingen in omloop zijn, bij de bouw van die systemen niet rekening is gehouden met wettelijke archiefverplichtingen? Zij vragen tevens of hij heeft kunnen achterhalen waarom dit bij verschillende bestuursorganen over het hoofd is gezien. Kan de Minister zich vinden in de conclusie van de impactanalyse dat het kennisniveau ten aanzien van de informatiehuishouding en ICT bij de overheid beter moet? Wat gaat hij, naast zijn goede voornemens inclusief het herijken van de Archiefwet op een digitaal tijdperk, doen om zeker te stellen dat dergelijke situaties in de toekomst niet meer voorkomen? Eveneens vragen zij hoe de Minister voorkomt dat vanwege het gebrek aan overzicht er gegevens voor toekomstige geschiedschrijvers en beleidsmakers verloren gaan.

De leden van de genoemde fracties kunnen begrip opbrengen voor het uitgangspunt dat bij de vervroeging van de overbrengingstermijn een overgangstermijn gehanteerd wordt om aanpassingen gelijk te doen oplopen met (vervangings)investeringen in de bedrijfsvoering of achterliggende ICT. Zij zouden dan wel graag van de Minister een overzicht ontvangen van wanneer die (vervangings)investeringen zijn voorgenomen bij verschillende onderdelen van de rijksoverheid en decentrale overheden om zicht te hebben op de infasering van die vervroegde overbrengingstermijn.

II Reactie Minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media

---

1 Kamerstuk 34 362, nr. 21.

2 p. 3.

3 p. 5.

4 p. 6.

5 p. 7.

6 p. 7.

7 p. 8.

8 p. 10.

9 p. 11.

10 Kamerstuk 33 328.

11 https://www.rijkaaninformatie.nl/actueel/nieuws/2018/7/12/provincie-zuid-holland-werkt-aan-transparante-en-open-overheid.