35 788 Kabinetsformatie 2021

Nr. 215 BRIEF VAN HET PRESIDIUM

Aan de Leden

Den Haag, 4 juli 2023

Tijdens een extra vergadering van de commissie voor de Werkwijze op 21 juni 2023 stelde het lid Leijten de vraag of bij het verstrekken van de opdracht aan het Centrum voor Parlementaire Geschiedenis (CPG) om de Kabinetsformatie 2021 te evalueren de archiefregels in acht zijn genomen voor de verwerking van tijdens het onderzoek verzamelde documenten, waaronder de transcripties van de gesprekken die de onderzoekers hebben gevoerd.

Voor het uitvoeren van de evaluatie van de Kabinetsformatie is een Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure uitgevoerd. In de aanbestedingsleidraad werd aangegeven dat de Tweede Kamer eigenaar wordt van het rapport en alle bijbehorende content. Met «alle bijbehorende content» wordt in dit geval de bijlagen behorende aan het evaluatierapport bedoeld. Vervolgens is met de geselecteerde partij, het CPG, een overeenkomst gesloten waarin is bepaald dat de opdrachtgever auteursrechthebbende is voor wat betreft het eindrapport.

Bij aanvang van het onderzoek werd de Dienst Verslag en Redactie (DVR) verzocht om verslaglegging te doen van de gesprekken, als service voor het onderzoeksteam van het CPG. Na overdracht van de verslagen aan de onderzoekers zijn, na een akkoord van deze onderzoekers, de bestanden door de DVR gewist. Hierbij was van meet af aan duidelijk dat de verantwoordelijkheid voor het archiveren bij het CPG berustte.

Dan de vraag waarom de afspraken zo zijn gemaakt dat het de evaluatiecommissie (CPG) verantwoordelijk is voor de archivering van documenten die voor het doel van het onderzoek worden verzameld. Deze afspraken zijn vastgelegd in de Regeling parlementair en extern onderzoek. Artikel 17 van deze regeling stelt dat «de verantwoordelijkheid voor het archiveren bij een extern onderzoek berust bij de uitvoerder, voor zover de Kamer geen aanspraak wenst te maken op de door derden in de opdracht van de Kamer verzamelde documenten». De Tweede Kamer heeft voor de evaluatie van de Kabinetsformatie 2021/2022 (net als bij de voorgaande evaluaties) geen aanspraak gemaakt op de verzamelde documenten. De archiveringsverantwoordelijkheid van de overige verzamelde documenten ligt dan ook bij de uitvoerder, in dit geval het Centrum voor Parlementaire Geschiedenis, en maken geen onderdeel uit van het archief van de Tweede Kamer. De Kamer heeft in deze casus dus de gebruikelijke werkwijze gehanteerd, zoals die ook bij de evaluatie van eerdere Kabinetsformaties is toegepast. De archivaris van de Tweede Kamer heeft bevestigd dat deze werkwijze in lijn is met de Archiefwet.

Het is voorts belangrijk om te benadrukken dat de verzamelde documenten aanwezig en gearchiveerd zijn bij het CPG. Bij brief van 23 juni 2023 heeft de voorzitter van de evaluatiecommissie dit nog eens bevestigd. In deze brief is ook toegelicht dat en waarom aan de gevraagde inzage in de transcripties van de gesprekken niet tegemoet kan worden gekomen (Kamerstuk 35 788, nr. 214).

De voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal, Vera Bergkamp