36 200 III Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2023

Nr. 6 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 10 oktober 2022

De vaste commissie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister president, Minister van Algemene Zaken, de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, over de brief van 16 juni 2022 inzake de reactie op verzoek commissie over het voortgangsbericht n.a.v. toezegging gedaan tijdens het debat van 19 mei 2022, over SMS-berichten op de telefoon van de Minister-President (Kamerstuk 35 925 III, nr. 32)

De Ministers en Staatssecretaris hebben deze vragen beantwoord bij brief van 3 oktober 2022. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Hagen

De griffier van de commissie, De Vos

1

Kunt u aangeven welke telefoons (merk, type) de minsister-president heeft, wie de telefoons verschaft heeft en waarvoor elk van de telefoons gebruikt wordt? Kunt u voor elk van de telefoons aangeven wie de provider is? Kunt u voorts aangeven over welke periode die abonnementen/toestellen er geweest zijn?

Antwoord vraag 1:

In de brief van 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 33) is vermeld welke telefoons de Minister-President heeft gebruikt, voor welke doeleinden en gedurende welke periode. De Nokia-telefoon maakte gebruik van de provider KPN, de Iphones maken gebruik van de provider Vodafone. Deze telefoons zijn verschaft door het Ministerie van Algemene Zaken.

2

Is het u bekend dat bij je bij ongeveer elk telefoonabonnement in Nederland de rekening online kunt downloaden en onmiddellijk kunt zien naar wie je gebeld hebt (en op welk tijdstip) en naar wie je een SMS-bericht gestuurd hebt?

Antwoord vraag 2:

Ja.

3

Zijn de rekeningen van elk van deze telefoons op het ministerie beschikbaar of downloadbaar – met wellicht enige moeite –?

Antwoord vraag 3:

Ja, zie hierbij ook de brief van 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr.33).

4

Wilt u de rekeningen van de gesprekken en de SMS'jes van het afgelopen jaar (van alle toestellen van de Minister-President) opvragen en opsturen?

Antwoord vraag 4:

In lijn met het verzoek van het lid Klaver tijdens het debat op 19 mei jl. (Handelingen II 2021/22, nr. 82, items 3 en 6) is de Kamer eerder geïnformeerd over metadata van ontvangen/verzonden berichten (en gearchiveerde berichten) van het afgelopen half jaar. Om aan de gevraagde informatie tegemoet te komen is gekeken naar de facturen van de providers en de hierin opgenomen feitelijke gegevens. Hierbij is gepoogd zo goed als mogelijk aan het verzoek van de Kamer tegemoet te komen, voor zover hierover informatie beschikbaar is. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de brief van 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 33) en de daarin opgenomen feitelijke gegevens.

5

Kunt u, nadat u de rekeningen heeft opgevraagd en het overzicht heeft, aangeven naar welke tien bestuurlijke relevante personen (zoals Ministers, ambtenaren, politiek adviseurs, burgemeesters, directeur van het RIVM) u de meeste berichten verstuurd heeft? Kunt u dus de top tien van het afgelopen jaar maken en vertellen hoeveel SMS-berichten er naar die personen verstuurd zijn?

Antwoord vraag 5:

De gevraagde informatie over deze personen is als zodanig niet aanwezig. In het debat van 19 mei jl. is door leden bij hun verzoeken om informatie nadrukkelijk afgezien van tot personen herleidbare berichten. In algemene zin is bij een verwerking van persoonsgegevens onder meer de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing.

6

Klopt het dat het ministerie in 2021 en 2022 geld kreeg om een nieuw systeem voor het opslaan van berichten aan te schaffen? (bron: bijlage bij Kamerstuk 35 925 III, nr. 30)?

Antwoord vraag 6:

Ja.

7

Welk systeem heeft het ministerie aangeschaft en sinds welke datum wordt het systeem gebruikt?

Antwoord vraag 7:

Er is nog geen nieuw aangeschaft systeem in gebruik bij het ministerie.

Het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «De archivering van chatberichten bij Algemene Zaken» gaat nader in op het huidige en toekomstige systeem voor documentmanagement. Het rapport is heden aangeboden aan de Tweede Kamer.

8

Hoeveel SMS- en WhatsApp-berichten zijn er opgeslagen in het archiefsysteem van het Ministerie van Algemene Zaken tot 15 mei 2022? En hoeveel van die berichten zijn van de Minister-President?

Antwoord vraag 8:

Er is geen overzicht beschikbaar van alle in het archiefsysteem opgeslagen sms- en whatsapp-berichten tot 15 mei jl. Het archiefsysteem bevat geen technische mogelijkheid tot het leveren van een dergelijk overzicht.

9

Kunt u voor het afgelopen jaar (of de afgelopen twee jaar indien beschikbaar) per maand aangeven hoeveel SMS’jes de premier gestuurd heeft en hoeveel hij er zelf heeft opgeslagen?

Antwoord vraag 9:

Op het aantal door de Minister-President verstuurde sms-berichten is ingegaan in de brief van 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 33).

De werkwijze met betrekking tot de versturing van sms-berichten door de Minister-President en de wijze van archivering is uiteengezet in de brief van 18 mei jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 15) en het debat op 19 mei jl.

10

Hoe luiden de richtlijnen voor het opslaan van app-verkeer bij het Ministerie van Algemene Zaken?

Antwoord vraag 10:

Hiervoor gelden de regelingen inzake hotspots, de rijksbrede richtlijn inzake chatberichten (2019) en de Handreiking voor de rijksoverheid inzake het bewaren van chatberichten. Zie verder het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «Archiveren van chatberichten bij Algemene Zaken». Het rapport is heden aangeboden aan de Tweede Kamer (Bijlage bij Kamerstuk 36 200 III, nr. 4).

11

Kunt u de selectielijsten van het Ministerie van Algemene Zaken aan de Kamer doen toekomen en heel precies aangeven onder welk regel (of welke regels) de berichten van de Minister-President vallen?

Antwoord vraag 11:

De selectielijsten zijn eerder openbaar gemaakt op de website van het Nationaal Archief en tevens eerder verstrekt aan de Tweede Kamer op 16 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 32). Zij hebben betrekking op verschillende bescheiden met inbegrip van berichten die zijn bewaard, waaronder berichten van de Minister-President.

12

Hoe lang moeten bepaalde berichten van de Minister-President bewaard worden? Indien dat verschilt per type bericht, kunt u dan aangeven welke soorten berichten hoe lang opgeslagen moeten worden?

Antwoord vraag 12:

De selectielijsten bevatten termijnen voor vernietiging/bewaren die per vermelde categorie verschillen.

13

Kunt u de selectielijst van het Ministerie van Algemene Zaken, die gemaakt is voor de hotspot COVID (het COVID-19-archief van de rijksoverheid) aan de Kamer doen toekomen? Klopt het dat de CIO van het Rijk in maart 2020 (aan het begin van de crisis) besloot tot het opzetten van dat archief en dat er op de website expliciet staat: «Elke zorgdrager moet op korte termijn voor zichzelf de afweging maken of en welke informatie binnen het eigen verzorgingsgebied rond COVID-19 in aanmerking komt voor uitzondering van vernietiging. Dat kan in dit uitzonderlijke geval ook los van het reguliere hotspotproces. Maak daarvoor gebruik van het onderstaande stappenplan. Neem hoe dan ook zelf zo snel mogelijk de nodige maatregelen om relevante informatie onder beheer te brengen en veilig te stellen. Vluchtige media als berichtenapps hebben in deze crisis een belangrijke meerwaarde voor organisaties. Door het werken op afstand maken organisaties creatief gebruik van onbeheerde producten uit de markt.»« (https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/hotspot-covid-19-relevante-informatie-blijvend-bewaren#collapse-77323).

Antwoord vraag 13:

Deze selectielijst is eerder verstrekt aan de Tweede Kamer op 16 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 32). De vraag van CIO Rijk was niet het «opzetten van een [COVID19-]archief». CIO Rijk wees bij het uitbreken van de pandemie op het feit dat dit voor rijksorganisaties een zogenaamde hotspot zou kunnen zijn. Dat past in een bredere waarderingsmethodiek, waarin een selectielijst en een hotspotlijst elk een specifieke rol vervullen. Zie over hotspots verder het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «Archiveren van chatberichten bij Algemene Zaken. Het rapport is heden aangeboden aan de Tweede Kamer.

14

Kunt u aangeven onder welke selectieregel(s) in de selectielijst van het Ministerie van Algemene Zaken het app-verkeer van de Minister-President valt dat betrekking heeft op de coronacrisis?

Antwoord vraag 14:

De selectielijsten hebben betrekking op verschillende bescheiden (documenten), met inbegrip van chatberichten van de Minister-President die zijn bewaard. Van de inhoud van de berichten hangt af onder welke delen van de selectielijst zij vallen.

Zie verder het antwoord op de vragen 11, 12 en 13 met betrekking tot selectielijsten en hotspots, met inbegrip van de verhouding tussen de specifieke vorm van archivering door middel van hotspots en archivering in het algemeen en de verhouding tussen beide vormen van archivering bij Algemene Zaken zoals beschreven in het genoemde rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «Archiveren van chatberichten bij Algemene Zaken».

15

Kunt u, zoals in het Kamerdebat gevraagd, tien voorbeelden geven van hoe door de Minister-President voorgelezen SMS-berichten zijn opgeslagen in het archief systeem van het Ministerie van Algemene Zaken? Kunt u dus de in het archief opgeslagen teksten doen toekomen aan de Tweede Kamer?

Antwoord vraag 15:

In het debat van 19 mei jl. (Handelingen II 2021/22, nr. 82, items 3 en 6) heeft de Minister-President de praktische werkwijze bij het doorbellen van lange sms-berichten toegelicht. In de brief van 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 33) is nader ingegaan op dit onderwerp en de wijze van verslaglegging.

16

Worden er inmiddels standaard wel notulen gemaakt op het Ministerie van Algemene Zaken?

Antwoord vraag 16:

Er worden standaard notulen gemaakt van de vergaderingen van de (rijks)ministerraad en zijn onderraden en commissies.

17

Welk systeem en methode wordt gebruikt om er voor te zorgen dat WhatsApp-berichten en SMS'jes die moeten worden gearchiveerd (ook volgens de selectielijsten) behouden blijven?

Antwoord vraag 17:

De werkwijze met betrekking tot archivering van sms-berichten van de Minister-President is uiteengezet in de brieven van 15 mei jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 15) en 29 juni jl. (Kamerstuk 35 925 III, nr. 33) en is verder aan de orde geweest in het debat van 19 mei jl. (Handelingen II 2021/22, nr. 82, items 3 en 6). Zie verder voor een uitvoerige beschrijving van systeem en methode het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «De archivering van chatberichten bij Algemene Zaken». Het rapport is heden aangeboden aan de Tweede Kamer.

18

Waarop steunt het idee dat het niet verstrekken van WhatsApp-berichten en SMS'jes wegens eenheid van kabinetsbeleid mag worden geweigerd waar dat geen weigeringsgrond is onder de WOO (de Raad van State staat alleen weigering van informatie die valt onder het geheim van de ministerraad (art. 26 RvORM) – een veel beperktere categorie)?

Antwoord vraag 18:

Uit artikel 45, derde lid, van de Grondwet volgt dat de ministerraad de eenheid van het kabinetsbeleid bevordert. Het is van groot belang dat bewindspersonen onderling in vertrouwen met elkaar kunnen spreken. Het openbaar maken van de individuele opvattingen van de Ministers, kan de eenheid van het kabinetsbeleid in gevaar brengen. Ministers zouden daardoor tegen elkaar uit kunnen worden gespeeld. Met het oog op goed bestuur is dit problematisch. De bescherming van dit belang beperkt zich niet enkel tot hetgeen bewindspersonen onderling bespreken in de ministerraad, maar kan zich ook uitstrekken tot het via de chat onderling uitwisselen van opvattingen. Dit belang wordt onder de Wet open overheid (Woo) beschermd door het bepaalde in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder i: «het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen».

19

Bent u met professor Voermans eens (zienswijze) dat door beslissingen op grond van art. 26a RvORM rechten die burgers hebben op grond van de WOO niet kunnen worden beperkt (en dat coronageheimhouding op die grond niet als weigeringsgrond kan worden gebruikt)?

Antwoord vraag 19:

Het bepaalde in artikel 26a van het Reglement van orde voor de ministerraad (RvOMR) is een procesbepaling die ervoor zorgt dat de continuïteit van de besluitvorming in het kader van de bestrijding van het coronavirus (covid-19) is geborgd. Zo volgt bijvoorbeeld uit artikel 11 lid 2 van het reglement dat de raad niet besluit bij stemming dan in aanwezigheid van ten minste de helft van het totale aantal Ministers. Dit veronderstelt dat de Ministers fysiek aanwezig dienen te zijn. Het bepaalde in artikel 26a van het reglement maakt mogelijk dat besluitvorming ook kan wanneer de Ministers digitaal aanwezig zijn. Professor Voermans kan dan ook niet gevolgd worden waar wordt bedoeld dat deze procesbepaling leidt tot een inperking van de rechten die eenieder kan ontlenen aan de Woo. De reguliere uitzonderingsgronden van de Woo zijn van toepassing op documenten die zien op informatie over corona. In dit specifieke geval wordt er tevens op gewezen dat de eenheid van kabinetsbeleid – ingevuld door artikel 5.1, tweede lid onder i van de Woo; «het goed functioneren van de staat» – aan openbaarmaking van documenten gewisseld tussen bewindspersonen in de weg staat.

20

Hoe waardeert u de inschatting van de experts Jeurgens, Vleugels en Voermans dat de wijze van selectie en archivering van WhatsApp-berichten en SMS'jes van de Minister van Algemene Zaken in strijd is met het stelsel van de Archiefwet? Dat tegen de achtergrond van het antwoord dat naar letter en geest van de wet is gehandeld?

Antwoord vraag 20:

De wijze van selecteren en archiveren van chatberichten is gebaseerd op de Rijksbrede Instructie (2019) en de Handreiking «Bewaren van chatberichten» van 16 juni 2020 (verder: de Handreiking¹). De Instructie en de Handreiking houden rekening met de Wob, de Archiefwet en de AVG. Recent heeft de rechtbank Amsterdam² in het Wob-verzoek naar de SMS-berichten van de Minister-President geoordeeld dat uit de Archiefwet niet volgt dat álle digitale tekstberichten behoren te worden bewaard. Tot dit oordeel kwam ook al eerder de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State in haar uitspraak van 21 oktober 2020³. Zo overweegt de Raad van State daartoe dat «Uit artikel 3 van de Archiefwet volgt dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijk staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. SMS- en Whatsapp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en Whatsapp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet».

Tijdens het debat van 19 mei jl. is door enkele leden van de Kamer aangegeven de huidige wijze van selectie van chatberichten conform de Instructie en de Handreiking kwetsbaar te achten. Gelet hierop is tijdens het debat van 19 mei jl. toegezegd om het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (O&I) hierop te laten bevragen. Het Adviescollege O&I is inmiddels door de Minister van BZK gevraagd om antwoord te geven op de vraag welke consequenties het gebruik van digitale communicatiekanalen als sms, Whatsapp en Signal heeft voor de toepassing van de relevante wetgeving, in het bijzonder de Wet open overheid (Woo), Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Archiefwet (Aw). Ook is het Adviescollege O&I gevraagd hoe de bewindspersonen van BZK en OCW hun taken en bevoegdheden binnen het wettelijke stelsel (voor openbaarheid en informatiehuishouding) kunnen invullen om een verantwoorde omgang met digitale communicatiekanalen te bevorderen. De Minister van BZK heeft het Adviescollege verzocht om bij de beantwoording van deze vragen in te gaan op de maatschappelijke, bestuurlijke, organisatorische, technologische en juridische aspecten.

Daarnaast is in het debat van 19 mei jl. een brief toegezegd over de aanpak van het vraagstuk van het vier-ogen-principe bij het bewaren van chatberichten en het uitlezen van smartphones⁴. Verder werkt ook de regeringscommissaris Informatiehuishouding aan een advies over het (gewenste) beleid rond chatberichten. De Inspectie Overheidsinformatie en erfgoed (de Inspectie) deed onderzoek naar het informatiebeheer en de toepassing van de Archiefwet bij het Ministerie van Algemene Zaken. Tot slot kijkt ook de parlementair advocaat, op verzoek van de Kamer, naar de vraag hoe de Handreiking bewaren chatberichten zich verhoudt tot de Archiefwet, de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Woo.

Het Adviescollege O&I is gevraagd om bij de planning en uitwerking van het aan haar gevraagde advies alle lopende acties en onderzoeken over dit onderwerp te betrekken zodat het Adviescollege O&I daar mee op kan reflecteren. Het streefmoment van het advies van het Adviescollege O&I is, gezien de looptijd en planning van de verschillende acties, het vierde kwartaal van 2022.

Het kabinet gaat er vanuit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren.

21

Hoe waardeert u in dat verband de inschatting van de experts dat de Handreiking geen wettelijke regel is (hooguit een wetsinterpreterende beleidsregel), maar een niet verbindende en onjuiste interpretatie van de Archiefwet, jurisprudentie en (nu) de WOO?

Antwoord vraag 21:

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

22

Wat is de wettelijke status van de Handreiking (met Handreiking wordt bedoeld het bewaren van chatberichten Handreiking voor de rijksoverheid, RDDI)?

Antwoord vraag 22:

De Handreiking Berichtenapps heeft geen wettelijke status. De Handreiking vloeit voort uit de Instructie berichtenapps en het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk dat in januari 2019 aan de Tweede Kamer werd aangeboden en is bedoeld om Rijksorganisaties te ondersteunen bij de uitvoering van het beleid en de instructie voor het gebruik en bewaren van chatberichten binnen het Rijk.

In de Handreiking heeft RDDI voor Rijksorganisaties inzichten, richtlijnen en opties verzameld om het staande beleid rondom het bewaren van chatberichten in te kunnen voeren en daarin keuzes te maken. Uitgangspunt van de Handreiking: het is aan de Rijksorganisaties zelf is om het beleid rondom berichtenapps in te voeren en daarin keuzes te maken.

23

Wie heeft de Handreiking opgesteld?

Antwoord vraag 23:

De Handreiking is opgesteld door het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) op basis van de Rijksbrede instructie die is opgesteld door de Ministeries van BZK en OCW. Het inspectierapport gaat hier nader op in. RDDI draagt zorg voor de uitvoering en actualisering van «Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding overheid» (MJP). Het opdrachtgeverschap van RDDI ligt bij de Directeur-generaal Media en Cultuur van OCW en de Directeur-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie van BZK.

Rijksorganisaties staan zelf aan de lat om, conform het «Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding overheid», hun informatiehuishouding te verbeteren. Het programma RDDI helpt organisaties daarbij en coördineert activiteiten waarvan is geconcludeerd dat die baat hebben bij een Rijksbrede aanpak en/of kennisuitwisseling.

24

Wie heeft de Handreiking juridisch getoetst en kunt u die toetsing aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord vraag 24:

Voor het RDDI project berichtenapps hebben Wob (nu Woo) juristen, privacy adviseurs, informatiebeheerders, archivarissen en record managers vanuit verschillende departementen en uitvoeringsorganisaties een review, controle en redactie uitgevoerd op de handreiking. In paragraaf 2.1. van de Handreiking is het juridische kader waaraan is getoetst opgenomen.

25

Is de Handreiking (en dan met name het deel dat bepaalt dat alleen berichten die zien op bestuurlijke besluitvorming moeten worden opgeslagen) in overeenstemming met de Archiefwet?

Antwoord vraag 25:

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

26

Is de Handreiking (en dan met name het deel dat bepaalt dat alleen berichten die zien op bestuurlijke besluitvorming moeten worden opgeslagen) in overeenstemming met de WOO?

Antwoord vraag 26:

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

27

Als over 25 jaar het archief van de Minister-President (bijna) volledige openbaar is, hoeveel van de volgende zaken zullen daar dan in zitten voor een willekeurige maand (zeg januari 2022):

• gespreksverslagen van gesprekken die de Minister-President uit hoofde van zijn functie gehouden heeft

• berichten: SMS, WhatsApp, die hij gestuurd en ontvangen heeft

• verstuurde mails?

Kunt u dit (laten) nagaan en beoordelen of er sprake is van fatsoenlijke archiefvorming bij de voorzitter van de ministerraad en dus de belangrijkste politieke ambtsdrager van Nederland?

Antwoord vraag 27:

Het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «Archiveren van chatberichten bij Algemene Zaken» bevat aanbevelingen voor de archiefvorming die ook een belangrijke bijdrage zullen leveren aan verbetering van de archivering bij het Ministerie van Algemene Zaken. Het rapport is heden aangeboden aan de Tweede Kamer met een reactie daarop die inhoudt dat de aanbevelingen worden overgenomen.

28

Is het wissen van het SMS-verkeer van de Minister-President (van de berichten met de burgemeester van Amsterdam over het verlenen van bijstand tijdens rellen in overeenstemming met de Archiefwet? Zo ja, kunt u dan aangeven op basis van welke selectielijst die berichten gewist mochten worden door de Minister-President?

Antwoord vraag 28

De Minister-President heeft gehandeld in overeenstemming met de Handreiking. Zie over de verhouding tussen de Handreiking en de Archiefwet de antwoorden op de vragen 20 tot en met 26.

29

Is de regering bekend met het informatieblad archiveren chatberichten (https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/informatieblad-archiveren-chatberichten)? Kunt u de verschillen duiden tussen de handleiding (dat is de handleiding die gebruikt wordt voor onder andere de appjes van bewindspersonen) en de zaken die hier gesteld worden? Kunt u de verschillen één voor één weergeven?

Antwoord vraag 29:

Dit informatieblad is een zogenaamd kennisproduct van het Nationaal Archief (NA). Het NA ontwikkelt en beheert vanuit zijn landelijke kennisfunctie kennisproducten voor centrale en decentrale overheden. Onder een kennisproduct wordt hier verstaan elke vorm van vastgelegde kennis met betrekking tot het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie. Een invulling hiervan is het informatieblad. Dat bevat een generiek advies over een bepaald aspect van archivering. Vaak is dit een advies op een recente ontwikkeling, zoals het archiveren van chatberichten of het archiveren van social media. Of omdat hier vanuit het werkveld om gevraagd is. Er wordt voor deze vorm gekozen op het moment dat er nog geen consensus is over een specifieke werkwijze of aanpak. Of er geen behoefte is aan een dergelijke consensus. En er dus meerdere methodes mogelijk zijn, elk met hun voor- en nadelen. Het is vervolgens aan de overheden in kwestie om een methode te kiezen, op maat van de eigen organisatie uit te werken en uiteindelijk te implementeren. De Handreiking bewaren chatberichten en daarop gebaseerde handleiding zijn een verdere uitwerking van de in het informatieblad opgenomen mogelijke keuzes door en voor het Rijk. In de Handreiking is gekozen voor het criterium bestuurlijke besluitvorming en voor de archiveringsmethode is dat een keuze voor handmatig selecteren en exporteren.

30

Volgt uit de Archiefwet dat als over specifieke overheidsinformatie niets in de selectielijsten staat, de informatie bewaard moet blijven?

Antwoord vraag 30:

Uit artikel 3 van de Archiefwet volgt dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijk staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. SMS- en Whatsapp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Woo en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en Whatsapp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

31

Klopt het dat als een bestuurder informatie wisselt via een app, een sms of wat voor medium dan ook, dat dan betekent dat dit uit hoofde van diens functie gebeurt, en deze informatie slechts gewist mag worden als dat op basis van de selectielijsten toegestaan is?

Antwoord vraag 31:

Uit artikel 3 van de Archiefwet volgt dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijk staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. SMS- en Whatsapp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen onder de reikwijdte van de Wob en van de Archiefwet. Dat betekent niet dat het niet bewaren van sms- en Whatsapp-berichten in strijd is met de Archiefwet. Een digitaal postvak met sms- of Whatsapp-berichten is als zodanig geen archiefbescheid in de zin van de Archiefwet.

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

32

Schaamt de regering zich niet voor de passage van de landsadvocaat waarin hij stelt: «Het archiveren van sms-berichten is bepaald niet eenvoudig, omdat er geen directe aansluiting is of kan worden gemaakt tussen de mobiele devices waarop de smsberichten staan opgeslagen en de documentmanagementsystemen waarin de «gewone» documenten worden opgeslagen. Het gevolg hiervan is dat sms-berichten steeds handmatig moeten worden gearchiveerd?»«. Immers, de regering heeft honderden miljoenen vrij gemaakt voor een beter archief en zo ongeveer iedereen slaagt erin om een back-up van een telefoon op een computer te maken of op ander wijze berichten op te slaan?

Antwoord vraag 32:

Het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed «Archivering van chatberichten bij Algemene Zaken» gaat nader in op de wijze van archivering van chatberichten bij het ministerie die verschillende handelingen vergt. Het kabinet heeft middelen ter beschikking gesteld ter verbetering van de informatiehuishouding van de ministeries die moet voldoen aan de hiervoor geldende wet- en regelgeving.

33

Klopt het dat informatie waar een lopend WOB- of WOO-verzoek naar is gedaan niet vernietigd mag worden?

Antwoord vraag 33:

Ja, zoals ook is opgenomen in de Handreiking (pagina 18) gelden er bijzondere eisen ten aanzien van het bewaren van chatberichten gedurende de looptijd van een Woo-traject, inclusief vervolgprocedures. Berichten mogen op dat moment niet meer worden verwijderd.

34

Wat is bestuurlijke besluitvorming?

Antwoord vraag 34:

Bestuurlijke besluitvorming kan op ieder niveau plaatsvinden. Het betreft overheidshandelen waarbij het «bestuurlijke besluit» maatschappelijke, politiek-bestuurlijke, financiële, juridische en/of organisatorische consequenties heeft.

35

Kunt u een appreciatie geven van de uitspraken van professor Voermans, professor Jeurgens en de inspecteur-generaal die allen in de hoorzitting in de Tweede Kamer meedeelden dat de regering zich niet aan de wetten hield, zoals de WOB/WOO en de Archiefwet? Kunt u voordat u hier uitgebreid antwoord op geeft, de gehele hoorzitting terugkijken?

Antwoord vraag 35:

De heer Olaf Andersen, hoofdinspecteur/wnd. Directeur van de Inspectie Overheidsinformatie en erfgoed (de Inspectie) heeft in de hoorzitting geen mededelingen gedaan als aangeduid in de vraag. Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

36

Uit welk artikel van de Archiefwet volgt de term «bestuurlijke besluitvorming»?

Antwoord vraag 36:

De Archiefwet kent deze term als zodanig niet. Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I gezamenlijk nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in reactie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

37

Uit welke selectielijst volgt de term «bestuurlijke besluitvorming»?

Antwoord vraag 37:

De Handreiking is niet gebaseerd op een specifieke selectielijst. Sms- en Whatsappberichten lijken vaak op een telefoongesprek en bevat veel niet-zakelijke privégesprekken. Dergelijke privéberichten vallen niet onder de reikwijdte van de Woo. En waar het wel zakelijke berichten betreft, leidt de aard van een sms- of Whatsapp bericht er al snel toe dat de informatie niet openbaar kan worden gemaakt gelet op het interne karakter ervan. De meeste chatberichten die gewisseld worden in het kader van een bestuurlijke aangelegenheid, niet zijnde besluitvorming zelf, betreffen voorts – vanwege die vluchtige en informele aard van het sociale medium – enkel procesmatige details of mededelingen. Aan dergelijke berichten komt geen zelfstandige betekenis toe, zodat het bewaren ervan niets zou toevoegen aan het belang dat gesteld wordt met het bewaren van overheidsinformatie, namelijk ter publieke controle en verantwoording, Mede vanwege de praktische uitvoerbaarheid is de selectie daarom gericht op chatberichten die betrekking hebben op de «bestuurlijke besluitvorming» waarbij het uitgangspunt is dat alleen dan het desbetreffende chatbericht beaard behoeft te worden wanneer de relevante informatie niet op een andere wijze – bijvoorbeeld in een e-mail of nota – is geborgd binnen de organisatie.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderzoek gedaan naar de archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken. In het rapport komt de inspectie tot het oordeel dat de chatinstructie niet voldoet aan de Archiefwet en beveelt aan deze in lijn te brengen met de eisen van deze wet. De regeringscommissaris informatiehuishouding als ook het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding buigen zich over dezelfde materie waarbij het Adviescollege door de Minister van Binnenlandse Zaken is gevraagd om alle onderzoeken in samenhang te bezien. Dat advies wordt voor het einde van het jaar verwacht waarna het kabinet op de kortst mogelijke termijn hier nader op zal reageren. In afwachting daarvan wordt onderzocht op welke wijze de chatinstructie aanpassing vergt. In deze fase worden de chatberichten van de leden van het kabinetbij hun ministeries bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering.

Zie ook het antwoord op vraag 39. Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in recatie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

38

Kunt u de position papers voor de hoorzitting, daar waar ze aangeven dat de regering zich niet aan wetgeving houdt, puntsgewijs aangeven of het in die casus klopt of niet klopt en waarop u uw oordeel baseert?

Antwoord vraag 38:

Het kabinet gaat ervan uit dat het inspectierapport, de reacties daarop en het advies van het Adviescollege O&I nadere inzichten zullen verschaffen ten aanzien van de door uw Kamer gestelde vraag. Het kabinet zal daar zo spoedig mogelijk nader op reflecteren in recatie op het inspectierapport en het advies gezamenlijk. Het kabinet zal de Kamer hierna nader informeren. Zie ook het antwoord bij vraag 20.

39

Waarom spreekt de Handreiking over de term «bestuurlijk besluitvorming»? Welke wettelijke basis ligt daar aan ten grondslag?

Antwoord vraag 39:

De Handreiking is niet gebaseerd op een specifieke selectielijst. Sms- en Whatsappberichten lijken vaak op een telefoongesprek en bevat veel niet-zakelijke privégesprekken. Dergelijke privéberichten vallen niet onder de reikwijdte van de Woo. En waar het wel zakelijke berichten betreft, leidt de aard van een sms- of Whatsapp bericht er al snel toe dat de informatie niet openbaar kan worden gemaakt gelet op het interne karakter ervan. De meeste chatberichten die gewisseld worden in het kader van een bestuurlijke aangelegenheid, niet zijnde besluitvorming zelf, betreffen voorts – vanwege die vluchtige en informele aard van het sociale medium – enkel procesmatige details of mededelingen. Aan dergelijke berichten komt geen zelfstandige betekenis toe, zodat het bewaren ervan niets zou toevoegen aan het belang dat gesteld wordt met het bewaren van overheidsinformatie, namelijk ter publieke controle en verantwoording, Mede vanwege de praktische uitvoerbaarheid is de selectie daarom gericht op chatberichten die betrekking hebben op de «bestuurlijke besluitvorming» waarbij het uitgangspunt is dat alleen dan het desbetreffende chatbericht beaard behoeft te worden wanneer de relevante informatie niet op een andere wijze – bijvoorbeeld in een e-mail of nota – is geborgd binnen de organisatie.

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderzoek gedaan naar de archivering van chatberichten bij het Ministerie van Algemene Zaken. In het rapport komt de inspectie tot het oordeel dat de chatinstructie niet voldoet aan de Archiefwet en beveelt aan deze in lijn te brengen met de eisen van deze wet. De regeringscommissaris informatiehuishouding als ook het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding buigen zich over dezelfde materie waarbij het Adviescollege door de Minister van Binnenlandse Zaken is gevraagd om alle onderzoeken in samenhang te bezien. Dat advies wordt voor het einde van het jaar verwacht waarna het kabinet op de kortst mogelijke termijn hier nader op zal reageren. In afwachting daarvan wordt onderzocht op welke wijze de chatinstructie aanpassing vergt. In deze fase worden de chatberichten van de leden van het kabinetbij hun ministeries bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering.

40

Kunt u aangeven welk mondelinge verweer de landadvocaat gevoerd heeft in de zaak? Welke zaken heeft hij daar gezegd over real-time archivering en zijn die standpunten ook het standpunt van de regering?

Antwoord vraag 40:

Op 19 mei jl. is het verweerschrift van de landsadvocaat aan de Kamer gezonden (Kamerstuk 35 925 III, nr. 16). In de uitspraak van de rechtbank Amsterdam van 29 juni jl. (zaaknr. AMS 21/3896) komt het gevoerde verweer aan de orde (ECLI:NL:RBAMS:2022:3708).

---

1 Handreiking bewaren chatberichten | Rapport | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

2 Zie de uitspraak van 29 juni 2022 (ECLI:NL:RBAMS:2022:3708)

3 ECLI:NL:RVS:2020:2477

4 Hierbij is verwezen naar het «Noorse model» als een vorm van het automatisch uitlezen van telefoons. Ambtelijke navraag heeft echter geleerd dat het ook in Noorwegen de persoonlijke verantwoordelijkheid is van de bewindspersoon zelf om de SMS-berichten te archiveren.