35 925 III Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2022

Nr. 15 BRIEF VAN DE MINISTER-PRESIDENT, MINISTER VAN ALGEMENE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 mei 2022

Naar aanleiding van het verzoek van de heer Klaver in de regeling van werkzaamheden van 18 mei 2022 (Handelingen II 2021/22, nr. 81, Regeling van Werkzaamheden) informeer ik u over mijn werkwijze ten aanzien van sms-berichten die van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming, in relatie tot de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de Wet open overheid en de Handreiking voor de rijksoverheid voor het bewaren van chatberichten.

Het aantal van 20 sms-berichten, dat wel genoemd wordt in mediaberichten, klopt niet, maar mijn oude Nokia-telefoon werkte trager naarmate er meer berichten in werden opgeslagen. Mijn algemene werkwijze ten aanzien van berichten die ik ontvang of verzend is als volgt: ik stuur sms-berichten die van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming door of in cc naar de meest betrokken medewerker. De medewerker bewaart vervolgens de sms. Lange berichten, die ik niet kon doorsturen, las ik voor, parafraseerde ik of gaf ik op hoofdlijnen door aan medewerkers. Ik handel daarmee naar mijn overtuiging in lijn met de geldende instructie die in bijlage 4 van de Handreiking voor de rijksoverheid voor het bewaren van chatberichten is opgenomen. Ik licht dat hieronder nader toe.

Op 20 maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State bepaald dat WhatsApp-berichten, sms’jes en gelijksoortige chatberichten documenten zijn in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).1 Naar aanleiding van deze uitspraak hebben de secretarissen-generaal van de ministeries een Rijksbrede Handreiking vastgesteld ten aanzien van het opslaan van chatberichten.2 De Handreiking is bedoeld om praktische richtlijnen te bieden voor het veiligstellen, opslaan en duurzaam toegankelijk maken van berichten op basis van het geldende wettelijk kader, de Archiefwet 1995, de Algemene verordening gegevensbescherming en de Wob (en sinds 1 mei de Woo).

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 bevat in algemene zin de plicht de onder het overheidsorgaan berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Zoals in eerdere beantwoording van vragen van de Kamer is gemeld, volgt uit de Wob – en per 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) – niet dat alle communicatie binnen een bestuursorgaan bewaard moet blijven.3

In de Handreiking is opgenomen dat chatberichten die van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming moeten worden opslagen, tenzij de inhoud van het bericht al op een andere manier is vastgelegd binnen het bestuursorgaan. Chatberichten die niet van belang zijn voor de bestuurlijke besluitvorming hoeven niet te worden opgeslagen. Er zijn geen aanknopingspunten in de Handreiking voor een inhoudelijke selectie van een individueel bericht.

Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor het opslaan van relevante chatberichten, en derhalve ook voor het beoordelen van de relevantie van chatberichten, zoals ook in de Handreiking wordt gesteld. De medewerker is als deelnemer aan de chatconversatie het beste in staat om goed in te schatten welke berichten bij de bestuurlijke besluitvorming van belang zijn en dus bewaard moeten worden. Een bewindspersoon hoeft alleen berichten te bewaren die niemand anders in de organisatie heeft.4 Omdat ik berichten die ik van belang achtte voor de bestuurlijke besluitvorming doorstuur of in cc stuur naar de meest betrokken medewerker, hoefde ik deze berichten niet zelf te bewaren. Met deze werkwijze meen ik dat ik heb gehandeld in lijn met het geldende wettelijk kader.

Voorts werd door het lid Klaver verzocht om een oordeel van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed over het handelen van de Minister-President. De Inspectie heeft laten weten: in het algemeen doet de Inspectie onderzoeken in het kader van de staat van informatiehuishouding en de toepassing van de archiefwet. De Inspectie heeft eerder ook al naar een specifieke casus onderzoek gedaan. De Inspectie maakt daarin een onafhankelijke afweging, en zal laten weten of ze in dit geval ruimte ziet om onderzoek te doen. Ook verzocht het lid Klaver zoveel mogelijk data op te vragen bij de providers zodat we een zo goed mogelijk inzicht krijgen in welke informatie is gedeeld. Desgevraagd heeft de provider gemeld dat sms-berichten niet kunnen worden achterhaald. Deze berichten worden niet opgeslagen. De provider bewaart ten behoeve van «billing» gedurende een periode van een aantal maanden enkel zo genoemde metadata.

Het was niet meer mogelijk om bij deze brief het verzoek om informatie van het lid van Houwelingen over hoe de chatberichten van alle kabinetsleden worden gearchiveerd af te handelen. Hier heeft het kabinet meer tijd voor nodig.

De Minister-President, Minister van Algemene Zaken, M. Rutte

X Noot
1

Uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 20 maart 2019, ECLI:NL:RVS:2019:899.

X Noot
3

Zie in dit verband ook de vragen van het lid Van der Plas (BBB) aan de Minister-President van Algemene Zaken en ter beantwoording overdragen aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties over het gebruik van Signal onder bewindslieden en ambtenaren, antwoord op vragen 2 en 3. (Aanhangsel Handelingen II 2021/22, nr. 1879

X Noot
4

Bewaren van chatberichten Handreiking voor de rijksoverheid, 2020, p. 12.

Naar boven