31 460 Project SPEER

Nr. 34 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 27 augustus 2013

Hierbij zend ik u de voortgangsrapportage van het programma SPEER over de periode 1 januari 2013 tot 1 juli 2013.

Opzet

In deze rapportage komen achtereenvolgens aan de orde:

• I. samenvattend oordeel;

• II. de doelen en de reikwijdte van het programma;

• III. de financiën;

• IV. de stand van zaken van het programma, de planning en de mijlpalen;

• V. de risico’s;

• VI. de sturing en de beheersing van het programma SPEER;

• VII. overige bijzonderheden.

I. Samenvattend oordeel

In het wetgevingsoverleg over het jaarverslag en de slotwet 2012 op 19 juni jl. (Kamerstuk 33 605 X, nr. 10) heb ik u geïnformeerd over de planning van het programma SPEER. Ook in deze voortgangsrapportage informeer ik u over die ontwikkelingen, de consequenties daarvan voor de planning en de maatregelen die nodig zijn om het programma te voltooien en te verankeren in de bedrijfsvoering.

SPEER is een complex programma waarvan de voortgang door veel verschillende factoren wordt beïnvloed. In de eerste helft van 2013 is het overleg met de centrales van overheidspersoneel enige tijd opgeschort, waardoor vertraging is ontstaan in de uitvoering van de reorganisaties. De vertraging van de reorganisaties werkt, zoals bekend, door in de migratieplanning. Daarnaast is er de afgelopen periode beperkte voortgang geboekt bij de dataschoning. In de tientallen jaren dat sommige legacy systemen in gebruik zijn, blijkt veel data aanzienlijk te zijn vervuild en niet zonder meer geschikt te zijn voor gebruik in SAP. Inmiddels is hiervoor vanuit de programmareserve extra capaciteit ingehuurd, waardoor er nu goede vorderingen worden gemaakt.

In de migratieplanning is hierdoor een vertraging van enkele maanden opgetreden. De belangrijkste migraties de komende tijd betreffen de drie onderhoudsbedrijven, inclusief hun grote magazijnen. De migratie van de onderhoudsbedrijven van het CLAS en het CZSK moet vooralsnog met drie tot vijf maanden worden uitgesteld tot respectievelijk eind 2013 en begin 2014. Ook de migratie van het onderhoudsbedrijf van het CLSK is uitgesteld, maar dit heeft te maken met de vertraagde oplevering van de robotautomatisering van het nieuwe magazijn (hetgeen geen deel uitmaakt van het programma SPEER). Deze migratie verschuift hierdoor over de jaargrens naar de eerste helft van 2015. Bij het CZSK kan verder de migratie van de laatste vlooteenheden pas in de eerste helft van 2015 worden voltooid. Hoewel dus een aantal migraties nu pas in de eerste helft van 2015 zal plaatsvinden, wordt het grootste gedeelte van de migraties nog steeds voor eind 2014 voltooid. De vertraging is daarom beperkt.

Het in samenhang uitvoeren van reorganisaties en migraties vergt de inzet van extra personeel (intern personeel bij de defensieonderdelen en inhuur bij SPEER). Die extra inzet is inmiddels beschikbaar. De beschikbare personele capaciteit wordt echter wel geraakt door de reorganisaties en de bijbehorende onzekerheid. Verschillende onderdelen van SPEER kampen nog steeds met vacatures. Dat is vooral merkbaar in de ondersteuning van de grondgebonden migratie en in de capaciteit voor het ontwerpen en bouwen van nieuwe functionaliteiten. Vanwege die schaarse ontwerp en bouwcapaciteit is gekozen om na de oplevering van release 2.1.0 in augustus gedurende de rest van dit jaar geen nieuwe functionaliteiten te bouwen, maar de aandacht volledig te richten op de ondersteuning van de reorganisaties, de erop aansluitende migraties, alsook op de stabilisatie van de kernel. Release 2.1.0 bevat nieuwe functionaliteiten die van groot belang zijn voor de resterende migraties. De resterende nieuwe functionaliteiten zullen nu in 2014 volgen.

Begin juli is de programmaorganisatie SPEER opgeheven. Alle rollen en bijbehorende taken zijn overgedragen aan de staande organisatie. De staande organisatie gaat het werk van SPEER afmaken, met steun van de aanblijvende migratieorganisatie en een programmabureau dat onder de Hoofddirecteur Informatievoorziening en Organisatie (HDIO) valt. Het eigenaarschap van ERP/M&F is daarmee overgegaan van de programmaorganisatie naar de lijnorganisatie. Hiermee wordt tevens de basis gelegd voor de verankering van het beheer van en onderhoud aan ERP/M&F in de reguliere bedrijfsvoering.

II. Doelen en reikwijdte programma

De doelstellingen van het programma SPEER zijn ongewijzigd en vermeld in tabel 1.

Tabel 1: Doelstellingen, normen, streefwaarden/indicatoren en de stand van zaken

Doelstelling	Norm	Streefwaarde/Indicator	Stand van zaken
Ondersteuning van de defensiebrede bedrijfsvoering en het joint operationeel optreden.	Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-ondersteuning (één ERP-systeem voor de gehele keten), inclusief de daartoe noodzakelijke koppeling met de financiële administraties. Onderhoudsketen gedeeltelijk voorzien van uniforme ondersteuning (één ERP-systeem voor alle operationele commando’s).	ERP-technologie volledig in bedrijf gesteld in de functiegebieden financiën, transport, bevoorrading en verwerving. ERP-technologie uitgerold in het functiegebied onderhoud (OPCO’s inclusief hun onderhoudsbedrijven)	ERP-technologie is in bedrijf in het financiële functiegebied en wordt stapsgewijs in bedrijf gesteld in het materieellogistieke functiegebied. De overgang van de onderhoudsbedrijven naar de Opco’s vergde alsnog de SAP-migraties van de bedrijven.
Ondersteuning van het besturingsmodel.	Alle betrokken processen bij de defensieonderdelen gestandaardiseerd en geïntegreerd.	ERP-technologie in 2008 volledig in bedrijf gesteld in het financiële domein en eind 2014 in de gehele bevoorradingsketen (inclusief verwerving en onderhoudsfuncties).	De bestaande kernel is aangepast.
Doelmatigheidswinst door procesdoelmatigheid en de herbelegging van processen.	Alle besparingen toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting.	Eerste deel besparingen van 550 vte’s vanaf 2014 naar 610 vte’s in 2016 plus € 12 miljoen vanaf 2014 naar € 18 miljoen in 2016.	De opbrengsten zijn vervlochten met de beleidsbrief en de numerus fixus.
Doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy systemen.	Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem.	De meer dan 30 legacy systemen op materieellogistiek en financieel gebied worden uitgeschakeld volgens het migratieplan.	Het oude financiële legacy systeem is uitgefaseerd. Uitfasering van overige systemen volgt uit de materieellogistieke migratieplanning.

III. Financiën

SPEER in de defensiebegroting

De defensiebegroting 2013 heeft drie budgetten voor SPEER:

• 1. ERP/M&F (SPEER). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het ontwerpen, bouwen en invoeren van het nieuwe SAP-systeem. Het maakt deel uit van de ramingen voor «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6 van de defensiebegroting en is vanwege de omvang afzonderlijk toegelicht.

• 2. Project Aanpassing Legacy Systemen (PALS). Dit investeringsbudget is bestemd voor de kosten van het maken van koppelingen tussen oude informatiesystemen en het nieuwe SAP-systeem. Ook dit budget wordt afzonderlijk toegelicht als onderdeel van «Voorzien in ICT» op beleidsartikel 6.

• 3. Exploitatievoorbereiding ERP. Dit exploitatiebudget is bestemd voor de dienstverlening door IVENT. Het budget is onderdeel van de raming voor «Apparaat per uitgavencategorie – waarvan ICT» op beleidsartikel 7.

Het totale budgetvolume van SPEER in de begroting 2013 is € 433,268 miljoen. De financiële consequenties van de reorganisatiewerkzaamheden door de programmaorganisatie SPEER, zoals toegelicht in de rapportage van 6 maart jl. (Kamerstuk 31 460, nr. 32) zijn verwerkt in de begroting 2013.

Tabel 2: SPEER budgetten in de Defensiebegroting 2013 (in € miljoen)

Omschrijving	Projectvolume	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014	Fasering Tot
ERP/M&F (SPEER)	276,468	248,097	19,638	8,733	2014
PALS	31,600	25,003	3,299	3,298	2014
Exploitatievoorbereiding	125,200	103,297	19,503	2,400	2014
Totaal	433,268	376,397	42,440	14,431

Actuele ramingen voor SPEER

Tabel 3 geeft inzicht in de projectvolumes zoals toegelicht in de vorige rapportage van 6 maart 2013, de actuele raming, de uitgaven tot en met 2012 en de prognose voor de uitgaven in de jaren 2013 en 2014.

Tabel 3: Actuele realisatie en raming budgetten Programma SPEER (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014
ERP/M&F	276,468	276,468	248,097	18,208	10,163
PALS	31,600	31,600	25,003	2,582	4,015
Exploitatievoorbereiding	125,200	125,200	103,297	17,586	4,318
Totaal	433,268	433,268	376,397	38,376	18,496

Toelichting budget ERP/M&F

Dit budget is bestemd voor de kosten van het ontwerp, de bouw en de invoering van het nieuwe informatiesysteem en de daarbij horende activiteiten. Dit betreft vooral uitbesteed werk. Het budget bestaat uit vier kostencategorieën en de programmareserve:

• 1. Programmakosten: de kosten van regievoering, de huur van deskundigheid onder andere voor second opinions en reviews, de aanschaf van software en licenties, de ontwikkeling van opleidingen en gebruikersinstructies en de training van programmamedewerkers.

• 2. ontwerp en bouwkosten: de kosten van het ontwerp van gestandaardiseerde en geïntegreerde financiële en materieellogistieke processen en de kosten van het stapsgewijs ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten van ERP/M&F, het nieuwe informatiesysteem.

• 3. Migratiekosten: de kosten van de stapsgewijze technische en organisatorische invoering van het nieuwe informatiesysteem in de defensieorganisatie.

• 4. Overige kosten: de kosten die niet tot de eerste drie kostencategorieën worden gerekend. In het verleden zijn beheerkosten ten laste van deze categorie geboekt.

• 5. De programmareserve is een voorziening om tegenvallers tijdens de uitvoering van het programma op te vangen binnen het huidige programmabudget.

Van het ERP/M&F-budget is € 264,747 miljoen verplicht en € 254,106 miljoen besteed. Tabel 4 geeft per kostencategorie inzicht in de uitgavenraming volgens de vorige rapportage van 6 maart 2013, de actuele raming, de uitgaven tot en met 2012 en de prognose voor 2013 en 2014.

Tabel 4: budget ERP/M&F (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014
Programmakosten
Regievoering	41,754	41,754	40,358	1,396	–
Expertise en contra-expertise	17,408	17,455	16,726	0,729	–
Software en Licenties	11,877	11,889	11,521	0,368	–
Opleiding en training	3,889	3,897	3,759	0,138	–
ontwerp en bouwkosten
Standaardisatieprojecten	13,315	13,315	13,315	–	–
Ontwerpprojecten	3,316	3,316	3,316	–	–
Kernel 1 projecten	50,599	50,599	50,599	–	–
Kernel 2 projecten	26,498	26,623	21,038	3,123	2,463
Migratiekosten
Voorbereidingsprojecten	6,757	6,757	6,757	–	–
FINAD projecten	13,963	13,963	13,934	0,029
Grondgebonden projecten	36,055	36,303	28,639	4,900	2,764
Maritieme projecten	16,156	16,266	11,357	2,604	2,305
Luchtgebonden projecten	13,060	13,061	9,560	2,332	1,168
Dataprojecten	10,141	10,141	9,016	1,125	–
Overig
Overige kosten	8,201	8,201	8,201	–	–
Programmareserve	3,477	2,928		1,464	1,464
Totaal deze rapportage		276,468	248,097	18,208	10,163
Totaal vorige rapportage	276,468		248,097	19,638	8,733
Verschil				–1,430	1,430

Toelichting bij de tabel:

• 1. De resterende projectbudgetten voor expertise en contra-expertise, kernel 2 projecten, grondgebonden projecten, maritieme projecten en luchtgebonden projecten zijn verhoogd ter compensatie van de verhoging van het BTW-tarief van 19% naar 21%. Hiervoor is een bedrag van € 0,500 miljoen onttrokken aan de programmareserve.

• 2. Een bedrag van € 0,077 miljoen wordt overgeheveld van het budget voor luchtgebonden projecten naar het budget voor grondgebonden projecten voor de migratie van het Defensie Grondgebonden Luchtverdedigings Commando (DGLC). In het DGLC zijn de luchtverdedigingseenheden van CLSK en CLAS samengevoegd;

• 3. De migraties die uitlopen naar 2015 kunnen in dat jaar naar verwachting zonder externe ondersteuning worden volbracht.

• 4. De programmareserve wordt met € 0,549 miljoen verlaagd. Daarin is inbegrepen de compensatie voor de verhoging van het BTW-tarief en € 0,049 miljoen voor verschillende onvoorziene kosten. Per saldo resteert een programmareserve van € 2,928 miljoen. Het grootste deel van de programmareserve zal binnenkort beschikbaar worden gesteld voor extra werk aan dataschoning.

Toelichting investeringsbudget PALS

Dit budget is bestemd voor de kosten van het maken van tijdelijke en permanente koppelingen tussen bestaande informatiesystemen (legacy) en het nieuwe informatiesysteem. Het budget voor PALS bedraagt € 31,6 miljoen. Van het beschikbare budget is tot nu toe € 26,724 miljoen verplicht en € 25,770 miljoen uitgegeven.

Tabel 5: budget PALS (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014
Totaal deze rapportage		31,600	25,003	2,582	4,015
Totaal vorige rapportage	31,600		25,003	3,299	3,298
Verschil				– 0,717	0,717

Toelichting bij de tabel:

De omvang van het budget voor PALS verandert niet. Naar verwachting zijn dit jaar minder deskundigen nodig voor het realiseren van koppelingen. Een deel van het budget voor 2013 wordt verschoven naar 2014.

Toelichting exploitatievoorbereiding ERP

De interne dienstverlening door IVENT wordt vanuit dit budget betaald. Er zijn zes kostencategorieën:

• 1. Kennisoverdracht over de kernel en over het gebruik van infrastructuur ten behoeve van ERP en het toekomstige beheer.

• 2. Programmaondersteuning, waarbij SPEER door IVENT wordt geholpen met vraagstukken over legacy systemen en de technische infrastructuur van Defensie.

• 3. Datamigratie en -onderhoud ten behoeve van de ondersteuning door IVENT bij dataconversie en datasynchronisatie.

• 4. Testfaciliteiten, waarbij IVENT helpt bij de besturing van het testproces, het laden van data en het gebruik van de uitrusting voor de test.

• 5. Landschapsbeheer, waarbij IVENT met SPEER samenwerkt voor het gebruik van techniek, voor de ontwikkeling en testen van nieuwe versies en voor de verwerking van wijzigingsverzoeken.

• 6. ICT-infrastructuur. Dit betreft een voorziening voor de ontwikkeling van ICT middelen.

Het budget voor exploitatievoorbereiding is € 125,2 miljoen. Hiervan is € 112,384 miljoen verplicht en € 107,065 miljoen uitgegeven. Tabel 6 geeft per kostencategorie inzicht in de raming volgens de vorige rapportage van 6 maart jl., de actuele raming, de uitgaven tot en met 2012 en de prognose voor 2013 en 2014.

Tabel 6: exploitatievoorbereiding ERP (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014
Kennisoverdracht	11,407	11,407	8,548	2,858	–
Programmaondersteuning	13,736	13,736	9,768	2,370	1,600
Datamigratie en -onderhoud	14,998	14,998	12,836	1,162	1,000
Testfaciliteiten	24,743	24,743	20,331	4,411	–
Landschapsbeheer	55,148	55,148	47,563	5,867	1,718
ICT infrastructuur	5,168	5,168	4,251	0,918	–
Totaal deze rapportage		125,200	103,297	17,586	4,318
Totaal vorige rapportage	125,200		103,297	19,503	2,400
Verschil				– 1,917	1,917

Toelichting bij de tabel:

De projectbudgetten per kostencategorie veranderen niet. Wel is voor programmaondersteuning en voor landschapsbeheer een deel van de projectbudgetten van 2013 naar 2014 verschoven, in verband met de uitloop van de reorganisaties en de ondersteuning daarvan door SPEER.

Dubbele beheerlasten

Er is sprake van dubbele beheerlasten in de periode waarin nieuwe functies van het SAP-systeem al in gebruik zijn, maar de oude informatiesystemen nog niet zijn uitgezet. Legacy systemen kunnen pas worden uitgezet als alle gebruikers zijn overgegaan op SAP. De aanpak voor het uitzetten van legacy systemen wordt uitgewerkt en de financiële effecten daarvan opnieuw berekend.

Tabel 7: dubbele beheerlasten in de periode 2009 t/m 2014 (in € miljoen)

Omschrijving	Vorige rapportage	Actuele raming	Realisatie t/m 2012	Prognose 2013	Prognose 2014
Beheerkosten ERP/M&F	66,900	66,300	40,600	11,100	14,600
Beheerkosten legacy	– 18,200	– 18,200	– 11,200	– 3,500	– 3,500
Saldo deze rapportage		48,100	29,400	7,600	11,100
Saldo vorige rapportage	48,700		29,400	8,400	10,900
Verschil				– 0,800	0,200

Toelichting bij de tabel:

• 1. De kosten van het beheer van het nieuwe systeem (Beheerkosten ERP/M&F) zijn onder andere afhankelijk van het aantal gebruikers en de hoeveelheid functionaliteiten die het systeem levert. Wanneer die toenemen, nemen de kosten van het beheer ook toe. De beheerkosten worden ook beïnvloed door de personele capaciteit van IVENT voor het beheer van het systeem.

• 2. Na de transitie van SPEER naar de staande organisatie komen de beheerkosten van het ontwikkellandschap niet meer ten laste van het SPEER budget voor exploitatievoorbereiding (landschapsbeheer), maar ten laste van de budgetten van de staande organisatie.

• 3. Tot nu toe is alleen de financiële legacy uitgezet. Na voltooiing van de migraties worden meer dan 30 materieellogistieke legacy systemen uitgezet. De kosten van het beheer van legacy worden in aanloop naar het uitzetten al teruggedrongen door alleen nog het hoognodige beheer uit te voeren.

Inzet interne en externe medewerkers

In de verslagperiode waren bij het programma SPEER 425 mensen betrokken, van wie 359 defensiemedewerkers en 66 externe medewerkers. Tabel 8 geeft per activiteit of project het aantal interne en externe medewerkers weer. De aantallen zijn gerangschikt per defensieonderdeel, waarbij IVENT afzonderlijk zichtbaar is gemaakt.

Tabel 8: bij SPEER betrokken medewerkers

	CZSK	CLAS	CLSK	DMO	BS	IVENT	Totaal intern	Totaal extern	Totaal
Programmabesturing	–	–	–	35	10	2	47	5	52
Architectuur	–	–	–	7	–	3	10	2	12
Opleiding en training	–	43	–	4	–	–	47	–	47
Ontwerp en bouw	–	–	–	39	–	14	53	22	75
Grondgebonden migratie	–	17	–	13	–	7	37	16	53
Maritieme migratie	14	–	–	17	–	1	32	9	41
Luchtgebonden migratie	–	–	19	16	–	2	37	11	48
Datamigratie	–	–	–	3	–	8	11	1	12
FINAD integratie	–	–	–	–	12	–	12	–	12
Testfaciliteiten	–	–	–	–	–	30	30	–	30
Landschapsbeheer	–	–	–	–	–	36	36	–	36
PALS	–	–	–	–	–	7	7	–	7
Totaal	14	60	19	134	22	110	359	66	425

Toelichting bij de tabel:

• 1. De aantallen fluctueren, afhankelijk van de voortgang van projecten. Een aantal interne en externe medewerkers is in deeltijd verbonden aan SPEER.

• 2. De kosten van de externe medewerkers (66) komen ten laste van het SPEER-budget ERP/M&F. De kosten van de medewerkers van IVENT (110) komen ten laste van het SPEER-budget voor exploitatievoorbereiding, met uitzondering van de medewerkers van PALS (7), van wie de kosten ten laste komen van het PALS-budget. De kosten van alle andere medewerkers (359–110=249) van SPEER komen ten laste van de reguliere begrotingsartikelen van de defensieonderdelen.

• 3. Bij diverse defensieonderdelen worden tijdelijk extra mensen vrijgemaakt voor reorganisatie- en migratieondersteuning.

IV. Stand van zaken programma, planning en mijlpalen

Ontwerp & bouw

In de afgelopen jaren heeft de programmaorganisatie SPEER in nauwe samenwerking met IVENT gewerkt aan de voortbrenging en het beheer van het SAP-systeem. Begin juli heeft de programmaorganisatie SPEER haar taken op het gebied van het ontwerpen, bouwen en testen van nieuwe functionaliteiten overgedragen aan IVENT. De ontwerp en bouwteams van de programmaorganisatie hebben een plaats gekregen in de organisatie van IVENT. In de afgelopen periode is de releaseplanning van SPEER aangepast. In augustus dit jaar is release 2.1.0 opgeleverd. Deze release bevat nieuwe functionaliteiten die nodig zijn om volledig te kunnen migreren (zoals basis vraagvoorspelling en diverse veranderingen die eerdere blokkades voor migratie wegnemen) en is daarom van groot belang voor de resterende migraties. Daarna wordt de aandacht volledig gericht op de verdere ondersteuning van de reorganisaties en de dataschoning, alsook op de stabilisatie van de kernel. Met het oog daarop worden in de komende rapportageperiode nog twee stabilisatiereleases opgeleverd. In 2014 volgen meer nieuwe functionaliteiten. Het budget voor nieuwe functies in kernel 2 bedraagt € 26,623 miljoen (zie tabel 4), waarvan tot nu toe € 22,034 miljoen is uitgegeven.

Maritieme migratie

Begin februari zijn de grote bovenwaterschepen en onderzeeboten voor hun configuratiemanagement en scheepsonderhoud overgegaan op SAP. Binnen dit deel van het project Configuratiemanagement & Integrated Logistics Support horen ook de maritiem technische producten en de nog resterende kleine bovenwaterschepen. Later dit jaar zal ook SEWACO (Sensoren Wapens en Communicatie) overgaan op SAP. Het budget voor de maritieme migratieprojecten bedraagt € 16,266 miljoen (zie tabel 4). Hiervan is inmiddels € 12,048 miljoen besteed.

Grondgebonden migratie

Sinds maart dit jaar wordt het goederenvervoer over de weg aangevraagd, gepland en uitgevoerd, ondersteund door SAP Transportation Management (TM). Op grond van de eerste gebruikerservaringen zijn enkele verbetervoorstellen gedaan. Die worden in een volgende stabilisatierelease verwerkt. Tevens wordt de nieuwe (2.1.0) functionaliteit uitgebreid, waarmee, in een volgende versie van SAP TM later dit jaar, stap voor stap het gehele transportnetwerk (lucht, weg, rail, zee) van Defensie wordt ondersteund. Op 1 juli zijn het Defensie Bedrijfsstoffen Bedrijf (DBB), IVENT en het Kleding en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf (KPU) voor hun materieelbeheer overgezet op SAP. Tegelijk zijn de processen en gegevens van de DMO-bedrijven die eerder al waren overgegaan op SAP nu omgezet naar de nieuwe organisatiestructuur, zodat het werk na de reorganisaties ongestoord kan worden voortgezet. Door de invoering van SAP hanteren alle DMO bedrijven nu dezelfde werkwijze. Op termijn ontstaat compleet inzicht in de locatie, status en voorraad van materieel. In de komende periode gaat naar verwachting het Defensiebedrijf Grondgebonden Systemen voor warehousemanagement over op SAP. Een belangrijke randvoorwaarde daarbij is dataschoning. De ervaringen met de migratie van het warehouse van MGLC worden meegenomen in de migratie van het warehouse van DBGS. In de komende periode gaan ook verschillende eenheden van 13 en 43 Gemechaniseerde Brigade, het Operationeel Ondersteuningscommando Land, het Korps Commandotroepen en het 1 (GE/NL) Corps over op SAP voor onderhoud, bevoorrading en materieelbeheer. De migratie van het Defensie Grondgebonden Luchtverdediging Commando is, in verband met de uitzending van de Patriots naar Turkije, uitgesteld. Het budget voor de grondgebonden migratie bedraagt € 36,303 miljoen (zie tabel 4). Hiervan is tot nu toe € 30,949 miljoen besteed.

Luchtgebonden migratie

In verband met de reorganisatie van CLSK in het najaar van 2013 is de migratie van de luchttransportvloot en de Apache, Chinook en Cougar helikopters verschoven naar 2014. Ook de migratie van de F-16 verschuift. De migratie van het Logistiek Centrum Woensdrecht voor warehousemanagement zal plaatsvinden in 2015, na de oplevering van het nieuwe magazijn en de bijbehorende robottechniek. De oplevering van het magazijn is vertraagd. In de komende periode krijgt CLSK de beschikking over enkele nieuwe functionaliteiten, zoals vraagvoorspelling, componentenonderhoud en de interface met NATO Support Agency. Het budget voor de luchtgebonden migratieprojecten bedraagt € 13,060 miljoen (zie tabel 4). Hiervan is tot nu toe € 10,503 miljoen besteed.

Mijlpalenoverzicht

In 2008 vond de eerste uitrol van het nieuwe informatiesysteem plaats. Tot nu toe zijn de volgende migraties voltooid:

06–2008	FINAD
06–2009	Zr.Ms. van Speijk
11–2009	Zr.Ms. van Amstel
03–2010	NH-90 Helikopters
04–2010	Defensie Uitleen Organisatie
11–2010	Tijdelijk Bureau Gegevensbeheer
11–2010	Artikelen Instandhoudingorganisatie
11–2010	Artikelmigratie VASLOGDOC
12–2010	Matlogpeloton Oldebroek van 320 Herstelcompagnie
12–2010	Staf KMar
12–2010	CDS
03–2011	11 LMB infanteriebataljon
03–2011	101 CIS bataljon
05–2011	Alouette III Helikopters
06–2011	Opschaling Instandhoudingorganisatie
07–2011	Mariniers Training Commando
07–2011	Opschaling KMar
11–2011	Configuratiebeheer en onderhoud kleine lichte vaartuigen
12–2011	Verwervings- en inkooporganisaties CDC
12–2011	Matlogpeloton Assen van 320 Herstelcompagnie
12–2011	Herstelpeloton B&T van 310 Herstelcompagnie
12–2011	Matlogpeloton Soesterberg van 310 Herstelcompagnie
05–2012	Matlogpeloton Amersfoort van 310 Herstelcompagnie
05–2012	Herstelpeloton 101 Geniebataljon van 320 Herstelcompagnie
05–2012	Herstelpeloton Overige Eenheden van 330 Herstelcompagnie
05–2012	1e en 3e Herstelpeloton van 11 Luchtmobiele Brigade
05–2012	DMO Basis
05–2012	PC-7 Lesvliegtuigen
07–2012	Configuratiebeheer en onderhoud kleine bovenwaterschepen
08–2012	Staf en Stafcompagnie van 13 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	Staf 13 Herstelcompagnie van 13 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	17 Pantserinfanteriebataljon van 13 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	Staf en Stafcompagnie van 43 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	Staf 43 Herstelcompagnie van 43 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	Herstelpeloton OVE van 43 Gemechaniseerde Brigade
08–2012	Matlogpeloton Strijpse Kampen van 330 Herstelcompagnie
08–2012	400 Geneeskundig Bataljon
08–2012	Primeurproject CLSK Statustabel en Technische Status SAP
11–2012	Defensie Bedrijf Grondgebonden Systemen – deel 1 (Hoger Onderhoud)
12–2012	Militair Geneeskundig Logistiek Centrum
12–2012	11 Pantsergeniebataljon van 43 Gemechaniseerde Brigade
12–2012	Herstelpeloton 11 Pantsergenievan 43 Gemechaniseerde Brigade
02–2013	Configuratiebeheer en onderhoud grote bovenwaterschepen en onderzeeboten
03–2013	Transportmanagement – deel 1
07–2013	Materieelbeheer voor Defensie Bedrijfsstoffen Bedrijf, IVENT en Het Kleding en Persoonsgebonden Uitrustingsbedrijf

Op dit moment (eind tweede kwartaal 2013) hebben bijna 4.100 medewerkers beschikking over ERP/M&F. Na de migraties van het CLAS in de komende rapportageperiode ligt het zwaartepunt van de materieellogistieke informatievoorziening bij SAP. Er zijn dan meer SAP- dan legacy gebruikers.

Tabel 9 bevat een overzicht van de resterende mijlpalen van het programma. De planning is aangepast. Tussen haakjes de planning volgens de rapportage van 6 maart jl.

Tabel 9: Mijlpalenoverzicht

Mijlpaal	Toelichting	Datum gereed
Ontwerp en bouw:
Release 2.1.0	De tweede functionele release van kernel 2 is gereed met daarin nieuwe functionaliteiten voor transportmanagement, extern verwerven en componentenonderhoud.	3e kwartaal 2013 (2e kwartaal 2013)
Release 2.2.0	De derde functionele release van kernel 2 is gereed met daarin nieuwe functionaliteiten voor verwerving (Digi-inkoop), FINAD (automatische factuurcontrole), management van gevaarlijke stoffen en magazijninrichting.	2e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2013)
Release 2.3.0 en 2.4.0	De vierde en vijfde functionele releases van kernel 2 zijn gereed. Deze richten zich op toevoeging van de laatste functies volgens de reikwijdte van kernel 2.	4e kwartaal 2014 (3e kwartaal 2014)
Migratie:
Verwerving	CLSK neemt als eerste de functionaliteit Foreign Military Sales in gebruik voor Apache en Chinook helikopters.	1e kwartaal 2014 (3e kwartaal 2013)
Bevoorrading	CLSK neemt als eerste Vraagvoorspelling in gebruik voor de NH-90, de Alouette III en de PC-7.	4e kwartaal 2013
Re-deployment beheer	CDS neemt als eerste de functionaliteit Re-location Steps in gebruik voor ondersteuning van de relocatie.	3e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2013)
Beheer gevaarlijke Stoffen	DMO neemt als eerste de functionaliteit Environment Health & Safety in gebruik.	2e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2013)
Marinebedrijf	Het Marinebedrijf neemt ERP/M&F in gebruik voor Orderbesturing en Logistiek.	1e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2013)
Transportmanagement	CLAS en CDC nemen als eerste Pool Asset Management in gebruik voor hun transporteenheden.	4e kwartaal 2014 (4e kwartaal 2013)
Maritieme Migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de maritieme eenheden.	2e kwartaal 2015 (4e kwartaal 2014)
Grondgebonden migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de grondgebonden eenheden.	4e kwartaal 2014
Luchtgebonden Migratie	Voltooiing van de technische en veranderkundige invoering van ERP/M&F bij de luchtgebonden eenheden.	1e kwartaal 2015 (4e kwartaal 2014)
Transitie:
Voortbrenging	Ontwerpen, bouwen en beheren van ERP/M&F wordt volledig door de lijn uitgevoerd m.i.v.	3e kwartaal 2013 (4e kwartaal 2013)
Migratie	Technische en veranderkundige invoering van ERP/ M&F wordt volledig door de lijn uitgevoerd m.i.v.	1e kwartaal 2015 (4e kwartaal 2014)

Toelichting bij de tabel:

De planning van mijlpalen is aangepast aan de ontwikkelingen binnen en buiten het programma SPEER. Deze ontwikkelingen betreffen de vertraging van de reorganisaties, de nu nog beperkte voortgang van de dataschoning, de vertraagde oplevering van het nieuwe magazijn van CLSK, de vertraagde beschikbaarheid van extra personeel en het oplopende aantal vacatures waarmee verschillende onderdelen van SPEER kampen.

In het wetgevingsoverleg van 19 juni jl. spraken wij naar aanleiding van de bevindingen van de ARK over een kritiek pad van SPEER. Zoals hierboven gesteld is inmiddels extra inzet beschikbaar. De functionaliteiten en reikwijdte zoals in de Tussenbalans 2010 zijn vastgesteld worden in de lijn uitgevoerd. Nu SPEER is overgedragen naar de lijn wordt het meegenomen in de jaarlijkse actualisatie van het IV-plan. Net zoals dat gebruikelijk was bij SPEER worden hier de reikwijdte en planning tegen het licht gehouden. Dit kan dus betekenen dat er in het mijlpalenoverzicht zaken wijzigen. Zoals eerder gezegd, beïnvloeden de reorganisatie, de andere verandertrajecten en de uitvoering van SPEER elkaar. Hoewel er veel mensen bij SPEER betrokken zijn, is er slechts een kleine groep mensen met specifieke SAP-kennis beschikbaar. De vertraging van de invoering van SAP betekent dat deze mensen nog niet volledig op de andere prioriteiten kunnen worden ingezet. SAP draagt bij aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer. Defensie heeft echter laten zien dat het verbeteren van het beheer niet alleen afhankelijk is van SAP.

V. Risico’s

Ik onderken de volgende risico’s voor het programma.

• 1. Gelijktijdige reorganisatie en migratie. Het gelijktijdig reorganiseren en migreren vertraagt en verzwaart de uitvoering van de SPEER-projecten en dat vergroot het risico dat de migraties niet volgens planning worden gerealiseerd. Om dit risico te beheersen is een aantal maatregelen genomen:

  • Prioriteitstelling: 1) ondersteuning van reorganisaties, 2) realiseren van migraties, 3) realiseren van nieuwbouw, geoptimaliseerd voor gebruik in de gereorganiseerde defensieorganisatie.

  • Het voortbrengingsproces (ontwerpen, bouwen en testen) is vereenvoudigd.

  • Tijdens de ondersteuning van de reorganisaties tot eind 2013 worden alleen migraties uitgevoerd die niet op de reorganisaties hoeven te wachten.

  • De looptijd van de centrale en decentrale migratieorganisaties is verlengd.

• 2. Personele capaciteit. Mede als gevolg van de reorganisatie bestaat defensiebreed een tekort aan personeel met deskundigheid op het gebied van SAP en migraties. Tegelijk neemt de behoefte aan dit personeel toe door de genomen maatregelen, die immers een toewijzing van extra personeel vergen. Het is voor behoud van kennis van belang om de personele capaciteit voor de invoering van SAP zoveel als mogelijk in stand te houden en die vervolgens uit te breiden bij verdere toename van het gebruik van SAP. De ontwerp en bouwteams van de programmaorganisatie SPEER zijn overgeheveld naar IVENT en maken goede kans op een functie in het nieuwe Joint IV Commando. De voorgenomen outsourcing van de IV-/ICT-dienstverlening leidt er wel toe dat medewerkers beginnen te solliciteren op andere functies binnen Defensie, dit kan resulteren in capaciteitstekort. Door het langer in stand houden en op sterkte blijven van de migratieorganisaties, tot eind 2014, is hierbinnen tot voorbij de reorganisaties wel perspectief op werk.

• 3. Datamigratie en gegevensbeheer. Om het risico van onbetrouwbare gegevens te beheersen is het Team Data Kwaliteit opgericht. Dit team coördineert de dataverbetering tijdens de migratie en ondersteunt en adviseert assortimentsmanagers over de kwaliteit en integriteit van gegevens.

  Het team kampt met kwantitatieve en kwalitatieve capaciteitsproblemen. Om de bezetting te verbeteren, worden onder meer tijdelijk externe dataspecialisten ingeschakeld. Bovendien wordt in overleg met de externe partners van SPEER gewerkt aan een intensieve aanpak van de dataschoning.

• 4. Koppeling PeopleSoft-SAP en de ondersteuning van het operationeel optreden. SAP moet actuele gegevens bevatten over personeel en organisatie. Die gegevens komen voor een groot deel uit het bestaande PeopleSoft-systeem. Door de reorganisatie zijn echter zowel PeopleSoft als SAP in beweging en dat hindert op dit moment een vlotte uitwisseling van informatie tussen beide systemen. Juiste gegevens over personeel en organisatie zijn niet alleen van belang voor de vredesbedrijfsvoering in Nederland maar ook voor de ondersteuning met SAP van het operationele optreden waarbij eenheden tijdelijk worden samengesteld voor uitzending. Besloten is om gegevens over personeel en organisatie te integreren in SAP. Onderzocht wordt nu hoe en welke gegevens in SAP moeten worden vastgelegd om operationele processen te kunnen ondersteunen. CDS en HDIO werken hier gezamenlijk aan.

VI. Sturing en beheersing programma SPEER

In de rapportageperiode heeft de Auditdienst Defensie (ADD) de volgende onderzoeken verricht.

• 1. De ADD beoordeelt jaarlijks of en in welke mate de in SAP opgenomen key controls (de belangrijkste beheersmaatregelen) functioneren. De ADD heeft geconstateerd dat de key controls in het betaalproces werken volgens de gedocumenteerde beheersmaatregelen. Ook in de opzet van autorisaties en functiescheiding heeft de ADD geen onjuistheden geconstateerd.

• 2. De ADD beoordeelt jaarlijks of de functiescheiding in SAP FINAD (het financieel-administratief systeem van Defensie) in voldoende mate geborgd is. De ADD heeft geconstateerd dat de invulling van de monitorende taak naar eer en geweten wordt vervuld met adequate kennis van het autorisatiesysteem. De ADD heeft ook geconstateerd dat HDFC (de concerncontroller) voor wat betreft autorisaties op een professionele wijze invulling geeft aan haar toezichthoudende functie. Er is volgens de ADD nog wel sprake van een beperkt aantal conflicten in bestaande autorisaties. De ADD adviseert deze conflicten op te lossen met systeemwijzigingen. Ik neem dat advies over, dit zal in een van de volgende technische releases worden opgelost.

• 3. In de afgelopen rapportageperiode heeft de ADD een vervolgonderzoek uitgevoerd naar de transitie van SPEER naar de lijn. Dit onderzoek had als doel de transitie te monitoren en de direct betrokkenen te attenderen op de belangrijkste aandachtspunten. Het object van het onderzoek betrof zowel het proces van de transitie (de overdracht van rollen met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden naar de staande organisatie) als de betrokken organisatiedelen (de mate waarin de ontvangende partijen in staat zijn om de over te dragen rollen en taken uit te voeren).

  De ADD constateerde dat de staande organisatie zich zorgen maakt over de periode van juli dit jaar (het transitiemoment) tot november dit jaar (de reorganisatie van de Bestuursstaf) en over het mogelijke verloop van personeel en daarmee het verlies van de aanwezige kennis en kunde.

  De ADD constateerde ook dat de rollen en bevoegdheden die tot nu toe geconcentreerd waren in de programmaorganisatie SPEER, verdeeld worden over verschillende partijen. Gelijktijdig verandert de werkwijze van de Bestuursstaf. Om onduidelijkheid in de besturing van de doorontwikkeling van SAP te voorkomen, adviseerde de ADD om in de protocollen van overdracht duidelijkheid te scheppen in de verdeling van rollen en taken en om de overlegstructuren helder te beschrijven. De ADD vroeg daarbij specifiek aandacht voor de rol van vraag- en aanbodmanagement, omdat die rol bij veel stakeholders nog niet duidelijk is. De adviezen van de ADD zijn bij het opstellen van de protocollen overgenomen.

VII. Overige bijzonderheden

Dit is de laatste voortgangsrapportage over het programma SPEER. Ik ga niettemin door met het rapporteren over de voortgang van de invoering van ERP/M&F, in lijn met mijn toezegging in het Wetgevingsoverleg op 19 juni jl. U ontvangt de volgende halfjaarlijkse rapportage in januari 2014, deze blijft halfjaarlijks verschijnen tot de migratie is voltooid. Omdat het geen rapportage meer is van de programmaorganisatie SPEER zal ik de structuur en inhoud van de rapportage aanpassen aan de nieuwe situatie. Na de voltooiing volgt de eindevaluatie, zoals afgesproken in het algemeen overleg op 2 april jl. In het vierde kwartaal van dit jaar ontvangt u de eveneens op 2 april jl.(Kamerstuk 31 460, nr. 33) toegezegde eindrapportage van het programma SPEER.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert