29 279 Rechtsstaat en Rechtsorde

Nr. 167 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VEILIGHEID EN JUSTITIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 juni 2013

Vanochtend is er in het Financieel Dagblad bericht over het Geïntegreerd Processysteem Strafrecht (GPS) en het financieel beheer op mijn departement. Met het oog op het verantwoordingsdebat van vanavond bericht ik u hierover als volgt.

GPS

In september 2012 is door de Departementale Auditdienst (DAD) aan de secretaris-generaal van mijn Ministerie een rapport uitgebracht over de evaluatie van het project GPS. Dit systeem beoogt de werkprocessen van het openbaar Ministerie en de rechtspraak in strafzaken digitaal te ondersteunen. De DAD beveelt onder meer aan gebruikers vroeg te betrekken bij de ontwikkeling van het systeem, de organisatie en niet de IT de drijvende factor te laten zijn, en de betekenis en gevolgen van de digitalisering op de werkwijze en de organisatie scherp te definiëren en te bewaken.

De aanbevelingen uit dat rapport zullen bij de verdere ontwikkeling van het digitaal werken in de strafrechtsketen in acht worden genomen. Zo wordt met nieuwe werkwijzen eerst kleinschalig ervaring opgedaan in zogenoemde proeftuinen. Met proeftuinen wordt beoogd in een afgebakende periode nut en noodzaak van nieuwe werkwijzen aan te tonen. Inhoudelijke professionals (gebruikers van ICT-voorzieningen) en ontwikkelaars van ICT werken hierin nauw samen. Zo kunnen belanghebbende professionals vorm geven aan de digitale werkwijze. En kunnen de ervaringen van gebruikers leiden tot bijstelling in het ontwerp van het nieuwe werkproces. In de brief over VPS die ik u zeer binnenkort doe toekomen, ga ik in op de aanpak – op hoofdlijnen – van digitaal werken in de strafrechtsketen.

Over de digitalisering van de rechtspraak op het terrein van het bestuursrecht en het civiele recht in het kader van het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) heb ik u op 11 juni per brief geïnformeerd (Kamerstuk 29 279, nr. 164). Dat digitaliseringstraject is een omvangrijke operatie waarvoor, zo leren ook de ervaringen in het buitenland, voldoende tijd ingeruimd moet worden. Ik werk momenteel aan de voorbereiding van de daarvoor benodigde wetgeving, waarbinnen de Rechtspraak de voorgenomen digitalisering kan realiseren. De Rechtspraak werkt op dit moment aan het ontwikkelen van de digitale infrastructuur. Die digitale infrastructuur wordt zorgvuldig afgestemd op het nieuwe procesrecht en de nieuwe werkprocessen binnen de rechtspraak. Dat gebeurt in nauwe samenspraak met gebruikers. De invoering van de nieuwe digitale procedure zal in fasen geschieden. Vanaf 2015 is de Rechtspraak voornemens om periodiek onderdelen van het digitaliseringsproces op te leveren, om uiteindelijk te komen tot een volledige digitalisering van de rechtspraak. De Rechtspraak werkt op dit moment aan een overkoepelend overzicht waarin de op te leveren digitaliseringsproducten, de werkwijze en de planning worden opgenomen.

Over de voortgang van GPS hebben mijn ambtsvoorgangers u geïnformeerd via de brieven van 12 december 2006 (Kamerstuk 30 800 VI en 29 271, nr. 29), 28 januari 2008 (Kamerstuk 31 200 VI, nr. 106) en 9 juli 2009 (Kamerstuk 31 700 VI, nr. 155).

GPS is aangemerkt als «groot ICT-project». Vanaf 2006 wordt aan uw Kamer gerapporteerd over de voortgang van grote ICT-projecten. Over de kalenderjaren 2006 t/m 2009 gebeurde dat via een aparte rapportage van mijn ambtgenoot van BZK. Betreffende de kalenderjaren 2010 en 2011 is uw Kamer geïnformeerd door middel van de bedrijfsvoeringsparagraaf, waaraan een overzicht van de grote ICT-projecten als bijlage is toegevoegd. Deze gegevens worden ook gepubliceerd op het Rijks ICT-dashboard. Over het kalenderjaar 2012 is niet meer over GPS gerapporteerd, omdat het project eind 2011 is afgerond.

Bij de start in 2000 werden de kosten geraamd op € 23 mln. Nadien zijn de ramingen aangepast: in 2007 naar € 100 mln, in 2009 naar € 103,3 mln.

Ik concludeer dat het project GPS niet heeft geleverd wat bij de start was beoogd. Wel wordt het systeem GPS inmiddels dagelijks door vele medewerkers van het OM en de Strafsector van de Rechtspraak voor grote delen van het werkproces gebruikt. Alle overtredingen en het grootste deel (75%) van de misdrijfzaken die het OM behandelt, worden via GPS verwerkt. Met de hiervoor genoemde programma's VPS en KEI beoog ik een hernieuwde inzet te plegen om te komen tot een volledig digitale werkwijze in de gehele strafrechtsketen.

Financieel beheer en Leonardo

De Auditdienst Rijk (ADR) constateerde in haar rapport negen bevindingen. De Algemene Rekenkamer (AR) benoemde zes onvolkomenheden waarvan één ernstig: het financieel beheer. Bij deze onvolkomenheid heeft de AR in april bezwaar gemaakt. Om het financieel beheer te verbeteren is in overleg met het Ministerie van Financiën een verbeterplan opgesteld wat is ingediend bij de AR. Op 6 mei heeft de AR op basis van het ingediende verbeterplan besloten om het bezwaar niet te handhaven.

Alvorens in te gaan op de stand van zaken verbetering financieel beheer hecht ik er aan te memoreren dat de rechtmatigheid van de uitgaven in 2012 niet ter discussie staan. Dit is door de Minister van Financiën aan uw Kamer op 16 mei (verantwoordingsdebat) ook gemeld. Ondanks de problemen met het opstellen van de jaarrekening 2012 heeft VenJ een «goedkeurende» accountantsverklaring gekregen. De Algemene Rekenkamer heeft de jaarcijfers onderschreven: «De financiële informatie is deugdelijk weergegeven en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften met uitzondering van 21 miljoen euro op artikel 91 (onrechtmatige inkopen)». De aan u verstrekte financiële informatie is dus goed en betrouwbaar. De informatie over de kasuitgaven is het gehele jaar op orde geweest. De informatie over de verplichtingen in het jaarverslag is extracomptabel opgesteld omdat de verplichtingenstand uit het systeem niet correct was.

Het Ministerie van VenJ is per 1 juli 2012 voor het bestuursdepartement overgegaan op het nieuwe systeem en had op dat moment onvoldoende redenen om niet over te gaan. Bij het opstellen van de jaarrekening 2012 bleek het systeem echter geen goede verplichtingenstanden op te leveren. Op dat moment is overgegaan om op basis van klassiek handwerk – buiten het systeem – de verplichtingenstand op te stellen. Het Ministerie van VenJ heeft in 2012 het zicht op de kasuitgaven op elk moment behouden. Ook is bij het opstellen en controleren van de jaarrekening, behoudens verplichtingen en afgerekende voorschotten, gebruik gemaakt van het nieuwe systeem en voor wat betreft de controle gesteund op het systeem.

Na afronding van de jaarrekening 2012 is gestart met een analyse wat er nu mis is gegaan. Als eerste is een analyse gemaakt van de oorzaak waarom de verplichtingen standen niet correct uit het systeem kwamen bij het opstellen van de jaarrekening 2012. Naar nu blijkt op basis van interne analyse is de conversie van het oude systeem naar het nieuwe systeem in juli 2012 voor het onderdeel bestuursdepartement niet correct geweest. Deze analyse ligt nu voor bij de ADR. Na een beoordeling door de ADR zal de Algemene Rekenkamer in juli 2013 worden geïnformeerd. In samenwerking met een inmiddels betrokken externe accountant wordt gewerkt om de foutieve conversie te herstellen.

Een belangrijke andere constatering betreft het niet op een uniforme wijze vastleggen van verplichtingen en/of het verstrekken van voorschotten. Hiervoor zijn inmiddels eenduidige instructies opgesteld, waarover op dit moment afstemming plaats vindt met het Ministerie van Financiën en de VenJ-onderdelen.

Uiteraard zijn er ook kinderziektes bij het in gebruik nemen van een nieuw financieel systeem. Deze hebben hoofdzakelijk betrekking op de wijze waarop managementinformatie beschikbaar komt, het betalen en het vastleggen van verplichtingen. Het nieuwe financiële systeem werkt overigens technisch grotendeels naar behoren. Het is wel noodzakelijk om de interne processen te optimaliseren, medewerkers verder op te leiden en het gebruik van het systeem te verbeteren (ook gedrag). Hiervoor zijn ook mogelijkheden. De interne betaalprocessen, kunnen als gekeken wordt naar de betaalprocessen bij andere departementen, worden vereenvoudigd. Samen met het opstellen van duidelijke instructies en het opleiden van medewerkers, moet op deze manier het betaalgedrag worden verbeterd. Dit zal, omdat het ook gaat om gewenning om te werken met een nieuw financieel systeem, enige tijd duren.

Over de kosten van het nieuwe financiële systeem heb ik de Kamer geïnformeerd (Kamerstuk 31 490, nr. 117). De kosten zijn vanaf het moment van aanbesteden geraamd op ca. 30 miljoen euro. Dit is later opwaarts bijgesteld hoofdzakelijk door de kosten die door VenJ zijn gemaakt voor het inhuren van «eigen» expertise en het beschikbaarstelling van huisvesting voor het project bij het agentschap GDI. In de laatste rapportage aan de Kamer zijn de kosten geraamd op circa 35 miljoen euro.

In de ontwerpbegroting 2014 zal ik uw Kamer informeren over de voortgang en de actuele stand van zaken van het verbeteren van het financieel beheer. Het Ministerie van Financiën, de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer zullen de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan bewaken.

De Minister van Veiligheid en Justitie, I.W. Opstelten