26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 370 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR WONEN EN RIJKSDIENST

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 oktober 2015

In mijn brief d.d. 10 juli jl. (Kamerstuk 26 643, nr. 365) heb ik toegezegd u dit najaar te informeren over de opgedane ervaringen tijdens de pilotperiode van het Bureau ICT-toetsing (BIT). Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken met betrekking tot de inrichting van het BIT en over het verloop van de pilotperiode. Conform mijn toezegging doe ik u hierbij ook het toetskader van het BIT toekomen¹. Daarbij zij aangetekend dat dit kader, zoals ik in voorgenoemde brief al heb aangegeven, ook in de toekomst wordt bijgesteld wanneer de toetspraktijk daartoe aanleiding geeft.

Deze brief sluit aan op mijn antwoorden op de vragen die de algemene commissie voor Wonen en Rijksdienst bij brief d.d. 10 september jl. over het BIT heeft gesteld, die ik u inmiddels separaat heb doen toekomen (Kamerstuk 26 643, nr. 367).

Uitkomsten Pilotfase

In de pilotperiode, tussen 1 juli en 15 september jl., heeft het BIT drie toetsen uitgevoerd op ICT-projecten. Deze toetsen hadden tot doel om de werkwijze van het BIT in de praktijk te beproeven. Om die reden is ook met de betrokken organisaties afgesproken dat deze drie toetsen en de daarop gebaseerde adviezen vertrouwelijk zijn.

Het resultaat van de drie pilottoetsen laat zien dat de gekozen aanpak voor het BIT, waarbij de inhoudelijke expertise en het kritisch vermogen van het toetsteam centraal staat, werkt. Ondanks dat het «slechts» om pilots ging, is het BIT in staat geweest voor elke toets risico’s in beeld te brengen en een duidelijk advies op te stellen om de slaagkans te vergroten. De adviezen betroffen onder meer de aansturing van het project, verkleining van de scope, het sneller en concreter bij het project betrekken van uitvoerings- en beheersorganisaties en het maken van duidelijke afspraken met projecten die een toelevering doen. Hoewel het BIT idealiter projecten toetst bij aanvang, is gebleken dat het BIT ook meerwaarde kan opleveren met een toets op een later moment.

Twee van de drie adviezen zijn inmiddels aangeboden aan de opdrachtgevers van de projecten. Door de betrokken ministeries is op een constructieve manier meegewerkt aan de toetsen. Op een aantal aspecten van de werkwijze zijn beperkte aanscherpingen nodig die voor de volgende toetsen worden meegenomen.

Organisatie en werkwijze BIT

Het BIT is op 1 juni jl. gestart. Het BIT-team dat pilots heeft uitgevoerd bestond uit een zestal medewerkers, waarvan er drie extern zijn ingehuurd. Die tijdelijke externe inhuur was noodzakelijk om een snelle start mogelijk te maken. Ondertussen is de procedure voor werving en selectie voor de vaste kern van het BIT in uitvoering en is een aantal nieuwe toetsexperts aangetrokken vanuit de overheid. Naar verwachting bestaat het BIT begin volgend jaar uit tien ambtenaren, aangevuld met vijf externe deskundigen. Een deel van de bezetting zal in de vorm van tijdelijke detacheringen worden ingevuld om zo departementale CIO’s ervaring te laten opdoen met de BIT-toetsen. De bevindingen uit de pilotperiode onderstrepen het belang van een breed samengesteld toetsteam waarin alle relevante expertises beschikbaar, of op afroep inzetbaar zijn.

Toezichtsraad

Om toe te zien op de kwaliteit, de onafhankelijkheid en de effectiviteit van het BIT heb ik een Toezichtsraad ingesteld. De raad bestaat uit de heer professor P. Klint (emeritus hoogleraar Universiteit van Amsterdam en CWI Research Fellow aan het Centrum voor Wiskunde & Informatica te Amsterdam, op voordracht van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen) en de heer professor H. Verkruijsse (hoogleraar Tilburg School of Economics and Management, op voordracht van de Auditdient Rijk). Het CIO-platform zal binnenkort een voordracht doen.

Deze Raad zal regelmatig aan mij rapporteren; daarnaast geeft de Raad opdracht voor de, in het Instellingsbesluit (bijlage bij Kamerstuk 26 643, nr. 365) voorziene, evaluaties.

Werkwijze

Voor de toetsing door het BIT is een toetskader ontwikkeld, waarbij is voortgebouwd op de «boerenverstand»-regels, zoals voorgesteld door de Tijdelijke commissie ICT. Het toetskader is tot stand gekomen na consultatie van, en review door, een groot aantal interne deskundigen en externen uit de academische wereld en het bedrijfsleven. In de terugkoppeling zijn twee hoofdstromingen zichtbaar: enerzijds wordt gepleit voor een toetskader op basis van concrete toetsregels, anderzijds voor een toetskader op basis van «guiding principles». Ik kies voor een toetskader op basis van «guiding principles» waarbij door experts wordt getoetst. Daarmee wordt voorkomen dat een toets teveel als het afwerken van een vinklijstje wordt benaderd.

Het toetskader benoemt alle relevante risicogebieden die de toetsexperts in beschouwing nemen. Het kader dwingt af dat een toets alle risicogebieden raakt. In het uiteindelijke advies van het BIT wordt ingegaan op de belangrijkste risico’s en de beheersing daarvan. Dit betekent ook dat het BIT-advies geen toelichting geeft op alle risicogebieden.

Op basis van de ervaringen in de pilotperiode en de bevindingen van de externe deskundigen worden enkele aanpassingen in de werkwijze doorgevoerd. Voor de toekomstig uit te voeren toetsen wordt gebruik gemaakt van een standaardlijst met gewenste projectdocumentatie en wordt een completer overzicht gemaakt van te interviewen stakeholders. Tevens is het toetskader op een aantal punten aangepast. Zo is bijvoorbeeld de nadrukkelijke verantwoordelijkheid van de opdrachtgever voor budget en wijzigingen toegevoegd. En de wijze waarop werkprocessen en automatisering in samenhang tot stand moeten komen.

Zoals in het Instellingsbesluit voor het BIT is vastgelegd, biedt de Minister wie het aangaat een definitief advies van het BIT, desgewenst met zijn reactie, binnen vier weken na ontvangst aan uw Kamer aan.

Wanneer de inhoud van een uitgebracht advies daartoe aanleiding geeft, zal het BIT op eigen initiatief een vervolgtoets op dat project uitvoeren.

Naar verwachting zal het BIT voor het eind van dit jaar zijn eerste formele BIT-advies aan de betrokken Minister sturen. Ik schat dat het BIT in 2016 zal adviseren over circa dertig nieuwe projecten.

Begin 2016 zal ik uw Kamer verder informeren over de uitvoering van de maatregelen die zijn genomen naar aanleiding van het eindrapport van de Tijdelijke commissie ICT-projecten (Kamerstuk 33 326, nr. 5).

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl