26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

33 326 Parlementair onderzoek ICT-projecten bij de overheid

Nr. 365 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR WONEN EN RIJKSDIENST

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juli 2015

Met mijn brief d.d. 30 januari jl. bood ik u de kabinetsreactie aan op het eindrapport van de Tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid (Kamerstuk 33 326, nr. 13). In die brief en ook tijdens het plenair debat d.d. 8 april jl. (Handelingen II 2014/15, nr. 73, items 3 en 5) heb ik toegezegd de Kamer voor de zomer te zullen informeren over de uitvoering van de in de brief opgenomen maatregelen. Met deze brief informeer ik uw Kamer over de stand van zaken. Ik hanteer daarbij de hoofdstukindeling van de kabinetsreactie.

1. Projecten beheerst naar resultaat

Stand van zaken oprichting Bureau ICT-toetsing (BIT)

De personele bezetting van het BIT zal bestaan uit medewerkers uit de rijksdienst, op flexibele basis aangevuld met externe deskundigen. De werving en selectie van medewerkers van het BIT is gestart.

Ter uitvoering van de motie De Caluwé/Oosenbrug (Kamerstuk 33 326, nr. 18) en de gewijzigde motie Verhoeven/Gesthuizen (Kamerstuk 33 326, nr. 20), heb ik een instellingsbesluit opgesteld, dat ik u eerder als concept heb aangeboden (Kamerstuk 26 643, nr. 360). In dit besluit wordt de onafhankelijke en objectieve werkwijze van het BIT vastgelegd. De toezichtsraad die zal toezien op de kwaliteit en de onafhankelijke totstandkoming van de toetsen van het BIT zal later dit jaar worden ingesteld. In de motie De Caluwé/Oosenbrug is gevraagd om betrokkenheid van de Algemene Rekenkamer bij de inrichting van het extern toezicht op het BIT. De Rekenkamer heeft mij desgevraagd aangegeven vanwege het waarborgen van haar onafhankelijke positie niet bij de toezichtsraad betrokken te willen zijn. Het concept-instellingsbesluit stond geagendeerd voor het Algemeen Overleg op 3 juni jl. Naar aanleiding van de bespreking daarvan, heb ik in het besluit opgenomen dat ook uw Kamer om een toets van het BIT kan vragen.

De vragen van uw Kamer over het concept-instellingsbesluit heb ik inmiddels beantwoord (Kamerstuk 26 643, nr. 360). Ik stuur u hierbij ook het aangepaste en door mij vastgestelde instellingsbesluit1.

Zoals ik uw Kamer tijdens het plenair debat heb toegezegd zal het BIT, vooralsnog in het eerste jaar, alle nieuwe projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen toetsen. Na dat jaar zal deze werkwijze geëvalueerd worden. Wanneer het BIT, een vakminister of uw Kamer dat gewenst acht, zullen ook reeds lopende projecten getoetst worden. De vakministers zullen de adviezen van het BIT over hun projecten aan de Kamer aanbieden. De Ministers zullen, wanneer zij de conclusies van een BIT-toets niet delen of eventuele adviezen van het BIT niet overnemen, het kabinet en uw Kamer daarover informeren. De CIO-Rijk zal de BIT-toetsen op het ICT-dashboard openbaar maken.

Het BIT zal de komende maanden een aantal ICT-projecten onderwerpen aan een pilot BIT-toets. Deze pilot toetsen hebben mede tot doel om de opgestelde lijst met zgn. BIT-regels in de praktijk te testen en ervaring op te doen ten behoeve van de reguliere BIT-toetsen, waarmee uiterlijk in september een aanvang wordt gemaakt. De voorlopige lijst van zgn. BIT-regels is mede gebaseerd op de «boerenverstandregels» zoals opgenomen in het eindrapport van de Tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid (Kamerstuk 33 326, nr. 5). De BIT-regels hebben betrekking op projectomvang, doorlooptijd en fasering, projectorganisatie, scope, de aanbesteding, de business case, architectuur en techniek en implementatie.

In deze testfase zal ik deze regels tevens voorleggen aan een aantal interne en externe deskundigen. De lijst van BIT-regels die gebruikt zal worden in de eerste reguliere toetsen zal naar verwachting in september worden vastgesteld. Ook deze lijst zal overigens geen permanent karakter hebben; de BIT-regels zullen, wanneer de uitvoeringspraktijk daartoe aanleiding geeft, steeds worden aangepast.

Ik zal u in het najaar de BIT-regels die vanaf september gehanteerd zullen worden doen toekomen en u daarbij, zoals afgesproken tijdens het Algemeen Overleg, informeren over de opgedane ervaringen en de evaluatie daarvan.

Meer aandacht voor ICT-consequenties in het IAK

Het Integraal Afwegingskader (IAK) zal nog dit jaar worden uitgebreid. Daarbij zal uiteraard gebruikt worden gemaakt van de BIT-regels en van de ervaringen van de eerste BIT-toetsen, maar ook van bestaande uitvoeringstoetsen zoals die reeds door de Belastingdienst en het UWV worden gebruikt. De uitbreiding wordt afgestemd op de BIT-toets, zodat geen overlap ontstaat, maar juist een consistent en sluitend toetsinstrumentarium. Ik verwacht dat de uitbreiding van het IAK eind dit jaar kan worden vastgesteld.

Kenniscentrum

Het kenniscentrum dat informatie verzamelt en deelt over de ICT-projecten van het Rijk, is in opbouw. Met de ministeries worden afspraken gemaakt over het aanleveren van informatie en de verwerking daarvan. De eerste analyse van het kenniscentrum zal worden opgenomen in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2015.

CIO-Rijk als zelfstandige functie

Voorkomen moet worden dat de CIO-Rijk, als verantwoordelijke voor het BIT, projecten toetst of een oordeel afgeeft over rijksbrede projecten die hij zelf uitvoert. Om dat te voorkomen zal de CIO-Rijk in het vervolg niet meer zelf projecten uitvoeren.

2. Heldere verdeling van verantwoordelijkheden

Zbo’s

Zoals hierboven aangegeven bevindt het Bureau ICT-toetsing zich in de fase van oprichting. Zoals in de kabinetsreactie toegezegd (Kamerstuk 33 326, nr. 13), zullen alle bewindspersonen die dit betreft in het kader van hun recht de begroting van hun zbo’s goed te keuren, met hun zbo’s overleggen over de wijze waarop deze gebruik zullen maken van het toetsingsinstrumentarium. De ministeries met publiekrechtelijke zbo’s die ICT-projecten uitvoeren zullen met ingang van 2016 afspraken hebben gemaakt over de wijze waarop projecten van hun zbo’s door het BIT getoetst zullen worden.

Centralisering budgetten

Om de ontwikkeling van het generieke ICT-beleid van het Rijk te kunnen versnellen zijn de bijdragen die de ministeries jaarlijks daartoe aan BZK beschikbaar stellen inmiddels aan de begroting van BZK toegevoegd. Bij de uitwerking van het gezamenlijke programma voor de informatiehuishouding wordt bezien of ook daarbij centralisering van budgetten noodzakelijk is.

Departementale CIO’s

Alle departementale CIO’s zijn inmiddels lid van de bestuursraad van hun ministerie, met uitzondering van die van Ministerie van Algemene Zaken, waar dit minder relevant is (vanwege het ontbreken van grotere ICT-projecten).

3. Volwassen portfoliomanagement

In de kabinetsreactie (Kamerstuk 33 326, nr. 13) is, met verwijzing naar de ICT-ontwikkelagenda van de Belastingdienst, aangekondigd dat de Ministers uw Kamer zullen informeren over hun beleidsprioriteiten die kaderstellend zijn voor hun ICT-projectenportfolio. De Ministers zullen uw Kamer daarover begin volgend jaar schriftelijk informeren.

4. Transparante besluitvorming en verantwoording

Uitbreiding ICT-dashboard

Zoals ik heb toegezegd in de kabinetsreactie reageer ik op de aanbevelingen van de Tijdelijke commissie ICT-projecten bij de overheid en de voorstellen die het lid Moors bij het Algemeen Overleg op 26 juni 2014 (Kamerstuk 31 490, nr. 157) deed over het ICT-dashboard.

Zowel de commissie als het lid Moors stellen voor de kosten van intern en extern personeel op het dashboard op te nemen. Dit voorstel neem ik over. Ook de aanbeveling van de commissie om de baten van een project inzichtelijk te maken neem ik over; zoveel mogelijk zullen deze baten vertaald worden in financiële termen.

Ook het voorstel voor het opnemen van tussentijds gerealiseerde resultaten neem ik over.

De heer Moors constateert dat niet alle projectplannen voldoen aan de eisen die daarvoor gelden. In de toetsing door het BIT zal dit aspect aan de orde komen. De vragen ten aanzien van de ICT-consequenties van beleidswijzigingen en het informeren van de Kamer over de ICT-impact van gemaakte keuzes zijn aan de orde bij de voorziene uitbreiding van het IAK en ook bij de toetsing door het BIT.

De Tijdelijke commissie pleit ervoor te rapporteren over de omvang van projecten in functiepunten. Wanneer deze methodiek aan de orde is, zal daarover op het dashboard worden gerapporteerd. De commissie pleit ook voor hogere kwaliteit van de ramingen van kosten en doorlooptijd. Ik verwacht dat de toetsing door het BIT en ook de tussentijdse rapportages (zie hierboven) zullen kunnen bijdragen aan betere ramingen.

De aanbeveling van de commissie om de belangrijkste leveranciers van een project op het dashboard op te nemen neem ik over. De informatie over contractwijzigingen die nu op het dashboard is opgenomen vervalt daarmee.

Ten slotte zullen alle projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen eind van dit jaar op het dashboard zijn opgenomen. Nieuwe projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen worden vanaf nu op het dashboard gezet.

De overige aanpassingen van het dasboard zullen per 1 januari a.s. gereed zijn.

ICT-uitgaven

Zoals ik in de kabinetsreactie (Kamerstuk 33 326, nr. 13) heb gesteld, is voor het beter inzichtelijk maken van de ICT-uitgaven van het Rijk een meerjarig traject nodig. De eerste stappen hiervoor zijn gezet met het systematisch in kaart brengen van de reeds beschikbare informatie en de kwaliteit hiervan. De volgende stap betreft het verkennen van de mogelijkheden om de informatie die nu nog niet beschikbaar is toegankelijk te maken.

5. Bevorderen van professionaliteit en lerend vermogen

Uitbreiding en openstelling curriculum CIO-adviseurs

Het curriculum voor CIO-adviseurs is aangevuld met een module, gericht op de inhoud van het oordeel dat de departementale CIO’s afgeven over de ICT-projecten van hun ministerie. Deze module wordt dit jaar ook apart aangeboden aan de CIO-adviseurs die het curriculum al gevolgd hebben. Vanaf 2016 wordt een nieuw curriculum ook beschikbaar gesteld aan beleidsmedewerkers, die beleid ontwikkelen waarbij ICT aan de orde is.

Uitbreiding I-interim en traineeproject

De uitbreiding van I-interim met 100 professionals is gestart. De uitbreiding vindt gefaseerd plaats en zal eind 2017 gerealiseerd zijn.

De werving en selectie voor de eerste tranche van het traineeproject voor ICT-functies zal in het tweede kwartaal van 2016 plaatsvinden. Vanaf 2016 zullen, vooralsnog tot en met 2019, jaarlijks 30 trainees worden aangetrokken. Daarmee versterkt het Rijk zijn positie op de arbeidsmarkt van ICT-ers en ontstaat een kweekvijver van talent.

Investeren in communicatie en werving

In de arbeidsmarktcommunicatie van het Rijk wordt meer specifiek aandacht besteed aan ICT-professionals. Daarbij wordt daarbij samengewerkt met beroepsorganisaties van ICT-ers.

Zo worden bijvoorbeeld evenementen georganiseerd, zoals in-house dagen voor studenten en recent afgestudeerden.

Opleidingen voor het (top)management

Aan de ICT-opleiding voor de Algemene Bestuursdienst (ABD) hebben inmiddels 130 managers deelgenomen.

Een verdiepingsmodule en een maatwerkprogramma zijn in ontwikkeling.

6. Een zakelijke relatie met de markt

Uitbreiding strategisch leveranciersmanagement en inrichting categoriemanagement ICT

Zoals ik heb toegezegd in de kabinetsreactie (Kamerstuk 33 326, nr. 13) zal, naast het bestaande leveranciersmanagement voor Oracle, SAP en Microsoft, dit jaar ook strategisch leveranciersmanagement worden ingericht voor een aantal andere leveranciers. Voor deze leveranciers zullen ook specifieke leveranciersplannen worden opgesteld. De afgelopen periode zijn vijf van de negen ICT-categorieplannen opgeleverd. De overige ICT-categorieplannen zullen kort na de zomer worden opgeleverd. Vanuit deze categorieën worden verschillende rijksbrede Europese aanbestedingen voorbereid. Op deze wijze wordt de centralisatie van de ICT-inkoop ingevuld.

Randvoorwaardelijk voor de realisatie van strategisch leveranciersmanagement en categoriemanagement ICT is inzicht in de software die door het Rijk wordt gebruikt. Via de inrichting van software asset Management voor het Rijk (SAM-Rijk) krijgen we dit inzicht. Inmiddels is een eerste rijksbrede verkenning van de huidige volwassenheid van SAM binnen het Rijk afgerond. Op basis van deze verkenning wordt een meerjarig plan van aanpak opgesteld.

Professionalisering van inkoop

Het aangekondigde onderzoek naar de mogelijk verdere bundeling van aanbestedingsexpertise en het verminderen van het aantal Inkoop Uitvoerings Centra start binnenkort.

De Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering (RAFEB) geeft een cursus rondom inkoop die zich richt op managers en een cursus die zich specifiek richt op inkoop in het ICT domein. De inhoud van deze cursussen wordt dit jaar waar nodig aangepast.

Het programmaplan voor de oprichting van een pool met ICT-inkoopprofessionals is gereed en een kwartiermaker is gestart. Binnen het Rijk worden geschikte kandidaten gezocht voor deze pool.

Aanbesteding en contractmanagement

In de kabinetsreactie (Kamerstuk 33 326, nr. 13) heb ik aangekondigd onderzoek te zullen doen naar het gebruik en de toepassing van de ARBIT en aanpassingen van de ARBIT en /of de daarbij behorende modelovereenkomsten, waaronder het opnemen van een wijzigingsclausule, een ontsnappingsclausule, een bonus-malus regeling en een value engineering clause. Ik heb de Commissie Bedrijfsjuridisch Advies (CBA) hierover inmiddels om advies gevraagd.

De mogelijkheid tot het toepassen van past performance wordt vanaf het in werking treden van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen (april 2016) onderdeel van het inkoopproces.

Zoals aangekondigd in de kabinetsreactie wordt een afwegingskader ontwikkeld dat bij iedere ICT-aanbesteding ten behoeve van het Rijk dient te worden gebruikt. Met dit kader worden medewerkers die betrokken zijn bij een ICT-aanbesteding in staat gesteld de juiste keuze te maken voor het vormgeven van de dialoog met de markt (marktconsultatie, ICT-haalbaarheidstoets etc.) en de wijze van aanbesteden. Het afwegingskader zal ook als basis dienen voor de verantwoording van de gemaakte keuzes tijdens de voorbereiding en uitvoering van het aanbestedingsproces (pas toe of leg uit).

Een concept van dit afwegingskader is later dit jaar gereed.

7. Actualisering I-strategie

Informatiehuishouding

Alle ministeries zullen in 2017 aansluiten op het e-depot, de generieke voorziening van het Nationaal Archief voor lange termijn opslag en beheer van digitale informatie. Het in de kabinetsreactie aangekondigde eindbeeld voor de informatiehuishouding van het Rijk zal eind 2015 worden vastgesteld.

Rijkscloud

Inmiddels wordt er binnen diverse ministeries gewerkt aan de introductie van cloudtechnologie. Het programma Rijkscloud zorgt ervoor dat de opgedane ervaringen worden gedeeld en samengevoegd en rijksbreed worden gebruikt. De migratie van 64 naar 4 datacenters van het Rijk is in uitvoering. Van de 64 datacenters zijn er inmiddels 20 gesloten. Eind dit jaar zullen 28 datacenters gesloten zijn.

Het kabinet is intensief bezig met de uitvoering van de maatregelen uit de kabinetsreactie op het rapport van de Tijdelijke commissie (Kamerstuk 33 326, nr. 13). Met deze brief informeer ik u over de uitvoering van de rijksbrede maatregelen. Ook de afzonderlijke ministeries zijn bezig de beheersing van hun ICT-projecten te verbeteren.

Zoals toegezegd zal ik uw Kamer regelmatig over de voortgang van de uitvoering van de maatregelen informeren. Daarbij zijn ook periodieke evaluaties aan de orde, die kunnen leiden tot aanpassingen. Mijn volgende rapportage ontvangt u begin 2016. In het najaar informeer ik u over de BIT-regels en de opgedane ervaringen in de eerste pilot BIT-toetsen.

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok

X Noot
1

Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.

Naar boven