32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 83 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 25 oktober 2012

Inleiding

Met het Plan van Aanpak Onvolkomen RVJ 2010 (Kamerstuk 32 710 X, nr. 9) van 29 juni 2011 pakt Defensie onvolkomenheden aan in het financieel beheer, het materieelbeheer en het personeelsbeheer. Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken tot augustus 2012. Hiermee doe ik de toezegging gestand om twee keer per jaar, bij de begroting en het jaarverslag, hierover te rapporteren. Eerdere rapportages waren mijn appreciatie van 25 augustus 2011 (Kamerstuk 32 733, nr. 38) en de bedrijfsvoeringparagraaf in het Jaarverslag van Defensie over 2011 (Kamerstuk 33 240 X, nr. 1).

Deze brief bevat een beknopte tussenstand gebaseerd op een interne voortgangsrapportage die is bezien door de Auditdienst Defensie. De voortgangsrapportage omvat de eerste zeven maanden van 2012. Bij het Jaarverslag over 2012 wordt u over het volledige kalenderjaar geïnformeerd.

Financieel beheer

Door doelgerichte maatregelen en extra aandacht zijn de afgelopen jaren het uitgavenbeheer en het verplichtingenbeheer verbeterd. In 2011 heeft Defensie voldaan aan de rijksnorm van 90 procent aan tijdig betaalde facturen. Het percentage ligt thans op 91,7.

Wat het verplichtingenbeheer betreft streeft Defensie ernaar binnen de wettelijke tolerantiegrenzen te blijven van de comptabele rechtmatigheid, zonder extracomptabele correcties op aanwijzing van de auditor. Om het verplichtingenbeheer te verbeteren is in 2011 de interne regelgeving vereenvoudigd. U bent daarover geïnformeerd in het Jaarverslag van Defensie over 2011. In het jaarverslag over 2012 kan een oordeel worden gegeven over de vorderingen.

De oprichting van het Financieel Administratie- en Betaalkantoor (FABK) begin 2013 zal de kwaliteit van het financieel beheer een positieve impuls geven en daarnaast voor doelmatigheidswinst zorgen. De voorbereidingen voor de oprichting zijn in volle gang.

Materieelbeheer

Voor het op orde brengen van het materieelbeheer is een meerjarig programma opgezet dat loopt tot 2014. In 2011 is prioriteit gegeven aan het beheer van gevoelig materieel (wapens, cryptoapparatuur en munitie). De Monitor Kwaliteit Materieelbeheer stelt Defensie in staat de vorderingen te volgen en vormt de basis voor de rapportage over het feitelijk beheer in 2012. De introductie van de monitor brengt een andere werkwijze met zich mee en dient daarom zorgvuldig te gebeuren. Het beeld van het feitelijk beheer in de monitor berust op vragenlijsten die de eenheden invullen. Er zijn verschillende lijsten voor zowel gevoelig als niet-gevoelig materieel en de belangrijkste risico’s bij de introductie zijn dan ook het aantal in te vullen vragenlijsten en de kwantiteit en kwaliteit van de antwoorden. In augustus jl. was 20 procent van de lijsten ingevuld, waarmee het proces achterligt op schema. Er zijn maatregelen genomen om een inhaalslag te maken. Voor de resterende checklists is een planning vastgesteld. Om de kwaliteit van de antwoorden te waarborgen verlenen deskundigen van het project Professionaliseren Materieelbeheer Defensie en van de Auditdienst Defensie ondersteuning bij het invullen van de lijsten.

Personeelsbeheer

Over het op orde brengen van de personeelsdossiers heb ik u onlangs geïnformeerd (Kamerstuk 30 139, nr. 106 van 11 oktober 2012). Daarin heb ik gemeld dat de personeelsdossiers van alle medewerkers worden gecontroleerd. Waar dit van toepassing is, worden ontbrekende documenten toegevoegd en vervolgens wordt het dossier gedigitaliseerd. Dit geldt in ieder geval voor de vier wettelijke documenten, te weten de aanstellingsbrief, het identiteitsbewijs, de eed/belofte en de verklaring loonheffing. Omdat veel dossiers niet op orde bleken, is de uitvoering van de controle vertraagd. Per 1 augustus jl. waren 34 000 dossiers gecontroleerd, ongeveer de helft van het totaal. De inspanningen zijn erop gericht de controle en de aanvulling van de dossiers voor het einde van het jaar te voltooien.

Het instrument PeopleChecks werkt naar behoren en conform de doelstelling ligt het aantal fouten en signalen niet hoger dan in 2011. De achterstand van de MIVD bij de screening van vertrouwensfunctionarissen moet met een extra inspanning eind 2012 zijn weggewerkt. Een structurele voorziening voor een beheerst werkaanbod bij de MIVD zal in 2013 vorm krijgen.

Ten slotte

Op een aantal punten zijn vertragingen en risico’s geïdentificeerd, waarvoor maatregelen getroffen zijn. De laatste maanden van 2012 zijn belangrijk om de doelen te behalen die Defensie zich gesteld heeft voor het financieel, materieel- en personeelsbeheer. De reguliere werkzaamheden daargelaten gaat de reorganisatie bij Defensie de komende tijd een cruciale fase in. Bij het personeel gaan alle aanpassingen met grote onzekerheid gepaard. Dit vormt een risico voor het beheer. Aandacht voor het beheer is daarom onverminderd van belang.

De minister van Defensie, J. S. J. Hillen