32 733 Beleidsbrief Defensie

Nr. 105 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 1 juni 2012

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over de brief van 25 oktober 2012 inzake verbeteringen van het beheer bij Defensie (Kamerstuk 32 733, nr. 83).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 23 januari 2013. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Ten Broeke

De adjunct-griffier van de commissie, Dekker

1

Kunt u toelichten waarom u gekozen heeft voor een beknopte rapportage over de voortgang van het financieel beheer, materieel beheer en het personeelsbeheer en niet voor een uitgebreide rapportage over de haalbaarheid van de geformuleerde ambities?

Zoals afgesproken informeer ik de Kamer twee keer per jaar over de voortgang van het plan van aanpak onvolkomenheden beheer, te weten bij de begroting en in het jaarverslag. De rapportage voorafgaand aan de begrotingsbehandeling geeft een tussenstand tot en met augustus en nog geen volledig beeld over het behalen van de doelstellingen in dat jaar. Het volledige beeld over een jaar wordt vervolgens gegeven in het jaarverslag.

2

Kunt u per onderdeel toelichten wat de risico’s zijn van het niet tijdig op orde zijn van het: financiële beheer, materiële beheer en personele beheer?

10

Hoe staat het met de vooruitgang van het aantal gecontroleerde personeelsdossiers?

12

Kunt u helder toelichten op weke punten welke vertragingen en risico’s zijn geïdentificeerd en welke maatregelen hiervoor zijn getroffen?

Materieelbeheer

In het materieelbeheer zijn personeelsgerelateerde maatregelen getroffen, zoals standaardisatie van functieprofielen. Met de vertraging van de reorganisatietrajecten loopt ook de invoering van deze profielen enige vertraging op. Daarnaast is de toepassing van de Monitor Kwaliteit Materieelbeheer een belangrijk onderdeel van het plan van aanpak. Deze interne monitor vormt de basis voor het beeld van de kwaliteit van het materieelbeheer over 2012. De toepassing van deze monitor bevond zich nog niet op het gewenste niveau, met name omdat de kwaliteit van de ingevulde lijsten onvoldoende was. De ADD en het projectbureau Professionaliseren Materieelbeheer Defensie hebben geassisteerd bij het invullen en als gevolg daarvan is de kwaliteit nu beter.

Ook het administratieve beheer heeft de aandacht. Voor het gevoelig materieel (wapens, munitie, crypto etc.) wordt gebruikgemaakt van aparte registratiesystemen. Voor het administratieve beheer van niet-gevoelig materieel zal worden gebruikgemaakt van SAP, dat nu stapsgewijs wordt ingevoerd. De kwaliteit van het administratieve beheer is afhankelijk van de volledigheid en juistheid van de data in het SAP-systeem. Bij de conversie van de data is daarvoor speciale aandacht.

Financieel beheer

Zoals gemeld in mijn bestuurlijke reactie bij het rapport over het jaarverslag 2011 van de Algemene Rekenkamer is er in het plan van aanpak financieel beheer bewust voor gekozen de verbeteractiviteiten in eerste instantie te richten op de grootste risico’s. Zo zijn maatregelen genomen om het betaalgedrag op de rijksbrede norm van 90 procent te krijgen. Dit is in 2011 gehaald. Daarnaast is de aandacht bij het verplichtingenbeheer vooral gericht op de grotere, veelal meerjarige, verplichtingen die van belang zijn voor een goed budgetbeheer. Daarmee zijn de grootste risico’s afgedekt.

De overige tekortkomingen zijn meer gelegen in administratieve slordigheden en worden als minder risicovol gezien, aangezien zij geen bedreiging vormen voor de comptabele rechtmatigheid. Deze slordigheden of niet-uniforme uitvoering van eigen procedures, worden veroorzaakt door de decentraal en op verschillende locaties gevoerde administratie, de hoeveelheid eigen regelgeving en de vele uitzonderingen. Ze wegen echter wel mee in het oordeel van de Algemene Rekenkamer.

Met de oprichting van het Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) dienen deze administratieve slordigheden tot het verleden te gaan behoren. In het FABK worden de administratie en het beheer gecentraliseerd, de kennis en kunde geconcentreerd en wordt het proces geüniformeerd uitgevoerd met zo min mogelijk uitzonderingen. Ook de interne regelgeving wordt vereenvoudigd en krijgt meer de vorm van werkinstructies voor het FABK. Naast de administratieve taak krijgt het FABK tevens de taak de uitvoering van het financiële beheerproces vanaf behoeftestelling tot en met betaling te bewaken, zodat dossiers tijdig, juist en volledig vanuit de organisatie worden aangeboden. Het FABK draagt daarmee, na een beginfase, zorg voor de structurele waarborging van de kwaliteit van het financieel beheer.

Personeelsbeheer

Bij het personeelsbeheer pleegt Defensie een grote inspanning om de personeelsdossiers volledig te krijgen. De controle van de vier wettelijk verplichte documenten is inmiddels voltooid en de dossiers worden gecompleteerd. Ontbrekende stukken moeten nog worden aangeleverd door de individuele medewerkers en die zijn hiervoor aangeschreven. Omdat Defensie hiervoor mede afhankelijk is van medewerkers, is het niet gelukt alle dossiers nog in 2012 compleet te hebben. Na de controle op de wettelijke documenten is de controle van de overige, niet wettelijk verplichte stukken weer opgepakt. Dat zijn documenten zoals diploma’s, de geheimhoudingsverklaring en stukken over aanstelling, functietoewijzing, bevordering en ontslag.

Tijdens de begrotingsbehandeling ben ik tevens ingegaan op het e-portfolio. Het is voor het personeel dat de defensieorganisatie verlaat van belang te beschikken over een overzicht van de werkervaring, verworven competenties en opleidingen, op een manier die voor werkgevers buiten Defensie herkenbaar is. Hoewel het op orde hebben van dit portfolio uiteindelijk een verantwoordelijkheid is van de werknemer zelf, wordt uitstromend personeel hierbij ondersteund door Defensie. Defensiemedewerkers kunnen de hulp inroepen van een loopbaanbegeleider en ook van de bemiddelings- en begeleidingsorganisatie en het externe bureau USG-Restart om hen te ondersteunen bij een overgang naar de burgermaatschappij.

3

In hoeverre zijn de ambities die defensie voor zichzelf heeft gesteld voor het op orde hebben het financiële, materiële en personele beheer vooraf realistisch vastgesteld?

De ambities die Defensie heeft vastgesteld waren realistisch toen in 2010 het plan van aanpak werd vastgesteld. Pas in 2011 werd de volle omvang duidelijk van de reorganisatie van de defensieorganisatie. De samenhang tussen de krijgsmacht op orde, de lopende reorganisaties, de invoering van SAP in het programma SPEER en de verbetering van het beheer is complex en heeft de uitvoering van de verbeterprogramma’s voor het beheer onder druk gezet. Inmiddels is duidelijk dat de planning niet wordt gehaald. Daarom zullen de ambities worden bijgesteld. Zoals toegezegd bij de begrotingsbehandeling op 13 december jl. verwacht ik in februari een besluit te kunnen nemen over een herijkt plan van aanpak voor het beheer. Ik zal de Kamer daarover vervolgens informeren.

4

In hoeverre is het gebrek aan kennis en opleiding oorzaak van het onvoldoende financiële, materiële en personele beheer? Welke acties worden ondernomen om dit te verbeteren?

Gebrek aan kennis en opleiding is niet de oorzaak van de beheerproblematiek in het personele en het financiële veld. Bij het materieelbeheer is dit probleem wel aan de orde. Vanuit het verbeterprogramma materieelbeheer zijn de knelpunten ten aanzien van kennis en opleiding in 2010 geïnventariseerd. Vanaf dat jaar is gewerkt aan de verbetering van de opleidingen voor gevoelig materieel. Deze verbeteringen zijn inmiddels doorgevoerd. In aansluiting daarop zijn in 2012 de opleidingseisen helder benoemd in de functieprofielen voor de materieelbeheerfuncties. Voor de kenniselementen van het materieelbeheer in de algemene opleidingen is thans voorzien dat de verbeterslag eind 2013 wordt voltooid.

5

Hoe groot schat de minister het verlies aan doelmatigheidswinst die is opgelopen door de vertraagde start van het Financieel Administratie- en Betaalkantoor (FABK)?

De vertraging van de oprichting van het FABK is beperkt tot drie maanden. De gevolgen van deze vertraging acht ik niet groot en ze kunnen worden opgevangen binnen de kaders van de begroting.

6

In hoeverre loopt Defensie momenteel risico om wapens kwijt te raken doordat het materieelbeheer niet op orde is?

Op het gebied van wapens is het beheer momenteel op orde. In 2012 is in twee incidentele gevallen een wapen kwijtgeraakt, waarvan één onder operationele omstandigheden. Voor deze gevallen is een procedure van kracht, waarbij in ieder geval proces-verbaal wordt opgemaakt door de Koninklijke marechaussee. Deze procedures zijn in beide gevallen correct uitgevoerd.

7

In hoeverre bent u van mening dat de voortgang van het materieelbeheer volledig afhankelijk is van de voortgang van het programma SPEER?

De samenhang tussen de krijgsmacht op orde, de lopende reorganisaties, de invoering van SAP in het programma SPEER en de verbetering van het beheer is complex en heeft de uitvoering van de verbeterprogramma’s voor het beheer onder druk gezet. Zie ook het antwoord op vraag 3.

8

Kan de minister toelichten of het wel of niet op orde zijn van een personeelsdossier voor- of nadelen heeft voor het risico van ontslag voor een individueel persoon?

9

In hoeverre kan defensie de juiste keuze maken om in het kader van de reorganisatie de juiste persoon op de juiste functie te krijgen, wanneer het personeelsdossier niet op orde is? Hoe gaat defensie hiermee om?

Ik onderschrijf het belang van goede personeelsdossiers. Defensie werkt momenteel aan de completering daarvan (zie ook het antwoord op vraag 2). De bij Defensie aanwezige (digitale) personeelsdossiers staan een zorgvuldig reorganisatieproces en correcte rechtspositionele besluitvorming niet in de weg.

Bij de selectie van kandidaten spelen personeelsdossiers een beperkte rol, het beeld van een kandidaat wordt bepaald op basis van de sollicitatiebrief met cv, de daarop volgende solliticatiegesprekken en eventueel een assessment.

10

Hoe staat het met de vooruitgang van het aantal gecontroleerde personeelsdossiers?

Zie het antwoord op vraag 2.

11

Kunt u al meer duidelijkheid geven of de doelstelling om de achterstanden bij de MIVD-screening van vertrouwensfunctionarissen eind 2012 weg te werken, ook daadwerkelijk zal worden behaald?

De MIVD had in juni 2012 nog een achterstand van 2000 onderzoeken. Op dit moment zijn nog 250 onderzoeken onder handen (inclusief naslag buitenland en weigeringen/intrekkingen). De achterstand is inmiddels ingehaald en de doelstelling is daarmee nog in 2012 gehaald. De norm is dat 90 procent van de onderzoeken binnen de termijn van acht weken wordt uitgevoerd. Dat percentage ligt thans boven de 90 procent.

12

Kunt u helder toelichten op weke punten welke vertragingen en risico’s zijn geïdentificeerd en welke maatregelen hiervoor zijn getroffen?

Zie het antwoord op vraag 2.

13

In hoeverre kunt u een realistische inschatting maken wanneer de defensieorganisatie helemaal op orde is?

14

Wanneer zult u de Kamer informeren over een realistisch beeld met betrekking tot de haalbaarheid van de geformuleerde ambities?

15

Bent u van mening dat de beperkte vooruitgang in het beheer uitsluitend komt door de reorganisatie of zijn er ook andere factoren die een rol spelen?

De activiteiten in het kader van de krijgsmacht op orde, de lopende reorganisaties, de invoering van SAP en de verbetering van het beheer beïnvloeden elkaar over en weer en zijn soms afhankelijk van externe factoren, zodat het niet eenvoudig is houdbare doelstellingen in de tijd te formuleren. Zoals de Kamer toegezegd zal ik het plan van aanpak onvolkomenheden beheer herijken. Ik verwacht in februari een besluit te kunnen nemen over een nieuw plan van aanpak, met:

• o duidelijke en realistische doelstellingen en tussendoelen voor het beheer in de komende jaren;

• o een realistische planning die is afgestemd op de krijgsmacht op orde, de reorganisatie en de invoering van SAP;

• o duidelijke afspraken over de wijze waarop intern over het beheer wordt gerapporteerd. Daaruit vloeien vervolgens de rapportages aan de Kamer voort.

Ik zal de Kamer hierover informeren. Zoals toegezegd bij de begrotingsbehandeling zal ik de Kamer in februari ook informeren over de herijking van het traject krijgsmacht op orde.