32 710 V Jaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2010

Nr. 7 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 8 juni 2011

De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken¹ heeft over het Rapport van de Algemene Rekenkamer bij het jaarverslag 2010 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 32 710 V, nr. 2) de navolgende vragen ter beantwoording aan de regering voorgelegd.

Deze vragen, alsmede de daarop 6 juni 2011 gegeven antwoorden, zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie,

Pechtold

De griffier van de commissie,

Van Toor

1

Kunt u concreet ingaan op de aspecten van het voorschottenbeheer die aandacht blijven vragen?

De beschrijving van de corruptierisico’s in het beoordelingstraject kan verder verbeterd worden en het kritisch beoordelen van accountantsverklaringen kan nog verder verbeterd worden. Deze verbeteringen zijn ingezet en zullen in 2011 tot resultaten leiden.

2

Welke maatregelen zal de regering in 2011 nemen om verbetering te brengen in de beheersing van nieuw- en inbouwprojecten?

In 2011 zal de monitoring van de uitgaven per jaar nog frequenter plaatsvinden. Indien verschuivingen in het uitgavenpatroon per jaar daartoe aanleiding geven, kunnen alternatieve bestedingen eerder worden overwogen. Daarbij moet in ogenschouw worden genomen dat door wisselende omstandigheden in het buitenland de uitvoering van projecten soms wordt vertraagd, maar dat vrijwel alle projecten binnen het beschikbaar gestelde budget worden gerealiseerd.

3

Waarom zijn instrumenten om een goede financiële en inhoudelijke afweging te kunnen maken bij huisvesting beperkt ingezet?

De reden hiervoor is dat er in 2010, mede door terughoudendheid rondom nieuwe investeringen, weinig nieuwe projecten zijn geïdentificeerd.

4

Op welke manier zult u bewerkstelligen dat uitgevoerde projecten in 2011 wel tijdig worden geëvalueerd?

In 2011 wordt tweemaandelijks een overzicht opgesteld met geplande evaluatiedata, waarmee de tijdigheid van evalueren wordt bewaakt. Ik wil overigens benadrukken dat de kwaliteit en diepgang van de evaluaties geen punt van discussie zijn, evenmin als de uitkomsten van de evaluaties.

5

Welke maatregelen zal de regering in 2011 nemen om verbetering te brengen in het beheer van archieven en dossiers op de posten?

Om het toezicht en kwaliteit van de archieven op de posten in 2011 te verbeteren zijn de volgende maatregelen genomen:

• Selectie van risicoposten en verscherpte monitoring van hoog-risico posten.

• Intensivering van de ondersteuning van risicoposten met missies vanuit Den Haag en ook vanuit de regio.

• Invoering van een «stoplichtrapportage» per kwartaal aan de departementsleiding.

• Posten die onvoldoende invulling (kunnen) geven aan het archief- en dossierbeheer moeten een verbeterplan opstellen.

• Extra opleiding voor (uitgezonden) archiefmedewerkers en meer aandacht bij het jaarlijkse opleidingsprogramma voor de leiding op een post.

6

Welke veranderingen zult u bij de Directie Documentaire Informatievoorziening doorvoeren om het archief- en dossierbeheer op orde te brengen?

Primair ligt de verantwoordelijkheid voor de archiefzorg op de post bij de leiding van de betreffende post. Maatregelen ter verbetering van de archiefzorg op de post zijn dan ook gericht op de posten zelf en niet op de inrichting van de Directie Documentaire Informatievoorziening.

Wel zal de komende jaren de inrichting van de informatievoorziening van het ministerie veranderen doordat een digitaal archiefsysteem wordt ingevoerd.

7

Hoe verklaart u het verschil in opvatting tussen de Rekenkamer en u ten aanzien van de uitvoering van projecten?

Naar mijn mening is er verschil van inzicht over de prioriteitstelling bij de uitvoering van projecten. Mijn ministerie stelt zich op het standpunt dat er in de fase waarin budgettaire tekorten werden verwacht weliswaar projecten zijn uitgesteld, maar dat het bij geen van de uitgestelde projecten ging om knelpunten waarvan de oplossing uit oogpunt van veiligheid en gezondheid geen uitstel duldde.

8

Op welke manier is de geconstateerde onderuitputting te verklaren, als niet tijdige uitvoering van projecten geen verklaring is?

De geconstateerde onderuitputting is ontstaan a.g.v. onvoldoende prioritaire alternatieven voor nieuw- en inbouw. Door sturing op het totaalbudget zijn echter alle middelen die beschikbaar waren voor huisvesting en facilitaire zaken binnen de daarvoor bedoelde kaders en binnen de vigerende regelgeving besteed.

---

1 Samenstelling:

Leden: Bommel, H. van (SP), Staaij, C.G. van der (SGP), Timmermans, F.C.G.M. (PvdA), Ormel, H.J. (CDA), Ferrier, K.G. (CDA), Haverkamp, M.C. (CDA), Eijsink, A.M.C. (PvdA), Ondervoorzitter, Irrgang, E. (SP), Roon, R. de (PVV), Voordewind, J.S. (CU), Pechtold, A. (D66), Voorzitter, Broeke, J.H. ten (VVD), Thieme, M.L. (PvdD), Peters, M. (GL), Kortenoeven, W.R.F. (PVV), Bosman, A. (VVD), Dikkers, S.W. (PvdA), El Fassed, A. (GL), Hachchi, W. (D66), Dijkhoff, K.H.D.M. (VVD), Driessen, J.H.A. (PVV), Hilkens, M. (PvdA) en Vacature, VVD.

Plv. leden: Raak, A.A.G.M. van (SP), Dijkgraaf, E. (SGP), Samsom, D.M. (PvdA), Bruins Slot, H.G.J. (CDA), Çörüz, C. (CDA), Knops, R.W. (CDA), Arib, K. (PvdA), Dijk, J.J. van (SP), Mos, R. de (PVV), Wiegman-van Meppelen Scheppink, E.E. (CU), Schouw, A.G. (D66), Hennis-Plasschaert, J.A. (VVD), Ouwehand, E. (PvdD), Sap, J.C.M. (GL), Wilders, G. (PVV), Leegte, R.W. (VVD), Heijnen, P.M.M. (PvdA), Braakhuis, B.A.M. (GL), Veldhoven, S. van (D66), Taverne, J. (VVD), Bontes, L. (PVV), Recourt, J. (PvdA) en Mulder, A. (VVD).