32 416 Wijziging van de Ambtenarenwet en de Militaire Ambtenarenwet 1931 in verband met het uitsluitend elektronisch verzenden van berichten die betrekking hebben op de rechtspositie

Nr. 3 MEMORIE VAN TOELICHTING

Het advies van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt , omdat het zonder meer instemmend luidt/uitsluitend opmerkingen van redactionele aard bevat (artikel 25a, vierde lid, onderdeel b, van de Wet op de Raad van State).

1. Achtergrond

Het kabinet heeft zich ten doel gesteld om de kwaliteit van de HRM-functie bij de rijksdienst te verhogen. Dit blijkt onder andere uit de Nota vernieuwing rijksdienst uit 2007( Kamerstukken II 2007/08, 31 201, nr. 3). De rijksbrede organisatie voor personeelsregistratie en salarisadministratie P-Direkt speelt in de verwezenlijking van dit streven een belangrijke rol. P-Direkt is opgericht met als doel om een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige salaris- en personeelsadministratie te realiseren, de dienstverlening aan de managers en medewerkers te verbeteren, de bureaucratie te verminderen en de efficiency te vergroten.

Zo is het met de komst van P-Direkt technisch mogelijk om salarisstroken en andere personeelsbesluiten elektronisch aan te bieden, in plaats van per post. De wens om te kunnen volstaan met het elektronisch versturen van documenten aan ambtenaren bestaat al langer. Zo is in 2003 met het project Payroll van het ministerie van Financiën een oriënterend onderzoek uitgevoerd naar de toepassing van de elektronische loonstrook. De oprichting van P-Direkt is beslissend geweest voor de wens om dit ook te gaan realiseren. Daartoe is een wettelijke grondslag vereist.

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) staat toe om met elektronische verzending te volstaan als de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs die weg voldoende bereikbaar is (art. 2:14, eerste lid, Awb). Dat betekent dat toestemming van de geadresseerde nodig is. Als gevolg van de eis tot voorafgaande toestemming, zou een systeem moeten worden opgezet waarin per ambtenaar bij wordt gehouden of de vereiste toestemming is gegeven. Tevens dient rekening te worden gehouden met het feit dat de ambtenaar op elk gewenst moment zijn mening kan herzien. Tegenover de kostenbesparing van de elektronische verzending zou een dergelijk systeem dan ook aanzienlijke administratieve lasten met zich brengen. Om een systeem te kunnen invoeren dat niet afhankelijk is van de individuele toestemming van de ambtenaar is een bijzondere wettelijke grondslag nodig omdat daarmee wordt afgeweken van het stelsel van de Awb. Onderhavig wetsvoorstel voorziet daarin.

Doordat de Ambtenarenwet niet alleen van toepassing is op het Rijk maar ook geldt voor andere ambtenaren, met name van provincies, gemeenten en waterschappen, kunnen zij, na de wetswijziging, ook gebruik maken van de mogelijkheid om in hun sector met de centrales van overheidspersoneel afspraken te maken over het uitsluitend via de elektronische weg ontvangen van rechtspositionele besluiten. Om dit ook voor de hele sector Defensie te bewerkstelligen wordt een identieke wijziging van de Militaire Ambtenarenwet middels dit wetsvoorstel mogelijk.

De kostenbesparing voor het Rijk als er geen papieren documenten meer verzonden hoeft te worden is voor bijvoorbeeld salarisstroken als volgt. Uitgaande van zo’n 130.000 stroken per maand met printkosten van € 0,21 cent per strook en verzendkosten van € 0.26 cent per strook, een extra jaaropgave in januari en eventuele bijsluiters beloopt de besparing per jaar een bedrag van zo’n € 850.000. Doordat niet alleen de salarisstroken maar meerdere besluiten niet mee op papier gezet hoeven te worden, zal de besparing meer zijn dan alleen het bedrag hierboven.

2. Elektronische loonstrook

Op grond van onderhavig wetsvoorstel kan voor de sector Rijk in verschillende algemene maatregelen van bestuur, waaronder het Algemeen Rijksambtenarenreglement (ARAR), een artikel worden opgenomen waarin wordt bepaald welke besluiten elektronisch worden verzonden in plaats van per post. Van belang is ook de beveiliging van het systeem, zoals de toegangsbeveiliging, indien besluiten op een bepaalde website worden bewaard en het beschermen van de privacy van de ambtenaar.

Besluiten die voor elektronische verzending in aanmerking komen, zullen naar verwachting de maandelijkse loonstroken zijn en besluiten die genomen worden als gevolg van individuele keuzes die de ambtenaar maakt in zijn arbeidsvoorwaarden. Voorbeelden daarvan zijn reiskostenvergoedingen, aanvragen voor ouderschapsverlof, wijziging in de arbeidsduur en het ruilen van arbeidsvoorwaarden via de regeling Individuele Keuzemogelijkheden Arbeidsvoorwaardenpakket (ook bekend als CAO à la carte). Voor het opnemen van een regeling over het elektronisch toezenden van besluiten in bijvoorbeeld het ARAR is de instemming van de centrales van overheidspersoneel nodig omdat hierdoor de rechten van individuele ambtenaren wijzigen. Dit overeenstemmingsvereiste is neergelegd in artikel 105 van het ARAR.

In een aantal gevallen zal het niet mogelijk zijn om berichten elektronisch te verzenden. In die gevallen zal de schriftelijke vorm gehandhaafd moeten blijven. Dat geldt bijvoorbeeld in geval van langdurige ziekte en voor mensen zonder persoonlijk emailadres op het werk, zoals receptionistes. Daarnaast zullen ingrijpende besluiten mogelijk niet in aanmerking komen voor elektronische beschikbaarstelling omdat het belang van die besluiten vergt dat deze de ambtenaar persoonlijk worden overhandigd of per aangetekende post verzonden. Hierbij valt te denken aan besluiten omtrent aanstelling, beëindiging dienstverband, inhouding bezoldiging bij langdurige ziekte, disciplinaire ordemaatregel en schade verhalen op de ambtenaar. In welke omstandigheden berichten niet elektronisch kunnen worden verzonden zal in diverse rechtspositionele algemene maatregelen van bestuur nader uitgewerkt worden.

Tevens zal erin voorzien moeten worden dat ambtenaren in specifieke gevallen wel een schriftelijke versie van een besluit kunnen aanvragen als zij daarover moeten beschikken, zoals bijvoorbeeld in geval van een hypotheekaanvraag.

De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A. Th. B. Bijleveld-Schouten