32 391 Wijziging van het Reglement van Orde in verband met de uitvoering van de aanbevelingen van de Commissie Prinsjesdagstukken alsmede vaststelling van de Regeling vertrouwelijke stukken

Nr. 3 REGELING VERTROUWELIJKE STUKKEN

Paragraaf 1 Algemeen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. vertrouwelijke stukken:

aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal gezonden schriftelijke stukken of ander materiaal dat gegevens bevat, die na ontvangst een Kamerstuknummer worden toegekend en die door de afzender op enigerlei wijze zijn aangemerkt als zijnde vertrouwelijk;

b. Parlis:

het Parlementair informatiesysteem;

c. embargo:

door de afzender aangegeven vertrouwelijkheid met een beperkte tijdsduur;

d. commissie:

een commissie als bedoeld in hoofdstuk VII van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Paragraaf 2 Vertrouwelijke stukken

Artikel 2 Registratie van vertrouwelijke stukken

• 1. De Griffie registreert vertrouwelijke stukken in Parlis.

• 2. In Parlis worden van een vertrouwelijk stuk de volgende gegevens geregistreerd:

  • a. de afzender;

  • b. de datum van ontvangst;

  • c. het onderwerp, tenzij het onderwerp tevens is aangemerkt als zijnde vertrouwelijk.

• 3. Indien door de afzender is aangegeven dat op het stuk een embargo rust, wordt het einde van het embargo door de Griffie aangegeven op het stuk. Na afloop van het embargo doet de Voorzitter mededeling van de ontvangst van het stuk. De Griffie draagt vervolgens zorg voor de openbaarmaking van het stuk.

Artikel 3 Drukken, ter inzage legging en bewaring van vertrouwelijke stukken

• 1. Na registratie in Parlis worden in ieder geval de geregistreerde gegevens van een vertrouwelijk stuk gedrukt.

• 2. Het vertrouwelijke stuk wordt vervolgens ter inzage gelegd bij het Centraal Informatie Punt van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.

• 3. Vertrouwelijke stukken worden ter Griffie dan wel ter Centraal Informatie Punt bewaard in een afgesloten ruimte, waarvan de sleutel berust bij de Griffie dan wel het Centraal Informatie Punt.

Artikel 4 Inzage in vertrouwelijke stukken

• 1. De volgende personen kunnen bij het Centraal Informatie Punt verzoeken om inzage in een vertrouwelijk stuk:

  • a. de leden van de Tweede Kamer der Staten-Generaal;

  • b. de Griffier;

  • c. de plaatsvervangend griffiers;

  • d. de adjunct-griffiers;

  • e. het Hoofd van het Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven;

  • f. de inhoudelijk medewerkers van het Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven;

  • g. het Hoofd Griffie/Bureau Wetgeving;

  • h. de medewerkers van de Griffie.

• 2. De personen, bedoeld in het eerste lid, onderdelen e en f, hebben slechts inzage wanneer een commissie het Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven verzocht heeft om onderzoek te doen naar het vertrouwelijke stuk.

• 3. Het inzien van vertrouwelijke stukken vindt plaats op een door het Centraal Informatie Punt aangewezen plaats. Het meenemen van het vertrouwelijke stuk naar een andere plaats dan bedoeld in de vorige volzin is niet toegestaan.

• 4. Het is niet toegestaan om op enigerlei wijze het vertrouwelijke stuk dan wel delen van het vertrouwelijke stuk te vermenigvuldigen.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing in het geval de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor de vermenigvuldiging van het vertrouwelijke stuk.

• 6. Indien de afzender kopieën van het vertrouwelijke stuk voegt bij het vertrouwelijke stuk, draagt de Griffie zorg voor het verspreiden van deze kopieën onder de fracties. Het vierde lid is tevens op de kopieën van toepassing, tenzij de afzender van het vertrouwelijke stuk toestemming heeft gegeven voor de vermenigvuldiging.

• 7. Na overleg tussen de plaatsvervangend griffier en de Griffie kan op verzoek van de afzender worden afgeweken van het eerste lid. Hiervan wordt mededeling gedaan bij het drukken van het vertrouwelijke stuk, bedoeld in artikel 2, eerste lid.

Paragraaf 3 Positie niet-beëdigde personen

Artikel 5 Positie niet-beëdigde personen

Personen die niet op basis van een aanstelling werkzaam zijn bij de ambtelijke diensten van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ondertekenen voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden een verklaring, inhoudende dat zij bekend zijn met de inhoud van deze regeling en dat zij deze in acht zullen nemen.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op hetzelfde tijdstip waarop de wijziging van het Reglement van Orde van de Tweede Kamer der Staten-Generaal in verband met de uitvoering van de aanbevelingen van de Commissie Prinsjesdagstukken alsmede in verband met enige technische wijzigingen in werking treedt. (Kamerstukken II, ...)

Toelichting

Deze regeling is opgesteld in verband met de uitvoering van de aanbevelingen van de Commissie Prinsjesdagstukken (Kamerstukken II, 2009–2010, 32 173, nr. 2). In deze regeling worden regels uiteengezet omtrent de vertrouwelijkheid en het registreren, het ter inzage leggen, het inzien, het verspreiden en het vermenigvuldigen van vertrouwelijke stukken. Uitgangspunt hierbij is dat een stuk in principe openbaar is, tenzij door de afzender anders is aangegeven. In het hiernavolgende volgt een nadere toelichting.

Artikel 1

Dit artikel bevat de definitiebepalingen. Hieruit blijkt onder andere dat in deze regeling met «vertrouwelijke stukken» wordt gedoeld op schriftelijk stukken of ander materiaal dat gegevens bevat en (1) aan de Voorzitter van de Kamer is gezonden, (2) een Kamerstuknummer heeft gekregen en (3) door de afzender op enigerlei wijze is aangemerkt als vertrouwelijk. Een afzender kan op verschillende wijzen een stuk aanmerken als vertrouwelijk. Bijvoorbeeld door op of in het stuk te vermelden dat het geheim, staatsgeheim of (zeer) vertrouwelijk is.

Onder «vertrouwelijke stukken» worden in deze regeling tevens stukken verstaan waarop een embargo rust. Van een «embargo» is sprake als de afzender heeft aangegeven dat het stuk voor een bepaalde tijd vertrouwelijk is. Er is dan dus sprake van een vertrouwelijk stuk voor een beperkte tijdsduur. Ten slotte wordt in dit artikel het parlementair informatiesysteem gedefinieerd.

Artikel 2

Alle stukken worden ontvangen bij de Griffie. De afzender bepaalt of het document vertrouwelijk is. Ongeacht de vertrouwelijkheid worden alle stukken na binnenkomst door de Griffie geregistreerd in Parlis, met dien verstande dat van een vertrouwelijk stuk alleen de openbare gegevens worden opgenomen. Dit betreft veelal de afzender, de datum van ontvangst en het onderwerp van het stuk. Het kan evenwel voorkomen dat het onderwerp van een vertrouwelijk stuk ook vertrouwelijk is. In zo’n geval wordt volstaan met het opnemen van de afzender en de datum van ontvangst. Ingeval de afzender stukken onder embargo naar de Kamer stuurt, betekent dat in feite dat de stukken voor een bepaalde tijd vertrouwelijk zijn. De Griffie plaatst dan op het stuk een opmerking waarmee de vertrouwelijkheid wordt weergegeven en de eindtijd van het embargo duidelijk is voor de lezer van het stuk.

Artikel 3

De Griffie zorgt ervoor dat het eventuele openbare gedeelte (veelal de aanbiedingsbrief) als Kamerstuk wordt gedrukt. Indien het gehele document als vertrouwelijk is aangemerkt, wordt een zogenaamde Mededeling gepubliceerd. Daarin worden de afzender, de datum van ontvangst en zo mogelijk het onderwerp van het vertrouwelijke stuk opgenomen. In beide gevallen worden het vertrouwelijke stuk dan wel de vertrouwelijke bijlagen bij het Centraal Informatie Punt (hierna: het CIP) ter inzage gelegd. Het laatste lid van dit artikel stelt vast dat een vertrouwelijk stuk na ontvangst bij de Tweede Kamer zorgvuldig wordt behandeld. Zo lang een vertrouwelijk stuk bij de Griffie ligt, wordt het bewaard in de kluis wanneer een medewerker van de Griffie geen werkzaamheden verricht met betrekking tot het vertrouwelijke stuk. Wanneer een vertrouwelijk stuk is overgedragen aan het CIP bewaart het CIP het vertrouwelijk stuk ook in een kluis, tenzij een persoon die daartoe gerechtigd is het stuk wil inzien.

Artikel 4

Om de vertrouwelijkheid van een stuk te waarborgen is de kring van gerechtigden tot inzage in beginsel klein. De hoofdregel is opgenomen in dit artikel. Alleen Kamerleden, de Griffier, de commissiegriffiers en de adjuncten daarvan, het Hoofd Griffie/Bureau Wetgeving en de medewerkers van de Griffie hebben inzage in vertrouwelijke stukken. Het Hoofd Bureau Onderzoek en Rijksuitgaven (hierna: het BOR) en de inhoudelijk medewerkers van het BOR kunnen ook inzage hebben in vertrouwelijke stukken, maar alleen wanneer een commissie het BOR verzocht heeft een onderzoek te doen naar de vertrouwelijke stukken. Van een dergelijk verzoek wordt door de commissiegriffier melding gemaakt bij het CIP, zodat de inzage door het Hoofd van het BOR dan wel de inhoudelijk medewerkers van het BOR daadwerkelijk kan plaatsvinden. Andere personen, zoals fractiemedewerkers, hebben geen toegang tot de vertrouwelijke stukken. Het zevende lid geeft evenwel een uitzonderingsmogelijkheid op deze hoofdregel. Indien de afzender de kring van gerechtigden tot inzage kleiner wil maken, bijvoorbeeld door niet alle Kamerleden maar slechts de woordvoerders inzage te geven, kan de afzender dit aangeven. De commissiegriffier kan dan in overleg met de Griffie afwijken van de hoofdregel. Hier wordt een opmerking van gemaakt op de Mededeling dan wel op het openbare gedeelte van het vertrouwelijke stuk.

Het inzien van de vertrouwelijke stukken kan alleen op de door het CIP aangewezen plaats om de vertrouwelijkheid ten volle te kunnen waarborgen. Hiermee hangt samen dat het niet is toegestaan de vertrouwelijke stukken op enigerlei wijze te vermenigvuldigen. Op enigerlei wijze vermenigvuldigen betekent in deze context onder andere het kopiëren, het overschrijven en het fotograferen van de vertrouwelijke stukken. Ook is het niet toegestaan om te citeren uit de vertrouwelijke stukken. Indien echter de afzender toestemming heeft gegeven om vertrouwelijke stukken te kopiëren, is een en ander wel toegestaan. Dit laat de vertrouwelijkheid van het stuk onverlet.

Het komt voor dat de afzender zelf kopieën van vertrouwelijke stukken stuurt ter verspreiding onder de fracties. De Griffie draagt dan zorg voor de verspreiding van deze stukken onder de fracties. Een voorbeeld van deze stukken zijn de Prinsjesdagstukken. Het verbod om een vertrouwelijk stuk dan wel delen daaruit te vermenigvuldigen is ook van toepassing op de kopieën, tenzij anders aangegeven door de afzender. Het is aldus de fracties na ontvangst van de kopie niet toegestaan deze te vermenigvuldigen. Ook blijft de vertrouwelijkheid, die voor het vertrouwelijke stuk zelf geldt, voor deze kopieën onverkort van kracht.

Artikel 5

Personen die op basis van een aanstelling werkzaam zijn bij de Kamer, de ambtenaren, leggen aan het begin van de aanstelling een eed of een belofte af. Met de aflegging van deze eed of belofte wordt onder andere de geheimhouding door de ambtenaar vastgelegd. De persoon die geen ambtenaar is, maar wel werkzaam bij de ambtelijke diensten van de Kamer dient ingevolge dit artikel een verklaring te tekenen teneinde de zorgvuldige omgang met vertrouwelijke stukken en brieven van derden te waarbogen. In de praktijk zal dit betekenen dat onder andere stagiaires, uitzendkrachten, flexwerkers en andere ingeschakelde externen bij de ambtelijke diensten een geheimhoudingsverklaring zullen moeten onderteken.

Artikel 6

Dit artikel regelt de inwerkingtreding van deze regeling. Voor dit tijstip is gekozen omdat de wijziging van het Reglement van Orde, waarnaar de tekst verwijst, de grondslag geeft voor deze regeling.

De Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,

G. A. Verbeet

De Griffier van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,

J. E. Biesheuvel-Vermeijden