31 865 Verbetering verantwoording en begroting

Nr. 243 BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 februari 2024

De Taskforce Verbetering Financieel beheer (hierna Taskforce) levert sinds Verantwoordingsdag 2022 een bijdrage aan het verbeteren van het financieel beheer bij de departementen en brengt het onderwerp onder de aandacht bij alle stakeholders. Mijn voorganger richtte de Taskforce op vanuit de systeemverantwoordelijkheid van de Minister van Financiën voor het financieel beheer. Die systeemverantwoordelijkheid uit zich onder andere in goede wet- en regelgeving, financieel beheer blijvend onder de aandacht houden bij departementen en het versterken van expertise over financieel beheer. Elke Minister is verantwoordelijk voor het financieel beheer op het eigen departement. De Taskforce opereert hier ondersteunend aan.

In eerdere Kamerbrieven bent u geïnformeerd over de plannen en de voortgang van de Taskforce. Op 29 september 2023 (Kamerstuk 31 865, nr. 238) heeft u een detailplanning van het actieplan ontvangen en de toezegging dat u in februari 2024 nader geïnformeerd wordt over de voortgang van de detailplanning. Dat doe ik in deze brief. Deze brief dient tevens ter voorbereiding op de nog te plannen technische briefing met de commissie Rijksuitgaven over de Taskforce. In deze brief ga ik in op de acties van het afgelopen jaar van de Taskforce en mijn eigen ministerie om het financieel beheer bij het rijk verder te verbeteren. In de technische briefing kan een toelichting verzorgd worden op de algemene aanpak, maar ook op wat de reikwijdte van het financieel beheer precies is en wat de inzichten zijn om het financieel beheer te verbeteren.

Voortgang Taskforce

In deze brief informeer ik u over de voortgang van het verbeteren van het Financieel beheer via de lijnen waarlangs de Taskforce werkt:

• het vergroten van de aandacht voor financieel beheer;

• het doorlichten van de rijksbrede regelgeving;

• het versnellen van het inzicht in de tekortkomingen;

• het versterken van de expertise en informatie-uitwisseling;

• de wijze van ondersteuning aan het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

1. Vergroten van aandacht voor financieel beheer

De belangrijkste lijn in de aanpak van de Taskforce is het vergroten van de aandacht van het financieel beheer in alle organisatielagen van departementen. Dit gebeurt door het op alle niveaus bespreekbaar maken en houden van het onderwerp financieel beheer, soms formeel en soms informeel. Mijn ministerie deed dit bijvoorbeeld in de zogenoemde najaarsronde financieel beheer met alle directies Financieel Economische Zaken (FEZ) van de departementen. Deze najaarsronde levert het beeld op dat financieel beheer beter op de agenda staat bij de departementen en dat er hard gewerkt wordt aan het wegwerken van tekortkomingen en het voorkomen van onrechtmatigheden. Daarnaast benut mijn ministerie ook andere momenten met de departementen, bijvoorbeeld door vragen te stellen over dossiers met grote financiële omvang of door vergelijkbare problematiek van andere departementen bespreekbaar te maken. Mijn ministerie laat bijvoorbeeld Rijksbreed zien waar departementen tegenaan kunnen lopen en hoe ze dit kunnen verbeteren. Hierdoor zijn departementen zich eerder bewust van risico’s in het financieel beheer.

Risicomanagement

Risicomanagement is bij alle departementen ingericht, maar het volwassenheidsniveau verschilt. Risicomanagement draagt bij aan de verbetering van het beheer binnen de departementen (niet alleen het financieel beheer) en zorgt ook voor betere advisering over (beleids)risico’s naar Ministers en Kamer. Om de aandacht te vergroten voor strategisch risicomanagement, organiseert het Ministerie van Financiën dit voorjaar een congres over risicoleiderschap, om daarmee de aandacht voor risicomanagement te vergroten. Dit congres wordt georganiseerd voor de directies FEZ, beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties.

2. Doorlichten van de rijksbrede regelgeving

Bij het doorlichten van de rijksbrede regelgeving op het gebied van financieel beheer, blijkt steeds dat de regelgeving op zichzelf nauwelijks aanpassing behoeft, maar dat extra toelichting of uitleg in de vorm van casuïstiek nodig is. In dat kader is er gewerkt aan een fiche over de prestatieverklaring¹. Het fiche prestatieverklaring is in een expertsessie in december jl. toegelicht aan betrokken medewerkers van departementen en wordt in februari ook beschikbaar gesteld via Rijksfinanciën.nl. Ook voor het verplichtingenbeheer wordt gewerkt aan een handreiking met daarin uitgebreide toelichting en casuïstiek.

3. Versnellen van inzicht in tekortkomingen

Interim rapportages ADR

Met de brief van 29 september 2023 (Kamerstuk 31 865, nr. 238) heeft mijn ambtsvoorganger u geïnformeerd dat alle departementen zijn verzocht de interim rapportages van de ADR naar de vaste Kamercommissies te sturen. Hiermee worden de vaste Kamercommissies in staat gesteld tussentijds vragen aan de Ministers te stellen over het financieel beheer en op die manier extra aandacht te creëren voor het financieel beheer bij departementen. Door alle departementen is inmiddels het interim rapport van de ADR naar de vaste Kamercommissie gestuurd².

Rechtmatigheidsdashboard

De afgelopen periode is gewerkt aan het ontwikkelen van een rechtmatigheidsdashboard. Dit is een intern sturingsinstrument waarmee departementen het inzicht in de eigen onrechtmatigheden kunnen vergroten. In het voorjaar wordt het rechtmatigheidsdashboard getest door departementen en vervolgens aangeboden om in gebruik te nemen voor het verantwoordingsjaar 2024. Na de uitrol blijft er in nauwe samenwerking met de departementen gewerkt worden aan de doorontwikkeling en verdere optimalisatie van het dashboard.

Inkoopbeheer en prestatieverklaringen

De Taskforce heeft in kaart gebracht op welke onderdelen van het inkoopbeheer rijksbreed onrechtmatigheden en/of onvolkomenheden worden geconstateerd. Dit heeft geleid tot een aanpak waarbij, samen met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), de regelgeving en beleidskaders op het gebied van inkopen en aanbestedingen waar mogelijk worden vereenvoudigd en verduidelijkt. Een voorbeeld is het aanpassen van normbedragen voor onderhands gunnen versus minicompetities of aanbestedingen aan te passen. Deze normbedragen werden niet gecorrigeerd voor prijsstijgingen. Tevens zijn er op dit onderwerp diverse kennissessies georganiseerd en staat er nog een kennissessie gepland voor eind februari. Zoals ik hierboven al noemde, is voor het verduidelijken van de regelgeving over prestatieverklaringen een fiche opgesteld.

Versterken datagedreven controles bij departementen

Voor het verder versterken van het financieel beheer bij de departementen stimuleer ik vanuit het Ministerie van Financiën het gebruik van meer datagedreven controles. Als onderdeel daarvan wordt voor de departementen die betrokken zijn bij de pilotfase (EZK, LNV en VWS) een baseline datagedreven controle ontwikkeld en een aantal algemene procesbeschrijvingen uitgewerkt. Deze baseline is behulpzaam bij het formuleren en uitvoeren van relevante controlevragen en helpt bij het tijdig kunnen bijsturen om zo tekortkomingen in het financieel beheer te voorkomen. De baseline en de procesbeschrijvingen zullen na de pilotfase (tot medio zomer 2024) ook beschikbaar worden gesteld voor de andere departementen.

4. Versterken van de expertise en informatie-uitwisseling

Verankering kennis financieel beheer in opleidingen

In de Kamerbrief over de Taskforce van september jl. bent u geïnformeerd over het advies van de Taskforce om een dagdeel over financieel beheer toe te voegen in de basisopleidingen van de Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering. Dit dagdeel is met voorrang ontwikkeld en heeft in december voor het eerst plaatsgevonden. Deelnemers beoordeelden het als zeer positief en het onderdeel zal vanaf 2024 structureel toegevoegd worden aan andere basisopleidingen financiën.

Overige bijeenkomsten ter versterking kennis en expertise

Er zijn het afgelopen half jaar een aantal expertsessies georganiseerd op verschillende thema’s. Zo is er een expertsessie gehouden over het onderwerp prestatieverklaringen en hebben de afdelingshoofden kaderstelling³ zich verdiept in interne controle en risicomanagement. Ook is er een bijeenkomst georganiseerd samen met het Ministerie van BZK over bureaucratie en regeldruk bij het inkoopdomein van de Rijksoverheid.

5. Specifieke acties ter ondersteuning van VWS

Over het financieel beheer van het Ministerie van VWS bent u op 20 oktober 2023 geïnformeerd door de Minister van VWS (Kamerstuk 36 410 XVI, nr. 13). Mijn ministerie is betrokken, bijvoorbeeld bij de programmaorganisatie van de (her)inrichting financiële functie. Tevens neemt mijn ministerie deel aan de regiegroep, waar onder leiding van de SG van VWS periodiek wordt stilgestaan bij het financieel beheer van het departement. Een van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer in het verantwoordingsonderzoek 2022 is dat de cultuur bij VWS aandacht behoeft als het gaat om het verbeteren van het financieel beheer. Ik ondersteun VWS hierbij door het ontwikkelen van een simulatie rond financieel beheer. De ADR leidt de ontwikkeling van de simulatie in samenwerking met de Taskforce, de Algemene Rekenkamer, VWS en mijn ministerie. Het doel van de simulatie is om de deelnemers (beleidsmakers, leidinggevenden, directeuren, auditors, financials, en toezichthouders) een positieve en interactieve leerervaring te geven om uiteindelijk het denken en handelen van deelnemers te veranderen. De deelnemers leren tijdens de simulatie onder meer over wat de verschillende taken en verantwoordelijkheden zijn van de sleutelfunctionarissen binnen het financieel beheer en de doelen van het financieel beheer, wanneer een fout tot een tekortkoming in het financieel beheer kan leiden en hoe fouten voorkomen kunnen worden. Het streven is om de simulatie in maart 2024 te testen en vervolgens in gebruik te nemen. De simulatie wordt zodanig ontwikkeld, dat deze ook door andere departementen te gebruiken is.

Daarnaast heeft de Minister van VWS u op 19 december 2023 geïnformeerd over de herinrichting van de financiële functie van VWS (Kamerstuk 36 410 XVI, nr. 30). Aangezien deze herinrichting een voorstel tot structurele wijziging van de inrichting van de organisatie van de financiële functie betreft⁴, heeft de Minister van VWS mijn ministerie actief betrokken bij de inhoud van deze brief en heeft mijn ambtsvoorganger haar akkoord gegeven op het voorstel.

Departementen hebben afgelopen periode stappen gezet om het financieel beheer te verbeteren en gaan daar onverminderd mee door. Ik ben voornemens u een volgende rapportage over de acties van de Taskforce te sturen rond Verantwoordingsdag 2024.

De Minister van Financiën, S.P.R.A. van Weyenberg

---

1 Bij elke factuur moet voordat deze wordt betaald een prestatieverklaring worden gegeven.

2 De rapportages van BZK, Defensie en SZW zijn inmiddels ook verstuurd, conform commissieverzoek 2023D50965.

3 De afdelingshoofden kaderstellingen zijn werkzaam bij de directies FEZ en worden soms ook hoofden financieel beheer genoemd.

4 Conform Comptabiliteitswet artikel 4.14 dient er overeenstemming hierover te zijn met de Minister van Financiën.