31 490 Vernieuwing van de rijksdienst

Nr. 178 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 24 juni 2015

In deze brief informeer ik u over de scan- en digitaliseringswerkzaamheden voor het Nationaal Archief en geef ik u mijn reactie op de motie Ziengs, waarin de regering wordt verzocht om de inbesteding van deze werkzaamheden bij de Belastingdienst terug te draaien en zich in te spannen voor openbare aanbesteding van de werkzaamheden.¹

Zoals ik in de eerdere beantwoording van de vragen van de leden Ziengs en Rutte heb aangegeven, heb ik het Nationaal Archief de opdracht gegeven om de rijksarchieven te digitaliseren, zodat de collectie voor een breed publiek digitaal beschikbaar komt.² Gelet op de omvang van de collectie wordt in de komende 15 jaar ongeveer 10% gedigitaliseerd.

Om deze operatie te doen slagen is apparatuur nodig om te scannen en zijn mensen nodig om de scanwerkzaamheden uit te voeren. De benodigde scanapparatuur is aangeschaft door Europese openbare aanbesteding. Voor de digitaliseringswerkzaamheden zelf is het Nationaal Archief samenwerking aangegaan met de Belastingdienst. In dit laatste geval is geen sprake van openbare aanbesteding, maar van inbesteding bij het Rijk zelf. Gelet op de motie, die vraagt om de inbesteding van genoemde werkzaamheden terug te draaien, zal ik hierna ingaan op de onderliggende argumenten voor deze inbesteding.

Inbesteding

Bij de gemaakte keuze voor inbesteding van de genoemde werkzaamheden bij de Belastingdienst hebben bedrijfsmatige overwegingen de doorslag gegeven. In het geval dat de werkzaamheden niet worden inbesteed bij de Belastingdienst, maar openbaar aanbesteed bij marktpartijen, zoals de motie voorstelt, moet de rijkscollectie bij het Nationaal Archief worden geanalyseerd en verdeeld over verschillende bestaande raamcontracten. Tot de rijkscollectie behoren ook de rijkscollecties van de Regionale Historische Centra (RHC’s) die zich bevinden in de provincies. Waar bestaande raamcontracten ontoereikend zijn, zoals het geval bij de RHC’s, dienen bovendien aanvullende contracten te worden aangegaan.

De centrale aanpak bij de Belastingdienst daarentegen leidt tot een kwalitatief goed resultaat en biedt tegelijkertijd een goede oplossing voor de complexe logistiek van de werkzaamheden, nu bij deze afspraken ook de rijkscollecties van de 11 RHC’s zijn betrokken. Logistiek is van belang dat dossiers in verschillende materiële staat, met uiteenlopende afmetingen en typen documenten centraal worden gescand.

Prijsstelling maakt onderdeel uit van de afweging tot inbesteding bij de Belastingdienst, maar is niet doorslaggevend. De kostprijs van een scan bij de Belastingdienst is vergelijkbaar met de kosten per scan welke in de markt wordt aangeboden. De optelsom van een centrale oplossing voor de logistiek, afspraken over de kwaliteit van het product, maatwerk en een marktconforme prijs maakt dat we bij inbesteding van de werkzaamheden bij de Belastingdienst kunnen spreken van een positieve businesscase.

Inbesteding is een bruikbaar instrument om als compacte rijksdienst efficiënt en kostenbewust te werk te kunnen gaan. De randvoorwaarden en keuzes hierbij heeft de Minister van Wonen en Rijksdienst eerder aan uw Kamer uiteengezet.³ Zoals hij in deze brief duidelijk maakt, is er van handelen in concurrentie met derden geen sprake als de rijksoverheid voorziet in eigen goederen en diensten en dit uitsluitend binnen de rechtspersoon van de Staat der Nederlanden plaatsvindt. Bij het maken van de keuze voor uitbesteden of zelf doen wordt van geval tot geval afgewogen welke uitvoeringsvorm de beste prijs-kwaliteitsverhouding oplevert.

De motie beroept zich op het advies van de commissie van aanbestedingsexperts.⁴ Deze commissie heeft in haar advies naar aanleiding van een klacht van marktpartijen het standpunt ingenomen, dat de Belastingdienst geen onderdeel is van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Om deze reden zou er geen sprake zijn van inbesteden. De commissie vermengt echter de criteria die gelden wanneer de Staat inkoopt op de markt met de voorwaarden waarop de Staat als rechtspersoon binnen zijn eigen organisatie werkzaamheden kan laten uitvoeren. Ik wijs ook op de genoemde beantwoording van de Kamervragen in relatie tot de Wet Markt en Overheid.⁵

Markt naast inbesteding

De digitalisering van de rijkscollectie binnen het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) verloopt niet alleen langs de weg van inbesteding. De hiervoor benodigde scanapparatuur is Europees aanbesteed, met inbegrip van het onderhoud. Tevens zet het Nationaal Archief buiten het programma DTR door middel van aanbesteding scanwerkzaamheden uit in de markt. De afgelopen twee jaar werd aan opdrachten aanbesteed tot een bedrag van ca. € 0,48 mln., terwijl tot en met volgend jaar voor een bedrag van tenminste ca. € 0,36 mln. wordt aanbesteed.

Van het in te besteden budget van € 5 mln. dat jaarlijks vanuit DTR voor digitalisering ter beschikking komt is ca. 70% ter dekking van kosten van voorbereiding en verwerking die door het Nationaal Archief zelf worden gemaakt. De overige 30% dient voor de werkzaamheden binnen de Belastingdienst.

Overwegingen

De motie overweegt dat de digitaliseringswerkzaamheden voor het Nationaal Archief bij de Belastingdienst leiden tot een groot verlies aan omzet en arbeidsplaatsen bij MKB-ondernemers. Ik wijs er echter op dat het hier gaat om nieuw werk dat voorheen niet werd gedaan. Hierboven heb ik tevens aangegeven dat er met de aanbesteding van benodigde apparatuur alsmede werkzaamheden buiten het programma DTR terdege ruimte is en blijft voor de markt.

Nu inbesteding binnen de rijksoverheid ten principale mogelijk is, de huidige keuze is ingegeven door bedrijfsmatige overwegingen en er tevens sprake is van aanbesteding en ruimte voor de markt, acht ik uitvoering van de oorspronkelijke plannen door het Nationaal Archief en de samenwerking met de Belastingdienst alleszins verantwoord.

Er is dan ook geen aanleiding tot het terugdraaien van de inbesteding van de dienstverlening voor het Nationaal Archief door de Belastingdienst. De werkzaamheden vangen volgens planning medio september aan.

Ik zal uw Kamer op de hoogte houden van de voortgang van de digitalisering van de rijkscollectie.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

---

1 Kamerstuk 32 637, nr. 178.

2 Aanhangsel Handelingen II 2014/15, nr. 2020.

3 Kamerstuk 31 490, nr. 118.

4 Advies 198 van de Commissie van Aanbestedingsexperts, d.d. 20 maart 2015.

5 Aanhangsel Handelingen II 2014/15, nr. 2020, antwoord op vraag 11.