Vragen van de leden Ziengs en Rutte (beiden VVD) aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over de aanbesteding van boekscanners en de digitalisering van rijksarchieven door het Nationaal Archief (ingezonden 10 maart 2015).

Antwoord van Minister Bussemaker (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) (ontvangen 21 april 2015)

Vraag 1

Bent u bekend met de door het Nationaal Archief gestarte aanbestedingsprocedure voor de aanschaf van 16 grootformaat boekscanners?¹

Antwoord 1

Ja, dat is mij bekend.

Vraag 2

Kunt u toelichten waarom het Nationaal Archief in deze procedure de aanbestedende dienst is, terwijl beoogd wordt om de boekscanners in bruikleen te geven aan de Belastingdienst?

Antwoord 2

Het Nationaal Archief heeft van mij de opdracht gekregen om de rijksarchieven te digitaliseren, zodat de collectie voor een breed publiek digitaal beschikbaar komt. Gezien de omvang van de collectie zal in de komende 15 jaar ongeveer 10% gedigitaliseerd worden. Om deze opdracht uit te kunnen voeren is het Nationaal Archief een aanbesteding gestart voor scanapparatuur om het archiefmateriaal met voldoende kwaliteit te scannen. Voor het scanproces is binnen de rijksoverheid samenwerking met de Belastingdienst gevonden. Er is geen sprake van het in bruikleen geven aan de Belastingdienst. De boekscanners worden bij de Belastingdienst geplaatst voor het scannen van de rijksarchiefcollectie en zijn na de inkoop eigendom van de Staat.

Vraag 3

Is het waar dat het digitaliseren van rijksarchieven en archieven van lagere overheden binnen werkpakket 3 van het programma Digitale Taken Rijksarchieven bij de Belastingdienst wordt belegd? Is het waar dat de afdeling Centrale invoer in Heerlen, onderdeel van het facilitair bedrijf van de Belastingdienst (B/CFD), is aangewezen als de centrale verwerkingsplek voor het ontvangen, sorteren, uitpakken, ontvouwen en digitaliseren van rijksarchieven en archieven van lagere overheden uit heel Nederland? Kan deze dienst ook als serviceverlener optreden naar andere overheidsinstanties? Zo ja, welke? Zijn hier reeds afspraken over gemaakt?

Antwoord 3

Nee, dit is niet juist. Binnen het project wordt uitsluitend rijkscollectie gedigitaliseerd.

B/CFD van de Belastingdienst in Heerlen digitaliseert de rijksarchieven op verzoek van het Nationaal Archief. De scanstraat (Centrale Invoer) van de Belastingdienst is onderdeel van B/CFD, één van de vier aangewezen concerndienstverleners voor het Rijk. De dienstverlening van B/CFD staat beschreven in een rijksbrede producten- en dienstencatalogus (PDC). Digitalisering van documenten en archieven vormt een van de producten die vanuit dit programma worden aangeboden. Centrale invoer in Heerlen ondersteunt sinds 2007 digitaliseringsprojecten binnen de rijksoverheid.

Vraag 4

Waarom is ervoor gekozen om het digitaliseren van rijksarchieven in eigen overheidsbeheer te nemen, in plaats van de huidige werkwijze met aanbestedingen van relevante opdrachten onder met elkaar concurrerende marktpartijen te handhaven? Wie heeft dit besluit genomen en via welke wegen is de Kamer hierover geïnformeerd?

Antwoord 4

Digitalisering van alle rijksarchieven van zowel het Nationaal Archief als de 11 RHC’s in de provinciehoofdsteden van welk formaat dan ook bij één organisatie heeft onmiskenbare praktische, kwalitatieve en financiële voordelen. Daarnaast is het kabinetsbeleid om reeds bestaande faciliteiten optimaal te gebruiken, wat leidt tot het terugdringen van inhuur en uitbesteding en het vast aanstellen van personeel in lage loonschalen, zoals dit is afgesproken in het Regeerakkoord. Uw Kamer is eerder over de samenwerking met de Belastingdienst geïnformeerd naar aanleiding van vragen over werkervaringsplaatsen in het AO Archiefbeheer dd. 29-01-2014.²

Vraag 5

Vindt u het digitaliseren van archieven een taak van de Belastingdienst? Voor welke specifieke digitaliseringstaken heeft de Belastingdienst dit grootformaat boekscanners nodig? Hoe verhoudt deze taak zich tot de kerntaken en prioriteiten van de Belastingdienst?

Antwoord 5

Het grootschalig digitaliseren van documenten en stukken binnen het Rijk beperkt zich tot drie grote scanstraten bij respectievelijk de Ministeries van Veiligheid & Justitie, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Belastingdienst. Door concentratie van het aantal locaties worden de expertise en middelen van de rijksoverheid optimaal benut, waarbij invulling wordt gegeven aan een dienstverlenende, slagvaardige en kostenbewuste rijksoverheid zoals omschreven in de Hervormingsagenda Rijksdienst.³

Vraag 6

Realiseert u zich dat het voortbestaan van acht midden- en kleinbedrijven in gevaar komt, door de betreffende aanbesteding van 16 grootformaat boekscanners en het in eigen beheer nemen van digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid? Vindt u dit wenselijk? Hoe kijkt u aan tegen het dreigende verlies van arbeidsplaatsen bij deze bedrijven?

Antwoord 6

De aanbesteding van de scanapparatuur is volgens een openbare aanbestedingsprocedure verlopen. De markt heeft hierop gereageerd en er is een partij uit deze aanbesteding naar voren gekomen, waarmee een leveringscontract zal worden gesloten.

Het digitaliseren in het kader van het DTR-programma betreft een nieuwe digitaliseringsopgave om de rijksarchieven voor de toekomst beter te kunnen bewaren, beheren en presenteren aan het publiek. Deze digitaliseringswerkzaamheden komen naast de opdrachten waarvoor het Nationaal Archief raamovereenkomsten heeft gesloten met marktpartijen middels een Europese aanbesteding in 2012. Ook in de toekomst zal er naar verwachting voor bedrijven een markt zijn voor digitalisering. Zie voorts de antwoorden onder 3, 4 en 5.

Vraag 7

Bent u van mening dat de overheid de digitalisering van de archieven efficiënter, op een kwalitatief hoger niveau en tegen een lagere prijs kan uitvoeren dan marktpartijen, die met elkaar concurreren om de economisch meest voordelige inschrijving via openbare aanbestedingen? Zo ja, kunt u toelichten wat hiervoor de onderbouwing is?

Antwoord 7

Zie de antwoorden onder vraag 3, 4 en 5.

Vraag 8

Kunt u, in het kader van (kosten-)efficiëntie, toelichten waarom ervoor is gekozen om de feitelijke digitalisering van nationale archieven, archieven van de elf Regionale Historische Centra in de provinciehoofdsteden, archieven van lagere overheden, archieven van maatschappelijke organisaties en archieven van individuele personen die van nationaal belang zijn, te laten plaatsvinden in Heerlen?

Antwoord 8

Zie de antwoorden onder vraag 3, 4 en 5.

Vraag 9

Is het noodzakelijk dat de rijksarchiefcollectie met behulp van nieuwe boekscanners sneller wordt gedigitaliseerd dan nu onder de huidige werkwijze mogelijk is, waarin midden- en kleinbedrijven via openbare aanbestedingen met elkaar concurreren om de betreffende opdrachten? Welke fysieke documenten dienen versneld te worden gedigitaliseerd dan nu onder de huidige werkwijze mogelijk is, en waarom? Op welke gronden bent u van mening dat digitalisering op deze wijze sneller zal zijn?

Antwoord 9

Snelheid heeft niet meegespeeld in de besluitvorming om te kiezen voor een samenwerking met de Belastingdienst.

Vraag 10

Hoe verhoudt de aanbesteding van de 16 boekscanners en het beleggen van digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid zich tot de doelen die het kabinet heeft vastgelegd in de Aanbestedingswet, namelijk een betere besteding van belastinggeld en toename van concurrentie, doordat meer ondernemers kunnen meedingen naar een overheidsopdracht?⁴

Antwoord 10

Wanneer werkzaamheden binnen een en dezelfde rechtspersoon plaatsvinden, is er sprake van zuiver inbesteden en blijven de regels van de Aanbestedingswet 2012 buiten toepassing. Omdat alle ministeries onder de rechtspersoon de Staat vallen en er geen dienstverlener wordt gecontracteerd voor het uitvoeren van werkzaamheden, is er geen sprake van een overheidsopdracht voor diensten.

Zie voorts de antwoorden onder vraag 4 en 5.

Vraag 11

Hoe verhoudt de aanbesteding van de 16 boekscanners en het beleggen van digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid zich tot Wet Markt en Overheid?

Antwoord 11

De Wet Markt & Overheid laat overheden vrij om te beslissen of activiteiten ten behoeve van de eigen overheidsorganisatie worden uitbesteed aan derden dan wel in eigen beheer worden uitgevoerd. Van concurrentie met derden is geen sprake als de rijksoverheid zelf voorziet in bepaalde goederen of diensten die zij nodig heeft en het aanbieden van die goederen en diensten uitsluitend binnen de rechtspersoon de Staat geschiedt. Elk organisatieonderdeel van de rijksdienst is hierbij flexibel inzetbaar en beschikbaar om werkzaamheden te verrichten voor andere onderdelen binnen de rijksdienst.⁵ Zie voorts de antwoorden onder vraag 4, 5 en 10.

Vraag 12

Is het waar dat het Nationaal Archief de partij is geweest die het besluit heeft genomen om het digitaliseren van de archieven binnen werkpakket 3 van het programma Digitale Taken Rijksarchieven bij de Belastingdienst te beleggen? Is het waar dat het Nationaal Archief aan de Belastingdienst de opdracht heeft gegeven om in 2015 voor 1.278 meter archief te digitaliseren?⁶ Zo ja, hoe is het, gezien de kerntaken van de Belastingdienst, mogelijk dat het Nationaal Archief over deze zaken kan beslissen?

Antwoord 12

De samenwerking tussen Nationaal Archief en de Belastingdienst is geen eenzijdig besluit van het Nationaal Archief, maar in overleg met het Ministerie van OCW en het Ministerie van Financiën tot stand gekomen. Zie voorts de antwoorden onder vraag 2 en 3.

Vraag 13

Wat zijn de exacte personele gevolgen van het beleggen van het digitaliseren van archieven bij de overheid, voor zowel de Belastingdienst als ook het Nationaal Archief? Is het waar dat bij de Centrale invoer, onderdeel van het facilitair bedrijf van de Belastingdienst (B/CFD), het aantal medewerkers kan toenemen van 200 tot ruim 500 medewerkers?⁷

Antwoord 13

De hoeveelheid werkzaamheden bij Centrale Invoer als geheel kan sterk variëren, een direct gevolg van het inzendgedrag van belastingplichtigen (met pieken in de weken vóór 1 april) en prioriteiten binnen de Belastingdienst. In piekperiodes kan Centrale Invoer opschalen en werktijden uitbreiden, waarbij het aantal medewerkers sterk kan toenemen tot tussen de 200 en 500 (flexibele schil). Deze toename staat echter geheel los van het digitaliseren voor het Nationaal Archief, wat een uitbreiding met ongeveer 30 medewerkers betekent.

Vraag 14

Is het waar dat, specifiek om ervoor te zorgen dat het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra de naderende stroom digitale rijksarchieven op kunnen vangen en er voor te zorgen dat een belangrijk deel van het huidige (papieren) rijksarchief digitaal ontsloten kan worden, u in 2013 heeft besloten om geld vrij te maken voor de jaren tot 2016? Is het waar dat u heeft aangegeven over de eventuele financiering voor digitalisering na 2015 in een later stadium te zullen besluiten?⁸ Zo ja, waarom besluit u eerst tot een miljoeneninvestering, terwijl u tegelijkertijd onzeker bent over financiering voor digitalisering na 2015?

Antwoord 14

In 2013 is het besluit genomen om voor de jaren 2013 tot en met 2015 € 28 miljoen te besteden aan de digitale taken rijksarchieven bij het Nationaal Archief. In 2014 is er opnieuw € 20 miljoen beschikbaar gesteld tot en met 2016. Het grootste deel van deze middelen is bestemd voor de versterking van de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief. Een ander, kleiner deel geldt de digitalisering van de papieren rijkscollectie. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven staat in de Rijksbegroting 2015 dat continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt is. Zie voorts het antwoord onder vraag 2.

Vraag 15

Hoeveel belastinggeld is er in totaal gemoeid met de aanbesteding van de 16 boekscanners en het beleggen van de digitaliseringswerkzaamheden bij de overheid?

Antwoord 15

De ingediende offertes van leveranciers van scanapparatuur bevatten marktgevoelige, vertrouwelijke informatie die in dit verband niet publiek gemaakt kan worden. Voor de digitaliseringswerkzaamheden is voor de periode van eind 2013 t/m 2015 binnen het programma DTR € 7 miljoen gereserveerd. Dit bedrag behelst projectkosten, materiële voorbereiding, digitalisering en het digitaal toegankelijk maken van het materiaal.

Vraag 16

Deelt u de mening dat het midden- en kleinbedrijf de banenmotor van onze economie is en dat het handhaven van de huidige werkwijze van aanbesteden van digitaliseringswerk veel bedrijven en banen kan redden? Bent u bereid om de betreffende aanbesteding in te trekken en de betrokken ondernemers en werknemers de kans te blijven geven om via openbare aanbestedingen digitaliseringswerk binnen te halen, in lijn met de kabinetsdoelen om belastinggeld goed te besteden, concurrentie te bevorderen en meer ondernemers de kans te geven om mee te dingen naar overheidsopdrachten?

Antwoord 16

Het belang van het midden- en kleinbedrijf voor onze economie staat geenszins ter discussie. Het kabinetsbeleid is gericht op een goede balans tussen enerzijds het belang van een kleinere, slagvaardige en efficiënte overheid alsmede het belang van goed en sociaal werkgeverschap en anderzijds de belangen van de markt. Daarbij vindt een zorgvuldige afweging plaats en is sprake van maatwerk.⁹ Zie voorts de antwoorden onder vraag 4 en 6.

---

1 Openbare Europese aanbesteding boekscanners, IUC 14-007, datum 21-10-2014

2 Vergaderjaar 2013–2014, Kamerstukken 29 362, nr. 236.

3 Vergaderjaar 2012–2013, Kamerstukken 31 490, nr. 119.

4 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/aanbesteden/aanbestedingsregels

5 Hervormingsagenda Rijksdienst,vergaderjaar 2012–2013, Kamerstukken 31 490, nr.119.

6 Kenmerk IUC 14-007, pagina 6

7 Kenmerk IUC 14-007, pagina 9

8 Kenmerk IUC 14-007, pagina 5, 6

9 Vergaderjaar 2013–2014, Kamerstukken 31 490, nr.134.