31 066 Belastingdienst

32 761 Verwerking en bescherming persoonsgegevens

Nr. 1287 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 september 2023

De Belastingdienst doet er alles aan om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een onderdeel van deze wet schrijft voor dat personen het recht hebben om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens een organisatie gebruikt. Voor mij is dit heel belangrijk voor het verdere herstel van vertrouwen tussen de Belastingdienst en de burger. Iedere belastingplichtige kan een inzageverzoek indienen met vragen over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. Op deze inzageverzoeken moet de Belastingdienst binnen één maand beslissen. Deze termijn kan met twee maanden verlengd worden. Deze termijnen blijken in een groot deel van de gevallen niet gehaald te worden. Eind augustus 2023 viel 80 procent van het totaal geregistreerde verzoeken buiten de wettelijke termijn. Dit percentage is hoog, omdat zowel oude nog openstaande meldingen als de nieuwe meldingen hierin worden meegenomen. Uiteraard heeft het binnen de gehele Belastingdienst hoge prioriteit om zo snel mogelijk aan de AVG te voldoen, en om de late inzageverzoeken zo snel mogelijk omlaag te brengen. Met deze brief informeer ik uw Kamer over de oorzaak van het niet halen van deze termijnen en de verbeteracties die zijn opgestart om sneller op inzageverzoeken te reageren.

Inzageverzoeken

In het kader van de implementatie AVG heeft de Belastingdienst een privacypagina gepubliceerd en een postbus opengesteld voor het indienen van inzageverzoeken (Belastingdienst, Postbus 2508, 6401 DA Heerlen). Ten tijde van het gaan gelden van de AVG ontving de Belastingdienst jaarlijks ongeveer 150–200 inzageverzoeken. Dit aantal nam langzaam aan toe, maar vanaf begin 2020 was een grote toename van verzoeken als gevolg van de aandacht voor het verwerken van persoonsgegevens in de fraude signaleringsvoorziening (FSV) door de Belastingdienst zichtbaar. Vanaf begin 2020 zijn er ongeveer 15.000 verzoeken om inzage in FSV ingediend. Het onderdeel van de Belastingdienst dat belast is met het herstel van FSV behandelt ook de inzageverzoeken over FSV. De behandeling van deze FSV-inzageverzoeken gebeurt in beginsel wel binnen de voorgeschreven termijn. Van de FSV-inzageverzoeken wordt driekwart binnen de termijn behandeld.

Intern onderzoek naar het inzageproces binnen de Belastingdienst

Op 29 maart 2022 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een normoverdragend gesprek gevoerd met de Belastingdienst. Tijdens dit gesprek is onder andere gesproken over de klachten die de AP heeft ontvangen naar aanleiding van het niet tijdig behandelen van inzageverzoeken. Naar aanleiding van deze klachten is binnen de Belastingdienst een interne audit uitgevoerd naar dit inzageproces. Hierbij werd de vraag gesteld: «Hoe verloopt het AVG-inzageproces bij de Belastingdienst en welke beheersing is hiervoor ingeregeld?»

Uit dit onderzoek bleek dat de Belastingdienst in de periode sinds 2021 56 procent van de reguliere AVG-inzageverzoeken niet binnen de wettelijke termijn afhandelde. Dit kwam onder andere door een gebrekkig proces voor het behandelen van reguliere AVG-inzageverzoeken. Geadviseerd werd om de sturing en coördinatie beter in te vullen en de procesinrichting te verbeteren, waarbij ook het eigenaarschap en de verantwoordelijkheden helder gemaakt moesten worden.

Rapportages en laatste cijfers

Vanaf mei 2023 worden centrale rapportages opgeleverd. De rapportages bieden inzicht in de aantallen verzoeken om inzage per maand en in de doorlooptijden van de behandeling. Voor de 70 inzageverzoeken die in 2023 zijn binnengekomen kan ik melden dat 54 procent binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. De status begin september was dat er nog 37 verzoeken opstaan waarvan 80 procent nu buiten de wettelijke termijn valt.

Verbeteracties

Zoals aangegeven wordt er hard gewerkt om de Belastingdienst AVG-compliant te maken. Na de audit over inzageverzoeken is de beheertaak (de centrale registratie van ontvangen verzoeken en de monitoring van de behandeltermijnen) daarom belegd bij één centrale directie: de directie Centrale Administratieve Processen (CAP) van de Belastingdienst. Daarnaast heeft ieder organisatieonderdeel van de Belastingdienst één vast aanspreekpunt waarmee dit centrale team van CAP samenwerkt.

De uitvoeringsdirecties CAP, Grote Ondernemingen, Midden- en Kleinbedrijf, Particulieren en FIOD hebben ook ieder een eigen coördinator. Andere organisatieonderdelen die minder verzoeken krijgen, maken gezamenlijke gebruik van één of meer coördinatoren. De coördinator van de centrale registratie van CAP en de coördinatoren van de organisatieonderdelen hebben intensief contact met elkaar in het kader van de monitoring van de behandeltermijnen.

Dankzij deze centrale registratie sinds het tweede kwartaal van dit jaar is het sindsdien ook mogelijk om rapportages op te leveren, welke inzicht bieden in de aantallen inzageverzoeken per maand en de doorlooptijden van de behandelingen.

Door zicht te hebben in de volledige voorraad AVG-inzageverzoeken zijn we als Belastingdienst vanaf nu in staat om de voortgang beter te volgen en hierop te sturen. De komende periode zullen we de sturing op dit proces versterken. De rapportages worden besproken bij een periodiek overleg waar directeuren van de Belastingdienst aanwezig zijn. Hier wordt gekeken welke interventies nodig zijn om AVG-inzageverzoeken op tijd af te handelen. De inzet is om de werkvoorraad oude meldingen dit jaar te hebben weggewerkt en nieuw geregistreerde verzoeken zoveel mogelijk binnen de wettelijke termijn af te handelen. Onderzocht wordt welke aanvullende maatregelen nodig zijn om dit te realiseren. Als Staatssecretaris zal ik uw Kamer periodiek op de hoogte houden van de voortgang. Ik vind dat de Belastingdienst compliant moet worden op het punt van de afhandeling van de AVG-inzageverzoeken. Wij zullen uw Kamer via de reguliere stand-van-zakenbrieven hierover informeren.

De Staatssecretaris van Financiën, M.L.A. van Rij