29 362 Modernisering van de overheid

32 802 Toepassing van de Wet open overheid

26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 344 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 december 2023

Hierbij bied ik u, mede namens de Staatssecretaris Cultuur en Media, de meerjarenplannen digitale informatiehuishouding aan.

Op grond van artikel 6.2 van de Wet open overheid (Woo) hebben we, als verantwoordelijke bewindspersonen voor de Woo, de Archiefwet en de rijksbrede informatiehuishouding, de wettelijke taak gekregen om een meerjarenplan op te stellen over de wijze waarop bestuursorganen hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk maken. Daarnaast wordt met deze meerjarenplannen ook uitvoering gegeven aan de motie van het lid Leijten.¹ Het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid betreft ook de actualisatie van het actieplan informatiehuishouding Open op Orde.²

Hieronder beschrijven we de opgave en de relatie tussen de meerjarenplannen van de verschillende overheden. Verder belichten we een aantal prioriteiten die de basis vormen voor de nadere samenwerking tussen de verschillende overheden. Tot slot kijken we vooruit op de implementatie en het vervolg van de plannen.

De gezamenlijke opgave

De samenleving en de maatschappelijke opgaven van deze tijd vragen om een responsieve overheid. Dat is een overheid die naast de burger staat, en zich richt op de behoeften van de samenleving, die betrouwbaar en toegankelijk is en in dialoog en interactie is met haar inwoners. Dit wordt echter niet altijd zo ervaren en is dan ook geen vanzelfsprekendheid. Daarom zetten we als overheid op verschillende terreinen stappen om dit te verbeteren. Deze meerjarenplannen gaan over de maatregelen die we nemen op het gebied van informatiehuishouding en openbaarmaking. Een goede informatiehuishouding en openbaarmaking zijn namelijk belangrijke voorwaarden voor een responsieve overheid.

De digitalisering heeft geleid tot nieuwe manieren van communicatie en een exponentiële groei van informatie. Dit brengt nieuwe vraagstukken en dilemma’s met zich mee. Dit heeft te maken met het beheer van grote hoeveelheden informatie, zowel ten behoeve van archivering als openbaarmaking.

Veel ambtenaren werken aan maatschappelijke vraagstukken, bijvoorbeeld op het gebied van stikstof, wonen, energie en armoede. Dit doen zij vanuit verschillende organisaties en organisatieonderdelen. Het is van belang dat de informatie die hierbij gemaakt en gebruikt wordt, goed bewaard blijft en gedeeld kan worden wanneer nodig en/of wenselijk. Deze informatie kan bijvoorbeeld nodig zijn bij het maken van beleid, om te gebruiken bij besluitvorming, bij de uitvoering van beleid en bij inspecties. Ook is deze informatie essentieel om inzicht te krijgen in hoe besluitvorming tot stand is gekomen, bijvoorbeeld in het kader van een Woo-verzoek of actieve openbaarmaking.

Dit vraagt om een goede informatiehuishouding. Daarmee kunnen ambtenaren hun taken op een professionele manier uitvoeren, kunnen maatschappelijke vraagstukken integraal en met het oog op de samenleving worden opgepakt en kunnen we open zijn over de manier waarop we de vraagstukken aanpakken. Het op orde brengen van de informatiehuishouding houdt in dat gearchiveerde informatie vindbaar is en ontsloten kan worden, niet alleen na overdracht aan het archief, maar juist in de fase daarvoor. Hiervoor is het ook van belang dat overheden samenwerken met elkaar en met de maatschappij. Alleen op die manier worden we een overheid die zich richt op de behoeften van de samenleving, die betrouwbaar en toegankelijk is en open staat voor dialoog en interactie.

Ruim een jaar na inwerkingtreding van de Woo is geconstateerd dat de uitvoering van deze wet op onderdelen knelt. Er wordt daarom een invoeringstoets uitgevoerd. Met deze invoeringstoets is in kaart gebracht welke knelpunten gebruikers en uitvoerders ervaren bij de Woo. Op basis van deze invoeringstoets en na inwinning van advies bij het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding en de regeringscommissaris Informatiehuishouding zullen, indien nodig, maatregelen worden genomen om de uitvoering en uitvoerbaarheid van de Woo te verbeteren.

Samenwerking

In de vier meerjarenplannen is beschreven hoe we als overheid digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk willen maken. De verschillende overheden kennen daarbij elk hun eigen opgaven en accenten. In samenspraak met de koepels van de medeoverheden (VNG, IPO en UvW³) is er daarom voor gekozen om de meerjarenplannen van de verschillende bestuurslagen (gemeenten, provincies, waterschappen en Rijk) gezamenlijk aan te bieden aan uw Kamer. Op die manier bouwen we voort op de al ingezette initiatieven en doen we recht aan de verschillen. Tegelijkertijd zijn er ook veel overeenkomsten. Daarom vinden we het belangrijk om verder samen op te trekken en van elkaar te leren. We hebben afgesproken om de komende jaren overheidsbreed nauwer samen te werken, waarbij we ons de komende tijd richten op de volgende prioriteiten:

• 1. Samen toewerken naar tijdige (wettelijke) afhandeling van Woo-verzoeken.

• 2. Gezamenlijk optrekken in het vinden van oplossingen voor e-mail- en chatberichtenarchivering.

• 3. Onderzoeken of/hoe we overheidsbreed verder kunnen komen tot (gebruik van bestaande) gedeelde standaarden (voor bijvoorbeeld metadata (MDTO), IT-architectuur en informatiemodellen).

Vervolg

Wij realiseren ons dat we als overheid voor een grote opgave staan en dat de aanbieding van deze meerjarenplannen geen eindstation is. Door de waterschappen, provincies, gemeenten en Rijksoverheid wordt al hard gewerkt aan het uitvoeren van de plannen, dit is cruciaal om digitale overheidsinformatie daadwerkelijk duurzaam toegankelijk te maken. Daarbij moet er ook aandacht zijn voor ambtelijk-bestuurlijke bewustwording; het is van belang dat iedereen binnen de overheid zich bewust is van de eigen rol in deze opgave en welke bijdrage hierin verwacht wordt. De opgave is een ingewikkeld, meerjarig traject en vraagt een forse inspanning van de verschillende overheden. Door samen te werken met medeoverheden zal duidelijk moeten worden wat we van elkaar kunnen leren en waar we samen kunnen werken.

De waterschappen, provincies, gemeenten en Rijksoverheid hebben de plannen opgesteld vanuit hun eigen opgaven. De plannen van de verschillende bestuurslagen zijn daarom op een andere manier opgebouwd, op een ander moment opgesteld, kennen hun eigen accenten en hebben een eigen ritme voor actualisatie en verantwoording. Het plan van de waterschappen is vastgesteld in 2020 en is nog actueel. Via de waterschapspiegel (bedrijfsvergelijking) wordt een aantal indicatoren voor de voortgang bijgehouden die ook terug te vinden zijn in de openbaarheidsparagraaf. Het plan van de provincies is in juli 2023 vastgesteld. Vanaf het voorjaar van 2023 zal de VNG jaarlijks monitoren op de voortgang van de implementatie van de Woo bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Op basis van de resultaten zal bepaald worden of het meerjarenplan van de gemeenten geactualiseerd gaat worden, dat is op zijn vroegst eind 2024. Het meerjarenplan van de Rijksoverheid wordt elke twee jaar bijgewerkt en er zal jaarlijks over de voortgang worden gerapporteerd in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.

Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding

De meerjarenplannen zijn gelijktijdig aangeboden aan het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Het ACOI heeft op grond van de Woo de wettelijke taken gekregen om te adviseren over aanpassing van het meerjarenplan en toe te zien op de uitvoering daarvan. Het advies van het ACOI zien wij als een belangrijke stap voor de actualisatie en doorontwikkeling van de meerjarenplannen.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, A.C. van Huffelen

---

1 Kamerstuk 32 802, nr. 63.

2 Kamerstuk 29 362, nr. 291.

3 Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen.