29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 226 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 15 januari 2014

Hierbij bied ik u het rapport «Duurzaam duurt het langst» aan van de Erfgoedinspectie (EGI)¹. In deze brief geef ik u tevens mijn beleidsreactie, mede namens de minister voor Wonen en Rijksdienst.

Het rapport gaat over de digitalisering bij de kerndepartementen en behandelt de vraag of de kerndepartementen voldoen aan de archiefwettelijke eisen van een goede, geordende en toegankelijke staat van de digitale archieven. Het rapport vormt het tweede deel binnen het meerjarige inspectieprogramma op het thema duurzame toegankelijkheid. Het eerste deel, «Beperkt Houdbaar», betrof uiteenlopende organisaties binnen de rijksoverheid.²

Ik deel het algemene beeld van het rapport dat tweeledig is. Enerzijds zal het doel van invoering van digitaal documentbeheer bij alle kerndepartementen in 2015 grotendeels worden gehaald. Anderzijds moet er nog een forse inspanning worden geleverd, wil er per 2015 ook van duurzaam beheer conform de archiefwettelijke eisen sprake zijn. Mede op basis van dit rapport zullen mijn ambtscollega en ik dan ook een nog steviger inzet gaan plegen om de uitgesproken ambities te realiseren voor duurzaam informatiebeheer bij het rijk.

Aanbevelingen en maatregelen

De eerste aanbeveling van de Erfgoedinspectie is het project DWR-Archief in 2015 als generieke voorziening niet slechts voor vijf maar voor alle departementen ter beschikking te stellen. Ik onderschrijf deze aanbeveling uit het oogpunt van duurzaam informatiebeheer en efficiency. In beginsel kan DWR-Archief als generieke voorziening voor alle departementen en rijksbreed als «shared service» functioneren. Ook aan de tweede aanbeveling om de uitwisselbaarheid en overdracht van informatie mogelijk te maken wordt op deze wijze optimaal gevolg gegeven. Definitieve besluitvorming over de reikwijdte van DWR-Archief zal mede op basis van de huidige pilots in 2014 plaatsvinden.

In dit verband wijs ik ook op de eerdere beantwoording van vragen over de begroting van Wonen en Rijksdienst voor 2014 (Kamerstuk 33 750 XVIII, nr. 132), waar de intentie om DWR-Archief uit te laten groeien tot een generieke voorziening ter sprake is gekomen.

De derde aanbeveling is te zorgen dat de aangekondigde methodiek van waardering en selectie bij digitaal werken³ op korte termijn voor de departementen ter beschikking komt. Deze aanbeveling onderschrijf ik. De methode voor selectie en waardering is in de afgelopen drie jaar beschreven en in pilots getest. De algemene rijksarchivaris zal in 2014 de resultaten hiervan aan de departementen beschikbaar stellen.

Tot slot wordt aanbevolen om te zorgen voor een werkend systeem van control en audit op het digitale informatiebeheer. In aansluiting op deze aanbeveling zal in 2014 aan de departementen worden gevraagd om een zelfevaluatie uit te voeren van het digitale documentbeheer overeenkomstig de Baseline Informatiehuishouding Rijk. Voorts is het voornemen om in 2015 een brede audit op duurzaam archiefbeheer te laten plaatsvinden door de Auditdienst Rijk (ADR).

De aanbevelingen van het rapport en de bovengenoemde maatregelen zullen met de departementen worden besproken in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) als onderdeel van de I-strategie Rijk 2015.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer

2 Kamerstuk 29 362, nr. 208.

3 Kamerstuk 29 362, nr. 186.