29 362 Modernisering van de overheid

Nr. 208 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 17 december 2012

Hierbij stuur ik u het rapport «Beperkt houdbaar?»¹ van de Erfgoedinspectie (EGI) over duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de Rijksoverheid. In deze brief geef ik u tevens mijn beleidsreactie, die is afgestemd met de minister van BZK als coördinerend bewindspersoon voor de Informatiehuishouding Rijk.

Het rapport vormt voor de EGI de afronding van de eerste fase van onderzoek binnen het thema duurzame toegankelijkheid van digitale informatie bij de Rijksoverheid en is gebaseerd op inspecties (interviews en bureauonderzoek) bij 23 organisaties van de Rijksoverheid (ZBO’s, Hoge Colleges van Staat en Rijksdiensten), alsmede gegevens uit de monitor van de EGI en overige EGI-inspecties. In een vervolgfase zal de EGI dit onderzoek ook uitvoeren bij een aantal departementen.

De samenvatting en het algemene beeld vindt u op pagina’s 5 t/m 8. Het rapport spreekt uit dat het digitale geheugen van de centrale overheid nog niet op orde is. Aan OCW en BZK wordt als beleidsverantwoordelijke en coördinerende ministeries een drietal aanbevelingen gedaan (p.8). In zijn algemeenheid ondersteunt dit rapport de uitgangspunten van het Rijksbeleid voor de informatievoorziening ten aanzien van duurzaamheid, zoals neergelegd in diverse brieven en beleidsdocumenten (Archiefvisie, I-strategie, programma compacte Rijksdienst) en de EGI geeft met dit feitelijk onderzoek voor de sector Rijk aan dat uitvoering middels de programma’s urgent en nodig is.

De EGI beveelt ten eerste aan om het begrip »archiefbescheiden» en de daarbij behorende toelichting in de Archiefwet 1995 zodanig aan te passen, dat eenduidig blijkt dat dit voor alle digitale overheidsinformatie geldt en er geen begripsverwarring meer kan optreden.

Ik erken dat de term archiefbescheiden in eerste instantie lijkt te duiden op archieven in papieren vorm, maar wijs erop dat de bestaande definitie in de Archiefwet 1995 van archiefbescheiden als bescheiden «ongeacht hun vorm» voldoende ruim is om daaronder ook digitale bescheiden of bestanden te verstaan. Daarbij is het voor mij primair van belang om te investeren in kennis en bedrijfscultuur met betrekking tot de digitale informatiehuishouding waarin wettelijke begrippen en termen als deze leidend zijn.

In lijn met eerdere uitgangspunten en ingezette maatregelen heeft voor mij het invoeren en benutten van praktische instrumenten ten behoeve van de digitale informatiehuishouding prioriteit. Ik noem met name de instelling van het strategisch informatieoverleg ten behoeve van een integrale afweging van belangen, duurzame bewaring en snelle beschikbaarstelling van informatie, waartoe inmiddels het Archiefbesluit is aangepast met beoogde inwerkingtreding per 01-01-2013 (Kamerstukken 2010–2011, 29 362, nr. 186; Staatsblad, jaargang 2012, nr. 444). Tevens is recent voor het Rijk de «doelarchitectuur digitale duurzaamheid» vastgesteld die een duurzame toegankelijkheid van digitale informatie ten doel heeft.

De tweede en derde aanbeveling zijn te zorgen dat het beleid en de daaruit voortkomende voorzieningen en instrumenten zonder uitzondering Rijksbreed geïmplementeerd worden en dat zorgdragers bij het duurzaam digitaal werken concreet ondersteuning krijgen.

Mijn reactie hierop is als volgt. Deze aanbeveling roept de vraag op of ten aanzien van de informatievoorziening van het Rijk de huidige focus van beleid en uitvoering op beleidskernen verbreed moet en kan worden. De ambitie tot digitalisering in de Kamerbrief dd. 7 juli 2009 (Kamerstukken 29 362, nr. 156) beperkte zich bewust tot beleidskernen. De focus ligt weliswaar daar, maar beleid en instrumenten (waaronder «best practices») moeten in principe toepasbaar zijn voor alle onderdelen van de Rijksoverheid. Dat geldt zeker voor een doelarchitectuur digitale duurzaamheid. De EGI gaat eraan voorbij dat op dit punt voor beleidskernen «comply-or-explain» geldt.

Bij dit punt is voorts te betrekken, dat zelfstandige bestuursorganen niet altijd verplicht kunnen worden tot het gebruik van generieke voorzieningen, gelet op hun zelfstandige status. Ook aan vrijwillige deelname aan dergelijke voorzieningen zijn beperkingen gesteld, met name door het Europese aanbestedingsrecht, althans voor ZBO’s met eigen rechtspersoonlijkheid. De minister van BZK overweegt een aanpassing van de Kaderwet ZBO’s om dit te ondervangen.

Voorgaande beleidsfocus neemt niet weg dat ik voorstander ben van Rijksbrede toepassing van beleid en instrumenten op het gebied van digitale duurzaamheid. Via het overleg van Chief Information Officers (CIO’s) wordt nadrukkelijk de verbinding met de grote uitvoeringsorganisaties en andere onderdelen van de Rijksoverheid gelegd.

Overigens blijven zorgdragers in alle gevallen zelf verantwoordelijk voor adequate uitvoering van hun archiefwettelijke taken.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer