27 529 Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) in de Zorg

Nr. 323 BRIEF VAN DE MINISTER VAN VOLKSGEZONDHEID, WELZIJN EN SPORT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 14 oktober 2024

Het Adviescollege ICT-toetsing (hierna: AcICT) adviseert de regering en het parlement over verbetering van de beheersing van ICT-projecten en informatiesystemen bij de rijksoverheid. In 2022 is het programma Vernieuwing ICT van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) door het Ministerie van VWS aangemeld bij het AcICT. In het voorjaar van 2024 is AcICT gestart met het onderzoek, dat heeft geleid tot bijgaand advies.

Op 23 september jl. heb ik het advies van AcICT ontvangen. Mede namens de Staatssecretaris van Langdurige en Medische zorg, bied ik u dit advies aan, samen met mijn reactie op de bevindingen en aanbevelingen van AcICT.

Context

Het CIZ (zelfstandig bestuursorgaan, ZBO) beoordeelt of mensen recht hebben op zorg vanuit de Wet langdurige zorg en Wet zorg en dwang. Voor het uitvoeren van haar wettelijke kerntaak maakt het CIZ gebruik van het zaaksysteem Portero. Inmiddels is Portero ruim zeven jaar oud en loopt het contract met de applicatiedienstverlener (ATOS) binnenkort af. Ook heeft het CIZ ambities om het proces van de indicatiestelling te vereenvoudigen en te digitaliseren. Om tijdig een nieuw zaaksysteem aan te besteden en te implementeren is in 2020 gestart met het programma Vernieuwing ICT CIZ. Ter voorbereiding op de aanbesteding heeft CIZ een proces van marktconsultatie en concurrentie gerichte dialoog doorlopen. CIZ heeft de nieuwbouw van het zaaksysteem gegund aan leverancier ATOS. Het CIZ streeft ernaar om het nieuwe systeem, genaamd Apoyo, in het tijdvak juli-december 2025 in gebruik te nemen.

Conclusie AcICT

Het AcICT concludeert dat het goed is dat het CIZ het aflopen van de oude ICT-contracten heeft aangegrepen om het bestaande ICT-landschap onder de loep te nemen. Het niet vervangen van het zaaksysteem zou ertoe kunnen leiden dat het CIZ haar dienstverlenende taken op termijn niet meer goed kan uitvoeren. Vernieuwing van het zaaksysteem is nodig om de continuïteit van de dienstverlening in de toekomst te kunnen garanderen.

Het AcICT verwacht echter dat de huidige aanpak van het CIZ de continuïteit niet verbetert en ook de ambities niet dichterbij brengt, want:

• A. Met de huidige sturing gaat het CIZ de doelen niet halen;

• B. De huidige inzet van het technologieplatform Pega leidt niet tot de gewenste oplossing;

• C. Het in één keer vervangen van het huidige zaaksysteem Portero is onnodig risicovol.

Opvolging aanbevelingen AcICT

Aansluitend op hun conclusies geeft AcICT een aantal concrete aanbevelingen om de slagingskans van het programma te vergroten. Ik onderschrijf deze aanbevelingen en heb het CIZ gevraagd om aan te geven hoe zij hieraan opvolging geven. Hieronder wordt deze uitwerking per aanbeveling nader toegelicht.

1. Herdefinieer de aanpak van het programma naar stapsgewijze vervanging.

In lijn met het advies van AcICT wordt door het CIZ met het oog op de continuïteit een aantal noodzakelijke verbeteringen in de Portero-omgeving aangebracht. Daarbij wordt ook de Portero-database opgeschoond. Hiermee borgt het CIZ de dienstverlening met het huidige zaaksysteem en wordt de complexiteit van de datamigratie verminderd. Onder advies 3 wordt verder ingegaan op de geadviseerde stapsgewijze aanpak en de wijze waarop het CIZ hiermee omgaat.

2. Neem de regie stevig in eigen handen.

De noodzaak tot versterking van de regie-organisatie wordt door het CIZ onderkend. Om te borgen dat het CIZ haar regierol beter invult en daarmee beter stuurt op de realisatie van de programmadoelstellingen, zijn de volgende maatregelen gepland en al ten dele gerealiseerd:

• Het invullen van programmaregie-rollen met eigen medewerkers, om kennisverlies binnen het project te voorkomen en kennisopbouw van het platform in de organisatie te vergroten;

• De aanstelling van een gespecialiseerde architect die borgt dat binnen het project de juiste keuzes worden gemaakt t.a.v. inrichting en inbedding in het ICT-landschap van het CIZ;

• CIZ versterkt het acceptatieproces in de bouw en doorontwikkeling van Apoyo waarmee er beter op de resultaten gestuurd kan worden, zowel intern als naar de leverancier;

• Het verbeteren van de stuurinformatie in het programma zodat veel eerder en kleinschaliger bijgestuurd kan worden.

3. Stapsgewijze vervanging

Het CIZ onderzoekt of een stapsgewijze vervanging van Portero opweegt tegen de risico’s van een livegang in één keer. Bij die afweging houdt het CIZ de hoofddoelen van het IT-vernieuwingsprogramma voor ogen:

• Continuïteit van de dienstverlening aan cliënten;

• Het neerzetten van een duurzame basis voor verdere doorontwikkeling, verbeteringen en innovaties van de dienstverlening

Het CIZ wil deze doelen realiseren met beheersbare projectrisico’s en een realistisch programmabudget.

4. Onderzoek binnen bestaande financiële en juridische kaders welke vervolgstappen het meest geëigend zijn.

CIZ heeft met de huidige leverancier juridische en financiële afspraken vastgelegd in de aanbestedingsovereenkomst. Daarbinnen zoekt CIZ samen met de leverancier ruimte om de adviezen van AcICT op te volgen. Met als doel het verbeteren van het voortbrengingsproces en het mitigeren van de door het AcICT gesignaleerde risico's terwijl er voortgang blijft op het ontwikkelen van het zaaksysteem om klaar te zijn voor de noodzakelijke toekomstige dienstverlening aan de burger.

Tot slot

Met de hierboven benoemde acties die CIZ onderneemt heb ik er vertrouwen in dat de adviezen van het AcICT in voldoende mate opgevolgd worden, zodat er een toekomstbestendig ICT landschap tot stand komt dat bijdraagt aan vereenvoudiging van processen en minder administratie voor de client en medewerker.

Als laatste wil ik mijn waardering uitspreken richting het toets team van het AcICT. Ik wil hen bedanken voor hun inzet en constructieve samenwerking. Dit heeft geresulteerd in waardevolle adviezen voor het CIZ.

De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, M-F. Agema