23 181
Agentschappen bij het Ministerie van Defensie

nr. 2
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 22 maart 1995

Inleiding

Medio 1992 is besloten de Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen (DGWT) economisch te verzelfstandigen; vanaf 1993 heeft het verzelfstandigingproces zich gericht op de mogelijkheid van het tot stand brengen van een agentschap DGWT.

Inmiddels is dit proces in een zodanig vergevorderd stadium, dat ik u voorstel in te stemmen met de instelling van een agentschap DGWT met ingang van 1 januari 1996.

In deze brief zal ik mijn voorstel nader toelichten. Daarbij wordt ingegaan op de overwegingen die hebben geleid tot de voordracht en wordt aandacht besteed aan de voorwaarden die voor de instelling van agentschappen gelden. In het Statuut, dat als bijlage is bijgevoegd¹ en onderdeel vormt van deze aanvraag treft u voorts aan alle informatie inzake taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het agentschap DGWT.

Missie en doelstelling

Het bij Defensie in beheer zijnde onroerend goed heeft een herbouwwaarde van circa f 33 miljard. Het jaarlijks door Defensie aan nieuwbouw en onderhoud te besteden budget bedraagt circa f 700 miljoen.

DGWT is de vastgoedbeheerder van het Ministerie van Defensie. Als zodanig wil DGWT voor zijn klanten de ruimtelijke belangen zeker stellen en hun onroerend goed effectief en op maatschappelijk verantwoorde wijze inrichten en beheren, waar ook ter wereld en onder alle omstandigheden. Daarmee wil DGWT de klanten de zorg voor het vastgoed uit handen nemen en de beschikbaarheid en bruikbaarheid van het vastgoed waarborgen.

DGWT wil een betrouwbaar en zakelijk denkend overheidsbedrijf zijn. Daartoe streeft DGWT onder andere naar een verantwoorde kostenminimalisatie en naar het snel kunnen reageren op de behoeften van de klant.

DGWT wil de vastgoedbelangen van de klant onder alle omstandigheden behartigen en levert daarvoor een compleet en samenhangend dienstenpakket. In bijgevoegd statuut zijn de taken van DGWT nader omschreven.

Organisatie

Sinds 1 januari 1995 is DGWT organisatorisch onderdeel van de Groep Defensie Ondersteuning (GDO). De taken en bevoegdheden van GDO en DGWT zijn formeel geregeld in het Subtaakbesluit Dienstonderdeel Groep Defensie Ondersteuning 1995 en in de Submandaatregeling Dienstonderdeel Groep Defensie Ondersteuning 1995. Voorts is er een Bestuursraad DGWT ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers van de Bevelhebbers van de Krijgsmachtdelen en staande onder voorzitterschap van de plaatsvervangend secretaris-generaal. De taken en bevoegdheden van de Bestuursraad zijn vastgelegd in de Instellingsbeschikking Bestuursraad DGWT 1994.

Deze drie stukken zijn gevoegd bij het Statuut, dat als bijlage onderdeel vormt bij deze aanvraag¹.

De organisatiestructuur van DGWT is opgebouwd uit een Centrale Directie en een zevental Regionale Directies en 18 dienstkringen.

De Centrale Directie verricht sturende en controlerende taken voor het gehele DGWT-apparaat. Daarnaast worden taken verricht inzake de beleidsvoorbereiding en specialistisch onderzoek & advies voor (de leiding van) het Ministerie van Defensie.

De regionale directies zijn ieder voor zich resultaatverantwoordelijk. Dit wordt organisatorisch onder andere zichtbaar in een verdere delegatie van taken en bevoegdheden naar de regionale directies, waarbij de bemoeienis van de Centrale Directie met de uitvoering wordt terugge-drongen.

Overwegingen voordracht agentschap DGWT

Voor DGWT wordt geopteerd voor de agentschapstatus.

Er is gekozen voor interne verzelfstandiging, waarbij de ministeriële verantwoordelijkheid voor de dienstverlening van DGWT gehandhaafd blijft, op grond van het feit dat het vastgoed bij Defensie wordt beschouwd als een essentieel produktiemiddel, een produktiemiddel dat nauw samenhangt met of zelfs voorwaarde is voor de primaire taakuitoefening van de krijgsmacht.

Zo moet worden zekergesteld dat ook onder niet-vredesomstandigheden blijvend kan worden beschikt over het juiste onroerend goed, benodigd voor de uitoefening van operationele en logistieke taken. DGWT dient in dat verband er voor zorg te dragen dat het benodigde onroerend goed beschikbaar en gebruiksgereed is en blijft, inbegrepen schadeherstel. Voorts behoort tot haar taak het ondersteunen van de Lines Of Communication, het adviseren van het Militair Gezag en het steun verlenen aan de uitvoering van VN-taken en vredesmissies.

Gezien de aard van deze taken dient de aan het onroerend goed verbonden noodzakelijke expertise derhalve binnen de defensieorganisatie gehandhaafd te blijven en dienen zij te worden uitgevoerd onder ministeriële verantwoordelijkheid.

Daarnaast zijn onderdelen van het takenpakket dat DGWT levert ook op de markt verkrijgbaar (bijvoorbeeld ingenieursdiensten voor nieuwbouw- en reguliere onderhoudsprojecten).

Teneinde echter de eerdergenoemde expertise te kunnen handhaven wordt het essentieel geacht dat DGWT een volledig takenpakket aanbiedt en uitvoert.

De keuze voor de agentschapsstatus is gemaakt omdat dit de mogelijkheid biedt om tot een meer resultaatgericht besturingsmodel te komen.

Voor de niet op de markt aangeboden produkten en diensten worden de integrale kosten in rekening gebracht.

Voor de ook op de markt te verkrijgen produkten en diensten zullen door DGWT marktconforme prijzen worden gehanteerd, waarbij de integrale kosten van DGWT uit de inkomsten op basis van voornoemde prijzen volledig moeten worden gedekt. Met ingang van 1996 worden de apparaatsbudgetten DGWT, nodig voor het kunnen betalen van de DGWT-diensten, overgeheveld van de Groep Defensie Ondersteuning naar de krijgsmachtdelen (KMD'en). De afnemers kunnen op basis van prijs/kwaliteitsverhouding voor niet strategische produkten beslissen of de gevraagde prestatie wordt afgenomen bij DGWT, danwel elders in de markt. Wel is er in die gevallen een gedwongen winkelgang (offerterecht), waarbij de KMD'en verplicht zijn DGWT een offerte te vragen. De zakelijke relatie tussen afnemers en DGWT, waarbij de kosten zichtbaar worden gemaakt en daadwerkelijk worden verrekend, leidt er naar verwachting toe dat de efficiëncy bij zowel de afnemers als DGWT zal worden verbeterd.

Instellingsvoorwaarden voor een agentschap

In de 6e wijziging Comptabiliteitswet wordt een aantal instellingsvoorwaarden ten aanzien van het verkrijgen van de agentschapstatus gesteld. Uit de navolgende toelichting blijkt dat DGWT aan deze voorwaarden voldoet.

Meetbaarheid diensten, zowel kwalitatief als kwantitatief

De diensten die DGWT levert kunnen globaal in drie categorieën worden onderscheiden, te weten: ingenieursdiensten, vastgoedbeheer en beleidsvoorbereiding & specialistisch onderzoek en advies. Beoordeling van de kwantiteit van de door DGWT geleverde diensten is aan de hand van kengetallen, gebaseerd op bedrijfs-economische uitgangspunten waarbij onder andere sturing op basis van het resultaat centraal staat, derhalve goed mogelijk.

DGWT werkt aan de totstandkoming van een geformaliseerd kwaliteitszorgsysteem overeenkomstig de NEN-ISO-9000-serie. Deze systematiek is reeds met succes in brede kring door bedrijven toegepast voor de opbouw en realisatie van een kwaliteitszorgsysteem. Voor de toetsing van de bruikbaarheid hiervan voor DGWT is één van de regionale directies als proefdirectie aangewezen. Het zorgsysteem is vooral bedoeld om het ontstaan van kwaliteitsproblemen te voorkomen en de mogelijkheid te bieden om eventuele tekortkomingen te verbeteren. Als de eisen voor de verschillende dienstverleningsprocessen zijn geformuleerd, kan door middel van toetsing worden vastgesteld of de processen op de juiste wijze gerealiseerd zijn en of corrigerende maatregelen moeten worden genomen.

Reële mogelijkheid doelmatiger te functioneren

In het kader van het functioneren als agentschap is een reorganisatie in gang gezet, waarbij met name moet worden bereikt dat:

– de omslag van een technisch geleide organisatie naar een zakelijke, met financieel-economische en bedrijfsmatige besturing, vorm en inhoud krijgt;

– de verhouding tussen directe en indirecte kosten wordt verbeterd;

– de produktie/dienstverleningscapaciteit wordt afgestemd op de te verwachten omzet;

– deze capaciteit deels flexibel wordt gemaakt;

– de regionale directies zich ontwikkelen tot resultaatverantwoordelijke eenheden;

– binnen de regionale directies produktie-/dienstverleningscentra worden gevormd op basis van het principe «decentraal, tenzij..».

De effectiviteit en efficiency worden hierdoor vergroot en onder druk gehouden door versterking van de interne marktwerking, waarbij tussen afnemers en DGWT een zakelijke relatie bestaat.

Administratie en informatievoorziening

Voor de bedrijfsadministratie is een geïntegreerd systeem ontwikkeld dat onder meer bestaat uit een financiële administratie en een projectadministratie. Dit systeem moet medio 1995 bij alle regionale directies volledig operationeel zijn. De regionale directies hebben binnen de geïntegreerde DGWT-bedrijfsadministratie een eigen subadministratie.

Bij de invoering van de geïntegreerde bedrijfsadministratie wordt tevens de gehele administratieve organisatie (opnieuw) opgezet volgens de SDWAO-systematiek. In dit gehele traject wordt intensief door de Defensie Accountantsdienst (DEFAC) geparticipeerd. Zeer nadrukkelijk wordt hierbij aandacht besteed aan de in de AO opgenomen interne controlemaatregelen. De verbijzonderde interne controle-organisatie wordt gecentraliseerd bij de Centrale Directie. Om de inzet van de interne controle-organsiatie te sturen wordt een risico-analyse opgesteld aan de hand waarvan wordt vastgesteld welke risico's binnen de AO worden afgedekt en welke risico's moeten worden verminderd door middel van verbijzonderde interne controle. Het opstellen en daadwerkelijk uitvoeren van controlebeleid gebaseerd op risico-analyse, zal in 1995 vormgegeven worden.

Onderdeel van de financiële administratie is een cash-management functie. De liquiditeitsbewaking zal centraal bij DGWT gestalte krijgen waardoor één aanspreekpunt met het Ministerie van Financiën ontstaat. Met het cash-management zal ook de betalingsfunctie binnen de DGWT-organisatie worden ondergebracht. Dit omvat het gehele betalingsverkeer inzake het DGWT-apparaat. Een en ander zal verlopen via een directe rekening courant-verhouding met het Ministerie van Financiën. In 1995 wordt deze betaalfunctie onder de vigerende comptabiliteitswet-voorschriften geleidelijk bij DGWT ingevoerd.

De «planning- en control»-functie wordt in de nieuwe organisatie ondersteund door een reeds uitgewerkt systeem van periodieke verslaglegging en jaarrapportages. Hiermee wordt de informatie gegenereerd die voor de (in- en externe) sturing van de DGWT-organisatie benodigd is en die nodig is voor het afleggen van verantwoording.

De financiële verantwoording van de Centrale Organisatie van het Ministerie van Defensie, waar DGWT deel van uitmaakte, is over de jaren 1992 en 1993 van een goedkeurende accountantsverklaring voorzien ten aanzien van verplichtingen en uitgaven. Verwacht wordt dat dit ook over 1994 het geval zal zijn. Indien er zich in 1995 geen bijzondere zaken voordoen wordt een dergelijke verklaring over 1995, waarbij DGWT onderdeel van de Groep Defensie Ondersteuning is, eveneens verwacht. Zoals reeds gememoreerd is de DEFAC nauw betrokken bij de ontwikkeling en invoering van de nieuwe administratieve organisatie en de daarin op te nemen controlemaatregelen. Per 1 januari 1996 kan DGWT voldoen aan de eisen te stellen aan een agentschap met een baten/lastenstelsel en met vermogensvorming.

Statuut

In het Statuut, dat als bijlage bij onderhavig schrijven is gevoegd en onderdeel vormt van de aanvraag, is een aantal belangrijke onderwerpen uitgewerkt, dat onder andere nadere informatie verschaft over de aansturing van het agentschap en de te gebruiken kengetallen. Deze laatste zijn mede van belang bij het beoordelen of DGWT als agentschap aantoonbaar efficiënter functioneert, dan in de bestaande situatie.

Toekomstperspectief

Het Defensiebudget staat onder grote druk. Dit heeft in de komende jaren onder andere gevolgen voor de investerings- en onderhoudsbudgetten inzake onroerend goed van de beleidsterreinen, hetgeen de omzet van DGWT, die daarvan voor een belangrijk deel afhankelijk is, nadelig kan beïnvloeden. Met DGWT is afgesproken dat de thans in de begroting 1995 en de meerjarenraming 1996–1999 opgenomen bedragen voor wachtgelden DGWT voor rekening van het Ministerie blijven. Voorzien wordt dat na voltooiing van de geplande reorganisatie er een levensvatbare en efficiënt werkende organisatie zal zijn ontstaan. Verdere financiële bijdragen van het Ministerie van Defensie zijn dan ook vooralsnog niet geraamd.

Evalutie agentschap

Het ligt in het voornemen om na twee jaar het agentschap DGWT te evalueren. Dit kan mede gebeuren aan de hand van het jaarverslag 1997.

De Staatssecretaris van Defensie,

J. C. Gmelich Meijling

---

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.

1 Ter inzage gelegd bij de afdeling Parlementaire Documentatie.