Wijziging Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019

Overzicht Vervanging Bijlagen

B05 Beschrijving van het DMS-RMA en servers v3

De gemeente Deurne maakt gebruik van het SaaS zaaksysteem Djuma van leverancier Visma Circle (NEN-2082 gecertificeerd digitaal beheersysteem). De archiefbescheiden worden in Djuma geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en dossiers te raadplegen. In het zaaksysteem kunnen alle gangbare bestandsformaten worden opgeslagen.

Gemeente Deurne heeft middels een Europese aanbesteding het Zaaksysteem Djuma aangeschaft. Djuma is sinds januari 2024 operationeel bij de gemeente.

Componenten

Het zaaksysteem Djuma bestaat o.a. uit de volgende componenten:

• KCS, zaaksysteem, gegevensmagazijn en ZTC

• Document Management Systeem en Record Management Systeem (DMS / RMA)

Centrale opslag

De bestanden worden gearchiveerd in de online tenant bij Visma Circle. De opslagruimte is permanent uit te breiden en geborgd vanuit de dienstverleningsovereenkomst met de leverancier. De datacenter (Uniserver) bevindt zich in Amsterdam en voldoet aan de strengste certificeringen (onder andere ISO 27001 en NEN7510) en beveiligings- en beschikbaarheidsnormen.

Migratie zaaksysteem Onegov naar zaaksysteem Djuma

Alle informatie in het voormalige zaaksysteem Onegov is gemigreerd naar het zaaksysteem Djuma. M.u.v. de voorheen aanwezige zaken in de gekoppelde backoffice applicatie voor VTH-processen. De informatie uit die applicatie wordt in 2024 gemigreerd naar Djuma.

Backup

Beschikbaarheid (Continuïteit)

Het Service center van Djuma monitort iedere 5 minuten de beschikbaarheid en performance van de gehele cloud infrastructuur met behulp van Nagios XI. Djuma wordt gehost bij Uniserver in Amsterdam. De datacenters van Uniserver beschikken over een tier 3+ beveiliging. De architectuur kan de meest ernstige technische incidenten weerstaan zonder de beschikbaarheid van servers (en Djuma) te beïnvloeden. De datacenters van Uniserver voldoen aan de strengste certificeringen (onder andere ISO 27001 en NEN7510) en beveiligings- en beschikbaarheidsnormen.

Integriteit (Betrouwbaarheid)

Van onze gegevens in de Djuma cloud worden iedere 3 uur back-ups gemaakt. Deze back-ups worden, net als de nachtelijke back-ups, op 2 gescheiden locaties opgeslagen (Amsterdam en Beek). Het gegevensverlies is dus maximaal 3 uur. Daarnaast zijn de volgende maatregelen getroffen om de integriteit van onze data te borgen:

• Toegang tot servers en data is procedureel geregeld. Slechts 4 medewerkers van Visma

• Circle hebben direct toegang tot de servers in het datacenter voor het uitrollen van nieuwe software en het controleren van storingen.

• Toegang tot onze gegevens is alleen mogelijk via onze gemeentelijke Active Directory (AD) en op basis van autorisatie.

• Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen zaken (en gegevens) vernietigen.

• Alle dataverbindingen zijn encrypted via SSL/TLS.

• Transactie georiënteerde dataverwerking: Djuma voert alleen wijzigingen door als de gegevens in een hele keten geverifieerd en correct zijn bevonden.

Versie: d.d. 01-09-2023

Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 6-11-2023

B08 Metadataset digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden

In de metadataset staan de vast te leggen gegevens tijdens de registratie van documenten in het vervangingsproces.

Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO)

De gemeente Deurne hanteert het Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO) versie 1.1.

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden opgenomen in Djuma en geregistreerd volgens de registratieprocedure. Aan de hand van het metadataschema worden administratieve, inhoudelijke als technische metadata vastgelegd. Alle metadatavelden in Djuma zijn gestandaardiseerd op basis van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Hierdoor is het mogelijk om, op termijn, een digitaal duurzame overdracht te maken naar het e-depot van het RHCe. TMLO zal uiteindelijk overgaan naar Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO).

In onderstaande (geanonimiseerde) screenshots zijn de belangrijke metadata op zaak- en documentenniveau weergegeven. Er zijn meer metadata velden die afhankelijk van de situatie (automatisch) kunnen worden ingevuld. Deze zijn vastgelegd in het TMLO 1.1 schema in beheer van DIV.

Metadata vastgelegd op zaakniveau

Metadata vastgelegd bij documenten

Versie: d.d. 12-09-2023

Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 6-11-2023