Rectificatie: Participatieverordening Sittard-Geleen 2023

[Deze publicatie betreft een rectificatie omdat de bijlagen Leidraad Doorontwikkeling Participatie, Participatiekader 2023 en Participatie initiatiefnemers Omgevingswet Sittard-Geleen, in de oorspronkelijke publicatie niet zijn bekendgemaakt. De oorspronkelijke publicatie is op 5 februari 2024 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2024, 54100.]

De raad van de gemeente Sittard-Geleen;

gelet op de artikelen 149 en 150 van de Gemeentewet;

gelet op de vastgestelde ‘Toekomstvisie 2030 Sittard-Geleen’ d.d. februari 2021;

gelet op de vastgestelde leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’ d.d. december 2023;

gelet op het ‘Participatiekader 2023’ d.d. december 2023;

Overwegende dat;

het van belang is lokale democratische processen door participatie van inwoners, organisaties en bedrijven te verrijken, de samenwerking tussen gemeente en inwoners te versterken en helderheid te geven over de invulling van werkwijzen voor participatie;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Participatieverordening Sittard-Geleen 2023.

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Onderwerp Participatieverordening

• 1. Deze verordening regelt het deelnemen van de samenleving bij opgaven in Sittard-Geleen.

  Mede omvattend de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijke doelen, beleid, projecten en programma’s alsmede de rol van de inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente Sittard-Geleen in deze processen.

• 2. Deze verordening is daarnaast van toepassing op de manier waarop de gemeente reageert of ondersteuning biedt aan initiatieven van inwoners, organisaties, bedrijven en belanghebbenden.

Artikel 2. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Beleidsvoornemen: voornemen van een bestuursorgaan tot het vaststellen of wijzigen van beleid;

• b. Participatie: het vroegtijdig betrekken van inwoners, organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van gemeentelijk beleid (volgens deze definitie inclusief inspraak);

• c. Inspraak: het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid;

• d. Uitdaagrecht: recht van ingezetenen en lokale maatschappelijke partijen om een verzoek bij het bevoegde bestuursorgaan in te dienen om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en goedkoper te kunnen uitvoeren.

Paragraaf 2 Participatie

Artikel 3. Onderwerp van participatie

• 1. Elk bestuursorgaan besluit ten aanzien van zijn eigen bevoegdheden of participatie wordt toegepast.

• 2. Participatie wordt altijd toegepast als de wet daartoe verplicht.

• 3. Er is geen participatie mogelijk:

  • a. ten aanzien van ondergeschikte herzieningen van een eerder vastgesteld beleidsvoornemen;

  • b. als participatie bij of krachtens wettelijk voorschrift is uitgesloten;

  • c. als sprake is van uitvoering van hogere regelgeving waarbij het bestuursorgaan geen of nauwelijks beleidsvrijheid heeft;

  • d. inzake de vaststelling van de begroting, de tarieven voor gemeentelijke dienstverlening en belastingen bedoeld in hoofdstuk XV van de Gemeentewet;

  • e. als de uitvoering van een beleidsvoornemen dermate spoedeisend is dat participatie niet kan worden afgewacht;

  • f. als het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving.

Artikel 4. Procedure participatie

• 1. Het bestuursorgaan stelt op basis van de leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’ (met verwijzing naar het Participatiekader) vast op welke manieren kan worden geparticipeerd. Vervolgens stelt het bestuursorgaan voor de start van elke participatieprocedure vast op welke manier participatie wordt toegepast en maakt dit besluit bekend op de voor die participatieprocedure geschikte wijze.

• 2. Indien het bestuursorgaan besluit participatie toe te passen ten aanzien van de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van gemeentelijk beleid, neemt het bestuursorgaan over in ieder geval de volgende onderwerpen een besluit, en legt dit vast in een PvA participatie:

  • a. doel van participatie;

  • b. beïnvloedingsruimte van participatie;

  • c. kaders voor participatie;

  • d. wijze waarop het bestuursorgaan over deze kaders vooraf communiceert;

  • e. wijze waarop en tijdvak waarin ingezetenen en belanghebbenden redelijkerwijs hun inbreng kunnen leveren;

  • f. wijze waarop democratische waarden in de participatieprocedure worden gewaarborgd;

  • g. begroting van de kosten;

  • h. De wijze waarop de inbreng van deelnemers zal doorwerken in de besluitvorming.

• 3. Bij participatie waarbij het college het bevoegd bestuursorgaan is, informeert het college de gemeenteraad zo snel mogelijk door toezending van de in het tweede lid bedoelde PvA participatie.

Artikel 5. Eindverslag participatie

• 1. Ter afronding van de participatie maakt het bestuursorgaan een eindverslag op.

• 2. Het eindverslag bevat in ieder geval:

  • a. een overzicht van de gevolgde participatieprocedure;

  • b. een weergave van tijdens de participatieprocedure mondeling of schriftelijk naar voren gebrachte standpunten;

  • c. een reactie op deze standpunten, waarbij wordt aangegeven welke standpunten al dan niet worden overgenomen.

• 3. Het bestuursorgaan maakt het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar.

Paragraaf 3 Inspraak

Artikel 6. Inspraak

• 1. Inspraak wordt altijd verleend indien de wet daartoe verplicht.

  • a. Op inspraak is de procedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Het bestuursorgaan kan voor een of meer beleidsvoornemens een andere inspraakprocedure vaststellen. Het college geeft uitvoering aan de inspraakprocedures en is bevoegd uitvoeringsregels vast te stellen.

  • b. Inspraak wordt verleend aan ingezetenen en belanghebbenden.

Artikel 7. Eindverslag

• 1. Ter afronding van de inspraak maakt het bestuursorgaan een eindverslag op. Het eindverslag bevat in elk geval:

  • a. een overzicht van de gevolgde inspraakprocedure;

  • b. een weergave van de zienswijzen die tijdens de inspraak mondeling of schriftelijk naar voren zijn gebracht;

  • c. een reactie op deze zienswijzen, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen wordt overgegeven.

• 2. Het bestuursorgaan maakt het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar.

Paragraaf 4 Uitdaagrecht

Artikel 8. Onderwerp uitdaagrecht

• 1. Elk bestuursorgaan besluit ten aanzien van zijn eigen gemeentelijke taken of hierop uitdaagrecht wordt toegepast.

• 2. Het bestuursorgaan wijst ingezetenen en lokale maatschappelijke partijen actief op het van toepassing zijn van het uitdaagrecht.

• 3. Overname van de uitvoering van de volgende taken is niet mogelijk:

  • a. als het een lopend uitvoeringstraject of ondergeschikte herzieningen daarvan betreft;

  • b. als het uitdaagrecht bij of krachtens wettelijk voorschrift is uitgesloten;

  • c. als sprake is van uitvoering van hogere regelgeving waarbij het bestuursorgaan geen of nauwelijks beleidsvrijheid heeft;

  • d. inzake de begroting, de tarieven voor gemeentelijke dienstverlening en belastingen bedoeld in hoofdstuk XV van de Gemeentewet;

  • e. als de opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarde uitkomt;

  • f. als de uitvoering van een beleidsvoornemen dermate spoedeisend is dat het benutten van het uitdaagrecht niet kan worden afgewacht;

  • g. als het belang van het uitdaagrecht niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving.

Artikel 9. procedure uitdaagrecht

• 1. Een verzoek met betrekking tot het uitdaagrecht wordt bij het bestuursorgaan ingediend en omvat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • a. een gedegen omschrijving van de gemeentelijke taken die de uitdager wenst over te nemen;

  • b. uitleg waarom of hoe de uitdager dat beter en goedkoper, of met sociaal-maatschappelijke meerwaarde kan uitvoeren;

  • c. duidelijkheid over de betrokkenheid, kennis of ervaring van de uitdager;

  • d. indicatie van het draagvlak onder belanghebbende inwoners, organisaties en/of bedrijven;

  • e. raming van de kosten die aan de uitvoering van de taak verbonden zijn;

  • f. omschrijving van de manier waarop de uitdager met de gemeente wil samenwerken of ondersteuning nodig heeft;

  • g. inzicht in hoe de uitdager waarborging biedt voor de kwaliteit en de uitvoering van de taak op de langere termijn.

• 2. Elk verzoek wordt getoetst aan de in lid 1 genoemde onderdelen. Het bestuursorgaan wijst een aanvraag toe indien voldoende aannemelijk wordt gemaakt dat het initiatief voldoet aan de in lid 1 genoemde onderdelen en zij overname van de gemeentelijke taak wenselijk vindt.

• 3. Indien het verzoek wordt overgenomen, voorziet het bestuursorgaan de uitdager van gepaste ondersteuning. De gemaakte afspraken (over o.a. de taken, het resultaat, het budget, de looptijd en de periodieke evaluatie) worden vastgelegd in een overeenkomst met de indiener.

• 4. Het bestuursorgaan geeft aan de uitdager binnen acht weken een eerste reactie op het verzoek.

  Het uiteindelijke besluit van het bestuursorgaan wordt gemotiveerd aan de uitdager gestuurd, met een afschrift aan de gemeenteraad.

Paragraaf 5 Omgevingswet

Artikel 10. Participatie voor initiatieven Omgevingswet

• 1. Het bestuursorgaan stelt voor inwoners, organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden een ‘Toetsingskader participatie voor initiatieven Omgevingswet’ vast waarin wordt aangegeven hoe een initiatiefnemer participatie kan vormgeven. De leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’ (met verwijzing naar het Participatiekader) zoals genoemd in artikel 4.1 geldt daarbij als basis.

• 2. De gemeente volgt de principes van de leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’ (met verwijzing naar het Participatiekader) en het ‘Toetsingskader participatie voor initiatieven Omgevingswet’ bij de toepassing en wijziging van instrumenten uit de Omgevingswet: de Omgevingsvisie, het Programma, het Omgevingsplan en de Omgevingsvergunning.

• 3. Voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten stelt de gemeenteraad een lijst vast met categorieën van gevallen waarvoor participatie verplicht is.

• 4. Het verslag van het participatieproces en de inhoudelijke resultaten (participatieverslag) maakt onderdeel uit van de aanvraag om omgevingsvergunning of aanvraag om wijziging van het omgevingsplan.

Paragraaf 6 Slotbepalingen

Artikel 11. Evaluatie en monitoring

De uitvoering van deze verordening wordt eenmaal per twee jaar geëvalueerd.

Het college van burgemeester en wethouders zendt hiertoe aan de raad een participatieverslag.

De raad bespreekt het participatieverslag. Indien daar aanleiding toe is, kan deze verordening worden aangepast.

Artikel 12. Intrekking oude regeling

De ‘Inspraakverordening Sittard-Geleen’ wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.

Artikel 13. Inwerkingtreding verordening

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Participatieverordening Sittard-Geleen 2023.

Aldus besloten door de Raad van de gemeente Sittard-Geleen in zijn vergadering van 13 december 2023.

De griffier, mr. N.A.P.G. Bisschoff

De voorzitter, mr. J.Th.C.M. Verheijen

Leidraad Doorontwikkeling Participatie

Zo doen we dat in Sittard-Geleen!

Participatie is ons uitgangspunt

Al jaren

Sittard-Geleen is van de samenleving. Het deelnemen van de samenleving in de opgaven van Sittard-Geleen is voor ons als gemeente een belangrijke waarde.

We vinden het in Sittard-Geleen belangrijk dat iedereen moet kunnen meedenken, waar mogelijk meebeslissen en meedoen. De kwaliteit van oplossingen wordt hiermee vergroot omdat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit worden toegevoegd. Participatie -het deelnemen van de samenleving- is daarom reeds jaren van belang in Sittard-Geleen (zie bijlage 1).

Inwoners, organisaties en bedrijven zijn zelf ook steeds meer in beweging. Zij nemen zelf al het initiatief om iets te doen wat de overheid tot dusver deed of naliet. Ze zetten zelf de stap op hun eigen manier. De gemeente ontwikkelt in deze richting haar eigen rol en positie door, naar een deelnemer in de samenleving die ontwikkelingen en initiatieven mee mogelijk maakt en faciliteert. Betrokken maar bescheiden, niet op de voorgrond maar ook niet volledig op de achtergrond.

Participatie bij de uitwerking van opgaven in Sittard-Geleen is zo reeds jaren gemeengoed. Het juist benutten van de energie uit de samenleving vraagt voor onze gemeente geen radicale transitie, maar het vermogen om ons steeds zo goed mogelijk te verhouden tot wat zich in de samenleving afspeelt. Energie in de samenleving meer de ruimte geven betekent mogelijk ook flexibiliseren van de eigen patronen, procedures en regels.

De kijk op participatie vormen wij samen met de samenleving. Vanuit actuele participatieve ervaringen (zoals opgavegericht werken, Trots op onze Tuin en de Toekomstvisie 2030) zijn waarden uit de praktijk toegevoegd. In 2022 hebben we deze waarden voor participatie opgetekend in een presentatie ‘Participatie in ontwikkeling’. In gesprekken met de samenleving, met de ambtelijke organisatie en ook met de raad heeft reflectie hierop plaatsgevonden (zie bijlage 2).

De waarden voor participatie zijn verbonden met onze organisatievisie, met als inzet om verder door te ontwikkelen naar een gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) die ‘van buiten naar binnen werkt’.

De voorliggende leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’ geeft de actuele positie aan van participatie voor Sittard-Geleen.

Zo doen we dat!

Positie en visie

We willen als gemeente gelijkwaardig samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties en bedrijven in Sittard-Geleen.

We staan daarbij open voor vernieuwing, stellen ons dienstbaar op en nemen waar nodig verantwoordelijkheid. Essentieel bij gelijkwaardig samenwerken en beslissen is het respect voor elkaars rollen en bevoegdheden.

Participatie is in dit perspectief geen eenmalige actie. Het evolueert naar een doorlopende samenspraak met de samenleving, een investering in de lange termijn relaties. Dit is niet vrijblijvend, dit vraagt commitment van inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. Als samenleving handelen en investeren wij in de richting van dit commitment en spreken elkaar daar op aan.

In relatie

Met de samenleving

In deze relatie:

• Maken we duidelijk wat de ruimte voor participatie is: Per opgave is helder welke ruimte er is om samen te werken en mee te beslissen. De gemeente heeft ook haar wettelijke taken en blijft het algemeen belang afwegen¹. Per opgave bepalen we de mate van participatie en onze rollen daarbij.

• Zijn we een participatieve gemeente: Participatie zien wij als het laten deelnemen van de samenleving bij de opgaven in Sittard-Geleen; inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. Samen formuleren we de doelen voor Sittard-Geleen, geven we vorm aan beleid en voeren we uit. Uit de variëteit van participatievormen bepalen we in samenspraak met de samenleving de meest passende werkwijze voor samenwerken.

• Werken we samen in een lerend netwerk: Door samen te werken als samenleving benutten we de kracht en creativiteit bij de inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. We geven meer ruimte voor goede ideeën die bijdragen aan de doelen voor Sittard-Geleen. In de voorbereiding, uitvoering en evaluatie.

  Op deze wijze ontstaan betere voorstellen en sluiten beleid en uitvoering beter aan bij de praktijk of het gebied.

• Voeren we samen uit, in gedeelde verantwoordelijkheid: Soms voert de gemeente zelf uit, veel vaker zal dat samen met of door de andere partners gebeuren. Altijd in onderlinge afstemming. Daarnaast wil de gemeente initiatiefnemers van ideeën en voorstellen waar nodig ondersteuning bieden, zonder dat zij het initiatief overneemt.

Deze kijk op participatie veronderstelt dat mogelijk autonomie wordt ingeleverd aan de eigen beslissings- en uitvoeringsbevoegdheid van de gemeente en bestuur (college en gemeenteraad). Dit vraagt een houding waarin wij controle loslatenen transparant zijn om inwoners, organisaties en bedrijven invloed te geven in het besluitvormingsproces.

Niet alle opgaven lenen zich voor participatie. Een gedeelde samenwerking is niet zinvol als op voorhand niet tegemoet kan worden gekomen aan de belangen van betrokkenen. Of bij situaties waar de gemeente transparant haar rol moet pakken op het gebied van handhaving en toezicht. De behoefte aan participatie bij opgaven wordt zodoende afgewogen. Participatie is ook duidelijk zijn over wanneer niet.

Met principes

Als leidraad voor participatie

Vijf principes voor participatie zijn voor ons leidraad en bieden duidelijkheid voor de samenleving (inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente) over de inzet:

• 1. De opgaven die participatief worden opgepakt, zijn in lijn met de doelen van de samenleving. Deze doelen voor Sittard-Geleen² zijn geformuleerd door inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente en worden vierjaarlijks geactualiseerd.

• 2. De opgave doet er toe en is beïnvloedbaar. De opgave wordt qua belang door de samenleving herkend en geverifieerd; zonder participatie is het effect niet mogelijk of suboptimaal. Er wordt geen participatieproces gestart wanneer niets te beïnvloeden valt (anders voldoet het reguliere democratische proces) .

• 3. De basishouding bij het voorbereiden en realiseren van de maatschappelijke opgaven is: gelijkwaardig samenwerken met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente³. De samenleving is betrokken bij het initiëren, voorbereiden, uitvoeren en evalueren van opgaven.

• 4. De vorm en organisatie van de participatie wordt in een open en gelijkwaardig gesprek samen met de samenleving bepaald. Onderwerpen zijn tenminste: gedeeld belang, elkaars belangen, rollen, taken, verwachtingen en wat wel en niet ter discussie staat of mogelijk is. De gemeente benoemt voor zichzelf de passende rol(len).

• 5. De inzet van de gemeentelijke medewerkers en bestuurders voorziet in een gelijk en transparant speelveld (gelijkheid). Afspraken, aanpak, besluitvormingsproces, mate van invloed, informatie en communicatie zijn vooraf en op begrijpelijke wijze inzichtelijk.

Uitvoering

We nemen voorsprong

We nemen een voorsprong op de modernisering van participatie zoals deze landelijk wordt ingezet⁴. Het verschil met wat we al deden:

We spreken het uit.

Sittard-Geleen is van de samenleving, en daarom bouwen we daar sámen aan.

Met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. De doelen zijn door de samenleving geformuleerd en gedragen. Ook bij de uitvoering van deze doelen in opgaven, is het deelnemen van de samenleving het uitgangspunt⁵.

We maken het klein.

Opgaven manifesteren zich veelal op het schaalniveau van gebieden, daar waar mensen wonen, werken, leren en recreëren. Een gebiedsgerichte benadering geeft opgaven een zichtbare context, meer persoonlijke betekenis en brengt daarmee energie bij betrokkenen. Vanwege de verwevenheid van opgaven levert een gebiedsgerichte aanpak ook logische samenhang.

We maken het tastbaar.

We stellen ons continue participatie voor in de gebieden in Sittard-Geleen. Met de doelen van de samenleving als richtinggevend, werken we samen aan opgaven (sociale, economische en ecologische). Het geheel van inzet in de gebieden, geeft uitvoering aan de doelen van Sittard-Geleen⁶.

Ontwikkeling organisatie

Onze inzet

De gemeentelijk organisatie groeit mee in de doorontwikkeling van participatie

Wij faciliteren het samenspel tussen inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente met mensen en middelen. Onze belangrijkste inzet daarbij:

Wij zijn waarden-gedreven

• De samenleving geeft de richting. De opgaven die we samen oppakken, zijn in lijn met ‘de doelen van de samenleving’.

• De opgaven zijn beïnvloedbaar.

• We werken gelijkwaardig samen; inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente.

Wij zijn opgavegericht ⁷

• Opgaven die om een antwoord vragen, ontstaan (met) buiten.

  We benaderen deze opgaven van de samenleving vanuit vertrouwen.

• De route naar oplossingen en de vorm van participatie bepalen we samen.

• De samenleving maakt de vertaling van haar eigen doelen.

  Binnen kaders vooraf, indien je die kunt motiveren.

• We leven ons in. Werken vanuit ‘wat de opgaven nodig hebben’

  (in plaats van wat allemaal moet). De samenleving in de lead; wij durven loslaten.

Wij zijn een participatieve overheid

• Alles wat we doen, is voor de samenleving.

• (Met) buiten werken is ons uitgangspunt. Mensgericht en met persoonlijk contact. Waar nodig nemen wij verantwoordelijkheid.

• We werken (team-overstijgend) samen, denken lateraal, handelen ondernemend en betrekken onze collega’s. We zijn één overheid.

• We zijn een betrouwbare partner in het samenspel met buiten.

  We erkennen fouten van het verleden.

We passen toe

En verankeren

Voorliggende leidraad geeft de positie aan van participatie voor Sittard-Geleen.

De positie van participatie verankeren we in het Participatiekader 2023 en de Participatieverordening Sittard-Geleen⁸.

Met deze positie als basis, vindt continue uitwerking plaats naar invulling en vorm van participatie op de niveaus van marco (doelen voor Sittard-Geleen), meso (gebiedsgerichte aanpak) en micro (initiatieven en projecten).

Voor de uitwerking van de participatie op deze niveaus is een handvat voor participatie gebouwd, met thema’s als: Het organiseren van de samenleving, de organisatie van de overheid, de definitie van de inhoud, proces, vorm van participatie, de wijze van interactie, informatie en communicatie.

Bijlagen

Bijlage 1. Participatie tot dusver

Bijlage 2. In gesprek

Bijlage 1. Participatie tot dusver

De ambitie voor participatie is al genoemd in de Kadernota 2015. Vervolgens is deze uitgewerkt in het Programmaplan Inwonersparticipatie en toegepast in wijkgericht werken: ‘Samen bouwen aan Sittard-Geleen’. Hierna verscherpt in het coalitieakkoord Samen Duurzaam (2018) en als werkwijze doorgezet in de verschillende begrotingen. De participatie-ambitie is verfijnd in coalitieakkoord Samen zorgvuldig, verbindend doorpakken (2022).

Kadernota Sittard-Geleen 2015 Meepraten, meedoen en samenwerken zijn kernwoorden in de bestuursstijl van gemeente Sittard-Geleen. We willen inwoners, organisaties en bedrijven in staat stellen om mee te denken, te organiseren en te doen. Deze werkwijze is reeds jaren van belang in Sittard-Geleen, ontstaan uit de maatschappelijke behoefte om ook in een grotere gemeente gevoel te houden met wat er speelt op wijk- en dorpsniveau. Wijkgericht werken is een beproefde werkwijze om inwonersparticipatie in de stad op te sporen, te faciliteren, te stimuleren, mensen en zaken aan elkaar te verbinden, kennis te ontwikkelen en te delen. Samen Duurzaam Sittard-Geleen 2018 Besturen voor, met en door de inwoners is voor gemeente Sittard-Geleen een speerpunt. Daar waar de gemeente zelf aan zet is als verantwoordelijke voor een taak wordt aangesloten bij bestaande netwerken in de samenleving, om daarmee meer integraal tot opbrengsten te komen. Vanuit deze werkwijze nemen inwoners, organisaties en bedrijven steeds meer zelf het initiatief. De rol van de gemeente is al doende veranderd in die van een gelijkwaardige partner met een ondersteunende rol, waar nodig met kaderstelling en budgetten. Gemeentebegroting Sittard-Geleen 2021 De gemeente Sittard-Geleen heeft de uitgesproken ambitie om de samenleving ruimte én verantwoordelijkheid te geven in het samen werken aan een sterke stad. Met meer vertrouwen, betrokkenheid en draagvlak. In lopende processen - zoals de Toekomstvisie 2030 en de Omgevingswet - merken we aan alle kanten dat inwoners deze invloed graag willen hebben op visievorming, beleid en uitvoering. Zeker wanneer dat is gericht op hun directe leefomgeving. Dit past bij de veranderende rol van de overheid, waarbij de samenleving vooraf, tijdens en na het proces een rol en verantwoordelijkheid krijgt. Samen zorgvuldig, verbindend doorpakken 2022 Sittard-Geleen is van de samenleving; haar inwoners, organisaties en bedrijven. Sittard-Geleen maken we daarom samen. Met meer eigenaarschap bij de samenleving en door nog betere samenwerking, willen we de ontstane afstand tussen gemeente en onze inwoners dichten. We besturen onze gemeente samen: minder vanuit het gemeentehuis en meer vanuit de gehele samenleving.

De motivatie voor participatie is divers. Zo is bijvoorbeeld de inbreng van inwoners goed voor de kwaliteit van de lokale democratie. Ook helpt het om beter beleid te maken, aangezien in de samenleving veel energie, kennis en expertise zit. Het echt betrekken van inwoners, organisaties en bedrijven brengt ook gemeenschapszin met zich mee; de samenleving gaat zélf aan de slag met allerlei zaken die verder reiken dan het eigenbelang.

In de periode vanaf 2015 is een aantal stappen gezet om participatie verder door te ontwikkelen. Opgavegericht werken en Trots op onze Tuin zijn daar voorbeelden van.

Zo is een informatiedossier opgebouwd en zijn op onderdelen acties uitgevoerd ten dienste van de nieuwe organisatievisie. Medio 2020 is adviserend aangesloten bij actuele participatieve processen zoals de Toekomstvisie 2030, de gemeentelijke Omgevingsvisie en de Omgevingswet.

De ervaringen en adviezen in de deze processen over participatie vormen de basis voor een geactualiseerde positie (leidraad ‘Doorontwikkeling Participatie’). Daarbij is weer aanvullend inzicht ontstaan op de gewenste wijze van de omgevings-organisatie, de overheidsinitiatie, de wijze van overheidsorganisatie en een passende bestuurlijke en ambtelijke professionaliteit.

Bijlage 2. In gesprek

De kijk op participatie vormen wij in Sittard-Geleen samen met de samenleving.

Ook de vraag hoe de inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente zich naar elkaar willen verhouden, wordt daarbij beantwoord. Vanuit recente participatieve ervaringen (zoals opgavegericht werken, Toekomstvisie 2030 en de interactie in de Ontwikkelpaden) zijn waarden toegevoegd. De actuele stand van zaken van participatie is geordend in voorliggende leidraad.

In 2022-2023 is de positie van participatie als volgt geverifieerd:

• Themasessie met college over ‘doorontwikkeling participatie’

  (waarden en principes).

• Themasessie met directieteam over ‘doorontwikkeling participatie’

  (waarden en principes, verbinding met organisatieontwikkeling, toepassing in ontwikkelpaden).

• Themasessie gemeenteraad over ‘doorontwikkeling participatie’

  (informeren en reflecteren).

• Raadssessies participatie ‘institutionele veerkracht’ en ‘participatie’

  (verdiepen en bepalen acties).

• Coalitieakkoord

  (bevestigen activiteiten t.b.v. doorontwikkelen participatie).

De leidraad wordt uitgedragen in gemeenteraad en teams, en verbinding wordt gemaakt met de organisatieontwikkeling. Doorontwikkeling wordt sinds september 2022 ook gestimuleerd door de procesregisseur participatie.

Een meedenkende interne begeleidingsgroep is actief, alsmede een externe begeleidingsgroep (bestaande uit inwoners, organisaties en bedrijven). Daarnaast wordt gereflecteerd met een raadswerkgroep. Verder vindt ook consultatie plaats met Toekomstambassadeurs. In frequent terugkerende inwonerspeilingen en dialoogsessies in de wijken vragen wij of onze (participatieve) inzet nog passend is.

Bovengenoemde gremia geven advies bij het (verder doorontwikkelen van) participatief werken in Sittard-Geleen.

Participatie groeit in Sittard-Geleen naar een ‘doorlopende samenspraak’ met de samenleving, een investering in de lange termijn relaties. We blijven daarom in gesprek over onze samenwerking en de mogelijke verbeteringen daarvan. ‘Samen op pad te blijven’ geeft meer vertrouwen in de gekozen participatieve aanpak, brengt meer eigenaarschap bij partners in de samenleving en levert minder kans op onbegrip bij de uitvoering.

In 2023 is gestart om de participatie-accenten in het coalitieakkoord (acties binnen m.n. thema ‘Institutionele Veerkracht’) samen uit te werken. Daarbij wordt ook aangesloten bij actuele participatieprocessen, zoals bijvoorbeeld Toekomstvisie 2030 en de Ontwikkelpaden en Omgevingsvisie.

Participatiekader 2023 Sittard-Geleen

1 Inleiding

1.1 Aanleiding

Sittard-Geleen is van de samenleving. Sittard-Geleen maken we daarom samen. Participatie gaat over deze samenwerking met inwoners, organisaties, bedrijven en overheden. Over hoe we zaken net wat anders aanpakken, waardoor samenwerken echt samen werken wordt. In buurten, wijken, kernen, de gemeente en de regio. Zo besturen we onze gemeente met elkaar; minder vanuit het gemeentehuis en meer vanuit de gehele samenleving.

Voor de gemeente Sittard-Geleen is het deelnemen van de samenleving uitgangspunt. We willen gelijkwaardig samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. De richting van Sittard-Geleen is daarom ook door de samenleving zelf geformuleerd (Toekomstvisie 2030) en wij maken deze doelen momenteel samen met de samenleving concreet in initiatieven en projecten.

Met onze open houding voor participatie zien we dat (eigen) initiatief in de samenleving ontstaat. Inwoners, organisaties en bedrijven doen mee met plannen van de gemeente. Ook kan de gemeente deelnemen in plannen van de samenleving zelf. De initiatiefnemer is degene met het idee of het plan; de initiatiefnemer start in beginsel de participatie.

Als gemeente faciliteren we de samenwerking.

1.2 Het Participatiekader

De leidraad ‘Doorontwikkeling participatie’ geeft de positie en visie aan van participatie voor Sittard-Geleen. Voorliggend ‘Participatiekader 2023’ geeft hierbij nadere uitgangspunten; het kader biedt een startpunt voor de participatie bij (maatschappelijke) opgaven in Sittard-Geleen. De leidraad en het kader gelden ‘organisatie breed’, of anders gezegd zijn het overkoepelende afspraken zoals we die in Sittard-Geleen met elkaar maken.

Het Participatiekader draagt eraan bij dat de meningen en belangen vanuit de samenleving helder worden, en meegewogen worden bij de opgaven in Sittard-Geleen. Die meningen en belangen kunnen gedeeld zijn, maar mogelijk ook tegenover elkaar staan.

Bij projecten vanuit de gemeente volgen we het kader. Bij participatie van derden stimuleren en faciliteren we dit, maar nemen wij het proces niet over⁹. Het kader geeft voor de participatie houvast aan de rollen, de invloed en de verwachtingen.

Iedereen moet mee kunnen doen. Het is daarom belangrijk dat het Participatiekader iedereen motiveert om deel te nemen, te participeren. Het is belangrijk dat het kader ook mogelijke belemmeringen wegneemt.

In Sittard-Geleen blijven we in gesprek over onze samenwerking en de mogelijke verbeteringen daarvan. Het kader en de toepassing hiervan wordt eenmaal per twee jaar geëvalueerd. Hiermee is het Participatiekader een dynamisch document.

2 Definities vooraf

2.1 De samenleving

Dit zijn de inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente, veelal vertegenwoordigd in gremia. Met inwoners worden de mensen bedoeld die in onze gemeente wonen, maar ook de bezoekers (zoals bijvoorbeeld de leerlingen op onze scholen, de werknemers in onze bedrijven en toeristen). Organisaties zijn instellingen met veelal een maatschappelijke rol in Sittard-Geleen (bijvoorbeeld de onderwijsinstellingen, politie, zorg- en welzijnsinstellingen, andere overheden). Bedrijven is de verzamelnaam voor ondernemingen, fabrieken, retail- en horecabedrijven in onze gemeente.

De gemeente betreft de raad, college en ambtelijke organisatie.

2.2 Participatie

Het actief deelnemen van de samenleving in de opgaven in Sittard-Geleen noemen we ‘participatie’. In Sittard-Geleen willen we samenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente.

De samenleving wordt betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van de opgaven. De kwaliteit van oplossingen wordt vergroot omdat verschillende perspectieven, kennis en creativiteit worden toegevoegd. Ook kan participatie zorgen voor meer begrip en draagvlak.

Inwoners, organisaties en bedrijven doen mee met opgaven van de gemeente die initiatiefnemer is (regulier wordt dit ‘burgerparticipatie’ genoemd). Ook kan de gemeente deelnemen in plannen van de samenleving zelf (regulier wordt dit ‘overheidsparticipatie’ genoemd).

De initiatiefnemer is degene met het idee of het plan.

De initiatiefnemer start in beginsel de participatie. Inwoners, organisaties en bedrijven in Sittard-Geleen kunnen ook een verzoek doen bij de gemeente om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en goedkoper te kunnen uitvoeren. Deze vorm van samenwerking noemen we ‘uitdaagrecht’ (right to challenge).

2.3 Inspraak

Inspraak is de wettelijke regeling die invulling geeft aan het betrekken van inwoners, organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden bij de besluitvorming om zo een beter afgewogen besluit te nemen. Sommige vormen van inspraak zijn verplicht, zoals de mogelijkheid om zienswijzen in te dienen in reactie op een bestemmingsplan. Inspraak vindt plaats in de latere, afrondende fase van een opgave. Hoewel de doelstellingen van inspraak en participatie elkaar kunnen overlappen, is het niet zo dat participatie de (wettelijke) inspraak vervangt.

3 Participatie is ons uitgangspunt

Participatie is ons uitgangspunt in Sittard-Geleen. We willen gelijkwaardigsamenwerken en beslissen met inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. Invloed op de opgave is bij participatie voorwaardelijk.

3.1 Gelijkwaardig

Vroegtijdig worden inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente bij de opgaven betrokken. We zorgen dat iedereen die mee wil doen, dat ook kan. We spannen ons in voor diversiteit en inclusiviteit. We dragen zorg dat de verschillende perspectieven zuiver naar voren komen en gehoord worden. We luisteren naar elkaar. Dit borgt gelijkwaardig samenwerken tussen de verschillende gesprekspartners; alle mensen, alle meningen worden serieus genomen.

3.2 Samenwerken

Bij samenwerken staan we open om meningen, ervaringen, ideeën en eventueel uitvoeringskracht van anderen in te brengen. De inbreng hoeft niet overgenomen te worden. Wel wordt in een samenwerkingsrelatie verwacht dat het uitlegbaar is waarom dit mogelijk niet gebeurt.

Samenwerken kan heel vrijblijvend: mensen worden uitgenodigd om mee te denken over mogelijke ideeën of richtingen. In een brainstorm bijvoorbeeld. Het kan ook zijn dat al één of meer richtingen worden ingebracht en mensen gevraagd worden om mee te denken over afwegingen en keuzes daarin. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de initiatiefnemer.

Samenwerken kan ook met meer verantwoording: mensen hebben de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor (een deel van) de opgave te dragen. Het gesprek gaat dan ook over wie welke rol oppakt en wie welke verantwoordelijkheid heeft in de organisatie van een opgave.

Bij samenwerking wordt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering gedeeld en gaat men met elkaar om als (meer) gelijkwaardige partners.

3.3 Beslissen

Beslissen gaat over de mogelijkheid om bij te dragen aan het besluit.

Hiermee wordt (een deel van) het besluit uit handen gegeven.

Ten behoeve van verwachtingen, moeten de kaders waarbinnen beslissingen genomen kunnen worden, vooraf eenduidig zijn. Inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente hebben samen de doelen voor Sittard-Geleen bepaald. Alles wat we doen gebeurt in de richting van deze zogenoemde Toekomstvisie 2030 (‘de doelen van de samenleving’).

In vier gebiedsgerichte Ontwikkelpaden geven we nu samen vorm aan beleid en voeren we uit. In deze vorm van samenwerking, beslist de samenleving mee in de doelen van Sittard-Geleen en het feitelijk toepassen hiervan in de directe woon- en leefomgeving. Het faciliteren van maatschappelijke initiatieven is een voorbeeld van meebeslissen.

Hierbij wordt vanuit de samenleving een voorstel gedaan om een bepaald probleem in de omgeving op te lossen en wordt er met ambtelijke ondersteuning en/of financieel invulling gegeven aan het voorstel.

De gemeentelijke domeinregisseurs en stadsdeelmanagers spelen hier een verbindende rol.

Het uitdaagrecht is ook een voorbeeld van meebeslissen. Het uitdaagrecht houdt in dat inwoners of maatschappelijke partijen de gemeente verzoeken om de feitelijke uitvoering van een taak van de gemeente over te nemen, al dan niet met bijhorend budget. De uitdagers denken dat zij deze taken beter en goedkoper (meer maatschappelijke meerwaarde, duurzamer of efficiënter) kunnen uitvoeren. In het verzoek dienen zij dit ook aan te tonen. Het uitdaagrecht maakt onderdeel uit van de Participatieverordening¹⁰, waar ook de begrenzing (wat wel, wat niet) en afspraken (binnen welke regels) zijn aangegeven. Bij overname van een taak. blijft de verantwoordelijkheid in juridische zin bij de gemeente.

3.4 Invloed

Het deelnemen van de samenleving in opgaven heeft nut indien ook ruimte is om samen te werken en te beslissen. Soms is die ruimte van invloed er niet of onvoldoende; bijvoorbeeld bij wettelijke taken waar de gemeente ook geen keuze heeft. Dan leggen we uit waarom daar (nu) geen ruimte voor is. In alle gevallen, met of zonder participatie, hebben belanghebbenden tot aan het besluit inspraakmogelijkheden om hun mening te geven. Participatie is immers geen vervanging voor de rechtsbescherming. De mogelijkheid om bezwaar en beroep aan te tekenen blijft bestaan.

In een aantal situaties is participatie bij wet ook verplicht, zoals bij het opstellen van een Omgevingsvisie. Of bij bepaalde omgevingsvergunningen, voor activiteiten die niet binnen het bestemmingsplan (en straks Omgevingsplan) passen: de buitenplanse activiteiten¹¹.

4 Afspraken over participatie

Samenleving, raad, college en ambtelijke organisatie hebben de volgende afspraken:

4.1 Participatie is het uitgangspunt

We hebben een uitnodigende basishouding om inwoners, organisaties, bedrijven en de gemeente te betrekken bij de opgaven in Sittard-Geleen. We spreken samen uit dat we ervan overtuigd zijn dat participatie ons helpt om betere processen te doorlopen en om kwaliteitsvolle plannen te maken. Daarmee spreken we ook uit dat participatie ons helpt bij het bouwen aan vertrouwen tussen inwoners, organisaties, bedrijven en de gemeente.

4.2 Participatie kent heldere organisatie en transparante keuzes

Participatieprocessen zijn vooraf transparant gecommuniceerd zodat helder is wie, wat, waar, wanneer en hoe participatie vormgegeven wordt.

Zo weten inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente vooraf wat ze kunnen verwachten van de participatie in de opgave. We communiceren duidelijk over wat er gaat gebeuren en wie op welke manier betrokken wordt. Ook achteraf zijn we duidelijk over wat we hebben opgehaald en wat we hiermee gedaan hebben of gaan doen.

4.3 Iedereen doet mee en met gemak

In de communicatie, de organisatie en in de werkvormen van participatie streven we inclusiviteit na. Iedereen in de samenleving die mee wil doen, moet mee kunnen doen. Participatie organiseren we bij voorkeur dicht nabij de opgave, in de wijk of in de kern, aansluitend bij reeds bestaande structuren. Waar mogelijk en nodig, sluit de manier waarop we participatie inrichten daarop aan. Dit bepalen we samen en we spreken elkaar aan op wat en wie we nog missen in de opgave. We blijven nadenken over hoe we veranderingen in de maatschappij kunnen omarmen, en hierop participatie kunnen innoveren.

4.4 Participatie is gedeelde verantwoordelijkheid

Verwachtingsmanagement is de belangrijkste voorwaarde voor een goed participatietraject. Daarbij kan een traject procesmatig goed zijn (doorlopen), maar tegelijkertijd is er geen overeenstemming of zijn partners niet tevreden. Indien uitgangspunten wijzigen, hebben alle betrokkenen een gezamenlijke verantwoordelijkheid om hierover in gesprek te blijven.

Dat geldt voor raad, voor college, voor initiatiefnemers en voor deelnemers. Bijsturing van het proces kan dan samen plaatsvinden.

4.5 Participatie is opgavegericht ¹²

Vertrek vanuit de opgave, de vraag in de samenleving. Niet vanuit systemen die er zijn om dergelijke opgaven op te lossen. Schakel zodoende vanuit situaties en kom in samenspraak tot creatieve oplossingen. Zorg daarbij voor empathie en handel vanuit een voedingsbodem van vertrouwen.

De gemeente is zichtbaar, aanspreekbaar en laat meer los.

4.6 Participatie is ook duidelijk zijn wanneer niet

Niet alle opgaven lenen zich voor participatie. Een gedeelde samenwerking is niet zinvol als op voorhand niet tegemoet kan worden gekomen aan de belangen van betrokkenen. Of bij situaties waar de gemeente transparant haar rol moet pakken op het gebied van handhaving & toezicht of wanneer afweging plaatsvindt tegen het algemeen belang.

Ook kan bij sommige opgaven op voorhand weinig behoefte zijn om als samenleving te participeren; de impact van het onderwerp is beperkt, of de opgave wordt op voorhand al geaccepteerd. De behoefte aan participatie bij opgaven wordt zodoende afgewogen. Participatie is dus ook duidelijk zijn over wanneer niet.

5 Ruimte voor participatie

5.1 Raad geeft richting aan de participatie

Met de leidraad ‘Doorontwikkeling participatie’ en voorliggend Participatiekader geeft de gemeenteraad algemene richtlijnen voor participatie in Sittard-Geleen. Zo doen we dat in Sittard-Geleen!

Hierdoor hoeft niet alles gezien te worden door de raad.

Bij grotere projecten (zoals de Omgevingsvisie) kan de raad richting geven. De raad richt zich vooral op het ‘wat’ en ‘waarom’ van participatie.

Het ‘hoe’ (de uitvoering) is aan het college en de organisatie. De raad beantwoordt daarbij de volgende vragen:

• Wat is het doel van participatie? Wanneer beschouwt de raad participatie als goed uitgevoerd?

• Wat wordt met de resultaten gedaan?

• Zijn er belanghebbenden die de raad in ieder geval bij de participatie wil betrekken?

• Welke aanvullende randvoorwaarden geeft de raad mee?

Voor projecten die vallen onder overkoepelend vastgesteld beleid leggen we de manier van participeren voor aan het college.

De raad wordt tussentijds geïnformeerd over participatie in uitvoering; op basis hiervan controleert zij (ziet toe of participatieprocessen voldoen aan gestelde richtlijnen), oordeelt zij (kijkt mee of input uit participatie juist wordt getrechterd), verbindt zij (legt uit aan de samenleving over participatie) en besluit.

5.2 Participatieruimte

Bij elk participatietraject is vooraf helder welke ruimte er is om samen te werken en mee te beslissen. De gemeente Sittard-Geleen heeft natuurlijk ook haar wettelijke taken. Dat levert mogelijk spanning op tussen de representatieve en participatieve overheid. Binnen het perspectief op participatie blijft de gemeente het algemeen belang afwegen.

Dat betekent dat ook duidelijk moet zijn welke ruimte er niet is. In hoofdlijn:

Participatie wordt altijd toegepast als de wet daartoe verplicht.

Geen participatie:

• Indien participatie bij wet is uitgesloten.

• Indien sprake is van uitvoering van regelingen van hogere overheden waarbij de gemeente geen ruimte heeft om eigen afwegingen te maken.

• Als het beleidsvoornemen dermate spoedeisend is dat de uitkomst van de participatie niet kan worden afgewacht.

• Als het belang van participatie niet opweegt tegen het belang van de verantwoordelijkheid van de gemeente voor kwetsbare groepen in de samenleving.

• Indien het gaat over de begroting, de tarieven voor gemeentelijke dienstverlening en belastingen bedoeld in hoofdstuk XV van de Gemeentewet.

Participatie geeft invloed op de dienstverlening:

• Hoe we de dingen doen; vooral processen, houding en gedrag.

• Omgeving is klant, ingezetene, gebruiker en/of partner.

• Omgeving wordt betrokken bij / staat centraal bij de inrichting processen, houding en gedrag.

Participatie bepaalt mee / beslist mee:

• Wat we doen; vooral doelen, beleid, plannen, projecten.

• Omgeving is partner.

• Omgeving participeert gelijkwaardig.

Participatie bepaalt / beslist:

• Inwoners, organisaties en/of bedrijven zijn eigenaar van opgave.

• Omgeving is co-creator. Gemeente is partner en ondersteunt (indien gewenst).

• Zelfsturing vanuit gemeenschap.

Wanneer we als gemeente een effectieve bijdrage willen leveren, is het belangrijk dat we als overheid de rol kiezen die binnen een bepaalde context het meest passend is. Het helpt hierbij om goed te kijken naar het eigenaarschap van een activiteit. Het onderstaande schema is hierbij ons hulpmiddel:

Als gemeente begeven we ons in netwerken en ondersteunen waar nodig. Wanneer we ons in (meer richting) ‘groene activiteiten’ begeven, laten wij onze regels meer in huis en sluiten we aan bij de vorm van de ander.

Hoe meer participatieruimte is aangedragen in de opgave, hoe meer omgegaan moet worden met de onzekerheid over het resultaat.

De initiatiefnemer zal niet altijd met deze onzekerheid overweg kunnen, waardoor het risico ontstaat dat gaandeweg sturing plaatsvindt naar gewenst resultaat. Betrokkenen krijgen dan de indruk dat het een schijnproces is; hun inbreng wordt stilaan minder. Het vergt aan de voorkant van het proces daarom inzet om bewust ruimte te creëren voor het gedachtegoed van betrokkenen. Veranker daarbij de ruimte voor participatie.

5.3 Participatieruimte in de Omgevingswet

Participatie is ook opgenomen in de Omgevingswet.

De Omgevingswet versterkt de participatie in het ruimtelijk domein.

Over participatie stelt de Omgevingswet het volgende:

• De aanvrager van een omgevingsvergunning is verplicht om bij de aanvraag aan te geven: Of de aanvrager aan participatie heeft gedaan; en zo ja, hoe de aanvrager aan participatie heeft gedaan, en wat de resultaten zijn.

• Het is primair de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om adequate participatie te organiseren. De gemeente stimuleert dit.

• De gemeente betrekt de informatie over de participatie(uitkomst) bij de afweging voor vergunningverlening, maar het ontbreken van adequate participatie is geen grond voor het buiten behandeling laten of weigeren van de aanvraag.

• Voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (activiteiten die volgens het Omgevingsplan niet rechtstreeks zijn toegestaan) kan de raad gevallen aanwijzen waarbij participatie verplicht is. In Sittard-Geleen wordt hiervoor een lijst opgesteld van situaties waarbij participatie verplicht wordt gesteld. Wanneer de aanvrager bij een aangewezen geval niet of onvoldoende aan participatie heeft gedaan, kan het college de aanvraag buiten behandeling laten. Wel moet het college de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen. Bij de beoordeling kan het bevoegd gezag gebruikmaken van vooraf opgestelde beleidsregels.

• Voor de gemeente geldt een kennisgevingsplicht bij het Omgevingsplan en de projectprocedure. Een motiveringsplicht geldt bij de Omgevingsvisie en -programma’s en het Omgevingsplan.

Hiermee is participatie in de Omgevingswet geborgd. Het regelt het wat en niet het hoe. In Sittard-Geleen biedt het voorliggend Participatiekader de basis om aanvullende beleidsregels op te stellen voor (verplichte) participatie van derden-initiatiefnemers in het ruimtelijke domein.

6 Proces voor participatie

Participatie is maatwerk en krijgt per opgave vorm. Het is daarmee altijd voor interpretaties vatbaar. Om maatwerk mogelijk te maken wordt participatie bij voorkeur gebiedsgericht benaderd, in de stadsdelen waar de opgave speelt. In deze stadsdelen is het mogelijk om meer integraal te kijken naar wat het gebied nodig heeft, en daarmee ook gerichte lokale kennis toe te passen.

In beginsel is de initiatiefnemer van de opgave verantwoordelijk voor (de inrichting van) het participatieproces. Indien een inwoner, organisatie of bedrijf initiatiefnemer is, dan is de rol van de gemeente primair ondersteunend. De gemeente is verantwoordelijk bij ieder proces waar zij initiatiefnemer is, of wanneer er algemene belangen spelen.

Voor de initiatiefnemer van de participatie (en ook voor de betrokkenen) gelden de volgende uitgangspunten vooraf:

• Wees transparant. Vooraf, tijdens en achteraf.

• Communiceer op ooghoogte. Gemakkelijk te vinden, begrijpelijk, beeldend.

• Werk gelijkwaardig. Neem ieders inbreng serieus, luister naar elkaar.

• We werken naar consensus. Iedere deelnemer houdt zich aan de gemaakte afspraken.

• Participatie is niet vrijblijvend. Gezamenlijke verantwoordelijkheid bij (deelnemende) inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente.

Het is belangrijk om vooraf aan de participatie de opgave te definiëren en een doorkijk te maken van het proces. Onderstaande stappen helpen bij de inrichting van de participatie. De ontstane organisatie en vorm van de participatie wordt in een open en gelijkwaardig gesprek samen met de betrokkenen uitgewerkt.

6.1 Stap 1: Bepalen haalbaarheid participatie

Participatie is het uitgangspunt, indien ook waardevol. Vooraf vindt daarom een check plaats op: is er behoefte aan participatie, moet het, kan het?

De opgave moet voldoen aan onderstaande ‘voorwaarden voor participatie’:

a) Het onderwerp is geschikt.

Bij de samenleving moet voldoende behoefte zijn voor participatie. Participatie is passend als: de opgave een aanzienlijk effect heeft (impact groot) én het onderwerp leeft bij inwoners, organisaties en bedrijven (acceptatie laag). De opgave doet ertoe. Is de impact of het effect van het project klein en is het onderwerp geaccepteerd, dan is het inrichten van een participatietraject (meestal) niet noodzakelijk. Participatie wordt altijd toegepast als de wet daartoe verplicht.

b) Invloed is voldoende aanwezig.

Binnen de opgave moet beïnvloeding mogelijk zijn. Ruimte voor vorming van de opgave of voor opties en alternatieven. De participanten moeten tenminste nog keuzes kunnen maken. Als hier op voorhand geen mogelijkheden voor zijn, is participatie bij dit onderwerp onwenselijk.

c) Tijd is voldoende beschikbaar.

Voor juiste participatie is voldoende tijd nodig. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast (bijvoorbeeld door wettelijke termijnen) dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten?

N.b. Participatie is planbaar; het niet tijdig starten of niet goed plannen van een opgave is geen reden voor afwijzing van participatie. ‘Tijd’ als reden voor het ontbreken van participatie moet gemotiveerd zijn.

Bij het ontbreken van bovenstaande voorwaarden, is de meerwaarde van participatie beperkt. Het advies kan dan zijn om geen participatie te doen.

Het blijft in alle gevallen belangrijk om inwoners, organisaties en bedrijven (individueel of collectief) te informeren over opgaven in Sittard-Geleen.

6.2 Stap 2: Aangeven participatieruimte

De participatie is bepaald (in stap 1). De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces invloed hebben, geeft het niveau van de participatieruimte aan. Het scherp krijgen van dit niveau helpt om de verwachtingen duidelijk te maken:

a) De uitkomsten worden gedeeld en/of worden meegewogen

In deze participatievorm worden betrokkenen geraadpleegd om meningen, ervaringen en ideeën naar voren te brengen. De initiatief-nemer bepaalt de agenda en ziet betrokkenen als gesprekspartners, maar verbindt zich niet op voorhand aan de uitkomsten van de participatie. Opgaven / plannen worden voorbereid voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. Wanneer betrokkenen geen inbreng hebben en enkel toehoorder zijn, is sprake van zeer beperkte participatie, van informeren. Participatieniveau: raadplegen en informeren.

b) De uitkomsten worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking

Bij deze participatievorm worden betrokkenen -binnen gestelde kaders en uitgangspunten- in de gelegenheid gesteld antwoord te geven op een vraag. De initiatiefnemer bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen ideeën, problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van de opgave.

De initiatiefnemer kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan afwijken.

De betrokkenen zijn samen adviseur. Participatieniveau: advies vragen.

c) De uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking.

Bij deze participatievorm wordt intensief samengewerkt. De betrokkenen ontwikkelen samen een plan of zoeken samen naar oplossingen, met inachtneming van vooraf meegegeven kaders vanuit de initiatiefnemer. De initiatiefnemer verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. Betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. Participatieniveau: samenwerken.

d) De consensus uitkomst bepaalt welk besluit wordt genomen.

Deze participatievorm is gelijk aan samenwerken, waarbij betrokkenen expliciet (mee) beslissen. De keuze van een oplossing wordt overgelaten aan de betrokkenen. Ook hier kunnen door de initiatiefnemer kaders vastgesteld zijn waarbinnen de beslissing genomen moet worden. Participatieniveau: samenwerken en (mee)beslissen.

6.3 Stap 3: Inrichten participatieaanpak

Indien participatie voor de opgave waardevol is en ruimte voor participatie is aangegeven, wordt door de initiatiefnemer de startpositie vastgesteld in een Plan van Aanpak voor participatie (PvA participatie).

Dit gebeurt bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen. Het scherp krijgen van de aanpak helpt om de verwachtingen richting betrokkenen duidelijk te maken.

In het PvA participatie is tenminste opgenomen:

• 1. Doel van de participatie.

• 2. Ruimte voor invloed.

• 3. Kaders (afwijkend van generieke kaders vooraf).

• 4. Invulling samenwerken (wijze participatie; kwaliteit, tijdvak, investering).

• 5. Invulling beslissen (hoe uitkomst participatie doorwerkt in besluitvorming).

Vanuit de positie dat ‘het deelnemen van de samenleving ons uitgangspunt is’, wordt een positief antwoord verwacht op onderstaande vragen. Wanneer dat niet of beperkt kan, dan vraagt dat om duidelijke motivering.

Doel van de participatie Wat beogen we met de participatie? Wie moeten betrokken worden?^13 Wat zijn de belangen en afhankelijkheden van betrokkenen? Ruimte voor invloed Wat is de participatieruimte en motivatie? Motiveer de beperkingen van invloed. Wat zijn verantwoordelijkheden deelnemers in participatie? Kaders Wat zijn de wettelijke of beleidskaders? Hoe, wanneer, wat wordt geïnformeerd en gecommuniceerd?^14 Spelregels in houding en gedrag participatie? (Tussentijdse) evaluatie participatie? Invulling samenwerken Wat is (de doorkijk van) het participatieniveau (kan mogelijk gedurende het proces veranderen)? Wat is de mogelijke organisatievorm? Wat zijn bijhorende (inclusieve) werkvormen en instrumenten voor participatie? Hoeveel budget, middelen en tijd zijn beschikbaar? Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces? Invulling beslissen Wat zijn afspraken over (invloed op) beslissen?

Wees open over de (samen) gekozen aanpak van participatie, zodat betrokkenen de juiste verwachtingen hebben. De participatie wordt in planning vooruitgezien en inzicht wordt verschaft hoe de participatie wordt gefaciliteerd. Lopen tijdens de participatie belangen erg uiteen of lopen gesprekken vast? Dan wordt gezocht naar een passende vorm om dit te doorbreken. Hanteer het plan van aanpak flexibel.

6.4 Stap 4: Uitwerken participatiemiddelen

Het PvA participatie maakt helder waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt. Op basis hiervan wordt, bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen, de wijze van participatie verder uitgewerkt; participatiemiddelen, werkvormen en communicatie-instrumenten. De keuzes hierin zijn afhankelijk van welk doel je hebt met de participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin je je bevindt. Maar ook de schaal van de opgave, de tijdspanne en kosten bepalen de inzet van methoden. In deze stap denken de gemeentelijke regisseur participatie en adviseurs van afdeling communicatie mee in de verdere opbouw.

In hoofdstuk 7 zijn enkele reguliere methoden samengebracht.

6.5 Stap 5: Na de participatie

De participatie is goed voorbereid en uitgevoerd. Meningen en reacties zijn gehoord. Ordening van de conclusies wordt – indien mogelijk - met de betrokkenen gedaan. Zicht ontstaat voor betrokkenen wat wel en eventueel niet kan, waarom die keuzes zijn gemaakt en de mate van begrip. De vorm van ordening kan per project of proces verschillen. Een participatieproces leidt niet altijd tot tevredenheid bij iedereen. De uitkomsten van de besluitvorming sluiten niet altijd (helemaal) aan bij de wensen en ideeën die deelnemers geuit hebben. Ook zal afweging plaatsvinden tegen het algemeen belang.

Na afloop van het participatieproces wordt een beknopt participatieverslag opgesteld. Geef daarin antwoord op vragen als: Wie hebben er geparticipeerd? Wie is daarmee vertegenwoordigd? Welke standpunten zijn naar voren gebracht? Wat is de reactie op de standpunten? Welke afspraken zijn gemaakt op basis van de participatie? Tevredenheid over het gevolgde proces? De opgehaalde evaluaties krijgen een belangrijke functie bij de (continue) ontwikkeling van participatie.

De uitkomsten van het participatieproces worden ook gedeeld, aangevuld en geverifieerd met de deelnemers (inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente). Dit kan bijvoorbeeld in een afrondende bijeenkomst.

Ook wordt met de deelnemers het perspectief geschetst van de mogelijke vervolgstappen.

Uiteraard leren we per opgave. De regisseur participatie zal adviseren in verschillende projecten. We bekijken samen tussendoor, en ook aan het einde van projecten wat beter kan. En als het lukt, passen we het meteen aan. Zo leren we allemaal. Sittard-Geleen beschikt al over verschillende werkwijzen voor participatie, zoals inwonersplatforms, adviesraden, branchegremia etc. We bekijken continu wat hiervan passend is en wat niet, en stellen waar nodig bij. Altijd in samenspraak met de samenleving.

Iedere twee jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd met de raad om zo de geleerde lessen te bespreken en voorbeelden te bekijken. Dit in overeenkomst met de Omgevingswet waar ook evaluatie in is opgenomen.

7 Voorbeelden van methoden

Enkele methoden voor participatie zijn op een rij gezet. Omdat geen enkele situatie hetzelfde is, is participatie altijd maatwerk.

Informeren

Informeren is geen participeren. Betreft het initiatief een eenvoudige activiteit of plan, dan kan informeren vaak prima volstaan. Bevestig altijd wat besproken is en vermeld daarbij de aanpak (duur plan, verwachte overlast, etc.) en het eindresultaat. Informeren kan ook plaatsvinden over (de stand van zaken) van de participatie zoals die via onderstaande methoden plaatsvindt.

Het gesprek

Bij kleinere initiatieven zijn gesprekken op locatie (huis-, straat- of pleinniveau) een toegankelijke vorm van participatie. Waar nodig gebeurt dat samen met partners. Als blijkt dat betrokkenen behoefte hebben aan een gezamenlijk overleg om oplossingen te bedenken, dan kan daar alsnog op worden ingespeeld. De gesprekken zijn waardevol, omdat direct betrokkenen zich erkend voelen en op deze manier meer betekenis kunnen geven aan hun eigen omgeving en leefwereld. Door de persoonlijke contacten ontstaat relatie en bovendien begrip en commitment van beide kanten. Zowel direct betrokkenen als de initiatiefnemer krijgen meer context.

Dialoogsessies

In kleinere groepen mensen worden (in korte rondes) antwoorden geformuleerd op vragen of stellingen. Door de korte tijd ontstaat vaak een energieke en creatieve sfeer. De input uit de rondes wordt door de gespreksleiders centraal ingebracht, waarna een verdere dialoog kan worden aangewakkerd. Een dialoogsessie werkt voor het maken van verbindingen en het komen tot innovatieve ideeën en oplossingen.

Online overleg

Gesprekken of dialoogsessies kunnen heel goed digitaal georganiseerd worden. Zoom of Ms Teams zijn de meest laagdrempelige tools voor betrokkenen. Online overleg kan ook gecombineerd worden met break-out rooms. Andere werkwijzen kunnen gekoppeld worden, bijvoorbeeld het miro-board waarop mensen ideeën op geeltjes zetten en deze bespreekbaar maken. Ook kan bijvoorbeeld een poll (korte vragenlijst) onderdeel zijn van het overleg.

Digitalisering kan ondersteunen om participatieprocessen te verbreden of om deze voor (bepaalde doelgroepen) laagdrempeliger te maken, kan. Bijvoorbeeld via digitale tools zoals een online discussieforums, digitale ideeënbussen, digitale feedbackopties en smarticipatie. Dergelijke digitale participatie kan mogelijk aangesloten worden op het bestaande digitale platform voor Sittard-Geleen; MetSittardGeleen.nl. Dit Platform wordt momenteel vooral gebruikt om te informeren en te communiceren over (aanstaande) participatieprocessen.

Ontwerp- of synergiesessies

In verschillende fasen en met behulp van experts brengen deze sessies (doelgroepgericht) direct betrokkenen bij elkaar om binnen een vooraf vastgesteld budget en kaders initiatieven voor te leggen, samen te bespreken en te komen tot een gemeenschappelijke oplossing of invulling. Ideaal om te komen tot oplossingen voor kleinere gekaderde vraagstukken binnen bijvoorbeeld wijken of voor bepaalde doelgroepen. Het bevordert het gemeenschapsgevoel en vergroot het vertrouwen in projecten.

Stadsgesprekken / festivals / expo

Op locatie pop up een stand opzetten en mensen actief benaderen om het gesprek aan te gaan, vragen te beantwoorden en signalen op te vangen. Het is een laagdrempelige manier om inbreng, ervaringen en adviezen op te halen. Een dergelijke actie kan breder worden getrokken door ook andere partners hiervoor uit te nodigen en samen op te trekken. Het is een zichtbare manier om kennis te maken, verbindingen te leggen en het initiatief kenbaar te maken.

Doelgericht overleg

Bij al uitgewerkte initiatieven kan doelgroepgericht worden overlegd.

Dit kunnen aparte overleggen zijn met de verschillende gremia, of een integraal overleg (zoals bijvoorbeeld in de Ontwikkelpaden wordt georganiseerd). Zorg voor de mix van inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente. Sluit daarbij ook aan bij bestaande adviesorganen die in Sittard-Geleen werkzaam zijn, zoals: Dorps- en Wijkplatforms, buurtverenigingen, Centrummanagement, JONGK, Adviescommissies Maatschappelijke Ondersteuning, Inclusiviteit, Senioren, Monumenten, Ondernemers, Horeca, CNME, Milieu etc. Het overleg draagt bij aan het bereiken van de relevante doelgroepen en dus het breed ophalen van perspectieven en belangen.

Schouw of omgevingswandeling

Een op locatie al wandelend overleg met een kleine groep kan heel goed werken om contextrijk tot inzicht en oplossingen te komen. Het is een goede manier om praktisch een gebied of situatie goed te bekijken, te bespreken waar knelpunten zitten en om ideeën op te doen. Door samen te wandelen en te beschouwen wordt gelijkheid bevorderd, ontstaat vaak een open en vertrouwelijke sfeer en ontstaan relaties.

Jongerenparticipatie

Jongeren zijn wel degelijk bereid om mee te denken over verschillende thema’s. Jongeren kunnen via jongerenwerkers, jongeren- of studentenorganisaties of scholen worden benaderd. Ze zijn ontvankelijk om via social media, brainstormsessies op scholen of bijvoorbeeld pizzaparty’s mee te denken. Ook kan verbinding worden gezocht met het programma van de scholen.

Uit onderzoek blijkt overigens dat onderwerpen niet alleen over aan jongeren gerelateerde zaken hoeven te gaan. Ook zwaardere onderwerpen kunnen door jongeren worden belicht. Houd rekening met op ooghoogte van jongeren te communiceren.

Onderzoek

Via online media (social media of website) kunnen flitspeilingen worden uitgezet, met stellingen of vragen. Uiteraard kunnen ook per mail of per post vragenlijsten worden uitgezet om meningen te peilen. Houd er rekening mee dat niet iedereen even handig is met online-communicatie. Uitkomsten van peilingen worden bij voorkeur bespreekbaar gemaakt, bijvoorbeeld via dialoogsessies.

Beraad of belanghebbendenraad

Bij een veelomvattend thema of een complex plan kan ook gedacht worden om mensen in een beraad ‘te loten’. Deelnemers worden gevraagd om gedurende een afgebakende tijd met anderen in dit beraad deel te nemen. Met alle details voorhanden, wordt onderling gediscussieerd over het plan. Het beraad wordt vervolgens gevraagd te komen tot een gewogen advies of aanbeveling. Na het afgeven van het advies wordt het beraad ontbonden. Door de representativiteit kan een grotere diversiteit aan ideeën worden ingebracht. Dergelijk beraad vergt nauwkeurige voorbereiding en uitvoering.

Ervaring in de teams

Participatie zit al goed in de genen bij verschillende gemeentelijke teams.

De organisatie neemt ook voorsprong in bijvoorbeeld eigen praktische tools. Zo heeft IPOR een eigen Handboek Projectmatig Werken ontwikkeld en hanteert Communicatie een eigen participatiechecklist. Deze tools zijn voor eenieder beschikbaar op intranet en onze medewerkers vertellen graag meer over de toegepaste werkwijzen en de mogelijke lessons learned.

Voor meer inspiratie over mogelijke tools (praktische werkvormen) voor participatie, wordt verwezen naar onderstaande openbare platforms:

THiNK! Tools: www.vpng.nl/think/

ProDemos / DiA (Democratie in Actie): www.participatiewijzer.nl

Zo doen we dat!

Participatie initiatiefnemers Omgevingswet Sittard-Geleen

Voor plannen en activiteiten in het ruimtelijke domein

1 Inleiding

Vanaf 1 januari 2024 geldt de Omgevingswet. In de Omgevingswet is veel aandacht voor participatie. Ook heeft de gemeente Sittard-Geleen ‘het deelnemen van de samenleving’ bij onze opgaven in stad en dorp hoog in het vaandel staan. Door het op tijd en zorgvuldig betrekken van de omgeving bij een (bouw)initiatief zorg je ervoor dat alle perspectieven, kennis en creativiteit op tafel komen. Door bedenkingen, maar ook juist goede ideeën met elkaar te bespreken, kun je het initiatief beter maken.

Een goed en zorgvuldig participatietraject draagt bij aan een zo soepel mogelijk proces van plan tot realisatie.

In de door de gemeenteraad vastgestelde leidraad Doorontwikkeling Participatie en het daaraan gekoppelde Participatiekader 2023 en de Participatieverordening Sittard-Geleen zijn de uitgangspunten voor participatie in de opgaven van Sittard-Geleen geformuleerd. Voorliggende nota Participatie initiatiefnemers Omgevingswet geeft aanvullend inzicht in de gewenste verwachtingen van participatie bij plannen of activiteiten binnen het ruimtelijke domein.

2 Beleidsregels voor initiatiefnemers

2.1 Participatie bij ruimtelijke initiatieven

Iemand die een omgevingsvergunning aanvraagt voor een plan of activiteit¹⁵ is initiatiefnemer. De initiatiefnemer heeft zelf de verantwoordelijkheid om belanghebbenden zo vroeg mogelijk te betrekken. Wij stimuleren initiatiefnemers om deelnemers aan de participatie goed te informeren, met hen af te stemmen en samen te werken zodat alle belangen, meningen, kennis en ideeën snel op tafel komen. Doel is om betere plannen te maken, met meer kans op draagvlak en betere besluitvorming. Uit participatie zou ook naar voren kunnen komen dat er nog ander initiatieven in de omgeving zijn of dat er betere alternatieven zijn.

Door dit vroegtijdig inzicht, kan het initiatief nog bijgesteld worden.

De initiatiefnemer kan het doel en het proces van participatie zelf bepalen. Wij stimuleren de initiatiefnemers wel om ons participatiebeleid (leidraad Doorontwikkeling Participatie, Participatiekader 2023 en de Participatieverordening Sittard-Geleen) te benutten. Ook is een Handreiking¹⁶ voor de uitvoering van de participatie aangeboden aan initiatiefnemers.

Hiermee wordt het voor de initiatiefnemer zelf makkelijker om de kwaliteit van het traject te waarborgen, en voor ons als gemeente om het participatie­traject af te wegen als deel van de aanvraag. Daarbij bieden wij als gemeente ondersteuning en helpen waar nodig.   

2.2 Algemeen vereiste participatie

Inwoners, organisaties, bedrijven en overheden die een omgevingsvergunning aanvragen, moeten bij het indienen van de vergunningsaanvraag aangeven of, en zo ja, hoe zij hun omgeving hebben betrokken bij de plannen en wat er met de resultaten is gedaan (een verslag van de participatie)¹⁷. Indien de initiatiefnemer bij de aanvraag niet heeft aangegeven of er participatie heeft plaatsgevonden, is de aanvraag onvolledig en wordt deze niet in behandeling genomen. Wij mogen als gemeente geen (vorm)eisen stellen hoe initiatienemers de participatie moeten organiseren. Hoewel participatie in beginsel wettelijk gezien geen verplichting is voor de initiatiefnemer, zullen wij als gemeente de participatie stimuleren en waar nodig faciliteren. De omgeving vroeg bij een plan of activiteit betrekken kan plannen immers beter maken en het draagvlak vergroten.

2.3 Verplichte participatie

Indien initiatiefnemers hun omgeving niet hebben betrokken bij de plannen, mag dit in beginsel geen reden zijn voor de gemeente om een vergunningsaanvraag niet te behandelen. Uitzondering geldt hierbij voor zogenoemde ‘gevallen van verplichte participatie’. De gemeenteraad wijst in een algemeen besluit gevallen aan waarbij participatie verplicht is¹⁸. Verplichte participatie bij een aanvraag van een omgevingsvergunning kan alleen opgelegd worden voor de zogenoemde buitenplanse omgevingsplanactiviteit¹⁹, waarbij het college van burgemeester en wethouders het bevoegd gezag is. Het college kan een dergelijke aanvraag buiten behandeling laten indien er geen participatie is georganiseerd met de omgeving. Er is dan niet voldaan aan een wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag²⁰. Wel moet het college de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen (zie ook paragraaf 2.6).

Gemeente Sittard-Geleen stelt participatie verplicht voor:

Alle vergunningaanvragen voor buitenplanse omgevingsplanactiviteiten met betrekking tot het bouwen van gebouwen en/of activiteiten met betrekking tot wijziging van het gebruik hiervan.

Het belangrijkste argument is dat hierdoor voor zowel wijzigingen van het omgevingsplan als voor aanvragen voor omgevingsvergunningen die niet passen in het omgevingsplan voor bovengenoemde bouw- en gebruiksactiviteiten, participatie verplicht wordt gesteld. In de praktijk zijn namelijk twee routes om van de gemeente akkoord op een initiatief te krijgen dat niet past in het omgevingsplan. De eerste manier is om een procedure voor het wijzigen van het omgevingsplan te doorlopen waarbij participatie verplicht is, de tweede manier is om een omgevingsvergunning aan te vragen voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit. Met het verplicht stellen van participatie bij dergelijke vergunningaanvragen, trekken we de participatieverplichting gelijk voor beide routes. Daarmee zijn we eenduidig in proces en boodschap over het belang van participatie.

Voor de aangewezen gevallen voor verplichte participatie moet de initiatiefnemer aantonen dat participatie heeft plaatsgevonden en hierover verslag doen. Ook in dit geval geldt de vormvrijheid.

2.4 Participatie, indien ook waardevol

Soms heeft een initiatief dat wel vergunningplichtig is geen consequenties voor de omgeving en is het misschien niet nodig om brede participatie te organiseren. Raadplegen of informeren volstaat dan²¹. Daarom wegen we het initiatief samen af op benodigde intensiteit voor participatie, waarvoor een Participatiescan (quickscan) richting en stimulans geeft.

Via de Participatiescan wordt onderscheid gemaakt in de intensiteit van de participatie op basis van de aard en omvang van het initiatief, de invloed op de samenleving, de maatschappelijke impact en hinder en overlast. Door beantwoording van een aantal basisvragen wordt de intensiteit van de participatie (het gewenste participatielevel) op hoofdlijn gemeten.

De initiatiefnemer wordt verzocht de Participatiescan te doorlopen en de uitkomst te gebruiken bij het initiatief en de aanvraag. Om in een zo vroeg mogelijk stadium na te denken over participatie kan de Participatiescan bij ieder initiatief worden gebruikt.

2.5 De gemeente als aanvrager van een omgevingsvergunning

Bij het organiseren van participatie voor een omgevingsvergunning handelen wij in lijn met het participatiebeleid van de gemeente Sittard-Geleen (leidraad Doorontwikkeling Participatie, Participatiekader 2023 en Participatieverordening Sittard-Geleen) en de vereisten van de Omgevingswet. Wanneer wij een omgevingsvergunning aanvragen voor eigen gemeentelijke projecten organiseren we altijd participatie conform dit beleid, ongeacht of dit een binnenplanse of buitenplanse aanvraag betreft. Tenzij het college van burgemeester en wethouders expliciet anders besluit of de participatieverordening hiervoor een uitzondering heeft bepaald. Denk bijvoorbeeld aan een calamiteit waarvoor spoed vereist is.

Conform ons participatiebeleid leggen wij bij gemeentelijke initiatieven de voorbereiding vast in een plan van aanpak voor de participatie (PvA Participatie) en de resultaten van de participatie in een Participatieverslag).

2.6 De gemeente als toetser van participatie

De initiatiefnemer moet informatie die hij bij het participatietraject heeft gekregen opnemen in zijn vergunningsaanvraag. De gemeente moet goed kijken of de aangeleverde informatie correct en voldoende is, want het bevoegd gezag kan informatie uit participatie nodig hebben voor de motivering van het besluit.

Een vergunningaanvraag wordt door de gemeente beoordeeld op basis van een toetsingskader, dat overeen komt met de uitgangspunten van de participatie die wij toepassen bij gemeentelijke plannen (leidraad Doorontwikkeling Participatie en het Participatiekader 2023). Op basis hiervan vindt beoordeling plaats op de kwaliteit van de voorbereiding, de uitvoering en het resultaat. Ook wordt rekening gehouden met de verschillende belangen van de omgeving.

Een initiatiefnemer geeft bij de aanvraag aan of er participatie is georganiseerd (via bij voorkeur in een plan van aanpak voor de participatie; PvA Participatie) en zo ja, hoe er overleg is geweest met belanghebbenden en wat er met de resultaten van de participatie is gedaan (bij voorkeur samengevat in een schriftelijk Participatieverslag).

De gemeente weegt bij het toetsen van de vergunningaanvraag van de buitenplanse omgevingsplanactiviteit de wijze waarop de participatie is uitgevoerd mee. In de kern gaat het om de afweging ‘of belanghebbenden nadelige gevolgen ondervinden die onevenredig zijn in verhouding tot het doel van de aanvraag’. De gemeente gaat op basis van informatie van de initiatiefnemer en eigen beschikbare informatie na of alle belangen voldoende inzichtelijk zijn en wat met de inbreng van de deelnemers is gedaan.

Wanneer de gemeente onvoldoende informatie heeft om tot een zorgvuldige belangenafweging en besluit te komen, wordt om meer informatie gevraagd. Dit kan op drie manieren:

• 1. In overleg met een aanvrager legt de gemeente de ontwerpaanvraag ter inzage. Daarna kan de aanvrager de eventuele nieuwe informatie verwerken in de aanvraag.

• 2. De gemeente legt de aanvraag ter inzage voor zienswijzen.

  Die zienswijzen wegen dan mee in de besluitvorming.

• 3. De gemeente neemt zelf rechtstreeks contact op met de belanghebbenden. Hiervoor gelden verschillende procedures en behandeltermijnen²² .

De gemeente zal de aanvraag in deze gevallen niet weigeren wegens het ontbreken van participatie²³, maar biedt belanghebbenden op deze manier wel de mogelijkheid om hun inbreng alsnog te geven, alvorens er een besluit wordt genomen. Afhankelijke van het resultaat, kan de aanvraag onvolledig blijken en kan het college van burgemeester en wethouders de aanvraag mogelijk buiten behandeling laten.

De leidraad Doorontwikkeling Participatie en het Participatiekader 2023 van de gemeente Sittard-Geleen zijn ook beschikbaar voor andere initiatiefnemers dan de gemeente, waarmee we initiatiefnemers stimuleren en adviseren bij het organiseren van een passend participatietraject. Daarnaast is er gelegenheid om vooroverleg te hebben met de gemeente, faciliteren wij met initiatiefmanagers en andere medewerkers en kunnen (buitenplanse) initiatieven voorgelegd worden aan de gemeentelijke Intaketafel.

3 Handreiking voor initiatiefnemers

Deze handreiking biedt een mogelijke aanpak die initiatiefnemers kunnen volgen om te komen tot goede participatie:

3.1 Uitgangspunten voor participatie

De beoordeling of de initiatiefnemer voldoende aan participatie heeft gedaan, is aan het bevoegd gezag. Bij die beoordeling kan het bevoegd gezag gebruikmaken van vooraf opgestelde beleidsregels over deze beoordelingsbevoegdheid. Hierin is beschreven wat de mogelijke vormen van participatie zijn, passend bij het initiatief. In Sittard-Geleen zijn de uitgangspunten voor participatie vastgesteld in gemeentelijk beleid; de leidraad Doorontwikkeling Participatie met verwijzing naar het Participatiekader 2023 en de Participatieverordening, alsmede de nota Participatie initiatiefnemers Omgevingswet.

In beginsel is de initiatiefnemer van een omgevingsplanactiviteit zelf verantwoordelijk voor (de inrichting van) de participatie. Indien een inwoner, organisatie of bedrijf initiatiefnemer is, dan is de rol van de gemeente primair ondersteunend in het participatieproces.

Het is belangrijk om vooraf aan de participatie het plan of activiteit te definiëren en een doorkijk te maken van het proces. Via de Balie Vergunningen (Informatiebalie en Centrale Intake vergunningen) kan hierover advies verkregen worden. Ook kan het initiatief vooraf beoordeeld worden op haalbaarheid. Complexe initiatieven worden beoordeeld aan de integrale Intaketafel; bekeken wordt of deze passen binnen de visie en doelen van Sittard-Geleen (Toekomstvisie 2030, Omgevingsvisie, etc.) en of initiatieven kansrijk zijn.

3.2 Stappen voor participatie

Stap 1. Quickscan intensiteit participatie

Participatie is het uitgangspunt, indien ook waardevol. Vooraf vindt daarom een check plaats op: is er behoefte aan participatie, moet het, kan het?

Participatie is passend als de opgave een aanzienlijk effect heeft (impact groot) én het onderwerp leeft bij inwoners, organisaties, bedrijven en gemeente/politiek (acceptatie laag). Is de impact of het effect van het project klein en is het onderwerp geaccepteerd, dan is het inrichten van een breed participatietraject (meestal) niet noodzakelijk. Het bepalen van de impact kan bijvoorbeeld op basis van indicatoren zoals de omvang van het initiatief, het belang van een initiatief, de mate van mogelijke hinder of de (maatschappelijke/politieke) aandacht bij een initiatief. Daarenboven is participatie enkel nuttig indien binnen de opgave beïnvloeding mogelijk is; ruimte voor vorming van de opgave of voor opties en alternatieven.

De gemeente biedt initiatiefnemers hiertoe een online tool, waarmee een eerste inzicht ontstaat op de impact van het initiatief en de verwachte participatie; met dit afwegingskader wordt onderscheid gemaakt in de zwaarte van de participatie op basis van de aard en omvang van het initiatief, de invloed op de samenleving, de maatschappelijke impact en hinder en overlast.

Via een online Participatiescan (quickscan), die wordt ingevuld door de initiatiefnemer, wordt de behoefte aan en intensiteit van de participatie (het gewenste participatielevel) op hoofdlijn gemeten:

• Level 0 – Informeren en raadplegen.

  Het initiatief heeft niet of nauwelijks impact op de samenleving.

  Je hoeft geen brede participatie te organiseren. Het blijft belangrijk om direct betrokkenen, zoals omwonenden, te informeren over je initiatief.

• Level 1 - Beperkte participatie.

  Het initiatief heeft weinig impact op de omgeving.

  Bekijk wie direct betrokken zijn, bijvoorbeeld de directe omwonenden, ga in gesprek over je initiatief.

• Level 2 – Participatie.

  Het initiatief heeft een gemiddelde impact op de omgeving. Betrek de directe omgeving en andere belanghebbenden. Vraag om adviezen en laat hen meedenken over het initiatief. Doe dit bijvoorbeeld door een informatie-avond te organiseren, een discussiepanel, webinar of (online) enquête.

• Level 3 - Veel participatie.

  Het initiatief heeft veel impact op de omgeving. Dit vraag om intensieve participatie. Breng de belanghebbenden uit de omgeving in kaart en informeer hen. Ook is het goed om belangorganisaties of bedrijven te betrekken, kijk ook breder dan alleen belangen in directe omgeving. Laat de samenleving meedenken, meewerken aan en waar mogelijk meebeslissen in het initiatief. Doe dit bijvoorbeeld door participatie-avonden te organiseren, een discussiepanel, webinar of (online) enquête, brainstorm of overleg te organiseren. Neem deelnemers mee in het proces en de te maken keuzes daarbinnen.

De vraagstellingen, de beantwoording, motivering en de uitkomst van de intensiteit van participatie worden in pdf naar de initiatiefnemer geretourneerd (rapportage, automatisch gegenereerd).

Stap 2. Vooroverleg

Voor een initiatief met lage impact en invloed (level 0) is het in beginsel niet nodig om brede participatie te organiseren. De initiatiefnemer informeert wel de omgeving en gaat bij voorkeur ook in gesprek met de omgeving.

Vanuit deze raadpleging met de omgeving kan mogelijk ook aanpassing plaatsvinden van het plan of de activiteit. De gemeente kan de initiatiefnemer hierbij adviseren.

Een zogenoemd ‘vooroverleg’ met de gemeente is gewenst indien meer intensieve participatie nodig is (level 1-2-3). Op basis van de uitkomst van de Participatiescan kan in het vooroverleg worden aangegeven welke mate van participatie wij passend vinden bij het initiatief. Los of die participatie wel of niet verplicht is. In het gesprek wordt de initiatiefnemer uitgelegd hoe toetsing van de participatie plaatsvindt, die overeen komt met de uitgangspunten van de participatie die wij toepassen bij gemeentelijke plannen.

Bij de initiatieven waarbij participatie niet verplicht is, wordt het vooroverleg gebruikt om initiatiefnemers te stimuleren de uitgangspunten te hanteren.

Bij initiatieven waarbij participatie wel verplicht is, wordt in het vooroverleg toegelicht hoe wij toetsen. Beoordeling vindt plaats op de kwaliteit van; de voorbereiding, de uitvoering en het resultaat.

De initiatiefnemer wordt door de gemeente hierna begeleid door een vast contactpersoon (initiatiefmanager, casemanager). Met hem of haar kan de initiatiefnemer de juiste aanpak bespreken, dat vaak maatwerk is omdat elk initiatief en elke omgeving weer anders is.

Stap 3. Voorbereiding

De initiatiefnemer stelt de startpositie bij voorkeur vast in een plan van aanpak voor de participatie (PvA Participatie). Dit gebeurt in samenspraak met betrokkenen. Het scherp krijgen van de aanpak helpt om de verwachtingen richting betrokkenen duidelijk te maken. In deze aanpak is vooraf ook helder welke ruimte er is om samen te werken en mogelijk mee te beslissen (participatieruimte).

De (samen met belanghebbenden) gekozen aanpak wordt gemotiveerd. Wij adviseren de initiatiefnemer om open te zijn over de aanpak van participatie, zodat betrokkenen de juiste verwachtingen hebben. In de planning wordt inzicht verschaft hoe de participatie wordt gefaciliteerd. Lopen belangen tijdens de participatie erg uiteen of lopen gesprekken vast? Dan wordt gezocht naar een passende vorm om dit te doorbreken.

In het PvAParticipatie is bij voorkeur opgenomen:

• 1. Doel van de participatie.

  Wat beogen we met de participatie? Wie moeten betrokken worden?

  Wat zijn de belangen en afhankelijkheden van betrokkenen?

• 2. Ruimte voor invloed.

  Wat is de participatieruimte en motivatie? Motiveer de beperkingen

  van invloed. Wat zijn verantwoordelijkheden deelnemers in participatie?

• 3. Kaders (afwijkend van generieke kaders vooraf).

  Wat zijn de wettelijke of beleidskaders? Hoe, wanneer, wat wordt geïnformeerd en gecommuniceerd? Spelregels in houding en gedrag participatie? Evaluatie participatie?

• 4. Invulling samenwerken.

  Wat is de mogelijke organisatievorm? Wat zijn bijhorende (inclusieve) werkvormen en instrumenten? Hoeveel middelen zijn beschikbaar?

• 5. Invulling beslissen.

  Wat zijn afspraken over (invloed op) beslissen / besluitvorming.

Vanuit de positie van participatie in Sittard-Geleen, wordt een positief antwoord verwacht op deze vragen. Wanneer dat niet of beperkt kan, dan vraagt dat om duidelijke motivering. De gemeente kan adviseren bij de voorbereiding.

Stap 4. Uitvoering

Het PvA Participatie maakt helder waarom, met wie en wanneer de participatie plaatsvindt. Op basis hiervan wordt, bij voorkeur in samenspraak met betrokkenen, de wijze van participatie verder uitgewerkt; met participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen.

De keuzes hierin zijn afhankelijk van welk doel je hebt met de participatie, wie deelneemt aan het proces en de fase waarin je je bevindt. Maar ook de schaal van de opgave, de tijdspanne en kosten bepalen de inzet van methoden. Ook in deze stap kan de gemeente adviseren in de opbouw.

De participatie wordt goed voorbereid en uitgevoerd. Meningen en reacties worden gehoord. Ordening van de conclusies wordt bij voorkeur met de betrokkenen gedaan. Zicht ontstaat voor betrokkenen wat wel en eventueel niet kan, waarom die keuzes zijn gemaakt en de mate van begrip.

Na afloop van het participatieproces wordt bij voorkeur een beknopt Participatieverslag opgesteld. Daarin wordt antwoord gegeven op vier vragen:

• 1. Welke belanghebbenden hebben deelgenomen aan het participatieproces?

  Maak inzichtelijk welke belanghebbenden je hebt betrokken bij het initiatief, wie daarmee vertegenwoordigd is, en op welke wijze en momenten dat is gedaan.

• 2. Wat zijn de resultaten van het participatieproces?

  Geef aan wat de inbreng is geweest van de verschillende belanghebbenden tijdens het participatieproces. En wat de reactie is geweest op de inbreng, of naar voren gebrachte standpunten.

• 3. Wat is er met de resultaten gedaan?

  Maak duidelijk wat je met de reacties van belanghebbenden hebt gedaan. Op welke wijze deze wel of juist niet zijn verwerkt in het uiteindelijke initiatief (aanpassingen?), en waarom? Zijn afspraken hierover gemaakt? Hierbij is de beargumentering van belang.

• 4. Is er tevredenheid over de participatie?

  Geef inzicht op hoe de uitvoering van de participatie is verlopen.

  Is de initiatiefnemer tevreden met het gevolgde proces. Wat waren de reacties op de manier van participatie vanuit de belanghebbenden.

Zijn er suggesties gedaan op de wijze van participatie.

3.3 Beoordelen van de Participatie

De initiatiefnemer reikt bij de aanvraag de (automatisch gegenereerde) rapportage van de Participatiescan aan. De beantwoording van de vragen alsmede de motivering, zullen worden beoordeeld op juistheid.

De initiatiefnemer geeft bij de aanvraag aan of participatie is georganiseerd en zo ja, hoe er overleg is geweest met belanghebbenden en wat er met de resultaten van de participatie is gedaan. Dit kan bij voorkeur via een PvA Participatie en/of een Participatieverslag.

De gemeente weegt bij het toetsen van de aanvraag van de buitenplanse omgevingsplanactiviteit de wijze waarop de participatie is uitgevoerd mee in de totaalbeoordeling.

Het ontbreken van een participatietraject is niet per definitie reden om een vergunning te weigeren, maar de uitkomst kan dus wel worden verwerkt bij het maken van de belangenafweging. De gemeente gaat op basis van informatie van de initiatiefnemer en eigen beschikbare informatie na of alle belangen voldoende inzichtelijk zijn en wat er met de inbreng van de deelnemers is gedaan.

De kwaliteit van het vooroverleg, de voorbereiding en de uitvoering van de participatie wordt beoordeeld op basis van de uitgangspunten voor participatie (Participatiekader). Daarbij wordt ook rekening gehouden met de verschillende belangen van de omgeving: Is het juiste participatielevel toegepast? Sluit de participatie aan bij het participatielevel? Zijn de opmerkingen van de omgeving meegewogen in het plan?

Indien participatie niet verplicht is en participatie niet is uitgevoerd, wordt de initiatiefnemer erop gewezen dat hierdoor de kans op bezwaar mogelijk groter is. Als de initiatiefnemer wel participatie heeft uitgevoerd wordt dit vastgelegd.

Indien participatie wel verplicht is, dan zijn er de volgende mogelijkheden van beoordeling:

• 1. De participatie komt overeen met de uitgangspunten van het Participatiekader.

  Voor wat betreft participatie is er geen aanleiding om vervolgstappen uit te laten voeren c.q. er is geen grond om de beslistermijn te verlengen.

• 2. De participatie voldoet niet geheel / geheel niet aan de uitgangspunten van het Participatiekader. Dan moet het college van burgemeester en wethouders de aanvrager de gelegenheid geven het gebrek te herstellen (artikel 4:5, Algemene wet bestuursrecht; Awb). Het bevoegd gezag kan ook kiezen om zelf extra informatie in te winnen. Als dat niet het gewenste resultaat oplevert, is de aanvraag onvolledig en kan het college de aanvraag buiten behandeling laten.

Bijlage

Bijlage: Routing voor initiatiefnemers

Een routing voor initiatiefnemers is beschikbaar op de gemeentelijke website om initiatiefnemers te stimuleren (wordt uitgewerkt):

Alle initiatieven

• 1. Participatiescan (quickscan). Formuleer het doel en verken de omgeving en impact

  Betrek hier mogelijk al de omgeving bij in een gesprek.

Level 0: initiatief met lage impact en invloed

• 2. Geen brede participatie noodzakelijk. De initiatiefnemer informeert de omgeving en gaat verder in gesprek met de omgeving (uit raadpleging met omgeving past de initiatiefnemer mogelijk het initiatief aan).

Level 1-2-3*: Initiatief met impact en invloed

• 2. Vooroverleg.

• 3. Voorbereiding

  (met bij voorkeur een uitkomst in een Plan van Aanpak Participatie).

• 4. Uitvoering

  (participatie-activiteiten, met bij voorkeur een uitkomst in een Participatieverslag.

*

Level 1 – Beperkte participatie.

Level 2 – Participatie.

Level 3 – Veel participatie.

Zo doen we dat!