/3/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Heerlen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heerlen | Gemeenteblad 2024, 450593 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Notitie selectiemethode voor onderhands aanbesteden van werken en ingenieursdiensten
Voor u ligt de vernieuwde notitie over de selectiemethode voor het onderhands aanbesteden van werken en ingenieursdiensten bij de gemeente Heerlen. (tot op heden voor team Stadsingenieurs)
Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet en de daaruit volgende jurisprudentie is een aanbestedende partij verplicht om op objectieve wijze tot selectie van marktpartijen te komen die gevraagd worden deel te nemen aan aanbestedingsprocedures. Niet alleen openbare aanbestedingen, maar ook onderhandse aanbestedingen vallen onder het regime van de Aanbestedingswet 2012 (verder: Aw).
Gemeente Heerlen hanteert in haar inkoopbeleid de volgende inkoopprocedures bij werken, gekoppeld aan de hoogte van de opdrachtwaarde:
Voor ingenieursdiensten gelden onderstaande drempelbedragen:
De Gids Proportionaliteit 2022 (voorschrift 3.4 B) schrijft voor dat bij meervoudig onderhandse aanbesteding de aanbestedende dienst tenminste 3 en maximaal 5 bedrijven uitnodigt voor het uitbrengen van een offerte. Artikel 1.4 Aw stelt dat de aanbestedende dienst de bedrijven die zij uitnodigt, kiest op basis van objectieve criteria. Bovendien moet de aanbestedende dienst op verzoek van een bedrijf de motivering van die keuze kunnen toelichten.
Deze notitie beschrijft hoe gemeente Heerlen op basis van objectieve criteria, bedrijven uitnodigt voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Hiertoe hanteert de gemeente groslijsten.
Een groslijst is een lijst met per vakgebied geïnteresseerde en geschikte bedrijven, die zijn getoetst op het voldoen aan vooraf opgestelde geschiktheidseisen, waaruit gemeente kan selecteren.
De bedrijven die op de groslijsten staan hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden. De wijze van selecteren van bedrijven vanuit de groslijsten voor onderhandse aanbestedingen wordt beschreven in deze notitie.
Er wordt per discipline een groslijst opgesteld met geschikte en geïnteresseerde bedrijven. Per opdracht worden vanuit de groslijst bedrijven geselecteerd voor het uitbrengen van een offerte of om in te schrijven voor een onderhandse aanbesteding.
De groslijstmethode bestaat uit twee elementen, te weten:
- 1)
- 2)
Een essentieel onderdeel bij de selectie van bedrijven volgens de beschreven methode is ‘Better performance’. Gebruik van deze selectiemethode door andere afdelingen of andere opdrachtgevers, vergt dus ook dat zij Better performance toepassen. In hoofdstuk 5 is beschreven op welke wijze gemeente Heerlen omgaat met het meten van prestaties (Better Performance).
In hoofdstuk 6 zijn overige afspraken en voorwaarden verwoord.
Hoe de gemeente over deze methode communiceert, staat in hoofdstuk 7.
2. Indeling van de groslijsten
Op de groslijsten staan bedrijven die zich voor de lijst hebben aangemeld en die voldoen aan de geschiktheidseisen. Om de juiste bedrijven te kunnen selecteren is het van belang de inhoud van de opdracht te kennen.
Per opdracht bepaalt de gemeente binnen welke groslijst de opdracht valt. Vervolgens wordt de opdrachtwaarde geraamd.
Bedrijven zijn ingedeeld in groslijsten op basis van drie elementen:
- 1.
- 2.
- 3.
Een bedrijf wil gevraagd worden voor werken en/of ingenieursdiensten waar het goed in is; de gemeente wil graag een geschikt bedrijf uitnodigen. Hiervoor dienen bedrijven bij het aanmelden voor groslijsten hun geschiktheid aan te tonen middels het overleggen van referenties en eventuele certificaten. Voorafgaand aan de selectie toetst de gemeente de interesse en geschiktheid van de bedrijven voor de specifieke opdracht.
Alle werken en ingenieursdiensten zijn gecategoriseerd naar groslijsten. Onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht.
Tabel 1: Indeling van groslijsten voor werken en ingenieursdiensten naar kerncompetenties
|
6) Aanleg, onderhoud en herinrichting van gebonden verhardingen (asfalt, beton) |
|
11) Groen- en cultuurtechnisch advies, ontwerp en besteksvoorbereiding |
Voor de groslijsten 1, 4 en 7 dienen bedrijven hun interesse op te geven voor 1 of maximaal 2 van onderstaande omzetklassen;
- •
- •
- •
Gemeente Heerlen heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB), de regionale economie en voor duurzaamheid.
De gemeente Heerlen houdt bij de selectie van bedrijven daarom rekening met de vestigingsplaats van bedrijven.
Om te bepalen of een bedrijf regionaal of nationaal is, wordt uitgegaan van het feitelijke vestigingsadres van het bedrijf. Postbusadressen zijn uitgesloten.
Regionale bedrijven zijn bedrijven gevestigd in de provincie Limburg.
Een landelijk/nationaal bedrijf is een bedrijf met een feitelijk vestigingsadres in Nederland.
3 Toetreding en uitsluiting op de groslijst
Hoeveel bedrijven er op een groslijst staan, verschilt per groslijst. Bedrijven kunnen op meerdere groslijsten staan. Op dit moment hanteren wij geen maximum aan bedrijven die op een groslijst kunnen staan.
Indien gemeente Heerlen in een later stadium de groslijst wenst te beperken tot een maximum aantal bedrijven, onder andere om transparant te kunnen zijn naar de bedrijven over hun kansen om uitgenodigd te worden voor een opdracht, zal een wachtlijst worden aangemaakt.
Indien voor een groslijst minder dan 3 bedrijven zijn aangemeld, vervalt deze groslijst en zal een dergelijk werk bij een eventuele onderhandse aanbesteding als een specialistisch werk worden beschouwd.
3.1. Aanmelding voor de groslijsten
Bedrijven kunnen zich na registratie middels onderstaande link doorlopend aanmelden om deel te nemen: Qfact
Door zich aan te melden verklaart het bedrijf zich akkoord met de volgende voorwaarden:
- •
Indien een bedrijf onderdeel is van één concern en er een ander bedrijf van het betreffende concern op de groslijst staat of geplaatst wil worden, dan wordt dit bedrijf pas toegelaten indien dit bedrijf op verzoek van de gemeente kan aantonen dat alle bedrijven uit dit concern ieder onafhankelijk van de ander zich kan inschrijven op werken en ingenieursdiensten.
- •
Uitzonderingen op het voorgaande zijn slechts toegestaan indien - op verzoek van de gemeente - door het bedrijf wordt aangetoond dat de inschrijving (inclusief een eventuele onderaanneming) in onafhankelijkheid is opgesteld, zonder dat hierbij de mededinging vervalst wordt en waarbij de vertrouwelijkheid in acht wordt genomen. Kan dit niet worden aangetoond, dan leidt dit tot uitsluiting van alle betrokken bedrijven.
- •
- •
- •
3.2 Voorwaarden en geschiktheidseisen
Om op de groslijst opgenomen te worden, dienen bedrijven te voldoen aan onderstaande voorwaarden en geschiktheidseisen.
N.B. De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van onder andere juistheid en geldigheid van de gegevens ligt bij het bedrijf.
Het bedrijf is te allen tijde zelf verantwoordelijk om haar documenten up-to-date te houden. Ter
ondersteuning van de bedrijven wordt vanuit het systeem een herinnering gestuurd voor documenten met een beperkte geldigheid.
Op de projecten wordt de wederkerige prestatiemeting Better Performance van CROW toegepast. Voor de selectie op de groslijst wordt rekening gehouden met de laatste twee eindscores van Better Performance (BP) uit het eigen bestand van de gemeente Heerlen.
Alle gekwalificeerde bedrijven krijgen initieel fictief een startcijfer 7,0 toebedeeld. Een bedrijf dat gedurende de uitvoering van deze selectiemethode een goede BP score (>7,0) heeft na een gegunde openbare aanbesteding bij de gemeente Heerlen, wordt ook uitgenodigd voor aanmelding op de groslijst.
3.4 Uitsluiting van de selectie.
Bedrijven waarbij één of meer van onderstaande uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden uitgesloten van de deelname.
- 1.
Het bedrijf dat bij de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waarvoor dit bedrijf is veroordeeld. Conform art. 7.7.7.van het Aanbestedingsregelement Werken 2016 kan dit zijn dat het bedrijf gedurende de uitvoering van een opdracht onrechtmatig heeft gehandeld, of die zijn contractuele verplichtingen niet is nagekomen.
- 2.
- 3.
Het bedrijf wordt tijdens de uitvoering van de opdracht beoordeeld conform de werkwijze beschreven in hoofdstuk 5 van deze notitie.
Indien dit bedrijf op een vastgestelde prestatiemeting voor werk op twee of meer vragen het cijfer 4 of lager scoort, wordt dit bedrijf voor de duur van twee jaar uitgesloten van de selectie.
Indien een bedrijf op een vastgestelde prestatiemeting voor een ingenieursdienst op één of meer vragen het cijfer 4 of lager scoort, wordt dit bedrijf voor de duur van twee jaar uitgesloten van de selectie. Wanneer de opdrachtnemer na deze twee jaar voor een tweede keer een onvoldoende beoordeling krijgt, wordt deze weer uitgesloten van de groslijsten en kan zich pas na vijf jaar weer aanmelden.
De uitsluiting van de groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan betreffende bedrijf.
4 Selectie van uit te nodigen bedrijven voor werken en ingenieursdiensten
Gemeente Heerlen nodigt voor werken met een waarde tot € 150.000,- en voor ingenieursdiensten tot een geraamde waarde van € 50.000,- , één bedrijf uit.
De gemeente kan ervoor kiezen om meervoudig aan te besteden.
Gemeente Heerlen besteedt werken met een waarde tussen € 150.000,- en € 1.500.000,- en ingenieursdiensten met een geraamde waarden tussen de € 50.000,- en € 221.000,- euro meervoudig onderhands aan. Hiervoor worden selectie 3 bedrijven uit de betreffende groslijst uitgenodigd om een offerte in te dienen.
Gemeente Heerlen hanteert onderstaande drempelbedragen voor onderhandse uitvragen vanuit de groslijsten:
Meervoudig: € 150.000 - 1.500.000
De gemeente Heerlen selecteert bedrijven voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen volgens onderstaande selectiemethode. De selectiemethode houdt rekening met het gemiddelde van de laatste 2 vastgestelde Better Performance eindbeoordelingen bij de gemeente Heerlen en met de vestigingsplaats van het bedrijf.
Per groslijst bepaalt de gemeente hoeveel bedrijven een toppositie kunnen hebben, dat is afhankelijk van het aantal bedrijven op de groslijst. De prestaties van de bedrijven worden gemeten met een prestatiemeting conform de Better Performance systematiek. De topbedrijven per groslijst worden bepaald door de gemiddelde hoogste prestatie voor de betreffende groslijst van de afgelopen 2 opdrachten (afgerond op tiende decimalen). Alléén prestatiemetingen van afgeronde en opgeleverde opdrachten worden meegenomen voor het bepalen van de positie op de groslijst, tussentijdse of voorlopige beoordelingen worden niet meegenomen voor het bepalen van de topbedrijven. De minimale score voor toetreding tot de top-lijst is het cijfer 8. De scores in de groslijsten zijn dynamisch. Dat wil zeggen dat deze continue worden aangepast op basis van de laatst beschikbare score(s).
Het systeem rekent met top-bedrijven zodra X (aantal) bedrijven een top-positie hebben behaald.
Bij aanmelding krijgen bedrijven een startcijfer 7. Dit startcijfer wordt als fictieve Better Performance eindbeoordeling gezien en meegenomen in het gemiddelde na afronding van de eerste eindbeoordeling.
Wanneer de gemeente ervoor kiest 1 bedrijf te selecteren om een offerte uit te brengen, gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst de interesse van alle regionale bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn.
Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van het interesseprofiel en eventueel projectspecifieke competenties.
- 3.
Wanneer de gemeente ervoor kiest 3 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:
- 1.
- 2.
De gemeente toetst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht, er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Als de gemeente daarvoor aanleiding ziet wordt een nadere selectie gedaan op basis van het interesseprofiel en eventueel projectspecifieke competenties.
- 3.
Random roulatie (topbedrijven): Het systeem bepaald op basis van behaalde Better performance scores welke top-bedrijven ad random uitgenodigd worden. Daarbij treedt roulatie in werking zodat elk topbedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging.
Random roulatie (overig): Het systeem bepaald op basis van behaalde Better performance scores welke niet-top-bedrijven ad random uitgenodigd worden. Daarbij treedt roulatie in werking zodat elk niet-topbedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging.
Random factor roulatie Regionaal: Het systeem bepaalt welk regionaal bedrijf binnen de groslijst uitgenodigd wordt voor enkelvoudige onderhandse selectie.
Daarbij treedt factor roulatie in werking op basis van het op dat moment geldende Better Performance gemiddelde, zodat elk regionaal bedrijf in principe bij toerbeurt in aanmerking komt voor een uitnodiging.
Het bedrijf wordt, afhankelijk van de score, per roulatieronde 1, 2 of 3 keer geselecteerd. Wanneer ieder bedrijf op basis hiervan geselecteerd is geweest, begint de roulatieronde opnieuw.
Onderstaande scores worden gehanteerd:
Maximaal 2 bedrijven kunnen tot de factor 3 behoren.
Als meerdere bedrijven een gemiddelde >8 hebben, houdt de selectie rekening met de 2 hoogst scorende >8 bedrijven.
Overige >8 bedrijven worden als factor 2 meegenomen in de selectiesystematiek.
Indien er onvoldoende geschikte en geïnteresseerde bedrijven zijn, behoudt de gemeente zich het recht voor om op andere dan de hier beschreven werkwijze bedrijven te selecteren.
De gemeente verstuurt voorafgaand aan een selectie een interesseverzoek. Het is mogelijk dat hierbij een nadere selectie wordt toegepast waarbij om aanvullende referenties en/of certificaten (PSO, ISO14001, inschrijving architectenregister etc) wordt gevraagd, als geschiktheidseis, als eis in de overeenkomst of als gunningscriterium. Als een opdrachtnemer niet geïnteresseerd is of niet reageert op het interesseverzoek, wordt deze niet meegenomen in de selectie en ontvangt deze ook geen informatie meer met betrekking tot de desbetreffende selectie.
5. Prestatiemeting tussentijds en na afloop opdracht
Gemeente Heerlen hecht grote waarde aan een goede en professionele uitvoering van de opdracht. Gemeente Heerlen past daarom bij de uitvoering van werken en ingenieursdiensten Better Performance toe.
Het doel van Better Performance is: het bereiken van de meest effectieve prestatie voor zowel opdrachtgever, als opdrachtnemer. Better Performance heeft als voornaamste doel de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers te verbeteren en (verder) te professionaliseren. Bij Better Performance worden de wederzijdse prestaties en de onderlinge samenwerking gemeten, waarbij de focus ligt op houding en gedrag. Voor meer informatie zie: https://www.crow.nl/better-performance.
Better Performance wordt in principe toegepast op alle opdrachten voor werken en diensten met een minimale opdrachtwaarde van € 10.000 en/of een minimale doorlooptijd van 2 maanden. Er wordt altijd een startgesprek, minimaal één tussentijdse beoordeling en een eindbeoordeling gehouden. In uitzonderingsgevallen kan Better Performance ook worden toegepast op kortlopende projecten waarbij alleen een eindbeoordeling wordt gehouden. Wanneer dit het geval is, wordt dit duidelijk voorafgaand aan het project met opdrachtnemer besproken. De geldigheidsduur van Better Performance metingen is 5 jaar.
Ook bij onderhandse aanbestedingen buiten de groslijsten om, openbaar aanbestede opdrachten en raamovereenkomsten wordt Better Performance gemeten. De score geldt ook voor de positie op de groslijst.
Better Performance kan worden toegepast op alle typen projecten in de openbare ruimte en op alle typen contractvormen. Echter, de frequentie waarmee het wordt toegepast hangt af van de duur en/of de complexiteit van een project.
Van meerjarige contracten en raamovereenkomsten wordt jaarlijks een Better Performance score in het systeem vastgelegd; van opdrachten na afloop van de opdracht.
Groslijsten 14 en 15 te weten; Bouwkundige vooropnames en Inhuur van projectmedewerker zijn uitgesloten van Better Performance meting.
5.1 Klachten en bezwaren prestatiemeting
Het meten van prestaties wordt op een objectieve en transparante manier uitgevoerd zoals in deze notitie beschreven. Gemeente Heerlen houdt zich hierbij aan de gedragscode die het CROW hiervoor heeft opgesteld. Gedragscode CROW Deze gedragscode is alleen van toepassing op werken.
De eventuele klachten en bezwaren kunnen gemotiveerd gemaild worden naar posi@heerlen.nl
6. Overige afspraken en voorwaarden
- •
- •
- •
De referenties die bedrijven aangeven bij aanmelding, mogen niet ouder zijn dan 2 jaar. Het uittreksel KvK niet ouder dan 12 maanden. Indien de gegevens niet meer geldig zijn of zijn verouderd, dient het bedrijf zijn aanmelding te actualiseren op basis van de eisen die op dat moment worden gesteld. Een actualisatie leidt niet tot aanpassing van diens positie op de groslijst, tenzij door actualisatie de aanmelding niet (meer) voldoet aan de geschiktheidseisen.
- •
- •
Door aanmelding, stemt het bedrijf automatisch in met toepassing van de Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 in geval van een werk, de Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Heerlen (zie website gemeente Heerlen: Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Heerlen) in geval van een ingenieursdienst, en deze selectiemethode.
- •
In voorkomend geval een bedrijf wordt overgenomen of een bedrijf in het geval van een faillissement een doorstart maakt, kan dit bedrijf zijn plaats op de groslijst behouden door via een “conformiteitsverklaring” aan te geven dat het bedrijf nog steeds voldoet aan de hierboven gestelde eisen en voorwaarden.
- •
Degene die niet eens is met de beslissing tot het niet toelaten of verwijdering op de groslijsten, dient binnen een termijn van 20 kalenderdagen na verzenddatum van de genoemde mededeling een kort geding bij de bevoegde rechtbank aanhangig te hebben gemaakt.
Wanneer dit het geval is, dient deze de gemeente Heerlen hiervan op de hoogte te stellen via een e-mail aan volgende emailadres: gemeente@heerlen.nl. Bij het in gebreke blijven daarvan zal het bedrijf niet ontvankelijk zijn in enige vordering op schadevergoeding of enige vordering met als gevolg dat de gemeente aan zijn voornemen tot het niet toelaten c.q. verwijdering, geen gevolg mag geven.
- •
- •
- •
- •
Jaarlijks publiceert de gemeente Heerlen een overzicht van de gedane onderhandse werken en ingenieursdiensten van het afgelopen jaar op haar website. Hierop wordt vermeld welke bedrijven zijn uitgenodigd voor welke opdrachten en aan welk bedrijf de opdracht is gegund. De bedrijven die meedoen zijn op de hoogte van deze vermelding en verlenen daarvoor toestemming.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-450593.html