Participatiebeleid Eén gemeenschap, één stad: samen bouwen we Rijswijk

Voorwoord

Ieder dag weer werkt de gemeente aan een mooier en beter Rijswijk of aan het behoud daarvan. Dat kunnen we niet alleen. Het beste beleid, plan of dienst kunnen we alleen maken als we de wensen, ervaringen en expertise benutten van onze inwoners, ondernemers en bezoekers. Want, alle Rijswijkers samen maken onze stad. Daarom zijn wij betrokken en nieuwsgierig. De gemeente wil actief deel uit maken van onze gemeenschap en hier zelf actief aan bijdragen. De gemeente wordt vaak als abstract of ongrijpbaar ervaren. Participatie geeft een gezicht aan de gemeente. Én aan je buurt en buurtgenoten!

Met participatie kunnen we inwoners aan elkaar verbinden, nieuwe inwoners kennis laten maken met de stad en hen eigenaar laten voelen van hun eigen nieuwe leefomgeving. Met participatie leren we standpunten en belangen van een ander kennen en kunnen we op zoek gaan naar onze overeenkomsten. Iedereen heeft wel een eigen, individueel belang. In participatie onderzoeken we samen hoe dat belang zich verhoudt tot het algemeen belang: een beter Rijswijk voor iedereen. In dialoog vormen we een sterke gemeenschap en een sterke stad. Samen maken we Rijswijk. Dat is het doel dat wij in Rijswijk nastreven met participatie.

Om dit doel te bereiken hebben wij een echt Rijswijks participatiebeleid nodig. Het participatiebeleid van veel gemeenten is volstrekt inwisselbaar. Het is een beschrijving van theorie, een opsomming van instrumenten en als het even mee zit, een keuze of een afwegingskader wanneer welke instrumenten ingezet kunnen worden. Participatiebeleid kan veel meer zijn dan dat. Het kan niet alleen zorgen voor het beste ‘product’, maar ook bijdragen aan de grotere vraagstukken van de stad: wat voor een gemeenschap willen we zijn, hoe gaan we met elkaar om, wat is ons gezamenlijk antwoord op de wereld die om ons heen verandert? Als je op die vragen een antwoord kunt geven, krijg je een participatiebeleid dat niet alleen instrumenteel bijdraagt aan de kwaliteit van het initiatief dat je wil realiseren, maar ook een oorspronkelijk eigen beleid dat bijdraagt aan de identiteit van de stad en de gemeenschap.

De identiteit van Rijswijk is gevormd door de geschiedenis, de ambities van eerdere inwoners, de ligging tussen grotere buurgemeenten en de cultuur van de bewoners in de verschillende wijken. Rijswijk groeit snel, wat kan leiden tot een anoniemere stad en minder betrokkenheid bij de buurt. Daarnaast nemen de verschillen tussen inwoners toe, wat kan leiden tot spanningen. Inclusieve participatie kan helpen om begrip en verbinding te creëren tussen diverse groepen. De waarden van Rijswijk, zoals nabijheid, menselijke maat, van buiten naar binnen, eerlijkheid en betrouwbaarheid, moeten centraal staan bij participatie. Door deze waarden voorop te stellen blijft Rijswijk benaderbaar, aanspreekbaar en dichtbij. Nieuwe gebiedsontwikkelingen zoals de herstructurering van Bogaard stadscentrum en het Havenkwartier kunnen groots zijn, maar zijn gestoeld op dezelfde waarden die vroeger bij de dorpspomp in Oud-Rijswijk golden: elkaar ontmoeten, groeten en elkaar zien.

Ieders bijdrage telt.

Het college van burgemeester en wethouders

Inleiding

Dit document beschrijft het nieuwe participatiebeleid voor de gemeente Rijswijk. Het participatiebeleid geeft handvatten bij participatieprocessen. Aan het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad en medewerkers van de gemeente. Voor inwoners en initiatiefnemers maakt het duidelijk wat zij van de gemeente mogen verwachten. Zo helpt het beleid om participatie zorgvuldig te doen vanuit het perspectief van de Rijswijkers, zodat iedereen mee kan doen. En zodat we van elkaar blijven leren.

Participatie is inmiddels niet meer weg te denken uit ons dagelijks werk in en voor de stad Rijswijk. Tegelijkertijd is participatie niet voor iedereen gesneden koek en we merken ook dat mensen veel verschillende associaties hebben bij het woord ‘participatie’. Het helpt dan om vanuit een gezamenlijk kader te starten. Dat is een belangrijk doel van dit stuk: inzicht en houvast bieden bij participatieprocessen. In het beleid staat wat wij belangrijk vinden als het gaat over participatie en hoe wij participatie willen organiseren, zodat duidelijk is hoe bewoners, ondernemers en organisaties kunnen meedenken en meebeslissen over wat er gebeurt in Rijswijk. Tegelijkertijd bevat dit document geen blauwdruk voor hoe je een participatietraject aanpakt. Een voorgeschreven recept voor succesvolle participatie is er helaas niet. Participatie is maatwerk en contextafhankelijk. Dat betekent dat ieder traject uniek is en telkens opnieuw de juiste aanpak bepaald moet worden. Dit beleid omvat de handvatten om per keer die keuzes te kunnen maken voor een goed en zorgvuldig traject.

“De gemeente past een eenduidige werkwijze toe bij het ontwerpen van participatieprocessen, waarbij maatwerk per situatie gewaarborgd blijft.”

1.1. Context

Dit nieuwe participatiebeleid zet een concrete koers uit: zo doen we participatie hier in Rijswijk. Aanleiding voor dit nieuwe beleid zijn de lessen uit de evaluatie van de notitie uit 2020 (‘Samen werken aan een mooi Rijswijk uit 2020’). Deze lessen hebben een plek in dit nieuwe beleid. Het beleid moet ook aansluiten bij aanpalend nieuw of aangepast beleid, bijvoorbeeld in het kader van de Omgevingswet. Belangrijke uitgangspunten voor dit beleid zijn vastgelegd in de participatieverordening. Die verordening bevat vier uitgangspunten voor participatie, die verderop in dit document staan vermeld en verder invulling krijgen. Ook benutten we voor dit beleid de opbrengsten uit de inwonerconsultatie en gesprekken met de gemeenteraad, die in het kader van de participatieverordening zijn georganiseerd.

1.2. Verschil participatieverordening en participatiebeleid

De participatieverordening legt regels vast over hoe inwoners en belanghebbenden worden betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van gemeentelijk beleid. Ook legt de participatieverordening het uitdaagrecht vast, dat ook wettelijk is verankerd in de wet Versterking participatie op decentraal niveau. De regels in de verordening zijn juridisch bindend en daarmee dus een stevige basis voor participatie in Rijswijk. Dit participatiebeleid geeft verder invulling aan die regels in de participatieverordening. Zo biedt het beleid concrete handvatten voor zorgvuldige inwonerparticipatie in de Rijswijkse praktijk.

Wat is participatie?

2.1. Definitie van participatie

Participatie is het proces waarbij alle belanghebbenden betrokken worden bij de totstandkoming, uitvoering en evaluatie van plannen of projecten die hen aangaan.

Participatie is een essentieel proces om alle perspectieven in de stad op tafel te brengen. Het betekent dat bij plannen of projecten alle belanghebbenden betrokken kunnen zijn. Diegenen voor wie het project of plan impact heeft, weten ervan en kunnen meedenken, -doen of -beslissen bij de totstandkoming, uitvoering en/of evaluatie ervan. Met participatie leren wij de diversiteit aan perspectieven kennen en kunnen deelnemers vanuit wederzijds begrip zich verhouden tot en verbinden aan het algemeen belang. Dit raakt natuurlijk ook aan het doel van participatie; het 'waarom'. Daarover staat meer in hoofdstuk 3.

Als het initiatief komt vanuit de samenleving, dan participeert de overheid en noemen we dit overheidsparticipatie. Komt het initiatief vanuit de gemeente, dan participeren doelgroepen vanuit de samenleving en noemen we dit inwonerparticipatie. Bij inwonerparticipatie kunnen inwoners participeren, maar ook ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere doelgroepen in de Rijswijkse samenleving. Dit hoofdstuk sluit af met een uitgebreidere begrippenlijst.

2.2. Maak het concreet

Het begrip ‘participatie’ is breed en moeilijk. Bij inwoners en ondernemers zorgt deze term voor verwarring. En ook ambtenaren interpreteren het begrip verschillend. Dat bleek ook uit de evaluatie van het participatiebeleid 2020-2022. Naast een goede definitie is het belangrijk zo concreet mogelijk per project te benoemen hoe deelnemers betrokken kunnen zijn. We hebben het dan over informeren, meedenken, meedoen, meebeslissen of zelf organiseren. Juist omdat mensen niet altijd hetzelfde beeld hebben bij participatie, is dit een voorwaarde voor een goed participatieproces. De Rijswijkse participatiemix helpt om de verschillende vormen van participatie te benoemen. De mix omvat zowel inwonerparticipatie als overheidsparticipatie (onder zelforganisatie). Het mooie aan deze mix is, dat het niet een participatievorm boven de andere plaatst. De ene vorm is niet beter dan de ander. Het belangrijkste is, dat de gekozen vorm past bij voorliggende opgave en doelgroepen.

Figuur 1. Rijswijkse participatiemix ¹

2.3. Verschil participatie en inspraak

Inspraak en participatie zijn beide manieren waarop stakeholders kunnen reageren op projecten of beleid vanuit de gemeente. Onderstaande figuur en tabel laten zien wat het verschil is tussen beide.

Figuur 2. Tijdlijn inspraak en participatie

Participatie	Inspraak
Participatie is reactief en proactief. Soms neemt de overheid het initiatief en soms anderen. Bijvoorbeeld inwoners, ondernemers, et cetera.	Inspraak is reactief. Belanghebbenden reageren op projecten/beleid van de gemeente.
Participatie is vormvrij. Het participatieproces kan iedere keer zo invulling krijgen, dat het past bij voorliggende opgaven en doelgroepen.	Inspraak gebeurt op de manier zoals voorgeschreven door de overheid.
Participatie kan aan de orde zijn in alle fases van beleidvorming of project. Van voorbereiding en besluitvorming tot uitvoering en evaluatie.	Inspraak is aan de orde voordat een definitief besluit genomen wordt.
Participatie is informeel in de zin dat het doen van participatie niet verplicht is. De opbrengst van een participatieproces heeft geen formele status, maar is ook niet vrijblijvend. Een uitzondering hierop zijn activiteiten die vallen binnen de kruimelregeling, zoals vermeld in het Omgevingsplan. Voor deze activiteiten is participatie verplicht. Het college kan een vergunningaanvraag afwijzen als participatie niet is georganiseerd.	Inspraak is een formele procedure. Ingebrachte bezwaren en zienswijzen moeten van reactie worden voorzien.
Participatie vervangt de mogelijkheden voor officiële inspraak niet. Participatie is een aanvullende manier voor belanghebbenden om betrokken te zijn, met meer ruimte voor dialoog. Een formele inspraakprocedure kan deel uitmaken van het participatieproces.

Tabel 1. Verschillen tussen participatie en inspraak

Definities uit de Rijswijkse participatieverordening: Participatie: betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van gemeentelijk beleid. Inspraak: de wijze waarop ingezetenen en belanghebbenden door middel van in deze verordening1 aangewezen procedures worden betrokken bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. Inwonerparticipatie: de gemeente neemt initiatief, de inwoner participeert in plannen van de gemeente. Overheidsparticipatie: de inwoner neemt het initiatief, de gemeente participeert in plannen van de inwoner. Uitdaagrecht: recht van ingezetenen en lokale maatschappelijke partijen om een verzoek bij het bevoegde bestuursorgaan in te dienen om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en/of goedkoper uit te kunnen voeren.

Rijswijkse visie op participatie

3.1. Waarom doen we participatie?

Mensen maken de stad. Iedereen draagt op zijn eigen manier bij aan zijn leefomgeving. Door betrokken te zijn bij de buren. Door een initiatief op te zetten in de eigen buurt. Door te ondernemen in Rijswijk. Rijswijk is een betrokken stad, waar veel mensen vrijwillig de handen uit de mouwen steken. Tegelijkertijd kan de Rijswijkse samenleving niet alles zelf organiseren. De gemeente is ervoor om die dingen te regelen die Rijswijkers niet zelf willen of kunnen regelen. Denk bijvoorbeeld aan veilige straten, hulp voor kwetsbare jongeren of een levendige cultuursector. Participatie helpt ons om met kennis van onze inwoners de kwaliteit van ons beleid en onze projecten te verbeteren.

Dit participatiebeleid helpt om participatie zo te doen, dat het bijdraagt aan het beste ‘product’, maar ook aan meer betrokkenheid en verbinding in de Rijswijkse gemeenschap. Participatie dient voor ons drie doelen:

• 1. Betere kwaliteit. We kunnen de kennis en ervaringen benutten van diegenen voor wie een initiatief of beleid bedoeld is. Inwoners zijn immers expert in hun eigen wijk. Zo worden onze diensten en projecten beter.

• 2. Meer grip. Participatie geeft Rijswijkers grip op hun leefomgeving. Zij kunnen zelf invloed hebben op het beleid of het project dat voor hen belangrijk is. Zo draagt participatie bij aan een gevoel van eigenaarschap van Rijswijkers voor de eigen fysieke leefomgeving. Vanuit het motto ‘niet over ons, zonder ons’ zetten wij in Rijswijk participatie in.

• 3. Bevorderen van het gemeenschapsgevoel. Rijswijk streeft naar een hechte sociale structuur en een rijk verenigingsleven. Die willen we behouden en versterken en dat vraagt extra aandacht, omdat onze stad de komende jaren sterk groeit en er steeds meer verschillende mensen komen wonen. Door de verbinding te blijven opzoeken, draagt participatie bij aan wederzijds begrip. Alleen met begrip voor het standpunt van een ander kunnen we op zoek gaan naar overeenkomsten tussen elkaar. Zo komt ook het algemeen belang duidelijker in beeld.

3.2. Rijswijk: een groeiende en betrokken stad

Rijswijk is een groeiende gemeente die zich volop ontwikkelt. Om de woningnood op te lossen en naoorlogse gebieden nieuw leven in te blazen worden er veel woningen gebouwd. De komende jaren komen er veel nieuwe Rijswijkers bij. Het wordt drukker, we gaan meer van elkaar merken en belangen kunnen meer gaan botsen in de beschikbare ruimte die niet meegroeit. De groei van onze stad brengt allerlei opgaven met zich mee. Opgaven om onze hechte sociale structuur en rijke verenigingsleven te behouden, zodat wij de betrokken stad blijven die wij beogen te zijn. Een stad die dichtbij, veilig en vertrouwd voelt. Een stad waar Rijswijkers vrijwillig de handen uit de mouwen steken om iets te betekenen voor een ander. En, waar wij als gemeente makkelijk benaderbaar en aanspreekbaar zijn.

De drie beschreven doelen passen bij de opgave waar Rijswijk voor staat. Hierna plaatsen we de participatiedoelen in de Rijswijkse context, zodat dit participatiebeleid kan bijdragen aan beter beleid en betere projecten en past bij de identiteit van onze stad en gemeenschap. Want, hoe wij – gemeente en inwoners – samen onze gemeenschap organiseren, bepaalt in grote mate het succes van onze stad: een mooie stad waar het prettig wonen, werken en verblijven is.

3.3. Betere kwaliteit

De gemeente Rijswijk streeft er naar om voor onze inwoners, ondernemers, organisaties en bezoekers het beste beleid, de beste diensten en de beste ontwikkeling van de stad te realiseren. Dat kunnen we als gemeente niet alleen vanuit het Huis van de stad. Daarvoor moeten we de perspectieven van Rijswijkers leren kennen en begrijpen. Alleen dan kunnen we doen wat werkt voor Rijswijkers. Inwoners en ondernemers zijn expert in hun eigen wijk. Elk vanuit hun eigen perspectief, ervaringen en kennis, kunnen zij helpen om beter beleid maken. Participatie is belangrijk om elkaars belangen en drijfveren te leren kennen en te begrijpen. Met inzicht in de diversiteit aan perspectieven en voorkeuren die spelen rondom een project, kunnen wij onze producten en diensten ontwerpen voor wie deze zijn bedoeld: de inwoner.

3.4. Meer grip op eigen leefomgeving

Rijswijk is een stad die zich steeds ontwikkelt. Onze stad groeit. Er komen meer mensen wonen. We moeten ons verhouden tot de wereld om ons heen. Dit maakt dat het Rijswijk van (zeg) 50 jaar geleden anders is dan onze stad nu. Tegelijkertijd is de identiteit van onze stad nu ook gevormd door de geschiedenis, de ambities van eerdere inwoners en de cultuur in verschillende wijken. We willen blijven voortbouwen op die geschiedenis, op de kenmerken en de waarden van onze stad nu. Dat doen we door samen met Rijswijkers invulling te geven aan het Rijswijk van vandaag en morgen. Participatie is erop gericht om mensen zich eigenaar te laten voelen voor hun eigen leefomgeving. Inwoners hebben invloed op hun leefomgeving. Een gevoel van eigenaarschap zorgt ervoor dat ontwikkelingen de inwoners niet ‘overkomen’, maar dat zij grip hebben op de ontwikkelingen in hun eigen omgeving.

3.5. Bevorderen van het gemeenschapsgevoel

Rijswijk groeit en we moeten ervoor zorgen dat onze gemeenschap bij elkaar blijft en iedereen zich daarin opgenomen voelt. Dat is een belangrijke basis voor iedereen om zich daadwerkelijk thuis te voelen in onze stad: je hoort erbij. Dat is een lastige opgave want onze stad wordt steeds drukker en diverser. Er zijn grote verschillen tussen bewoners. Die verschillen worden in de toekomst groter. De komende jaren bouwen we nieuwe woningen, waaronder ook veel woningen voor een- en tweepersoonshuishoudens. Op die manier vinden veel nieuwe inwoners een thuis in Rijswijk. Mensen die verschillen in cultuur, nationaliteit, inkomensniveau, opleiding et cetera. Die verschillen kunnen de sociale cohesie en daarmee de gemeenschap onder druk zetten. Dat moeten we zien te voorkomen en participatie kan bijdragen aan het overbruggen van die verschillen. Met participatie kunnen Rijswijkers zich verbinden aan het algemeen belang.

Participatie in Rijswijk is erop gericht om de gemeente, je buurt én buurtbewoners een gezicht te geven. We doen participatie zo, dat het bijdraagt aan verbinding in onze stad. Dat betekent dat alle inwoners zich uitgenodigd moeten voelen om deel te nemen aan participatie. Dit noemen we ‘inclusief’. Dat betekent ook dat de vorm van onze participatie gericht moet zijn op het vergroten van het inzicht in de ander. Alleen met begrip voor het standpunt van een ander kunnen we op zoek gaan naar overeenkomsten tussen elkaar en komt ook het algemeen belang duidelijker in beeld. Zo helpt participatie Rijswijkers om zich te verhouden tot en verbinden aan het algemeen belang; dat wat het beste is voor Rijswijk.

Waarden en handvatten

4.1. Hoe doen wij participatie?

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders in Rijswijk vinden het belangrijk dat het participatieproces zorgvuldig is. Daarom doen wij participatie altijd vanuit vier uitgangspunten (bron: Participatieverordening):

• 1. Rijswijkers centraal.

• 2. Proces zorgvuldig, verwachtingen helder.

• 3. Iedereen kan meedoen.

• 4. Proces: blijven leren en evalueren.

Om de vier uitgangspunten voor participatie inhoud te geven, zijn deze hierna uitgewerkt in waardes voor participatie. Ook staat per uitgangspunt een relevant dilemma omschreven. Zo maken wij de uitgangspunten concreet. Deze waardes voor participatie zijn niet nieuw en losgezongen van het beleid dat we al hebben. De waardes passen bij de Rijswijkse identiteit, onze organisatievisie en het communicatiebeleid.

4.2. Uitgangspunt 1. Rijswijkers centraal

• 1. We zijn betrokken. Een betrokken inwoner vraagt om een betrokken gesprekspartner. Wij zijn nieuwsgierig en luisteren naar de mensen in onze stad. We zijn benieuwd welke vragen, ideeën en zorgen bij hen spelen.

• 2. We werken van buiten naar binnen. Zo kunnen we als gemeente onze inwoners helpen door ze actief te betrekken en ruimte te bieden voor eigen initiatieven.

• 3. We zijn toegewijd en hebben oog voor elkaars belang. We willen de verschillende belangen op tafel krijgen en zetten ons in om een breed beeld te krijgen van de meningen, vragen en ideeën. Uiteindelijk weegt het gemeentebestuur alle belangen af in het algemeen belang

Dilemma: Eén belang vs. algemeen belang De plannen en projecten van de gemeente dienen het algemeen belang: dat van heel Rijswijk. Ervaring leert dat inwoners die deelnemen aan een participatietraject, vaak vooral redeneren vanuit hun eigen perspectief. Een inwoner kan bijvoorbeeld wel voorstander zijn van laadpalen, maar niet voor de eigen woning. Hoe zorgen we ervoor dat we bij participatie oog hebben voor ieders belang en tegelijkertijd het algemeen belang niet uit het oog verliezen? Hoe maken we de afweging in het algemeen belang zichtbaar? Het Rijswijks antwoord: Hier ligt een belangrijke taak voor het gemeentebestuur. Het college bewaakt het algemeen belang door heldere kaders te stellen. Het weegt individuele belangen zorgvuldig af en maakt daarbij gebruik van participatieverslagen, nota van antwoorden, etc. De gemeenteraad vervult hierbij zijn controlerende taak. Participatie kan helpen om dat algemene belang in beeld te krijgen. Juist doordat zo de verschillende belangen op tafel komen. Participatie in Rijswijk is erop gericht om in gesprek alle perspectieven op tafel te krijgen en te verbinden aan het algemeen belang. We zoeken naar overeenkomsten in alle verschillende perspectieven in onze stad, zodat we komen tot een gezamenlijk antwoord. Het doel van participatie is niet om ons gelijk te halen of dat iedereen het overal mee eens is. Het is belangrijk dat inwoners en andere stakeholders zich gehoord en serieus genomen blijven voelen, anders schaadt dit het vertrouwen dat zij hebben in de politiek. Het proces moet transparant zijn en verwachtingsmanagement is cruciaal: heldere communicatie over waarom bepaalde inbreng wel of niet meegenomen wordt, inclusief erkenning van de ingediende standpunten. Op het einde van de participatie heeft iedereen goed inzicht hoe zijn individuele belang zich verhoudt tot het algemeen belang en zijn de oorspronkelijke plannen misschien wel veranderd door de inbreng van de individuele belangen.

4.3. Uitgangspunt 2. Proces zorgvuldig, verwachtingen helder

• 1. We zijn eerlijk en duidelijk. Omdat wij vertrouwen belangrijk vinden, presenteren we altijd de feiten en geven eerlijk inzicht in de dilemma’s tussen verschillende belangen. Dat betekent ook dat altijd duidelijk is wat het doel van participatie is, hoe het proces eruit ziet, wat de ruimte voor inbreng van deelnemers is, wat er met de inbreng van deelnemers gebeurt en ook met welke inbreng niets gebeurt en waarom. Soms zijn er goede redenen om inbreng niet te gebruiken of over te nemen. Als je duidelijk en beargumenteerd uitlegt waarom, kunnen we ervan uitgaan dat de ander hiervoor open staat. Want, ‘nee’ is ook een antwoord en een antwoord geeft houvast.

• 2. We zijn betrouwbaar en doen wat we zeggen. Dat vraagt van ons dat we realistisch zijn in onze plannen en in de toezeggingen die we doen. Tegelijkertijd is participatie niet in beton gegoten. Als tijdens het participatieproces blijkt dat er iets anders nodig is, dan kunnen we bijsturen. Natuurlijk laten we dat dan ook duidelijk weten aan deelnemers.

Dilemma: Goede participatie maar nog steeds ontevredenheid Het komt voor dat na een zorgvuldig en uitgebreid participatietraject, betrokkenen soms nog steeds ontevreden zijn over de uitkomst of het voorgenomen besluit. Zij kunnen zich roeren bijvoorbeeld in de media, zienswijzen indienen of inspreken bij de gemeenteraad. Is participatie dan mislukt, als het nog steeds ontevreden mensen oplevert? Rijswijks antwoord: Het doel van participatie is niet om iedereen tevreden te stellen. Het gaat erom dat trajecten zorgvuldig zijn en dat iedereen de ruimte krijgt om diens stem te laten horen. Het is aan de gemeenteraad om een gewogen besluit te nemen. Een heldere en transparante terugkoppeling over waarom bepaalde inbreng niet meegenomen kan worden, is hierbij wel cruciaal. Maar een open houding is ook belangrijk, want misschien is bepaalde ontevredenheid wel gegrond en reden om opnieuw naar de plannen te kijken.

4.4 Uitgangspunt 3. Iedereen kan meedoen

Dilemma: Inclusieve & representatieve participatie Het is belangrijk dat elke beoogde doelgroep voor een participatietraject daadwerkelijk de kans krijgt om mee te denken, doen of bepalen. Maar elke vorm van participatie sluit sommige mensen in en anderen uit. Een fysieke bijeenkomst is lastig te bereiken voor mensen zonder auto, budget voor openbaar vervoer of een oppas. Een online platform werkt minder goed voor mensen met weinig digitale vaardigheden. En tot slot het ‘grijze midden’: uit allerlei onderzoeken blijkt vaak dat de mensen die niet heel erg voor of tegen een bepaald plan of project zijn, zich minder vaak uitspreken. Maakt dit participatietrajecten per definitie niet representatief? En is dat erg? Rijswijks antwoord: Aan de start van elk participatietraject brengen we helder in kaart welke stakeholders met welk doel betrokken worden. We maken gebruik van een brede mix aan digitale en fysieke middelen. Een mix die aansluit bij de geformuleerde doelgroepen. De communicatie over participatie is laagdrempelig en vindt plaats op verschillende kanalen: van sociale mediaberichten tot advertenties in het huis-aan-huisblad. Wat betreft representativiteit: hier is het doel van de participatie relevant. Willen we bepaalde kennis ophalen? Dan is de kwaliteit van de reacties belangrijker dan de kwantiteit (en representativiteit). Wil je draagvlak creëren of meten, of de mening van een grotere groep weten? Dan moet bij de start van een participatietraject een doel rondom het bereik worden geformuleerd, en kan tussentijds worden bijgestuurd. Maar volledige representativiteit voor elk participatietraject is vrijwel onmogelijk. Het is belangrijk om trajecten zo inclusief mogelijk te maken en inbreng goed af te wegen, zodat we ons niet laten leiden door één mening of een bepaalde groep. Datagericht werken is hierbij erg belangrijk. Om het makkelijker te maken voor inwoners en ondernemers zullen we meer investeren in digitale instrumenten: het blijkt dat inwoners het erg waarderen om op hun eigen moment en plaats mee te kunnen denken en alle achtergrondinformatie bij de hand te hebben. Ook hebben digitale instrumenten de potentie om inwoners te bereiken die we nu niet of nauwelijks bereiken.

We zetten in op inclusieve participatie. Dat betekent dat wij participatieprocessen zo organiseren, dat die Rijswijkers mee kunnen doen voor wie het plan of beleid impact heeft. We kiezen altijd een slimme mix van participatievormen offline en online, zodat belanghebbenden betrokken kunnen zijn op een manier die past voor hen en die aansluit bij de voorliggende vraag. Zodat we ook de stille inwoners, het drukke gezin, de jongere en oudere inwoners van Rijswijk bereiken. Onze focus op inclusieve participatie maakt dat dit beleid erop is gericht om alle doelgroepen te bereiken. Wat daarbij niet past is het uitlichten van specifieke doelgroepen.

4.5. Uitgangspunt 4. Proces: blijven leren en evalueren

• 1. We zijn deskundig en gedreven om het telkens beter te doen. Daarom blijven we leren van goede en slechte ervaringen. Dat doen we door elk participatietraject te evalueren. Daarbij is ook de ervaring van deelnemers uit onze stad relevant.

Dilemma: Tijd voor zorgvuldige participatie in volle werkweken Zorgvuldige participatie vraagt tijd. Tijd voor een goede voorbereiding. Tijd voor belanghebbenden om te reageren en een reactie terug te ontvangen. En, tijd om te leren en evalueren om het telkens beter te doen. Die tijd is er niet altijd, want naast participatie zijn er nog zoveel andere dingen die aandacht vragen. Zo kan het dat Rijswijkers en ambtenaren niet de tijd nemen voor participatie. Participatie sneeuwt dan onder bij alle werkzaamheden die op het bordje liggen. Of dat we voortvarend beginnen, maar tussendoor toch de regie op het proces verliezen. Tijd voor leren en evalueren wordt daardoor vaak niet genomen. Dat is zonde, want hoewel participatie tijd vraagt, kan het ook tijdwinst opleveren voor het doel van een project of door geleerde lessen te expliciteren en het zo een volgende keer, op basis van die ervaringen, beter te doen. Rijswijks antwoord: In Rijswijk kiezen we bewust voor participatie. En, als we ervoor gaan, dan doen we het ook goed. We ontwerpen het participatieproces zorgvuldig en realistisch. Zo maken we het voor Rijswijkers zo makkelijk mogelijk om mee te doen. En, zorgen we ervoor dat we het participatieproces ook kunnen volhouden binnen de beschikbare capaciteit en tijd. Aan de voorkant investeren we tijd in een zorgvuldig procesontwerp. We maken altijd een stakeholderanalyse. We bepalen welke participatiemiddelen passen bij de verschillende doelgroepen, bij het voorliggende vraagstuk en bij de beschikbare capaciteit. Niet alles kan altijd. We zijn realistisch in onze plannen voor participatie. We kiezen per keer bewust met welke participatiemogelijkheden we het perspectief van 'de Rijswijker' het beste centraal kunnen zetten. Participatie kan in ieder geval altijd online. Want, we weten dat we online een grotere en meer diverse groep inwoners kunnen bereiken. Het merendeel van onze inwoners geeft ook de voorkeur aan online. Denk bijvoorbeeld aan een online vragenlijst of het online platform samen.rijswijk.nl. De uitdaging is om online participatie duidelijk en toegankelijk in te richten. Dat vraagt aandacht en tijd van onze medewerkers. Achteraf investeren we tijd voor een goede terugkoppeling en om te leren van onze ervaringen. Wij waarderen ook de tijd die inwoners investeren als zij betrokken zijn en we benutten de geleerde lessen om participatie de volgende keer weer zorgvuldig en realistisch te doen.

In de volgende hoofdstukken werken we uit wat dit betekent voor de gemeenteraad, het college, de medewerkers en de inwoners.

Intern samenspel

Inwoners zien de gemeente als een geheel. Daarom is een goed samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de organisatie cruciaal om eenduidig en trefzeker in gesprek te gaan met de samenleving. Tegelijkertijd heeft ook ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid. Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende rollen en biedt handvatten om samen op te trekken in het gesprek met de samenleving. We zoomen eerst in op het interne samenspel. Vervolgens komen ook de rollen van belanghebbenden, initiatiefnemers en partnerorganisaties aan bod.

5.1. Gemeenteraad in positie

De gemeenteraad heeft een belangrijke rol bij participatie. De raad kan bijdragen aan een soepel en goed participatieproces door vooraf heldere kaders mee te geven. En, participatie kan de gemeenteraad helpen om alle belangen mee te nemen in een afgewogen besluit. Hiervoor is het nodig dat de raad zijn rol pakt bij participatie op passende momenten en manieren. Als raad wil je op het juiste moment betrokken worden. Over het algemeen geldt: hoe kleiner het initiatief, hoe kleiner de kans dat de raad een rol speelt in het proces. En ook het tegenovergestelde is waar. Heeft het onderwerp kans om in de media te verschijnen? Is er sprake van grote tegengestelde belangen? Hoe meer gewicht het onderwerp heeft, hoe groter de kans dat de raad een rol speelt.

Kaderstellende rol

De raad heeft een kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol bij participatie. Uit gesprekken blijkt dat vooral winst te behalen is bij de kaderstellende rol van de raad. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van college en raad om dit beter te doen. Het is aan het college om de raad op tijd te betrekken en de raad de gelegenheid te geven om kaders te stellen. Het is aan raadsleden om die gelegenheid ook te benutten. Want, goede participatie vraagt ook om een betrokken raad. Het is aan raadsleden om zich te verdiepen en op de hoogte te blijven van beschikbare informatie. Zodat juist aan de voorkant afspraken gemaakt worden over die raadsbetrokkenheid: wat heeft de raad nodig om een goed besluit te kunnen nemen? En, wat betekent dat voor de inspanning van raadsleden? Vult de raad zijn kaderstellende rol aan de voorkant niet goed in, dan kan hij ook zijn controlerende rol niet vervullen. Er valt immers weinig te controleren als vooraf geen kaders zijn opgesteld. Doordat de kaderstellende en controlerende rollen blijven liggen, vallen raadsleden terug op hun derde rol: die van volksvertegenwoordiger. Het risico is dan, dat de focus verschuift naar de ontevreden inwoner die komt inspreken, in plaats van de vraag of alle betrokkenen goed zijn gehoord. Oftewel, duidelijke kaders helpen om te voorkomen dat het participatieproces ter discussie wordt gesteld op het moment van besluitvorming. Het zorgt voor rust in de besluitvorming en een participatie-opbrengst die helpt een afweging in het algemeen belang te kunnen maken.

Samenspel tussen raad en college

Om een zorgvuldige afweging te kunnen maken, is het belangrijk dat de raad actief wordt geïnformeerd over de participatie: het proces en de opbrengsten ervan. Het college zal doorgaans beter zicht hebben dan de raad op het draagvlak in de samenleving. Waar de raad eerder de tegenstanders van een bepaald plan zal horen inspreken, ziet het college in het proces ook de voorstanders, of de mensen die minder uitgesproken zijn. Om een zorgvuldig besluit te nemen, is het noodzakelijk dat de raad een volledig beeld heeft. Om dit te realiseren, omvat de participatieverordening werkafspraken voor momenten en middelen om de raad aan te haken (zie paragraaf 5.3).

5.2. College in positie

Het college staat aan de lat om inwonerparticipatie uit te voeren. Ook beslist het college om initiatieven vanuit de Rijswijkse gemeenschap wel of niet te ondersteunen. Dit doet het college binnen de door de gemeenteraad meegegeven kaders. Vanuit deze verantwoordelijkheid heeft het college een aantal rollen. Het college…

• 1. maakt een bewuste keuze of participatie aan de orde is bij het maken van nieuw of geactualiseerd beleid;

• 2. staat voor inhoudelijke ambities en keuzes;

• 3. stuurt op een zorgvuldig participatieproces en evaluatie na afloop;

• 4. reageert op initiatieven vanuit de samenleving;

• 5. heeft een brugfunctie tussen de gemeenteraad en de organisatie;

• 6. heeft een rol bij besluitvorming en uitvoering van participatie;

• 7. maakt afwegingen in het algemeen belang.

Participatie bewust inzetten

Bij elk traject om te komen tot nieuw of actueel beleid, wegen we bewust af of participatie zinvol is. Deze afweging maken wij binnen de vastgestelde kaders van de participatieverordening en andere geldende kaders, zoals vastgesteld beleid, wet- en regelgeving en financiën. Het stappenplan (bijlage 1) maakt die afweging ook expliciet. Is er voldoende ruimte voor invloed vanuit de samenleving en valt er iets te kiezen voor belanghebbenden? Dan organiseren we inwonerparticipatie zo, dat het past bij die beïnvloedbare ruimte. Want, we willen zorgvuldig met de inzet en tijd van belanghebbenden omgaan. Participatie is ‘informeel’ maar niet vrijblijvend. Daarom vragen we om betrokkenheid die verder helpt.

Sturen op zorgvuldig proces

Inwonerparticipatie goed doen, dat vraagt tijd, inzet en vaardigheden van ambtenaren. Terwijl de beschikbare tijd vaak al krap is. Daarom is het belangrijk dat collegeleden actief sturen op goede participatietrajecten en de onderbouwing van keuzes die gemaakt zijn gedurende dat proces. Ook kan het college helpen om een veilige omgeving te creëren waarin geleerd kan worden van goede en slechte ervaringen met participatie.

Staan voor ambities en keuzes

Aan de start van participatietrajecten moet duidelijk zijn welke kaders gelden. Het college heeft daarin een belangrijke rol. Kaders kunnen zijn wet- en regelgeving, maar ook politieke ambities vanuit het coalitieakkoord. Is de ambitie om de woningnood op te lossen, of om straten meer leefbaar te maken? Sta dan ook voor die ambitie en leg uit waarom. Uiteindelijk geeft dit duidelijkheid en voorkomt het teleurstelling achteraf. Door op voorhand verwachtingen goed te managen, kunnen we een betrouwbare gesprekspartner zijn.

Reageren op initiatieven vanuit de samenleving

Vanuit de samenleving zijn er ook allerlei initiatieven waarbij de gemeente een belang heeft. Denk aan inwoners die activiteiten willen ondernemen of een projectontwikkelaar die nieuwe woningen wil realiseren (inwonerinitiatief). Of inwoners die taken willen overnemen van de gemeente (uitdaagrecht). Daarvoor is ondersteuning van de gemeente nodig. Bijvoorbeeld door het initiatief toe te staan, subsidie te verlenen, advies te geven of door het initiatief te faciliteren.

Wanneer het specifiek om een omgevingsvergunning gaat, dan toetst de gemeente de aanvraag en het doorlopen participatieproces. De initiatiefnemer moet aangeven of en zo ja, hoe hij aan participatie heeft gedaan en wat de resultaten daarvan zijn. Als het initiatief past binnen het omgevingsplan, dan is het college eindbeslisser en bepaalt het of een initiatief daadwerkelijk doorgaat. Let op: participatie is geen verplichting onder de Omgevingswet en daarmee geen grond om een vergunning te weigeren. Als het college van mening is dat belangen hadden moeten worden opgehaald, dan kan het de initiatiefnemer verzoeken om alsnog een participatieproces te doorlopen. In de basis is het zo dat hoe hoger de impact op de omgeving is, hoe hoger de intensiteit van de bijbehorende participatie. In de handleiding participatie gemeente Rijswijk voor initiatiefnemers zijn hier handvatten voor uitgewerkt.

5.3. Werkafspraken voor een goed samenspel tussen raad en college

In de participatieverordening staan regels en afspraken die invulling geven aan de dynamiek tussen raad en college. Namelijk:

Jaarlijks

Artikel 2.2 Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Rijswijk neemt elk jaar een participatieparagraaf op in de begroting waarin de speerpunten voor participatie in het komend jaar benoemd worden.

Deze participatieparagraaf in de begroting is een goed ankerpunt voor een gesprek in de raad over de speerpunten van participatie in het voorliggende jaar. Welke speerpunten wil de raad vooraf meegeven? En, wat heeft de raad nodig voor goede besluitvorming?

Artikel 13.1 De uitvoering van deze verordening wordt één keer per jaar geëvalueerd. Het college van burgemeester en wethouders zendt hiertoe aan de gemeenteraad een participatieverslag over de doeltreffendheid en de effecten van de verordening in de praktijk. De jaarrekening (zoals beschreven in artikel 2 lid 3) kan hiervoor het middel zijn. Artikel 13.2 Dit verslag beschrijft de wijze waarop participatieprocessen zijn georganiseerd, de rolinvulling door raad en college, de kosten, het resultaat van de participatie en de belangrijkste ervaringen. Het verslag bevat tevens informatie over bewonersinitiatieven, toegekende budgetten en over de werking van het uitdaagrecht.

Het participatieverslag is het vertrekpunt om met de gemeenteraad terug te blikken en te leren van ervaringen in het afgelopen jaar. Het is een belangrijk instrument om de rolinvulling van de raad en het samenspel met het college te bespreken. Hoe is participatie verlopen? Op welke manieren vulde de raad een rol in? En, hoe hielp de opbrengst van participatie de raad om te besluiten in het algemeen belang?

Per participatietraject

Artikel 8.1 Bij de start van elk beleid/gemeentelijk initiatief stelt het bestuursorgaan vast of participatie of inspraak aan de orde is en beargumenteert die keuze. Indien participatie van toepassing is, dan stelt het bestuursorgaan de volgende onderdelen vast in een startdocument: […]

Bij elk (beleids)initiatief wordt een bewuste keuze gemaakt of participatie wel of niet aan de orde is. Als de gemeenteraad het uiteindelijke besluit neemt, stelt ook de gemeenteraad de participatie-aanpak vast. In andere gevallen stelt het college de aanpak vast. Dat kan door een startnotitie op te stellen of door de keuze te onderbouwen in een participatieparagraaf in het raadsvoorstel.

Artikel 8.7 Ter afronding van de inwonersparticipatie of de inspraak maakt het bestuursorgaan een eindverslag op. Artikel 8.7. C. Het college van burgemeester en wethouders brengt het eindverslag ter kennis van de gemeenteraad indien het participatie bij een raadsvoorstel betreft.

De ambtelijke organisatie stelt dit verslag op en deelt dit met de deelnemers aan het participatieproces. De gemeenteraad ontvangt het verslag ook.

Artikel 13.3 Om het inwonersparticipatiebeleid op effectiviteit te kunnen monitoren, wordt elk participatietraject standaard na afloop geëvalueerd.

Bij die evaluatie zijn in ieder geval betrokkenen vanuit de gemeente aangehaakt. Ook is de overweging om deelnemers te betrekken. Betrokken inwoners, ondernemers, partnerorganisaties hebben een ander perspectief op het gelopen traject en kunnen waardevolle inzichten meegeven om van te leren.

Overheidsparticipatie, geen vergunning

Artikel 5.3 De gemeenteraad kan jaarlijks, naast subsidies vanuit Loket Stadskracht, een budget ter beschikking stellen voor ideeën en initiatieven uit de samenleving.

De gemeente kan besluiten om inwonerinitiatieven te ondersteunen. Bijvoorbeeld door een budget ter beschikking te stellen. Hiervoor is het Loket Stadskracht. Dat loket willen wij aanpassen met als doel om het loket toegankelijker en meer gebruiksvriendelijk te maken. Daarom zullen we het Loket Stadskracht integreren in het online platform SamenRijswijk. Dit platform wordt de verzamelplek voor initiatieven vanuit de gemeente en vanuit de stad.

Overheidsparticipatie en de Omgevingswet

Artikel 12.2 De gemeenteraad stelt vast voor welke gevallen die in strijd zijn met het omgevingsplan participatie verplicht is. Conform de door de gemeenteraad genomen besluiten in het kader van het vanaf januari 2024 geldende Rijswijkse Omgevingsplan geldt de participatieverplichting bij alle buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. Dit geldt tevens voor alle afwijkingen die vallen binnen de ‘kruimelregeling’ zoals vermeld in het Rijswijkse Omgevingsplan. Artikel 13.4 Het verslag van het participatieproces en bijbehorende uitkomst maakt onderdeel uit van de aanvraag om omgevingsvergunning of aanvraag om wijziging van het omgevingsplan.

Voor sommige activiteiten is een vergunning nodig. Denk bijvoorbeeld aan het bouwen van woningen. Het college kan vergunningen verlenen voor activiteiten die passen binnen het omgevingsplan en de kruimelregeling (zoals vermeld in het Omgevingsplan). Participatie is verplicht voor activiteiten die vallen binnen de kruimelregeling, zoals vermeld in het Omgevingsplan. Dat betekent dat het college een vergunningaanvraag kan afwijzen als participatie niet is georganiseerd bij activiteiten die vallen binnen de kruimelregeling.

De raad heeft adviesrecht voor alle plannen die buiten het Rijswijkse Omgevingsplan vallen. Het advies van de raad is bindend en moet door het college worden overgenomen. Oftewel, de raad beslist in deze gevallen over het wel of niet verlenen van een vergunning. De raad kan een vergunningaanvraag afwijzen als er geen participatie is georganiseerd. Want, participatie is verplicht gesteld voor alle activiteiten die niet passen binnen de regels in het Rijswijkse Omgevingsplan. Bijvoorbeeld als het voorstel is om woningen te bouwen op een plek waar alleen detailhandel is toegestaan.

5.4. Medewerkers in positie

Dit participatiebeleid heeft tot doel om handvatten te bieden aan medewerkers van gemeente Rijswijk. Voor een meer eenduidige werkwijze en ook voor beter contact met de Rijswijkse inwoners, ondernemers en partners. Daarom staat in bijlage 1 een concreet stappenplan uitgewerkt voor het ontwerpen van participatieprocessen. Om een goed procesontwerp te kunnen maken, is het belangrijk dat ook interne stakeholders goed zijn aangehaakt. Voor succesvolle participatie zijn een open houding, gespreksvaardigheden en inzicht in groepsdynamieken cruciaal. Dit is nodig om te kunnen horen wat de ander zegt en daarop te kunnen aansluiten en reageren. Vaardigheden zijn daarbij nodig en ook het besef dat de medewerkers het gezicht van de gemeente zijn.

Goed samenspel intern

Participatie is nooit een doel op zich. Het draagt bij aan beter beleid of een beter project. Daarom zijn opdrachtnemers leidend. Denk aan projectleiders of beleidsadviseurs. Maar, goede participatie organiseren zij niet alleen. Andere collega’s hebben een rol omdat zij bijvoorbeeld veel ervaring hebben met de wijk, straat of doelgroepen waarover het gaat. Of, omdat zij kunnen helpen bij goede communicatie. Het is daarom belangrijk om collega’s op tijd te betrekken en zo het intern samenspel in de voorbereiding en bij de uitvoering goed te organiseren. Collega’s die een rol hebben zijn: vakcollega’s met een opdracht (initiatiefnemer), vakcollega’s die kunnen helpen kaders duidelijk te krijgen (bijvoorbeeld juridisch of financieel), de coördinator participatie, communicatieadviseurs en collega’s die de wijken goed kennen.

Gezicht van gemeente Rijswijk

Inwoners wonen vaak jarenlang op dezelfde plek. Zij ervaren dag in dag uit wat hun omgeving zo fijn maakt, wat er mist of beter kan. Zij zijn betrokken bij hun straat en hun buurt. Een betrokken inwoner verwacht ook een betrokken gesprekspartner. Iemand die luistert, deskundig is en weet wat er speelt. Die verwachting is soms lastig waar te maken in een tijd waar collega’s en teams wisselen. Het is belangrijk om zich bewust te zijn van de verwachtingen die er zijn bij inwoners. En, om er recht aan te doen.

Dat kan door:

• inwoners niet ‘van het kastje naar de muur te sturen’. Heeft een inwoner een vraag of idee waar jij niet direct het antwoord op weet, noteer de vraag en zoek uit welke collega’s verder kunnen helpen.

• een warme overdracht bij personeelswisselingen. Verdwijn niet zomaar uit beeld. Laat weten dat een nieuwe collega jouw functie overneemt en op welke manier je ervoor zorgt dat diegene snel op de hoogte is.

• het contact minder persoonsafhankelijk te maken. Bijvoorbeeld, heel praktisch, door te mailen vanuit een organisatiemailbox in plaats van persoonlijke mailadressen.

Een eenduidige werkwijze

Om te zorgen dat participatie niet alleen iets is dat we belangrijk vinden, maar iets wat we ook doen, starten we met een vaste werkwijze bij participatietrajecten. Het stappenplan in de bijlage (1) maakt die werkwijze concreet. Deze werkwijze past binnen de vier uitgangspunten voor participatie die vastgesteld zijn in de participatieverordening.

5.5 Inwoners met een initiatief

Uit een korte enquête onder Rijswijkse inwoners (2023) blijkt dat inwoners graag meedenken over plannen van de gemeente Rijswijk en hun mening daarover willen geven. Inwoners vinden het belangrijk dat de gemeente naar hen luistert en ook dat dat de gemeente dit beter zou kunnen doen. Bijvoorbeeld door duidelijker en meer transparant te werken en inwoners vaker te laten meepraten. Een deel van de inwoners wil graag helpen om problemen op te lossen. De uitgangspunten voor participatie die in dit beleid en de participatieverordening staan beschreven, hebben ook betekenis voor de positie van inwoners en geven richting aan de manier waarop de gemeente omgaat met initiatieven vanuit de Rijswijkse samenleving.

Inwonersinitiatief

Bij overheidsparticipatie neemt de samenleving het initiatief en participeert de overheid in de plannen van de inwoner(s). Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden. Van kleine initiatieven en eigen plannen tot het overnemen van maatschappelijke taken. De gemeente Rijswijk wil initiatieven vanuit de samenleving aanmoedigen en zo goed mogelijk ondersteunen, uiteraard binnen de geldende kaders. Participatie in Rijswijk is erop gericht om verbinding en eigenaarschap te vergroten. Daar zijn inwonerinitiatieven het toonbeeld van.

Wat inwonersinitiatieven allemaal gemeen hebben is, dat het initiatief komt van inwoners (niet van de gemeente) en dat het een positieve maatschappelijke bijdrage heeft aan de lokale samenleving. Dat betekent dat het initiatief bedoeld is voor mede-inwoners en geen persoonlijk plan. De gemeente wil deze binnen gestelde kaders mogelijk maken. Het uitgangspunt is een oplossingsgerichte en constructieve benadering en het bieden van helderheid over mogelijkheden en randvoorwaarden. Als initiatiefnemers betrokkenheid en ondersteuning van de gemeente wensen bij hun initiatief, dan kunnen zij een plan bij de gemeente indienen. Dit moet in ieder geval de volgende onderdelen omvatten:

• een omschrijving van het doel van het initiatief;

• de gewenste ondersteuning door de gemeente Rijswijk;

• de doelgroepen en belanghebbenden bij het plan;

• manieren waarop doelgroepen en belanghebbenden betrokken kunnen zijn bij het plan. Oftewel de participatiemiddel(en) die de initiatiefnemer organiseert. De leidraad voor initiatiefnemers helpt initiatiefnemers met een ruimtelijk initiatief (een dakkapel, verbouwing, woningbouw) om een goed participatieproces te organiseren;

• de verschillende fasen van het participatieproces;

• de manier waarop het participatieproces wordt geëvalueerd.

Het college beslist om overheidsparticipatie wel of niet toe te passen. Dat betekent dat het college beslist of de gemeente wel of niet deelneemt aan het participatieproces en deze wil ondersteunen. Bij een positief besluit (wel deelnemen) gaat de gemeente in gesprek met de initiatiefnemer over de gewenste ondersteuning.

De overheidsparticipatie eindigt met een eindverslag dat de gemeente en initiatiefnemer samen opstellen. Dat verslag vermeldt in ieder geval:

• een overzicht van de gevolgde participatieprocedure op hoofdlijnen;

• een weergave op hoofdlijnen van de manier waarop de gemeente het initiatief heeft ondersteund;

• een reflectie of de doelen van het participatieplan zijn bereikt en wat hier wel en niet aan heeft bijgedragen.

Uitdaagrecht

Uitdaagrecht is het recht van inwoners en lokale maatschappelijke partijen om taken die de gemeente Rijswijk uitvoert over te nemen als zij dit denken beter, slimmer of goedkoper te kunnen uitvoeren. Dit is verankerd in de Wet Versterking participatie op decentraal niveau, die op 1 januari 2025 van kracht wordt. Een voorstel in het kader van het uitdaagrecht kunnen inwoners indienen bij de gemeente Rijswijk. Het voorstel moet in ieder geval de volgende onderdelen bevatten:

• een omschrijving van de gemeentelijke taak die de verzoeker wil overnemen;

• uitleg waarom of hoe de verzoeker deze taak beter en goedkoper kan uitvoeren;

• duidelijkheid over de betrokkenheid, kennis of ervaring van de verzoeker;

• een indicatie van het draagvlak onder belanghebbende ingezetenen, uitgewerkt in een participatieplan. De leidraad voor initiatiefnemers helpt om invulling te geven aan participatie;

• een indicatie van de kosten die aan de uitvoering van de taak verbonden zijn;

• een omschrijving van de manier waarop de verzoeker met de gemeente wil samenwerken of ondersteuning nodig heeft;

• inzicht in hoe de kwaliteit en de uitvoering van de taak op de langere termijn kan worden gewaarborgd.

Als het voorstel deze onderdelen bevat, dan neemt de gemeente het voorstel in behandeling. Dit betekent dat de gemeente met de initiatiefnemer in gesprek gaat over het voorstel. Het college zal vervolgens binnen 6 weken een besluit nemen op basis van de geldende kaders. Want, het uitdaagrecht kan niet altijd en zomaar worden toegekend. Het college informeert ook altijd de indiener over het genomen besluit. Als het college het voorstel honoreert, dan zal de gemeente Rijswijk het initiatief op een passende manier ondersteunen. Wat die ondersteuning inhoudt, daarover voert de gemeente het gesprek met initiatiefnemers.

Een beroep op het uitdaagrecht is niet van alledag. De gemeente denkt daarom graag met inwoners mee die hiervan gebruik willen maken.

Tot slot

Deze beleidsnota geeft weer wat participatie is en plaatst het in de Rijswijkse context. De nota geeft weer vanuit welke visie en waarden de gemeente Rijswijk werkt aan participatie. Hij biedt inzicht in de rollen van raad, college en organisatie en geeft handvatten om die per keer goed in te vullen. Daarmee is de basis gelegd voor zorgvuldige participatie in de praktijk. In de bijlagen staan concrete handvatten voor de organisatie om dit beleid toe te passen in de praktijk aan de hand van een stappenplan en overzicht van participatiemiddelen. Deze dienen als hulpmiddel en ter inspiratie. Daarmee hopen we dat dit participatiebeleid levende praktijk wordt en telkens die keuzes gemaakt worden voor een zorgvuldig participatieproces met Rijswijkers centraal.

Rijswijk, 24 september 2024

De gemeenteraad,

de griffier,

J.A. Massaar, bpa

de voorzitter,

H. Sahin

Bijlage 1. Stappenplan

Welke stappen zetten we bij elk participatieproces?

Hierna volgt een overzicht van stappen die we zetten bij elk participatieproces. Dit stappenplan is primair geschreven als handvat voor de gemeentelijke organisatie. Het helpt om de juiste vragen te stellen op het juiste moment. Ook staat per stap weergegeven wie een rol hebben voor een goed intern samenspel. Daarbij komen ook, waar relevant, de rollen van de raad aan bod. Het is een handvat voor medewerkers om participatie zorgvuldig te doen. Het maakt voor het bestuur en de samenleving inzichtelijk welke stappen en overwegingen bijdragen aan betere participatieprocessen. Tegelijkertijd is participatie geen lineair proces en is dit stappenplan ook geen garantie voor succes. Soms is het nodig om eerder gemaakte keuzes bij te stellen. Want, een zorgvuldig proces is een proces waarbij de gemaakte keuzes goed op elkaar aansluiten.

Het stappenplan biedt handvatten om de juiste collega’s te betrekken. In het algemeen geldt dat de opdrachtnemer (vaak) vanuit vakdepartementen primair aan zet is. Projectleiders of beleidsadviseurs zijn verantwoordelijk voor het participatieproces als geheel. Daarbij geldt ook dat zij het proces niet alleen van achter hun bureau hoeven te ontwerpen en doen. Juist niet. Verschillende collega’s hebben een rol om de juiste ingrediënten voor een zorgvuldig participatieproces bij elkaar te brengen. Die collega’s staan per stap weergegeven onder het kopje ‘afstemmen met’.

Figuur 3.Stappenplan voor zorgvuldige participatie.

Stap 1. Waarom: participatiedoel vaststellen

Een goed participatieproces start bij een helder participatiedoel. Het participatiedoel is niet hetzelfde als het doel van het project. Het participatiedoel is het antwoord op de vraag: waarom wil je in gesprek met de omgeving? Wat is nodig om dit project te laten slagen? Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van de kennis en ervaringen uit de buurt? Wil je verbinding organiseren rondom jouw project? Wil je meer begrip creëren?

Figuur 4. Rollen bij stap 1

Om het participatiedoel te formuleren, helpen de volgende vragen:

• a. Wat is het beleids-/projectdoel?

  Participatie is nooit een doel op zich. Het helpt om jouw projectdoel (beter) te realiseren. Daarom starten we altijd bij het doel van jouw project of beleid. Zo is helder waar we naar toe werken. Formuleer het projectdoel zo concreet mogelijk: welk probleem gaan we oplossen? Bij grote of langlopende projecten kan het handig zijn om het project op te knippen in fases en zo subdoelen te formuleren.

• b. Wat is het doel van participatie?

  Het participatiedoel is dus een afgeleide van het doel van jouw project. Het participatiedoel maakt concreet wat je aan het einde van het participatietraject bereikt wilt hebben. Heb je hiervoor meerdere subdoelen geformuleerd? Dan bekijk je ook per subdoel het participatiedoel. Beantwoord de volgende vragen:

  • Wat heb je aan het einde van het participatietraject bereikt?

  • Hoe draagt dit bij aan het (sub)doel van het project of beleid?

  • Hoe formuleer je participatiedoel(en) zo simpel mogelijk?

Stap 2. Randvoorwaarden afwegen

Het ene project leent zich meer voor participatie dan het andere. Participatie willen we in Rijswijk zorgvuldig doen en ook op die momenten dat de inbreng van inwoners meerwaarde heeft. Inwoners willen graag betrokken zijn en vinden het belangrijk dat er naar hen wordt geluisterd. Tegelijkertijd is het soms ook nodig om gewoon te doen en snel zaken te regelen. We waarderen de inbreng van inwoners, maar willen ook zorgvuldig met hun tijd en betrokkenheid omgaan. Daarom wegen we bij de start van participatie altijd een aantal randvoorwaarden af. Het resultaat van deze stap is een duidelijke richting om jouw participatieaanpak vorm te geven. Door de onderstaande vragen zo expliciet te beantwoorden, kun je er ook achter komen dat participatie niet aan de orde is. Bijvoorbeeld omdat er te weinig ruimte is voor invloed of te weinig tijd voor een goed proces.

Figuur 5. Rollen bij stap 2.

1. Kaders inzichtelijk

Is er voldoende ruimte voor participatie? Oftewel: valt er nog iets te kiezen? Participatie is relevant, als er binnen het project nog voldoende ruimte is voor verschillende opties of alternatieven. De kaders voor participatie bepalen de ruimte voor invloed vanuit de omgeving. Kaders die altijd in beeld gebracht moeten worden, zijn:

• a. Wet- en regelgeving

• b. Eerder vastgesteld beleid

• c. Financiële mogelijkheden en beperkingen

• d. Ruimtelijke mogelijkheden en beperkingen

2. Commitment van bestuurders en/of volksvertegenwoordigers

Het is ook belangrijk dat bestuurders en volksvertegenwoordigers achter het participatietraject staan en bereid zijn om input serieus te nemen. Dit bepaalt ook de ruimte die er is voor invloed vanuit de omgeving en het participatieniveau dat van toepassing is. Het helpt om op tijd een uitspraak te hebben vanuit het gemeentebestuur over zijn visie op de bijdrage van participatie in specifieke projecten. Hoe wil het gemeentebestuur omgaan met de opbrengsten van participatie in dit specifieke geval?

3. Randvoorwaarde: voldoende tijd

Participatie kost tijd. Die tijd is nodig om het project goed uit te leggen en ruimte te bieden voor inwoners om te reageren. Is die tijd ook beschikbaar? Of, heeft besluitvorming zoveel haast dat er niet voldoende tijd is? De druk van deadlines is vaak groot. Tegelijkertijd loont het om de tijd te nemen voor participatie voor een beter resultaat en meer betrokkenheid van de omgeving. Zo kan participatie je uiteindelijk juist tijd opleveren.

4. Randvoorwaarde: capaciteit en budget?

Een zorgvuldig proces is ook een realistisch proces. Want, alleen dan kunnen we verwachtingen waar maken. Inventariseer daarom vooraf beschikbare capaciteit en budget. Het gaat dan om capaciteit bij de betrokken afdelingen en het team Communicatie & Participatie.

Stap 3. Met wie: stakeholderanalyse

De kern van participatie is dat je anderen (inwoners, ondernemers, partners, etc.) wilt betrekken bij jouw project, initiatief of beleid. Het is daarom belangrijk om zorgvuldig in kaart te brengen wie die anderen zijn. In deze stap voer je een stakeholderanalyse uit.

Inventariseer alle belanghebbenden. Voor wie of welke groepen heeft het project of beleid impact? En andersom: wie of welke groepen hebben invloed op de ontwikkeling van het project of het beleid? Zorg ervoor dat alle perspectieven aanwezig zijn in de analyse. Zodat je alle smaken mee kunt nemen in het procesontwerp en je geen doelgroep over het hoofd ziet. Een aantal tips voor een volledige inventarisatie van belanghebbenden (op basis van de Factor C-methode):

• Neem een groot (digitaal) vel en noteer in het midden de opgaven of het doel.

• Noteer vervolgens alle invalshoeken van waaruit je naar het vraagstuk kunt kijken. Bijvoorbeeld relevante kennis en ervaringen, groepen in de buurt (omwonenden, bezoekers, gebruikers,…), invloed op verloop van het project/beleid, et cetera.

• Bedenk welke doelgroepen horen bij de invalshoeken. Denk ook aan de interne omgeving, schakels in de beleidsketen, de media, achterbannen van organisaties, et cetera.

Tip: Maak deze stakeholderanalyse samen met collega's. Iedereen kent weer andere personen en denkt aan andere organisaties.

Figuur 6. Rollen bij stap 3.

Stap 4. Met wie en waarom: belangen en krachtenveld inventariseren

De volgende stap is om per doelgroep te bepalen wat hun belangen en drijfveren zijn en wat hun relatie tot het project is. Dé Rijswijker bestaat niet. Rijswijkse inwoners, ondernemers, bezoekers verschillen van elkaar. Wie zijn ze, wat beweegt ze, hoe betrokken zijn ze bij hun omgeving, wat vinden ze belangrijk? Door vooraf te investeren in een goede analyse van de belanghebbenden en hun drijfveren, krijgt het perspectief van inwoners een nadrukkelijke plek in het ontwerpproces. Het helpt om aan te sluiten op de drijfveren van belanghebbenden, zodat participeren voor hen echt relevant is. En, het helpt om een beeld te krijgen bij de dynamiek die kan ontstaan in het participatietraject.

• 1. Welke belangen en drijfveren heeft elke doelgroep bij het project of vraagstuk?

• 2. Welke bijdrage kan elke doelgroep leveren aan het project?

• 3. Wat heeft elke groep nodig om mee te kunnen doen? Wat helpt of motiveert hen? Denk bijvoorbeeld aan de informatie die nodig is, betrokkenheid van een bestuurder, samenwerking met een partnerorganisatie (bijvoorbeeld een bewonersorganisatie of school) et cetera.

• 4. Hoe verhouden de verschillende doelgroepen zich tot elkaar? Wie zijn het eens of hebben deze belangen? Wie kennen elkaar?

Tip: Je begint nooit bij nul. Binnen de gemeente is al veel kennis over en ervaring met verschillende doelgroepen en wijken. Denk na over welke collega’s ervaring hebben met jouw doelgroepen. Bijvoorbeeld, jongerenwerkers en andere vakafdelingen. En zeker ook de coördinator participatie en communicatieadviseurs voor de beste benaderingswijze. Ook de collega’s van Stadsbeheer of de wijkagent kan meer vertellen over de cultuur in een wijk en de onderwerpen die daar actueel zijn.

Stap 5. Waarover: participatievraag formuleren

Bepaal de vraag waar het participatieproces een antwoord op moet geven. Het is belangrijk om die vraag goed te formuleren, want de vraag bepaalt het antwoord. Formuleer de vraag zo simpel en duidelijk mogelijk, zodat je het ook aan deelnemers uit de omgeving kunt uitleggen.

Ter inspiratie kun je nadenken over het type vraag dat past bij jouw project. De Hogeschool Utrecht onderscheidt twee typen vragen die elk een ander antwoord opleveren en voor welke andere participatietools relevant zijn. Namelijk persoonsgerichte en oplossingsgerichte vragen (zie kader).

Figuur 7. Rollen bij stap 5.

Vragen

• Op welke vraag wil je aan het einde van het participatieproces een antwoord?

• Hoe maak ik de vraag relevant en begrijpelijk voor de omgeving?

Tip: Je kunt ook overwegen om de participatievraag samen met doelgroepen te formuleren of de participatievraag eerst bij hen te testen. Zo kom je te weten of de vraag duidelijk is en de goede reacties oplevert.

Tip: Communicatieadviseurs kunnen helpen om een duidelijke en aansprekende participatievraag te formuleren voor de verschillende doelgroepen.

Persoonsgerichte vs. oplossingsgerichte vragen Persoonsgerichte vragen zijn erop gericht om meer te horen over de eigen ervaringen met, opvattingen over, ideeën voor een bepaald thema. Bijvoorbeeld: wat zijn uw ervaringen, wensen en knelpunten om energie te besparen? Oplossingsgerichte vragen zijn erop gericht om deelnemers samen, met elkaar, een oplossing of voorstel te laten bedenken voor een bepaald vraagstuk. Bijvoorbeeld: Hoe krijgen we Rijswijkers van het gas af? Bron: Hogeschool Utrecht (2021). Keuzes maken voor participatietools.

Stap 6. Participatiemix bepalen

Het laatste ingrediënt dat nog invulling moet krijgen voor we een concreet participatieplan kunnen maken, is de participatiemix. De inzichten uit de vorige stappen helpen om een keuze te maken. Onderstaande tabel geeft meer inzicht in het participatiedoel en de participatievraag die passen bij een specifieke mix.

‘Informeren’ doen we altijd. Goede informatie is namelijk onmisbaar voor deelnemers om echt mee te doen. Bovendien is het zo dat binnen een project verschillende participatievormen tegelijk kunnen plaatsvinden en dat in verschillende fases van een traject (van het opstellen tot het uitvoeren en evalueren van beleid) de mate en vorm van participatie kan verschillen. Bij grote projecten is het mogelijk dat op onderdelen coproductie plaatsvindt en op andere advisering. Dat is vaak zelfs aan te raden, omdat de vormen meer rechts in de mix (co-creëren en meebeslissen) ook meer betrokkenheid en daarmee meer tijdsinvestering van inwoners en ambtenaren vergt. We zien dat meer mensen participeren als zij zelf kunnen bepalen in welke mate zij participeren. Ook geldt dat mensen vaker bereid zijn om meer tijd te investeren, als het project of beleid voor hen grotere gevolgen heeft. Dit maakt dat de participatievormen rechts in het model meer passend zijn als het project grotere gevolgen heeft. Vragen die helpen om de impact in te schatten, zijn:

• Heeft het impact op de hele gemeente, een specifiek deel of slechts een enkele straat?

• In welke mate beïnvloedt het project of het plan het leven van belanghebbenden?

• In welke mate beïnvloedt het project of het plan de beleving van de omgeving voor belanghebbenden?

Figuur 8. Rollen bij stap 6.

Figuur 9. De Rijswijkse participatiemix.

Samenwerkingsvorm	Participatiedoel	Participatievraag (voorbeelden)
Informeren De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming. Zij houdt de doelgroepen op de hoogte. Voor inbreng vanuit de omgeving is geen ruimte.	Mee weten Participatie heeft tot doel dat belanghebbenden iets weten.	Dit is het voorstel of voorgenomen besluit. Heeft u vragen daarover?
Raadplegen De gemeente bepaalt het plan en beslist uiteindelijk. Zij vraagt belanghebbenden om hun mening te geven.	Meedenken Participatie heeft tot doel om meningen, voorkeuren, inzichten op te halen bij belanghebbenden. Uiteindelijk met als doel beter beleid of een beter project.	De gemeente werkt aan dit probleem. Heeft u ideeën voor de oplossing?
Co-creëren De gemeente en belanghebbenden werken samen binnen kaders van het project. Zij zijn gelijkwaardig en formuleren samen het probleem en zoeken naar oplossingen. De opbrengst van participatie is bindend.	Meedoen Participatie op dit niveau is erop gericht om oplossingen voor een vraagstuk te bedenken. Het resultaat is een gezamenlijk advies of voorstel.	Laten we samenwerken aan een oplossing.
Meebepalen De gemeente laat de besluitvorming over een project over aan betrokkenen. De ambtelijke organisatie heeft een adviserende rol. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden.	Meebeslissen Participatie op dit niveau heeft tot doel om keuzes te maken en een besluit te nemen.	Welke oplossing vindt u het beste?
Zelforganisatie De gemeente ondersteunt (groepen) inwoners die zelf initiatieven organiseren en uitvoeren.	Initiatief vanuit samenleving Het initiatief is ontstaan los van instituties en komt niet voort uit ambities van de overheid.	Hoe kunnen wij u helpen bij dit initiatief?

Tabel 2. Samenwerkingsvormen, participatiedoel en participatievraag

Stap 7. Participatieplan maken en vaststellen

De volgende stap is het opstellen van de participatieaanpak. In de vorige stappen heb je al veel ingrediënten verzameld die nu samenkomen in het participatieplan. In het plan maak je nu echt concreet op welke manieren de participatie invulling krijgt. Daarnaast vul je in deze stap nog een aantal elementen in. Namelijk de rollen, planning en begroting en het communicatieplan. Als het participatieplan klaar is, moet dit worden vastgesteld door het college. Neemt de raad uiteindelijk het besluit? Informeer dan ook de raad over het voorgenomen participatieproces en organiseer commitment.

Om te kijken of alle elementen erin zitten, kan gebruikgemaakt worden van de onderstaande checklist.

Zorg dat de aanpak ruimte laat om deze gaandeweg bij te stellen als dit nodig is. In overleg met de betrokkenen kan bijvoorbeeld besloten worden om op onderdelen het participatieniveau te wijzigen of om een extra participatiemoment toe te voegen.

Figuur 10. Rollen bij stap 7

A. Projectorganisatie: wie doen ermee vanuit welke rol?

Zoals eerder benoemd, is het intern samenspel cruciaal voor een goed participatieproces. Alleen als de rollen duidelijk belegd zijn en iedereen goed is aangehaakt, kun je trefzeker het gesprek aangaan als gemeente. De vraag die beantwoord moet worden in het participatieplan is daarom: hoe organiseer je het participatieproces: wie doen ermee en vanuit welke rol?

• Contactpersoon: Wie is de contactpersoon vanuit de gemeente? Deze persoon zorgt ervoor dat deelnemers weten waar ze terecht kunnen voor vragen en ook dat zij snel een reactie ontvangen. Dit kan bijvoorbeeld de projectleider zijn of de omgevingsmanager. Het contactpunt kan ook concreet ingevuld worden met een mailbox. Dit is minder persoonsafhankelijk en kan overgedragen worden in geval van verlof of personeelswisseling.

• Proces verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces? Deze persoon houdt de voortgang in de gaten. Volgen we de plannen, worden toezeggingen ingevuld en terugkoppelingen verzonden? Deze persoon trekt aan de bel als actie nodig is of wanneer bijgestuurd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld de omgevingsmanager of project-assistent zijn.

• Inhoudelijk verantwoordelijke: Wie is verantwoordelijk voor de inhoud? Deze persoon zorgt ervoor dat alle opbrengsten van participatie verzameld en gebundeld worden, zodat ze gebruikt kunnen worden voor het beleid of project. Dit kan bijvoorbeeld de projectleider of beleidsmedewerker zijn.

• Vertegenwoordiger inwoner: We ontwerpen participatieprocessen vanuit het perspectief van de Rijswijkse inwoner en/of ondernemer. Wijs een collega aan die gedurende het proces het perspectief van de Rijswijker kan vertegenwoordigen. Die collega is de ‘kritische luis in de pels’. Is het proces begrijpelijk en toegankelijk? Wat hebben Rijswijkers nodig om mee te kunnen doen? Wat verwachten Rijswijkers? Deze rol kan door een willekeurig iemand worden vervuld of iemand als de coördinator participatie of omgevingsmanager.

• Beslisser: Bepaal wie beslist over het participatieproces en de doorwerking van opbrengsten. Ook als mensen het niet met elkaar eens zijn. Dit kan in eerste instantie de inhoudelijk projectleider zijn, met het bestuur als escalatiemogelijkheid. Het definitieve besluit volgt met de besluitvorming door college of raad. Maar, het helpt om in het proces ook iemand aan te wijzen die knopen kan doorhakken.

Checklist Participatieplan Stap 1 t/m 5: Wat is het doel van participatie? Hoeveel ruimte is er voor aanpassingen? Voor wie heeft het beleid of plan impact? Wat is hun belang? Wat is de participatievraag? Welke participatiemix is aan de orde? Stap 6: Wie doen er mee? En in welke rol? Hoe lang duurt het initiatief? Wanneer, hoe en waar wordt gecommuniceerd? Welke informatie/kennis hebben deelnemers nodig en welke is beschikbaar? Hoe betrek je de omgeving? Hoe betrek je de gemeenteraad?

B. Planning en begroting maken

Hoe lang duurt het initiatief? Een realistische planning met belangrijke mijlpalen is nodig om regie te houden op het proces en voor goed verwachtingenmanagement. Stem de participatieplanning af op de fase(n) van het project. In welke fase(n) kan inbreng van belanghebbenden het beste meegenomen worden? Wat betekent dit voor de planning van participatiemomenten? Denk daarbij ook aan vakanties en feestdagen.

Maak ook een begroting voor de participatie. Maak een reële inschatting van de kosten van ieder middel en iedere activiteit. Bijvoorbeeld voor de huur van een zaal, voorzitter of spreker, het drukken en verspreiden van nieuwsbrieven, het maken van foto’s, filmpjes of ontwerptekeningen. Desgewenst kun je hier ook de ureninzet in opnemen.

C. Communicatie opzetten van strategie tot planning

Duidelijke communicatie is een randvoorwaarde voor geslaagde participatie. Maak concreet hoe de communicatie eruit ziet en stem deze af op de verschillende doelgroepen. Communicatieadviseurs kunnen helpen om een passend communicatieplan te maken, inclusief aansprekende kernboodschap en passende planning.

D. Participatiemogelijkheden concreet maken

We willen iedereen de mogelijkheid bieden om betrokken te zijn. Ook de stille inwoners, het drukke gezin, de jongere en oudere inwoners van Rijswijk. Een slimme mix van participatievormen is nodig om hen te bereiken. Die mix moet aansluiten bij de voorkeuren van de doelgroepen, want zo maken we het zo makkelijk mogelijk voor hen om mee te doen. Bepaal daarom per doelgroep hoe je hen bereikt en betrekt. Bereik je de doelgroepen door dichtbij, in de eigen buurt, iets te organiseren of juist online? Het schema in bijlage 2 biedt inspiratie voor participatiemiddelen en -activiteiten die passen bij verschillende participatiedoelen en -vragen.

Stem de participatiemogelijkheden vervolgens ook af op het participatiedoel, de beschikbare tijd en capaciteit en de ambitie om verbinding te organiseren rondom het algemeen belang. Denk na over de concrete invulling van die activiteiten: wat is telkens de concrete vraag die voorligt en welke informatie hebben deelnemers nodig om mee te kunnen doen?

Tip: Overweeg om bij deze stap (met name bij grote trajecten) al belanghebbenden te betrekken bij het opstellen van het participatieplan. Zo kun je hen zelf vragen hoe zij betrokken willen zijn en wat zij nodig hebben om mee te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan een online enquête om participatievoorkeuren op te halen of een gesprek met ondernemers die door de plannen geraakt worden, om hen te informeren en betrekken, nog voordat er over de activiteit naar buiten wordt getreden. Hierbij kan de coördinator participatie, de communicatieadviseur of de omgevingsmanager (als die is aangesteld bij het betreffende project) adviseren.

E. Vaststellen participatieplan

Wie het plan vaststelt, hangt af van de impact die het plan heeft op de omgeving, de positie en het mandaat van de gemeente en de participatievormen die aan de orde zijn. Als de gemeenteraad later een besluit neemt over het traject, dan stelt de raad bij deze stap de participatieaanpak vast. Dit is met name gewenst bij een traject waarbij sprake is van grote en tegengestelde belangen en bij ruimtelijke projecten waarbij het besluit uiteindelijk wordt genomen door de gemeenteraad. Zo kan de gemeenteraad een beter beeld krijgen van alle inspanningen die gedaan worden en is de rol van de raad zelf helder. In andere gevallen stelt het college of management de aanpak vast. Onderstaand schema is richtinggevend.

Participatievorm	Mandaat	Beslisdocument
Informeren	College, ambtelijke organisatie	Paragraaf in projectplan
Meedenken Raadplegen Adviseren	College, ambtelijke organisatie College	Paragraaf in projectplan Participatieplan + collegevoorstel
Meedoen	Gemeenteraad	Participatieplan + raadsvoorstel
Meebepalen	Gemeenteraad	Participatieplan + raadsvoorstel
Zelf organiseren	College	Participatieplan + collegevoorstel

F. Inrichten project op samen.rijswijk.nl

Samen Rijswijk is het platform voor participatie in Rijswijk. De gemeente richtte dit online interactieve platform op. Op dit platform komen alle gemeentelijke projecten samen waarover Rijswijkers kunnen meedenken of meepraten. Inwoners, ondernemers en andere belangstellenden en belanghebbenden kunnen op een makkelijke manier en op het tijdstip dat hen het beste uitkomt, hun ideeën en wensen achterlaten. Het platform past ook bij de voorkeuren van een groot deel van Rijswijkse inwoners. In de Quick scan Lokale Democratie (2021) gaven veel inwoners aan dat zij graag digitaal betrokken willen zijn.

Bij deze stap kan de communicatieadviseur meedenken. Communicatiemedewerkers kunnen de projectpagina inrichten.

Stap 8. Participatie doen

In deze fase ga je participatie doen en ga je dus echt het gesprek aan met de omgeving. Blijf daarbij scherp op de afgesproken rollen. Zodat het proces voor iedereen duidelijk blijft, je slagvaardig kunt handelen en de opbrengst gebruikt kan worden.

Tussendoor blijven we ook scherp op het doel van participatie. Het is dan nodig om af en toe wat meer afstand te nemen en te reflecteren of het geplande proces nog past. Participatie is namelijk geen lineair proces. Soms is bijsturing nodig.

Stap 9. Terugkoppelen

Betrokkenheid is niet van zelfsprekend. Deelnemers investeren tijd en aandacht om mee te doen. Daarom laten we altijd weten wat de opbrengst is van participatie-activiteiten en hoe dit doorwerkt in de planvorming en/of besluitvorming. Oftewel: welke inbreng nemen we wel en niet mee en waarom? Doe ook de terugkoppeling op een manier die past bij de doelgroepen. Dat wil zeggen: gebruik duidelijke taal en kies kanalen die passen bij de doelgroep: bijvoorbeeld online, per e-mail, of offline. Bijgevoegd format kan als basis voor terugkoppelingen gebruikt worden.

De terugkoppeling kan de afronding zijn van het participatietraject of een fase/onderdeel daarvan. Volgt na de terugkoppeling nog een volgend participatiemoment? Dan vervolg je het participatieproces, waarbij telkens de voorgaande stappen afgewogen moeten worden: past de invulling van die stappen nog bij deze fase van het traject of is bijsturing nodig?

Is de terugkoppeling wel het einde van het participatietraject? Laat dan deelnemers weten hoe hun inbreng meeweegt in het voorgenomen besluit. Informeer hen ook wanneer een definitief besluit genomen is.

Handvatten voor een duidelijke terugkoppeling Vermeld in de terugkoppeling altijd: Welke belanghebbenden hebben deelgenomen Noem wie betrokken waren en op welke manier en momenten. Wat de inbreng van deelnemers was Welke ideeën, zorgen, vragen hebben zij ingebracht? Geef deze zo letterlijk mogelijk weer, zodat deelnemers zich erin herkennen en zich gehoord voelen. Dus, zonder interpretatieslag of weerwoord. Hoe je de inbreng meeweegt in vervolgstappen Bijvoorbeeld: hoe je de inbreng meeneemt in de verdere planvorming, wanneer deelnemers er weer iets over kunnen horen of van vinden (vervolg).

Stap 10. Evalueren

We blijven leren van participatietrajecten. Daarom sluiten we een traject altijd af met een evaluatie. Bij die

evaluatie zijn in ieder geval die collega’s betrokken die een rol hadden bij het participatietraject. De vorm van evalueren moet ook passen bij het doorlopen proces. Neemt de raad uiteindelijk het besluit? Dan ontvangt de raad ook het eindverslag van participatie. Het is ook het overwegen waard om deelnemers te betrekken bij de evaluatie. Zij hebben vaak een heel ander perspectief op het gelopen proces en het resultaat. Bij elke evaluatie komen in ieder geval de onderstaande vragen aan bod.

Evaluatievragen participatietraject 1. Hebben we antwoord gekregen op de participatievraag? 2. Hebben we het participatiedoel bereikt? 3. In hoeverre droeg de opbrengst van participatie bij aan het projectdoel? 4. Wat zijn ervaringen van betrokkenen (intern/extern)? 5. Wat ging goed? 6. Wat zou je een volgende keer anders doen? Die laatste vragen zijn belangrijk om goede voorbeelden en lessen voor volgende participatietrajecten vast te leggen. Dit biedt inspiratie voor collega’s.

Structureel: leren en ervaringen delen

De lessen die we leren in verschillende participatietrajecten zijn relevant voor collega’s. Daarom gaan we manieren organiseren om die lessen uit te wisselen. Op Edison is veel informatie beschikbaar en kunnen geleerde lessen een plek krijgen. Tegelijkertijd is het niet voldoende om de lessen op een plek op te schrijven. Dat maakt nog niet dat deze ook gevonden en doorleefd worden. Daarom willen we meer uitwisseling organiseren, bijvoorbeeld in een intervisiegroep. Sowieso moeten geleerde lessen jaarlijks samenkomen in het evaluatieverslag van participatie dat het college deelt met de raad. De komende tijd willen we gebruiken om invulling te geven aan structureel leren binnen de organisatie.

Bijlage 2. Overzicht instrumenten

In deze bijlage staat een overzicht van beschikbare instrumenten voor participatie. Dit overzicht is niet volledig en dient ter inspiratie. Bij de keuze voor participatiemiddelen en -activiteiten moeten de voorliggende opgave en doelgroepen in acht worden genomen. Evenals de ambitie van gemeente Rijswijk om met participatie verbinding te organiseren in de stad en rondom het algemeen belang. Middelen en activiteiten die dialoog en begrip faciliteren passen daarbij. Daarnaast zal informeren altijd aan de orde zijn, om deelnemers in staat te stellen mee te kunnen denken of doen.

De instrumenten zijn ingedeeld per samenwerkingsvorm.

Samenwerkingsvorm	Participatiedoel	Middelen en activiteiten (voorbeelden)
Informeren De gemeente bepaalt de agenda voor besluitvorming. Zij houdt de doelgroepen op de hoogte. Voor inbreng vanuit de omgeving is geen ruimte.	Mee weten Participatie heeft tot doel dat belanghebbenden iets weten.	Bewonersbrief per post (Digitale) nieuwsbrief Pers-/nieuwsbericht Advertenties Campagnes Website: www.rijswijk.nl Platform: Samen.Rijswijk.nl BouwApp Webinar Informatiebijeenkomst
Raadplegen De gemeente bepaalt het plan en beslist uiteindelijk. Zij vraagt belanghebbenden om hun mening te geven.	Meedenken Participatie heeft tot doel om meningen, voorkeuren, inzichten op te halen bij belanghebbenden. Uiteindelijk met als doel beter beleid of een beter project.	(Online) enquête en peilingen Inloopbijeenkomsten Expertsessies Stadsgesprekken Kinderrechtenambassadeurs (Online) dialoog Speaking Minds Klankbordgroepen Adviesraden Reactieformulieren Meldpunt Rijswijks Contact Centrum Strandwalfestival en andere festivals (Specifieke) markten of tentoonstellingen Informatie- en inspraakbijeenkomsten (fysiek/online) Indienen zienswijzen, bezwaar maken
Co-creëren De gemeente en belanghebbenden werken samen binnen kaders van het project. Zij zijn gelijkwaardig en formuleren samen het probleem en zoeken naar oplossingen. De opbrengst van participatie is bindend.	Meedoen Deze vorm van participatie is erop gericht om samen oplossingen voor een vraagstuk te bedenken. De overheid en samenleving hebben hierbij beide een rol. Het resultaat is een gezamenlijk advies of voorstel.	(Online) werkgroep Burgerforum / Burgerberaad
Meebepalen De gemeente laat de besluitvorming over een project over aan betrokkenen. De ambtelijke organisatie heeft een adviserende rol. De gemeente neemt de resultaten over, na toetsing aan vooraf gestelde randvoorwaarden.	Meebeslissen Deze vorm van participatie heeft tot doel om keuzes te maken en een besluit te nemen.	Stemmen Liken Referendum Participatieve begroting Burgerberaad / Burgerforum Expertsessies Stadsgesprekken Kinderrechtenambassadeurs (Online) dialoog Speaking Minds Klankbordgroepen Adviesraden
Zelforganisatie De gemeente ondersteunt (groepen) inwoners die zelf initiatieven organiseren en uitvoeren.	Initiatief vanuit samenleving Het initiatief is ontstaan los van instituties en komt niet voort uit ambities van de overheid. De overheid kan een rol hebben om initiatieven mogelijk te maken, toe te staan en/of te ondersteunen. Het doel is om de samenleving te faciliteren. Onder deze vorm past ook het uitdaagrecht.	Loket Stadskracht Meldpunt Rijswijks Contact Centrum Platform Samen.Rijswijk.nl Strandwalfestival en andere festivals (Specifieke) markten of tentoonstellingen Informatie- en inspraakbijeenkomsten (fysiek/online) Uitdaagrecht

Tabel 3. Samenwerkingsvorm, participatiedoel, middelen en activiteiten