Gemeenteblad van Wassenaar
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Wassenaar | Gemeenteblad 2024, 284677 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Wassenaar | Gemeenteblad 2024, 284677 | beleidsregel |
Notitie Frauderisicobeleid gemeente Wassenaar 2024
Rollen bij het voorkomen van fraude en corruptie
Verplichte rapportering door accountant over fraude en continuïteit
Wat doet de gemeente al aan preventie
Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur
Gedragscode politieke ambtsdragers Wassenaar 2020
Regeling ambtelijke integriteit 2017
Integriteit is onderdeel bedrijfsvoering
Integriteit als onderdeel va het HR-beleid
Aflegging ambtseed en ambtsbelofte
Nevenwerkzaamheden en melding financiële belangen
Integriteit bij externe inhuur
Informatie- en toegangsbeveiliging
Een gemeenteambtenaar die zich schaamteloos laat omkopen. Een ambtenaar die jarenlang valse facturen indient en autoriseert. Fraude met overheidsgeld, een nachtmerrie voor elke gemeente. Door beheersmaatregelen te nemen om de kans op fraude te reduceren, worden de kwetsbaarheid en de negatieve gevolgen van fraude voor de gemeente beperkt.
Voor fraude hanteert de gemeente Wassenaar de volgende definitie. Fraude is een opzettelijke handeling door ambtenaren, één of meer leden van de ambtelijke top, het college of de raad, inwoners, maatschappelijke organisaties of bedrijven, ter verkrijging van een onrechtmatig of onwettig voordeel ten laste van de gemeente door misbruik te maken van vertrouwen (misleiding, verhulling van feiten).
Rollen bij het voorkomen van fraude en corruptie.
Het college is verantwoordelijk voor inrichting stelsel van fraudepreventie van de organisatie. Van het college wordt verwacht dat hij invulling geeft aan zijn verantwoordelijkheid om fraude te voorkomen, op te sporen en te bestrijden. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. De gemeenteraad houdt door middel van zijn controlerende taak toezicht op de fraudepreventie en fraudebeheersing door het college.
Verplichte rapportering door accountant over fraude en continuïteit.
Vanaf 2022 zijn accountants verlicht om in hun controleverklaring bij de jaarrekening van lokale overheden te rapporteren over de risico-inschatting en verrichte werkzaamheden ten aanzien van fraude en continuïteit. De accountant heeft over 2022 geconstateerd dat de gemeente Wassenaar nog geen geformaliseerde frauderisicoanalyse heeft. Daarom adviseert de accountant om prioriteit te geven aan het opstellen van de frauderisicoanalyse en deze te formaliseren.
Wat doet de gemeente al aan preventie?
De gemeente neemt in de diverse processen al maatregelen om fraude tegen te gaan en besteedt aan dit onderwerp al de nodige aandacht onder andere met het integriteitsbeleid, interne controle-maatregelen (functiescheiding en 4-ogen-principe) en bij de verbijzonderde interne controle (VIC). Echter een geformaliseerde frauderisicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen ontbreekt nog op dit moment.
Door het uitvoeren van een frauderisicoanalyse beschikt de gemeente over een actueel beeld van de frauderisico's die zij loopt en kan college en raad beoordelen of deze voldoende worden ondervangen door de aangegeven beheersmaatregelen. Om deze reden heeft de organisatie recentelijk de frauderisicoanalyse uitgevoerd.
Instemmen met deze notitie en de daarin vastgelegde uitgangspunten plus de frauderisicoanalyse.
Een gemeenteambtenaar die zich schaamteloos laat omkopen. Een ambtenaar die jarenlang valse facturen indient en autoriseert. Gevallen van vermeende fraude komen regelmatig in het nieuws.
De impact van fraude op gedupeerden, de gemeente en de publieke opinie is groot. Binnen een gemeente bestaat in alle lagen, zowel bestuurlijk als ambtelijk een risico op fraude. Ook inwoners, instellingen en bedrijven kunnen voor het verkrijgen van een hogere uitkering of subsidie opzettelijk verkeerde informatie verstrekken. Naast financieel nadeel, ondermijnt fraude het vertrouwen in de overheid. Daarom is fraude met overheidsgeld, een nachtmerrie voor elke gemeente. Door tijdig beheersmaatregelen te treffen om de kans op fraude te reduceren, worden de kwetsbaarheid en de negatieve gevolgen van fraude voor de gemeente beperkt.
2. Definitie fraude en fraudedriehoek
Er is geen eenduidige definitie van het begrip fraude voorhanden. Wij hanteren de volgende definitie. Fraude is een opzettelijke handeling door ambtenaren, één of meer leden van de ambtelijke top, het college of de raad, inwoners, maatschappelijke organisaties of bedrijven, ter verkrijging van een onrechtmatig of onwettig voordeel ten laste van de gemeente door misbruik te maken van vertrouwen (misleiding, verhulling van feiten). De fraudeur kan daarbij werkelijk iedereen zijn, ieder vanuit zijn of haar eigen belang.
Fraude wordt als het ware onbewust gefaciliteerd door druk, gelegenheid en houding zoals aangegeven in de onderstaande fraudedriehoek
Prikkel/druk: mensen kunnen druk voelen die tot fraude kan leiden (prikkel), bijvoorbeeld wegens schulden, status of andere privésituaties.
Gelegenheid: de gelegenheid is de mogelijkheid die de gemeente openlaat om te frauderen;
Rationalisatie/houding: dit heeft betrekking op gedrag. In hoeverre hebben mensen de neiging om fraude te plegen en behoort dit wel of niet tot de bedrijfscultuur.
Door het uitvoeren van de frauderisicoanalyse is er een actueel beeld van de frauderisico's en is er meer inzicht of deze risico’s voldoende worden ondervangen door de in de processen aanwezige beheersmaatregelen. Uit de recentelijk uitgevoerde frauderisicoanalyse zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. De frauderisico's worden over het algemeen goed ondervangen door de in de processen aanwezige beheersmaatregelen.
Evenals in het risicomanagementbeleid kiest de gemeente Wassenaar voor een benadering die is gebaseerd op het creëren van een open, lerende en zichzelf verbeterende organisatie. Dat betekent dat tussentijds wordt geëvalueerd en bijgestuurd. De cyclus bestaat uit de volgende stappen:
Het opstellen van een frauderisicobeleid en -analyse alleen is niet voldoende. Papier is immers geduldig. Belangrijker is het gesprek over mogelijke frauderisico’s en het bevorderen van een cultuur van risicobewustzijn, verantwoorden, bijsturen en integer handelen.
4. Rollen bij het voorkomen van fraude en corruptie
De gemeenteraad houdt toezicht en stimuleert actief beheersingsverbetering. De raad kan zijn toezichthoudende rol invullen door kritisch en actief het college te controleren (door vragen te stellen) op hun verantwoordelijkheid en de invulling daarvan. Hierbij kan de subcommissie P&C een belangrijke rol spelen. Kritische vragen kunnen gaan over de inrichting en uitwerking van het integriteits- en frauderisicobeleid (meldpunten, gedragscodes) en de inrichting van het proces van frauderisicoanalyses, inclusief de betrokkenheid van het college daarbij.
Ook kan de subcommissie Planning en Control de uitkomst van de frauderisicobeoordeling of (indien van toepassing) een onderzoek naar fraude en de daaraan gerelateerde (beheers)maatregelen beoordelen en bespreken. Door zo actief en zorgvuldig aandacht aan fraude te schenken, versterkt de raad bovendien de cultuur ten behoeve van integer gedrag. De raad moet zich hierbij bewust zijn van het belang van (het stimuleren van) een veilige en lerende omgeving.
Om deze rol goed te kunnen invullen, is het behulpzaam om in overleg met het college kaders op te stellen over de wijze van informeren. De informatievoorziening kan bijvoorbeeld worden ingericht in de jaarstukken (in de risicoparagraaf of in de paragraaf bedrijfsvoering) en/of in een aparte rapportage over integriteit en frauderisico’s.
Het college is verantwoordelijk voor inrichting stelsel van fraudepreventie van de organisatie. Van het college wordt verwacht dat hij invulling geeft aan zijn verantwoordelijkheid om fraude te voorkomen, op te sporen en te bestrijden.
Van het management mag worden verwacht dat hij het college in staat stelt om hun verantwoordelijkheid te kunnen dragen. Hiervoor voeren zij periodiek terugkerende frauderisico-analyse uit, waarbij hij specifiek aandacht besteedt aan het risico van fraude door de gelegenheid (of kans), de motivatie (of prikkels) en de rechtvaardiging (of rationalisatie) in beeld te brengen. De uitkomsten van deze frauderisicoanalyses vertaalt het management vervolgens in programma’s en beheersingsmaatregelen. Denk aan het opstellen of aanscherpen van een integriteitsbeleid, interne beheersmaatregelen in processen en systemen zoals functiescheidingen in het inkoop- en betaalproces.
5. Verplichte rapportering door accountant over fraude
Op basis van het in 2018 door de NBA uitgebrachte fraudeprotocol zijn accountants vanaf het controlejaar 2022 verplicht om bij wettelijke controleopdrachten in hun controleverklaring te rapporteren over hun werkzaamheden op het gebied van fraude (en continuïteit). Het is daarbij goed te realiseren dat bij fraude sprake is van bewuste misleiding en dat het daarom (ook) voor accountants lastig is fraude en corruptie te identificeren.
De rapportage van de accountant over fraude is in de basis geënt op de verantwoording van frauderisicobeheersingsmaatregelen. Daarvoor brengt de accountant de frauderisicofactoren van de gemeente in kaart, beoordeelt deze en zal bepalen welke factoren tot materiële frauderisico’s leiden.
In de controleverklaring 2022 schrijft de accountant dat de gemeente Wassenaar niet over een actueel en geformaliseerd overkoepelend risicobeheersings- en controlesysteem beschikt. Wassenaar heeft echter wel beleid en treft waarborgen gericht op ontdekken en beperken van frauderisico’s. Wassenaar beschikt eveneens niet over M&O-beleid. Voor de komende periode is (door)ontwikkeling en formalisatie van deze frauderisicoanalyse en het M&O-beleid nodig, evenals een nadrukkelijke verankering van de fraudepreventie in de interne controle. Hiermee kunnen de belangrijkste frauderisico’s periodiek worden geïnventariseerd, geadresseerd en geëvalueerd. De accountant adviseert om een risicobeheersingssysteem, inclusief schriftelijke (fraude)risicoanalyse, te implementeren. De accountant benadrukt dat hij met deze aanbeveling vooral doelt op een praktische invulling en uitvoering, passend bij de grootte en de activiteiten van Wassenaar en passend binnen uw beschikbare capaciteit en middelen.
6. Wat doet de gemeente al aan preventie?
Dat de accountant constateert dat de gemeente niet over een actueel en geformaliseerd overkoepelend risicobeheersings- en controlesysteem beschikt, mag niet de indruk wekken dat de gemeente geen maatregelen nam of neemt tegen fraude. De gemeente is zich bewust van het risico op fraude en daarom zijn er al diverse maatregelen getroffen om het risico te beperken. De gemeente heeft in de diverse processen al maatregelen doorgevoerd om fraude tegen te gaan en besteedt aan dit onderwerp al de nodige aandacht onder andere met het integriteitsbeleid, interne controlemaatregelen (vier-ogen-principe) en bij de verbijzonderde interne controle (VIC). Echter een geformaliseerde frauderisicoanalyse met bijbehorende beheersmaatregelen was nog niet uitgevoerd.
7. Wet- en regelgeving ter bevordering van de integriteit c.a.
Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur
De Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur trad in werking op 1 januari 2023, maar de nieuwe bepalingen over geheimhouding voor decentrale overheden zijn op 1 april ingegaan. De Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur wijzigt een aantal andere wetten waarin bepalingen zijn opgenomen, zoals de Gemeentewet, die tot doel hebben de zuiverheid in de persoonlijke en bestuurlijke verhoudingen in het decentraal bestuur te waarborgen. Het gaat daarbij om het voorzien in een verplichte Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor bestuurders en om verduidelijking van de bepalingen die betrekking hebben op belangenverstrengeling. Ook worden de bepalingen verbeterd die betrekking hebben op het opleggen en opheffen van geheimhouding op informatie. Verder wordt een extra bevoegdheid toegekend aan de commissaris van de Koning als rijksorgaan in geval van integriteitskwesties dan wel bestuurlijke problemen in gemeenten en wordt een voorziening in de Kieswet getroffen op het gebied van lijstuitputting. Ook wordt geregeld dat openbaarmaking van nevenwerkzaamheden en inkomsten uit nevenfuncties terstond dient te geschieden en voortaan ook elektronisch openbaar gemaakt dienen te worden. Met de Wet worden de waarborgen op onderdelen aangevuld waarmee het voorstel ertoe strekt de integriteit in het decentraal bestuur te bevorderen en de aanpak van aanhoudende bestuurlijke problemen verder te ondersteunen.
Gedragscode politieke ambtsdragers Wassenaar 2020
In de Gemeentewet is opgenomen dat de raad voor zijn leden en wethouders en de burgemeester een gedragscode vaststelt (artikelen 15 lid 3, 41c lid 2 en 69 lid 2). De raad van Wassenaar heeft in 2020 het Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Wassenaar houdende regels over integriteit en bejegening (Gedragscode politieke ambtsdragers Wassenaar 2020) vastgesteld. Politieke ambtsdragers zijn de mensen die het land, de provincies, waterschappen en gemeenten besturen.
De regels op het gebied van integriteit voor ambtenaren vloeien rechtstreeks voort uit de Ambtenarenwet 2017 en uit een Algemene maatregel van bestuur op basis van die wet (het Uitvoeringsbesluit Ambtenarenwet 2017). De Ambtenarenwet geeft aan welke verplichtingen de werkgever en de werknemers hebben op het gebied van integriteit. Wat betreft dit laatste heeft de gemeente Wassenaar ervoor gezorgd dat er integriteitsbeleid is vastgelegd en dat medewerkers goed worden ingelicht. Hiermee wordt bewustwording gecreëerd. De organisatie en werkprocessen zijn hierop ingericht en voorzieningen zijn getroffen.
De verplichtingen voor de werkgever die uit de Ambtenarenwet 2017 naar voren komen, zijn:
Daarnaast zijn de volgende onderwerpen van belang:
Regeling ambtelijke integriteit gemeente Wassenaar 2017
Het integriteitsbeleid van de gemeente Wassenaar is opgesteld om als werkgever de medewerkers en organisatie te beschermen tegen integriteitsrisico’s.
In de Regeling ambtelijke integriteit gemeente Wassenaar 2017 is het volgende vastgelegd:
Aan de regeling zijn 12 bijlagen toegevoegd.
Bijlage 3 Melding vermoeden misstanden, regelt de mogelijkheid voor het melden van (een vermoeden van) een misstand. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan fraude, belangenverstrengeling en misbruik van goederen. De bescherming van de melder, de zogenaamde "klokkenluider", is hierin geregeld. De bijlage beschrijft de interne en externe procedure ingeval van een melding van (een vermoeden van) een misstand.
Bijlage 4 Klachten en ongewenst gedrag, is een handleiding voor hoe te handelen bij seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en geweld op de werkplek. Er wordt informatie gegeven over de procedure van het indienen van een klacht, de taken, werkwijze en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie en haar taken, regels bij besluitvorming bestuursorganen, het jaarverslag en privacy.
Bijlage 6 Melding financiële belangen, geeft uitvoering aan wat in de Ambtenarenwet is geregeld dat bepaalde functionarissen melding moeten maken van hun financiële belangen die belangenverstrengeling kunnen opleveren. Het is iedere werknemer verboden financiële belangen te bezitten of te verhandelen, die een goede functievervulling in de weg staan.
Aan elke nieuwe medewerker (met een dienstverband of ingehuurd) wordt de Regeling ambtelijke integriteit gemeente Wassenaar 2017 (RAI) toegelicht. Ondanks dat deze regeling dateert uit 2017 is de inhoud volledig en actueel. De (sub)onderwerpen zijn destijds grondig geselecteerd en uitgewerkt en voldoen aan de huidige integriteitseisen.
Voorafgaand aan de indiensttreding tekent de nieuwe medewerker het indiensttredingsformulier waar de volgende onderwerpen in zijn opgenomen;
Op grond van de Wet bescherming klokkenluiders is in de RAI vastgelegd hoe vermoedens van misstanden kunnen worden gemeld bij een vertrouwenspersoon, zie bijlage 3 van de Regeling ambtelijke integriteit gemeente Wassenaar 2017.
8. Toelichting integriteitsbeleid gemeente Wassenaar
Integriteit is onderdeel van de bedrijfsvoering
Het integriteitsbeleid is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering en is nauw verbonden met HR-beleid van de gemeente Wassenaar. Het integriteitsbeleid is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen, besteedt aandacht aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en ongewenst gedrag.
Integriteitsbeleid als onderdeel van het HR-beleid
Het integriteitsbeleid is een integraal onderdeel van het HR-beleid. Wij zien dat integriteit en HR onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Het integriteitsbeleid begint al bij het in dienst nemen van medewerkers. Het is een voorwaarde voor nieuwe medewerkers om bij de indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen en kort na aanvang dienstverband de eed of belofte af te leggen.
Vanuit de zorgplicht voor de werknemers (goede arbeidsomstandigheden, een veilige werkomgeving en het voeren van een integriteitsbeleid) beschermt de gemeente de medewerkers tegen integriteitsrisico's door de organisatie en werkprocessen daarop in te richten, zoals door in werkprocessen functiescheiding op te nemen. Daarnaast is een vaste externe vertrouwenspersoon gecontracteerd, waarbij deskundigheid en onafhankelijkheid geborgd is. Integriteitsbeleid is een vast onderdeel van het HR-beleid. Jaarlijks komt dit als vast onderwerp aan de orde tijdens functioneringsgesprekken en door scholing aan te bieden op het gebied van integriteit (via Wassenaar academie).
Aflegging van de ambtseed en ambtsbelofte
Nieuwe medewerkers leggen een eed/belofte af. Zij doen dit binnen een halfjaar na indiensttreding in tegenwoordigheid van de burgemeester. Het afleggen van de eed of gelofte en het ondertekenen van de integriteitsverklaring symboliseert het belang dat de organisatie hecht aan de integriteit van haar medewerkers. Het is het moment waarop toegelicht wordt wat de geldende gedragscodes en regelingen op het gebied van Integriteit inhouden, hoe deze geïnterpreteerd moeten worden en hoe we binnen de organisatie over dit onderwerp communiceren en signalen bespreekbaar maken.
De vertrouwenspersoon heeft een beroepsgeheim richting de signalerende medewerker, maar tegelijkertijd ook een proactieve rol naar de werkgever. Wanneer er een integriteitsschending wordt gesignaleerd wordt de werkgever ingeschakeld voor een Integriteitsonderzoek. De vertrouwens- persoon rapporteert jaarlijks aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de binnen-gekomen meldingen. In de rapportage wordt geanonimiseerd inzicht in het aantal en de soort binnengekomen meldingen gegeven met advies aan de werkgever. Deze Informatie wordt meegenomen in het nog te ontwikkelen sociaal jaarverslag (personeelsmonitor).
Melding van een vermoeden van een misstand kan worden gedaan bij de leidinggevende, bij de vertrouwenspersoon, bij HR of bij het externe meldpunt, zoals de Onderzoeksraad Integriteit Overheid of het Huis voor Klokkenluiders.
Nevenwerkzaamheden en melding financiële belangen
Openheid over nevenwerkzaamheden van collegeleden en medewerkers bij andere organisaties is een belangrijke beheersmaatregel om preventief fraude tegen te gaan door belangenverstrengeling te voorkomen. Op grond van de gedragscodes moeten collegeleden en medewerkers relevante nevenfuncties melden. Voor collegeleden zijn deze gegevens openbaar en door derden te raadplegen. HR zorgt voor de registratie en openbaarmaking op de gemeentelijke website. Medewerkers maken bij de manager melding van hun nevenwerkzaamheden. Bij de indiensttreding worden deze werkzaamheden uitgevraagd. Indien de medeweker op een later moment nevenwerkzaamheden gaat uitvoeren kan de medewerker dit melden via het hiervoor beschikbare formulier, welke onder de tegel HR-formulieren beschikbaar is. Vervolgens zal er een besluit genomen worden of akkoord wordt gegeven voor de uitoefening van de gemelde nevenfunctie. Dit is het geval indien de nevenwerkzaamheden de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, niet geraakt worden. Bij indiensttreding en tijdens de eed of belofte aflegging worden medewerkers geïnformeerd over het integriteitsbeleid, waaronder de verplichting om nevenwerkzaamheden te melden. Daarnaast is het van cruciaal belang om in geval van belangenverstrengeling niet betrokken te raken bij de besluitvorming of de uitvoeringszaken, die de organisatie waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht aangaan. In de gedragscodes is dit geregeld.
In het Integriteitsbeleid staan ook de gedragscode die de gemeente Wassenaar hanteert onder ander in de bijlagen 7 tot en met 12 van de Regeling ambtelijke integriteit gemeente Wassenaar 2017. De regeling met de gedragscode wordt aan elke nieuwe medewerker voor de indiensttreding overhandigd en mondeling toegelicht tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek. De medewerker dient een integriteitsverklaring te ondertekenen om aan te geven kennis genomen te hebben van de regeling en zich hieraan te conformeren. De eed of belofte aflegging vindt eveneens plaats op basis van de gedragscode.
Integriteit bij externe inhuur
Alle Inhuurkrachten moeten de RAI-verklaring tekenen en een VOG overleggen, net als medewerkers met een aanstelling in gemeentelijke dienst. Zonder ondertekening van de RAI-verklaring kan er geen ICT-account worden aangemaakt voor de desbetreffende inhuurkracht. De leidinggevende is verantwoordelijk voor toezicht op de integriteit van de inhuurkracht. Als er een vermoeden van een Integriteitsschending bestaat, onderneemt de leidinggevende stappen.
Informatie- en toegangsbeveiliging
Voordat een medewerker gebruik mag maken van de applicaties, stemt de manager van de eenheid via het wijzigingsformulier in met de autorisaties. Dit geldt zowel voor medewerkers in dienst bij de gemeente Wassenaar als bij externe inhuur. Alle medewerkers ontvangen een set aan kantoor-applicaties. Daarnaast kunnen proceseigenaren of nieuwe medewerkers applicaties aanvragen. In het laatste geval dient de proceseigenaar akkoord te geven. Dit proces verloopt echter nog niet optimaal.
Er wordt gewerkt aan het rule based toekennen van profielen, waardoor de bevoegdheden(rollen) binnen de applicaties vooraf worden vastgesteld, zodat er een directe verbinding gemaakt kan worden tussen een functie en de benodigde bevoegdheden voor het gebruik van een applicatie.
Dit gaat de betere toegangsbeveiliging voor een deel oplossen.
Jaarlijks legt de gemeente verantwoording af over het gevoerde integriteitsbeleid. Het is verplicht deze verantwoording openbaar te maken. De werkgever Is vrij om te bepalen op welke wijze dit gebeurt. De gemeente Wassenaar legt verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid af als onderdeel van het sociaal jaarverslag (personeelsmonitor). In dit jaarverslag wordt naast de informatie die de externe vertrouwenspersoon verstrekt, ook de informatie van het team HR van de eenheid HR, Financiën & Inkoop en de arbodienst opgenomen. Het sociaal jaarverslag (personeelsmonitor) wordt besproken in het managementoverleg en wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.
9. Kwetsbaarheid van bestuurders en medewerkers
Aan de hand van de beantwoording van een aantal vragen ontstaat een beeld van de kwetsbaarheid van collegeleden en medewerkers van onze gemeente. Welke personen kunnen bij de uitvoering van hun rol bloot komen te staan aan druk? In elke rol binnen het college en de organisatie van de gemeente is het frauderisico latent aanwezig: besluitvormend, adviserend, uitvoerend en controlerend. Naarmate het financiële belang, de informatiekennis en de omvang van de zelfstandigheid van het handelen groter is, stijgt het frauderisico. Het frauderisico stijgt ook indien de personen onvoldoende in staat zijn zaken zoals intimidatie, belangenverstrengeling en afhankelijkheid het hoofd te bieden. Het is van belang collegeleden en medewerkers niet in de positie te brengen dat frauduleus handelen mogelijk is. Dit kan onder andere door functiescheiding, waarbij besluitvorming, advisering, uitvoering en controle bij verschillende personen wordt neergelegd. Het is noodzakelijke dat functiescheiding zo goed mogelijk wordt ingericht. In dit kader is het van belang onderhandelingen met externe partijen (bijvoorbeeld bij aan- en verkoop van onroerend goed, afsluiten contracten en aanbestedingen) door meerdere personen namens de gemeente te laten uitvoeren (4-ogen-principe).
10. Opzet verbijzonderde interne controle bij de Gemeente
Met de verbijzonderde interne controle (VIC) wordt de opzet, het bestaan en de werking van de interne controle getoetst in de processen gericht op financiële beheershandelingen. Bij het bepalen van de meest significante processen wordt met name gekeken naar de processen met een financiële impact. Voor het eerst in 2023 heeft de VIC inzichtelijk gemaakt aan welke processen individuele transacties verbonden zijn. Deze processen zijn opgenomen in dit plan. Per proces wordt bepaald welke fraude-, reguliere- en rechtmatigheidsrisico’s hieraan gekoppeld zijn. Op basis van het inzicht in de processen (opzet), de omvang van de transacties en de risico’s, zal worden bepaald welke beheersmaatregelen wel of niet nodig zijn en de werking hiervan zal worden getoetst. Ook zal inzichtelijk worden gemaakt wie primair verantwoordelijk is en of hier controle door de VIC en/of door de externe accountants zal plaatsvinden.
Op grond van het advies van de accountant heeft de gemeente een frauderisico-analyse opgesteld. Als voorbeeld is onder andere gebruik gemaakt van de frauderisicoanalyse van de gemeente Voorschoten. In uitgevoerde frauderisicoanalyse zijn de belangrijkste risico's beschreven. Per risico zijn de aanwezige beheersmaatregelen opgenomen. Wanneer de aanwezige beheersmaatregelen ontoereikend waren, zijn aanvullende beheersmaatregelen geformuleerd.
De frauderisicoanalyse is als bijlage bij deze notitie gevoegd en wordt hierbij ter vaststelling aan uw college voorgelegd.
Ondertekening
Vastgesteld in de vergadering, gehouden op 27 februari 2024.
Het college van burgemeester en wethouders Wassenaar,
drs. K.D. Handstede
Gemeentesecretaris
drs. L.A. de Lange
Burgemeester
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-284677.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.