Gemeenteblad van Winterswijk
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Winterswijk | Gemeenteblad 2023, 542044 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Winterswijk | Gemeenteblad 2023, 542044 | beleidsregel |
Nota “Waarderen en afschrijven vaste activa gemeente Winterswijk 2020”
Op 28 september 2023 heeft de gemeenteraad de gewijzigde ‘Financiële verordening 2020 gemeente Winterswijk’ (hierna: Financiële verordening) vastgesteld. In artikel 13 van de Financiële verordening is opgenomen dat het college beleid formuleert ten aanzien van de methodiek en afschrijvingstermijnen van activa. In deze nota formuleren we dit beleid.
Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) schrijft voor op welke wijze de gemeente moet begroten en verantwoorden en de wijze waarop zij uitvoeringsinformatie vastlegt. De artikelen 52 tot en met 65 van dit besluit zijn specifiek gewijd aan het thema hoe de gemeente dient om te gaan met het waarderen, activeren en afschrijven van investeringen. Om een correcte interpretatie van deze artikelen te waarborgen heeft de commissie BBV een aantal stellige uitspraken gedaan.
Daar waar wet- en regelgeving ruimte bieden voor eigen invulling door een gemeente heeft de raad dat nader ingevuld in artikel 13 van de Financiële verordening 2020. In dat artikel krijgt het college van burgemeester en wethouders opdracht om beleid te formuleren ten aanzien van de methodiek en afschrijvingstermijnen van activa. Met deze nota leggen we dat beleid vast.
Als er sprake is van een kennelijke onredelijkheid bij het toepassen van de in deze nota opgenomen uitgangspunten, kan het college van burgemeester en wethouders gemotiveerd hiervan afwijken.
Deze nota is gewijzigd vastgesteld en treedt in werking op 1 januari 2023.
Na deze inleiding staat in deel I het beleid van gemeente Winterswijk. In deel II volgt een uitgebreide toelichting waarin we begrippen en de regels uit het BBV toelichten.
Deel I Beleid van de gemeente Winterswijk
Voor het activeren van investeringen met economisch nut hanteren we een ondergrens van € 25.000. Investeringen onder dit bedrag worden niet geactiveerd, maar komen ineens ten laste van de exploitatie van het betreffende boekjaar.
Een uitzondering op de ondergrens vormen investeringen in gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd 1 .
Het is niet toegestaan om een investering op “onlogische” wijze op te delen om beneden de gestelde ondergrens voor activeren te blijven. Identieke activa (bijvoorbeeld vervangingsinvestering voor een aantal laptops) worden daarom, met inachtneming van de levensduur, samengevoegd onder één noemer en geactiveerd.
Investeringen worden geactiveerd als er sprake is van meerjarig nut (exploitatie meer dan 2 jaar). Als de economische levensduur 2 jaar of minder is, dan wordt de investering direct ten laste van de exploitatie gebracht.
1.3. Kosten van onderzoek en ontwikkeling
Onderzoeks- en ontwikkelkosten (en de voorbereidingskosten) die leiden tot een actief worden geactiveerd. Als één en ander niet heeft geleid tot een actief, worden de kosten ten laste van de exploitatie gebracht.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
Een saldo voor agio of disagio wordt afgeschreven op basis van de looptijd van de lening.
2.1 Verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs
Activa worden geactiveerd op basis van de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:
Vervaardigingsprijs: omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Voor vaste activa hanteren wij de lineaire afschrijvingsmethode met uitzondering van gebouwen en soft- en hardware.
Voor gebouwen en soft- en hardware hanteren we de annuïtaire afschrijvingsmethode. We doen dit omdat hier een meerjarig onderhoudsplan onder ligt.
3.2. Moment van starten met afschrijven
We starten met afschrijven met ingang van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gerealiseerd is.
Een uitzondering hierop zijn investeringen in automatisering. Deze schrijven we af met ingang van 1 januari van het jaar waarin het actief gerealiseerd is.
4. Rapporteren over investeringen
In de begroting wordt op grond van het BBV afzonderlijk aandacht besteed aan de investeringen. Hiertoe wordt een Bijlage Investeringskredieten opgenomen. In deze Bijlage wordt aangegeven wat de omvang van de investering is welke einddatum het krediet heeft. Bij de jaarrekening wordt deze Bijlage geactualiseerd en opnieuw ter vaststelling aangeboden als onderdeel van de jaarstukken.
In de Bijlage Investeringskredieten worden de volgende investeringen opgenomen:
Nieuwe investeringen geven in de regel uitbreiding van activa. Is er echter sprake van een investering voor de vervanging van bestaande activa waarbij sprake is van andere (nieuwe cq uitgebreidere) functionaliteiten dan betreft het eveneens een nieuwe investering. Aan nieuwe investeringen liggen vrijwel altijd beleidsmatige veranderingen ten grondslag.
Van vervangingsinvesteringen is sprake als de investeringen gedaan worden ter vervanging van een bestaand bedrijfsmiddel waarvan de afschrijvingstermijn verstreken is en vervanging noodzakelijk. Vervangingsinvesteringen zijn bedoeld om bestaande processen in stand te houden.
Voor kredietaanvragen, en -wijzigingen en ook verantwoording geldt de werkwijze zoals is opgenomen in de artikelen 5 en 6 van de Financiële verordening 2020. Eventuele wijzigingen in de investeringskredieten vinden plaats via de P&C-documenten.
Wat verstaan we onder investeren?
De levenscyclus van een vast activum begint met een investering. De commissie BBV definieert investeringen als ‘het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt’. Een investering kan bijvoorbeeld plaatsvinden door vervaardiging of aankoop van een nieuw activum, of door verbouwing of renovatie van een bestaand actief. In dit laatste geval is er alleen sprake van een investering als uitgaven:
Wordt er niet aan één of meerdere van bovenstaande voorwaarden voldaan, dan is er sprake van onderhoud en mag er niet worden geactiveerd .
Binnen de vaste activa wordt onderscheid gemaakt tussen:
Materiële vaste activa zijn investeringen die een fysieke verschijningsvorm hebben, zoals gebouwen, wegen of bruggen. Het BBV schrijft voor dat de materiële vaste activa op de balans moeten worden opgenomen als:
Het BBV kent de volgende categorieën van materiële vaste activa :
Bovengenoemde categorieën worden apart op de balans opgenomen. Investeringen met een economisch nut (a en b) zijn verhandelbaar en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Bij categorie b kan je denken aan investeringen in verband met riool- en afvalstoffenheffing. Dit in tegenstelling tot de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; deze zijn niet verhandelbaar, maar vervullen wel een duidelijke publieke taak. Voorbeelden hiervan zijn verkeersregelinstallaties, openbare verlichting en investeringen in wegen.
Financiële vaste activa zijn ‘niet tastbare bezittingen die voor een lange termijn geld waard zijn, waarvan de waarde niet per direct besteed kan worden’. Volgens het BBV bestaan deze uit de volgende categorieën die apart op de balans moeten worden opgenomen:
Financiële vaste activa worden niet afgeschreven.
Immateriële vaste activa zijn de bezittingen van de gemeente die niet onder de categorie materieel of financieel vallen, maar wel waarde hebben én vallen onder een van de volgende categorieën:
Kosten die niet onder deze opsomming vallen mogen niet onder immateriële vaste activa worden opgenomen.
In het BBV (artikel 59) is opgenomen dat alle investeringen moeten worden geactiveerd. Dit met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde.
Ter beperking van administratieve lasten mag de gemeente een ondergrens hanteren voor activering van investering, zolang deze niet zodanig hoog wordt gesteld ‘dat hierdoor (bepaalde typen) activa individueel of in totaal in materiële omvang buiten de balans worden gehouden’2 . Bij het activeren van investeringen wordt geen onderscheid gemaakt tussen investeringen met economisch of maatschappelijk nut.
Voor het activeren van investeringen dient sprake te zijn van een meerjarig nut.
1.3. Activeren van kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief
Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV als immateriële activa aangemerkt. Dit heeft als consequentie dat deze als een afzonderlijke actief moeten worden gewaardeerd en dus geen onderdeel meer uitmaken van de uiteindelijke investering.
De kosten kunnen volgens artikel 60 van het BBV worden geactiveerd als:
Hier genoemde onderdelen vallen onder de immateriële vaste activa.
1.5. Activeren van bijdragen aan activa in eigendom van derden
Voor bijdragen aan activa in eigendom van derden zijn afwijkende voorschriften vastgelegd in het BBV. Het activeren van deze bijdragen is niet verplicht. Artikel 61 schrijft voor dat deze bijdragen kunnen worden geactiveerd als er cumulatief wordt voldaan aan het volgende:
Het afzonderlijk afschrijven van belangrijke bestanddelen (componenten) van een materieel vast actief wordt aangemerkt als de 'componentenbenadering'.
1.7. Activeren implementatiekosten hardware en software
Volgens de stellige uitspraken van de commissie BBV valt software (als afzonderlijk actief) onder de materiële vaste activa, namelijk als investering met economisch nut. Kosten van software moeten zoveel mogelijk worden toegerekend aan de periode waarop deze kosten betrekking hebben. Ook gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die in één keer in rekening worden gebracht worden geduid als investering met economisch nut, zoals bedoeld in het BBV artikel 35 lid 1a.
Wanneer er implementatiekosten zijn verbonden aan nieuwe hardware of software, worden deze geactiveerd. Bij software geldt dat dit wel moet gaan om een eigen actief of om gebruiksrechten voor onbepaalde duur. Activering vindt plaats omdat de implementatie valt onder de bijkomende kosten die als onderdeel van de verkrijgingsprijs worden gezien. De implementatie is namelijk noodzakelijk om het actief in gebruik te kunnen nemen. Implementatiekosten kunnen zowel de kosten van externen als de kosten van eigen medewerkers betreffen.
1.8. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd
Onderhoud gaat om de kosten die worden gemaakt voor kapitaalgoederen van de gemeente, om deze objecten gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen. Volgens de stellige uitspraak van de commissie BBV mag klein en groot onderhoud niet worden geactiveerd, omdat het een object in goede, oorspronkelijke staat brengt en dus niet van invloed is op de bepaalde gebruiksduur van het object. Er wordt onderscheid gemaakt tussen groot en klein onderhoud:
Klein onderhoud: door de commissie BBV is klein onderhoud gedefinieerd als de dagelijkse reparaties die noodzakelijk zijn om een object in goede werkende en veilige staat te houden. Dit wordt altijd uitgevoerd op basis van een van te voren vastgesteld kwaliteitsniveau. Klein onderhoud wordt op een klein gedeelte van het object uitgevoerd, en gaat bijvoorbeeld om maatregelen die nodig zijn om representativiteit te behouden of om een object blijvend naar behoren te laten functioneren. Kosten worden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht.
Groot onderhoud: groot onderhoud wordt gedefinieerd als de lasten die na een langere periode van gebruik ontstaan door slijtage. Het gaat hier om gepland onderhoud dat op een substantieel deel van een object wordt uitgevoerd. Kosten worden in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie gebracht óf ten laste gebracht van een vooraf gevormde voorziening (BBV artikel 44 lid 1c).
Indien de componentenbenadering wordt toegepast en het betreffende onderdeel van het kapitaalgoed is afgeschreven (einde gebruiksduur), is er volgens de notitie “Materiële vaste activa van de commissie BBV” geen sprake van groot onderhoud maar van vervangingsinvesteringen.
2.1. Waarderen op basis van verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs
Artikel 63 van het BBV schrijft voor dat activa worden geactiveerd op basis van de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:
Vervaardigingsprijs: omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd (bruto-methode). Als voor de betreffende investering een bestemmingsreserve is gevormd, mag deze reserve NIET in mindering worden gebracht op de investering. De reserve kan gebruikt worden voor de dekking van de uit de investering voortvloeiende kapitaallasten.
In het BBV zijn twee uitzonderingen opgenomen, waarbij de netto-methode wordt gehanteerd:
Voorziening vervanging riolering: in de riool- of afvalstoffenheffing mogen bedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen worden opgenomen (o.g.v. Gemeentewet art. 229b lid 2, onderdeel a). Deze moeten dan wel aan een voorziening worden toegevoegd (BBV artikel 44 lid 1d). In het jaar dat de vervangingsinvestering daadwerkelijk plaatsvindt wordt de investering geactiveerd en dient het bedrag dat hiervoor uit de voorziening wordt gehaald in mindering te worden gebracht op de vervangingsinvestering (BBV artikel 62 lid 3).
Een laatste uitzondering zijn in erfpacht uitgegeven gronden. Voor deze gronden geldt de prijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
Onder restwaarde wordt verstaan de schatting van de opbrengst van het actief dat na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden (tegen het prijspeil van het moment van ingebruikname). De restwaarde dient reëel en per actief te worden geschat. Het hanteren van een vast percentage restwaarde voor bijvoorbeeld het totale vastgoed doet onvoldoende recht aan de individuele kenmerken van de materiele vaste activa en is derhalve niet toegestaan.
De algemene regel is dat wordt afgeschreven naar een boekwaarde van € nihil, omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten/verouderen. Het college kan per individueel actief bepalen of er sprake is van restwaarde. Deze dient reëel en per actief te worden geschat.
2.3. Geen activering compensabele BTW
BTW wordt niet geactiveerd als deze verrekenbaar of compensabel is volgens de Wet op het BTW-compensatiefonds. Is dit niet het geval, dan verhoogt de BTW de waardering van het actief.
2.4. Actuele waarde bij waardevermindering
Bij de waardering van de vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, als deze vermindering naar verwachting duurzaam is. Een duurzame waardevermindering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Opwaardering van een activum vindt niet plaats (BBV artikelen 63 en 65).
2.5. Actuele waarde bij bestemmingswijziging
Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde als gevolg van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen (BBV artikel 63 lid 5). Ook hier geldt dat opwaardering van een activum niet plaats vindt. De verkrijgings- of de vervaardigingsprijs vormt de bovengrens.
2.6. Afwaardering bij buitengebruikstelling
Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling.
2.7. Opbrengst en boekwaarde bij verkoop
Bij verkoop geldt dat een eventueel verkregen opbrengst als incidentele bate wordt verantwoord in de jaarrekening. Als het object nog een boekwaarde heeft, dan wordt deze boekwaarde geheel afgeboekt als een incidentele last in de jaarrekening. De verkoopopbrengst en het afboeken van de boekwaarde worden afzonderlijk verantwoord en mogen niet met elkaar worden verrekend. De verkoopopbrengst mag ook niet worden verrekend met de aanschafwaarde van een eventueel vervangingsobject.
Op vaste activa waar waardevermindering plaatsvindt (ofwel met een beperkte gebruiksduur) moet worden afgeschreven. Er kan alleen worden afgeschreven op activa die in gebruik zijn. Artikel 64 van het BBV schrijft voor dat afschrijvingen worden doorgevoerd onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. De grondslagen voor afschrijven moeten consistent worden doorgevoerd. Alleen met gegronde redenen mag in een jaar worden afgeweken van het voorgaande boekjaar.
De gemeente is vrij om te kiezen welk afschrijvingsbeleid zij hanteert. Wel wordt voorgeschreven dat in dit beleid aandacht wordt besteed aan3 :
Zoals aangegeven is de gemeente vrij om de eigen afschrijvingsmethode te kiezen. Per (sub)categorie in kapitaalgoederen kan de gemeente een andere afschrijvingsmethode vaststellen. In de toelichting op de balans geeft de gemeente aan volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend (BBV artikel 51). Volgens de commissie BBV moeten gelijksoortige activa wel volgens dezelfde methode worden afgeschreven, onafhankelijk van het moment van investeren. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk oude geactiveerde activa volgens een andere methode af te schrijven dan nieuw te activeren activa.
Wanneer de gemeente besluit een andere afschrijvingsmethode voor gelijksoortige activa te gaan hanteren dan een voorgaand jaar, is er sprake van een stelselwijziging. In dit geval wordt de huidige boekwaarde als gevolg van de wijziging niet herrekend. Wel wordt de afschrijving over de aangepaste afschrijvingsduur opnieuw berekend. De raad beslist over het invoeren van een dergelijke wijziging.
Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt elk jaar hetzelfde bedrag afgeschreven. De rentelasten, die berekend worden over de per 1 januari actuele boekwaarde, worden hierdoor jaarlijks lager. De jaarlijkse afschrijving is gelijk aan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (indien van toepassing, minus de restwaarde) gedeeld door de afschrijvingstermijn.
Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode wordt uitgegaan van een jaarlijks gelijkblijvende som van afschrijvings- en rentelasten. De rentelast daalt gedurende de gebruiksperiode, waardoor het gedeelte voor de afschrijving omgekeerd evenredig stijgt.
Voor de start van afschrijvingen geldt dat voor alle categorieën vaste activa dezelfde methode moet worden gehanteerd. De gemeente kan de methode zelf kiezen en vastleggen in het beleid.
Mogelijke keuzes hierbij zijn:
Vanuit praktisch oogpunt is binnen de gemeente Winterswijk ervoor gekozen om te starten met afschrijven met ingang van het jaar volgende op die waarin het actief is gerealiseerd.
Investeringen in de automatisering schrijven we af met ingang van 1 januari van het jaar van aanschaf. Dit heeft te maken met de relatief korte levensduur van die investeringen.
3.3. Afschrijvingstermijnen per categorie
Het BBV schrijft voor dat de afschrijvingstermijn wordt gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. De gemeente kan zelf per categorie vaststellen welke afschrijvingstermijn wordt gehanteerd, zolang de economische levensduur de technische levensduur niet overschrijdt. Er mag rekening worden gehouden met een restwaarde.
De technische levensduur is de periode dat het actief technisch in staat is om gebruikt te worden.
Technische slijtage ontstaat door twee factoren:
De economische levensduur is de periode waarin de activa naar schatting economisch kunnen worden gebruikt.
In beginsel is iedere termijn die op een weloverwogen manier tot stand komt acceptabel. Daarbij kan ook worden gekeken naar wat maatschappelijk aanvaard is.
Hoewel het kapitaalgoed technisch nog niet is versleten voldoet het niet meer aan de eisen van deze tijd. Deze veroudering wordt dan ook wel economische slijtage genoemd.
Een uitzondering is grond; grond heeft geen beperkte gebruiksduur en daarom wordt op grond niet afgeschreven.
Wanneer de gemeente besluit een andere afschrijvingsduur te kiezen, is er sprake van een schattingswijziging. Het gaat hier om een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur of gebruiksintensiteit. In dit geval wordt de huidige boekwaarde als gevolg van de wijziging niet herrekend. Wel wordt de afschrijving over de aangepaste afschrijvingsduur opnieuw berekend. De raad beslist over de invoering van een dergelijke wijziging.
De gemeente kan zelf kiezen of zij wel of niet de componentenbenadering toepast bij het afschrijven van activa. De componentenbenadering houdt in dat ‘verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, die afzonderlijk vervangen kunnen worden, afzonderlijk worden afgeschreven op basis van de individuele verwachte gebruiksduur van die delen’. Wij passen de componentenbenadering toe.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-542044.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.