/5/png-2/BW.png)
Gemeenteblad van Nijmegen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Nijmegen | Gemeenteblad 2019, 241272 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Nijmegen
2. Gemeentelijke doelstellingen 5
3. Juridische uitgangspunten 6
3.1 Algemeen juridisch kader 6
3.2 Algemene beginselen bij Inkoop 6
3.4 Grensoverschrijdend belang 7
4. Ethische en ideële uitgangspunten 9
5. Economische uitgangspunten 12
5.1 Zelf doen of uitbesteden 12
5.2 Product- en marktanalyse 12
5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 12
5.4 Regionale economie en MkB 12
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure 13
5.7 Raming en financiële budget 14
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen 14
6. Organisatorische uitgangspunten 15
6.2 Inkoop in de organisatie 15
6.3 Inrichting inkoopfunctie 15
De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een verlengde van het coalitieakkoord Nijmegen. Het doel van dit beleid is het schetsen van een kader waarbinnen de inkopen en aanbestedingen van de Gemeente vorm krijgen. Dit is noodzakelijk om de rechtmatigheid en doelmatigheid van iedere inkoop te borgen. De gemeentelijke inkooporganisatie is verder geprofessionaliseerd waarbij de processen en de invulling van maatschappelijk verantwoord inkopen zijn geoptimaliseerd. Dit is tevens de aanleiding waarom het beleid is vernieuwd. Onderscheidend in dit beleid is de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het thema duurzaamheid.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
• Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (hoofdstuk 3)
• Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (hoofdstuk 4)
• Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (hoofdstuk 5)
• Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (hoofdstuk 6)
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012.
Gemeente De Gemeente Nijmegen te Nijmegen.
Inkoop (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012.
Opdracht De overheidsopdracht waarvoor Ondernemers via een Aanbesteding kunnen inschrijven. We volgen de omschrijving van overheidsopdracht die staat in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de gewijzigde Aanbestedingswet 2012, geïmplementeerd 1 juli 2016.
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 gewijzigde Aanbestedingswet 2012.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop en aanbesteding. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een duidelijke inkoopstrategie per aanbesteding, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de Gemeente
De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente
Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
Administratieve lastenverlichting voor zowel de Gemeente als voor Ondernemers
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door onder meer proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet maakt de Gemeente gebruik van een aanbestedingsplatform.
Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid schept kaders voor de organisatiedoelstellingen en het verhogen van het gemeentelijk prestatieniveau. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit daarom aan bij andere beleidsterreinen. Kernpunten komen terug in deze beleidsnota.
Het inkoopbeleid wordt periodiek geëvalueerd, daar waar nodig aangepast en bekrachtigd op het juiste niveau. Basisvoorwaarde is dat de (lokale) regelgeving op het gebied van inkoop en het inkoopproces inzichtelijk is, geactualiseerd blijft en berust op heldere besluitvorming.
De Gemeente is wettelijk gezien één aanbestedende dienst. Dat brengt de verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te bundelen. De MGR en andere verbonden partijen hebben een eigen juridische identiteit en daarmee een eigen inkoopbeleid.
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
• Aanbestedingswet: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
• Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
• Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.
• Algemene wet bestuursrecht: het wettelijk kader voor gemeenten.
• Gids Proportionaliteit: De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.
• Aanbestedingsreglement Werken: In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen.
3.2 Algemene beginselen bij Inkoop
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
• Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
• Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.
• Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
• Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.
De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:
• Aanbestedingsreglement werken 2016 (‘ARW 2016’);
• Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;
• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten gemeente Nijmegen (conform de VNG voorwaarden);
• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) Nijmegen.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben en zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van het vigerende Mandaat- Volmacht- en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel is niet toegestaan. Dit met uitzondering van enkele mogelijkheden die gedefinieerd zijn in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Slechts bij hoge uitzondering kan onder de Europese drempel gemotiveerd worden afgeweken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid op basis van specifieke technische, economische of duurzaamheidsoverwegingen als dit past binnen de kaders van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. Het afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit door de daartoe bevoegde functionarissen.
Voor alle aanbestedingen hanteert de Gemeente selectie-eisen waarbij rekening wordt gehouden met de eigen maatschappelijke en economische doelstellingen. De selectie-eisen kunnen bestaan uit sociale, milieu-, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waaraan een inschrijver moet voldoen. Speciale aandacht schenkt de Gemeente aan de toepassing van de dwingende en facultatieve uitsluitingsgronden. Daaronder valt de uitsluiting van een onderneming die bij een eerdere Opdracht aanzienlijk of herhaaldelijk tekortgeschoten is. Offertes van leveranciers die voldoen aan de selectie-eisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningseisen en -criteria.
Als marktpartijen klachten hebben over de wijze waarop de Gemeente haar opdrachten in de markt zet, dan kan zij deze klachten melden bij het centrale inkoopklachtenloket. Dit kan door een e-mail te sturen aan inkoop@nijmegen.nl. De klachtenprocedure staat op de website www.nijmegen.nl. Het doel van het klachtenloket is:
• Het in een vroegtijdig stadium in behandeling nemen van klachten en vragen, aangedragen door individuele Ondernemers, hun brancheorganisaties, dan wel reeds bestaande, al dan niet branche-gerelateerde aanbestedingsadviescentra, die waar nodig/mogelijk tot aanpassingen in de procedure kunnen leiden;
• De naleving van de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht ter voorkoming van klachten/onduidelijkheden.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
Alle inkopen van de Gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. De Gemeente maakt in aanbestedingen gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) om tijdens een aanbesteding en gedurende de looptijd van een overeenkomst te sturen op onder andere integriteit.
De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde ‘Gedragscode ambtenaren Nijmegen’ die sinds 2005 van kracht is. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
De thema’s energie, klimaatbestendig, circulair, mobiliteit en vitaal worden ondersteund door de Sustainable Development Goals. In alle fasen van het inkoopproces worden de effecten op people (mensen), planet (planeet/milieu) en profit/prosperity (winst/welvaart) meegenomen.
De Gemeente vindt ‘People’ belangrijk
• SROI: De ambitie van de Gemeente is om zoveel mogelijk mensen fatsoenlijk betaalde arbeid te laten verrichten en het aantal mensen te verminderen dat afhankelijk is van een uitkering. Mensen met afstand tot de arbeidsmarkt worden geholpen om die achterstand te verkleinen. Op inkoopgebied betekent dit dat de Gemeente in aanbestedingen inspeelt op sociale criteria afgestemd op de mogelijkheden binnen de betreffende branche. Nijmegen stelt hierbij in beginsel de eis dat 5% van de aanneemsom wordt ingezet voor Social Returnactiviteiten. Bij projecten waar een grote toeleveringscomponent aanwezig is, is dit 7% van de in te zetten arbeidsuren. Afhankelijk van de aard van de Opdracht en de verhoudingen op de arbeidsmarkt, kan in specifieke gevallen worden afgeweken van de eisen die in beginsel worden gesteld. Door middel van de bouwblokkenmethode worden de inspanningen van de opdrachtnemer gewaardeerd.
• Fit en gezond: De Gemeente hecht waarde aan groen, gezond en in beweging. Waar mogelijk en relevant wordt hier aandacht aan besteed bij inkoop en aanbestedingen.
• Internationale Sociale Voorwaarden: De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV) dragen bij aan het uitbannen van sociale misstanden in de inkoopketen, zoals kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke werkomstandigheden. Tenminste bij de inkoop van risico-categorieën worden in de aanbesteding eisen benoemd aan het naleven van ISV.
De Gemeente vindt ‘Planet’ belangrijk
• Klimaatbewust inkopen: De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2-reductie.
• Energie-neutrale organisatie: De Gemeente wil uiterlijk in 2045 energie neutraal zijn, bij voorkeur met regionaal opgewekte energie. Bij inkoop en aanbesteding worden kansen beoordeeld op basis van trias energetica:
3. Gebruik fossiele brandstoffen efficiënt
De gemeente streeft er naar de besparing uit te drukken in CO2-reductie ten opzichte van een referentiejaar of vergelijkbaar product. Instrumenten die hiervoor toegepast worden zijn onder andere DuboCalc en GPR gebouw.
• Circulariteit: De Gemeente ambieert een gesloten grondstoffenkringloop en wil het (her)gebruik van biologische grondstoffen bevorderen. Bij iedere inkoop en aanbesteding worden op basis van onderstaand stappenplan de circulaire kansen beoordeeld:
1. Is de aankoop (of zijn onderdelen daarvan) echt nodig? Nee? Dan niet inkopen/aanbesteden.
2. Heeft de Gemeente het product al? Indien dit het geval is dan onderzoeken of het (technisch) mogelijk is om de gebruiks- en levensduur te verlengen.
3. De Gemeente koopt een product in op basis van een prioritering – afgestemd op basis van de mogelijkheden in de markt – waarbij wordt afgewogen of (onderdelen van) het product bestaat (bestaan) uit: (1) hergebruikte materialen, (2) gerecyclede materialen, (3) mono materialen. In nieuw te produceren onderdelen of producten worden geen toxische stoffen toegevoegd indien dit om technische of veiligheidsredenen niet noodzakelijk is.
4. Nieuw aan te schaffen producten moeten zo ontworpen zijn dat ze in de toekomst maximaal ingezet kunnen worden voor een volgende levenscyclus.
Vrijkomende materialen worden zo hoogwaardig mogelijk circulair ingezet.
• Bouwwerken: De Gemeente verricht sloop- en verbouwwerkzaamheden circulair: Circulair slopen is een economisch systeem waarin waarde behouden blijft of ontstaat door producten, componenten, materialen en/of grondstoffen te hergebruiken en vernietiging van grondstoffen te minimaliseren. Bij iedere (ver)bouwactiviteit van bouwwerken wordt de Ladder van Lansink toegepast met de volgende aandachtspunten:
1. Circulaire inkoop wordt volgens de Ladder van Lansink geprioriteerd, waarbij de minst milieubelastende methode de hoogste prioriteit krijgt.
2. Gestreefd wordt naar maximaal hoogwaardig hergebruik.
3. Afval bestaat niet: vrijkomende producten, componenten, materialen en/of grondstoffen bij sloop/verbouw gaan terug in de keten en downcycling wordt vermeden.
• Maatschappelijke meerwaarde: De Gemeente moedigt bij haar inkopen kwalitatieve meerwaarde aan voor de inwoners van Nijmegen, zoals gezondheid en welzijn, biodiversiteit, gebruikswaarde, klimaatadaptatie en werkgelegenheid.
• Overige: De Gemeente leeft afspraken na die gemaakt zijn in het kader van het FSC-convenant, de GPR methodiek en fairtrade. Dit zijn uitgangspunten waar de Gemeente zich aan verbonden heeft.
De Gemeente vindt ‘Profit’ belangrijk
• Innovatie: De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. De Gemeente vervult waar mogelijk een voortrekkersrol en staat open voor nieuwe ontwikkelingen, technieken en innovatieve aanbestedingsmogelijkheden. Door als eerste klant (‘launching customer’) op te treden voor startende Ondernemers kan de Gemeente een innovatief product of innovatieve dienst een kans geven zich te bewijzen.
• MVI Actieplan: De Gemeente heeft zich door het ondertekenen van het Manifest MVI gecommitteerd aan het opstellen, monitoren en periodiek bijstellen van een Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. In het plan staan acties die de Gemeente heeft uitgevoerd, blijvend realiseert en in de toekomst gaat oppakken.
De Gemeente hecht veel belang aan goed werkgeverschap en daarmee aan een
passende beloning voor zowel bestuurders als werknemers van bedrijven waarmee ze zaken doet. Ze stelt daarom de volgende eisen aan leveranciers:
• Bij de beloning wordt rekening gehouden met de Wet Normering Topinkomens (WNT), voor zover die van toepassing is. Deze wet geldt voor topfunctionarissen uit de publieke en semi-publieke sector en voor instellingen die een groot deel van hun inkomsten uit subsidie ontvangen.
• Voor extern ingehuurde topfunctionarissen die geen dienstbetrekking bij de Gemeente hebben (‘interimmers’) geldt de WNT ook. De WNT is niet van toepassing op topfunctionarissen uit de private sector.
• Als er sprake is van een algemeen verbindend verklaarde cao dan wordt deze toegepast bij de beloning van werknemers. Daar waar van toepassing hanteren leveranciers de Code Verantwoord Marktgedrag.
• Voor personeel dat wordt ingehuurd als payroll- of uitzendkracht eisen wij een wettelijke gelijkstelling wat betreft de beloning. Dat betekent dat voor vergelijkbaar werk minimaal de vergelijkbare gemeentelijke inschaling wordt gehanteerd. De Gemeente geeft daarnaast deze inhuurkrachten recht op eindejaarsuitkering, levensloopbijdrage en zo mogelijk ABP-pensioen, naast de andere arbeidsvoorwaarden die gelden voor de uitzend-cao (ABU).
De Nijmeegse inkoopprocessen zijn zo ingericht dat daarmee de regionale en stedelijke economie wordt versterkt. Als publiek opdrachtgever gaat de Gemeente uit van de kracht van Ondernemers en overheden bij het creëren van maatschappelijke waarde.
De voorbereiding van het inkoopproces start met het vaststellen van de inkoopbehoefte. Vervolgens wordt bepaald of de gemeentelijke organisatie zelf in deze behoefte kan en wil voorzien, of dat er ingekocht moet worden. De inkoop- en aanbestedingsprocedure start met dit strategische inkoopvraagstuk van make or buy.
Bepaalde Leveringen of Diensten kan of wil de Gemeente niet in eigen beheer uitvoeren. Bij de besluitvorming wordt rekening gehouden met integrale kosten, kwaliteit, sociale aspecten en andere belangen. Uitbesteden kan leiden tot prijsverlaging en kwaliteitsverhoging maar ook tot afhankelijkheid van de leverancier, verlies van kwaliteit en minder greep op de kosten.
Wordt besloten tot het inkopen van de behoefte, dan is vervolgens de vraag hoe de Gemeente de markt het beste kan benaderen.
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een marktconsulatie met Ondernemers zal doorgaans onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Hierbij wordt uitgegaan van de kracht van Ondernemers bij het creëren van maatschappelijke waarde en innovatieve oplossingen. Deze verkenning zal afhankelijk van de scope, met lokale en landelijke leveranciers plaatsvinden. Het MKB wordt hierbij actief betrokken. Op basis van de product- en marktanalyse wordt de inkoopstrategie bepaald.
5.3 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
De Gemeente acht voor de Ondernemer een te grote afhankelijkheid niet wenselijk
De Gemeente vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. De omzet van een leverancier bij de Gemeente mag daarom bij voorkeur niet groter zijn dan 50% van diens gemiddelde jaaromzet in 3 jaar. Hiermee wordt voorkomen dat de leverancier niet kan voortbestaan indien de Gemeente als klant wegvalt. Bovendien wordt een leverancier hierdoor gestimuleerd om te innoveren en zich te blijven ontwikkelen om andere potentiële opdrachtgevers aan te trekken waarbij we hebben oog voor de startende ondernemer.
De Gemeente heeft oog voor de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de regionale economie en regionale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Regionaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.
Bij meervoudig onderhandse aanbesteding is het uitgangspunt dat bij deelname van 3 of 4 partijen minimaal 2 en bij deelname van 5 partijen minimaal 3 regionale of sociale Ondernemers worden uitgenodigd.
De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB)
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente onder andere doen door gebruik te maken van percelen en de percelenregeling in aanbestedingen, niet onnodig samenvoegen van opdrachten, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Indien binnen een opdracht voor Leveringen en/of Diensten gebruik wordt gemaakt van de percelenregeling als bedoeld in artikel 2.18 of 2.19 van de Aanbestedingswet 2012, dan is het inkoopbeleid niet van toepassing.
De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. De Gemeente streeft niet alleen naar Gemeente-brede samenwerking, maar zoekt ook naar regionale inkoopsamenwerking. Naast kennisuitwisseling kunnen hier ook gezamenlijke aanbestedingen uit voortkomen. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met het clusterverbod. Daar waar dit geen nadrukkelijke meerwaarde oplevert, worden opdrachten niet gebundeld met opdrachten van andere aanbestedende diensten. Als opdrachten worden gebundeld geldt het uitgangspunt dat de opdracht in meer percelen wordt onderverdeeld.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
Per aanbesteding wordt de keuze voor een passende procedure gemaakt. Maatschappelijk verantwoord inkopen staat daarbij voorop. De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 onderscheidt een aantal mogelijke procedures. De Gemeente streeft in haar inkooppraktijk naar het toepassen van innovatieve aanbestedingsvormen en flexibele contracten om zo de kwaliteit van haar inkoop te verbeteren.
De Gemeente zal bij de onderstaande bedragen de daarbij genoemde procedures hanteren. Deze bedragen zijn gebaseerd op een kosten baten overweging. Voorwaarde is dat de procedure aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. Als dat niet het geval is, kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure. De drempelwaarden zijn in lijn met Richtlijn 2014/24/EU. Deze wordt door de Europese Commissie elke twee jaar bij verordening opnieuw vastgesteld. De actuele drempelbedragen staan hier: https://europadecentraal.nl/onderwerp/aanbestedingen/drempelwaarden/.
(Bedragen zijn exclusief BTW) Tabel 1 Drempelbedragen
* Inkopen van Diensten zijnde geen inhuur (uitbesteed werk)
** Onder inhuur personeel verstaan we personeel dat onder coördinatie van de opdrachtgever Gemeente Nijmegen werkt.
*** Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Daarbij kan in de raming en strategievorming worden ingespeeld op de Total Cost of Ownerschip (TCO), Total Cost of Usage (TCU) dan wel levenscycluskosten. De Gemeente streeft na dat een afwegingskader voor alle fasen van het product (aanschaffase, gebruiksfase en verwijderingsfase) wordt opgesteld.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
De inkoopfunctie wordt gedefinieerd als ‘Het geheel van activiteiten die in organisaties wordt vervuld om producten (Leveringen, Diensten en Werken) van externe bronnen te betrekken tegen de voor de Gemeente meest gunstige voorwaarden’. De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaand figuur en bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Lagere inkoopkosten en een hogere kwaliteit worden bereikt door professionele marktbenadering en een beheerst en beheersbaar inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit zes stappen: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en evalueren. Het inkoopproces is cyclisch; na de bestel- lever- en evaluatiefase start het inkoopproces weer opnieuw. Daarmee zijn inkoop en contractmanagement aan elkaar gekoppeld.
De kaderstelling en toetsing aan het inkoopbeleid is binnen de Gemeente op één centrale plek gepositioneerd. Als afgeleide hiervan kiest de organisatie voor het model van gecoördineerde inkoop, waarbij de Gemeente als één aanbestedende dienst optreedt en de versnippering van inkopen wordt tegengegaan.
De Gemeente koopt rechtmatig en doelmatig in. Daarnaast zijn de inkoopdoelstellingen op het organisatorische vlak onder meer:
• realiseren van optimale samenwerking tussen de inkopende organisatieonderdelen;
• optimaliseren van het bedrijfsresultaat en de bedrijfsvoering;
• vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie.
In het model van de gecoördineerde inkoopfunctie vindt centraal de kaderstelling, advisering, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht plaats. De feitelijke inkoop, waarbij inkoopvolumes zoveel mogelijk worden gebundeld en uitgenut, vindt decentraal plaats.
Team Inkoop formuleert de Gemeente-brede kaderstelling en is verantwoordelijk voor de toetsing, coördinatie, informatievoorziening en kennisoverdracht. Boven het drempelbedrag van € 50.000,- wordt team Inkoop ingeschakeld. Elke inkoop van een Levering, Dienst of Werk die het drempelbedrag van € 50.000,- overstijgt, moet worden aangemeld in de vorm van een inkoopverzoek. Team Inkoop geeft advies over de inkoopprocedure en inkoopstrategie.
De afdelingshoofden zien toe op doelmatigheid (scherper inkopen, betere condities, uniforme en structurele afweging van de te kiezen inkoopstrategie) en rechtmatigheid (de Gemeente opereert als één aanbestedende dienst conform wet- en regelgeving). Het Gemeentelijk Management Team (GTM) is verantwoordelijk voor een eenduidig inkoopbeleid.
Het afdelingshoofd accordeert elke inkoopstartnotitie van een Levering, dienst of Werk die het drempelbedrag van € 50.000,- overstijgt.
Onder contractmanagement verstaat de Gemeente: het proces waarbij wordt bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de Gemeente.
Binnen het gecoördineerde inkoopmodel dat de Gemeente hanteert, is het contracteigenaarschap belegd in de lijn en ondergebracht bij de betrokken budgethouder. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het contract, het contractmanagement, vloeit voort uit dat eigenaarschap. Het contractmanagement kan door de eigenaar zelf worden uitgevoerd of worden gedelegeerd aan een contractmanager, al dan niet als verbijzonderde functie.
Het opstellen en bewaken van beleidskaders en het voeren van de regie op het gemeentelijk inkoopproces is belegd bij het Team Inkoop. Het team is verantwoordelijk voor de realisatie van de algemene inkoopbeleidskaders. Op dit punt is dus sprake van een paritaire verantwoordelijkheid voor de inkoop, onverlet het inhoudelijke contracteigenaarschap en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsverantwoordelijkheid van de lijnorganisatie.
Naast de beleidsvorming en de advisering bij aanbestedingen, in de tactische inkoopfase, wordt ook de implementatie en uitvoering van contractmanagement gericht ondersteund vanuit Team Inkoop.
Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 1 oktober 2019.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2019-241272.html