Besluit van 26 april 2012, houdende wijziging van het Algemeen Rijksambtenarenreglement, het Ambtenarenreglement Staten-Generaal en het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken in verband met de elektronische verzending van de loonstrook en de jaaropgave

Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.

Op de voordracht van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 28 maart 2012, nummer 2012-0000191617, gedaan in overeenstemming met Onze Minister van Buitenlandse Zaken;

Gelet op artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet;

De Afdeling advisering van de Raad van State gehoord, advies van 12 april 2012, nr. W04.12.0105/I;

Gezien het nader rapport van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 20 april 2012, nummer 2012-0000247258, uitgebracht in overeenstemming met Onze Minister van Buitenlandse Zaken;

Hebben goedgevonden en verstaan:

ARTIKEL I

Na artikel 4 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement wordt een nieuw hoofdstuk ingevoegd, luidende:

Hoofdstuk Ia. Elektronische berichtgeving

Artikel 4.a1

• 1. Berichten inzake het maandelijkse in geld vastgestelde loon en de jaaropgave aan de ambtenaar behoeven uitsluitend elektronisch te worden verzonden.

• 2. De in het eerste lid bedoelde berichten worden niet uitsluitend elektronisch verzonden:

  • a. indien de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van een elektronische bericht;

  • b. bij ontslag of overlijden van de ambtenaar;

  • c. op verzoek van de ambtenaar in het geval deze een zwaarwegend belang heeft bij incidentele verzending op andere wijze.

• 3. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kan nadere regels stellen over de wijze waarop de elektronische verzending geschiedt.

ARTIKEL II

Na artikel 4 van het Ambtenarenreglement Staten-Generaal wordt een nieuw hoofdstuk ingevoegd, luidende:

Hoofdstuk Ia. Elektronische berichtgeving

Artikel 4a

• 1. Berichten inzake het maandelijkse in geld vastgestelde loon en de jaaropgave aan de ambtenaar behoeven uitsluitend elektronisch te worden verzonden.

• 2. De in het eerste lid bedoelde berichten worden niet uitsluitend elektronisch verzonden:

  • a. indien de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van een elektronische bericht;

  • b. bij ontslag of overlijden van de ambtenaar;

  • c. op verzoek van de ambtenaar in het geval deze een zwaarwegend belang heeft bij incidentele verzending op andere wijze.

• 3. Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kan nadere regels stellen over de wijze waarop de elektronische verzending geschiedt.

ARTIKEL III

Na artikel 4 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken wordt een nieuw hoofdstuk ingevoegd, luidende:

Hoofdstuk Ia. Elektronische berichtgeving

Artikel 4a

• 1. Berichten inzake het maandelijkse in geld vastgestelde loon en de jaaropgave aan de ambtenaar behoeven uitsluitend elektronisch te worden verzonden.

• 2. De in het eerste lid bedoelde berichten worden niet uitsluitend elektronisch verzonden:

  • a. indien de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van een elektronische bericht;

  • b. bij ontslag of overlijden van de ambtenaar;

  • c. op verzoek van de ambtenaar in het geval deze een zwaarwegend belang heeft bij incidentele verzending op andere wijze.

• 3. Onze Minister kan, na overleg met Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, nadere regels stellen over de wijze waarop de elektronische verzending geschiedt.

ARTIKEL IV

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Staatsblad waarin het wordt geplaatst.

Lasten en bevelen dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaatst.^histnoot

’s-Gravenhage, 26 april 2012

Beatrix

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J. W. E. Spies

Uitgegeven de achttiende mei 2012

De Minister van Veiligheid en Justitie, I. W. Opstelten

NOTA VAN TOELICHTING

Algemeen

Artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet bepaalt dat bij of krachtens algemene maatregel van bestuur voorschriften worden vastgesteld betreffende de gevallen waarin berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden en de voorwaarden die daarbij in acht worden genomen Dit besluit strekt daartoe. Artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, wijkt af van artikel 2:14, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dat bepaalt dat een bestuursorgaan een bericht slechts elektronisch kan verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.

In de sector Rijk wordt sinds enige jaren gebruik gemaakt van het personeelsportaal van P-Direkt (verder: portaal) dat uitgaat van het concept van zelfbediening door de ambtenaar. Het portaal is voorzien van een zwaar niveau van toegangsbeveiliging, passend bij de privacygevoelige informatie die daarin is opgenomen.

Er zijn rechtspositionele besluiten die niet via het portaal verlopen en waarvan de ambtenaar geen afzonderlijk schriftelijk bericht ontvangt. Dit betreft met name het verstrekken van de toelagen voor inconveniënten en het toekennen van de reguliere periodiek. Hiervan neemt de ambtenaar kennis door middel van de opgave van het in geld vastgestelde loon (de loonstrook) die hij maandelijks ontvangt. Daarmee is de loonstrook een besluit in de zin van de Awb. De loonstrook wordt nu iedere maand per post toegezonden. Onderhavig besluit regelt dat de loonstrook en de jaaropgave vanaf de inwerkingtreding van het besluit uitsluitend elektronisch ter beschikking worden gesteld.

Omdat het in de meeste gevallen goed mogelijk is om de loonstrook uitsluitend elektronisch aan de ambtenaar aan te bieden, is daartoe een voorstel gedaan aan de centrales van overheidspersoneel in de Sectorcommissie overleg rijkspersoneel (hierna: Sor). De Sor heeft op 24 november 2011 ingestemd met het voorstel tot uitsluitend elektronisch verzenden van de loonstrook en de jaaropgave zoals beschreven in dit besluit.

Met het oog op de invoering ontvangen alle ambtenaren bij hun loonstrook van maart 2012 een bijsluiter over de elektronische verzending. Daarin staat uitgelegd dat vanaf de inwerkingtreding van dit besluit (het streven is vanaf juni 2012) geen papieren loonstrook meer wordt verzonden. In plaats daarvan kunnen ambtenaren hun maandelijkse loonstrook en jaaropgave inzien via het portaal. Daarnaast kunnen ambtenaren aangeven of ze de loonstrook en jaaropgave – desgewenst – ook via de e-mail willen ontvangen. Ook wordt in de bijsluiter uitgelegd dat ambtenaren die hun loonstrook en jaaropgave niet via het portaal kunnen inzien – en ook niet per mail kunnen ontvangen – deze nog steeds per post kunnen blijven ontvangen. Ambtenaren waarvan het bevoegd gezag niet van de reguliere dienstverlening van P-Direkt gebruik maakt kunnen te maken krijgen met een alternatieve werkwijze voor elektronisch verzenden. Zij ontvangen in dat geval een afwijkende bijsluiter.

Naast de informatievoorziening via de bijsluiter via de loonstrook zal via het Rijksportaal (het intranet voor de Rijksoverheid) worden gecommuniceerd over de nieuwe werkwijze.

De kostenbesparing voor het Rijk als geen papieren loonstroken meer verzonden hoeven te worden is aanzienlijk. Uitgaande van ongeveer 125.000 stroken per maand met printkosten en verzendkosten van € 0,33 per specificatie, een extra jaaropgave in januari en eventuele bijsluiters beloopt de besparing per jaar een bedrag van ongeveer € 550.000. Vanwege de kosten van het per e-mail verzenden van de loonstroken en het nog toezenden van de loonstroken per post aan ambtenaren die geen toegang tot de elektronische salarisspecificaties hebben, moet er op die besparing een kostenpost van ongeveer € 50.000 in mindering worden gebracht.

Artikelsgewijs

Artikel I, II en III

In het eerste lid van artikel 4.a1 Algemeen Rijksambtenarenreglement (hierna: ARAR) wordt, ingevolge artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, Ambtenarenwet bepaald welke berichten inzake de rechtspositie van de ambtenaar (bedoeld in het ARAR) in aanmerking komen om uitsluitend elektronisch verzonden behoeven te worden. Dat zijn de maandelijkse opgave van het in geld vastgestelde loon (de loonstrook) en de jaaropgave.

In artikel 4.a1, tweede lid, ARAR wordt vervolgens een aantal situaties genoemd waarin de in het eerste lid bedoelde berichten niet uitsluitend elektronisch kunnen worden verzonden. Onderdeel a ziet op de situatie waarin de ambtenaar geen mogelijkheid heeft om kennis te nemen van de inhoud van het bericht. Dit kan zich voordoen omdat hij op zijn werkplek geen toegang heeft tot de digitale loonstrook en geen persoonlijk e-mailadres heeft op zijn werk. In een dergelijke geval zal de ambtenaar de loonstrook op papier krijgen. Dit is ook het geval indien een ambtenaar wordt ontslagen of komt te overlijden, dit wordt geregeld in onderdeel b. Bij onderdeel c moet gedacht worden aan situaties waarin de betrokkene er een zwaarwegend belang bij heeft dat een loonstrook of jaaropgave incidenteel op papier wordt verstrekt. Van een dergelijke situatie kan sprake zijn indien door een instantie of in een procedure dit wordt gevraagd. In een dergelijk geval moet een ambtenaar van het bevoegd gezag desgevraagd een loonstrook of jaaropgave op papier verstrekt kunnen krijgen.

In het derde lid wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid in artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet om zo nodig het stellen van regels voor elektronische verzending neer te leggen in lagere regelgeving. Met deze regels kan zo nodig nadere invulling worden gegeven aan de wijze waarop elektronische verzending plaats zal vinden. Deze regels kunnen betrekking hebben op voldoende betrouwbaar- en vertrouwelijkheid van de verzending, als bedoeld in artikel 2:14, derde lid, Awb, maar zijn daartoe niet beperkt.

In dat verband wordt hier ten overvloede nog opgemerkt dat met het onderhavige besluit invulling wordt gegeven aan artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de Ambtenarenwet. Dat artikel voorziet in een wettelijke grondslag om in afwijking van artikel 2:14, eerste lid, Awb berichten inzake de rechtspositie uitsluitend elektronisch te verzenden.¹ Het onderhavige besluit laat de overige bepalingen in afdeling 2.3 van de Awb, voor zover zij van toepassing zijn, onverlet.

De wijziging van het Ambtenarenreglement Staten-Generaal en het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken heeft een overeenkomstige inhoud. De laatste wijziging is in overeenstemming met de minister van Buitenlandse Zaken tot stand gekomen.

Artikel IV

Het is gelet op de kostenbesparing wenselijk dat dit besluit zo spoedig mogelijk in werking treedt. Er wordt daarom afgeweken van de vaste verandermomenten. Gelet op de intensieve voorlichtingscampagne over dit onderwerp in maart 2012, zoals in de vijfde paragraaf van het algemeen deel van de toelichting is omschreven, in de richting van de ambtenaren is dit niet bezwaarlijk.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, J. W. E. Spies

---

1 Kamerstukken II 2009/10, 32 416, nr. 3, p.1.

histnoot Het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State wordt niet openbaar gemaakt op grond van artikel 26, zesde lid j° vijfde lid, van de Wet op de Raad van State, omdat het zonder meer instemmend luidt.