27 830 Materieelprojecten

Nr. 136 BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 2 oktober 2013

In reactie op het verzoek van de vaste commissie voor Defensie (VCD) van 16 mei jl., ga ik in deze brief nader in op de herziening en evaluatie van het Defensie Materieel Proces (DMP). In het bijzonder ga ik in op de vraag waarom een herziening noodzakelijk is en op de opzet van de evaluatie.

Waarom is een herziening noodzakelijk?

Het DMP vormt een belangrijk kader voor de uitvoering van materieelprojecten binnen Defensie. Het DMP betreft formeel de afspraken over de informatievoorziening inzake materieelprojecten aan de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie en aan het parlement. In de praktijk vormen deze afspraken, samen met relevante wet- en regelgeving, het raamwerk waarbinnen de interne procedures en werkwijzen bij materieelprojecten zijn vormgegeven.

Al geruime tijd bestaat binnen en buiten Defensie het beeld dat de procesgang bij materieelprojecten niet optimaal is. De regels en procedures worden door de betrokkenen binnen Defensie als omslachtig en inefficiënt ervaren, hetgeen na de reducties van de staven in 2013 pregnanter is geworden. Ook in externe onderzoeken, zoals het rapport van ABD Topconsult (bijlage bij Kamerstuk 32 733, nr. 116 van 14 februari 2013), komt dit beeld van langdurige procedures en een tekortschietende slagvaardigheid bij de verwerving van materieel naar voren. In het rapport wordt gesteld (blz. 6) dat eerdere aanbevelingen om het DMP te herzien en te vereenvoudigen grotendeels nog steeds van kracht zijn.

Een verandering van het proces kan gevolgen hebben voor de wijze waarop het parlement, zoals momenteel vastgelegd in het DMP, wordt geïnformeerd. In geval van wijzigingen zal een volledige en tijdige informatievoorziening aan het parlement uiteraard gewaarborgd blijven.

Uw Kamer heeft zelf ook verzocht om een aantal wijzigingen in het DMP. Zo heeft de Kamer in de motie Hachchi/Knops (Kamerstuk 32 733, nr. 114 van 14 februari 2013) de regering verzocht om in de herziening van het DMP een aantal wijzigingen in relatie tot vastgoed uit te werken. Verder heeft de Kamer meerdere malen gevraagd om toepassing van Life Cycle Costing (LCC) bij de weging van alternatieven in materieelprojecten (zie onder meer het algemeen overleg over UAV’s van 3 april 2014, Kamerstuk 30 806, nr. 22).

Daarnaast streef ik ernaar een aantal ontwikkelingen op het gebied van verwerving van materieel op te nemen in het DMP. Ik denk daarbij aan sourcing (de toepassing van het daarvoor ontwikkelde instrumentarium binnen het DMP), verwerving «van de plank» (de toepassing van het daarvoor ontwikkelde toetsingskader, zie Kamerstuk 32 733, nr. 77 van 11 juli 2012), de toenemende internationale materieelsamenwerking, gewijzigde wet- en regelgeving voor aanbesteding, maar ook een andere wijze van omgaan met risico’s en risicomanagement (zoals aanbevolen door de Algemene Rekenkamer in haar validatierapport bij de nota «In het belang van Nederland», Kamerstuk 33 763, nr. 2 van 19 september 2013).

Al deze factoren zijn reden om het huidige DMP tegen het licht te houden en waar nodig (op onderdelen) aan te passen. Gecombineerd met de afgesproken periodieke evaluatie van het DMP, leiden zij tot het nu voorziene herzieningstraject.

Opzet van evaluatie en herziening

Momenteel worden twee activiteiten parallel uitgevoerd. Zo vindt er een evaluatie van het DMP plaats volgens de richtlijnen uit de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek (RPE). Hiermee geef ik gehoor aan de wens van de Tweede Kamer, zoals tijdens de technische briefing van 5 februari jl. naar voren is gebracht. In deze evaluatie wordt onderzocht in hoeverre het DMP nog aan de gestelde beleidsdoelstellingen voldoet (doeltreffendheid en doelmatigheid). Deze evaluatie wordt uitgevoerd door een projectteam van mijn ministerie. Een externe en onafhankelijke deskundige wordt bij de evaluatie betrokken en voorziet de evaluatie van een onafhankelijk oordeel (conform RPE). Aangezien de doelstellingen van het DMP ook betrekking hebben op de informatievoorziening aan de Kamer, zal het projectteam op individuele basis voormalige en huidige leden van de VCD voor interviews uitnodigen. Hiermee beoog ik een zo scherp mogelijk beeld te krijgen van de wensen van de Tweede Kamer omtrent de informatievoorziening vanuit het DMP.

Parallel daaraan wordt er bottom-up gewerkt aan een herontwerp van de procesgang bij materieelprojecten. Dit betekent dat vanuit het perspectief van de uitvoeringspraktijk en de veranderde omstandigheden een procesaanpassing wordt uitgewerkt die past bij de bedrijfsvoering. Vervolgens worden de consequenties hiervan bezien voor de informatievoorziening aan zowel de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie als aan de Kamer. Zo nodig wordt het proces aangepast aan de eisen die deze informatievoorziening stelt. Deze benadering sluit aan bij de opvatting die de VCD tijdens de technische briefing naar voren bracht. Uiteraard zullen de resultaten van de evaluatie worden betrokken bij het herontwerp van de procesgang.

Aangezien deze benadering afwijkt van de tot nu toe gehanteerde top-down benadering, heeft dit gevolgen voor de doorlooptijd. Hierbij prevaleert zorgvuldigheid boven tijdigheid. Zowel de evaluatie als het herontwerp zullen naar verwachting begin 2015 aan de Tweede Kamer worden aangeboden.

Ten slotte

Met de evaluatie wordt invulling gegeven aan de beleidsdoorlichting DMP zoals dat in de Ontwerpbegroting 2015 is voorzien. Totdat de evaluatie is voltooid en er nieuwe afspraken over het DMP met uw Kamer zijn gemaakt, blijf ik voor de lopende materieelprojecten het bestaande DMP toepassen.

De Minister van Defensie, J.A. Hennis-Plasschaert